Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budżetu Państwa
FUNDUSZE EUROPEJSKIE DLA ROZWOJU REGIONU ŁÓDZKIEGO
EVENTRY (nazwa własna; ang. Event Entry Management) to nowoczesny system do zarządzania
gośćmi na imprezach masowych. Swym zakresem obejmuje zakup system informatyczny oraz
zaplecze technologiczne, co umożliwia wdrożenie zaawansowanej usługi w zakresie organizacji
eventów.
W ramach ogólnych funkcjonalności wymienić można:
• wykorzystanie funkcjonalności nowoczesnej technologii NFC;
• zintegrowanie wszystkich działań logistyczno-organizacyjnych związanych z organizowanym
przedsięwzięciem;
• utworzenie nowoczesnych, płynnych kanałów komunikacji na linii organizator - goście oraz goście
- goście;
• usprawnienie procesu rejestracji uczestników i zapraszania gości;
• płynna ewidencja obecności gości w dniu eventu;
• elastyczne definiowanie poziomów dostępu do poszczególnych elementów wydarzenia;
• monitorowanie ruchu uczestników w czasie rzeczywistym;
• udostępnienie pełnej informacji zwrotnej po zakończeniu eventu w postaci szczegółowych analiz i
statystyk.
System przewiduje zastosowanie nowatorskiego rozwiązania polegającego na wykorzystaniu
technologii NFC (Near Field Communication - wysokoczęstotliwościowy, radiowy standard
komunikacji). Technologia ta pozwala na błyskawiczny odczyt danych z kart inteligentnych z
odległości aż do 20 cm, co umożliwia m.in. utworzenie mobilnych punktów check-in oraz check-out
uczestników podczas trwania eventu. Jest to podstawowe zastosowanie tej technologii, system
EVENTRY przewiduje jednakże pełne wykorzystanie możliwości jakie ona oferuje, czyli zapisywanie i
odczytywanie danych zapisanych na inteligentnych kartach zbliżeniowych. Przykładem może być
moduł do komunikacji na różnego typu targach. Wystawcy będą otrzymywać spersonalizowane
wizytówki wykonane na kartach zbliżeniowych z zakodowanymi informacjami o firmie.
Odwiedzający będą mogli sczytać dane zawarte na takiej wizytówce mobilnym czytnikiem NFC. Na
koniec otrzymają listę zawierającą dane wszystkich wystawców, z którymi mieli w ten sposób
kontakt.
W ramach tej technologii system EVENTRY wykorzystuje następujące narzędzia i rozwiązania:
• kategoryzacja uczestników: nadawanie kategorii i statusów
System EVENTRY umożliwia podział bazy uczestników na różne kategorie (np. uczestnik, media,
prelegent, organizator, obsługa, VIP) oraz nadawanie im dowolnych statusów (np. zaproszenie
wysłane, potwierdzenie, odmowa, reminder, check-in, check-out itd.). Każdy rekord w bazie można
dodatkowo edytować poprzez podawanie żądanych informacji.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budżetu Państwa
FUNDUSZE EUROPEJSKIE DLA ROZWOJU REGIONU ŁÓDZKIEGO
• sposób zapraszania gości
System EVENTRY umożliwia wysyłkę zaproszeń mailowych w formie tekstowej lub graficznej HTML.
Forma tekstowa umożliwia dowolny wybór czcionki i formatowania. Zaproszenia HTML zawierają
natomiast również grafikę zaprojektowaną zgodnie z wizerunkiem wydarzenia. Mogą one mieć
formę czysto informacyjną, bez opcji potwierdzania/odmowy uczestnictwa w wydarzeniu lub
przeciwnie - wówczas w zaproszeniu zaprogramowana jest funkcja pozwalająca na określenie
swoich preferencji uczestnictwa. Stopień złożoności zaproszeń mailowych w takiej formie zależy od
potrzeb Klienta. Może tylko postawić proste zapytanie o obecności na evencie lub rozbudować je
do formy swoistego formularza, w którym goście mogą określić przykładowo chęć uczestnictwa w
kolacji galowej, rodzaj pokoju hotelowego itd.
• sposób rejestracji gości: rejestracja przed / w trakcie eventu
Jeżeli Klient nie ma zdefiniowanej bazy gości, których chce zaprosić na event i życzy sobie
utworzenie rejestracji otwartej, oferujemy wówczas nowoczesną rejestrację on-line. Pierwszym
krokiem jest zaprojektowanie formularza rejestracyjnego zgodne z wizerunkiem wydarzenia a
następnie jego skonfigurowanie i zaprogramowanie w systemie. Strona rejestracyjna podpięta jest
pod system i zabezpieczona kluczem SSL. W formularzu rejestracyjnym możliwe są wszelkiego
rodzaju zapytania - od podania standardowych danych osobowych po określenie złożonych
preferencji uczestnictwa w evencie (np. wybór pokoju hotelowego, zdefiniowanie chęci
uczestnictwa w poszczególnych panelach dyskusyjnych itd.). Treść i rodzaj zapytań uwarunkowana
jest zapotrzebowaniem Klienta na poszczególne dane. Wszystkie pola są walidowane, tj.
sprawdzane pod kątem poprawności składni, aby niemożliwe było wpisywanie niepełnych lub
błędnych danych. Po wypełnieniu pól i wysłaniu formularza wszystkie podane informacje
zapisywane są automatycznie w systemie EVENTRY tworząc kompletną bazę gości.
• określenie sposobów komunikacji z gośćmi przed eventem
Dzięki systemowi EVENTRY możliwe jest wysyłanie do gości mailingów dowolnej treści - np.
programów wydarzenia, newsletterów, reminderów. Informacje mogą być wysyłane także za
pośrednictwem wiadomości SMS. Powyższe działania będą zgodne z postanowieniami Ustawy o
ochronie danych osobowych.
• wybór technik rejestracji w dniu eventu
W zależności od preferencji Klienta rejestracja obecności gości podczas eventu możliwa jest z
zastosowaniem różnych technik rejestracji. Jedną z możliwości jest wydawanie uczestnikom
spersonalizowanych identyfikatorów w postaci plastikowych kart z nadrukowanym indywidualnym
kodem kreskowym lub kart zbliżeniowych. Personalizacja identyfikatorów jest możliwa dzięki
specjalnym drukarkom do kart plastikowych. Dla każdego rekordu w bazie uczestników system
EVENTRY generuje automatyczny plik pdf do personalizacji. Jej ustawienia można dowolnie
konfigurować. Po wysłaniu impulsu do drukarki urządzenie personalizuje kartę plastikową
(zaprojektowaną zgodnie z wizerunkiem wydarzenia) w oparciu o wybrane dane. Identyfikatory
skanowane są następnie na bramkach check-in podczas wejścia oraz check-out podczas wyjścia z
imprezy a także w innych punktach dostępu. Zarówno karty z kodem kreskowym jak i karty
zbliżeniowe posiadają zakodowane informacje o uczestniku. Do czytania kart zbliżeniowych
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budżetu Państwa
FUNDUSZE EUROPEJSKIE DLA ROZWOJU REGIONU ŁÓDZKIEGO
wykorzystywane są zarówno czytniki do tego typu kart (wersja stacjonarna) lub czytniki z
technologią NFC, która w dużej mierze stanowi o innowacyjności projektu Beneficjenta.
• personalizacja dostępu
Funkcja ta jest niezwykle istotna w przypadku wydarzeń, które zakładają zróżnicowane prawa
dostępu dla poszczególnych uczestników. System EVENTRY przewiduje proste nadawanie i
modyfikowanie uprawnień, które zapisywane są na karcie z kodem kreskowym lub inteligentnej
karcie zbliżeniowej. Akceptacja bądź odmowa dostępu sygnalizowana jest odpowiednio na bramce
rejestracyjnej (poprzez informację wyświetlaną na ekranie i/lub sygnał dźwiękowy).
Serdecznie zapraszamy do skorzystania z naszego systemu EVENTRY. W razie jakichkolwiek pytań
pozostajemy do Państwa dyspozycji.
APLAN Michał Wasilewski
ul. 6 Sierpnia 52/4
90-637 Łódź
tel. 604 222 678