PDF Pobierz - Urząd Gminy Łyszkowice

ZARZĄDZENIE NR 166/2016
WÓJTA GMINY ŁYSZKOWICE
z dnia 29 lutego 2016 r.
w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu korespondencji w Urzędzie Gminy Łyszkowice
Na podstawie art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.2015, poz. 1515 z późn.
zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz.U. 2011, Nr 14, poz. 67 z późn.zm.), zarządzam, co następuje:
§ 1. Wprowadzam Instrukcję obiegu korespondencji w Urzędzie Gminy Łyszkowice, stanowiącą załącznik do
zarządzenia.
§ 2. Zobowiązuję pracowników Urzędu Gminy w Łyszkowicach do stosowania Instrukcji, o której mowa w §1.
§ 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam
Urzędzie Gminy Łyszkowice.
koordynatorowi ds czynności kancelaryjnych w
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy Łyszkowice
Adam Ruta
Id: CB8A8380-7309-4724-8B39-62D10241830C. Uchwalony
Strona 1
Załącznik do Zarządzenia Nr 166/2016
Wójta Gminy Łyszkowice
z dnia 29 lutego 2016 r.
INSTRUKCJA OBIEGU KORESPONDENCJI
W URZĘDZIE GMINY ŁYSZKOWICE
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Instrukcja obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Łyszkowice określa:
1) zasady postępowania z dokumentami wpływającymi do Urzędu,
2) zasady postępowania z dokumentami wysyłanymi przez Urząd.
2. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:
1) Wójt – Wójta Gminy Łyszkowice,
2) Instrukcja – Instrukcję obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Łyszkowice,
3) Urząd – Urząd Gminy Łyszkowice,
4) sekretariat – sekretariat Urzędu Gminy Łyszkowice,
5) korespondencja – każde pismo lub inna przesyłka wpływająca do Urzędu lub wysyłana przez Urząd.
3. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu Gminy
Łyszkowice jest tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych.
4. Korespondencja wpływa do Urzędu w następujących formach:
1) przesyłek pocztowych i kurierskich oraz pism składanych przez interesantów w Urzędzie,
2) faksu, który przyjmowany jest w sekretariacie,
3) elektronicznej – za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej (E-PUAP) oraz kierowanej na adres email Urzędu.
Rozdział II
Przyjmowanie korespondencji
§ 2. 1. Korespondencja wpływająca do Urzędu, przyjmowana jest przez pracownika sekretariatu.
2. Pracownik sekretariatu nie otwiera następujących przesyłek wpływających:
1) oznaczonych jako korespondencja niejawna, zapakowanych zgodnie z przepisami o ochronie informacji
niejawnych,
2) ofert składanych do postępowań w ramach zamówień publicznych,
3) ofert składanych w związku z ogłaszanymi naborami na wolne stanowiska pracy,
4) adresowanych imiennie z dopiskiem „do rąk własnych”, „nie otwierać”.
§ 3. 1. Korespondencja wpływająca do Urzędu podlega rejestracji w Dzienniku Korespondencyjnym,
prowadzonym przez pracownika sekretariatu.
2. Obowiązkowi rejestracji nie podlegają:
Id: CB8A8380-7309-4724-8B39-62D10241830C. Uchwalony
Strona 1
1) życzenia, zaproszenia, podziękowania oraz pisma o podobnym charakterze,
2) oferty szkoleniowe, oferty reklamowe, oferty handlowe (z wyjątkiem ofert wpływających w związku z
prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego) ,
3) książki, broszury, czasopisma,
4) dowody potwierdzenia odbioru korespondencji.
Rozdział III
Postępowanie z korespondencją przyjętą do Urzędu
§ 4. 1. Korespondencja przyjęta do Urzędu, zostaje:
1) otwarta przez pracownika sekretariatu, a następnie
2) opieczętowana pieczątką wpływu, która zawiera datę przyjęcia i numer ewidencyjny z dziennika
korespondencyjnego.
2. Pieczątka wpływu umieszczana jest w prawym górnym rogu na pierwszej stronie każdej przesyłki.
3. Na korespondencji przekazywanej bez otwierania, pieczątkę należy przystawić na przedniej stronie koperty.
4. Korespondencja zarejestrowana przekazywana jest do Wójta Gminy lub w razie jego nieobecności do
Sekretarza Gminy w celu wykonania dekretacji czyli rozdysponowania według treści merytorycznej do
kierowników referatów lub osób zajmujących samodzielne stanowiska pracy.
5. Dekretacja polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z
datą i podpisem dekretującego. W przypadku błędnej dekretacji, jej zmiany dokonuje dekretujący.
5. Korespondencja zadekretowana przez Wójta, zostaje przekazana do wglądu Sekretarzowi Gminy.
6. Zadekretowana korespondencja zwracana jest do sekretariatu, a następnie pracownik sekretariatu
niezwłocznie przekazuje ją, zgodnie z dekretacją – kierownikom referatów lub pracownikom zajmującym
samodzielne stanowiska pracy.
7. Przyjęcie korespondencji, otrzymujący, potwierdzają , poprzez złożenie podpisu w dzienniku
korespondencyjnym.
8. Otrzymaną korespondencję, kierownicy referatów oraz osoby zajmujące samodzielne stanowiska wpisują do
dzienników korespondencyjnych, przez siebie prowadzonych.
9. Kierownicy referatów rozdysponowują korespondencję, według jej merytorycznej treści poszczególnym
pracownikom referatu w celu wskazania pracownika do załatwienia sprawy.
10. Pracownik potwierdza
korespondencyjnym.
odbiór
korespondencji,
składając
własnoręczny
podpis
w
dzienniku
§ 5. 1. Po otrzymaniu korespondencji, każdy pracownik:
1) rejestruje sprawę, wybierając właściwy symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt, przy
czym sprawę rejestruje tylko raz , na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie,
2) w przypadku, gdy korespondencja dotyczy sprawy już zarejestrowanej, dołącza ją do tej sprawy.
2. W przypadku, gdy w trakcie załatwiana sprawy, dokonywane są uzgodnienia w drodze telefonicznej,
pracownik sporządza z przeprowadzonej rozmowy notatkę lub adnotacje, którą umieszcza w aktach sprawy.
Notatkę lub adnotację podpisuje osoba ją sporządzająca z podaniem daty przeprowadzenia rozmowy.
3. Po załatwieniu sprawy, pisma przedkładane do podpisu Wójta lub kierownika referatu przygotowywane są
w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz zostaje wysłany adresatowi, drugi egzemplarz zostaje dołączony do
akt sprawy.
4. Kierownicy referatów lub podlegli im pracownicy podpisują pisma, zgodnie z nadanym im upoważnieniem.
Id: CB8A8380-7309-4724-8B39-62D10241830C. Uchwalony
Strona 2
§ 6. 1. Korespondencja uznana za skargę lub wniosek w rozumieniu art. 227 i art. 241 Kodeksu postępowania
administracyjnego, po dekretacji, przekazywana jest do Rejestru skarg i wniosków, prowadzonego przez
Stanowisko ds. kadr, skarg i wniosków.
2. W przypadku, gdy korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) kilku
referatów lub kilku pracowników, przekazuje się ją referatowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie
sprawy w podstawowym zakresie
(wskazanie podczas dekretacji przez podkreślenie), a pozostałym
zainteresowanym przekazuje się kserokopie dokumentów.
3. Korespondencja wpływająca do urzędu w formie faksu lub w formie elektronicznej, podlega przeglądowi,
który dokonuje pracownik sekretariatu, następnie zostaje wydrukowana oraz przekazana do dekretacji.
Rozdział IV
Wysyłanie korespondencji
§ 7. 1. 1. Korespondencja wysyłana jest niezwłocznie po jej podpisaniu.
2. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowują pracownicy we własnym zakresie, odpowiadając za:
1) sprawdzenie, czy pismo jest podpisane, opieczętowane i oznaczone datą,
2) dołączenie wszystkich, wskazanych w piśmie załączników,
3) prawidłowe zaadresowanie koperty.
3. Obowiązkiem pracowników jest monitorowanie otrzymania zwrotnego potwierdzenia odbioru, oraz
zgłaszanie jego braku do sekretariatu.
4. Korespondencja przeznaczona do wysyłki rejestrowana jest w dziennikach korespondencyjnych,
prowadzonych przez kierowników referatów i osoby zajmujące samodzielne stanowiska.
5. Pracownik sekretariatu, przyjmuje korespondencję do wysyłki, potwierdzając jej odbiór, poprzez złożenie
podpisu w dzienniku korespondencyjnym.
6. Przed wysyłką korespondencji pracownik sekretariatu wpisuje listy i przesyłki pocztowe do pocztowej
książki nadawczej.
7. Pracownik sekretariatu przekazuje korespondencję do placówki pocztowej do godz. 14.00.
Rozdział V
Postanowienia końcowe
§ 8. 1. Niniejsza Instrukcja nie ma zastosowania do:
1) dokumentów księgowo-finansowych, których obieg jest uregulowany w Instrukcji Obiegu Dokumentów
Księgowych w Urzędzie Gminy Łyszkowice,
2) dokumentów zawierających informacje niejawne, do których zastosowanie ma Instrukcja dotycząca sposobu i
trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ZASTRZEŻONE oraz zakresu i warunków
stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony w Urzędzie Gminy Łyszkowice.
3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Instrukcji, mają zastosowanie przepisy powszechnie
obowiązujące.
Id: CB8A8380-7309-4724-8B39-62D10241830C. Uchwalony
Strona 3