Wystapienie pokontrolne P11 do BIP

Przemyśl, dnia 5 maja 2016 r.
OKK.1711.1.2016
Dyrektor
Przedszkola Nr 11
z Oddziałami Integracyjnymi
w Przemyślu
Wystąpienie pokontrolne
Przeprowadzona przez Wydział Organizacji, Kadr i Kontroli Urzędu Miejskiego
w Przemyślu kontrola problemowa w Przedszkolu Nr 11 z Oddziałami Integracyjnymi
w Przemyślu mającym siedzibę przy ul. Wyb. Ojca Św. Jana Pawła II 68 wykazała pewne
uchybienia.
Zakres kontroli obejmował realizację budżetu w okresie 2015 roku w szczególności:
- realizację wydatków ponoszonych w celu wypełnienia celów i zadań w sposób efektywny,
oszczędny i terminowy,
- legalność wydatków w wybranych paragrafach klasyfikacji budżetowej,
- prowadzenie ewidencji rzeczowych składników majątku.
Szczegółowe ustalenia kontroli opisane zostały w protokole kontroli, którego jeden
egzemplarz pozostawiono w Przedszkolu Nr 11 z Oddziałami Integracyjnymi.
W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym w szczególności zwrócić uwagę na
uchybienia powstałe w toku realizacji zadań objętych zakresem przeprowadzonej kontroli.
Poniżej przedstawiam stwierdzone przez kontrolę uchybienia i wskazuję sposób ich
usunięcia.
W zakresie wydatków budżetowych:
1. Zakup artykułów żywnościowych w Przedszkolu nr 11 w pewnych przypadkach
realizowany był z naruszeniem wewnętrznych regulacji zawartych w Zarządzeniu Nr 6/2014
Dyrektora Przedszkola Nr 11 z dnia 05.05.2014 r. wprowadzającym „Regulamin zamówień
publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 30 000 euro w Przedszkolu Nr
11 z Oddziałami Integracyjnymi w Przemyślu”, i tak:
 przedmiotem zamówienia była dostawa produktów żywnościowych z podziałem na
6 pakietów. Zgodnie z § 9 przyjętego w P 11 Regulaminu stosuje się podział na
5 pakietów,
 zaproszenia do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
organizowanego w trybie zapytania ofertowego Przedszkole skierowało do
kontrahentów w dniach 5-6.12.2014 r. W dokumentacji jednostki brak potwierdzenia
otrzymania zapytań przez wykonawców.
 w zapytaniu ofertowym wyznaczono m. innymi miejsce składania ofert: Przedszkole Nr
11 z Oddziałami Integracyjnymi w Przemyślu i termin do 15.12.2014 r. do godz. 1300.
1
Z dokumentacji nie wynika w jakim dniu dokonano otwarcia ofert oraz wyboru
najkorzystniejszej z ofert.
 realizacja dostaw artykułów żywnościowych odbiegała w kilku przypadkach od
złożonej oferty - ceny na niektóre artykuły spożywcze różniły się od cen
zaproponowanych zamawiającemu (P 11) w formularzu cenowym (ofercie); Sytuacja
dotyczyła przeważnie dostaw na artykuły z pakietu I – mięso, wędliny, drób.
Jednostka decydując się na uproszczony tryb udzielania zamówienia określony (wewnętrznymi
regulacjami) Zarządzeniem nr 6/2015 z dnia 05.05.2015 r. Dyrektora Przedszkola Nr 11
w Przemyślu, zobligowana jest do ścisłego jego przestrzegania.
2. Jednostka nieprawidłowo ujęła w ewidencji księgowej odsetki od nieterminowej zapłaty
składek należnych ZUS. Odsetki w wysokości 15 zł z tytułu składek za miesiąc październik
2014 r., wynikające z wezwania do zapłaty nr 350671WDZ15/0000151 z dnia 25 maja 2015 r.
zostały ujęte w ewidencji księgowej w § 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników”.
Zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014, poz. 1053
z późn. zm.) odsetki od nieterminowych wpłat składek ZUS ujmuje się w § 4570 „Odsetki od
nieterminowych wpłat z tytułu pozostałych podatków i opłat”.
3. Jednostka ponosiła w roku 2015 wydatki na okresową konserwację dźwigu towarowego.
Faktury za ww. usługę wystawiane były w okresach miesięcznych przez firmę
Elektromechanika Dźwigowa Elektro-Instalatorstwo na kwotę 110,70 zł za miesiąc. Powyższą
usługę jednostka kwalifikowała jako wydatek sfinansowany z § 4300 „Zakup usług
pozostałych” (oprócz dowodu księgowego nr 0590). Zgodnie z opisem zawartym w załączniku
nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej
klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze
źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014, poz. 1053 z późn. zm.) usługi obce o charakterze
przemysłowym, m.in. usługi konserwacyjne i naprawcze powinny być ujmowane § 4270
„Zakup usług remontowych”.
4. Niewłaściwie ujmowano w ewidencji księgowej operacje dotyczące refundacji poniesionych
kosztów z tytułu wynagrodzeń i części składek na ubezpieczenie pokrywanych przez
Powiatowy Urząd Pracy w Przemyślu. Otrzymane z PUP w Przemyślu środki, będące zwrotem
poniesionych przez przedszkole wydatków na wynagrodzenia i składki ubezpieczenia
społecznego księgowano następująco:
- wpływ środków na rachunek bankowy Wn konto 130 w szczegółowości klasyfikacji
budżetowej §4010 i §4110, Ma konto 201 (kontrahent PUP),
- na podstawie polecenia księgowania Wn konto 201 (kontrahent PUP) i Ma konto 404 §4010
i konto 405 § 4110.
Odnośnie konta 404 i 405 zaksięgowanie operacji po stronie Ma tych kont wpływu środków
z PUP powoduje zmniejszenie sald tych kont. Taki sposób korekty kosztów zniekształca obraz
wprowadzonych wcześniej zdarzeń.
Aby nie zawyżać obrotów na kontach należy zastosować zapis techniczny polegający na
ewidencji po obu stronach tego samego konta takich samych kwot, lecz ze znakiem ujemnym.
Stosuje się go dla zachowania czystości obrotów na kontach oraz dla przywrócenia kontom ich
charakteru. Korygowanie zapisów w ten sposób powoduje, że obroty na kontach nie dostarczają
mylących informacji o przebiegu operacji gospodarczych. Stosowanie zapisu technicznego
wskazane jest przede wszystkim do kont wynikowych. Zastosowanie zapisu technicznego
2
będzie opisywało rzeczywisty obraz poniesionych kosztów, zrealizowanych wydatków lub
osiągniętych dochodów (przychodów).
W zakresie gospodarowania majątkiem trwałym:
5. Łączna wartość środków trwałych figurujących w ewidencji szczegółowej na dzień
31.12.2015 r. wynosiła 458.459,40 zł. W ewidencji księgowej w księdze głównej wartość
środków trwałych opiewała na kwotę 501.999,40 zł. Wartość środków trwałych ujętych
w ewidencji szczegółowej była niezgodna z wartością salda konta 011. Różnica dotyczyła
wartości gruntu na kwotę 43.540,00 zł. Jednostka nie wprowadziła do ewidencji pomocniczej
wartości gruntu. Podkreślić należy, że jednostka powinna ująć w ewidencji pomocniczej
środków trwałych prawidłowo zakwalifikowaną nieruchomość (działkę) otrzymaną w trwały
zarząd następująco: grupa 0 – „grunty” podgrupa 03 „grunty zabudowane i zurbanizowane”
rodzaj 032 „inne tereny zabudowane”.
6. Analiza figurujących w ewidencji szczegółowej środków trwałych niektórych pozycji
wykazała, że są one niewłaściwie zarejestrowane.
Środki trwałe pod nazwą:
- zmywarka do naczyń o wartości początkowej 6.028,02 zł
- kuchnia gazowa o wartości początkowej 14.715,64 zł
- zmywarka 3-faz.o wartości początkowej 5.679,10 zł
- obieraczka do jarzyn + separator obierzyn o wartości początkowej 6.319,60 zł
figurują w ewidencji szczegółowej środków trwałych w grupie 6 bez wskazania podgrupy
i rodzaju. Środki te umarzane były według stawki amortyzacji 10 %.
Ponadto, środek trwały pod nazwą budowla (ogrodzenie) o wartości początkowej 75.634,34 zł
ujęty został w ewidencji szczegółowej w grupie 2 bez zakwalifikowania do odpowiedniej
podgrupy i rodzaju. Środek ten umarzany był według stawki 4 %. Z zapisów rozporządzenia
RM z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych wynika, że jednostka
powinna zakwalifikować ten środek trwały do grupy 2 „Obiekty inżynierii lądowej i wodnej”
podgrupy 29 „Pozostałe obiekty inżynierii lądowej i wodnej” rodzaju 291 „Pozostałe obiekty
inżynierii lądowej i wodnej gdzie indziej niesklasyfikowane”. Stawka amortyzacji
przewidziana dla tego typu obiektu wynosi 4,5%.
7. Kontrola wykazała, że w księdze inwentarzowej środków trwałych oraz w księdze głównej
figurowały środki, których wartość początkowa brutto jest niższa niż 3.500 zł.
Uregulowania wewnętrzne jednostki przyjęte w Polityce rachunkowości wskazują, że pozostałe
środki trwałe, których cena jednostkowa jest niższa niż 3.500 zł, ale nie przekracza kwoty 200
zł amortyzowane i umarzane są jednorazowo.
W świetle przyjętych przez jednostkę wewnętrznych przepisów rzeczowe aktywa trwałe
o wartości powyżej 3.500 zł jednostka powinna ujmować w ewidencji księgowej na koncie 011
„środki trwałe podstawowe”, natomiast te środki które są wyszczególnione w § 6 ust. 3
cytowanego powyżej rozporządzenia przedszkole powinno ujmować na koncie 013 „pozostałe
środki trwałe” oraz w oddzielnej księdze inwentarzowej prowadzonej dla pozostałych środków
trwałych.
8. Kontrolowana jednostka prowadzi szczegółową ewidencję środków trwałych prowadzoną
w formie książki środków trwałych, stanowiącą równocześnie ewidencję umorzenia
poszczególnych środków trwałych.
Poszczególne środki trwałe wyszczególnione w książce środków trwałych (ewidencja
szczegółowa), nie mają przypisanego rodzaju i podgrupy. Wedle obowiązku wynikającego
3
z ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.)
oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków
Trwałych (KŚT) kontrolowana jednostka nie prowadzi ewidencji środków trwałych w podziale
na grupy, podgrupy i rodzaje.
9. W aktach osobowych głównej księgowej brak aktualnej oceny okresowej. Ostatnia ocena
okresowa przeprowadzona została w dniu 05.02.2014 r. Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia
21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych „Oceny na piśmie dokonuje bezpośredni
przełożony pracownika samorządowego, nie rzadziej niż raz na 2 lata i nie częściej niż raz na
6 miesięcy.”.
W celu usunięcia wyżej opisanych nieprawidłowości zobowiązuję Panią Dyrektor
do podjęcia następujących działań:
1. Zachowywać przy dokonywaniu zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej
równowartości 30.000 euro stosowne procedury określone zarządzeniem Dyrektora
Przedszkola. Starannie przygotowywać i prowadzić dokumentację z przebiegu zakupu
żywności.
2. Ujmować w ewidencji księgowej w § 4570 „Odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu
pozostałych podatków i opłat” odsetki od nieterminowej spłaty składek należnych ZUS.
3. Usługi obce o charakterze przemysłowym, m.in. usługi konserwacyjne i naprawcze
ujmować w ewidencji księgowej w § 4270 „Zakup usług remontowych”.
4. Przestrzegać przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r.
w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów
oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014, poz. 1053 z późn.
zm.).
5. Stosować w celu wyeliminowania zawyżonych obrotów, tzw. zapis techniczny. Polega
on na dokonywaniu po obu stronach tego samego konta zapisu takich samych kwot, lecz
ze znakiem ujemnym. Wskazane jest stosowanie zapisu technicznego przede wszystkim
w przypadku korygowania, za pomocą storna czarnego, zapisów na kontach
wynikowych.
6. Wprowadzić do ewidencji pomocniczej środków trwałych wartość „gruntu” (działki
otrzymanej w trwały zarząd) następująco: grupa 0 – „grunty” podgrupa 03 „grunty
zabudowane i zurbanizowane” rodzaj 032 „inne tereny zabudowane”.
7. Właściwie przerejestrować środki trwałe pod nazwą: zmywarka do naczyń, kuchnia
gazowa, zmywarka 3-faz., obieraczka do jarzyn, budowla (ogrodzenie) do stosownych
do opisu tych rodzajów środków trwałych grup, podgrup i rodzajów. Obliczyć właściwą
kwotę umorzenia na dzień 31.12.2016 r. i dokonać korekty w księgach 2016 roku.
8. Przeksięgować środki trwałe o wartości początkowej brutto niższej niż 3.500 zł na konto
013 „pozostałe środki trwałe”.
9. Przestrzegać przepisów Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r.
w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z 2010 r. Nr 242, poz. 1622)
w zakresie symboli oznaczeń środków trwałych określonych w załączniku do
rozporządzenia.
10. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach
samorządowych w zakresie oceny okresowej pracowników.
4
Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych
zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym w terminie
7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
W razie uznania zasadności zastrzeżeń (lub nieuwzględnienia zastrzeżeń) w terminie
14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przekażę na piśmie swoje stanowisko wraz
z uzasadnieniem.
W terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych zobowiązuję
do poinformowania mnie o sposobie wykonania zaleceń lub przedstawienia harmonogramu
przedsięwzięć zmierzających do ich realizacji.
W przypadku złożenia zastrzeżeń do zaleceń zawartych w niniejszym wystąpieniu
pokontrolnym, termin o którym mowa wyżej biegnie od daty otrzymania ostatecznego
stanowiska zarządzającego kontrolę.
Niniejsze zalecenie pokontrolne sporządzone zostało w czterech jednobrzmiących
egzemplarzach.
Otrzymują:
1. Adresat
2. Wydział Edukacji i Sportu
3. Wydział Finansowo-Księgowy
4. a/a
5