stąd

Organizacja Biwaków i Zlotów
Przygotowała: Phm. Katarzyna Banaszczyk
Źródło: materiały metodycznych Hufca Katowice, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów
powodujących skutki finansowo –gospodarcze w Hufcu ZHP Warszawa – Wola obowiązuje
od 10 października 2013 r.
Spis treści:
I. Do kogo jest adresowany zlot.
II. Dokumentacja potrzebna do zatwierdzenia biwaku w Komendzie Hufca
III. Plan Biwaku/ zlotu
IV. Rozliczenie biwaku
V. Załączniki:
- Zgoda rodziców
- Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci na biwaku
I. Do kogo jest adresowany zlot.
Decydując się na zorganizowanie biwaku musimy jasno określić grupę, która będzie
uczestniczyła w wyjeździe – zuchy, harcerze, harcerze starsi, wędrownicy, szczep,
instruktorzy i Hufiec itp.
W zależności od tego należy spotkać się kadrą biwaku i ustalić kto będzie odpowiedzialny za
jakie kwestie, oraz ustalić plan biwaku i podzielić się pracą.
Po opieką jednego wychowawcy może znajdować się w przypadku (dane zaczerpnięte z
poradnika Kuratorium Oświaty dla organizatorów, rodziców i uczestników biorących
udział w wypoczynku):
• dzieci do 10 roku życia, nie więcej niż 15 uczestników na jednego wychowawcę;
• dzieci powyżej 10 roku życia, nie więcej niż 20 uczestników na jednego wychowawcę;
• grup mieszanych nie więcej niż 15 uczestników na jednego wychowawcę;
• niepełnosprawnych uczestników wypoczynku liczba ta ulega zmniejszeniu w zależności od
stopnia niepełnosprawności.
Miejsce biwaku:
wybierając miejsce na biwak, musimy mieć na uwadze warunki lokalowe i dobrać je w
zależności od rożnych czynników:
 pora roku – czy budynek jest ogrzewany,
 ilość uczestników – wszyscy muszą się zmieścić;
 opcje dojazdu – czy nasi harcerze dają radę przejść np. 10 km i ile czasu nam to
zajmie.
 Jak wygląda sytuacja obok szkoły, bazy – czy jest las, ruchliwa ulica, tory kolejowe
itp.
II. Dokumentacja potrzebna do zatwierdzenia biwaku w Komendzie Hufca
Jadąc na biwak, jesteśmy zobowiązani go zatwierdzić w Komendzie Hufca poprzez złożenie
wniosku na stronie Hufca formularzu zgłoszenia biwaku niezależnie czy jest to biwak
drużyny, szczepu czy Hufca – tyczy się to między innymi imprez od piątku do niedzieli.
(https://docs.google.com/a/zhp.net.pl/forms/d/1_eR5A_FezHWEXRyZBez7m2pYTTw7dMi_
0BMAHd6JvSI/viewform)
Dla nocowania jednorazowego (np. z piątku na sobotę) w szkole, w której działa Środowisko
czy w Hufcu nie trzeba wypełniać karty biwaku. Natomiast wcześniej należy w przypadku
szkoły poinformować Dyrekcję czy osobę wskazaną przez Dyrekcję, w przypadku Hufca
trzeba go wcześniej zarezerwować (minimum tydzień wcześniej) żeby mieć pewność, że nie
jest już zarezerwowany poprzez E-formularz znajdujący się na stronie naszego Hufca.
Dokumenty :
 Karta biwaku – można ściągną ze strony Hufca Warszawa – Wola z zakładki
niezbędnik
 Preliminarz – można ściągną ze strony Hufca Warszawa – Wola z zakładki niezbędnik
 Plan biwaku
 Lista uczestników (odpłatności) – można ściągną ze strony Hufca Warszawa – Wola z
zakładki niezbędnik
 Ew. jeśli robimy dodatkowe ubezpieczenie to numer polisy i nazwę ubezpieczyciela
 Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci na biwaku
Powyższe dokumenty powinniśmy mieć w dwóch kopiach:
 Karta biwaku – jedną kopię przesyłamy przez E-formularz do Hufca, drugą drukujemy
dla siebie
 Preliminarz - jedną kopię przesyłamy e-mailem do Hufca, drugą drukujemy dla siebie
 Plan biwaku - jedną kopię przesyłamy e-mailem do Hufca, drugą drukujemy dla siebie
 Lista uczestników - jedną kopię przesyłamy e-mailem do Hufca, drugą drukujemy dla
siebie
 Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci na biwaku - oryginał
zanosimy do hufca, kopię zatrzymujemy dla siebie.
Dodatkowe dokumenty, które ewentualnie powinniśmy mieć ze sobą:
 Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci na biwaku podpisane
przez opiekunów drużyn, trzeba pamiętać, że przy podpisywaniu deklaracji o byciu
drużynowym nie ma tam takiej wzmianki oraz nie zawsze opiekunem jest drużynowy
czy instruktor tylko osoba, która skończyła 18 lat. Jeśli coś się stanie to
odpowiedzialność spada na Komendanta biwaku/ zlotu.
 Umowa wynajmu szkoły/ innej stanicy Hufca – trzeba pamiętać tutaj, że taką umowę
może podpisać tylko Komendantka Hufca wraz z skarbnikiem. Tylko te osoby są
upoważnione do podpisywania jakichkolwiek umów
 Informacja dla rodziców na temat biwaku/ zlotu – to wy jako organizatorzy możecie
przygotować taką informację albo możecie zostawić to drużynowym, żeby nie brać na
siebie kolejnego zadania, bo i tak będziecie mieli dużo obowiązków
 Zakres obowiązków kadry – każdy członek sztabu organizacyjnego biwak/ zlot
powinien mieć jasno określone za co odpowiada. Najlepiej spisać to i każdy powinien
to podpisać. Jeśli widzimy, że kto sobie nie radzi możemy zmienić zakres i przekazać
to zadanie komuś innemu. Spisanie zakresu obowiązków pomoże również w pisaniu
opinii osobie, która robiła to na stopień instruktorski.
 Zgody rodziców na udział dziecka w biwaku/ zlocie – pomoże to sprawdzić, że rodzic
wie gdzie przebywa jego dziecko.

Regulamin zlotu/ uczestnika – pomoże to w określeniu co oferujemy jako
organizatorzy drużyną, za co my odpowiadamy a za co drużyny, czy zwykły
uczestnik. To co tutaj wpiszemy może nam oszczędzić kilku przykrości np.: kto
odpowiada finansowo za zniszczenia w Sali.
III. Plan Biwaku/ zlotu
Plan biwaku to dokument zawierający ramowy plan z wyszczególnieniem
wszystkich planowanych zajęć. Podczas opracowywania planu trzeba zaznaczyć, kto za co
odpowiada.
Pisząc plan musimy dostosować go do:
 wieku i potrzeb uczestników
 charakteru biwaku (biwak rady drużyny; rady szczepu; mikołajkowy; andrzejkowy,
zlot Hufca, który od lat ma charakterystyczne cechu)
 celu biwaku: warsztatowy – skupiający się na kształceniu i rozwoju; treking; poznanie
nowego miejsca; integracja itp.
 należy pamiętać o odpowiednim czasie na posiłki i toaletę poranną i wieczorną;
długości ciszy nocnej; godzinie pobudki.
 plan powinien być napisany zgodnie z zasadą przemienności – wszystkie zajęcia nie
mogą mieć charakteru „stałego” - powinny pojawić się zajęcia ruchowe (gra terenowa,
bieg, INO, gry i zabawy na powietrzu) i odwrotnie.
 Pamiętajmy o ośrodku do, którego jedziemy – w niektórych ośrodkach jest
obowiązkowa praca na rzecz ośrodka (zwykle ok 2h), w ramach tego często zdarza
się, że nie będziemy płacić za nocleg.
 Starajmy się utrzymać równowagę: przygotujmy zajęcia dla ciała – ruchowe, fizyczne;
dla ducha – kominki, ogniska i dla rozumu – zajęcia rozwojowe, warto przygotować
również zajęcia manualne i muzyczne – jeśli mamy takie możliwości i potrzeby
naszych uczestników.
IV. Rozliczenie biwaku
Rozliczenie rajdu bądź biwaku składane jest skarbnikowi bądź osobie przez niego
wskazanej, w terminach przeznaczonych dla rozliczeń bieżących wydatków.
Osoba realizująca zadanie przedstawia pełne rozliczenie akcji w postaci tzw. zbiorczego
rozliczenia wpływów i wydatków, stanowiącego jeden dokument księgowy. Rozliczenie
dokumentuje wydatki z rachunku bankowego jednostki (subkonto) bądź stanowi rozliczenie
udzielonej zaliczki jednorazowej.
Dokumenty potrzebne do rozliczenia biwaki:
 Lista odpłatności
 Dokumenty finansowe takie jak faktury, noty korygujące
 Wniosek o zaliczkę
 Polecenie wyjazdy służbowego (delegacja)
 Dowód wpłaty KP
 Umowy na podstawie, których była dokonana płatność – za szkołę, polisa
ubezpieczeniowa
Zbiorcze rozliczenie jest zestawieniem wszystkich dowodów potwierdzających dokonane
wpłaty oraz poniesione wydatki. Wszystkie dowody muszą być opisane w sposób zgodny z
zasadami:
a) W hufcu, jako własny system kontroli wewnętrznej dokumentów, przyjmuje się kontrolę
pod względem:
 formalnym,tj. weryfikacji:
 czy treść i forma dokumentu odpowiadają wymogom prawa oraz przepisom wewnętrznym
ZHP,
 czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot.
 rachunkowym, tj. prawidłowości działań arytmetycznych:
 czy jest właściwa i pełna nazwa sprzedawcy i nabywcy,
 czy wypełnione są wszystkie pozycje,
 czy wyliczenia są prawidłowe,
 czy zastosowano odpowiednie stawki podatków.
 merytorycznym, polegającym na ustaleniu zgodności danych z rachunku ze stanem
faktycznym:
 czy operacji gospodarczej dokonały upoważnione do tego osoby,
 czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili dokonanie operacji
gospodarczej co do ilości, jakości i gatunku,
 czy dokument zawiera wyczerpujący opis operacji gospodarczej na odwrocie
dokumentu,
 czy opisu dokonała osoba, która brała w udział w tym zdarzeniu,
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo -gospodarcze w
Hufcu ZHP Warszawa -Wola
 czy jest umieszczony pod opisem zdarzenia własnoręczny podpis wraz z datą dokonania
opisu przez upoważnioną osobę oraz numer ewidencyjny z ewidencji
elektronicznej ZHP. Opis powinien wyglądać np. tak; faktura za plakietki – plakietki zostały
rozdane uczestnikom zlotu Marzanna 2014.
b) Podstawę realizacji i ujęcia w ewidencji mogą stanowić jedynie dokumenty, które
zawierają klauzule:
 „Zatwierdzono do wypłaty –kwota ....... zł (słownie ...............zł) dnia ............, podpisy”.
(Zatwierdzenia dokumentów dokonuje komendant i skarbnik).
 „Sprawdzono pod względem merytoryczny, formalnym i rachunkowym dnia... podpisy”
(sprawdzania dokumentów dokonuje komendant lub skarbnik).
W wypadku, gdy wydatki imprezy przekroczyły wpłaty uczestników, do rozliczenia
obowiązkowo załączana jest odpowiednia uchwała/decyzja osób kierujących daną jednostką o
dofinansowaniu imprezy ze środków tej jednostki.
V. Załączniki:
Zgoda rodziców
Wyrażam zgodę na udział mojego dziecka....................................................
w zlocie Marzanna 2014 odbywającym się w ………….. w dn. ………………
imię i nazwisko: ................................................................
Adres:.............................................................................
kod:............................
PESEL:............................................................................
numer kontaktowy rodzica:................................
...........................................
(Podpis rodzica; prawnego opiekuna
Deklaracja w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci na biwaku
W poczuciu pełnej osobistej odpowiedzialności przed własnym sumieniem, rodzicami i
społeczeństwem za bezpieczeństwo życia i zdrowia powierzonych mej opiece dzieci na
biwaku
zorganizowanym
przez
....................................
od
..............
do
......................oświadczam co następuje:
1. Z należytą uwagą i zrozumieniem zapoznałem się z przepisami dotyczącymi
bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci i młodzieży;
2. Zobowiązuję się do przestrzegania i stosowania zawartych w tych przepisach wskazówek,
w czasie pełnienia przeze mnie obowiązkó
w na biwaku;
3. Uzyskałem pisemną zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na uczestnictwo dzieci w
biwaku.
1.......................................................................................................................
(Imię i nazwisko opiekuna)) (data i podpis)
2. .................................................................................................................
(Imię i nazwisko opiekuna) (data i podpis)