docSzanowni Państwo! Księgowe „likwidowanie” rachunku w
download 
Reklamacja Transkrypt
Szanowni Państwo! Księgowe „likwidowanie” rachunku w
Nr 10 (46) październik 2011 MIESIĘCZNIK DL A SZKÓŁ ISSN 1898–7303 Szanowni Państwo! Za nami okres urlopowy i rozruch placówki. Czas, aby uporządkować dokumentację. Z bieżącego numeru dowiemy się, gdzie przechowywać wnioski o urlop wypoczynkowy. Ponownie powiemy o dodatkowym urlopie dla niepełnosprawnych oraz o limicie dni na dodatkowy urlop wypoczynkowy i rehabilitacyjny, wyjaśnimy wątpliwości związane z udzielaniem urlopu rehabilitacyjnego. Z kolejnego materiału dowiemy się, jakich kontroli może spodziewać się pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim i kto ma prawo takie kontrole przeprowadzać. W numerze znajdziemy także odpowiedź na pytanie, jak szybko i profesjonalnie sporządzić korespondencję urzędową, poznamy kilka schematów, które pomogą nam w pracy. Zapraszam do zapoznania się ze wszystkimi artykułami zawartymi w Monitorze. Zachęcam także do zapoznania się z problematyką poruszaną na III Ogólnopolskiej Konferencji Administracji Szkół, na którą zapraszam w terminie 17–18 listopada 2011 r. Oczekujemy z nadzieją, że licznie weźmiecie Państwo udział w konkursie „Administrator Szkoły 2011”. Czekamy na zgłoszenia do udziału w Konferencji – serdecznie zapraszamy. Księgowe „likwidowanie” rachunku w szkole K sięgowe „likwidowanie” rachunku, czyli opisanie, sprawdzenie, zatwierdzenie i dokonanie płatności – to podstawowe czynności składające się na określenie „likwidacji” faktury lub rachunku. Każdy kierownik gospodarczy powinien dokładnie wiedzieć, jak postępować z rachunkami i fakturami, które dotyczą zakupów. Opis dokumentu Opisanie rachunku lub faktury polega na krótkim, merytorycznym uzasadnieniu zakupu towarów lub usług. Każdy opis dokumentu powinien być opatrzony podpisem osoby sporządzającej adnotację. Często faktury wystawione przez sklepy zawierają skróty nazw towarów lub nic niemówiące nazwy i kody handlowe. Wówczas w opisie należy wyjaśnić co zostało zakupione. Opisu z reguły dokonuje osoba, która dokonała wydatku, często nauczyciel. cd. str. 14 Spis treści Aktualności prawne Najważniejsze zmiany w prawie ������� 2 Zarządzanie nieruchomością szkolną Wnioski o urlop wypoczynkowy w aktach osobowych ��������������������� 3 Kontrola zwolnień lekarskich w szkole ����������������������������������������� 4 Ochrona i tajemnica wynagrodzenia w szkole ����������������� 6 Dodatkowy urlop wypoczynkowy i rehabilitacyjny dla niepełnosprawnych ����������������������� 8 Techniczna, majątkowa i finansowa dokumentacja szkoły Zasady redagowania protokołów, sprawozdań, zaświadczeń oraz notatek służbowych ��������������������������������� 10 Księgowe „likwidowanie” rachunku w szkole ������������������� 1, 14 Lista zadań Zadania bieżące i terminowe na październik ����������������������������� 16 Anna Strumińska-Doktór Redaktor 81030101109010 MATERIAŁY ON-LINE Wszystkim Czytelnikom gwarantujemy bezpłatny dostęp do materiałów w wersji elektronicznej na stronie: www.administrator.raabe.pl użytkownik: hasło: ważne do: 30 X 2011 r. NR 10 (46) aktualności prawne Najważniejsze zmiany w prawie Ustawy n Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o zmianie ustawy o dowodach osobistych i ustawy o ewidencji ludności (DzU 2011 nr 133, poz. 768). n Ustawa z dnia 26 maja 2011 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (DzU 2011 nr 134, poz. 777). n Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (DzU 2011 nr 138, poz. 806). n Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (DzU 2011 nr 138, poz. 807). n Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (DzU 2011 nr 138, poz. 808). n Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o odpadach (DzU 2011 nr 138, poz. 809). n Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (DzU 2011 nr 139, poz. 814). n Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (DzU 2011 nr 142, poz. 829). n Ustawa z dnia 26 maja 2011 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (DzU 2011 nr 144, poz. 854). n Ustawa z dnia 26 maja 2011 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (DzU 2011 nr 144, poz. 855). n Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (DzU 2011 nr 149, poz. 887). Rozporządzenia n Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą 2 dla pracowników zatrudnionych w niektórych jednostkach państwowej sfery budżetowej (DzU 2011 nr 140, poz. 823). n Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 czerwca 2011 r. w sprawie podstaw programowych kształcenia w zawodach: dekarz, monter budownictwa wodnego, monter systemów rurociągowych, murarz, technik budownictwa, technik budownictwa wodnego, technik geodeta, technik geofizyk, technik urządzeń sanitarnych, technolog robót wykończeniowych w budownictwie i wiertacz odwiertów eksploatacyjnych i geofizycznych (DzU 2011 nr 141, poz. 826). n Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 czerwca 2011 r. w sprawie podstaw programowych kształcenia w zawodach: monter sieci i urządzeń telekomunikacyjnych, technik cyfrowych procesów graficznych, technik dźwięku, technik elektronik, technik organizacji produkcji filmowej i telewizyjnej, technik organizacji reklamy, technik realizacji dźwięku, technik teleinformatyk, technik telekomunikacji, technik urządzeń audiowizualnych i technik usług pocztowych i finansowych (DzU 2011 nr 141, poz. 827). n Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 czerwca 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (DzU 2011 nr 143, poz. 838). n Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 czerwca 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie rodzajów innych form wychowania przedszkolnego, warunków tworzenia i organizowania tych form oraz sposobu ich działania (DzU 2011 nr 143, poz. 839). n Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (DzU 2011 nr 144, poz. 858). n Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 4 lipca 2011 r. w sprawie określenia wzorów formularzy oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej i o stanie majątkowym (DzU 2011 nr 150, poz. 890). n Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 lipca 2011 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (DzU 2011 nr 155, poz. 919). n Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie organizowania prac społecznie użytecznych (DzU 2011 nr 155, poz. 921). n Rozporządzenie Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji z dnia 12 lipca 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kwalifikowania audycji lub innych przekazów mogących mieć negatywny wpływ na prawidłowy fizyczny, psychiczny lub moralny rozwój małoletnich oraz audycji lub innych przekazów przeznaczonych dla danej kategorii wiekowej małoletnich, stosowania wzorów symboli graficznych i formuł zapowiedzi (DzU 2011 nr 155, poz. 923). n Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 4 sierpnia 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU 2011 nr 173, poz. 1034). Krzysztof Doktór Specjalista prawa administracyjnego październik 2011 NR 10 (46) zarządzanie nieruchomością szkolną Wnioski o urlop wypoczynkowy w aktach osobowych Sposób i zakres prowadzenia akt osobowych określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika. Dlaczego przechowywanie wniosków urlopowych w aktach osobowych jest niezasadne, wyjaśnia niniejszy artykuł. Z godnie z Rozporządzeniem akta osobowe pracownika składają się z trzech części: nczęści A – w której przechowywane są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, nczęści B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu, nczęści C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Ustawodawca nie wymienia wniosków urlopowych w dokumentach, które należy przechowywać w części B akt osobowych. Wprawdzie wnioski urlopowe wynikają z zatrudnienia pracownika, ale przechowywanie ich w aktach osobowych spowodowałoby gromadzenie dodatkowych dokumentów nie mających wpływu na przebieg zatrudnienia. W praktyce duża liczba wniosków urlopowych w czasie trwania zatrudnienia utrudniałaby prowadzenie akt osobowych, które powinny być czytelne i przejrzyste. Warto też zauważyć, że roszczenie pracownika związane z udzieleniem urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy. Urlop wypoczynkowy nie ma również wpływu na uprawnienia emerytalno-rentowe pracownika. Zatem prze- chowywanie wniosków urlopowych w aktach osobowych jest niezasadne. Ponadto nie u każdego pracodawcy występują wnioski urlopowe. Jest to dowolnie przyjęty zwyczaj potwierdzania wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez pracowników. Dyrektor powinien więc przechowywać wnioski urlopowe pracowników w odrębnym rejestrze, jako dokument potwierdzający fakt korzystania z urlopu wypoczynkowego przez pracowników. Małgorzata Kucharska Specjalista ds. kadr w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty Podstawy prawne: Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (tekst jedn.: DzU 1998 nr 21, poz. 94 ze zm.); Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU 1996 nr 62, poz. 286 ze zm.). Odpowiadasz za sprawy administracyjno-gospodarcze? – Weź udział w III Ogólnopolskiej Konferencji Administracji Szkół Warszawa, 17–18 XI 2011 r. Jedyna konferencja w całości poświęcona problemom administracyjnym i gospodarczym szkół! Tematyka wykładów: • System Informacji Oświatowej po zmianach • Ochrona danych osobowych w placówce oświatowej • Archiwizacja dokumentów, prowadzenie składu dokumentów • BHP – wypadki przy pracy i w drodze do pracy, wypadki uczniów • Kontakt z klientem – jak radzić sobie z trudnymi sytuacjami w relacjach z rodzicami, uczniami, pracownikami i współpracownikami szkoły? • Prawo pracy w praktyce oświatowej (zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę, harmonogramy czasu pracy, urlopy i dni wolne od pracy) • Fundusz socjalny Konferencja przygotowana specjalnie dla kierowników administracyjnych, gospodarczych, dyrektorów, sekretarzy i referentów. • Kompleksowy program obejmuje całość zagadnień związanych z administrowaniem szkołą • Proces nauki nastawiony na wdrożenie rozwiązań, narzędzi usprawniających zarządzanie szkołą • Nowoczesne, sprawdzone koncepcje, praktyczne rozwiązania • Zapewnienie pełnej wymiany doświadczeń między uczestnikami a prelegentami Podnieś kompetencje! Przełóż nabyte i rozwijane umiejętności na poprawę działalności szkoły! Wykłady poprowadzą praktycy i specjaliści z instytucji kontrolujących szkoły. Zgłoś się już dziś! Ilość miejsc ograniczona! Formularz zgłoszenia i więcej szczegółów na: www.instytutraabe.pl październik 2011 3 NR 10 (46) zarządzanie nieruchomością szkolną Kontrola zwolnień lekarskich w szkole Każdy dyrektor szkoły jest zobowiązany do przyjmowania od zatrudnionych osób zwolnień lekarskich i innych dokumentów, na podstawie których ustala się prawo do świadczeń z tytułu niezdolności do pracy. Czy dyrektor może prowadzić kontrolę pracownika na zwolnieniu lekarskim oraz czy dyrektor może odmówić prawa do wynagrodzenia za okres choroby? Na te oraz inne pytania w tym zakresie odpowiada poniższy artykuł. P racownik szkoły, który przebywa na zwolnieniu lekarskim, może w każdej chwili spodziewać się dwóch rodzajów kontroli. Pierwsza z nich, dotyczy prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego, druga – prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy. Obie te kontrole mogą przebiegać niezależnie od siebie. nieniu chorobowym zatrudniony w większym zakładzie może się spodziewać takiej kontroli wszczętej przez ZUS na wniosek dyrektora. Najczęściej do kontroli typowani są pracownicy, którzy: nkorzystają często z krótkotrwałych zwolnień lekarskich od pracy, nuzyskują kolejne zwolnienia od różnych lekarzy, nkorzystają z kolejnych okresów zasiłkowych, nbyli już pozbawieni prawa do wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku chorobowego w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich od pracy, nczęsto zmieniającą pracę lub są zwalniani z pracy bez wypowiedzenia, nmają krótki staż pracy. Kontrole te wykonują lekarze orzecznicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kontrola prowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokonuje z urzędu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy pracowników zatrudnionych w zakładach pracy zatrudniających do 20 osób. Jednak pracownik przebywający na zwol- Kontrola prowadzona przez dyrektora Dyrektor jest zobowiązany do przyjmowania od zatrudnionych osób zwolnień lekarskich i innych dokumentów, na podstawie których ustala się prawo do świadczeń z tytułu niezdolności do pracy. Najpierw należy przeprowadzić wstępną kontrolę formalną, pole- 4 Dodatkowo ZUS pełni nadzór nad prawidłowością orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich. Podczas kontroli lekarz może: nprzeprowadzić badanie lekarskie ubezpieczonego w wyznaczonym miejscu lub w miejscu jego pobytu, nskierować ubezpieczonego na badanie specjalistyczne do lekarza – konsultanta ZUS, nzażądać od wystawiającego zaświadczenie lekarskie udostępnienia dokumentacji medycznej stanowiącej podstawę wydania zaświadczenia lekarskiego lub udzielenia wyjaśnień i informacji w sprawie. ZUS wysyła do ubezpieczonego, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, wezwanie, w którym określa termin i miejsce badania przez lekarza orzecznika ZUS lub przez lekarza konsultanta albo dostarczenia wyników badań pomocniczych. W razie niezgłoszenia się na badania lub niedostarczenia posiadanych wyników badań w wyznaczonym terminie, zaświadczenie lekarskie traci ważność od dnia następującego po tym terminie. Po analizie dokumentacji medycznej i po przeprowadzeniu badania ubezpieczonego lekarz orzecznik ZUS może dokonać skrócenia kontrolowanego zwolnienia lekarskiego i zlecić powrót do pracy. gającą na ustaleniu, czy zwolnienie lekarskie jest oryginalne oraz czy nie zostało przerobione albo podrobione, oraz czy dokument został wydany zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich. Jeżeli w wyniku dokonanej kontroli zachodzi podejrzenie, że zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane, można wystąpić do lekarza leczącego o wyjaśnienie sprawy. W przypadku zaś podejrzenia, że zaświadczenie lekarskie wydane zostało niezgodnie z przepisami dotyczącymi zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, można wystąpić o wyjaśnienie do właściwego oddziału ZUS. Dalej należy sprawdzić, czy zwolnienie zostało przez lekarza prawidłowo wypełnione. Jeżeli zostało wypełnione błędnie należy zwrócić je pracownikowi, żeby uzupełnił braki. Można również zwrócić się bezpośrednio do lekarza, który wystawił zwolnienie o uzupełnienie braków lub sprostowanie błędów (może tego dokonać nie tylko październik 2011 NR 10 (46) zarządzanie nieruchomością szkolną lekarz, który wystawił zwolnienie, ale również inny lekarz pracujący w przychodni). lekarskich według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do wspomnianego Rozporządzenia. Kontrola wykorzystywania zwolnienia Kontroli sposobu wykorzystywania zwolnienia lekarskiego może dokonać ten dyrektor, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. W protokole kontrolujący opisuje, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy lub okoliczności wykonywania pracy zarobkowej. Może być to np. wykonywanie pracy fizycznej wymagającej dużego wysiłku na zwolnieniu wydanym z powodu urazu kręgosłupa, wyjazd na wycieczkę krajoznawczą z biurem podróży, choć lekarz zalecił leżenie, wykonywanie remontu mieszkania ze złamaną ręką, mycie okien mimo przeziębienia itp. Dyrektor nie może oceniać zasadności zwolnienia lekarskiego, gdyż o odzyskaniu zdolności do pracy lub dalszej niezdolności do pracy decyduje lekarz orzecznik ZUS. Natomiast może kontrolować, czy pracownik nie wykonuje pracy w trakcie zwolnienia lekarskiego, oraz czy nie nadużywa zwolnienia lekarskiego. Dyrektor nie ma obowiązku ustalania z góry terminów takiej kontroli. Kontrola polega na odwiedzeniu pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie choroby. Nie zawsze musi to być miejsce zamieszkania. Pracownik może zmienić miejsce pobytu np. w związku z chorobą, jednak powinien poinformować o tym dyrektora. Do kontroli pracownika w trakcie zwolnienia lekarskiego upoważniony jest dyrektor albo osoby przez niego upoważnione na piśmie. Wzór upoważnienia określa załącznik nr 1 do Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. W trakcie kontroli osoby kontrolujące mają prawo wejść do domu lub mieszkania, w którym przebywa pracownik. W przypadku gdy kontrolujący stwierdzi, że pracownik wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z jego przeznaczeniem, sporządza protokół kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień październik 2011 Każda praca zarobkowa wykonywana w okresie zwolnienia lekarskiego powoduje utratę prawa do zasiłku chorobowego. Pojęcie „praca” należy rozumieć szeroko. Jest to więc, także wykonywanie czynności na podstawie różnych stosunków prawnych o charakterze cywilnoprawnym, jak również prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Sporządzony protokół udostępniany jest kontrolowanemu pracownikowi w celu wniesienia przez niego ewentualnych uwag do ustaleń w nim zawartych. Wpis w protokole pracownik potwierdza podpisem. W przypadku przeprowadzania kontroli w miejscu zamieszkania lub pobytu pracownika i stwierdzenia nieobecności, kontrolę w miarę możliwości należy przeprowadzić ponownie, a przyczyny nieobecności wyjaśnić. W przypadku braku udzielenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie uznaje się, że zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane niezgodnie z jego celem i w związku z tym odmawia się pracownikowi prawa do zasiłku chorobowego. Zasiłek chorobowy nie przysługuje również w przypadku sfałszowania zaświadczenia lekarskiego. Dyrektor ma też podstawy do odmowy prawa do wynagrodzenia za okres choroby. Jeżeli dyrektor po dokonaniu kontroli ma wątpliwości, czy należy uznać, że pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie od pracy niezgodnie z jego celem, może wystąpić o ich rozstrzygnięcie do właściwego oddziału ZUS. dr Anna Oleszak Wyższa Szkoła Humanistyczna TWP w Szczecinie Podstawy prawne: Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: DzU 1998 nr 21, poz. 94 ze zm.); Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: DzU 2010 nr 77, poz. 512 ze zm.); Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (DzU 1999 nr 65, poz. 743). NOWOŚĆ! Terapia pedagogiczna uczniów ze specyficznymi trudnościami w uczeniu się. Gimnazjum Zamów na www.raabe.com.pl 5 zarządzanie nieruchomością szkolną NR 10 (46) Ochrona i tajemnica wynagrodzenia w szkole Wynagrodzenie za pracę najczęściej stanowi dla pracownika główne źródło utrzymania, dlatego przepisy prawa pracy gwarantują mu specjalną ochronę. Dyrektor szkoły powinien pamiętać, że dokonywanie bezpodstawnych potrąceń jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. U stawodawca ustalił kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę, które musi otrzymać pracownik za pracę na pełnym etacie. Zgodnie z zasadami prawa pracy, każdemu pracownikowi za wykonaną pracę przysługuje wynagrodzenie. W zamian za to wynagrodzenie, pracownik zobowiązał się w umowie do wykonywania pracy sumiennie, w sposób niewadliwy, zgodnie z poleceniami dyrektora. Pracownik nie może zrzec się wynagrodzenia, a dyrektor nie może odmówić jego wypłaty. Podstawowym obowiązkiem dyrektora jest wypłacanie wynagrodzenia w ustalonym terminie i w należnej wysokości. Wypłata wynagrodzenia Dyrektor ma obowiązek określić: ntermin wypłaty wynagrodzenia, który powinien być nie tylko stały, ale i z góry ustalony, npoinformować pracownika na piśmie w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę o terminie wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie wypłacane do rąk pracownika, np. w kasie zakładu pracy, ma być wypłacane w określonym dniu miesiąca i w konkretnych godzinach. Godziny otwarcia kasy powinny być dostosowane do czasu pracy pracownika. Przepisy prawa nie zabraniają jednak, aby obowiązek wypłacania wynagrodzenia był spełniony w inny sposób, np. przelewem na konto osobiste w banku. Istnieje również możliwość wypłaty wynagrodzenia innej osobie upoważnionej przez pracow6 nika. Upoważnienie powinno być udzielone na piśmie. Zgodnie z nim osoba upoważniona może pobierać pensje jednorazowo lub przez okres określony w umocowaniu. Pracownik powinien wiedzieć, w jaki sposób jest ustalane jego wynagrodzenie za pracę. Dlatego też dyrektor jest zobowiązany na żądanie pracownika udostępnić mu do wglądu dokumenty, na podstawie których zostało ono obliczone. Tajemnica wynagrodzenia Wynagrodzenie należne pracownikowi jest dobrem osobistym i jako takie objęte jest ochroną przed ujawnieniem. Zgodnie z art. 11 Kodeksu pracy jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest poszanowanie dóbr osobistych pracowników, których ochronę gwarantuje art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego. Zakres ochrony określają przepisy prawa. Sąd Najwyższy w uchwale z 16 lipca 1993 r. sygn. akt I PZP 28/93 (OSNCP 1994/1/2) stwierdził, że ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego. Ujawnienie wynagrodzenia pracownika może oprócz naruszenia dóbr osobistych spowodować również naruszenie danych osobowych pracownika. Rozpowszechnienie informacji o wysokości pensji narusza ponadto przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych. Dyrektor, który naruszył dobra osobiste pracownika poprzez podawanie wysokość jego zarobków, może narazić się na obowiązek naprawienia powstałej szkody oraz zapłatę zadośćuczynienia finansowego. Należy pamiętać, że nie tylko pracodawca ma dostęp do informacji dotyczących wysokości wynagrodzeń wypłacanych pracownikom. Taką wiedzę mają również niektórzy pracownicy mający dostęp do danych dotyczących wysokości wynagrodzeń, co nie stanowi naruszenia prawa. Informacje takie posiadają osoby zajmujące się księgowością, kadrami czy pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze. Dyrektor powinien jednak, podjąć odpowiednie działania, aby informacje te były bezpieczne, a grono osób posiadających do nich dostęp odpowiednio upoważnione i przeszkolone. W przypadku ujawnienia zarobków przez pracownika mającego dostęp do tych danych, pracodawca może ukarać go, zgodnie z art. 108 § 1 Kodeksu pracy, upomnieniem lub naganą. Gdy naruszenie przez pracownika zasady zachowania w tajemnicy wynagrodzenia spowoduje powstanie szkody po stronie współpracownika, o którego zarobkach dowiedziały się niepowołane osoby, wówczas powstaną roszczenia: nposzkodowanego pracownika wobec pracodawcy oraz npracodawcy wobec pracownika, który ujawnił informacje. W myśl z art. 120 Kodeksu pracy, za szkodę wyrządzoną przez pracownika osobie trzeciej odpowiada wyłącznie pracodawca, który następnie ma prawo pociągnąć październik 2011 NR 10 (46) do odpowiedzialności podwładnego, który zawinił. Obowiązek ujawniania wynagrodzenia określonego pracownika musi wynikać z przepisów szczególnych, które zobowiązują pracodawcę do ujawnienia tych danych. Pracodawca ma np. obowiązek ujawnienia tych danych komornikowi prowadzącemu egzekucje z wynagrodzenia pracownika. Ochrona wynagrodzenia Pracownik za swoją pracę otrzymuje wynagrodzenie, które podlega ochronie przed potrąceniami. Przepisy prawa pracy dopuszczają jednak dokonywanie pewnych potrąceń z tego wynagrodzenia bez zgody pracownika. Przez potrącenie należy rozumieć zmniejszenie wynagrodzenia pracownika o określone kwoty i przekazanie je komornikowi lub wierzycielowi. Potrąceń pracodawca dokonuje z wynagrodzenia do wypłaty, czyli netto, a więc po odliczeniu powinności na rzecz państwa. Podstawą do dokonania potrąceń jest nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również wszystkie inne składniki tego wynagrodzenia przysługujące pracownikowi ze stosunku pracy, co potwierdził w uchwale Sąd Najwyższy z 30 października 1985 r. III PZP 33/85. Potrącenia Pracodawca dokonując potrąceń powinien pamiętać, że dokonujemy ich w ustalonej przez ustawodawcę kolejności, a mianowicie: nsumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, nsumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, nzaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, nkary pieniężne przewidziane w art. 108, tj. kary za naruszenie porządku i dyscypliny pracy. październik 2011 zarządzanie nieruchomością szkolną Alimenty W pierwszej kolejności z wynagrodzenia pracownika potrącamy świadczenia alimentacyjne. Należy pamiętać, że świadczeniami tymi są nie tylko alimenty, ale również renty o charakterze alimentacyjnym. W przypadku potrąceń na alimenty pracodawca może potrącić do 3/5 z wynagrodzenia pracownika bez zostawiania kwoty wolnej od potrąceń. Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, podlega egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości (art. 87 § 5 Kodeksu pracy). wynagrodzenia, które po odliczeniach w roku 2011 wynosi –1386 zł. Zaliczki pieniężne Dyrektor może udzielać pracownikowi zaliczek pieniężnych, z których pracownik powinien się rozliczyć. Najczęściej ma to miejsce, gdy pracownik udaje się w podróż służbową i bierze zaliczkę na pokrycie jej kosztów czy na paliwo, jeżeli używa samochodu służbowego, pracownik może także pobrać zaliczkę na zakup materiałów niezbędnych do pracy. Pracodawca będzie mógł potrącić zaliczkę z wynagrodzenia pracownika, jeżeli ten nie rozliczy się z niej w odpowiednim czasie lub nie zwróci w przypadku jej niewykorzystania. Stosownie do art. 88 § 1 Kodeksu pracy przy zachowaniu zasad określonych w art. 87 Kodeksu pracy potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych pracodawca dokonuje również bez postępowania egzekucyjnego z wyjątkiem przypadków, gdy: nświadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych, nwynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej. W przypadku potrąceń na zaliczkę obowiązuje zasada, że suma potrącanych zaliczek i świadczeń innych niż alimentacyjne na podstawie tytułów wykonawczych nie może przekroczyć 1/2 wynagrodzenia, a wraz z alimentami 3/5. W tym przypadku występuje również kwota wolna od potrąceń a wynosząca 75% minimalnej płacy netto. Inne świadczenia na mocy tytułów wykonawczych Po alimentach pracodawca z wynagrodzenia pracownika dokonuje potrąceń na inne świadczenia egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych. Przy potrąceniach na te świadczenia pojawiają się limity potrąceń i kwota wolna. Potrąceń na kary pieniężne dokonujemy na zasadach określonych w art. 108 Kodeksu pracy tj. maksymalnie do 1/10 wynagrodzenia przypadającego do wypłaty po dokonaniu wyżej wymienionych potrąceń. Kara za jedno przewinienie nie może przewyższać wynagrodzenia pracownika za jeden dzień. Przy potrąceniach na kary pieniężne kwota wolna odpowiada 90% minimalnego wynagrodzenia. Potrąceń na świadczenia inne niż alimenty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych pracodawca potrąca do wysokości 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z alimentami do 3/5. Dodatkowo obowiązuje kwota wolna w wysokości minimalnego Kary pieniężne Dyrektor może nałożyć na pracownika karę pieniężną za określone przepisami prawa pracy działania pracownika, które naruszają podstawowe obowiązki pracownicze. Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 7 NR 10 (46) zarządzanie nieruchomością szkolną 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia (art. 87 § 8 Kodeksu pracy). Tak, więc wysokość wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi po dokonaniu potrąceń zależy od wysokości wynagrodzenia konkretnego pracownika, bowiem w praktyce może się zdarzyć, że np. połowa wynagrodzenia (po dokonaniu potrąceń w granicach określonych w art. 87 § 3 Kodeksu pracy) będzie niższa od wynagrodzenia minimalnego, wówczas należy zastosować kolejne ograniczenie dopuszczalnych potrąceń przewidzianych w przepisach art. 871 § 1 Kodeksu pracy. Potrącenia za zgodą pracownika Należności inne niż wyżej wskazane, a określone w art. 87 § 1 i 7 Kodeksu pracy mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1 Kodeksu pracy). Zgoda na potrącenie powinna dotyczyć konkretnej i istniejącej wierzytelności. Ponadto zgoda na potrącenie przyszłych należności nie jest prawnie skuteczna. W myśl art. 91 § 2 Kodeksu pracy, w przypadku potrącania z wynagro- dzenia pracownika, za jego zgodą wyrażoną na piśmie, wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości: nminimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy, n80% minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu należności innych niż należności na rzecz pracodawcy. Dyrektorzy powinni pamiętać, że dokonywanie bezpodstawnych potrąceń jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zgodnie z art. 282 § 1 pkt. 1 Kodeksu pracy. Poszkodowany pracownik może wystąpić przeciwko pracodawcy do sądu pracy o nienależnie potrącone wynagrodzenie. Nie będzie miało w tym przypadku znaczenia, że dokonane potrącenia przeznaczyliśmy na zaspokojenie długu wobec osoby trzeciej. Pracownik będzie wtedy mógł domagać się naprawienia szkody. Skrobisz Joanna Specjalista prawa oświatowego Podstawy prawne: Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: DzU 1998 nr 21, poz. 94 ze zm.); Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (DzU 1964 nr 16, poz. 93 ze zm.); Ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: DzU 2009 nr 153, poz. 1227 ze zm.); Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU 2002 nr 101, poz. 926 ze zm); Ustawa z 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy (DzU 1964 nr 9, poz. 59 ze zm.); Ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn.: DzU 2001 nr 79, poz. 854 ze zm.); Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU 1996 nr 62, poz. 289 ze zm.). Dodatkowy urlop wypoczynkowy i rehabilitacyjny dla niepełnosprawnych Niepedagogicznemu pracownikowi szkoły, który posiada orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, oprócz prawa do dodatkowego urlopu wypoczynkowego, przysługuje również prawo do zwolnienia od pracy w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym oraz w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy. 8 O sobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Urlop ten powiększa liczbę dni „zwykłego” urlopu wypoczynkowego. październik 2011 NR 10 (46) Przykład: Konserwator (z 5-letnim stażem pracy) zatrudniony w szkole, posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności uprawniające go do 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Łącznie, w roku kalendarzowym, przysługuje mu zatem 30 dni urlopu wypoczynkowego (20 dni „zwykłego” urlopu wypoczynkowego + 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego dla pracownika niepełnosprawnego). Urlop rehabilitacyjny Osoba o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, oprócz prawa do dodatkowego 10-dniowego urlopu wypoczynkowego, ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w wymiarze do 21 dni roboczych w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym, nie częściej niż raz w roku. Choć zwolnienie to nazywane jest potocznie „turnusem rehabilitacyjnym”, nie jest to urlop, lecz przysługujące pracownikowi zwolnienie z 21 dni pracy, bez względu na obowiązujący pracownika rozkład czasu pracy. Bez znaczenia pozostaje zatem fakt, ile godzin pracy pracownik ma zaplanowanych na dni, w których ma korzystać z takiego zwolnienia – w każdym bowiem przypadku, jest ono udzielane na całe dni. Przykład: Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, wykonujący swoje obowiązki od poniedziałku do piątku po 8 godzin na dobę, może uzyskać w roku kalendarzowym zwolnienie z 21 dni pracy (8-godzinnych) w celu wzięcia udziału w turnusie rehabilitacyjnym. Podobnie, 21 dni (12-godzinnych) wolnych od pracy może uzyskać pracownik zatrudniony w równoważnym październik 2011 zarządzanie nieruchomością szkolną systemie czasu pracy, w którym praca wykonywana jest w wymiarze 12-godzinnym. Zwolnienie w wymiarze 21 dni udzielane jest tylko na dni pracy. Zwolnienie od pracy na udział w turnusie rehabilitacyjnym jest udzielane tylko na dni pracy. Nie obejmuje zatem weekendów, które są dla pracownika dniami wolnymi oraz innych dni tygodnia, jeśli pracownik wykonuje pracę również w weekendy. Przykład: Pracownik zatrudniony w szkole na stanowisku sekretarki wykonuje swoje obowiązki od poniedziałku do piątku. Korzystając ze zwolnienia od pracy w celu wzięcia udziału w turnusie rehabilitacyjnym pracownik może uzyskać łącznie ponad cztery tygodnie wolnego. Zwolnienie w wymiarze do 21 dni udzielane jest bowiem tylko na dni pracy, czyli w przypadku tego pracownika na dni od poniedziałku do piątku. Urlop rehabilitacyjny udzielany jest w wymiarze nieprzekraczającym 21 dni w roku kalendarzowym. Jeśli jednak pracownik niepełnosprawny korzysta z dodatkowego 10-dniowego urlopu wypoczynkowego, urlop rehabilitacyjny wraz z tym urlopem dodatkowym nie może przekroczyć 21 dni. Przykład: Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, posiadający orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, wykorzystał na początku roku kalendarzowego 15 dni urlopu rehabilitacyjnego. W tym roku przysługuje mu zatem jeszcze łącznie 6 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego i rehabilitacyjnego. Urlop na skierowanie Urlopu rehabilitacyjnego, osobie z orzeczonym umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności, udziela się na podstawie wniosku lekarza sprawującego opiekę nad taką osobą o skierowanie na turnus rehabilitacyjny. Wniosek taki określa zarówno rodzaj turnusu, jak i czas jego trwania. Uzyskane przez pracownika niepełnosprawnego skierowanie na turnus rehabilitacyjny pracownik ma obowiązek przedstawić pracodawcy w takim terminie, który umożliwi zapewnienie normalnego toku pracy w zakładzie. Zwolnienie z części lub całego dnia pracy Osoba o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, oprócz prawa do tzw. urlopu rehabilitacyjnego, ma również prawo do zwolnienia od pracy w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy. Zwolnienie to udzielane jest na część dnia pracy lub na cały dzień – w zależności od potrzeb pracownika związanych z ww. okolicznościami. Przykład: Konserwator zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, posiadający orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, miał wyznaczony termin w czerwcu br. na specjalistyczne badanie lekarskie trwające 2 godziny (w czasie pracy). Żeby dotrzeć na badanie oraz żeby z niego powrócić do pracy, pracownik musiał poświęcić łącznie godzinę. Pracodawca udzielił mu zatem 3 godziny zwolnienia od pracy. 9 TECHNICZNA, MAJĄTKOWA I FINANSOWA DOKUMENTACJA SZKOŁY Urlop rehabilitacyjny i zwolnienie od pracy (płatne) Za czas zwolnienia od pracy w celu wzięcia udziału w turnusie rehabilitacyjnym oraz za czas zwolnienia od pracy w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Wynagrodzenie to obliczane jest na za- sadach ustalonych dla ustalania wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Podstawą wypłaty takiego wynagrodzenia za czas turnusu rehabilitacyjnego jest jednak przedłożony pracodawcy dokument, który potwierdza pobyt na turnusie, wystawiony przez organizatora turnusu. Monika Wacikowska Specjalista prawa pracy NR 10 (46) Podstawy prawne: Ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU 2010 nr 214, poz. 1407 ze zm.); Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 22 maja 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania zwolnień od pracy osobom o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym (DzU 2003 nr 100, poz. 927 ze zm.). Zasady redagowania protokołów, sprawozdań, zaświadczeń oraz notatek służbowych Szybkie i profesjonalne sporządzanie korespondencji urzędowej świadczy o profesjonalizmie pracowników szkoły. Pisma można redagować według podanych wskazówek i przykładów. Przedstawione poniżej pisma zostały podzielone ze względu na treść. Pisma przewodnie Pisma przewodnie charakteryzuje to, że są krótkie i przedstawiają informację o wysyłanych załącznikach. Treść pisma przewodniego może brzmieć: W załączeniu przesyłam (na nośniku elektronicznym) projekt blankietu firmowego i wizytówek, do zaakceptowania. Protokoły [Lit.1] Protokoły to pisma informacyjne, które dokładnie rejestrują przebieg obrad, posiedzeń, kontroli; opisują treść przemówień, wniosków i uchwał zebrań, sesji, komisji; opisują działania, czynności i fakty stwierdzone przez pracownika lub grupę pracowników; stwierdzają okoliczności, zdarzenia itp. Każdy protokół, bez względu na jego rodzaj i szczegółowe elementy, składa się z trzech głównych części: 1. Część wstępna, która obejmuje: ntytuł – zawiera słowo protokół, 10 określenie jego rodzaju, zwięzłe podanie rodzaju zdarzenia, stanu, określenie miejscowości (miejsca, lokalu), daty oraz godziny; nwstęp – wyróżnia się w nim osoby biorące udział w protokolarnych czynnościach (jeśli nie, załącza się listę obecności) i osoby nieobecne (z podaniem, czy ich nieobecność została usprawiedliwiona, czy nie); wstęp może zawierać także porządek dzienny, tj. wykaz spraw, które mają być rozpatrywane oraz ich kolejność. 2. Część zasadnicza – to opis czynności lub zdarzeń z uwzględnieniem okoliczności, jakie im towarzyszyły. Jest to dokładne przedstawienie tego, co protokół ma stwierdzić. 3. Część końcowa – zawiera czas (godzinę) ukończenia czynności i formułę stwierdzającą zakończenie czynności. Protokoły zawierają także odpowiednie podpisy. UWAGA: Protokoły dotyczą czegoś, np. zebrania, kontroli itp., a nie sporządza się z czegoś. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzany jest przy przekazywaniu rzeczy, wartości i spraw. Wymienia się w nim zawsze dwie strony: przekazującego i odbierającego. Protokół kontroli sporządza się z przeprowadzonych kontroli, rewizji, lustracji, inspekcji. Wymienia się w nim zawsze dwie strony: kontrolowanego i przeprowadzającego kontrolę. Sprawozdania Sprawozdanie – ustne lub pisemne – stanowią relacje z przebiegu zdarzeń albo określenie stanu rzeczy. Sprawozdanie powinno zawierać fakty oraz okoliczności im towarzyszące, które mogą być zweryfikowane (sprawdzone). Sprawozdania pisemne wykonuje się na formularzach bądź październik 2011 NR 10 (46) TECHNICZNA, MAJĄTKOWA I FINANSOWA DOKUMENTACJA SZKOŁY PRZYKŁAD PROTOKOŁU KONTROLI Formularz protokołu kontroli Protokół kontroli ...................................................................................................................................................................... (rodzaj kontroli: doraźna, sprawdzająca) przeprowadzonej ....................................................................................................................................................................... (nazwa referatu, stanowiska w urzędzie gminy) przez ........................................................................................................................................................................................... (imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego) na podstawie upoważnienia .................................................................................................................................................... (organ lub osoba upoważniająca) Nr .................................................................... z dnia .................................................................... Zakres kontroli: 1. .................................................................................................................................................................................................. 2. .................................................................................................................................................................................................. (szczegółowy tematyczny zakres kontroli) Okres objęty kontrolą: .............................................................................................................................................................. (lata, rok, półrocze itp.) Dane ogólne referatu lub stanowiska pracy: 1. Nazwa referatu, stanowiska. 2. Kierownik referatu (kto, od kiedy, przez kogo powołany). 3. Kto udzielał informacji w trakcie kontroli i w jakim zakresie. Ustalenia kontroli (szczegółowe wg zakresu tematycznego kontroli): 1. Przepisy prawne (w oparciu, o które dokonywano kontroli). 2. Stan faktyczny. 3. Stwierdzone nieprawidłowości: .......................................................................................................................................... (z podaniem konkretnych przepisów – artykuł, paragraf, ustawa, paragraf rozporządzenia, które naruszono działaniem bądź zaniechaniem) 4. Osoby odpowiedzialne: ........................................................................................................................................................ (imię, nazwisko, stanowisko służbowe) podstawa odpowiedzialności: ................................................................................................................................................. (przepis powszechnie obowiązujący: przepis wewnętrzny; zakres czynności, przyjęty do stosowania podpisem wraz z datą) Integralną część protokołu stanowią załączniki: 1. .................................................................................................................................................................................................. 2. .................................................................................................................................................................................................. 3. .................................................................................................................................................................................................. Kierownik referatu/pracownik ....................................................................................................... został poinformowany (imię i nazwisko) o przysługującym mu, na podstawie ...................................................................................................... prawie zgłoszenia (podstawa, np. regulamin kontroli), w ciągu .................................. dni od daty podpisania protokołu – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w .................................................................... jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanym referacie. W treści protokołu dokonano następujących poprawek ..................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................... (określenie strony, wiersza, na których dokonano istotnych poprawek, np. skreślenie całego zdania, słowa) Protokół podpisano bez zastrzeżeń/z zastrzeżeniami co do: .............................................................................................. z zastrzeżeniami na piśmie, które załączono do protokołu. (określenie zastrzeżeń) .................................................................... dnia .................................................................... (miejscowość) (pieczęć jednostki kontrolowanej) ............................................................................................................................ (podpis kierownika referatu) październik 2011 (podpis kontrolującego) 11 TECHNICZNA, MAJĄTKOWA I FINANSOWA DOKUMENTACJA SZKOŁY na blankietach korespondencyjnych. Sprawozdanie powinno składać się z następujących elementów: nsłowo „sprawozdanie” w tytule, nokreślenie, czego sprawozdanie dotyczy, nokresu, jakiego dotyczy sprawozdanie, nzasadniczej części sprawozdania, w której opisuje się liczbowo albo słownie, zdarzenia czy wypadki i wnioski. Rodzaje sprawozdań: – sprawozdanie liczbowe – zawiera dane statystyczne z działalności za pewien okres, właściwie wypełnione, bez błędów rachunkowych, zawiera prawdziwe dane. Przygotowuje się je na formularzach lub w tabelach opracowanych we własnym zakresie, – sprawozdanie ankietowe – polega na zbieraniu informacji za pomocą zadawania określonych pytań, przedstawionych w specjalnych kwestionariuszach, formularzach ankietowych, – sprawozdania opisowe – stosowane w sprawach (np. sprawozdanie z wyjazdu służbowego) lub zdarzeniach (np. wypadku losowego) polega na przedstawieniu w formie pisemnej wypadków, zdarzeń, wyników, składa się z części wstępnej i końcowej. Notatki służbowe Notatka służbowa – przekazywanie informacji między komórkami lub pracownikami firmy, gdy ustne komunikowanie się jest niemożliwe lub za pisemną formą przemawiają specjalne okoliczności. Notę służbową można przygotować przy pomocy MS Worda → Nowy Dokument albo szablon. Wybieramy z paska narzędziowego „Plik”, następnie „Nowy”. Z okienka zadań wybieramy – „Na moim komputerze”. Otwiera się okno „Szablony” – wybieramy zakładkę „Noty”. Następnie możemy wybrać notę np. profesjonalną, współczesną i wypełnić kolejne 12 NR 10 (46) Protokół kontroli zawiera: Nazwę, datę i miejsce sporządzenia ... Przedmiot kontroli – ... Informacje – o osobie lub komisji przeprowadzającej kontrolę Opis – czynności kontrolnych Stwierdzony – stan faktyczny Wskazanie – nieprawidłowości i niedociągnięć Zalecenia – pokontrolne Formułę – o zakończeniu protokołu Podpisy – k ontrolującego, kontrolowanego i protokolanta (zaleca się, by oprócz podpisu, kontrolujący i kontrolowany parafowali każdą stronę) Nota służbowa Do: [Kliknij tutaj i wpisz nazwisko] do kogo kierowana jest nota, DW: [Kliknij tutaj i wpisz nazwisko] do wiadomości jeszcze kogo chcesz przekazać informacje, Od: [Kliknij tutaj i wpisz nazwisko] od kogo kierowana jest nota Data:2011– 08– 31 Dot.:[Kliknij tutaj i wpisz temat] temat – czego dotyczy nota. Poniżej należy wpisać tekst noty pola, tak jak na podanym powyżej przykładzie. Zaświadczenia Zaświadczenia – to dokumenty potwierdzające zdarzenie lub stan faktyczny, np. majątkowy, wysokość zarobków czy kontynuację nauki itp. W zaświadczeniach nie występuje pole adresowe, a informacje o adresacie umieszcza się w zakończeniu, określając cel wydania zaświadczenia: Zaświadczenie wydaje się celem przedłożenia w ………… Upoważnienia Upoważnienia są często oddzielnie rejestrowane i dlatego zamiast znaku zawierają kolejny numer upoważnienia. W upoważnieniach nie ma pola adresata oraz określenia sprawy. Treść upoważnienia zawiera: – imię, nazwisko i adres upoważnionego; – nazwę, serię i numer jego dowodu tożsamości; – czynności, których upoważniony może dokonywać w imieniu mocodawcy; – termin ważności upoważnienia; – podpis osoby, która go udziela, np. dyrektora, prezesa ...........; – datę nadania upoważnienia. W treści można podać podstawę prawną jego wystawienia oraz informacje o sposobie jego odwołania. Ewa Stefaniak-Piasek Autorka podręczników z dziedziny praca biurowa Literatura: Ewa Stefaniak-Piasek, Technika pracy biurowej, Warszawa 2003. Protokół zdawczo-odbiorczy zawiera: Nazwę – Protokół zdawczo-odbiorczy Miejsce i datę sporządzenia – ... Dokładne określenie – strony zdającej i odbierającej Informacje – o przekazywanych rzeczach, wartościach… Formułę o zakończeniu – zalecana rozwinięta Podpisy – zdający po lewej, odbierający po prawej Protokolanta – nieobowiązkowo październik 2011 NR 10 (46) TECHNICZNA, MAJĄTKOWA I FINANSOWA DOKUMENTACJA SZKOŁY PRZYKŁAD SPRAWOZDANIA SPRAWOZDANIE dotyczące zalania świetlicy Szkoły Podstawowej Nr ......................................... w ................................................................ Zdarzenie miało miejsce 29 czerwca 2011 roku o godz. 22:15 w świetlicy budynku Szkoły Podstawowej Nr........... przy ul. .................................................................... w .................................................................... Na skutek nieszczelnego okna podczas ulewy zalana została podłoga i sprzęt: 34 płyty DVD z bajkami, 2 sztalugi i odtwarzacz DVD. 30 czerwca 2011 roku sporządzono protokół zdarzeń i przekazano do ubezpieczyciela. Sprawozdanie sporządziła .................................................................... Kierownik administracyjny PRZYKŁAD ZAŚWIADCZENIA ................................................................, ............................................. (miejscowość, data) Obwodowa Komisja Wyborcza Nr ............................................. w ............................................. ZAŚWIADCZENIE Zaświadczam, że Pan(i): .......................................................................................................................................................... Zamieszkały(a): ......................................................................................................................................................................... Nr ewidencyjny PESEL: ........................................................................................................................................................... Zarządzeniem Nr …/10 Wójta Gminy .................................. z dnia ............................... 20.... r. w sprawie powołania obwodowych komisji wyborczych, powołany(a) został(a) w skład Obwodowej Komisji Wyborczej Nr .............................. w ...................................... w wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej zarządzonych na ................... 20......... r. i pełni w niej funkcję ................................ Zaświadczenie wydaje się celem przedłożenia w ............................................. (pieczęć komisji) Przewodniczący ............................................. PRZYKŁAD UPOWAŻNIENIA Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych 1. Upoważniam Panią/Pana..................................................................................................................................................... (imię i nazwisko upoważnianego) zatrudnioną/-ego na stanowisku ..................................................................... w .................................................................. (nazwa szkoły) do dostępu do następujących danych osobowych: – .................................................................................................................................................................................................. – .................................................................................................................................................................................................. (zakres upoważnienia: wskazanie kategorii danych, które może przetwarzać określona w upoważnieniu osoba lub rodzaj czynności, lub operacji, jakich może dokonywać na danych osobowych) 2. Identyfikator: ......................................................................................................................................................................... (wypełnia się w przypadku, gdy dane przetwarzane są w systemie informatycznym) 3. Okres trwania upoważnienia: ............................................................................................................................................. (okres obowiązywania upoważnienia) Wystawił: .................................................................................................................................................................................... (podpis administratora lub osoby reprezentującej administratora) 4. Osoba upoważniona do przetwarzania danych, objętych zakresem, o którym mowa wyżej, jest zobowiązana do zachowania ich w tajemnicy, również po ustaniu zatrudnienia oraz zachowania w tajemnicy informacji o ich zabezpieczeniu. Data i podpis osoby upoważnionej: ....................................................................................................................................... ... pisząc pisma urzędowe można skorzystać z podanych przykładów. październik 2011 13 TECHNICZNA, MAJĄTKOWA I FINANSOWA DOKUMENTACJA SZKOŁY NR 10 (46) Księgowe „likwidowanie” rachunku w szkole cd. ze str. 1 Jeżeli rachunki lub faktury dotyczą zakupów, np. usług telekomunikacyjnych czy mediów, czyli zakupów dokonanych na podstawie zawartych umów z kontrahentami, opisu może dokonać upoważniony pracownik, który posiada informacje o tych umowach. Może to być np. kierownik gospodarczy szkoły. Opis faktury powinien zawierać określenie czego dotyczy rozliczenie, np. zużycia gazu za okres … zgodnie z umową nr … czy, że usługa wykonana została zgodnie ze zleceniem, a naprawiony sprzęt znajduje się w ... (miejscu). Należy również wspomnieć, że np. artykuły spożywcze zakupiono w celu przygotowania obiadów dla uczniów; towar przyjęto do magazynu i wpisano do kartoteki magazynowej pod poz. …; tytuły wpisano do inwentarza głównego biblioteki pod poz. nr …; zaś zakupione pomoce dydaktyczne wykorzystywane będą przez uczniów i nauczycieli klasy … . Sprawdzenie rachunku (faktury) Sprawdzenie faktury lub rachunku odbywa się w trzech etapach: npod względem merytorycznym – polega na potwierdzeniu konieczności danego zakupu i ma ścisły związek z dokonywanym wcześniej opisem dokumentu. Kontrola merytoryczna to również sprawdzenie między innymi, czy operacja gospodarcza dokumentowana przez fakturę odpowiada rzeczywistości, czy została przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami, czy na jej wykonanie została zawarta umowa lub, czy zostało wystawione zlecenie oraz, czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione. Na dowód przeprowadzenia kontroli merytorycznej kontrolujący składa swój podpis. 14 Klauzula dotycząca kontroli merytorycznej może mieć brzmienie np.: potwierdzam przeprowadzenie kontroli merytorycznej ……………. data, podpis na dowód przeprowadzenia kontroli merytorycznej …………………. data, podpis npod względem formalno-rachunkowym – polega na potwierdzeniu czy dokument został wystawiony prawidłowo, czy nie ma w nim błędów rachunkowych, czy zawiera wszystkie niezbędne elementy, a także ewentualnie nie jest potrzebna korekta faktury ponieważ np. brakuje adresu nabywcy lub jest błędny numer NIP-u. Na okoliczność przeprowadzonej kontroli formalno-rachunkowej kontrolujący składa swój podpis np. na klauzuli o treści: potwierdzam przeprowadzenie kontroli formalno-rachunkowej ……………….. data, podpis na dowód przeprowadzenia kontroli formalno-rachunkowej …………………. data, podpis nwstępna kontrola finansowa głównego księgowego – polega na potwierdzeniu, że główny księgowy: – akceptuje pracowników opisujących dowody i nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej operacji gospodarczej, jej oceny merytorycznej i zgodności z prawem, – nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących operacji gospodarczej, – stwierdza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym i harmonogramie wydatków, a szkoła posiada środki finansowe na ich pokrycie. Klauzula, którą podpisuje główny księgowy może brzmieć np.: potwierdzam przeprowadzenie wstępnej kontroli finansowej ……………….. data, podpis na dowód przeprowadzenia wstępnej kontroli finansowej ……………………. data, podpis Zatwierdzenie do wypłaty Po zakończeniu czynności kontrolnych faktur i rachunków, wszystkie te dokumenty muszą być zatwierdzone do wypłaty. Zatwierdzenia dokonuje dyrektor szkoły, gdyż posiada do tego stosowne pełnomocnictwo. Jedynie w czasie nieobecności dyrektora dokumenty do wypłaty zatwierdzać może upoważniony przez niego pracownik. Klauzula, którą podpisuje dyrektor szkoły może brzmieć np.: po przeprowadzaniu przez upoważnione osoby kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz wstępnej kontroli finansowej zatwierdzam do wypłaty ……………………. data, podpis lub: po dokonaniu kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej przez upoważnione osoby oraz wstępnej kontroli finansowej przez głównego księgowego zatwierdzam do wypłaty ………………………. data, podpis październik 2011 NR 10 (46) listy czytelników Wszystkie te klauzule mogą być ujęte w treść jednej pieczęci, która przystawiana jest na dokumencie i to na niej składane są podpisy osób upoważnionych. Pieczęć taka może mieć treść: Wydatku na kwotę ……………. słownie ....................................... dokonano ze środków budżetowych, dział ……….... rozdział …….….. paragraf ……………. po przeprowadzeniu kontroli merytorycznej ............................... data, podpis po przeprowadzeniu kontroli formalno-rachunkowej . .................. data, podpis po przeprowadzeniu wstępnej kontroli finansowej ..................... data, podpis wydatek zatwierdzam .................. data, podpis S UR K N KO Wszelkie szczegóły związane z przeprowadzaniem kontroli dokumentów, a w szczególności dotyczące zakresu przeprowadzanych kontroli oraz osób, które jej dokonują powinny być zawarte w polityce rachunkowości lub instrukcji kontroli obowiązującej w szkole. Dokonanie płatności Zapłaty za fakturę lub rachunek dokonujemy w formie gotówkowej lub przelewem na rachunek bankowy odbiorcy. Płatność może być zrealizowana po uprzednim opisaniu, sprawdzeniu oraz zatwierdzeniu do wypłaty dokumentu. Po dokonaniu płatności na fakturze lub rachunku należy umieścić klauzulę przykładowej treści: zapłacono przelewem dnia ……………………. podpis zapłacono gotówką dnia ………… nr KW …………………………. podpis W którym miejscu dokumentu należy dokonać jego „likwidacji” ? Czynności „likwidacyjnych” faktur i rachunków należy dokonywać na odwrocie dokumentu. Zdarza się, iż nie ma tam wystarczająco dużo miejsca, gdyż są np. zbyt małe. Wówczas do faktury należy dokleić kartkę papieru i na niej zamieścić wszelkie niezbędne opisy i klauzule. Kartka powinna być trwale przyczepiona do dokumentu. Nie może być jedynie przypięta, gdyż grozi to zagubieniem. Anna Żyła Główna księgowa w jost Podstawa prawna: Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: DzU 2009 nr 152, poz. 1223 ze zm.). Zajmujesz się sprawami administracyjnymi lub gospodarczymi w szkole? Masz sprawdzone sposoby na ułatwienie pracy? Zgłoś się do udziału w konkursie ADMINISTRATOR SZKOŁY 2011 Instytut Raabe we współpracy z „Monitorem Administracyjno-Gospodarczym” uroczyście ogłaszają konkurs o tytuł Administratora Szkoły 2011 W konkursie mogą brać udział wszystkie osoby odpowiedzialne za sprawy administracyjno-gospodarcze w szkole, np. kierownicy administracyjni, gospodarczy, dyrektorzy, sekretarze szkoły czy referenci. Konkurs jest przeznaczony dla pracowników wszystkich typów szkół. Nagrodą w konkursie jest tytuł Administrator Szkoły 2011, który zostanie przyznany na uroczystej gali podczas III Ogólnopolskiej Konferencji Administracji Szkół (Warszawa, 17–18 XI 2011 r.) Aby wziąć udział w konkursie, należy przygotować pracę konkursową. Praca powinna dotyczyć jednego z przedstawionych zagadnień: 1. Moje największe osiągnięcie zawodowe – opisz, co szczególnego udało Ci się zrealizować w Twojej szkole, co jest wyłącznie Twoją zasługą, Twoim pomysłem, co napawa dumą Ciebie i otoczenie; 2. Moja recepta na gospodarność – opisz swój pomysł, wynalazek (odkrycie) lub kilka, które pozwoliły zaoszczędzić posiadane środki finansowe, ułatwiły pracę, zoptymalizowały organizację funkcjonowania szkoły. Materiały powinny być przesłane w dwóch wersjach papierowych i jednej wersji elektronicznej (płyta CV/DVD). Szczegółowe informacje na temat konkursu znajdują się na stronie internetowej www.instytutraabe.pl. Prace można nadsyłać listem tradycyjnym, poleconym lub kurierem na adres: INSTYTUT RAABE ul. Młynarska 8/12 01-194 Warszawa tel. +48 22/244 84 00, fax. +48 22/244 84 20 UWAGA! Na kopercie należy umieścić dopisek: Konkurs Administrator Szkoły 2011. Prace konkursowe należy nadsyłać do 20 października 2011 r. O ważności zgłoszenia nadesłanego pocztą tradycyjną decyduje data stempla pocztowego. październik 2011 15 NR 10 (46) lista zadań nPCW organizacja – czas pracy pracowników niepedagogicznych ewidencjonować „od ręki” nPCW organizacja – prowadzić nadzór nad pracownikami niepedagogicznymi nPCW urlop – prowadzić rejestr wykorzystania urlopów przez pracowników niepedagogicznych nPCW urlop – przypomnieć, zweryfikować, dostosować zaplanowane terminy urlopów nPCW urlop własny – przekazać zakres swoich zadań wyznaczonemu pracownikowi npodejmować inne czynności wynikające z obowiązku i sytuacji (okoliczności) nprzygotować organizację Dnia Edukacji Narodowej nprowadzić drobne prace remontowe nprowadzić księgi inwentarzowe nprowadzić rozliczanie wydatków – rachunki nprzygotować budynek do zimy – przegląd instalacji CO nudostępniać uprawnionym pracownikom wgląd do liczników, tablic rozdzielczych i instalacji oraz wszelkich kluczy do pomieszczeń szkolnych numowy wynajem – grafik umów wynajmujących pomieszczenia szkolne – planowanie nowych numowy wynajem – podpisywanie z wynajmującymi pomieszczenia szkolne nwystąpić z wnioskami do dyrektora szkoły o nagrody z okazji Dnia Edukacji, dla pracowników obsługi szkoły nzakup druków szkolnych – uzupełnienie nzakup sprzętu, pomocy naukowych i środków czystości nznakowanie i rejestracja nowych sprzętów W następnych numerach* n Zarządzanie kryzysowe n Wybór dostawcy ciepła n Pieczęcie w szkole n Komputer w pracy * Redakcja zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian Zadania bieżące i terminowe na październik Wydawca Dr Josef RAABE Spółka Wydawnicza Sp. z o.o. ul. Młynarska 8/12, 01–194 Warszawa tel. (22) 244 84 00, faks (22) 244 84 10 e-mail: [email protected] http://www.raabe.com.pl rejestr przedsiębiorców: KRS 0000118704 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS) REGON: 011864960 NIP: 526–13–49–514 kapitał zakładowy: 50 000 zł Zamówienia i prenumerata Krzysztof Doktór Specjalista prawa administracyjnego tel.: (22) 244 84 00, faks: (22) 244 84 10 e-mail: [email protected] Redakcja Uwaga: zwracamy Państwa uwagę na: nową Ustawę o Systemie Informacji Oświatowej, która zastępuje obecny system nienowoczesny i niepozwalający na zbieranie dokładnych danych. Nowy system zmienia sposób zbierania, a nie rodzaj danych przechowywanych w formie papierowej w szkołach. Zmiana SIO zastąpi wieloszczeblową, rozproszoną organizację zbierania danych na przekaz bezpośredni z jednostek oświatowych do bazy. Skróci to proces gromadzenia prowadząc do szybszego aktualizowania danych, zwiększenia efektywności zarządzania oświatą, w szczególności finansowanie zadań oświatowych. Użycie numeru PESEL ucznia, umożliwi wykorzystanie SIO do kontrolowania i egzekwowania spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, obowiązku szkolnego i obowiązku nauki. Dane identyfikacyjne i dziedzinowe o nauczycielach, wychowawcach i innych pracownikach pedagogicznych gromadzone będą w formie zbiorów danych o nauczycielach. Podstawa prawna: Ustawa z 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (DzU 2011 nr 139, poz. 814), data ogłoszenia: 05-07-2011, data wejścia w życie: 30-04-2012. 16 redaktor prowadząca: Anna Strumińska-Doktór kierownik projektu: Witold Korczyc sekretarz redakcji: Agnieszka Janik Skład HAPPY Studio DTP Grafika Marcin Ziółkowski © Copyright by Dr Josef RAABE Spółka Wydawnicza Sp. z o.o., Warszawa 2011 Nakład: 1500 egz. Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część publikacji nie może być kopiowana i rozpowszechniana w jakiejkolwiek postaci bez zgody wydawcy, gdyż stanowi to naruszenie Ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Autorzy i Redakcja dołożyli wszelkich starań, aby zawarte w publikacji materiały były rzetelne i zgodne z obowiązującym prawem. Wydawnictwo nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych na podstawie informacji i artykułów zamieszczonych w publikacji. Jeśli masz pytanie do naszego eksperta lub pomysł na ciekawy artykuł, napisz do nas: n faks: (22) 244 84 10, n [email protected]. październik 2011
