doc1 Konsultacje społeczne dokumentacji konkursowej na wybór
download 
Reklamacja Transkrypt
1 Konsultacje społeczne dokumentacji konkursowej na wybór
Konsultacje społeczne dokumentacji konkursowej na wybór Wykonawców mających przetestować i wdrożyć usługę pilotażową – doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw Program Operacyjny Kapitał Ludzki Działanie 2.2 „Wsparcie systemu dla adaptacyjności kadr" Poddziałanie 2.2.1. „Poprawa jakości usług świadczonych przez instytucje wspierające rozwój przedsiębiorczości i innowacyjności". Projekt Systemowy PARP „Wsparcie i rozwój instytucji świadczących usługi na rzecz przedsiębiorczości oraz ich sieci” Zadanie 6 „Testowanie realizacji nowych usług” Usługa pilotażowa nr 1 „Testowanie i wdrożenie usługi pilotażowej – doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw” Pytania podmiotów zainteresowanych usługą pilotażową, oraz odpowiedzi PARP: Pytanie 1: Czy jako podmiot uprawniony do badań sprawozdań finansowych, który podlega Ustawie o biegłych rewidentach, etyce zawodowej krajowej i międzynarodowej, i stosuje wewnętrzne standardy organizacyjne zbieżne z PN-EN ISO 9001-2001 musi posiadać system zarządzania jakością w pełni zgodny z powyższa normą ISO? Odp.: Każdy podmiot ubiegający się o dofinansowanie na przetestowanie i wdrożenie usługi pilotażowej – doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw, będzie musiał posiadać system zarządzania jakością zgodny z wymaganiami PN-EN ISO 9001:2001 (lub 9001:2009). Powyższe nie oznacza konieczności posiadania Certyfikatu ISO. Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie będą musieli wykazać, że ich przedsiębiorstwo znajduje się w tzw. stanie gotowości certyfikacyjnej. Na etapie składania wniosków, fakt, czy Wnioskodawca posiada wdrożony system zarządzania jakością zgodny z ww. normą będzie weryfikowany w oparciu o oświadczenie składane przez Wnioskodawcę. Natomiast w czasie trwania projektu, na koszt PARP, zostanie przeprowadzony audyt weryfikujący czy oświadczenie to było zgodne z prawdą. Audytorzy nie będą sprawdzali czy dany podmiot posiada Certyfikat ISO, a jedynie, czy posiada w przedsiębiorstwie wdrożone procedury zgodne z wymogami opisanymi w normie PN-EN ISO 9001:2001 (lub 9001:2009). Aby można było uznać, że podmiot spełnia wymagania w zakresie systemu zapewnienia jakości usług, podmiot ubiegający się o dofinansowanie powinien posiadać system zarządzania jakością, obejmujący usługi doradcze o charakterze ogólnym, zgodny z wymaganiami aktualnie obowiązującej normy PN-EN ISO 9001 oraz zawierający opisy postępowania dotyczące: 1 a. pierwszego kontaktu z podmiotem korzystającym z usług, w tym sposobu postępowania w przypadku braku możliwości zrealizowania usługi; b. przechowywania danych o podmiotach korzystających z usług oraz o zrealizowanych usługach, w sposób zapewniający poufność informacji, w szczególności ochronę danych osobowych; Spełnieniem wymagań w zakresie systemu zapewnienia jakości świadczenia usług jest posiadanie przez Wnioskodawcę spisanych procedur realizacji poszczególnych procesów w jego organizacji. Procedury opisujące jak po kolei powinien być realizowany każdy proces biznesowy oraz kto jest odpowiedzialny – za poszczególne jego etapy i proces jako całość. Posiadanie systemu zarządzania jakością zgodnego z kryteriami PN-EN ISO 9001:2001 (lub 9001:2009) jest to wymaganie obowiązkowe dla Wnioskodawców, wynikające z zapisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 stycznia 2005 r. w sprawie Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich (Dz.U. Nr 27, poz. 221). Pytanie 2: Jako podmiot wpisany przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych zgodnie z Ustawą o biegłych rewidentach podlegamy kontroli Komisji Nadzoru. Czy w związku z tym musimy przechodzić audyt weryfikujący skoro zgodnie z przepisem nr 1 nie jest wymagane posiadanie certyfikatu ISO? Odp.: Audyt, o którym mowa w punkcie C.I.8 Standardu usługi doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw będzie dotyczył wszystkich wymagań stawianych Wnioskodawcom, opisanych w punkcie C.I Standardu, a nie jedynie kwestii systemu zarządzania jakością. Na etapie składania wniosku o dofinansowanie narzędziem pozwalającym ocenić czy Wnioskodawca spełnia wymagania konieczne opisane w punkcie C.I Standardu, pozwalające mu wziąć udział w konkursie będzie weryfikacja oświadczenia składanego przez Wnioskodawcę. W oświadczeniu Wnioskodawca, aby móc wziąć udział w konkursie będzie musiał zadeklarować, że spełnia wszystkie ww. wymagania, a w tym także, że posiada system zarządzania jakością zgodny z wymaganiami PN-EN ISO 9001:2001 (lub 9001:2009). Audyt, o którym mowa w punkcie C.I.8 Standardu będzie więc narzędziem pozwalającym zweryfikować, czy Wnioskodawca, na etapie ubiegania się o dofinansowanie złożył zgodne z prawdą oświadczenie, między innymi o posiadaniu systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami PN-EN ISO 9001:2001 (lub 9001:2009). Audyt ten będzie obowiązkowy dla wszystkich podmiotów biorących udział w projekcie. Negatywny wynik audytu będzie wiązał się z koniecznością zwrócenia przez Beneficjenta wszystkich otrzymanych środków finansowych. Pytanie 3: Czy specjaliści mogą z usługodawcą współpracować na podstawie umowy o współpracy (gdy prowadzą własną działalność gospodarczą) lub z powołania (jako członek Zarządu)? Odp.: Tak. Przedmiotem umowy o współpracy powinno być jednak świadczenie usług w zakresie własnej specjalizacji (doradztwo finansowe, rachunkowe, prawne lub podatkowe i/lub audyt finansowy, rachunkowy, prawny, lub podatkowy) w imieniu bądź we współpracy z usługodawcą. 2 Natomiast w przypadku członka Zarządu, świadczenie usług w zakresie danej specjalizacji (doradztwo finansowe, rachunkowe, prawne lub podatkowe i/lub audyt finansowy, rachunkowy, prawny, lub podatkowy) w imieniu bądź we współpracy z usługodawcą powinno należeć do zakresu jego obowiązków służbowych. Pytanie 4: Czy wiadomo już kiedy będzie ogłoszony konkurs na projekty w ramach zadania nr. 6? Odp.: Termin ogłoszenia konkursu na wybór Wykonawców mających przetestować i wdrożyć usługę pilotażową – doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw uzależniony jest od terminu wejścia w życie nowelizacji rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 20.06.2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz.U. Nr 111, poz. 710 z późn. zm.). Pytanie 5: W wytycznych jest podane, że beneficjent musi mieć min 6 klientów. Jest ustalona max ilość? (poza ograniczeniami, że max 30% usług zakończy się na 1 etapie oraz max kwota na projekt to 50tyś zł) Odp.: Maksymalna liczba klientów, u których usługę pilotażową może testować jeden Beneficjent nie jest określona. Jest ona jednak ograniczona następującymi warunkami: − Zgodnie z § 23 ust. 2 Rozporządzenia POKL, dla jednego Wnioskodawcy, na jeden Projekt, wnioskowana kwota wsparcia nie może przekroczyć 500 tys. zł; − Średni koszt testowania realizacji pojedynczej pełnej usługi pilotażowej – doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów dla MSP, w ramach omawianego projektu nie może przekroczyć 50 000 zł; − Średni koszt testowania realizacji Etapu I pojedynczej usługi pilotażowej, tj. audytu zarządzania finansami w przedsiębiorstwie wraz z opracowaniem strategii optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, w ramach omawianego projektu nie może przekroczyć 20 000 zł; − Maksymalnie 30% z testowanych w ramach projektu usług może zakończyć się na Etapie I realizacji, tj. na działaniach polegających na przeprowadzeniu audytu zarządzania finansami w przedsiębiorstwie wraz z opracowaniem Strategii Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej. Pytanie 6: Czy przedsiębiorstwa, u których beneficjent będzie świadczył usługi powinny być uwzględnione we wniosku czy może być tylko zawarta grupa docelowa np. przedsiębiorstwa handlowe o min zatrudnieniu 100 osób? Odp.: Określenie grupy docelowej odbiorców usług (klientów) jest czynnością obligatoryjną. Wnioski nie zawierające szczegółowego opisu grupy docelowej zostaną odrzucone na etapie oceny merytorycznej. Każdy projekt powinien, co najmniej, wskazywać szczegółowo określoną grupę docelową odbiorców usług, tj. przedsiębiorców, u których planowane jest testowanie usług (w szczególności: wielkość, branżę, region pochodzenia przedsiębiorców, u których Wnioskodawcy będą testowali usługi w ramach projektu) oraz zawierać 3 wyczerpujący opis sposobu w jaki Wnioskodawca będzie poszukiwał i „rekrutował” przedsiębiorców do udziału w testach. Jeśli natomiast, Wnioskodawca, na etapie składnia wniosku o dofinansowanie jest w stanie wskazać z nazwy przynajmniej połowę klientów (przedsiębiorców), u których będzie testował realizację pełnej usługi optymalizacji kosztów – 50% z liczby wykazanej we wniosku o dofinansowanie (punkt 21 b) – otrzyma wówczas dodatkowe 4 punkty na etapie oceny merytorycznej wniosków. Jest to kryterium fakultatywne, w związku z czym niewskazanie we wniosku o dofinansowanie konkretnych (z nazwy) klientów, nie powoduje odrzucenia wniosku z przyczyn merytorycznych. Pytanie 7: Jakie są koszty ponoszone przez odbiorcę usług oprócz oddelegowania min 1 pracownika do pomocy? Odp.: Usługa optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla MSP, która będzie testowana u przedsiębiorcy jest dla tego przedsiębiorcy bezpłatna. Dotyczy to pełnego zakresu usługi, tj.: − Etap I – działań polegających na przeprowadzeniu audytu zarządzania finansami w przedsiębiorstwie wraz z opracowaniem strategii optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej; − Etap II – działań zmierzających do wdrożenia rekomendacji optymalizacyjnych wynikających ze strategii optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Po stronie przedsiębiorcy (klienta – odbiorcy usługi) leżą natomiast wszystkie koszty związane z wdrożeniem rekomendacji optymalizacyjnych wynikających ze strategii optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Dla przykładu, jeśli jedną z rekomendacji, jaką zdecyduje się wprowadzić w swojej firmie przedsiębiorca będzie zmiana np. formy prawnej w jakiej prowadzi on swoją działalność, wówczas, wszystkie koszty związane z tą zmianą będzie musiał ponieść przedsiębiorca. Analogicznie w przypadku każdej innej zmiany – wdrożenia rekomendacji optymalizacyjnej. Ponadto, pomoc finansowa, jaką uzyska przedsiębiorca w procesie testowania usług pilotażowych – doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej stanowi dla niego pomoc de minimis. Podstawą wyliczenia wielkości ww. pomocy de minimis dla przedsiębiorcy są wydatki bezpośrednio związane ze świadczeniem usług pilotażowych dla tego przedsiębiorcy. Pytanie 8: Znalazłam informację, że Beneficjent zobowiązuje się, że nie będzie świadczył odpłatnie usług stanowiących przedmiot testowanych usług w całym okresie realizacji projektu. Czy mogę prosić o rozwinięcie tematu? Czy jeśli podmiot wystartuje w konkursie a w jego zakresie działalności jest świadczenie usług doradczych mających na celu optymalizację kosztów to będzie on musiał „zawiesić” działalność i skupić się tylko na projekcie? Odp.: Zapisy dokumentacji konkursowej mówią, że Beneficjent, w całym okresie realizacji projektu nie może odpłatnie świadczyć usług stanowiących przedmiot testów. Chodzi tu o usługi o zakresie i sposobie świadczenia podobnym do opisanych w Standardzie usługi i będących przedmiotem dofinansowania. 4 Zapis ten ma uniemożliwić, odpłatne świadczenie przez Beneficjentów usług realizowanych według testowanego schematu (Standardu), na określonych w konkursie zasadach i dla analogicznej grupy odbiorców. Usług, co do zasady bezpłatnych dla przedsiębiorców biorących udział w projekcie. Beneficjent może oczywiście kontynuować swoją działalność i świadczyć usługi mające na celu optymalizację kosztów, nie mogą być to jednak takie same lub zbliżone usługi jak te, które stanowią przedmiot testów. Pytanie 9: Dlaczego PARP decyduje się na wprowadzenie usług, które są dostępne na rynku? Powinno się optymalizować działalność przedsiębiorstw w zakresie rozwiązań innowacyjnych w celu zwiększenia zdolności firmy do pozyskiwania innowacji z wykorzystaniem innych źródeł finansowania niż tylko środki unijne. Powinno się także położyć większy nacisk na optymalizację kosztów ponoszonych przez przedsiębiorców w związku z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową (innowacyjną). Odp.: Z zebranych przez PARP informacji wynika, że usługa optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – realizowana zgodnie z opisanym Standardem usługi, nie jest dostępna na rynku dla firm z sektora MSP. Podobne usługi, każdorazowo negocjowane z klientem, oferują niektóre firmy doradcze ale dla przedsiębiorstw dużych lub dużych średnich. Pojawiają się na rynku usługi optymalizacji kosztów, z których mogą także korzystać firmy z sektora MSP, ale są one mniej rozbudowane i dotykają zazwyczaj tylko jednego z czterech obszarów – finanse przedsiębiorstwa, rachunkowość, zagadnienia prawne i podatkowe. Proponowana przez PARP usługa dotyczy natomiast wszystkich tych obszarów jednocześnie. Z zebranych przez PARP informacji wynika, że jest to rozwiązanie nowatorskie. Od maja 2009 roku PARP realizuje Projekt Systemowy, finansowany z Działania 5.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, którego bezpośrednim celem jest wspieranie firm w poszukiwaniu i pozyskiwaniu niezbędnych im do dalszego dynamicznego rozwoju rozwiązań innowacyjnych. Ośrodki Krajowej Sieci Innowacji Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw (KSI KSU) biorące udział w tym projekcie, w zakresie bezpłatnej usługi transferu technologii oferują m.in. pomoc w zidentyfikowaniu potencjalnych źródeł finansowania zakupu rozwiązań innowacyjnych. Usługi te dotyczą wszystkich możliwych źródeł dofinansowania, nie tylko środków pochodzących z Unii Europejskiej. Ponadto, w roku 2010 PARP planuje badanie rynku wybranych usług wspierających rozwój przedsiębiorczości i innowacyjności w Polsce. Badanie to pozwoli między innymi określić: − czy konieczne jest zmodyfikowanie świadczonych obecnie usług proinnowacyjnych oraz − jakiego rodzaju nowe usługi powinny zostać przetestowane – jaka powinna być kolejna usługa pilotażowa. Usługa optymalizacji kosztów może być testowana w każdym MSP, które spełnia warunki określone w definicji Klienta w punkcie 1.3 Wytycznych dla Wnioskodawców, w tym w przedsiębiorstwach prowadzących działalność badawczo-rozwojową. 5 Pytanie 10: Czy planowane jest oferowanie w ramach usługi optymalizacji pomocy w opracowaniu scoringu, aby firma wiedziała czy ma dobry standing finansowy? Odp.: Usługa pilotażowa – doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw, którą PARP planuje przetestować w najbliższych miesiącach, nie zawiera w swym zakresie rzeczowym elementu polegającego na opracowaniu scoringu. Natomiast w roku 2010 planowane jest do zrealizowania badanie rynku wybranych usług wspierających rozwój przedsiębiorczości i innowacyjności w Polsce. W efekcie tego badania zostaną wskazane obszary rynku usług w Polsce, które wymagają wsparcia ze strony Państwa. Jeżeli jednym z wniosków wynikających z tego badania będzie, że korzystnym, z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorczości i innowacyjności, byłoby wprowadzenie usług dla przedsiębiorców, obejmujących swym zakresem scoring, PARP podejmie działania zmierzające w tym kierunku. Pytanie 11: Badania przedsiębiorcy mające na celu sprawdzenie czy zalecane rekomendacje zostały wdrożone powinny odbywać się raz na kwartał w okresie pierwszych 12 miesięcy od daty zakończenia procesu wdrażania rekomendacji. Stała kontrola, prowadzona w niewielkich odstępach czasu pozwoli na szybką reakcję w przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów, niedociągnięć związanych z wdrażaniem rekomendacji. Odp.: Zakres i częstotliwość działań monitorujących jakie PARP zaplanowała dla tego projektu jest dostosowana do potrzeb, ale w dużym stopniu wynika także z wielkości dostępnych środków finansowych. Częstotliwość zaplanowanych działań monitorujących może zostać zwiększona o ile w trakcie realizacji projektu okaże się to zasadne oraz dostępne będą odpowiednie środki finansowe. Pytanie 12: Dotyczy Standardu Usługi Doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – I.1. Działanie 1 – przeprowadzenie audytu zarządzania finansami pkt. 1 „Audyt finansowy” ust. a) Analiza przychodów i kosztów – W obszarze Analiza kosztów dodanie „w układzie kosztów działań” – Rachunek kosztów działań jest aktualnie najdokładniejszym i najnowocześniejszym rachunkiem kosztów umożliwiającym precyzyjną weryfikację rentowności klientów i produktów. Odp.: Celem usługi jest zapewnienie pomocy w optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej przy wykorzystaniu narzędzi dostosowanych do danego przedsiębiorcy. Dotyczy to także metody analizy kosztów. Nie w każdej firmie natomiast da się zastosować metodę analizy kosztów w układzie kosztów działań. Dlatego właśnie Standard usługi nie precyzuje tej kwestii, pozostawiając Beneficjentom możliwość zastosowania metody najbardziej adekwatnej w danym przypadku. 6 Pytanie 13: Dotyczy Standardu Usługi Doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – I. 1. Działanie 1 – przeprowadzenie audytu zarządzania finansami pkt. 1 „Audyt finansowy” ust. a) Analiza przychodów i kosztów – Dodanie nowego obszaru analizy „analiza rentowności klientów” – Współczesne relacje gospodarcze cechują się znaczną ilością kosztów pośrednich, których źródłem są kontakty z klientami. Przykładami takich kosztów są usługi spedycyjne, bonusy i premie finansowe, usługi wsparcia marketingowego itd. Bez identyfikacji tych kosztów z dokładnością do pojedynczego klienta nie ma możliwości prawidłowego ustalenia warunków handlowych współpracy Wynikiem końcowym analizy powinno być wskazanie optymalnych sposobów gromadzenia informacji przez system księgowy firmy oraz nowoczesny układ kalkulacji kosztów współpracy z klientem. Odp.: Rezygnacja z narzucania, w wielu miejscach dokumentacji konkursowej, bardzo precyzyjnych zapisów czyli rezygnacja m.in. ze wskazywania konkretnych metod badawczych (analitycznych) jako jedynych możliwych do zastosowania miała na celu umożliwienie Beneficjentowi dostosowania usługi (w pewnym zakresie) do potrzeb i wymagań konkretnego Klienta. Co więcej, zadaniem Beneficjenta jest zgłaszanie do Agencji propozycji zmian do procedury i metodyki świadczenia usługi doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli więc testy usługi wykażą, że w Standardzie usługi należy uwypuklić konieczność przeprowadzenia analizy rentowności klientów, każdy z Beneficjentów może zgłosić do Agencji taką propozycję modyfikacji. Jeśli wniosek o zmianę będzie zasadny, wówczas odpowiednia zmiana zostanie wprowadzona do Standardu usługi. Przy czym obecne zapisy pozwalają Beneficjentowi na przeprowadzenie analizy rentowności klientów, jako element analizy przychodów i kosztów, w każdym przypadku, w którym taka analiza jest niezbędna. Pytanie 14: Dotyczy Standardu Usługi Doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – I. 1. Działanie 1 – przeprowadzenie audytu zarządzania finansami pkt. 1 „Audyt finansowy” ust. a) Analiza przychodów i kosztów – W obszarze „analiza relacji: przychody – koszty – zysk” zmiana zdania dotyczącego efektu końcowego na „Efektem końcowym analizy relacji koszty – przychody – zysk jest wskazanie narzędzi do badania właściwej relacji kosztów stałych i zmiennych, w celu określenia progu rentowności dla bieżącej sprzedaży produktów/usług oraz planowanej sprzedaży – W wielu przedsiębiorstwa nie istnieje system gromadzenia informacji umożliwiający dokonanie podziału kosztów na stałe i zmienne i ich przypisanie do konkretnych produktów. Pozostawienie zadania w pierwotnym brzmieniu oznaczałoby, że w celu zrealizowanie tego punktu analizy przedsiębiorstwo powinno już posiadać wskazany sposób podziału kosztów. Odp.: Nowy zapis uzyskał następujące brzmienie: „Efektem końcowym analizy relacji koszty – przychody – zysk jest wskazanie właściwej relacji kosztów stałych i zmiennych oraz wskazanie narzędzi do badania właściwej relacji kosztów stałych i zmiennych, w celu określenia progu rentowności dla bieżącej sprzedaży produktów/usług oraz planowanej sprzedaży…” 7 Pytanie 15: Dotyczy Standardu Usługi Doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – I. 1. Działanie 1 – przeprowadzenie audytu zarządzania finansami pkt. 1 „Audyt finansowy” ust. a) Analiza przychodów i kosztów – W obszarze „analiza rentowności produktów/usług” zmiana zdania dotyczącego efektu końcowego na „Efektem końcowym analizy rentowności jest wskazanie metod i procedur dochodzenia do optymalnej struktury sprzedaży produktów/ usług pod kątem maksymalizacji marży przedsiębiorstwa” – W wielu przedsiębiorstwa nie istnieje system właściwego wyznaczania kosztów jednostkowych wytworzenia produktów/usług. Bez informacji o właściwym koszcie jednostkowym nie ma możliwości wyznaczenia marży na sprzedaży i jej optymalizowania. Pozostawienie zadania w pierwotnym brzmieniu oznaczałoby, że w celu zrealizowanie tego punktu analizy przedsiębiorstwo powinno już posiadać prawidłowy sposób wyliczania marż jednostkowych. Odp.: Nowy zapis uzyskał następujące brzmienie: „Efektem końcowym analizy rentowności jest wskazanie optymalnej struktury sprzedaży produktów/ usług pod kątem maksymalizacji marży przedsiębiorstwa oraz wskazanie metod i procedur dochodzenia do optymalnej struktury sprzedaży produktów/ usług pod kątem maksymalizacji marży przedsiębiorstwa.” Pytanie 16: Dotyczy Standardu Usługi Doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – I. 1. Działanie 1 – przeprowadzenie audytu zarządzania finansami pkt. 1 „Audyt finansowy” ust. c) Analiza wskaźnikowa – Lista wskaźników musi być dostosowana do formy opodatkowania stosowanej w audytowanej firmie. Inne wskaźniki powinny obowiązywać w firmach prowadzących pełną księgowość a inne w pozostałych formach. – Brak rzetelnie prowadzonych ksiąg w pełnym układzie uniemożliwia wykonanie rzetelnej analizy wskaźnikowej. Warunkiem przeprowadzenia analizy jest więc dostarczenie przez przedsiębiorstwo sprawozdań finansowych. Odp.: Standard usługi doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej stanowi punkt wyjścia dla każdego testu usługi realizowanego w ramach projektu. Każdy pojedynczy test usługi powinien odnosić się do wszystkich elementów Standardu, ale powinien być także odpowiednio dopasowany do charakterystyki każdego przedsiębiorcy, u którego będzie przeprowadzany. Dlatego też, jeśli u któregoś z przedsiębiorców biorących udział w testowaniu usługi optymalizacji nie jest możliwe zastosowanie wszystkich wskaźników, lub wskazane jest aby zastosować tylko niektóre z nich, Beneficjent ma prawo tak postąpić. Powinien on jednak, w raporcie z przeprowadzonej usługi wykazać z jakiego powodu wykorzystał tylko część z zaproponowanych w Standardzie wskaźników. Powinien się odnieść do każdego z nich z osobna. 8 Pytanie 17: Dotyczy Standardu Usługi Doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – I.2 Działanie 2 – opracowanie Strategia Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej (raport końcowy z Etapu I) pkt. 7.5 – Liczba godzin doradztwa w obszarze audytu finansowego – zwiększenie liczby godziny do 108 – W przypadku wdrażania rozwiązań w obszarze zarządzania finansami potrzeba minimum pół roku nadzoru przy spotkaniach doradczych co 2 tygodnie w wymiarze 8 rgb. Długi okres wdrażania wynika z konieczności przestawienia obiegów dokumentów (np. zmiany opisywania dokumentów kosztowych) oraz modyfikacji systemów informatycznych (np. modyfikacja planu konta, rozbudowa formatek do wystawiania faktur sprzedaży, uruchomienie ewidencji zleceń produkcyjnych itd.). Odp.: Standard usługi doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej został przygotowany w procesie wielomiesięcznych konsultacji i analiz przez specjalistów posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie w obszarach jakich dotyka analizowane zagadnienie. Zapisy Standardu stanowią punkt wyjścia dla realizacji przedmiotowej usługi, będą mogły zostać zmodyfikowane na etapie realizacji projektu jako wynik przedstawianych rekomendacji w procesie testowania usług. Pytanie 18: Dotyczy Standardu Usługi Doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – I.2 Działanie 2 – opracowanie Strategia Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej (raport końcowy z Etapu I) pkt. 7.7 – W ramach punktów od 7.7.1 do 7.7.7 Wykonawca powinien również wskazać sposób połączenia raportów z posiadanym systemem informatycznym lub wskazać zewnętrznego dostawcę raportów (dostarczanie raportów jako e-usługa), który będzie je generował dla przedsiębiorcy na etapie wdrożenia. – Samo wskazanie wzorów raportów jest niewystarczające do ich efektywnego wykorzystywania. Wieloletnie doświadczenia wskazują, że największym problem wszelkich systemów raportowania jest ich zasilanie w wiarygodne i aktualne dane. Przy aktualnym poziomie technologii ręczne wprowadzania danych do arkuszy jest rozwiązaniem ,które nie będzie stosowane. Odp.: Zgodnie z dokumentacją konkursową, Beneficjent wskazując obszar w przedsiębiorstwie, który należy poddać procesowi optymalizacji, powinien, jeśli to możliwe, wskazać także narzędzia, na przykład informatyczne, i rozwiązania organizacyjne, które mogą ten proces usprawnić, i które mogą spowodować, że przeprowadzone zmiany przyniosą przedsiębiorcy lepsze efekty. Beneficjent może więc wskazać, że aby optymalnie wdrożyć daną rekomendację, przedsiębiorca powinien połączyć raporty z posiadanym systemem informatycznym. Powinien wówczas, jako element usług doradczych świadczonych na rzecz przedsiębiorcy w ramach Etapu II usługi optymalizacji, wskazać sposób połączenia raportów z posiadanym systemem informatycznym. Beneficjent może jednak jedynie wskazać konieczność zastosowania pewnego rozwiązania, konieczność zakupu pewnego rodzaju wyrobu, usługi, czy konieczność zatrudnienia pewnego rodzaju wykonawcy. Określając taką konieczność, Beneficjent nie powinien wskazywać 9 przedsiębiorcy jednego konkretnego rozwiązania – wyrobu, usługi czy wykonawcy. Powinien on, jeśli to możliwe, wskazać przynajmniej kilka rozwiązań gwarantujących podobny efekt, tak, aby przedsiębiorca mógł sam wybrać, na przykład wykonawcę jakiejś usługi z listy wykonawców jaką przedstawił mu Beneficjent. Wyjątkiem może być sytuacja, kiedy dany wyrób, usługa czy wykonawca jest unikalny na rynku (jedyny) i nie ma konkurencji (rozwiązań alternatywnych zapewniających podobnej jakości rozwiązanie). Pytanie 19: Dotyczy Standardu Usługi Doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – II – Etap II – wdrożenie rekomendacji zawartych w Strategii Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej (zwanej także raportem końcowym z Etapu I) pkt. 4 – Wykonawca powinien dostarczyć narzędzia informatyczne razem z usługami informatycznymi umożliwiającymi ich integracje (automatyczne uaktualnianie danych) z posiadanymi przez przedsiębiorcę systemami informatycznymi – Wieloletnie doświadczenie wskazuje, że dostarczenie przedsiębiorcy samych tabelek w arkuszu kalkulacyjnym jest nie wystarczające do korzystania z nich. Krytyczną operacją jest ich zasilenie we właściwe dane. Ręczne wprowadzanie danych jest bardzo czasochłonne i nienadążane, co w rezultacie prowadzi do zaniechania ich wykonywania. Tylko automatyzacja zasilania gwarantuje utrzymanie trwałości projektu w zakładanym okresie czasu. Odp.: Podobnie jak w przypadku pytania 18, także ta uwaga powinna być elementem rekomendacji optymalizacyjnej i procesu doradztwa przy wdrażaniu tej rekomendacji. Pytanie 20: Dotyczy Standardu Usługi Doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – C. Wymagania wobec podmiotów świadczących usługę doradczą w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności dla małych i średnich przedsiębiorców: II. Wymagania, związane ze specyfiką świadczenia usługi doradczej optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, tj. podmiot pkt. 1.2 – Dodanie punkt d) jednego specjalistę ds. controllingu (który musi wykazać się doświadczeniem w realizacji co najmniej dwóch usług w zakresie zaprojektowania i wdrożenia systemu controllingu, zrealizowanych w ciągu 3 lat, licząc do dnia składania wniosku o dofinansowanie) – Brak specjalisty ds. controllingu uniemożliwia realizację usługi w zakresie zarządzania finansami, szczególnie w takich obszarach jak budżetowanie i planowanie, kalkulacje kosztów produktów, optymalizacja marż itd. Odp.: Standard usługi doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej został przygotowany w procesie wielomiesięcznych konsultacji i analiz przez specjalistów posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie w obszarach jakich dotyka analizowane zagadnienie. Wspomniane konsultacje i analizy wykazały, że współpraca Beneficjenta ze specjalistami z zakresu doradztwa finansowego (biegły rewident) i z zakresu doradztwa podatkowego pozwoli na poprawną realizację projektu, na przedstawionych w dokumentacji konkursowej zasadach. Jednakże każdy Beneficjent powinien tak dobrać 10 zespół swoich ekspertów aby mógł należycie zrealizować projekt, za co będzie w pełni odpowiedzialny. Pytanie 21: Do udziału w projekcie powinni być dopuszczeni tylko mikro przedsiębiorcy, którzy od co najmniej 3 lat prowadzą pełną księgowość. Tak postawione kryterium kwalifikacji pozwoli na przeanalizowanie danych finansowych przedsiębiorstwa w czasie. Odp.: Tak właśnie brzmi kryterium kwalifikacyjne dla mikro przedsiębiorców, z zastrzeżeniem, że w projekcie mogą także wziąć udział podmioty działające na rynku krócej niż 3 lata, ale pod warunkiem, że od początku działalności prowadzą księgowość w formie ksiąg rachunkowych. Pytanie 22: Ten sam warunek powinien zostać postawiony również małym i średnim przedsiębiorcom. Odp.: W przedsiębiorstwach charakteryzujących się wyższym potencjałem (osobowym, finansowym itp.), które prowadzą działalność w różnorodnym zakresie istnieje możliwość przetestowania usługi optymalizacji kosztów, nawet jeśli funkcjonują one na rynku krócej niż 3 lata. Z uwagi na większy, niż w przypadku mikro przedsiębiorstw, potencjał tych podmiotów istnieje możliwość wskazania obszarów wymagających optymalizacji. Z tego względu w odniesieniu do przedsiębiorstw małych i średnich nie zostały wprowadzone omawiane ograniczenia. Pytanie 23: Audyt finansowy powinien zostać rozszerzony o: analizę przepływów gotówkowych oraz analizę źródeł finansowania działalności operacyjnej i inwestycyjnej przedsiębiorcy. Pierwsza analiza pozwoli odpowiedzieć na zasadnicze pytanie a mianowicie: czy przedsiębiorca posiada płynność finansową? Z kolei druga analiza da odpowiedź na pytanie: czy przedsiębiorca prawidłowo finansuje swoją działalność operacyjną i/lub inwestycyjną?. Odp.: Są to elementy szczegółowe, które zawierają się w zakresie usługi. Patrz także odpowiedź na pytania: 12, 13, 16. Pytanie 24: Dlaczego usługa doradcza w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej jest dostępna tylko dla mikro-przedsiębiorstw, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.000.000 euro i od trzech lat księgowość przedsiębiorstwa prowadzona jest w formie ksiąg rachunkowych, chyba że przedsiębiorca działa krócej na rynku i od samego początku prowadzi księgowość w formie księgi rachunkowej? Odp.: Przyjęcie powyższych założeń w odniesieniu do mikro przedsiębiorców podyktowane jest tym, iż: − przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych i sporządzaniu sprawozdań finansowych przedsiębiorcy muszą stosować standardy księgowe określone w ustawie o rachunkowości. Stosowanie tych standardów pozwoli na prawidłowe przetestowanie usługi tj. na przeprowadzenie rzetelnej i obiektywnej analizy stanu finansowego przedsiębiorcy i przygotowanie optymalizacji kosztów jej prowadzenia; 11 − wprowadzenie w odniesieniu do mikro przedsiębiorców minimalnego przychodu netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy – równowartość w walucie polskiej co najmniej 1.000.000 euro, pozwala zakładać, iż w wyniku analizy znajdą się obszary w których można będzie obniżyć koszty finansowe działalności, a co więcej przypuszczać należy, iż przedsiębiorca taki znajdzie środki na ich wdrożenie. Z uwagi jednak na liczne sygnały, że ww. próg finansowy może w zbyt dużym stopniu ograniczyć dostępność mikro przedsiębiorstw do testowanej usługi, zdecydowano o jego zmniejszeniu do poziomu równowartości w walucie polskiej co najmniej 500.000 euro. Pytanie 25: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – Kryteria kwalifikacyjne pkt 1: „posiada wdrożony i zweryfikowany standard w zakresie świadczenia usług doradczych”, o którym mowa w Rozporządzeniu KSU lub równoważny (dodatkowa uwaga w przypisach) – Istnieje niewielkie prawdopodobieństwo, że jakikolwiek (spośród kilku tysięcy) podmiotów posiadających uprawnienia do badania sprawozdań finansowych posiada taki wdrożony i zweryfikowany standard. – Co oznacza standard równoważny? – Zasady działania podmiotów prowadzących badania sprawozdań finansowych są regulowane odrębną ustawą, a także standardami wykonywania zawodu biegłego rewidenta (krajowymi i międzynarodowymi). Czy obszerne standardy dotyczące biegłych rewidentów można uznać za wystarczające? Jeżeli nie może się okazać, że żadna firma audytorska nie spełnia podstawowego wymagania. Odp.: Przyjmuje się, że Wnioskodawca posiada wdrożony i zweryfikowany standard w zakresie świadczenia usług doradczych, o których mowa w Rozporządzeniu KSU, jeżeli spełnia wymagania określone w Załączniku nr 1 do niniejszych odpowiedzi (który stanowi jednocześnie Załącznik nr 2 do Wniosku o dofinansowanie). Patrz także odpowiedzi na pytania nr 1, 2. Zapis o standardzie „równoważnym” został wykreślony z dokumentacji konkursowej z uwagi na zmiany w zapisach nowelizowanego Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 20.06.2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz.U. Nr 111, poz. 710 z późn. zm.). Pytanie 26: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – Kryteria kwalifikacyjne pkt 3: mało precyzyjne określenie zasad współpracy; w praktyce wielu biegłych rewidentów współpracuje z innymi specjalistami (doradcy podatkowi, radcowie prawni) rzadko jednak zatrudniają ich na umowę o pracę lub umowę zlecenie/o dzieło. Odp.: Patrz odpowiedź na pytanie nr 3. 12 Pytanie 27: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – Kryteria kwalifikacyjne pkt 6: mało precyzyjne określenie usług doradczych – biegli rewidenci (i podmioty w którym pracują) realizują rocznie wiele usług badania sprawozdań finansowych, w których konieczna jest szeroka wiedza z zakresu księgowości, finansów, podatków i prawa gospodarczego; formalnie jednak nie są to usługi doradcze lub analityczne (usługi badania sprawozdań finansowych oraz inne usługi biegłych rewidentów są ściśle regulowane przez ww. ustawę). Odp.: Przedmiotem projektu jest przetestowanie i wdrożenie usługi pilotażowej – doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw. Za najważniejszy komponent usługi należy uznać proces doradztwa przy wdrażaniu rekomendacji jakie zostały zapisane w Strategii Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej – czyli etap II usługi. W związku z tym faktem wymagania wobec potencjalnych Wykonawców usługi dotyczą w większym stopniu usług doradczych niż audytowych. Agencji zależy na tym, aby usługi testowane były przez podmiot posiadający doświadczenie przede wszystkim w zakresie usług doradczych. Daje to bowiem większą pewność, że rekomendacje optymalizacyjne zostaną faktycznie poprawnie wdrożone. Pytanie 28: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – Kryteria kwalifikacyjne pkt 10: mało precyzyjne określenie w punkcie a) – może zostać odebrane jako zakaz świadczenia jakichkolwiek usług doradczych w zakresie księgowo – finansowym, podatkowym, prawnym. Odp.: Patrz odpowiedź na pytanie nr 8. Pytanie 29: Dotyczy Wniosku o dofinansowanie – pkt III.12: doświadczenie w realizacji usług w zakresie optymalizacji kosztów – Usługi optymalizacji w zakresie w jakim dotyczy ich projekt praktycznie nie występują na rynku (z uwagi na tak szeroki i kompleksowy zakres). Przeprowadzanych jest wiele projektów doradczych i analitycznych jednak aby ten punkt miał sens należałoby ściśle zdefiniować „usługę optymalizacji kosztów”. W mojej ocenie punkty 10 i 11 dotyczące doświadczeń zawierały będą to czego dotyczy punkt 12. Odp.: Punkt 12 Wniosku o dofinansowanie ma na celu zweryfikowanie założenia, że usługi optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw w kształcie nakreślonym w dokumentacji konkursowej faktycznie nie występują na rynku. Punkty 10 i 11 wniosku dotyczą natomiast doświadczenia Wnioskodawcy w obszarze świadczenia usług doradczych/analitycznych w zakresie: zarządzania przedsiębiorstwem w obszarze finansowym, podatkowym lub prawnym – nie koniecznie muszą to być usługi optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Przypadek, w którym punkty 10, 11 i 12 będą zawierały te same dane, może wskazywać na fakt, że usługa optymalizacji kosztów w kształcie proponowanym w dokumentacji konkursowej występuje na rynku i jest łatwo dostępna dla MSP. W takim przypadku, konkurs może zostać unieważniony. Cytując Wytyczne: „Mając na uwadze, że jednym z celów realizacji Zadania jest zweryfikowanie, czy faktycznie istnieje na rynku popyt na usługę optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw w kształcie proponowanym w niniejszym 13 dokumencie, konkurs może zostać odwołany/unieważniony, jeśli: − Wnioskodawcy, którzy złożyli w konkursie wnioski zweryfikowane poprawnie pod kątem formalnym i merytorycznym zadeklarowali łącznie przetestowanie mniejszej liczby niż 50 pełnych usług optymalizacji kosztów; − Wnioskodawcy wykażą, że w ciągu ostatnich 3 lat wyświadczyli łącznie powyżej 100 usług optymalizacji kosztów prowadzenia dzielności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw zgodnych ze Standardem (min w 80%), co będzie świadczyło o znacznym rozpowszechnieniu usługi na rynku. „ Pytanie 30: Standard usług doradczych wymaga posiadania systemu zarządzania jakością ISO 9001:2000 (lub pełnej gotowości do jego wdrożenia) – Istnieje niewielkie prawdopodobieństwo, że jakikolwiek podmiot posiadających uprawnienia do badania sprawozdań finansowych posiada system ISO. Standardy jakości dla biegłych rewidentów zawarte są odpowiednich standardach międzynarodowych (formalnie nie są one jeszcze w Polsce obowiązujące), a ponadto każdy podmiot prowadzący badania sprawozdań powinien, na własne potrzeby i w zależności od skali prowadzonej działalności, wdrożyć takie standardy, co czego obliguje ustawa. W związku z powyższym należałoby rozważyć zaakceptowanie wewnętrznych uregulowań w zakresie kontroli jakości posiadanych przez podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych. Odp.: Patrz odpowiedź na pytanie nr 1. Pytanie 31: Standard usług doradczych wymaga przechodzenia audytu (co najmniej raz na 3 lata) – Jeżeli podmioty uprawnione do badania sprawozdań nie posiadają takiego wdrożonego standardu to oczywiście nie mogą poświadczyć, że są poddawana audytowi w tym zakresie. Zwracam jednak uwagę, że podmioty uprawnione podlegają kontroli na podstawie ww. ustawy: Art. 26. 1. Krajowa Komisja Nadzoru składa się z 3 do 5 członków. Krajowa Komisja Nadzoru wybiera ze swojego grona przewodniczącego i zastępcę przewodniczącego. 2. Do zadań Krajowej Komisji Nadzoru należy sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem przepisów i procedur związanych z wykonywaniem czynności rewizji finansowej przez biegłych rewidentów oraz działalnością podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych, w tym dokonywanie kontroli: 1) systemu wewnętrznej kontroli jakości w podmiocie uprawnionym do badania sprawozdań finansowych; 2) zgodności działalności podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych z przepisami prawa; 3) dokumentacji rewizyjnej z wykonanych czynności rewizji finansowej, w tym zgodności z obowiązującymi standardami rewizji finansowej i wymaganiami dotyczącymi niezależności; 4) ilości i jakości wykorzystywanych zasobów kadrowych; 5) naliczonego wynagrodzenia za czynności rewizji finansowej. 3. Kontrola, o której mowa w ust. 2, jest przeprowadzana: 14 1) w podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych wykonujących czynności rewizji finansowej w jednostkach zainteresowania publicznego - nie rzadziej niż raz na 3 lata; 2) w pozostałych podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych - nie rzadziej niż raz na 6 lat. 4. Kontrole, o których mowa w ust. 3, przeprowadzają kontrolerzy zatrudnieni w Krajowej Izbie Biegłych Rewidentów, przy czym kontrole, o których mowa w ust. 3 pkt 2, mogą być przeprowadzane również, na podstawie umowy cywilnoprawnej, przez wizytatorów będących biegłymi rewidentami. Reasumując: aby projekt miał szanse cieszyć się powodzeniem wśród podmiotów uprawnionych do badania (a moim zdaniem trafia on dokładnie w oczekiwania tych podmiotów w zakresie rozszerzenia ich działalności i świadczonych usług) należy zweryfikować wymagania, w szczególności te dotyczące podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań. Ich funkcjonowanie i standardy działania są ściśle regulowane przez odrębne ustawy lub standardy krajowe (Normy wykonywania zawodu) i międzynarodowe (Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej). Odp.: Patrz odpowiedź na pytanie nr 2 i 27. 15 Poniżej zamieszczono uwagi i odpowiedzi do dokumentacji konkursowej nadesłane przez Instytucję Pośredniczącą – Wydział ds. Rozwoju Zasobów Ludzkich, Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Pytanie 32: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – 2.2 Założenia i zakres realizacji, str. 9, dalej str. 16 (data końcowa okresu kwalifikowlaności), str.17 – Niezrozumiały jest zapis dotyczący okresu realizacji projektów – jeżeli projekty mają trwać równo 15 miesięcy, to nierealne jest, aby zakończyły się do 31.03.2011 r. Odp.: Uwaga została uwzględniona. Zmieniono zapis na stronie 9 Wytycznych dla Wnioskodawców. Pytanie 33: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców str. 5 i 19 – Wytyczne zawierają sprzeczne zapisy: Klient nie może podlegać wykluczeniu z możliwości uzyskania pomocy na podstawie §3 ust. 2 Rozporządzenia POKL (str. 5) i usługobiorca składa oświadczenie, że nie podlega wykluczeniu na podstawie § 3 ust. 2 Rozporządzenia POKL (str. 19) Odp.: Uwaga została uwzględniona. Zmieniono zapis na stronie 19 Wytycznych dla Wnioskodawców. Pytanie 34: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – 4.1 Wydatki objęte wsparciem w ramach projektu, pkt 9 – Nie jest jasne, kogo dotyczą te usługi: wnioskodawcy? o ile zrozumiały byłby zapis dotyczący obsługi księgowej dla wnioskodawcy, to pozostałe rodzaje usług – już nie; jeżeli natomiast miałyby dotyczyć klientów – to koszty te powinny być rozpisane w wynagrodzeniach (w pkt 1). Odp.: Uwaga została uwzględniona. Pytanie 35: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – 4.1 Wydatki objęte wsparciem w ramach projektu, pkt 10 – Sformułowanie jest nieprecyzyjne, nie jest jasne, czy koszty szkoleń pracowników zaangażowanych w testowanie usług to koszty po stronie klientów czy koszty wnioskodawcy związane z przygotowaniem tych szkoleń. Wynagrodzenia za przeprowadzenie szkoleń powinny być ujęte w pkt 1. Odp.: Uwaga została uwzględniona. Pytanie 36: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – 6.5 ocena formalna Za doręczenie wezwania uznaje się przesłanie informacji drogą elektroniczną na adres wskazany przez Wnioskodawcę we wniosku o dofinansowanie. – W opinii Instytucji Pośredniczącej należy wysłać pismo w formie papierowej. (W Regulaminie oceny wniosków w § 6 ust. 7 jest mowa o piśmie). Termin powinno się liczyć jako 5 dni od dnia otrzymania pisma. – Przyjęte rozwiązanie jest zbyt restrykcyjne i działa na niekorzyść wnioskodawców. Przyjęcie 5 dni 16 roboczych na poprawę jest rozwiązaniem analogicznym do procedur konkursowych, wynikających z Zasad dokonywania wyboru projektów Odp.: Uwaga została uwzględniona. Zmieniono zapisy Wytycznych i Regulaminu. Pytanie 37: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – 7.1 Podpisanie umowy, str. 25 – Dokumenty wymienione w pkt 1-14 Wnioskodawca składa w terminie wyznaczonym przez Agencję, nie krótszym niż 5 dni od daty otrzymania przez niego informacji w tej sprawie. – PARP powinien określić minimalny termin na przekazanie dokumentów, analogicznie do procedur konkursowych, wynikających z Zasad dokonywania wyboru projektów Odp.: Uwaga została uwzględniona. Pytanie 38: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – 8.2 Terminy i tryb sprawozdawczości str. 28 – Do wniosków o płatność powinny być dołączone poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów księgowych dotyczących projektu – Instytucja Pośrednicząca stoi na stanowisku, że Beneficjent Systemowy musi mieć w swojej siedzibie kopie dokumentów księgowych, które są podstawą dokonywania płatności na rzecz Wnioskodawców, a następnie są podstawą rozliczeń we wnioskach o płatność BS do IP2. Odp.: Beneficjent ma obowiązek przedstawienia Agencji certyfikatu z audytu finansowego, który będzie odbywał się po każdym okresie rozliczeniowym projektu, w związku z tym Agencja będzie od Beneficjenta wymagała jedynie przedstawienia zestawienia dokumentów księgowych, bez ich kopii. Ww. audyt finansowy będzie obejmował swym zakresem między innymi kwestię, czy Beneficjent posiada w swojej siedzibie kopie dokumentów księgowych, potwierdzających poniesienie wydatków związanych z testowaniem usługi optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Nie ma więc konieczności, aby Beneficjent dodatkowo dostarczał kopie dokumentów do PARP. Pytanie 39: Dotyczy Wytycznych dla Wnioskodawców – 8.3 Obowiązki informowania o zmianach w projekcie Zmiana określona w pkt 1, 4 i 5 wymaga zgody Agencji Zapis w tym pkt Wytycznych jest nieprecyzyjny i niespójny z informacjami zawartymi w innych częściach dokumentu. Odp.: Uwaga została uwzględniona. 17
