Oferta zarządzania budynkami Wspólnot Mieszkaniowych

Oferta dla Wspólnoty Mieszkaniowej
na Zarządzanie i Administrowanie Nieruchomością Wspólną
Szanowni Państwo,
Działając jako Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „Dębina” z siedzibą w Poznaniu
niniejszym zwracamy się do Państwa z ofertą współpracy w zakresie obsługi zarządzania i
administrowania nieruchomością Wspólnoty.
Nadmieniamy, że niżej podpisani członkowie Zarządu posiadają wieloletnie doświadczenie
w szeroko rozumianym zarządzaniu nieruchomościami, w tym także obiektami
użytkowymi.
W ramach świadczonych przez Spółdzielnię usług zapewnimy Państwa Wspólnocie
Mieszkaniowej fachową księgowość, która w sposób racjonalny będzie gospodarować
zgromadzonymi przez Państwa Wspólnocie Mieszkaniowej środkami pieniężnymi,
ponadto zagwarantuje - przy wysokim poziomie usług – niskie koszty utrzymania obiektu.
W zasobach zarządzanych przez Spółdzielnię od 8 lat nie uległy zmianie koszty
eksploatacji, taki wynik, to umiejętność negocjacji oraz wdrożenie nowoczesnych zasad
racjonalnego gospodarowania i ciągłego dokształcania personelu. Zapewniamy Państwa
Wspólnocie Mieszkaniowej:
 racjonalną gospodarkę Wspólnoty Mieszkaniowej
 administrowanie zasobami Wspólnoty Mieszkaniowej
1
 bezpieczeństwo obiektów Wspólnoty Mieszkaniowej
 pomoc techniczną dla Wspólnoty Mieszkaniowej
 projekt HELP -24 dla Wspólnoty Mieszkaniowej w zakresie pogotowia technicznego
i doradztwa prawnego.
To co z pewnością wyróżnia nas spośród innych firm zarządzających i administrujących
nieruchomością wspólną, funkcjonujących na rynku to wiedza oraz zaangażowanie w
pozyskiwanie dotacji i środków finansowych na rewitalizację i termomodernizację
nieruchomości, oraz rozkładanie ryzyka ubezpieczeń.
Spółdzielnia zatrudnia wykwalifikowaną kadrę pracowników, ponadto na stałe
współpracuje ze specjalistami z różnych dziedzin, nie tylko w zakresie administracji i
księgowości, ale także z dziedziny szeroko pojętego budownictwa, w tym z zakresu
modernizacji, remontów i serwisu niezbędnego do utrzymania obiektów.
Ponadto, współpracujemy z Kancelarią Adwokacką wyspecjalizowaną w szeroko
rozumianym prawie mieszkaniowym w zakresie zarządzania i administrowania
nieruchomością wspólną. W ramach tej współpracy będzie możliwie zapewnienie Państwu
także pomocy prawnej w pełnym zakresie oraz wsparcie merytoryczne podczas
przygotowania zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej, w tym sporządzanie projektów uchwał
Wspólnoty Mieszkaniowej, sporządzanie opinii prawnych, analiza i sporządzanie
projektów umów Wspólnoty Mieszkaniowej oraz prowadzenie postępowań sądowych o
zapłatę, eksmisję czy z zakresu prawa spadkowego.
Zachęcamy, do zapoznania się z zakresem świadczonych przez nas usług.
Z poważaniem
Marek Szymański
Prezes Zarządu
Krzysztof Mieszała
Zastępca Prezesa Zarządu
2
Załącznik nr 1
ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG
1. Podejmowanie działań w imieniu i na rzecz Wspólnoty w zakresie jej
reprezentacji:
a. reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz, w szczególności przed organami
administracji publicznej i innymi instytucjami, w tym bankami,
b. reprezentowanie Wspólnoty w stosunkach pomiędzy właścicielami.
2. Administrowanie
a.
prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali oraz ich użytkowników,
b.
wydawanie zaświadczeń, osobom posiadającym tytuł prawny do lokalu, o
niezaleganiu w opłatach na rzecz Wspólnoty,
c.
sporządzanie zawiadomień o zmianach wysokości opłat, wynikających z
decyzji właścicieli lub innych przepisów prawa miejscowego,
d.
zapewnienie bieżącej obsługi eksploatacyjnej, w szczególności: dostaw
mediów, negocjowanie z ich dostawcami warunków obowiązujących umów,
i kontrola ich wykonywania,
e.
udzielanie każdemu z Właścicieli – w godzinach funkcjonowania biura
Zarządcy – informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością
wspólną oraz w sprawach dotyczących rozliczeń w zakresie dotyczącym
indywidualnych lokali,
f.
wynajmowanie pomieszczeń i lokali stanowiących nieruchomość wspólną
oraz udostępnianie ścian budynku na reklamy po wcześniejszym uzyskaniu
zgody właścicieli w formie uchwały,
g.
wykonywanie prawomocnie podjętych uchwał Wspólnoty,
h.
utrzymanie należytego porządku i czystości w budynku oraz na terenach
zielonych w obrębie posesji.
3. Obsługa zebrań wspólnoty
a.
zwoływanie zebrań Wspólnoty co najmniej raz w roku, stosownie do
przepisów ustawy o własności lokali,
3
b.
przygotowanie porządku zebrania i
sporządzanie projektów uchwał
Wspólnoty,
c.
obsługa zebrań Wspólnoty (protokołowanie, liczenie głosów, etc.)
4. Obsługa finansowa
a. otwarcie dla Wspólnoty rachunków bankowych – bieżącego i funduszu
remontowego – dokonywanie rozliczeń poprzez te rachunki,
b. prowadzenie ewidencji
księgowej
kosztów zarządu nieruchomością
wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z
innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej,
c. prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów z tytułu mediów, zaliczek i
wpłat uiszczonych na pokrycie tych kosztów,
d. przyjmowanie zaliczek i wpłat na koszty, o których mowa w pkt c i d oraz
windykacja wierzytelności Wspólnoty,
e. sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty, planów
remontów wraz z ich wstępną kalkulacją,
f. pobieranie
i
odprowadzanie
podatków
oraz
innych
opłat
publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnej,
g. sporządzanie deklaracji podatkowych.
5. Pomoc techniczna
a.
zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i
urządzeń znajdujących się w budynku, zgodnie z przepisami Prawa
budowlanego,
b.
zlecanie i kontrola bieżących napraw i konserwacji nieruchomości,
c.
prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, a w razie potrzeby
zlecenie wykonania inwentaryzacji budowlanej obiektu oraz projektów
budowlanych i remontów budynku (częściowych i całkowitych),
d.
przygotowywanie planów remontowych nieruchomości,
e.
sporządzanie kosztorysów inwestorskich,
f.
przygotowywanie i przeprowadzanie przetargów, analiza ofert i materiałów
przetargowych,
6. Pomoc prawna
4
- PROJEKT –
Umowa o zarządzanie i administrowanie nieruchomością wspólną
zawarta w Poznaniu w dniu ……………….. roku pomiędzy:
Wspólnotą Mieszkaniową nieruchomości położonej w Poznaniu przy ul.
………………. reprezentowaną przy niniejszej czynności przez Zarząd Wspólnoty w
osobach:
1. ……………………, zam. w Poznaniu przy ul. ……………………..
2. ……………………, zam. w Poznaniu przy ul. ……………………..
3. ……………………, zam. w Poznaniu przy ul. ……………………..
zwaną w dalszej części Umowy Wspólnotą
a
Spółdzielnią Mieszkaniową „Dębina” z siedzibą w Poznaniu na os. Dębina 106,
zarejestrowaną w rejestrze prowadzonym przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe
Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru
Sądowego pod nr KRS 0000164043, NIP 7831335043, REGON 630702326,
reprezentowaną przez:
1.
Marka Szymańskiego – Prezesa Zarządu
2.
Krzysztofa Mieszałę – Wiceprezesa Zarządu
zwany w dalszej części Umowy Zarządcą
łącznie zwanymi w dalszej części Umowy także Stronami, a każda indywidualnie Stroną
o następującej treści:
PREAMBUŁA
Wspólnota Mieszkaniowa oświadcza, że przedmiotowa nieruchomość obejmuje
budynek/budynki nr ………………. oraz działkę gruntu nr … obręb …… o powierzchni ….. i
stanowi w częściach ułamkowych współwłasność właścicieli stosownie do zapisów w
księdze wieczystej KW nr …………….. prowadzonej dla nieruchomości przez Sąd Rejonowy –
Poznań Stare Miasto w Poznaniu, Wydział ……. Ksiąg Wieczystych.
5
Ponadto, Wspólnota oświadcza, że Zarząd został należycie umocowany do podpisania
niniejszej umowy zgodnie z uchwałą Wspólnoty Mieszkaniowej nr ………. z dnia ……….. .
Niniejsza umowa wiąże wszystkich kolejnych nabywców lokali w przedmiotowej
nieruchomości.
§ 1.
1. Wspólnota zleca Spółdzielni zarządzanie i administrowanie nieruchomością
położoną w Poznaniu przy ul. ………………… , o której mowa w Preambule, a
Zarządca zlecenie przyjmuje na zasadach określonych w niniejszej umowie.
2. Zarządca w sposób samodzielny wykonywać będzie czynności zwykłego
zarządu nieruchomością wspólną, o której mowa w ust. 1. Natomiast,
czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu Spółdzielnia wykonywać
będzie za zgodą właścicieli wyrażoną w stosownej uchwale.
3. Zarządca podejmuje czynności związane z realizacją niniejszej umowy na
podstawie planu gospodarczego przyjętego uchwałą Wspólnoty na dany rok
kalendarzowy.
Konieczność
wydatkowania
dodatkowych
środków
finansowych wymaga uprzedniej zgody Wspólnoty wyrażonej w stosownej
uchwale.
§2.
Do obowiązków Zarządcy należy w szczególności - w zakresie:
1. podejmowania działań w imieniu i na rzecz Wspólnoty w zakresie jej
reprezentacji:
a. reprezentowanie Wspólnoty na zewnątrz, w szczególności przed organami
administracji publicznej i innymi instytucjami, w tym bankami,
b. reprezentowanie Wspólnoty w stosunkach pomiędzy właścicielami.
2. administrowania:
a. prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali oraz ich użytkowników,
b. wydawanie zaświadczeń, osobom posiadającym tytuł prawny do lokalu, o
niezaleganiu w opłatach na rzecz Wspólnoty,
c. sporządzanie zawiadomień o zmianach wysokości opłat, wynikających z
decyzji właścicieli lub innych przepisów prawa miejscowego,
d. zapewnienie bieżącej obsługi eksploatacyjnej, w szczególności: dostaw
mediów, negocjowanie z ich dostawcami warunków obowiązujących umów i
kontrola ich wykonywania,
6
e. udzielanie każdemu z Właścicieli – w godzinach funkcjonowania biura
Zarządcy – informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością
wspólną oraz w sprawach dotyczących rozliczeń w zakresie dotyczącym
indywidualnych lokali,
f. wynajmowanie pomieszczeń i lokali stanowiących nieruchomość wspólną
oraz udostępnianie ścian budynku na reklamy po wcześniejszym uzyskaniu
zgody właścicieli w formie uchwały,
g. wykonywanie prawomocnie podjętych uchwał Wspólnoty,
h. utrzymanie należytego porządku i czystości w budynku oraz na terenach
zielonych w obrębie posesji.
3. obsługi zebrań wspólnoty:
a. zwoływanie zebrań Wspólnoty co najmniej raz w roku, stosownie do
przepisów ustawy o własności lokali,
b. przygotowanie porządku zebrania i
sporządzanie projektów uchwał
Wspólnoty,
c. obsługa zebrań Wspólnoty (protokołowanie, liczenie głosów, etc.)
4. obsługi finansowej:
a. otwarcie dla Wspólnoty rachunków bankowych – bieżącego i funduszu
remontowego – dokonywanie rozliczeń poprzez te rachunki,
b. prowadzenie
ewidencji
księgowej
kosztów
zarządu
nieruchomością
wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z
innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej,
c. prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów z tytułu mediów, zaliczek i
wpłat uiszczonych na pokrycie tych kosztów,
d. przyjmowanie zaliczek i wpłat na koszty, o których mowa w pkt c i d oraz
windykacja wierzytelności Wspólnoty,
e. sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty, planów
remontów wraz z ich wstępną kalkulacją,
f. pobieranie
i
odprowadzanie
podatków
oraz
innych
opłat
publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnej,
g. sporządzanie deklaracji podatkowych.
5. pomocy technicznej:
a. zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i
urządzeń znajdujących się w budynku, zgodnie z przepisami Prawa
budowlanego,
7
b. zlecanie i kontrola bieżących napraw i konserwacji nieruchomości,
c. prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, a w razie potrzeby
zlecenie wykonania inwentaryzacji budowlanej obiektu oraz projektów
budowlanych i remontów budynku (częściowych i całkowitych),
d. przygotowywanie planów remontowych nieruchomości,
e. sporządzanie kosztorysów inwestorskich,
f. przygotowywanie i przeprowadzanie przetargów, analiza ofert i materiałów
przetargowych.
Szczegółowy zakres usług, określa załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
§ 3.
1. Wysokość zaliczek na utrzymanie nieruchomości wspólnej ustalona jest na
podstawie uchwały Wspólnoty w oparciu o przyjęty plan finansowy.
2. Zaliczki, o których mowa w ust. 1 oraz inne koszty wynikające z uchwał Wspólnoty,
Spółdzielnia rozliczy w stosunku do poszczególnych właścicieli lokali w części
odpowiadającej ich udziałowi we współwłasności nieruchomości wspólnej.
3. Zarządca nie ponosi odpowiedzialności prawnej i finansowej za skutki wynikające z
nieuregulowania przez właścicieli lokali należnych od nich zaliczek, o których
mowa w ust. 1 lub wnoszenia ich z opóźnieniem.
4. Zarządca w terminie do 15 marca każdego roku będzie przekazywać Wspólnocie
sprawozdanie finansowe za poprzedni rok wraz z projektem rocznego planu
gospodarczego, projektami uchwał dotyczącymi wysokości zaliczek na pokrycie
kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej, na fundusz remontowy oraz na
opłaty za świadczenia – w celu ich zatwierdzenia przez zebranie Wspólnoty.
§ 4.
1. Wspólnota zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zarządcy wynagrodzenia w
kwocie netto ………. zł/m2, łącznie …………… zł, na podstawie powierzchni
użytkowej …………… m2 o której mowa w §1 ust. 1 Umowy. Wynagrodzenie
płatne będzie miesięcznie z dołu. Do wynagrodzenia zostanie doliczony
podatek VAT według stawki właściwej w chwili powstania obowiązku
podatkowego.
8
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, Wspólnota zobowiązuje się
zapłacić w terminie 7 dni od dnia wystawienia przez Zarządcę faktury VAT,
na wskazany tam numer rachunku bankowego.
§ 5.
1. Spółdzielnia
wyznacza
jako
Zarządcę
nieruchomości:
………………..………..,
posiadającego licencję zawodową zarządcy nieruchomości numer ……………., jako
zarządcę nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za wykonanie niniejszej
umowy, zwanego w dalej Zarządcą.
2. Spółdzielnia ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą w stosunku do Wspólnoty
za zawinione działania i zaniechania własne oraz działania i zaniechania osób, z
których pomocą zobowiązania wykonuje.
3. Spółdzielnia
oświadcza, iż
Zarządca posiada obowiązkowe ubezpieczenie
odpowiedzialności cywilnej za szkody, które mogą wyniknąć w związku z
wykonywaniem czynności zarządzania, o których mowa w art. 185 ust. 1 i 1a.
ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.
§ 6.
1. Zarządca jest zobowiązany do zachowania należytej staranności przy wypełnianiu
swoich obowiązków oraz stosowania zasad racjonalnej gospodarki.
2. Zarządca zobowiązuje się do szczególnie starannego zabezpieczenia danych
osobowych właścicieli i najemców lokali oraz części wspólnych przed dostępem
osób trzecich, przy czym gromadzenie i przetwarzanie danych związane jest
wyłącznie z realizacją niniejszej umowy.
§ 7.
1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem jej
podpisania.
2. Każda Strona ma prawo do rozwiązać niniejszą umowę z zachowaniem
jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca
kalendarzowego.
§ 8.
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie będą miały
przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o własności lokali.
9
2. Umowa może być zmieniona jedynie za pisemnym porozumieniem Stron,
pod rygorem nieważności.
3. Spory wynikłe na tle realizacji Umowy będą rozstrzygane przez sąd
powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zarządcy.
4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po
jednym dla każdej ze Stron.
10