OPZ Pomoc techniczna - Tuczępy

Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Zakład Gospodarki
Odpadami Komunalnymi Spółka z
ograniczoną odpowiedzialnością
Rzędów 40
28 – 142 Tuczępy
Polska
Strona 1 z 13
tel. : +48 15 864 22 51
fax. : +48 15 864 22 51 wew. 26
www.zgok.ornet.pl
Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego
ZGOK.JRP.P/1/12
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW
ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
(SIWZ)
DLA
PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO
NA USŁUGI
przeprowadzanego zgodnie z postanowieniami ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tj. Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.)
Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy
system gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy
Niniejsza część III Specyfikacji zawiera [13] stron
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Strona 2 z 13
SŁOWNIK TERMINÓW I SKRÓTÓW
Użyte w Opisie Przedmiotu Zamówienia pojęcia oznaczają:
„FIDIC” – oznacza Federation Internationale des Ingenieurs-Conseils (Międzynarodowa Federacja
Inżynierów-Konsultantów).
„FIDIC Czerwona Księga” – Warunki Kontraktowe dla budowy dla robót inżynieryjnobudowlanych projektowanych przez Zamawiającego – 4 wydanie angielsko – polskie niezmienione
2008 – tłumaczenie I wydania FIDIC 1999.
„Instytucji Audytowej” – należy przez to rozumieć Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej;
„Instytucji Certyfikującej (IC)” – należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw
rozwoju regionalnego, którego obsługę w zakresie certyfikacji zapewnia komórka organizacyjna w
urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego odpowiedzialna za
realizację zadań w zakresie certyfikacji, wskazana w Szczegółowym opisie priorytetów PO IiŚ;
„Instytucji Pośredniczącej (IP)” - należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw
środowiska, którego zadania w zakresie realizacji PO IiŚ wykonuje właściwa komórka organizacyjna
w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw środowiska;
„Instytucji Zarządzającej (IZ)” – należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw
rozwoju regionalnego, którego obsługę w zakresie realizacji PO IiŚ zapewnia komórka
organizacyjna w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego
odpowiedzialna za przygotowanie i realizację PO IiŚ, wskazana w Szczegółowym opisie priorytetów
PO IiŚ;
„Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia (IW/IP II)” – Narodowy
Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Wojewódzkie Fundusze Ochrony
Środowiska i Gospodarki Wodnej
Inżynier Kontraktu
Wykonawca wyłoniony przez Zamawiającego na podstawie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego do wykonania usług Inżyniera, zgodnie z obowiązkami wynikającymi z FIDIC oraz
pełnienia roli inspektora nadzoru w rozumieniu Ustawy prawo budowlane oraz zarządzania
Kontraktami na Roboty w ramach Projektu.
JRP
Jednostkę Realizującą Projekt, wyznaczoną przez Zamawiającego, współpracującą w jego imieniu z
Wykonawcą Pomocy Technicznej, Inżynierem Kontraktu i Wykonawcami Robót, powołaną przez
Zamawiającego.
Kontrakt
Oznacza umowę na usługi Pomocy Technicznej
Zamawiającego w celu wykonania Projektu.
dla
Beneficjenta
(JRP),
zawartą
przez
Kontrakty na Roboty
Umowy o roboty budowlane zawarte przez Zamawiającego albo mające być zawartymi w
przyszłości w celu wykonania Projektu.
Kwartał
Oznacza każdy z czterech trzymiesięcznych okresów w ciągu roku kalendarzowego realizacji
Kontraktu, rozpoczynający się odpowiednio 1 stycznia, 1 kwietnia, 1 lipca i 1 września danego
roku, za wyjątkiem:
·
Pierwszego kwartału realizacji Kontraktu, który rozpoczyna się w dniu zawarcia Kontraktu i
kończący się z upływem ostatniego dnia kwartału kalendarzowego, w którym to rozpoczęcie
nastąpiło
·
Ostatniego kwartału realizacji Kontraktu, który kończy się w dniu zakończenia realizacji
Kontraktu.
Monitorowanie
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Strona 3 z 13
Proces systematycznego zbierania i analizowania informacji finansowych i statystycznych,
dotyczących wdrażania Projektu, którego celem jest zapewnienie zgodności realizacji Projektu z
wcześniej zatwierdzonymi założeniami realizacji.
Prawo Budowlane
Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm.)
wraz z aktami wykonawczymi do tej ustawy w zakresie w jakim określają lub wpływają na sposób
wykonywania zobowiązań Inżyniera Kontraktu.
Projekt
Oznacza przedsięwzięcie pn. „Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w
Rzędowie gmina Tuczępy”, dofinansowane z Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko
Sektorowy Urzędnik Zatwierdzający (SUZ)
Powoływany jest przez ministra środowiska w randze nie niższej niż podsekretarz stanu lub
dyrektor generalny. Odpowiedzialny jest za realizację zadań Instytucji Pośredniczącej oraz za
nadzór nad pracą pozostałych Instytucji Pośredniczących lub Podmiotów odpowiedzialnych za
realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności.
Wykonawca
Wykonawca pomocy technicznej dla Beneficjenta (JRP), której zadaniem jest bieżące doradztwo i
pomoc w zarządzaniu Projektem i monitorowanie osiągania wskaźników rzeczowych, finansowych
oraz zakładanego efektu ekologicznego. W stosunku do Wykonawcy używa się również określenia
Konsultant.
Zadanie
Oznacza część Projektu, będącą przedmiotem odrębnego zamówienia.
Zamawiający (ZGOK)
Oznacza Zakład Gospodarki Odpadami Komunalnymi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Roboty budowlane z zakresu ochrony środowiska – poprzez które rozumie się wykonanie
inwestycji budowlanej polegającej na budowie/rozbudowie/przebudowie min.:
a) zakładów gospodarki odpadami,
składowisk odpadów, spalarni, sortowni odpadów,
kompostowni odpadów
b) oczyszczalni ścieków, sieci kanalizacyjnych,
1.
INFORMACJE PODSTAWOWE
1.1.
Kraj Beneficjenta:
RZECZPOSPOLITA POLSKA
1.2.
Strony zaangażowane w Projekt:
Beneficjent Projektu
Zakład Gospodarki Odpadami Komunalnymi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Rzędów 40
28 – 142 Tuczępy
Polska
Instytucja Zarządzająca (IZ)
Minister Rozwoju Regionalnego
00 -926 Warszawa, Polska
Ul. Wspólna 2/4
Instytucja Pośrednicząca (IP)
Minister Środowiska
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Strona 4 z 13
ul. Wawelska 52/54
00-922 Warszawa
Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej w Kielcach, Polska
ul. Św. Leonarda 7
25 – 311 Kielce
Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO)
Osoba nominowana przez Zamawiającego, zatwierdzona przez SUZ odpowiedzialna za
prawidłową realizację dofinansowanego Projektu (działająca w strukturze Beneficjenta)
Podmiot Odpowiedzialny za Realizację (POZR)
Zakład Gospodarki Odpadami Komunalnymi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
(dalej: ZGOK Sp. z o.o., Spółka).
Zamawiający
Beneficjent Projektu odpowiedzialny za podpisanie Kontraktu.
Jednostka Realizująca Projekt (JRP)
Wyodrębniona w strukturze organizacyjne ZGOK Sp. z o.o. jednostka odpowiedzialna za
zarządzanie Projektem
Partnerzy współfinansujący Projekt
1)
2)
1.3.
Unia Europejska w ramach dofinansowania z Funduszu Spójności (Program
Operacyjny Infrastruktura i Środowisko)
Zakład
Gospodarki
Odpadami
Komunalnymi
Spółka
z
ograniczoną
odpowiedzialnością
Podstawowe informacje o projekcie:
Lokalizacja:
Gmina: Tuczępy, Staszów
Powiat: buski, staszowski
Województwo: świętokrzyskie
Obszar objęty przedsięwzięciem: obręb Dobrów, Rzędów, obręb Grzybów
Zasięg działania przedsięwzięcia obejmuje następujące gminy udziałowców ZGOK Sp. z o.o. w
Rzędowie: Staszów, Połaniec, Łubnice, Oleśnica, Rytwiany, Szydłów (powiat staszowski), Nowy
Korczyn, Pacanów, Solec Zdrój, Tuczępy, Wiślica (powiat buski), Kazimierza Wielka, Czarnocin,
Opatowiec, Bejsce (powiat kazimierski), Pińczów, Kije (powiat pińczowski) i Raków (powiat
kielecki). Jest to obszar o powierzchni łącznej około 2024 km2, zamieszkały przez około 153
tys. osób.
Opis Projektu ”Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina
Tuczępy”
Planowana inwestycja polega na realizacji kompleksowego systemu gospodarki odpadami
komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy. W ramach Projektu wykonana będzie budowa
Zakładu Gospodarki Odpadami Komunalnymi (ZGOK) na terenie byłej Kopalni Siarki
„Grzybów”, na gruntach leżących w obrębie miejscowości Dobrów, Rzędów, gmina Tuczępy,
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Strona 5 z 13
powiat buski, a częściowo na terenie gminy Staszów, powiat Staszów (składowisko odpadów
komunalnych po segregacji). Projektowana inwestycja obejmuje budowę kompleksowego
zakładu gospodarki odpadów komunalnych z technologią segregacji, kompostowania odpadów
organicznych, belowania surowców wtórnych i składowania pozostałości po segregacji.
Projekt składa się z następujących elementów:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
nakłady przedinwestycyjne (dokumentacja projektowa, ekspertyzy i in.);
zakład sortowni odpadów wraz z kompostownią oraz obiektami towarzyszącymi
(waga samochodowa wraz z portiernią, myjnia płytowa, budynek socjalno - biurowy, magazyn
surowców wtórnych z warsztatem, budynek z pomieszczeniem do demontażu odpadów
wielkogabarytowych, plac na odpady budowlane, zbiornik na ścieki technologiczne, magazyn
odpadów problemowych (niebezpiecznych), biofiltr do kompostowni pryzmowej, plac przyjęcia
odpadów zielonych, zbiornik na ścieki opadowe z dróg i placów);
pierwsza kwatera składowiska odpadów innych niż niebezpieczne i obojętne o
powierzchni 1,0 ha, a w dnie ok. 0,66 ha, wraz obiektami towarzyszącymi (kontener socjalny,
zbiornik na odcieki (ziemny), zbiornik bezodpływowy na ścieki sanitarne, zbiornik na ścieki
deszczowe, waga samochodowa najazdowa, brodzik dezynfekcyjny, separator olejowy, plac na
materiał na przysypki);
samochód dostawczy do transportu odpadów niebezpiecznych, posiadający dopuszczenia
ADR z niezbędnym wyposażeniem (pojemniki);
kampania edukacyjna dla mieszkańców gmin;
nadzór inwestorski, nadzór autorski,
Jednostka Zarządzająca Projektem (JRP) i pomoc techniczna dla JRP,
działania informacyjno-promocyjne Projektu.
ZGOK będzie wyposażony w technologię segregacji, kompostowania odpadów organicznych
i belowania surowców wtórnych, co pozwoli przyjmować odpady zmieszane, zielone,
surowcowe oraz wielkogabarytowe. Zakład, przy przyjętych w Projekcie założeniach przygotowany
będzie do przyjęcia rocznie ok. 25 000-30 000 Mg odpadów komunalnych.
Poza pracami budowlanymi Projekt obejmuje niezbędne wyposażenie w maszyny i urządzenia, w
tym w szczególności linii sortowniczych. Podstawowe parametry techniczne wyposażenia
ZGOK przedstawiają się następująco:
·
·
·
·
·
·
·
·
1.4.
linia sortownicza o długości 80 m i maksymalnej dopuszczalnej wysokości ok. 10 m; moc
zainstalowana na poziomie ok. 240 kW przy współczynniku wykorzystania energii ok. 0,7;
segregacja mechaniczna na sicie bębnowym umożliwiającym rozdzielenie odpadów na 3
frakcje:
- drobna (do 20 mm) przeznaczona do przesypywania warstw składowanych odpadów,
- średnia (do 80-100 mm) kierowana przenośnikiem taśmowym na linię przygotowania
masy organicznej do kompostowania,
- gruba (powyżej 80-100 mm) kierowana układem przenośników taśmowych do kabin
sortowniczych w celu dalszej ręcznej segregacji);
segregacja ręczna na przenośnikach sortowniczych w kabinach wyposażonych w instalacje
ogrzewania oraz wentylacji;
osobna linia do przyjmowania i sortowania odpadów pochodzących z selektywne zbiórki
(możliwość uruchomienia gdy nie pracuje linia główna, niższe zużycie energii elektrycznej);
prasowanie uzyskanych surowców wtórnych na prasie stacjonarnej w baloty, transport
wózkiem widłowym do tymczasowego magazynowania;
rozdrabnianie materiału kierowanego do kompostowania na przewoźnym rozdrabniaczu;
mieszanie za pomocą ładowarki kołowej teleskopowej;
kompostowanie w pryzmach napowietrznych, oparte na naturalnych procesach
biochemicznych;
plac do kompostowania wyposażony w instalacje do napowietrzania i nawilżania pryzm oraz
odwodnienia;
zasysanie powietrza z pryzm przy zastosowaniu wentylatora promieniowego
i dezodoryzacja powietrza przy użyciu biofiltru.
Zadania wchodzące w zakres Projektu:
Poniższa tabela nr 1 przedstawia dane o kontraktach przewidzianych w ramach Projektu:
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Strona 6 z 13
Tabela 1 Zestawienie kontraktów
Kontrakt
Nazwa przedmiotu zamówienia
Kontrakt 01
Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu
Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w
Rzędowie gmina Tuczępy
Kontrakt 02
Pełnienie roli Inżyniera Kontraktu w ramach Projektu
Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w
Rzędowie gmina Tuczępy
Kontrakt 03
Budowa Zakładu Gospodarki Odpadami Komunalnymi (ZGOK)
w ramach Projektu Kompleksowy system gospodarki
odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy
Kontrakt 04
Budowa kwatery składowania (pierwszej) w ramach Projektu
Kompleksowy system gospodarki odpadami komunalnymi w
Rzędowie gmina Tuczępy
Kontrakt 05
Promocja podczas realizacji Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina
Tuczępy
Kontrakt 06
Kampania edukacyjna w ramach Projektu Kompleksowy
system gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie
gmina Tuczępy
2.
CELE PROJEKTU
2.1.
Cel ogólny
Warunki kontraktu
Przetarg nieograniczony na usługi
Przetarg nieograniczony na usługi
Przetarg nieograniczony; warunki
kontraktowe dla robót
inżynieryjnych i budowlanych
projektowanych przez
Zamawiającego (FIDIC –
czerwona książka)
Przetarg nieograniczony; warunki
kontraktowe dla robót
inżynieryjnych i budowlanych
projektowanych przez
Zamawiającego (FIDIC –
czerwona książka)
Przetarg nieograniczony na usługi
Przetarg nieograniczony na usługi
Podstawowym celem Projektu jest zapewnienie kompleksowego, zgodnego z obowiązującymi
uregulowaniami prawa Polskiego oraz prawa Wspólnotowego, a w szczególności z przepisami
Ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, Ustawy o odpadach oraz podstawowymi
dyrektywami Wspólnotowymi (Dyrektywy: 2006/12/WE, 2000/76/WE 91/689/EWG, 99/31/WE)
zagospodarowania odpadów komunalnych na terenie 18 gmin uczestniczących w Projekcie.
2.2.
Cele szczegółowe
Ekologiczne:
- Zabezpieczenie zagospodarowania odpadów komunalnych dla gmin uczestniczących w Projekcie
co najmniej do 2023 r. w sposób zgodny z wymogami ochrony środowiska z zachowaniem
przepisów prawa i zapisów przedmiotowych dokumentów strategicznych na poziomie kraju i
UE.
-
Zmniejszenie ilości odpadów składowanych – kierowanie całego strumienia odpadów
komunalnych do sortowni pozwoli maksymalizować przy danej jakości odpadu (tzn.
występującego w danym momencie poziomu segregacji u źródła) ilości odzyskiwanych
surowców wtórnych i kompostu, a także frakcji drobnej, która w znacznej mierze będzie mogła
być wykorzystywana jako warstwa przesypowa na składowisku.
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
-
Strona 7 z 13
Wprowadzenie kompleksowej i jednolitej polityki gospodarki odpadami komunalnymi w 18
gminach uczestniczących w Projekcie, co powinno skutkować m.in. ‘uszczelnieniem’ systemu
gospodarki odpadami oraz poprawą jakości odbieranych odpadów (np. poprzez promowanie
segregacji u źródła).
Społeczne:
- Poprawa warunków życia i zdrowia mieszkańców w gminach wchodzących w zakres Projektu.
-
Utworzenie nowych miejsc pracy.
Organizacyjne:
- Utworzenie zrównoważonego i efektywnego systemu gospodarki odpadami.
-
Ujednolicenie ewidencji ilościowej odpadów.
Gospodarcze:
- Podniesienie atrakcyjności terenów dla inwestorów.
3.
CELE KONTRAKTU
3.1.
Cel ogólny
Celem głównym jest pomoc JRP w realizacji i rozliczeniu Projektu pn. „Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie gmina Tuczępy”, wraz ze sprostaniem
wymaganiom Decyzji Komisji Europejskiej, Memorandum Finansowego i Aplikacji oraz wytycznym
instytucji nadrzędnych. W tym celu Wykonawca musi ściśle współpracować z personelem JRP.
3.2.
Cele szczegółowe
Wykonawca będzie doradzał JRP w bieżącym zarządzaniu i administrowaniu kontraktami na roboty i
usługi, realizowanymi w ramach Projektu. Językiem komunikacji będzie język polski. Wersją
obowiązującą dokumentów będzie wersja polskojęzyczna.
Wyżej określone usługi obejmować będą w szczególności:
1) weryfikacja dotychczasowego zarządzania i administrowania Projektem,
2) doradztwo dotyczące bieżącego zarządzania i administrowania realizowanymi kontraktami
związanymi z Projektem, a w szczególności w sprawach technicznych i finansowo-księgowych,
3) doradztwo odnośnie wypełniania zobowiązań wobec instytucji zewnętrznych (np. EU, MF, MRR,
MŚ, NFOŚiGW, WFOŚiGW),
4) doradztwo w zakresie wyceny i przekazywania wytworzonego majątku,
5) przygotowanie i prowadzenie szkoleń i kursów,
6) zarządzania informacją w ramach Projektu,
4.
ZAKRES USŁUG
4.1.
Zadania ogólne
Wykonawca będzie pełnił
swoje obowiązki współpracując z Beneficjentem (Zamawiającym)
zgodnie z instrukcjami i obowiązującymi przepisami prawa. JRP jest odpowiedzialna za koordynacje
wszystkich stron zaangażowanych w projekt oraz za ostateczne wdrożenie Projektu zgodnie z:
§ Wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie Projektu ze środków Funduszu Spójności,
§ Warunkami umów o świadczenie usług i kontraktów na roboty, zawartymi w ramach Projektu,
§ Obowiązującym prawem i Wytycznymi
Ogólny zakres zamówienia obejmuje:
§ przygotowanie JRP do sprawnego zarządzania finansowego Projektem,
§ przygotowanie JRP do prawidłowego i sprawnego koordynowania robót budowlanych i działań
nadzorczych,
§ uaktualnienie statusu projektu po zakończeniu fazy przetargowej i zawarciu kontraktów,
§ bieżące wsparcie JRP w realizowanych zadaniach.
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
4.2.
Strona 8 z 13
Cele szczegółowe
Głównym celem Kontraktu jest zapewnienie właściwego funkcjonowania JRP poprzez:
§
§
§
§
§
§
§
Przeanalizowanie dla JRP rozwiązań organizacyjnych oraz procedur zarządzania Projektem i
przedstawienie wniosków,
Opracowanie zaleceń w zakresie ścieżki audytu, procedur generowania, przepływu,
przetwarzania informacji i danych zawartych w raportach oraz gromadzenia informacji
niezbędnych do podejmowania decyzji przez Zamawiającego,
Przygotowanie JRP do procedur prawidłowego zarządzania Projektem
Przygotowanie JRP do prawidłowego koordynowania procesu inwestycyjnego (wykonywania
robót budowlanych) i działań nadzorczych w ramach procedur wynikających ze stosowania
zapisów FIDIC
szkolenie personelu JRP w obszarach związanych z zadaniami JRP z zakresu zarządzania,
koordynowania i monitorowania Projektu: zagadnienia techniczne, finansowe, raportowanie,
dokumentowanie, zagadnienia prawne i administracyjne;
przeprowadzenie stałego audytu wewnętrznego, przygotowanie JRP do audytu zewnętrznego
opracowanie i wdrożenie działań naprawczych wobec wykrytych nieprawidłowości przy
prowadzeniu projektu
4.3.
Wymagania szczegółowe
4.3.1. Analiza struktury organizacyjnej JRP i stosowanych procedur
dokonanie przeglądu i oceny:
§ struktury organizacyjnej JRP,
§ wyposażenia JRP,
§ procedur roboczych JRP,
na podstawie wymagań określonych w dokumentach wyszczególnionych w punkcie 3.1 oraz
wymagań specyficznych dla Projektu,
Ø identyfikacja wszystkich procedur roboczych, które mają być stosowane przez JRP zgodnie z
wymaganiami efektywnej realizacji zadań JRP związanych z koordynowaniem Projektu,
Ø przygotowanie i przedstawienie JRP i POZR zaleceń do dokonania zmian w zakresie struktury
organizacyjnej JRP, wyposażenia i procedur roboczych jako rezultatu wymienionego powyżej
przeglądu i oceny.
Ø
Analiza winna zostać wykonana w ciągu 2 miesięcy od daty zawarcia Kontraktu i zakończyć się
raportem.
4.3.2. Szkolenia
Ø szkolenie personelu JRP i Beneficjanta Końcowego (zespół max. 10 osób) w siedzibie JRP w
zakresie:
§ monitoringu finansowego postępu Projektu zgodnie z wymaganiami IZ oraz IPZ z
wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania dla koordynacji i monitorowania
kontraktów;
- min. 8 godzin
§ monitoringu rzeczowego postępu Projektu zgodnie z wymaganiami IZ oraz IPZ, z
wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania dla koordynacji i monitorowania
kontraktów;
- min. 8 godzin
§ stosowania procedur związanych z funkcjonowaniem JRP, opracowanych lub
zweryfikowanych przez Konsultanta w ramach Kontraktu;
- min. 8 godzin
§ zarządzania kontraktami typu FIDIC, w szczególności zarządzanie ryzykiem, zapewnienie
jakości oraz kontrakty FIDIC w świetle prawa polskiego;
- min. 8 godzin
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Strona 9 z 13
ubezpieczeń w budownictwie, w szczególności międzynarodowe standardy, możliwe szkody
związane z prowadzeniem prac budowlanych (co najmniej 2 studia przypadków),
ubezpieczenia od zranienia osób, kontekst FIDIC;
min. 5 godzin
§ opracowania studiów wykonalności, w szczególności format i zawartość, analiza
ekonomiczna i finansowa, analiza rynku, analiza kosztów i korzyści społecznoekonomicznych, analiza wrażliwości, stosowanie odpowiedniego oprogramowania,
procedury aktualizacji istniejącego studium wykonalności projektu;
- min. 8 godzin
§ przepisów dot. gospodarki odpadami obowiązujących w Polsce i Unii Europejskiej, ze
szczególnym uwzględnieniem funkcji operatora odpadowego;
- min. 8 godzin
Ø przygotowanie podręczników szkoleniowych dla każdego z powyższych obszarów szkolenia,
które będą dostarczone każdemu uczestnikowi szkolenia minimum 3 dni przed dniem sesji
szkoleniowej.
§
Na podstawie powyższych wymagań, Konsultant przygotuje i przedłoży szczegółowy harmonogram
szkolenia i proponowaną treść podręczników szkoleniowych przynajmniej miesiąc przed
planowanym terminem szkolenia do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Każda sesja szkoleniowa
powinna zakończyć się pisemną oceną dokonaną przez uczestników szkolenia.
Strony w terminie 1 miesiąca od dnia zawarciu umowy przygotują szczegółowy harmonogram
szkoleń. Wszystkie szkolenia w ramach umowy winny się zakończyć w terminie 6 miesięcy od dnia
podpisania umowy
4.3.3. Wsparcie JRP przy planowaniu, organizacji i zarządzaniu Projektem
1)
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
W zakresie współpracy z Inżynierem i prowadzenia kontraktów wg FIDIC
Pomoc w bieżącym zarządzaniu i administrowaniu umowami zawieranymi w ramach realizacji
Projektu, ocena zgodności prowadzenia robót z zapisami w kontraktach wg standardów FIDIC,
ciągłe monitorowanie i informowanie Beneficjanta Końcowego o wszystkich występujących i
przewidywanych problemach oraz proponowanie działań zapobiegawczych lub/i naprawczych
mających na celu ich usunięcie,
opracowanie procedur do zastosowania przez JRP przy sporządzaniu Raportu Końcowego dla
IZ oraz IPZ po zakończeniu projektu,
wsparcie JRP w rozwiązywaniu sytuacji kryzysowych (m.in. poprzez przygotowanie
opracowania zawierającego możliwe scenariusze rozwiązania sytuacji kryzysowych),
dotyczących koordynowania kontraktów oraz związanych z monitorowaniem właściwego
wykonania zawartych kontraktów według wymagań IZ oraz IPZ.
sporządzania Raportu Końcowego po zakończeniu projektu zgodnie z wymaganiami decyzji KE
i Umowy o dofinansowanie projektu „Kompleksowy system gospodarki odpadami Komunalnymi
w Rzędowie gmina Tuczępy
2)
W zakresie monitoringu i sprawozdawczości
Ø
przegląd i ocena istniejącego systemu monitorowania i kontroli Projektu pod względem
technicznym, finansowym, organizacyjnym i czasowym,
przegląd i ocena istniejących procedur raportowania i planowania stosowanych przez JRP,
przygotowanie zaleceń dotyczących ulepszenia istniejącego systemu monitorowania i kontroli,
a także procedur raportowania i planowania, jako rezultat wspomnianego powyżej przeglądu,
opracowanie procedur monitorowania, sprawozdawczości i planowania, jakie Konsultant uzna
za konieczne dla właściwej realizacji zadań przez JRP,
bieżące wsparcie JRP w raportowaniu i planowaniu rzeczowego i finansowego postępu
Projektu,
organizacja w okresie realizacji Projektu audytu zewnętrznego zgodnie z wymaganiami
Funduszu Spójności;
W zakresie rozliczania projektu (zarządzanie finansowe)
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
3)
Ø
przegląd i ocena istniejących procedur stosowanych przez JRP w zakresie zarządzania
finansowego Projektem,
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Strona 10 z 13
opracowanie zaleceń zmian służących udoskonaleniu procedur stosowanych przez JRP w
zakresie zarządzania finansowego, w tym procedur płatności wykonawcom, procedur
związanych z przygotowaniem wniosków o środki finansowe do Komisji Europejskiej, procedur
związanych z aktualizacją planu finansowego i planu przepływów finansowych Projektu,
identyfikowanie (potencjalnych i występujących) zagrożeń dla właściwego wdrażania Projektu
w obszarze mechanizmów finansowych, kontrolnych, sprawozdawczości i monitorowania, w
tym systemu księgowości Projektu,
dokonanie przeglądu i oceny istniejącego systemu księgowości w celu stwierdzenia jego
zgodności z wymaganiami IP,
opracowanie zaleceń zmian, które powinny być wprowadzone do stosowanego systemu
księgowości jako rezultat powyższego przeglądu, do stosowania przez JRP,
bieżące wspieranie JRP w zakresie zarządzania finansowego i księgowości m.in.:
§
pomoc w prawidłowym kwalifikowaniu kosztów Projektu (zgodność z wytycznymi
Funduszu Spójności i Ministerstwa Finansów),
§
weryfikacja przejściowych świadectw płatności,
§
przygotowanie wniosków o płatności pośrednie,
§
pomoc w weryfikacji i bieżącej aktualizacji harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz
Planu Płatności.
Działania opisane w niniejszym punkcie winny być realizowane bez zbędnej zwłoki, w sposób
umożliwiający osiągnięcie celów opisanych dla niniejszego Projektu, z tym że:
- przygotowanie
procedur oraz analiz opisanych w punkcie 4.3.3 winno nastąpić w terminach 2 miesiące od daty
podpisania umowy
- udzielenie odpowiedzi na zapytania Zamawiającego w terminie wskazanym w piśmie
Zamawiającego.
4)
Ø
Ø
Ø
Inne działania
Opracowanie dokumentów w języku angielskim wymaganych przez instytucje nadzorujące
Projekt oraz dot. specyficznych zagadnień finansowych, technicznych i prawnych Projektu,
Udział na życzenie Zamawiającego (w przypadku uzasadnionej konieczności) w naradach
koordynacyjnych i posiedzeniach Zgromadzenia Spółki w roli eksperta, bądź udział w
okresowych spotkaniach kontrolujących realizację Projektu w instytucjach nadzorujących.
Udział na życzenie Zamawiającego w naradach koordynacyjnych i posiedzeniach związanych z
realizacją Projektu.
4.3.4. Prawa Konsultanta
Konsultant ma prawo:
Ø
proponować zmiany w organizacyjnej strukturze JRP,
Ø
proponować zmiany w personelu JRP,
Ø
proponować zmiany dotyczące wszystkich procedur zweryfikowanych przez Konsultanta w
ramach kontraktu,
Ø
wydawać oświadczenia dotyczące proponowanych rozwiązań organizacyjnych związanych z
procedurami koordynowania i monitorowania Projektu,
Ø
wydawać zalecenia w zakresie procedur generowania, przepływu, integracji, przetwarzania
materiałów informacyjnych zawartych w raportach oraz zbierania informacji niezbędnych dla
Menadżera Projektu i Zamawiającego do podejmowania decyzji.
4.4.
Oczekiwane rezultaty
Pomoc oraz szkolenie powinno być prowadzone w taki sposób, by umożliwić JRP sprostanie
wszystkim wyżej wspomnianym wymogom i obowiązkom nałożonym przez POZR, IP i Komisję
Europejską w celu pomyślnego wdrożenia zadań inwestycyjnych oraz osiągnięcia ekologicznych,
prawnych, proceduralnych i ekonomicznych efektów Kontraktu.
W wyniku wsparcia technicznego ze strony Konsultanta, JRP będzie wyposażone w komplet
procedur niezbędnych do wdrożenia wszystkich swoich zadań oraz w wiedzę na temat stosowania
tych procedur w praktyce. JRP będzie w stanie samodzielnie stosować te procedury oraz
funkcjonować prawidłowo po zakończeniu wsparcia ze strony Konsultanta.
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Strona 11 z 13
Rezultatem pracy Konsultanta będą przez niego dostarczone w trakcie realizacji Kontraktu
podręczniki planowania, organizacji i zarządzania JRP, podręczniki szkoleniowe, dokumenty i
materiały informacyjne i promocyjne dot. Projektu.
Dokumenty w wersji elektronicznej powstałe w wyniku działań Wykonawcy będą dostarczone:
dla zdjęć i grafiki
w formacie JPG lub TIF
rysunki
w formacie DWG
pozostałe dokumenty
zgodne z pakietem Microsoft Office
Uwaga:
Wykonawca winien we własnym zakresie rozeznać szczegółowo warunki związane z wykonaniem
prac będących przedmiotem przetargu, jak tez uzyskać dodatkowe informacje konieczne
i
przydatne do wyceny prac, gdyż wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy z tytułu
błędnego skalkulowania ceny lub pominięcia elementów niezbędnych do wykonania
zamówienia.
5.
LOGISTYKA I ROZKŁAD W CZASIE
5.1.
Lokalizacja Projektu
Funkcje związane z wykonywaniem zadań JRP pełnione będą głównie na terenie gminy Tuczępy
obręb Rzędów oraz na terenie gminy Staszów obręb Grzybów, jakkolwiek powinien on włączyć do
swoich obowiązków również krótkoterminowe wyjazdy związane ze spotkaniami i konsultacjami z
Instytucjami Wdrażającą i Pośredniczącą, Instytucją Płatniczą, Instytucją Zarządzającą, Instytucją
Certyfikującą i Reprezentacją Komisji Europejskiej.
Zamawiający zapewni Konsultantowi dostęp do sali konferencyjnej do celów szkoleniowych (ok. 20
miejsc) w siedzibie JRP.
Wszystkie koszty bieżące utrzymania biura, w tym wynajmu będą pokryte przez Konsultanta i
muszą być zawarte w zaproponowanej cenie kontraktowej.
5.2.
Okres trwania Kontraktu
5.2.1. Data rozpoczęcia Kontraktu:
Z dniem podpisania umowy
5.2.2. Data zakończenia Kontraktu: 31.12.2013 rok
6.
WYMAGANIA
6.1.
Personel Wykonawcy (profil ekspertów)
Wykonawca dla wykonania swoich obowiązków jako Konsultanta ustanowi zespół ekspertów
zdolnych do prowadzenia powierzonych zadań, w tym eksperta prawnego posiadającego
uprawnienia do wykonywania zawodu Radcy Prawnego lub Adwokata. Konsultant posiada
kluczowych ekspertów składających się z co najmniej z następujących osób:
Ø
Lider zespołu - Menadżer Projektu:
§
wyższe wykształcenie o kierunku technicznym lub ekonomicznym lub
zarządzania,
§
doświadczenie zawodowe w kierowaniu zespołem ludzi prowadzącym doradztwo
w zakresie pomocy technicznej przy realizacji inwestycji dotyczącej ochrony
środowiska o wartości robót nie mniejszej niż 10.000.000 PLN (bez VAT).
Ø
Ekspert ds. technicznych:
§
wyższe wykształcenie o kierunku technicznym,
§
doświadczenie zawodowe w nadzorowaniu robót budowlanych, w tym
doświadczenie przy kierowaniu lub nadzorowaniu robót budowlanych przy
realizacji, co najmniej jednej inwestycji dotyczącej ochrony środowiska o
wartości minimum 10.000.000 PLN (bez VAT).
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Strona 12 z 13
Ø
Ekspert ds. finansowych:
§
wyższe wykształcenie z zakresu ekonomii lub zarządzania i/lub finansów lub
rachunkowości,
§
doświadczenie zawodowe przy realizacji i rozliczaniu finansowym minimum
jednej inwestycji dotyczącej ochrony środowiska o wartości nie mniejszej niż
10.000.000 PLN (bez VAT),
7.
RAPORTOWANIE
7.1.
Rodzaje i zakres raportów
W trakcie wykonywania usługi Konsultant powinien przygotowywać i przedkładać w odpowiednich
terminach Zamawiającemu następujące raporty:
=> Raport wstępny obejmujący plan pracy i harmonogram działań, szczegółową metodologię
pracy dotyczącą świadczenia usług, szczegółowy harmonogram pracy każdego eksperta
zaangażowanego w Projekt, w tym personelu wspomagającego i pomocniczego, wstępny
harmonogram szkoleń wymaganych w ramach Kontraktu, wstępny harmonogram dostarczania
spodziewanych rezultatów Kontraktu wyszczególnionych w punkcie 4.4 Opisu Przedmiotu
Zamówienia. Raport powinien zawierać także szczegółowy Harmonogram rzeczowo-finansowy.
=> Raporty kwartalne (przejściowe) – z postępu wykonanych usług. Raport kwartalny
powinien zawierać informacje dotyczące postępu świadczonych usług, w tym aktualizację wszelkich
wstępnych harmonogramów, problemów napotkanych i działań podjętych w celu ich rozwiązania
oraz plan pracy ekspertów na następny kwartał sprawozdawczy. Raport powinien także zawierać
listę spodziewanych rezultatów Kontraktu, wyszczególnionych w punkcie 4.4 Opisu Przedmiotu
Zamówienia, dostarczonych przez Konsultanta do dnia raportowania oraz listę sesji szkoleniowych
przeprowadzonych w ramach Kontraktu wraz z podsumowaniem opinii wyrażonych przez
uczestników szkoleń.
=> Raport końcowy powinien zawierać pełny opis wykonanych usług, podsumowanie wszystkich
raportów pośrednich, opis zastosowanych metod osiągnięcia celów Kontraktu, krytyczną analizę
głównych problemów oraz przedsięwziętych działań naprawczych w celu ich usunięcia. Raport
końcowy powinien zawierać listę spodziewanych rezultatów Kontraktu wyszczególnionych w
punkcie 4.4 Opisu Przedmiotu Zamówienia dostarczonych przez Konsultanta oraz listę sesji
szkoleniowych przeprowadzonych w ramach kontraktu wraz z podsumowaniem opinii wyrażonych
przez uczestników szkoleń. Raport końcowy powinien także zawierać krytyczną analizę
spodziewanych problemów, na jakie napotka JRP po zakończeniu wsparcia ze strony Konsultanta.
Analiza ta powinna zawierać zalecenia dla JRP na temat tego, jak ograniczyć lub wyeliminować te
problemy.
Formaty raportów wstępnego, kwartalnego i końcowego zostaną przedstawione przez Konsultanta
do akceptacji Zamawiającego w trakcie spotkania rozpoczynającego Kontrakt.
7.2.
Przedkładanie i zatwierdzanie raportów
Raport wstępny
Termin dostarczenia raportu: w ciągu 21 dni od daty początkowej Kontraktu.
Termin zgłoszenia uwag przez Zamawiającego: 30 dni od dnia otrzymania raportu; nieprzesłanie
uwag w tym terminie będzie oznaczało zatwierdzenie raportu
Raporty kwartalny (przejściowy)
Termin dostarczenia raportu: w ciągu 7 dni od ostatniego dnia okresu, którego raport dotyczy.
Termin zgłoszenia uwag przez Zamawiającego: 30 dni od dnia otrzymania raportu; nieprzesłanie
uwag w tym terminie będzie oznaczało zatwierdzenie raportu.
Raport Końcowy
Termin dostarczenia raportu: 30 dni od daty wykonania wszystkich prac i usług wynikających z
Kontraktu.
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy
Część III – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)
Strona 13 z 13
Termin zgłoszenia uwag przez Zamawiającego: 30 dni od dnia otrzymania raportu; nieprzesłanie
uwag w tym terminie będzie oznaczało zatwierdzenie raportu.
8.
MONITORING I OCENA
Prace Wykonawcy będą oceniane pod kątem terminowości i rzetelności wypełnionych obowiązków
oraz zaangażowania sił i środków zgodnie z Kontraktem oraz aktualnymi wytycznymi IZ, IPZ dla
Funduszu Spójności.
W celu kontroli postępu prac, na każde żądanie Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest
udostępnić lub wydać wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem przedmiotu Kontraktu.
Wykonawca ma obowiązek ustosunkować się pisemnie w ciągu 7 dni do uwag Zamawiającego.
Kontrakt nr 01: Pomoc techniczna dla Beneficjenta (JRP) w ramach Projektu Kompleksowy system
gospodarki odpadami komunalnymi w Rzędowie, gmina Tuczępy