e” Biuro AVE – czym moŜna słuŜyć?”

PROCEDURA ZAMÓWIENIA GRUPOWEGO AVE
” Biuro AVE – czym moŜna słuŜyć?”
Biuro czynne od poniedziałku – do piątku 08.30 – 16.30, w środy 11.00 – 19.00
ZAPOZNANIE SIĘ Z OFERTĄ ORGANIZATORA AVE
Wizyta w Biurze: ul. Gawronów 20 Katowice - Brynów (w budynku parafialnym)
Kontakt z Działem Organizacji
Telefoniczny: (032) 205 38 30 komórkowy: +48 602 231789
fax.: (032) 205 38 28
GG: 7261792
Skype: avepolonia (Touroperator) lub aveski ( oferta narciarska)
Zapytanie elektroniczne na adres e-mail:[email protected]
lub [email protected]
Na stronie www.ave.turystyka.pl ( oferta pielgrzymkowa dla grup) lub na www.aveski.pl (
oferta narciarska) lub www.ave-polonia.eu ( oferta turystyki przyjazdowej do Polski)
Katalog ponad 300 tras pielgrzymkowych ( obecnie ponad 500)
W Biurze lub na stronie internetowej moŜna zapisać się do listy chętnych na otrzymywanie
NEWSLETTER- ów czyli komunikatów Biura AVE informujących
o kierunkach wyjazdów i dostępności miejsc
Terminarz imprez z ofertą AVE moŜna otrzymać korespondencyjnie pocztą tradycyjną lub
zapoznać się z nim na stronie www.ave.turystyka.pl
WYBÓR PROGRAMU: TRASY, SZLAKU
Oferta programowa Biura AVE jest uszeregowana wg następującej typologii:
Szlakiem Biblijnym
Szlakiem Apostołów i Świętych
Szlakiem Sanktuariów Maryjnych
Szlakiem Misyjnym Azji, Afryki, Ameryki płn. i płd. oraz Australii
Szlakiem Sacrum Chrześcijaństwa
Szlakiem Krajoznawczo – Wypoczynkowym
Szlakiem Weekendowym
Szlakiem Sanktuariów Polski
Szlakiem pielgrzymowania aktywnego: rowerem, pieszo, kajakiem, Ŝaglówką
PodróŜe Ślubne i Poślubne
KaŜda oferta programowa trasy określa:
Termin
Miejsce oraz godzinę wyjazdu i powrotu
Trasę programu
Koszt imprezy (często uzaleŜniony od ilości uczestników)
Określone świadczenia w cenie i poza nią
Koszty zwiedzania (w cenie lub poza nią)
Warunki sprzedaŜy i uczestnictwa
BIURO ZASTRZEGA SOBIE PRAWO ZMIAN W PROGRAMIE
WARUNKI PŁATNOŚCI
Dla uczestników określone sa na programie
Dla Zamawiającego grupę określa je program oraz umowa o realizacje imprezy turystycznej //
pielgrzymki
Zawierając umowę naleŜy dokonać wpłaty
przy grupach autokarowych
depozytu w wys: kosztu ceny za 1 osobę
całość wpłaty jest płatna najpóźniej do do 30 dni przed realizacją programu
przy grupach samolotowych
depozyt ( często bezzwrotny) od kaŜdego uczestnika za rezerwacje miejsca w samolocie
całość płatna jest najpóźniej do 50 dni przed realizacją programu
USTALENIE TRASY PIELGRZYMKI
Najczęściej Biuro w celu przygotowania oferty trasy pielgrzymki wysyła formularz ( do
linkowania) lub do pobrania ( doc) w którym Dział organizacji prosi w celu przygotowania modyfikacji
trasy oraz kalkulacji trasy o następujące informacje:
1.
2.
3.
4.
5.
planowana trasa
miejsca priorytetowe do nawiedzenia ( sanktuaria)
planowany termin
określenie ilości dni ( mniej więcej)
planowany budŜet ( cena na 1 osobę)
6.
określenie środka transportu
trasy lotnicze radzimy zlecać z co najmniej 3 miesięcznym wyprzedzeniem
trasy autobusowe co najmniej z 1 miesięcznym wyprzedzeniem
określić czy trasa moŜe mieć nocne przejazdy
7.
8.
9.
określić standard bazy noclegowej oraz przydziału pokoi
rodzaj świadczeń Ŝywieniowych
podanie przybliŜonej ilości uczestników, ilości Kapłanów
10. określenie liczby uczestników gratisowych – standardowo Biuro proponuje dla grup
10–25 os. jedną osobę gratis, dla grup pow.25 os. dwie osoby gratis ( w tym Kapłan)
USTALENIE CENY na 1 uczestnika
CENA IMPREZY TURYSTYCZNEJ // PIELGRZYMKI jest wypadkową ilości świadczeń do ilości
uczestników
Po otrzymaniu formularza zamówieniowego lub określeniu powyŜej wskazanych 10 pkt. następuje
KALKULACJA wraz z symulacją cenową
dla 10 – 14 os + 1 miejsce gratis + obsługa ( Pilot, Kierowcy)
dla 15 – 19 os + 1 miejsce gratis + obsługa
dla 20 – 24 os + 1 miejsce gratis + obsługa
dla 25 – 29 os + 2 miejsca gratis + obsługa
dla 30 – 34 os + 2 miejsca gratis + obsługa
dla 35 – 39 os + 2 miejsca gratis + obsługa
dla pow:40 os + 2 miejsca gratis + obsługa
Na Ŝyczenie Zamawiającego Biuro moŜe przygotować symulacje cenową dla większej ilości miejsc gratis
PREZENTACJA OFERTY „ pod klucz” i DECYZJA ZAMAWIAJACEGO
Biuro drogą poczty elektronicznej lub przesyłki listowej lub faxowej prezentuje ofertę
Wraz z listem informacyjnym określającym najpóźniejszy termin do podjęcia decyzji o realizacji pielgrzymki
Podanie danych osobowych na jakie ma być przygotowana umowa oraz zamówienie pielgrzymki
ZŁOśENIE ZAMÓWIENIA ORAZ UMOWA Z BIUREM AVE
Po potwierdzeniu telefonicznym bądź listowym o podjęciu decyzji o realizacji pielgrzymki Dział Organizacji
Biura AVE przygotowuje:
•
•
2 w egz. do podpisu DRUK ZAMOWIENIA pielgrzymki na konkretny program i konkretne świadczenie
2 egz. umowy o realizację pielgrzymki
UMOWA prawa określa prawa i obowiązki Organizatora oraz sposób rozliczenia
Integralna częścią umowy jest program oraz warunki uczestnictwa
Wraz z tymi podstawowymi dokumentami Biuro zawsze załącza:
•
•
•
•
•
•
list do umowy
list do Kapłana Duszpasterza Pielgrzymki
list do Pielgrzymów
kwit dla uczestnika potwierdzający uczestnictwo ( wraz z potwierdzeniem zapoznania się z warunkami umowy i
pełnomocnictwem w jego imieniu Zamawiającego)
wzór listy uczestników ( jakie dane osobowe jakie sa konieczne do ubezpieczenia, wizowania itp)
warunki uczestnictwa dla pielgrzymów indywidualnych Biura AVE
PODPISANIE UMOWY Z BIUREM AVE
Umowa nabiera waŜności prawnej po jej podpisaniu , odesłaniu podpisanego egz. umowy oraz zamówienia
do na Biura oraz wpłaty zaliczki na konto Biura ( dowód wpłaty naleŜy przesłać faxem lub mailem)
Bez wpłaty zaliczki umowa nie nabiera waŜności prawnej.
WSZYSTKIE PŁATNOSCI Z AVE wykonujemy za pośrednictwem konta bankowego.
Biuro zastrzega sobie przyjmowanie gotówki w Biurze ze względów bezpieczeństwa.
UMOWA określa
•
termin wpłaty zaliczki
•
termin dostarczenia listy uczestników oraz zamkniecia listy uczestników
Ze względu na cene uzaleŜniona od ilości osób CENA OSTATECZNA pielgrzymki jest ustalana po dacie tzw.
ZAMKNIECIA listy uczestników
• termin zamknięcia listy uczestników
• termin określenia wysokości ceny zgodnej z ilością uczestników
• termin płatności ceny zgodnej do ilości uczestników
• termin podania listy uczestników wraz z danymi osobowymi oraz przydziałem pokoi
• przekazania pakietu informacyjnego w celu przygotowania się do pielgrzymki lub ustalenie NA śYCZENIE
Zamawiającego termin zebrania organizacyjnego ( opcja dodatkowo płatna - chodzi o koszt pokrycia kosztów
dojazdu dla Pracownika Biura AVE )
• sposób rozliczenia : przelewem na konto
ORGANIZATOR wybiera czy faktury potwierdzające zapłatę maja być: wystawione na
Zamawiającego w formie zbiorowej ( 1 faktura VAT marŜa ) czy w formie indywidualnej – dla
kaŜdego uczestnika imienna faktura (nie ma moŜliwości decyzji po pielgrzymce poniewaŜ faktury są
wystawiane wraz z data rozpoczęcia świadczenia a termin zaksięgowania ich jest do 14 dni od daty
wystawienia)
ORGANIZATOR PROSI ZAMAWIAJACEGO o PRZESTRZEGA WSKAZANYCH TERMINÓW poniewaŜ
często termin jest określony zobowiązaniami prawnymi z kontrahentami określonych świadczeń. Nie
dotrzymanie terminów moŜe łączyć się z anulacja świadczeń przez Kontrahentami a wiec z niemoŜliwością
zachowania określonych w programie świadczeń
np. linie lotnicze nakazują do podania liczby miejsc w samolocie do 60 dni przed a podanie nazwisk do 50
dni przed wraz z 100% płatnością - nie wypełnienie płatności łączy się z anulacją rezerwacji
PO PODPISANIU UMOWY...
Organizator
•
dokonuje rezerwacji wszystkich świadczeń określonych w programie
POLECA
zapoznać się z obowiązującymi przepisami celno-dewizowymi
zapoznanie się z poradnikiem TURYSTY / PIELGRZYMA AVE (w biurze lub na www)
zapoznać się z prawem celno dewizowym oraz prawie wizowym obranego kierunku
zapoznać się z kosztami zwiedzania (nie zawsze są w cenie imprezy)
skorzystać z dodatkowych świadczeń ubezpieczeniowych tj. Koszty Rezygnacji
z imprezy lub dodatkowe ubezpieczenie bagaŜu
w celu podróŜowania posiadać waŜny paszport, ewentualnie Dowód osobisty ( tylko w krajach EU)
ZAMAWIAJACY
•
dokonuje naboru pielgrzymów, zbierania ich danych osobowych oraz przyjmuje wpłaty.
PO ZAMNIECIU LISTY i określeniu ostatecznej ceny
Organizator
•
•
•
reguluje płatności za zamówione świadczenia
przygotowuje materiały pielgrzymkowe: identyfikatory imienne, śpiewniki, poradniki itp.
na Ŝyczenie Zamawiającego Organizuje albo zebranie organizacyjne z uczestnikami pielgrzymki (za dodatkową
odpłatnością – pokrycie kosztów dojazdu) albo przekazuje pisemne informacje w celu przygotowania się do
pielgrzymki. [do 50km: 50zł; 50 – 100km – 100zł; 100 – 200km: 150zł; 200 – 400km – 200zł; 400 – 600km:
250zł] – koszt doliczamy do faktury przy rozliczeniu końcowym
BIURO AVE zastrzega sobie prawo ustalenia terminu zebrania ze względu na terminarz wyjazdów i
zwraca się z prosba o zrozumienie nie ustalania zebrań na niedzielę ( jedyny dzień wolny od pracy).
ZAMAWIAJACY
•
Informuje pielgrzymów o ostatecznej cenie i terminie zebrania organizacyjnego
•
Przyjmuje wpłatę całości od uczestników
•
Wpłaca płatność na wskazane konta bankowe Biura AVE we wskazanej walucie
BIURO ZASTRZEGA SOBIE PRZYJMOWANIE płatności gotówkowej ( ze względu na bezpieczeństwo)
•
Dostarcza listę uczestników wraz z pełnymi danymi osobowymi oraz przydziałem pokoi
REALIZACJA PIELGRZYMKI
Organizator
ORGANIZATOR ZAPEWNIA
Zgodnie z ustawą o usługach turystycznych Touroperator AVE posiadający zezwolenie Wojewody
Śląskiego nr 812 oraz ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej
w Towarzystwie Ubezpieczeniowym ‘ SIGNAL IDUNA” ma obowiązek zapewnić:
•
•
ubezpieczenie KL w krajach EU do 10 000 EU, w krajach poza EU do 30 000EU) i NNW
opiekę licencjonowanego Pilota // Przewodnika // Rezydenta
w przypadku pielgrzymek
•
•
•
•
opiekę duchowa Kapłana
moŜliwość uczestnictwa w codziennej mszy św. ( stara się zapewnić miejsce celebracji codziennej Eucharystii
dla grupy )
rozdaje pakiet Pielgrzyma ( śpiewnik, notatnik Pielgrzyma, identyfikator)
Uczestnictwo w pielgrzymce poświadcza certyfikatem przygotowanym prze Biuro dla kaŜdego Pielgrzyma
ZAMAWIAJACY
•
Uczestniczy wraz z pielgrzymami w pielgrzymce
POST PELEGRINUS
Organizator
•
•
•
Wystawia faktury dla Zamawiającego( chyba ze ustalono inaczej np. faktury indywidualne)
Zaprasza do kontynuacji i świadectwa doświadczeń pielgrzymkowych w Parafii
Prosi o fotografie i świadectwa pielgrzymów w formie elektronicznej w celu ewangelizacyjnym do umieszczenia
na stronie pielgrzymkowej
ZAMAWIAJACY
• Organizuje spotkanie po pielgrzymkowe i kontynuacje dzieła wspólnoty pielgrzymkowej w Parafii
.