Fundacja Orange-jak i po co komunikowac sie z mediami

 Jak i po co komunikować się z mediami?
Miniprzewodnik
Komunikacja z mediami może przynieść wiele korzyści dla organizacji. Musi być jednak
dobrze zaplanowana, przemyślana i przeprowadzona. Oddajemy w Wasze ręce
miniprzewodnik, który − mamy nadzieję − podpowie Wam, jak budować relację z mediami
i współpracować z dziennikarzami, aby nagłośnić projekty realizowane przez Waszą
Pracownię. Wielu z Was tę sztukę już świetnie opanowało, ale może nawet mistrzowie PR
znajdą tu garść przydatnych informacji. Życzymy więc przyjemnej lektury, a także wielu
sukcesów we współpracy z mediami!
Dlaczego współpraca z mediami jest tak ważna?
Efektywna komunikacja z mediami daje możliwość nagłośnienia działań, dotarcia do
potencjalnych partnerów, zyskania przychylności instytucji samorządowych czy pozyskania
nowych wolontariuszy. A poza tym przynosi mnóstwo satysfakcji, gdy szerokie grono osób
dowiaduje się o Waszych działaniach!
Wśród wielu korzyści płynących z komunikacji z mediami można wymienić chociażby:
• możliwość przedstawienia szerokiej opinii społecznej własnej działalności,
• szansę nagłośnienia projektów realizowanych przez Pracownię oraz zachęcenia
nowych wolontariuszy i partnerów do przyłączenia się do jej działalności,
• wykreowanie pozytywnego wizerunku organizacji przed samorządem lokalnym i
lokalną społecznością,
• szansę na zdobycie nowego, interesującego doświadczenia J
Jak się przygotować do pierwszego kontaktu z mediami?
Na początek wybierzcie dziennikarzy, którzy mogą być zainteresowani Waszymi działaniami.
Poszukujcie ich w redakcyjnych działach społeczeństwo, kultura czy wydarzenia lokalne.
Przed nawiązaniem pierwszego kontaktu ważne jest przygotowanie tematu, który może
zainteresować dziennikarza.
Każdy temat można „sprzedać” na wiele sposobów, ale np. ogólne opowiedzenie o celach
organizacji może nie wzbudzić takiego zainteresowania jak przedstawienie ostatnio
zrealizowanych projektów, które w konkretny sposób przełożyły się na korzyści dla
społeczności lokalnej. A zatem zastanówcie się, co w kontekście Waszej Pracowni może
dziennikarza zainteresować.
Co może dziennikarza zainteresować?
Dziennikarzy interesują bieżące sprawy, które po odpowiednim opisaniu będą ciekawe,
przydatne dla ich odbiorców i czytelników, takie jak np.:
•
•
•
określone efekty działania (np. ile osób uczestniczyło w projekcie, jakie były jego
rezultaty, co dobrego przyniósł projekt jego uczestnikom, czego nowego się nauczyli)
zaproszenia do udziału w konkretnych aktywnościach, otwartych dla mieszkańców
historia konkretnego człowieka (z imieniem, nazwiskiem i zdjęciem), który jest
przykładem określonej zmiany (np. pomógł komuś, osiągnął sukces, podzielił się
swoimi umiejętnościami z innymi),
•
•
•
inicjatywy odpowiadające na konkretne problemy społeczne – np. wsparcie seniorów
w stawianiu pierwszych kroków w Internecie
wypowiedzi inicjatorów działań, ciekawe, nowatorskie komentarze do realizowanych
działań
ciekawe inicjatywy realizowane lokalnie (np. projekty realizowane w Pracowni,
historie ludzi działających w Pracowniach).
Warto również pamiętać, że media najczęściej interesują konkretne wyniki podjętych działań,
a nie sama informacja o istnieniu organizacji i jej ogólnej działalności.
Pamiętajcie też, że jeśli chcecie zaprosić dziennikarza na jakieś wydarzenie specjalne, np.
urodziny Pracowni, informacja musi do niego dotrzeć z dużym wyprzedzeniem. Grafik
dziennikarza jest często bardzo napięty!
Relacja po wydarzeniu może być dla mediów interesująca, lecz bywa też, że okazuje się już
nie tak „newsowa” jak sama jego zapowiedź. Zaproszenie mediów na wydarzenie specjalne
jest również doskonałą okazją do poznania się z dziennikarzami oraz nawiązania z nimi
relacji.
Jak formułować komunikaty?
Forma komunikatów może być różna z uwagi na ich tematykę. Z reguły komunikaty powinny
odpowiadać na pytania: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego? Podstawowym narzędziem w
komunikacji z mediami jest informacja prasowa, którą przygotowujemy według poniższych
punktów:
• tytuł – stanowi zapowiedź tego, o czym będzie informacja. Ma przyciągać uwagę i
być atrakcyjny. Często to właśnie tytuł decyduje o tym, czy dziennikarz zapozna się
z dalszą częścią informacji i czy uzna ją za interesującą,
• lead (lid) – stanowi streszczenie całego komunikatu i powinien odpowiadać na
następujące pytania: kto? co? kiedy? dlaczego? z jakim skutkiem? Po przeczytaniu
lidu odbiorca powinien być zorientowany w sprawie i mieć ogólną wiedzę na
opisywany temat,
• rozwinięcie − zawiera rozbudowane informacje przekazane wcześniej w lidzie.
Najważniejsze treści umieszcza się na początku, dalej natomiast pisze się o rzeczach
nieco mniej istotnych.
Jak przekazywać informacje?
•
•
•
•
Bądź konkretny w przekazie.
Zawsze zaczynaj od najważniejszej informacji, potem możesz ją rozwinąć i dodać
więcej informacji
Posługuj się prostym językiem
Bądź przygotowany, że dziennikarz może nie wiedzieć niczego o Waszej działalności
Skuteczny dialog z mediami – ZŁOTE ZASADY
•
•
•
•
Dziennikarz to też człowiek… Bądź miły, zadzwoń w poniedziałek.
Dziennikarzy obowiązują nieprzekraczalne terminy oddania materiału do redakcji.
Dziennikarze pracują pod presją redaktorów, konkurencji, czasu i... działów reklamy.
Dziennikarze polują na ciekawe informacje, wydarzenia, chcą poznawać ciekawych
ludzi
Jak rozmawiać z mediami?
•
•
•
•
•
Poznawaj bliżej media i dziennikarzy. Czytaj, słuchaj, oglądaj.
Ułatwiaj dziennikarzom pracę: podawaj fakty, cytaty. Jeśli obiecasz przesłanie
dodatkowych informacji –zrób to w terminie, który ustaliliście
Nie owijaj w bawełnę – mów konkretnie. Dbaj o spójność swoich wypowiedzi.
Bądź rozluźniona/y, otwarta/y
Zaproś dziennikarza, aby na własne oczy przekonał się, jak ciekawe działania
prowadzicie w Pracowni
Pamiętaj o podaniu daty wydarzenia, danych teleadresowych i kontaktu do osób, które mogą
udzielić dodatkowych informacji i odpowiedzieć na pytania dziennikarza (podstawa to e-mail,
telefon stacjonarny i komórkowy)
Uwaga:
Pamiętaj o sprawdzeniu informacji zarówno pod względem merytorycznym, jak i językowym.
Ważne też, żeby zwrócić uwagę na przejrzystość informacji – ujednolicenie czcionek,
interlinii, wyjustowanie tekstu, aby był on czytelniejszy i łatwy w odbiorze.
Przekazując dziennikarzom materiały dodatkowe, np. zdjęcia czy nagrania wideo, upewnij
się, że masz do nich pełnię praw autorskich.
Jak opowiadać human stories i historie z życia Pracowni, jak mówić o ludziach, którzy
ją tworzą? Jak prezentować efekty działań, jak mówić o planach i charakterze
miejsca?
Komunikat powinien być sformułowany prosto, tak aby osoba nieorientująca się w danym
temacie szybko mogła się zapoznać z zagadnieniem. Treść powinna być sformułowana
zwięźle i merytorycznie, ale bez skomplikowanej terminologii.
Komunikat stworzony przez osobę bezpośrednio zaangażowaną w działania Pracowni nie
jest rozprawą naukową J Mów o rzeczach bliskich użytkownikom Pracowni, ważnych dla
społeczności lokalnej. Język powinien być barwny i obrazowy, ale zdania proste, z
czasownikami w stronie czynnej, aby jak najbardziej zainteresować odbiorcę.
Autoryzacja – czy mamy do tego prawo?
Prowadząc dialog z mediami, mamy prawo do autoryzacji dosłownie cytowanej wypowiedzi.
Musimy jednak pamiętać, że dziennikarz nie ma obowiązku uprzedzania informatora
o prawie do autoryzacji, a także o tym, że autoryzacji nie podlegają kontekst, w którym
znalazła się wypowiedź, ani cały artykuł.
PODSUMOWANIE
Na co zwrócić szczególną uwagę w kontakcie z dziennikarzem?
•
•
•
•
Do kontaktu z dziennikarzem trzeba się solidnie przygotować, wiedzieć, komu, co i
jak chce się powiedzieć, mieć opracowany temat, najlepiej nośny i newsowy.
Ważne, aby wszystkie podawane informacje były sprawdzone merytorycznie
(zwłaszcza dane liczbowe, przytaczane fakty, daty itp.).
Należy zwrócić szczególną uwagę na język i formę komunikacji zarówno w rozmowie
bezpośredniej, jak i kontakcie mailowym.
W razie dodatkowych pytań ze strony dziennikarza trzeba być dostępnym i obiecane
materiały dostarczać w zadeklarowanych terminach.
Jak mówimy o Fundacji Orange?
Pracownie Orange to jeden z wielu projektów Fundacji Orange, które prowadzimy, aby nam
wszystkim żyło się lepiej. Będzie nam bardzo miło, jeśli wspomnicie o nas dziennikarzom J
Poniżej znajdziecie krótką notkę o Fundacji, do wykorzystania w materiałach prasowych.
Fundacja Orange prowadzi autorskie programy na rzecz wszechstronnego rozwoju dzieci i
młodzieży oraz wspiera wartościowe inicjatywy innych organizacji pozarządowych. Dbamy o
to, by edukacja była ciekawa i inspirująca, a nowe technologie pomagały w poznawaniu
świata i budowaniu społeczności. Inspirujemy ludzi, aby twórczo korzystając z nich,
odkrywali swoje talenty, zdobywali wiedzę i rozwijali pasje.
Fundacja Orange została powołana w 2005 roku przez Telekomunikację Polską i PTK
Centertel (Orange). Najważniejsze programy Fundacji to: Akademia Orange, Pracownie
Orange, Edukacja z Internetem, Orange dla Bibliotek, Dźwięki Marzeń i Telefon do Mamy.
We wszystkie działania Fundacji angażują się wolontariusze Orange Polska. Więcej
informacji: www.fundacja.orange.pl
W przewodniku zostały wykorzystane materiały z poniższych publikacji:
• Magiczna pozarządówka. Jak oczarować biznes? Poradnik dla organizacji pozarządowych,
Fundacja Tallo, 2011
• Proto.pl – www.proto.pl/porady_praktyczne/informacja