Koresponencja biurowa

Koresponencja biurowa
Z
awarte w niniejszym rozdziale przykłady korespondencji odnoszą się
wyłącznie do sytuacji, w której adresat
i odbiorca zatrudnieni są w tej samej firmie.
Tym samym obie strony procesu komunikacji
świadome są obowiązujących w ich środowisku konwencji i znają właściwy branży i firmie
zestaw obowiązującego słownictwa.
Żargon
Wspomniany wyżej zestaw słownictwa, zwany
korporacyjnym żargonem lub argotem, staje
się wyznacznikiem naszej przynależności do
grupy zawodowej. Nierzadko nagromadzenie
żargonowych sformułowań w wewnętrznej
korespondencji firmowej sprawia, że z perspektywy laika e-mail czy memo noszą znamiona zaszyfrowanej wiadomości. W języku
angielskim żargon korporacyjny określa się
jako corporate jargon lub corporatese. Można też zetknąć się z określeniem business
speak lub management speak, które oznacza taki sposób wypowiadania się szefów
firm, konsultantów i członków zarządu, który
charakteryzuje się długimi, skomplikowanymi zdaniami, a przy tym jest naszpikowany
specjalistycznymi skrótami
i niejasnymi terminami. Takiego języka często
używa się w eufemistycznych opisach – np.
zamiast crisis (kryzys) mówi się slowdown
(spowolnienie), zamiast dismiss (zwolnić)
przeczytać można make redundant (zostać
zredukowanym, dosł. uczynić zbędnym).
Bardzo często korporacyjni użytkownicy
danego żargonu w języku angielskim
nadają powszechnie znanym słowom nowe
znaczenia, aby ich wypowiedzi zabrzmiały
mądrzej i bardziej uczenie – dla obserwatora
z zewnątrz efekt często brzmi komicznie, np.
– advise zamiast tell me (Please advise how
many items you would like to order.)
– communicate zamiast say lub tell (Did you
communicate to John the conclusions
from our meeting?)
– context zamiast information (Now, Tom will
provide us with some more context on that.)
– heads up zamiast report (All right, before
we decide, I need a heads up on the
situation.)
– leverage zamiast use, take advantage of
(We need to leverage our cooperation with
the biggest Internet service providers.)
– deliverable zamiast objective, target (Has
your team already met their deliverables?)
– facilitate a meeting zamiast hold a meeting
(Who is going to facilitate the meeting on
our branding?)
Klarowność
Zawsze, gdy to możliwe, w korespondencji
biurowej stosujmy taką organizację tekstu,
która uwypukla strukturę naszego przekazu.
W praktyce oznacza to stosowanie krótkich
akapitów, rozdzielonych pustymi liniami – nic
nie stoi na przeszkodzie, abyśmy każdemu
z akapitów nadali śródtytuły, które można
wyróżnić podkreśleniem, wytłuszczeniem
bądź po prostu zapisać je kapitalikami. Warto
rekomendować stosowanie tabel i list numerowanych lub punktowanych (ang. bullet
points) – one również poprawiają klarowność
tekstu. W funkcji punktorów stosujmy klasyczne znaki – kółka lub znaki typograficzne,
takie jak myślniki (ang. dash, hyphen; dash
rozdziela dwa elementy słowa złożonego,
hyphen – sąsiadujące części zdania), znak »
(ang. guillemet) lub znak większości > (ang.
a greater-than sign).
15
Korespondencja biurowa
Jeśli tekst memo wysyłany
jest w formie elektronicznej
(jako e-mail), wówczas Induction Programme Part One –
Documents należy umieścić
w tytule maila. Warto
w e-mailu zawrzeć zwrot
grzecznościowy – np. Dear
John, Dear Patryk. W przypadku większej liczby odbiorców często stosuje się zwrot
Dear Colleagues (Drodzy Koledzy/Drogie Koleżanki) lub
po prostu Dear All.
W korespondencji często
możemy natknąć się na
zwrot oparty na inwersji:
Should you need any help…
(=If you need any help…) Jeśli potrzebowałby Pan pomocy…
Should your staff require additional information… Jeśli
Twój zespół potrzebowałby
dodatkowych informacji…
Zachętę do kontaktu i zadawania pytań możemy wyrazić
na wiele sposobów, np.
If you require any assistance…
Jeśli potrzebna byłaby jakakolwiek pomoc…
If I could be of any help…
Jeśli mogłabym pomóc…
If there is anything I can do to
help… Jeśli mogłabym w jakiś
sposób pomóc…
Memo
To
From
Date
John Doe, Patryk Dudziński
Anna Kowalska, Office Manager
30 June 2009
INDUCTION PROGRAMME PART ONE - DOCUMENTS
First of all, let me congratulate
you on your new jobs as our Junior
Consultants. I am sure that you we will
enjoy our working together with us, and
you will find your new position both
satisfactory and challenging. Please
find the following documents attached:
EMPLOYEE HANDBOOK
Our Employee Handbook contains all the
most important information about our
company. Please read it very carefully.
REPORT TEMPLATES
The CD-ROM contains templates of all the
reports that you are expected to prepare
– both weekly and monthly reports.
EMPLOYEE LIST
As our company is quite large, you will
find this list quite helpful. Apart
from the e-mail addresses and telephone
numbers of all our employees, you will
also find basic information about their
responsibilities.
Should you have any questions, do not
hesitate to contact me or your line
manager, Katarzyna Wojciechowska. You
will receive information about the next
part of the induction programme from our
HR Manager, Tomasz Grot.
Regards
Anna
Skrót Enc pochodzi od słowa enclosure, które odnosiło się do dodatkowych dokumentów, które wraz z listem
wkładano do koperty. Dziś
skrót Enc wskazuje, że dokument uzupełniony jest załącznikami. Zwróćmy uwagę, że liczba załączników nie
jest podawana.
16
Enc
Copy
Edyta Wojciechowska
Tomasz Grot
Gdy sporządzamy kopię memo, podajemy imiona i nazwiska osób,
które otrzymują kopię. W e-mailu rolę tę spełni pole cc (ang. carbon
copy – kopia przez kalkę, czyli w wersji polskiej DW – do wiadomości), gdzie umieścimy odpowiednie adresy e-mail.
Memo
Memo
Do
Od
Data
John Doe, Patryk Dudziński
Anna Kowalska, Kierownik Biura
30.06.2009
PROGRAM WPROWADZAJĄCY – CZĘŚĆ PIERWSZA:
DOKUMENTACJA
Przede wszystkim chciałabym Wam pogratulować nowej pracy na stanowiskach
Młodszych Konsultantów. Jestem pewna,
że będzie nam się razem dobrze pracowało, a Wasza nowa praca będzie i satysfakcjonująca, i pełna wyzwań. W załączniku przekazuję Wam następującą
dokumentację:
PODRĘCZNIK PRACOWNIKA
Nasz Podręcznik Pracownika zawiera
wszystkie najważniejsze informacje o
naszej firmie. Proszę zapoznajcie się z
nim bardzo dokładnie.
SZABLONY RAPORTÓW
Na płycie CD-ROM umieszczono wszystkie
raporty, które będziecie przygotowywać
– zarówno raporty tygodniowe, jak i raporty miesięczne.
LISTA PRACOWNIKÓW
Jesteśmy dużą firmą, więc załączona lista okaże się bardzo przydatna. Na liście
umieszczone są nie tylko adresy e-mailowe
i telefony do wszystkich naszych pracowników, ale również podstawowe informacje
o zakresie ich obowiązków.
Jeśli mielibyście jakiekolwiek pytania, proszę o kontakt ze mną lub z
Waszą bezpośrednią przełożoną, Edytą
Wojciechowską. Informacje o kolejnym etapie programu wprowadzającego
otrzymacie od Kierownika Kadr, Tomasza
Grota.
Pozdrawiam
Anna
Załączniki: dwa wydruki, jedna płyta CDROM
Kopia: Edyta Wojciechowska, Tomasz Grot
Memo (z łac. memorandum
– to, co należy pamiętać)
jest dokumentem skierowanym wyłącznie do pracowników naszej firmy. Memo
przekazuje ważne informacje, może też stanowić prośbę o przygotowanie danych,
często służy komunikowaniu ważnych decyzji. Memo
przyjmuje formę wydruku,
gdy pełni rolę listu przewodniego przy przekazywaniu
ważnych dokumentów. Polecenie „proszę napisać do
wszystkich memo o zebraniu w przyszłym tygodniu”
oznacza po prostu konieczność napisania krótkiego
e-maila, w którym wszystkim
zainteresowanym przypomnimy o terminie planowanego zebrania.
W wielu firmach pracownicy zwracają się do siebie
po imieniu, niezależnie od
zajmowanego stanowiska.
Taka forma komunikacji
znajduje również odzwierciedlenie w prowadzonej
korespondencji. Jeśli jednak e-mail skierowany jest
również do osoby spoza
naszej firmy, wówczas jak
za dotknięciem magicznej
różdżki „Ania” staje się „panią Anną Kowalską”.
Choć angielska wersja
memo, w swojej formie klasycznej, nie podaje dokładnego spisu załączników, warto taki spis jednak umieścić –
dzięki temu odbiorcy memo
będą mogli dokładnie sprawdzić, czy wszystkie przygotowane dla nich załączniki znajdują się w przesyłce.
17
Korespondencja biurowa
W tytule napiszmy, do czego
faks się odnosi – w tym przypadku chodzi o zamówienie numer 299/09. Słówko re
jest angielskim odpowiednikiem polskiego dot. Pochodzi od zwrotu with reference to…, co oznacza odnośnie
do…, w związku z…, w nawiązaniu do…
Fax
ToAndrzej Zmitrowicz
Company
Medifast
Fax number0-22 127 44 44
FromGrant Kempton
Company
Tetarti Poland
Date21 October 2009
No of pages
1 + 1
RE: ORDER 299/09
Pewne słowa w języku angielskim pomogą nam wyrazić
oczekiwanie, by nasz adresat
wykonał określoną czynność
szybko i sprawnie np. shortly
(niedługo), soon (wkrótce),
before long (niebawem).
Jeśli przygotowywany przez
nas faks ma spowodować konkretne działania ze
strony odbiorcy – napiszmy o tym. W tym przypadku nadawca wyraża swoją nadzieję, że poprawiona
faktura zostanie niebawem
do niego przysłana. Jest to
prośba wyrażona w typowym, dalekim od stanowczości angielskim tonie. Po polsku zapewne napisalibyśmy
równie uprzejmie, ale bardziej wyraziście, np. „Uprzejmie proszę o przesłanie poprawionej faktury”.
Wiele programów pozwala
na wysyłkę faksu bezpośrednio z komputera na numer
odbiorcy. Oczywiście ma to
sens wtedy, gdy odbiorca nie
ma możliwości skorzystania
z poczty elektronicznej. Jednak gdy przed wysyłką faks
drukujemy, podpiszmy go odręcznie.
18
Dear Mr Zmitrowicz,
Thank you very much for the delivery of
our order. The goods arrived safely.
However, it seems that there is a small
mistake in the attached invoice: instead
of the total amount of 10.000 pcs, the
invoice bears the quantity of 8.000.
Please find a copy of the invoice
attached – I hope you will be able to
send us the amended invoice shortly.
With regards
Grant Kempton
Grant Kempton
The Manager
Forma bezosobowa
Zwróćmy uwagę na konsekwentne stosowanie bezosobowej formy czasowników: dostarczono, dołączono, umieszczono. Angielskim odpowiednikiem bezosobowej formy czasownika jest konstrukcja zdania w stronie biernej: The parcel was delivered early
in the morning. (Paczkę dostarczono wcześnie rano.)
The invoice was supplemented with their new catalogue.
(Do faktury dołączono nowy katalog.)
Inną możliwością jest zastosowanie zaimka one. Uwaga – jest to
zastosowanie zarezerwowane wyłącznie dla bardzo formalnego
języka – aby nie zabrzmieć sztucznie, użylibyśmy zaimka you:
One must be very careful when driving. (Trzeba bardzo uważać
podczas jazdy samochodem.)
Presentations of great world business leaders always make
one think. (Prezentacje wielkich światowych liderów biznesu
zawsze dają do myślenia.)
Faks
Faks
Do Andrzej Zmitrowicz
Firma Medifast
Nr faksu 0-22 127 44 44
Od Grant Kempton
Firma Tetarti Poland
U góry faksu piszemy znacznie powiększoną czcionką
słowo Faks – w ten sposób
jasno i wyraźnie oznaczamy
pierwszą, tytułową stronę faksu. W wielu firmach funkcjonują gotowe szablony faksów
– w odpowiednie pola wpisujemy jedynie niezbędne dane.
Data 21.10.2009
Liczba stron 1 + 1
DOT. ZAMÓWIENIA 299/09
Szanowny Panie,
Bardzo dziękuję za dostawę zamówienia.
Przesyłkę dostarczono bez żadnych uszkodzeń.
Niestety faktura, którą do dostawy dołączono, zawiera błąd: zamiast całkowitej
liczby 10.000, na fakturze umieszczono
liczbę 8.000.
Załączam kopię faktury – bardzo proszę o
pilne przesłanie poprawionego dokumentu.
Pozdrawiam
Grant Kempton
Grant Kempton
Kierownik
Faksy wysyłane są coraz
rzadziej – większość ich
dotychczasowych funkcji przejmują e-maile. Niemniej jednak faksy są
wciąż niezastąpione, gdy
trzeba szybko przesłać
np. dowód wpłaty czy kopię faktury, a nigdzie pod
ręką nie mamy skanera.
Czasy papieru termicznego na szczęście odeszły
już do lamusa – a wydruki
z faksu coraz bardziej zbliżają się do wysokiej jakości kserokopii.
Nawet jeśli nasz podpis odręczny jest wyjątkowo czytelny, wpiszmy w dokumencie
nasze imię i nazwisko pismem
komputerowym. Unikniemy w
ten sposób pomyłek w odtwarzaniu naszego imienia i nazwiska, gdy nasz podpis odręczny będzie mniej wyraźny niż zwykle. Notabene warto przećwiczyć swój odręczny
podpis – niech wygląda porządnie i profesjonalnie, a nie
jak ptaszek, którym odfajkowujemy kolejny punkt na liście
zakupów.
W faksie zawsze podajemy numer odbiorcy. Jeśli poprosimy kogoś z naszych współpracowników o wysyłkę faksu, poprośmy również o potwierdzenie wysyłki, które większość
faksów drukuje automatycznie
– dzięki temu zyskamy pewność, że wszystkie strony dotarły do odbiorcy.
Przy podawaniu liczby stron
faksu, stosujmy model 1+. Taki
sposób zapisu odzwierciedla
najczęściej stosowany format
faksu: jedna strona tytułowa i
dalsze dokumenty, których liczba stron następuje po znaku
„+”. Np. liczba stron 1+4 oznaczać będzie jedną stronę tytułową i cztery strony dokumentów. Jeśli faksujemy bardzo ważne dokumenty, po zakończeniu
transmisji zadzwońmy z pytaniem, czy wszystkie strony zostały przefaksowane czytelnie.
Warto unikać podmiotu w zdaniu, zwłaszcza jeśli powiązana
z nim treść może nie być sympatyczna.
Porównajmy brzmienie dwóch
wypowiedzi: na fakturze umieszczono liczbę 8.000 i na fakturze ktoś umieścił liczbę 8.000.
Pierwsze zdanie brzmi bardziej
formalnie i skupia się na problemie, nie zaś na osobie, która
błąd popełniła.
19
Korespondencja biurowa
Skoro potwierdzamy nasz
przyjazd, napiszmy to jasno.
Należy zastosować czasownik confirm (potwierdzać). Nie
dziwmy się zbytnio, gdy hotel
w odpowiedzi prześle do nas
e-mail z umieszczonym w tytule rzeczownikiem confirmation (potwierdzenie) – tym samym hotel potwierdzi, że potwierdza nasze potwierdzenie.
Słów booking i reservation
możemy używać zamiennie.
Należy przy tym pamiętać, że
słówko reservation może też
oznaczać zastrzeżenie, np.
The team had reservations
about his nomination as a
new director.
(Zespół miał zastrzeżenia co
do jego nominacji na stanowisko dyrektora.)
Lista rzeczy, które możemy zarezerwować, jest długa:
We can book a flight, a hotel,
a table (at a restaurant),
a ticket, a holiday trip.
Rezerwacji możemy dokonać
z wyprzedzeniem (in advance). A jeśli hotel czy restauracja, do której planowaliśmy
się wybrać, nie ma już wolnych
miejsc, możemy usłyszeć:
We are really sorry – the
restaurant is booked up this
Friday.
The hotel is booked solid
until the end of the conference.
Zarówno pm, jak i p.m. (po południu, od łacińskiego post meridiem) – z kropkami i bez – są
poprawne. Godziny przedpołudniowe opisujemy skrótem am
(przed południem – łac. ante
meridiem).
20
Dear Madam,
Thank you very much for our conversation this morning about the hotel booking for Eurolink Poland.
I confirm the reservation of three
double rooms and two single rooms for
the following guests:
Double rooms
Anna Gersz and Jolanta Garwolińska
Grzegorz Duda and Andrzej Zmitrowicz
John Doe and Patryk Dudziński
Single rooms
Edyta Wojciechowska
Tomasz Grot
The guests will arrive on Tuesday,
17 November 2009 late in the evening
(around 22:00 p.m.), and depart
on Friday, 20 November 2009 after
breakfast.
Let me use this opportunity to remind
you that we would like non-smoking
rooms. We will also need parking space
for three cars.
In case you need to contact the guests,
please call Tomasz Grot’s mobile
phone number 0-400 122-122. Tomasz
Grot, our HR Manager, will settle the
account with the company credit card.
I would appreciate if you could
please get back to me with the reservation number.
With regards
Andrzej Zmitrowicz
W języku angielskim natknąć możemy się na szereg słów i wyrażeń
określających konkretne godziny czy też okresy, których dokładne
znaczenie nie zawsze będzie dla nas jasne bez kontekstu:
quarter (kwartał); decade (dekada); dawn (świt); dusk (zmierzch);
at the crack of dawn (bladym świtem); fortnight (dwa tygodnie);
midday (południe); midnight (północ); the early hours (okres
pomiędzy północą a porankiem).
Rezerwacja
Szanowna Pani,
Dziękuję za naszą wcześniejszą rozmowę telefoniczną, gdy sprawdzaliśmy możliwość rezerwacji noclegów dla
firmy Eurolink Poland.
Niniejszym potwierdzam rezerwację
trzech pokojów dwuosobowych i dwóch
pokojów jednoosobowych dla niżej wymienionych pracowników naszej firmy:
Pokoje dwuosobowe
Anna Gersz i Jolanta Garwolińska
Grzegorz Duda i Andrzej Zmitrowicz
John Doe i Patryk Dudziński
Pokoje jednoosobowe
Edyta Wojciechowska
Tomasz Grot
Przyjazd planowany jest na wtorek,
17.11.2009 – późnym wieczorem (ok.
22:00). Wyjazd zaplanowano na piątek,
20.11.2009 – po śniadaniu.
Korzystając z okazji, chciałbym przypomnieć o mojej prośbie rezerwacji
pokojów dla niepalących. Będziemy też
potrzebować miejsc parkingowych dla
trzech samochodów.
W razie potrzeby kontaktu z nami, proszę korzystać z numeru 0-400 122-122.
Jest to numer telefonu komórkowego
p. Tomasza Grota, naszego Kierownika
Kadr, który również będzie dokonywał
płatności za pobyt (karta kredytowa).
Byłbym bardzo wdzięczny, jeśli zechciałaby Pani przesłać do mnie numer
rezerwacji.
Dokonanie rezerwacji pokojów w hotelu należy poprzedzić telefonem do recepcji i
upewnieniem się, czy wystarczy dla nas miejsc. Dzięki rozmowie telefonicznej będziemy też dokładnie wiedzieć, do
kogo konkretnie należy skierować e-mail ze szczegółowymi danymi dotyczącymi naszej
rezerwacji.
Jeżeli wiemy już, że wybrany przez nas hotel dysponuje
wolnymi pokojami, można rozpocząć e-mail nawiązaniem
do wcześniejszej rozmowy telefonicznej.
Jeśli osoby wyjeżdżające w
delegację porozumiały się już
co do wyboru współlokatorów, warto tę informację przekazać do hotelu. Dzięki temu
recepcja będzie wiedziała, jakie klucze wydawać przybywającym gościom, jeśli ich przyjazd do hotelu nie zbiegnie się
w czasie.
Podajmy szacowany czas
przyjazdu i czas wyjazdu. Jeśli
przyjazd nastąpić może późnym wieczorem, od razu poinformujmy o tym hotel. Unikniemy nieporozumień – hotel
nie anuluje naszej rezerwacji
bez wcześniejszego kontaktu
telefonicznego z nami.
Serdecznie pozdrawiam
Andrzej Zmitrowicz
Podanie numeru kontaktowego jest bardzo ważne, gdy przyjazd
planowany jest w późnych godzinach wieczornych. Recepcja hotelu zawsze skontaktuje się z nami, jeśli nasz przyjazd się opóźnia. Jeśli zaś sami widzimy, że na miejsce przeznaczenia dojedziemy wyjątkowo późno, warto zatelefonować do hotelu i poinformować o planowanej godzinie przybycia.
Jeśli dokonywana przez nas rezerwacja wiąże się z dodatkowymi wymaganiami, od razu
należy je doprecyzować. To
szczególnie ważne podczas
wyjazdów na konferencje, gdy
liczba gości przebywających
w hotelu może być duża.
21
Korespondencja biurowa
Informację o zebraniu umieszczono w treści e-maila. W razie
potrzeby można zastosować
również formę wydrukowanego memo – wówczas należy
pamiętać o umieszczeniu w
nagłówku nazwisk wszystkich
osób, do których memo jest
skierowane. Dopuszczalne jest
wówczas stosowanie określeń
zbiorczych, np. To heads of
departments
(Do szefów działów),
To warehouse staff
(Do pracowników magazynu).
Zwrot grzecznościowy Dear
Colleagues oznacza zarówno
Drogie Koleżanki, jak i Drodzy Koledzy. Rzeczownika
colleague używamy w znaczeniu kolegi lub koleżanki
z pracy, czyli naszego współpracownika. Częstym błędem popełnianym przez Polaków jest używanie słowa
colleague dla określenia kolegi nie tylko z pracy, ale także ze szkoły czy z wojska.
Kolega w języku polskim –
czyli trochę więcej niż znajomy – to po angielsku friend.
W zaproszeniu na zebranie należy podać jego najważniejszy temat. Pozwoli to wszystkim uczestnikom na należyte
przygotowanie się do dyskusji.
Nic nie stoi na przeszkodzie,
aby wymienić pokrótce pozostałe ważne punkty, które będą
omawiane.
Nie popadajmy jednak w przesadę – we wstępnym zaproszeniu podajemy jedynie najważniejsze tematy – szczegółowy
plan zebrania zostanie przesłany później.
22
Dear Colleagues,
Our next sales and marketing meeting
will take place on Monday, 26 October
2009, at 9:30. Our meeting will
probably finish around lunchtime.
The main objective of the meeting
will be to discuss the status of our
Christmas special offer.
In addition, we will have a closer look
at our sales figures and discuss any
possible options for any end-of-theyear offers we may introduce.
If you wish to add any additional
issues to discuss at our meeting,
please get back to me before Wednesday,
21 October 2009.
I will send you the full agenda on
Thursday, 22 October.
All the best
Stefan Rachoń
Jeśli planujemy do kogoś
oddzwonić, wówczas możemy użyć czasownika złożonego get back – tak jak
w przykładzie. Inne opcje
przedstawiają się następująco:
Could you please ask Mrs
Sevier to call me back as
soon as she comes back
to the office?
(Czy może Pani poprosić
panią Sevier, żeby oddzwoniła do mnie, gdy tylko wróci do biura?)
I promise to ring you back
as soon as the meeting
is over.
(Obiecuję, że oddzwonię
do Ciebie, gdy tylko
spotkanie się skończy.)
W prezentacjach danych
sprzedaży pojawiają się często określenia takie jak:
– sales by category – sprzedaż wg kategorii;
– Y TD (year-to-date) – od początku roku do dziś;
– YOY (year-over-year) – liczona rok do roku;
– cumulative – narastający,
cumulatively – narastająco
(skrót: cum)
– % change – zmiana w procentach;
– total – suma;
– category axis – oś kategorii;
– value axis – oś wartości.
Zebranie
Moi Drodzy,
Nasze kolejne zebranie działów
sprzedaży i marketingu odbędzie się w
poniedziałek, 26 października, o godz.
9:30. Zebranie zapewne zakończy się w
porze lunchu.
Głównym celem naszego spotkania
będzie omówienie stanu naszej oferty
świątecznej.
Ponadto przyjrzymy się naszym wynikom
sprzedaży i omówimy możliwości
dodatkowych ofert, jakie możemy
uruchomić w końcówce roku.
Jeśli chcielibyście w planie zebrania
przedyskutować jeszcze inne tematy,
proszę podzielić się ze mną swoimi
sugestiami – nie później niż do 21
października (środa).
Pełną agendę prześlę Wam w czwartek,
22 października.
W polskich biurach na dobre
już zagościło słowo agenda.
Pojawiło się jako kalka z języka angielskiego – agenda
oznacza listę tematów, które należy podczas spotkania
omówić.
Słownik Języka Polskiego –
mówi przede wszystkim
o znaczeniu oddział urzędu
lub instytucji.
Niezależnie od naszych poglądów na temat infiltracji polszczyzny przez angielskie terminy, bądźmy świadomi, że
słowa agenda używa się w
znaczeniu plan spotkania.
Nawet jeśli nie podoba nam
się amerykanizacja naszego
języka, przyznajmy, że agenda to lekki grzech w porównaniu z takimi słowami, jak
target, deliwerować, tajmink,
frejmłerk, impakt czy menydżment.
Pozdrawiam
Stefan Rachoń
Uwaga na błędy
Poufały zwrot grzecznościowy – w zespołach, gdzie wszyscy znają się jak łyse konie – jest do przyjęcia. Jeśli jednak mamy wątpliwości co do użycia pewnych sformułowań, zwrot Moi Drodzy
(Dear Colleagues, Dear All) będzie bardziej odpowiedni.
W zaproszeniu na zebranie zawsze należy podać informację o godzinie jego zakończenia. Gdy tej informacji zabraknie, wzrasta ryzyko, że zebranie przeistoczy się w całodzienną nasiadówkę.
Jeśli w informacji o zebraniu zawrzemy prośbę przygotowania się
do obrad – zawsze należy podać informację, kiedy zostanie przesłana agenda spotkania. Dzięki temu uczestnicy będą mogli odnotować w swoich terminarzach konieczność rezerwacji czasu
potrzebnego na odpowiednie przygotowanie się do spotkania.
Do dobrych zwyczajów należy umieszczenie w tekście zaproszenia na zebranie zachęty do sugerowania własnych tematów, które powinny zostać omówione. W takim przypadku należy podać
konkretny termin, do którego pracownicy mogą nadsyłać swoje
propozycje.
Z treści maila widać wyraźnie,
że jego autor jest osobą bardzo dobrze zorganizowaną.
Zwróćmy uwagę na przedstawiony w e-mailu plan działań –
kluczowe daty są wyraźnie wyszczególnione:
21.10.2009 – termin nadsyłania propozycji tematów do
omówienia podczas zebrania;
22.10.2009 – termin wysyłki
planu zebrania do wszystkich
uczestników;
26.10.2009 – data zebrania.
Taka formuła organizacji zebrania sprawi, że wszyscy jego
uczestnicy będą dobrze przygotowani, zebranie przebiegnie szybko i sprawnie, bez
zbędnych dywagacji. Prawdopodobieństwo, że zebranie zakończy się w porze lunchu,
jest bardzo wysokie.
23
Korespondencja biurowa
Prezentacja jest jedną z form
publicznej wypowiedzi, z którą możemy mieć do czynienia
podczas służbowego zebrania.
Wymienić można:
– speech (przemówienie);
– talk (przemowa);
– address (mowa formalna).
Wśród form komunikacji grupowej wyróżnimy:
– discussion (dyskusja);
– debate (debata);
– dispute (spór).
A przed spotkaniem zazwyczaj obecny będzie small talk
(rozmowa towarzyska).
Issue oznacza zagadnienie,
które podczas zebrania wymaga omówienia. Czasem używa
się też rzeczownika item – pozycja, punkt na agendzie (ang.
an item on the agenda). Jeśli
chcemy więc zapytać: Jaki jest
następny punkt?, nie używajmy
rzeczownika point. Zapytajmy
wtedy: What’s the next item on
the agenda?
AOB pochodzi od pierwszych
liter słów Any Other Business.
Ten punkt zebrania pozwala na
zgłaszanie wolnych wniosków –
niezależnie od wcześniej przedstawionych propozycji do agendy. Dobrze zaplanowane zebranie zawsze zawierać będzie
czas na wolne wnioski.
Brief i briefing – to kolejne dwa
angielskie słowa, które chyba
już na dobre zadomowiły się
w korporacyjnej polszczyźnie.
Brief oznacza krótki raport lub
opis obowiązków i zadań pracownika w ramach konkretnego projektu. Briefing zaś oznacza spotkanie lub przekaz informacji niezbędnych do wykonania konkretnego zadania
(odprawa, instruktaż).
24
Christmas offer meeting agenda
Monday 26 October 2009
9:30-14:00
Conference room A
Please arrive at 9:15 at the latest.
Time
Issue
Speaker(s)
09:30
Minutes of the
last meeting –
action points
completion
update
Stefan Rachoń
+ all
10:30
Update on YTD
sales results
and returns +
discussion
John Doe,
Jolanta
Garwolińska +
all
11:30
coffee break
11:45
Christmas
special offer
status –
Anna Gersz
presentation
12:45
Discussion and
action points
Anna Gersz +
all
13:30
AOB
All
13:50
Summary and date
of next meeting
Stefan Rachoń
Minute taker: Andrzej Zmitrowicz
Prior to the meeting, all participants
of the meeting are kindly requested to
print out and have a closer look at with
the following files (Intranet location
folders in brackets):
a)Sales YTD all.xls (J:/Everybody/Sales)
b) Returns YTD by distrib.xls (J:/
Everybody/Distributors)
c) 2009 vs 2008 YTD.xls (J:/Everybody/
Sales)
d) Xmas offer.ppt (J:/Everybody/
Xmas_2009)
Should you need to re-read the
minutes of the previous meeting, they
are available at J:/Everybody/Mktg/
Minutes/2009-09-21.doc.
Agenda
Zebranie „Oferta Świąteczna” - agenda
poniedziałek, 26.10.2009
9:30-14:00
sala konferencyjna A
Bardzo proszę o przybycie nie później
niż do godz. 9:15.
Godz.
Punkt zebrania
Prowadzący
09:30
Protokół z
poprzedniego
zebrania – bieżąca
informacja o
realizacji zadań
Stefan
Rachoń,
wszyscy
10:30
Aktualne dane
sprzedaży i
zwrotów; dyskusja
John Doe,
Jolanta
Garwolińska,
wszyscy
11:30
przerwa na kawę
11:45
Realizacja
specjalnej oferty
świątecznej –
prezentacja
Anna Gersz
12:45
Dyskusja i zadania
Anna Gersz,
wszyscy
13:30
Wolne wnioski
Wszyscy
13:50
Podsumowanie;
Stefan
Rachoń
data następnego
zebrania
Protokolant: Andrzej Zmitrowicz
Proszę, aby wszyscy uczestnicy zebrania
wydrukowali niżej wymienione
pliki i dokładnie się z nimi zapoznali
(adresy intranetowe w nawiasach):
a)Sales YTD all.xls (J:/Everybody/Sales)
b)Returns YTD by distrib.xls (J:/
Everybody/Distributors)
c)2009 vs 2008 YTD.xls (J:/Everybody/
Sales)
d)Xmas offer.ppt (J:/Everybody/
Xmas_2009)
W razie potrzeby, notatki z poprzedniego
spotkania dostępne są
w folderze J:/Everybody/Mktg/
Minutes/2009-09-21.doc.
W agendzie podajemy temat
zebrania, jego dokładny termin
i lokalizację.
Uczestnikom zebrania warto
przypomnieć, aby na spotkanie przybyli nieco wcześniej
– wbieganie na salę już po
rozpoczęciu zebrania wszystkich dekoncentruje. Dobrze
dać sobie kwadrans na przygotowanie – rozłożenie wydruków, pogawędkę, zaparzenie
kawy czy herbaty. Jak mawiają Anglicy, jest to czas na kisses and hugs, coffee in mugs
(czyli całusy i uściski, kawa w
kubkach).
Agendę zebrania najlepiej
przedstawić w formie tabeli.
Najlepiej sprawdza się formuła
trzech kolumn: godzina, temat
i prowadzący. Każdy z uczestników dokładnie wie, jakiej tematyki należy się spodziewać.
Tabela podaje również wyraźnie, kto jest odpowiedzialny za
przebieg dyskusji w każdym
z wymienionych punktów zebrania.
Umieszczenie nazwisk w planie sprawi, że wymienione
osoby będą czuły się odpowiedzialne za przebieg poszczególnych etapów spotkania.
Każde właściwie przeprowadzone zebranie powinno kończyć się podsumowaniem
i ustaleniem daty kolejnego
spotkania, jeśli to konieczne.
Przede wszystkim zaś dobrze
prowadzone zebranie kończy
się zgodnie z planem.
25
Korespondencja biurowa
Nazwiska osób biorących
udział w spotkaniu wypada wymienić zgodnie z ich pozycją w
firmie – począwszy od stanowiska najwyższego. Jeśli mamy
wątpliwości co do kolejności,
możemy nazwiska wpisać w
kolejności alfabetycznej (ang.
in alphabetical order).
Niewskazaną złośliwością byłoby zapisanie nazwisk uczestników tak, jak czasem umieszcza się nazwiska aktorów na liście płac – w kolejności pojawiania się na zebraniu (ang. in
order of appearance).
Action points, czyli lista zadań,
może stanowić załącznik do
notatki. Wtedy w odrębnej tabeli wpisujemy treść zadania,
nazwisko osoby za nie odpowiedzialnej i termin realizacji.
Lista action points ustalonych
na tym zebraniu nie będzie
zbyt długa. Na pewno znajdą
się na niej trzy zadania:
– John – codzienne przygotowywanie raportu zapasów,
– menedżerowie – monitorowanie ekspozycji materiałów
promocyjnych
– Jolanta – kontakty z trzema
dystrybutorami.
Większość zdań notatki formułuje się w czasie przeszłym. W
języku angielskim często stosuje się również stronę bierną,
np. The issue that was mentioned… (Kwestia, którą poruszono…)
Then, the newest sales data
was presented. (Następnie
przedstawiono najświeższe
dane sprzedaży.)
Most of comments were focussed on the seasonal offer.
(Większość komentarzy skoncentrowało się na ofercie sezonowej.)
26
Christmas offer meeting
Monday, 26 October 2009
Minutes
Participants: Stefan Rachoń, John Doe,
Jolanta Garwolińska, Anna Gersz, Andrzej
Zmitrowicz, Patryk Dudziński
Minutes of the last meeting – action points
completion update
The meeting started with detailed discussion
of all action points agreed at the previous
meeting. Stefan asked John to monitor
distributors’ stocks on an everyday basis.
Every day before 16:00, John will put a
spreadsheet with key stocks on the intranet.
Update on YTD sales results and returns +
discussion
The YTD sales are in line with forecasts
(102% of YTD 2008 sales). 85% of the annual
budget sales have already been completed. In
order to ensure completion of the budget,
everyone’s effort needs to be put in for
effective realisation of Christmas offer.
Discussion and action points
A few local distributors are reluctant to
make larger orders for Christmas offer.
Three companies were mentioned: Signus,
Fergus and Delta. Jolanta agreed to contact
all these three companies and discuss their
orders individually.
AOB
Anna presented an update on organisation
of the Christmas party for all staff, and
presented ideas of Christmas presents for
employees. It was agreed that Anna would meet
John and Patryk after the meeting to discuss
all the details.
Summary and date of next meeting
Stefan summarised the meeting and asked
Andrzej to send the minutes to all
participants before the end of the week.
Andrzej was also asked to prepare a separate
action points list, and distribute it with
the minutes. The date of the next meeting has
been decided for 08 December 2009.
Minutes prepared by Andrzej Zmitrowicz
Notatka
Oferta świąteczna - zebranie
Poniedziałek, 26.10.2009
Notatka
Uczestnicy: Stefan Rachoń, John Doe, Jolanta
Garwolińska, Anna Gersz, Andrzej Zmitrowicz,
Patryk Dudziński
Protokół z poprzedniego zebrania – bieżąca
informacja o realizacji zadań
Zebranie rozpoczęło się od szczegółowej
dyskusji wszystkich zadań, które przydzielono
na poprzednim spotkaniu. Stefan poprosił
Johna o codzienne monitorowanie zapasów
dystrybutorów. Codziennie przed 16:00 John
będzie umieszczał na intranecie arkusz
z zestawieniem zapasów najważniejszych
produktów.
Aktualne dane sprzedaży i zwrotów; dyskusja
Sprzedaż od początku roku jest zgodna
z planem (102% sprzedaży w porównaniu
z analogicznym okresem roku 2008).
Wykonano już 85% rocznego planu. Należy
zintensyfikować wysiłki zmierzające do
skutecznej realizacji oferty świątecznej, aby
wykonać budżet sprzedaży.
Dyskusja i zadania
Kilku lokalnych dystrybutorów nie zgodziło
się na złożenie znaczniejszych zamówień na
potrzeby oferty świątecznej. Chodzi o firmy:
Signus, Fergus i Delta. Jolanta zobowiązała
się do kontaktu z wszystkimi tymi trzema
firmami i do indywidualnego omówienia ich
zamówień.
Choć angielskie słowo minutes często tłumaczy się jako
protokół, używajmy polskiego
odpowiednika notatka. Protokół, protokołować, protokolant
– wszystkie te słowa przywodzą na myśl salę sądową
i komisariat.
Lista uczestników zawiera
imiona i nazwiska – ale w treści notatki posługujmy się wyłącznie imionami. Jeśli w spotkaniu biorą udział osoby o takich samych imionach, możemy je wyróżnić inicjałem nazwiska – np. John D. – lub nazwą
działu podawaną w nawiasie,
np. Patryk (marketing).
Notatkę powinniśmy spisać
zgodnie z punktami umieszczonymi na agendzie – w ten
sposób zyskamy pewność, że
żadnego punktu zebrania nie
pominęliśmy.
Tytuły warto wyróżnić – w ten
sposób wyeksponujemy strukturę notatki i ułatwimy jej czytanie.
Wolne wnioski
Anna poinformowała zebranych o przebiegu
organizacji przyjęcia świątecznego dla
pracowników i przedstawiła pomysły na
prezenty świąteczne. Ustalono, że po zebraniu
Anna, John i Patryk spotkają się celem
przedyskutowania szczegółów.
Notatka powinna zawierać informację o osobie, która ją
sporządziła. Mawiają, że nie
ten ma władzę, kto jest szefem,
ale ten, kto spisuje notatkę.
Podsumowanie; data następnego zebrania
Stefan podsumował zebranie i poprosił
Andrzeja o przesłanie notatki do wszystkich
uczestników nie później niż do końca
tygodnia. Andrzej przygotuje również odrębne
zestawienie zadań i roześle je wraz z
notatką. Datę kolejnego spotkania ustalono na
8 grudnia 2009 r.
Notatkę piszmy, formułując
krótkie zdania. Nic nie stoi na
przeszkodzie, aby używać równoważników zdań. Notatka jest
dokumentem, który w większości przypadków ma za zadanie przekazać najważniejsze ustalenia ze spotkania –
nie zaciemniajmy jej zbędnymi
ozdobnikami.
Notatkę sporządził Andrzej Zmitrowicz
27
Korespondencja biurowa
Plan podróży (ang. itinerary)
zawiera informację o najważniejszych wydarzeniach w trakcie wizyty służbowej. W planie
podróży umieszczamy informacje o zaplanowanych spotkaniach i sposobach przemieszczania się z miejsca na
miejsce.
Skoro spotkania zostały już
umówione, możemy to wyrazić
w sposób następujący:
All the meetings have already
been scheduled.
Andrzej Boguta’s timetable is
full. (= jego kalendarz jest wypełniony)
Jeśli zaś będziemy chcieli znaleźć czas na inne czynności,
użyjmy czasownika złożonego
make time:
In every organisation, CEOs
need to remember to make
time for front-line employees.
Itinerary for Mr Andrew Boguta
Poland trip
Monday 16 November – Wednesday 18 November
Monday 16 November 2009
06:50
Depart London Heathrow (flight LO
286)
10:15
Arrive Warszawa Okęcie – meet
Patryk Dudziński
12:30 Meeting at Tetarti Poland offices
15:30 Lunch
16:30
Meeting with managers of local
distributors: Fergus, Gamma, Alt
Enterprises and Audio Fama
Accommodation: Hotel Fawlty Towers,
Marszałkowska 459,
tel. +48 22 162-41-23, reservation number:
23867
Tuesday 17 November 2009
08:00
Meet Andrzej Zmitrowicz in the
hotel lobby – and drive to Lublin
12:30
Regional Localisation Conference
Lublin
15:00 Lunch
17:00 Drive back to Warsaw
20:30
Dinner with Stefan Rachoń – at the
hotel
W planie podróży warto umieścić numery telefonów do
wszystkich osób, które są zaangażowane w wizytę. Można
również podać nazwy ich stanowisk. Dzięki temu nasz gość
będzie mógł się z nami kontaktować, jeśli pojawi się konieczność zmiany planów.
Wśród listy telefonów komórkowych warto również podać numer do naszego biura.
Wednesday 19 November 2009
05:30 Taxi from the hotel to the airport
Depart Warszawa Okęcie (flight
07:45 LO281)
09:35 Arrive London Heathrow
Useful phone numbers:
Patryk Dudziński – mobile +48 400 122-123
Andrzej Zmitrowicz – mobile +48 400 122-124
Stefan Rachoń – mobile +48 400 122-100
Tetarti Poland – reception desk +48 22 14421-07
Emergency (dialled from mobile phone) – 112
Plan jest gotowy, wszystko dopięte na ostatni guzik – pozostaje nam nadzieja, że wszystko pójdzie zgodnie z planem:
We hope everything will go according to plan.
Please make sure that the
whole trip will go as planned.
Słownictwo znane nam z lotnisk jest w znacznej mierze obecne
w języku polskim w swoim źródłowym anglosaskim brzmieniu:
check-in (odprawa); terminal; gate (bramka); duty-free (bezcłowy); take-off (start samolotu); touchdown (lądowanie); business
class (klasa biznesowa – wcześniej określana jako pierwsza
klasa); economy class (klasa ekonomiczna – niegdyś znana
pod nazwą klasy turystycznej).
28
Plan podróży
Plan podróży dla p. Andrzeja Boguty
Wizyta w Polsce
poniedziałek 16.11.2009 – środa 18.11.2009
Poniedziałek, 16.11.2009
06:50
Wylot London Heathrow
(lot nr LO 286)
10:15
Przylot Warszawa Okęcie – z lotniska
odbiera Pana p. Patryk Dudziński
12:30 Spotkanie w biurze Tetarti Poland
15:30Obiad
16:30
Spotkanie z menadżerami lokalnych
firm dystrybucyjnych: Fergus,
Gamma, Alt Enterprises i Audio Fama
Nocleg:
Hotel Fawlty Towers,
Marszałkowska 459,
tel. +48 22 162-41-23, nr rezerwacji: 23867
Wtorek, 17.11.2009
08:00
Do hotelu przyjeżdża p. Andrzej
Zmitrowicz – wyjazd do Lublina
12:30
Regionalna Konferencja
Lokalizacyjna Lublin
15:00Obiad
17:00 Powrót do Warszawy
20:30
Kolacja ze Stefanem Rachoniem
– w hotelu
Środa, 19.11.2009
05:30 Taksówka – z hotelu na lotnisko
07:45
Wylot Warszawa Okęcie (lot nr
LO281)
09:35 Przylot London Heathrow
Przydatne numery telefonów:
Patryk Dudziński – tel. kom. +48 400 122-123
Andrzej Zmitrowicz – tel. kom. +48 400
122-124
Stefan Rachoń – tel. kom. +48 400 122-100
Tetarti Poland – recepcja +48 22 144-21-07
Numer alarmowy (z telefonów komórkowych)
– 112
Przed sporządzeniem planu podróży i wysłaniem go do zainteresowanego warto z nim porozmawiać – może sam już ustalił pewne spotkania, a my powinniśmy do nich plan podróży dostosować? Może ma przyjaciół w Warszawie, z którymi już ustalił, że go
odbiorą z lotniska, albo umówił się z nimi na wieczór?
Naszym typowym polskim błędem jest chęć zaplanowania naszym gościom czasu od świtu po zmierzch.
Numer lotu będzie ważny nie
tylko dla naszego gościa, ale
również dla pracownika, który
będzie go odbierał.
Jeśli pan Dudziński nie wie,
jak wygląda pan Boguta – warto przygotować zalaminowaną
kartę z imieniem i nazwiskiem
naszego gościa oraz logo i nazwą naszej firmy. Obu panom
będzie łatwiej odnaleźć się w
tłumie.
Warto podkreślić, że pracownik naszej firmy będzie czekał
na lotnisku – w ten sposób pokażemy, jak ważnym gościem
jest dla nas pan Andrew Boguta.
Plan podróży powinien zawierać informację o noclegu –
wraz z danymi adresowymi hotelu, numerem telefonu i numerem rezerwacji.
W przykładzie nie podano
nazwy korporacji taksówkowej, która zadba o poranny
kurs. Warto to jednak uczynić,
oprócz nazwy podając również numer telefonu – wtedy w
razie spóźnienia taksówki będzie wiadomo, gdzie należy
zadzwonić z pytaniem, kiedy
taksówka pod hotelem wreszcie się pojawi.
A skoro podajemy szczegóły
przyjazdu taksówki – zadbajmy o jej odpowiednią rezerwację. Forma pisemna w tym
przypadku jest niezbędna.
Na wszelki wypadek podajmy też numer telefonu alarmowego.
29
Przydatne słownictwo
appreciate doceniać, być
wdzięcznym
to appreciate in value
zyskać na wartości
arrive przyjeżdżać, przybywać
available dostępny
available at dostępne na
basic podstawowe
the basics podstawy
basis podstawa; zasada
on a regional basis
na szczeblu regionu
on an everyday basis
codziennie
on a part-time basis
na niepełnym etacie
on a monthly basis
co miesiąc
bear zawierać (np. adnotację)
booking rezerwacja
block-booking rezerwacja
grupowa
both zarówno, oba
carefully starannie
Listen carefully! Posłuchaj
uważnie!
depart wyjeżdżać, odlatywać
samolotem
The train for Bristol is about
to depart.Pociąg do Bristolu
za chwilę odjeżdża.
detail szczegół
detailed szczegółowy
display ekspozycja
window display witryna,
wystawa (sklepu)
liquid crystal display
(LCD) wyświetlacz
ciekłokrystaliczny
forecast prognoza
(np. sprzedaży)
profit forecast prognoza
zysków
weather forecast prognoza
pogody
get back oddzwaniać,
odesłać
I’ll get back to him right away.
Zaraz do niego oddzwonię.
goods towar
hesitate wahać się
human ludzki
30
Human Resources (HR)
zasoby ludzkie, kadry
line linia
in line with zgodne z
line manager bezpośredni
przełożony
online w Internecie; przy
podłączeniu do sieci
line-up układ sił
dotted line linia kropkowana
dotted line management
zarządzanie pracownikiem,
bezpośrednim podwładnym
production line linia
produkcyjna
morning poranek
in the morning rano, o poranku
I’ll do it first thing in the
morning. Zrobię to z samego
rana.
introducewprowadzić,
przedstawić
invoice faktura; wystawić
fakturę
They invoiced us for
consulting services.Wystawili
nam fakturę za usługi
konsultingowe.
issue temat, zagadnienie
kind uprzejmy
kindly uprzejmie
late późny, późno
late in the evening późnym
wieczorem
lobby hol, foyer; lobby
lobby group grupa nacisku
sure pewien
make sure zapewnić, upewnić
się
mention wspominać, wymieniać
mistake błąd
by mistake przez pomyłkę
mobile ruchomy
mobile phone telefon
komórkowy
mobile Internet dostęp
do Internetu przez sieć
komórkową
mobile communications
telefonia komórkowa
monthly miesięczny
monthly report raport
miesięczny
monthly repayment
miesięczna spłata
need potrzebować
objective cel
opportunity okazja, możliwość
previous poprzedni,
wcześniejszy
prior wcześniejszy; przed
prior to the meetingprzed
spotkaniem
probably zapewne,
prawdopodobnie
re dot. (od: dotyczy)
re-read przeczytać ponownie
re-employ zatrudnić
ponownie
re-establish ponownie
nawiązać, przywrócić
retool wyposażyć w nowe
narzędzia
re-route przekierować
reluctant niechętny
remind przypomnieć
przypomnienie
responsibilities obowiązki
a sense of responsibility
poczucie odpowiedzialności
returns zwroty
reservation rezerwacja;
zastrzeżenie
separate odrębny, oddzielny
for two separate reasons
z dwóch różnych przyczyn
settle załatwić; spłacić
settle the account uregulować
rachunek
short krótki
shortly wkrótce, niebawem
spreadsheet arkusz
(kalkulacyjny)
staff pracownicy (wszyscy),
personel
office staff personel biurowy
staffing problems problemy
ze znalezieniem pracowników
staffing problems problemy
ze znalezieniem pracowników
summary podsumowanie
take place mieć miejsce,
odbywać się