Zasady antykorupcyjne i anty-łapówkarskie firmy Fellowes

Zasady antykorupcyjne i anty-łapówkarskie firmy Fellowes

1789 Norwood Avenue, Itasca, Illinois 60143-1095
|
630-893-1600
|
www.fellowes.com
Nazwa zasady: Zasady antykorupcyjne i anty-łapówkarskie firmy Fellowes
Podpisujący zasadę: Wiceprezes i Główny Radca Prawny
Cel: Wszelkie interesy, jakie firma Fellowes, Inc. ("Fellowes") prowadzi ze stronami trzecimi, opierają się na najwyższych
standardach uczciwości, których wymaga się od całej działalności Fellowes, a także pozostają w zgodzie z
obowiązującymi przepisami i regulacjami prawnymi. Z niniejszych zasad wynika, że praktyki korupcyjne są
niedopuszczalne w kontaktach biznesowych Fellowes, zarówno w sektorze prywatnym, jak i państwowym. Relacje
Fellowes z państwem i urzędnikami państwowymi podlegają szczegółowym przepisom antykorupcyjnym,
wprowadzającym bardzo surowe kary, takim jak – ale nie wyłącznie – UK Bribery Act i US Foreign Corrupt Practices Act.
Podsumowanie zasad/Oświadczenie: Pracownicy Fellowes nie będą, ani bezpośrednio, ani za pośrednictwem
strony trzeciej, świadomie dawać łapówek, oferować łapówki, albo upoważniać przekazanie łapówek
urzędnikom państwowym.
Fellowes wymaga najwyższych standardów etycznych i przestrzegania wszystkich przepisów antykorupcyjnych,
odnoszących się do prowadzonej przez firmę działalności. Fellowes ceni uczciwość i przejrzystość i ma zero tolerancji
dla wszelkich działań korupcyjnych, czy to popełnianych przez pracowników Fellowes, czy to przez strony trzecie
działające w imieniu i na rzecz Fellowes. Nie będą tolerowane nieupoważnione płatności i postępowanie sugerujące
obietnicę, oferowanie, przekazywanie lub autoryzowanie płatności zabronionych przez niniejsze zasady. W wielkim
skrócie, Fellowes zakazuje płatności na zasadzie „coś za coś”, w przypadku których dokonywana płatność jest związana z
oczekiwaniem na otrzymanie w zamian niestosownej korzyści.
Definicje: Poniższe definicje mają służyć jako wyjaśnienie niektórych słów i sformułowań, które mogłyby zostać źle
zinterpretowane. Definicje te mogą być uzupełniane, usuwane albo zmieniane, jeśli Fellowes uzna to za konieczne.
„Cokolwiek wartościowe” oznacza nie tylko łapówki pieniężne, ale także łapówki będące np. takimi rzeczami:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
akcje;
udziały w imprezach rozrywkowych;
prezenty;
zniżki na produkty oraz usługi, które nie są łatwo dostępne dla ogółu;
oferty zatrudnienia;
przejęcie albo umorzenie długu;
pokrycie kosztów podróży;
przysługi osobiste.
„Łapówka” oznacza niestosowne płatności lub dostarczenie czegokolwiek wartościowego jakiejkolwiek
osobie, albo na wniosek dowolnej osoby, w celu wywarcia wpływu, doprowadzenia do wykonania jakiejkolwiek
czynności lub nagradzając jakiekolwiek działanie lub decyzję, po to, aby uzyskać nieuczciwą korzyść, albo
rozpocząć bądź podtrzymać interesy.
„Płatności ułatwiające” to płatności dokonywane w celu przeprowadzenia lub przyspieszenia rutynowych
procedur państwowych, takich jak:
ñ uzyskiwanie licencji, pozwoleń i innych dokumentów potrzebnych do prowadzenia działalności
gospodarczej w innym kraju;
ñ uzyskiwanie wiz lub przejście przez kontrolę celną;
ñ zapewnienie ochrony policyjnej.
„Prezent” oznacza cokolwiek wartościowe zaoferowane pracownikowi Fellowes przez osobę nie będącą
pracownikiem Fellowes, lub cokolwiek wartościowe zaoferowane osobie nie będącej pracownikiem Fellowes
przez pracownika Fellowes. Rozrywka (w tym napoje, rekreacja, zakwaterowanie, transport i bilety) może być
wydarzeniem o szczególnym celu biznesowym.
„Państwo” lub „państwowy” oznacza biuro, podległą rządowi jednostkę, przedstawicielstwo lub jakikolwiek
inny organ rządowy lub samorządowy, w tym szpitale i inne ośrodki medyczne należące bądź zarządzane przez
państwo, a także agencje kontrolne oraz firmy, korporacje, spółki i stowarzyszenia z większościowym udziałem
państwa.
„Wiedza” zachodzi wtedy, gdy pracownik (i) ma świadomość, że dokonano korupcyjnej płatności; albo (ii) ma
świadomość, że istnieje duże prawdopodobieństwo, iż korupcyjna płatność dojdzie do skutku; albo (iii) ma
wiedzę, iż korupcyjna płatność dojdzie do skutku. Niechęć do uzyskiwania takich informacji, zamierzona
ignorancja, świadome lekceważenie i umyślna ślepota są, w ramach niniejszych zasad, traktowane jako
„wiedza”.
„Płatność” oznacza płatność pieniędzmi, przekazanie akcji, obligacji lub innego majątku, pokrycie kosztów,
dostarczanie wszelkiego rodzaju usług, przejęcie albo umorzenie jakiegokolwiek zadłużenia, albo jakiekolwiek
inne przekazanie towarów, usług, dóbr materialnych lub niematerialnych, które dotrą do finalnego odbiorcy.
„Urzędnik państwowy”1 oznacza
ñ jakiegokolwiek urzędnika lub pracownika (w tym jakąkolwiek osobę mianowaną albo wyznaczoną do
objęcia stanowiska urzędnika lub pracownika) rządu, wydziału, biura albo innego organu rządowego
(w tym przedsiębiorstw państwowych);
ñ jakąkolwiek osobę działającą w charakterze urzędowym w imieniu rządu lub wydziału, biura albo
innego organu rządowego;
ñ jakiegokolwiek członka kierownictwa lub pracownika spółki albo firmy należącej w całości lub w części
do państwa;
ñ jakiegokolwiek członka kierownictwa lub pracownika międzynarodowych organizacji publicznych,
takich jak Bank Światowy czy Organizacja Narodów Zjednoczonych;
ñ jakiegokolwiek członka kierownictwa lub pracownika partii politycznych, albo jakąkolwiek osobę
działającą oficjalnie na rzecz partii politycznej; i/lub
ñ jakiegokolwiek kandydata na wybieralną funkcję publiczną.
„Strona trzecia” oznacza jakąkolwiek osobę nie będącą stroną w transakcji, zwykle pośrednika sprzedaży
między firmą Fellowes a końcowym klientem lub końcowym użytkownikiem produktów Fellowes.
Zakres obowiązywania: Niniejsze zasady obowiązują:
ñ wszystkie podmioty prawne na całym świecie, będące bezpośrednią lub pośrednią własnością Fellowes, w tym
wszystkie jego jednostki operacyjne, zależne oraz stowarzyszone; dla potrzeb niniejszych zasad, termin
„Fellowes” odnosi się do wszystkich wyżej wymienionych jednostek;
ñ wszystkich pracowników Fellowes na całym świecie; dla potrzeb niniejszych zasad, określenie „pracownicy
Fellowes” obejmuje wszystkich zatrudnionych pracowników;
ñ wszystkie strony trzecie działające dla i na rzecz Fellowes, niezależnie od ich lokalizacji.
1 Zgodnie z US Foreign Corrupt Practices Act, używanym pojęciem jest „urzędnik zagraniczny”. Pojęcie „urzędnik
państwowy” należy traktować jako obejmujące urzędników zagranicznych w rozumieniu US Foreign Corrupt
Practices Act, a także urzędników państwowych podległych jurysdykcji innej niż jurysdykcja USA.
Odpowiedzialność: Za egzekwowanie niniejszych zasad odpowiedzialne jest wyższe kierownictwo, które ma
obowiązek uświadomić pracownikom istotę tych zasad oraz konieczność ich przestrzegania.
W kwestii starannego przestrzegania zasad i nadzorowania stron trzecich szczególne obowiązki spadają na
bezpośrednich zwierzchników i kierowników działów.
Wymagania wobec spółek zależnych i agentów: Podwykonawcy, konsultanci i dostawcy, którzy są naszymi agentami
lub pracują na naszą rzecz, albo występują w naszym imieniu, dostarczając usług, procesów lub jakiegokolwiek wsparcia
biznesowego, zostaną poproszeni o postępowanie zgodne z niniejszymi zasadami w sytuacjach, gdy występują w
naszym imieniu. Należy poinformować niezależnych podwykonawców, konsultantów i dostawców, w jaki sposób
niniejsze zasady mają wpływ na naszych pracowników robiących z nimi interesy. Nasze zasady odpowiedzialnego
postępowania z zamówieniami i dostawami obowiązują również dostawców. Będziemy zachęcać spółki joint venture
nie będące pod kontrolą Fellowes, jak również partnerów joint venture, aby wprowadziły podobne zasady
zapobiegające korupcji.
Warunki dopuszczalnego działania: Niniejsze zasady nie zabraniają pracownikom Fellowes prowadzenia legalnych
interesów z podmiotami prywatnymi lub państwowymi, o ile postępują oni zgodnie z zasadami i procedurami Fellowes.
Fellowes często współpracuje z urzędnikami państwowymi w sprawach dotyczących promocji produktów i usług firmy
Fellowes, realizacji kontraktów z podmiotami państwowymi, współpracy przemysłowej i – ogólnie – w legalnych
interesach. W ograniczonym zakresie dopuszczalny jest zwrot rozsądnych wydatków poniesionych w dobrej wierze,
takich jak rzeczywiste koszty podróży i zakwaterowania związane z taką działalnością, pod warunkiem, że zezwalają na
to zasady Fellowes (patrz: Zasady postępowania z prezentami i upominkami), nie łamie się ustawowego prawa i
przepisów państwa, z którego pochodzi urzędnik państwowy, oraz uzyskano wcześniejszą akceptację.
Zasady rachunkowości i księgowania: Polityka korporacyjna firmy Fellowes wymaga, aby wszystkie nasze spółki
zależne, oddziały i biura zagraniczne prowadziły księgowość dokładnie odzwierciedlającą wszystkie transakcje całej
firmy. Ponadto, każda jednostka Fellowes i każde biuro Fellowes odpowiada za wdrożenie i utrzymywanie właściwego
systemu wewnętrznej kontroli rachunkowości. Zasadniczo, polityka korporacyjna Fellowes wymaga, aby każda
transakcja zawarta przez jednostkę Fellowes miała odpowiednią autoryzację i zgodę wstępną, a następnie została
właściwie i w pełni rozliczona i zaksięgowana. Każda transakcja podlega weryfikacji przez wewnętrzny audyt Fellowes, a
wyjątki są zgłaszane kierownictwu i Wiceprezesowi do spraw finansowych. Niewłaściwe zgłaszanie wszelkich płatności
jest dodatkowym przestępstwem i pociąga za sobą dodatkowe kary.
Zasady przeprowadzania analizy due diligence: Aby zapewnić, że wymagania tych zasad są stosowane w
odniesieniu do stron trzecich, kierownictwo jest zobowiązane do prowadzenia analizy due diligence tychże stron
trzecich w celu stwierdzenia, iż są przestrzegane wszelkie wymagania niniejszych Zasad antykorupcyjnych i antyłapówkarskich. Analiza ta powinna obejmować (ale nie ograniczać się do) due diligence przed podpisaniem umowy
oraz po jej wypełnieniu, wypełnianie wynikających z kontraktu zasad antykorupcyjnych oraz monitorowanie.
Obowiązek zgłaszania: Każdy pracownik ma obowiązek zapobiegania naruszeniom niniejszych zasad poprzez
zgłaszanie jakichkolwiek wątpliwej sytuacji swojemu przełożonemu lub na infolinię Ethics Helpline (patrz: Kodeks
Postępowania Firmy Fellowes). W firmie Fellowes obowiązuje zasada, że pracownicy nie będą ponosić konsekwencji za
zgłaszanie obaw o potencjalne nieprzestrzeganie przepisów.
Pracownicy Fellowes powinni zgłaszać problemy związane z potencjalnym naruszaniem niniejszych zasad zgodnie z
Kodeksem Postępowania Firmy Fellowes i/lub zgodnie z procedurami zgłaszania obowiązującymi w ich krajach.
Wszelkie pytania dotyczące przepisów antykorupcyjnych i anty-łapówkarskich, albo niniejszych Zasad, powinny być
kierowane do Działu Prawnego. W celu uzyskania dodatkowych informacji patrz także Kodeks Postępowania.
Kary: Naruszenie przepisów antykorupcyjnych i anty-łapówkarskich, oprócz potencjalnych działań dyscyplinarnych
wobec pracowników, może skutkować surowymi sankcjami cywilnymi i karnymi dla firmy Fellowes, jej pracowników i
stron trzecich.
Zatwierdzenie
_____________________________________________
Główny Radca Prawny
Data utworzenia: wrzesień 2014
Autor: Steven L. Carson
Data wystawienia:
Data wejścia w życie:
Data wprowadzenia zmian:
Zmieniony przez:
Data sprawdzenia:
I N N O VA T I O N I N M O T I O N