opis przedmiotu zamówienia

Część III SIWZ
Opis przedmiotu zamówienia - „Przeprowadzenie procesu konsultacji społecznych
harmonogramu i programu prac związanych z aktualizacją planów gospodarowania wodami
na obszarach dorzeczy wraz z zestawieniem działań, które należy przeprowadzić w drodze
konsultacji społecznych oraz przeglądu istotnych problemów gospodarki wodnej w regionie
wodnym Dolnej Wisły”
– komponent 2: organizacja cyklu spotkań informacyjno-konsultacyjnych
Przedmiotem zamówienia jest organizacja pięciu spotkań informacyjno-konsultacyjnych
związanych tematycznie z Ramową Dyrektywą Wodną procesem konsultacji społecznych
harmonogramu i programu prac związanych z aktualizacją planów gospodarowania wodami
na obszarach dorzeczy oraz przeglądu istotnych problemów gospodarki wodnej.
Szczegóły spotkań:
•
Liczba spotkań: 5 – po jednym w każdym z pięciu miast
•
Miejsca spotkań wraz z przewidywaną maksymalną liczbą uczestników spotkania:
−
Gdańsk
– 60 osób,
−
Elbląg
– 30 osób,
−
Toruń
– 30 osób,
−
Bydgoszcz – 30 osób,
−
Słupsk
– 30 osób
•
Czas trwania spotkania: do 4 godzin,
•
Uczestnicy: m.in. przedstawiciele samorządów terytorialnych oraz instytucji
i organizacji związanych z gospodarką wodną, ochroną środowiska i ekologią;
Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę podmiotów, do których należy wysłać
zaproszenia.
Wykonawca zapewni organizację spotkania obejmującą:
1. Wynajęcie sali konferencyjnej wraz z odpowiednim wyposażeniem umożliwiającym
przeprowadzenie spotkań. Wymagania dotyczące sali:
−
lokalizacja w centrum miasta lub z wygodnym dojazdem komunikacją miejską
(maksymalny czas dojazdu z głównego dworca kolejowego – 30 minut) oraz
posiadająca dostęp do miejsc parkingowych,
−
odpowiedni standard tj. sala przestronna- z odpowiednią liczbą miejsc,
z możliwością zaciemnienia i klimatyzacji,
−
wyposażona w sprzęt audiowizualny: nagłośnienie, mikrofon, rzutnik
multimedialny, ekran, dostęp do internetu, flipchart,
−
układ powinien umożliwić swobodne porozumiewanie się uczestników
spotkania podczas dyskusji,
−
zaplecze sanitarne oraz szatnia;
2. Oznaczenie drogi do sali konferencyjnej, w której organizowane będzie spotkanie,
przygotowanie strzałek informacyjnych, znaczących drogę do sali spotkania (jeżeli będzie
to konieczne);
3. Osobę prowadzącą/moderatora na cały czas trwania spotkania (ta sama osoba na
wszystkich spotkaniach);
4. Catering, wymagania dotyczące poczęstunku dla uczestników spotkania:
−
−
min. jedna przerwa kawowa w formie bufetu samoobsługowego (kawa,
herbata, woda, soki, ciastka oraz kanapki,
zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły bufetowe, nakrycie stołów,
serwetki oraz inne niezbędne elementy;
5. Przygotowanie i rozesłanie zaproszeń (ok. 500 szt.) dla uczestników spotkania wraz
z programem spotkania (przygotowanym merytorycznie przez Zamawiającego) w formie
uzgodnionej z Zamawiającym, zawierających: tytuł spotkania, dokładny termin i adres
miejsca spotkania, mapę wskazującą miejsce spotkania, nazwę Zamawiającego i
oznaczenia dotyczące finansowania spotkań przez NFOŚiGW;
6. Zorganizowanie obsługi recepcyjnej spotkania: udzielanie informacji w sprawach
organizacyjnych spotkania oraz ewidencjonowanie uczestników na liście obecności
(zawierającej na każdej stronie datę oraz miejsce spotkania, logo NFOŚiGW i informację
o finansowaniu ze środków NFOŚiGW, numer porządkowy, imię i nazwisko uczestnika,
nazwę instytucji którą reprezentuje, miejsce na własnoręczny podpis);
7. Obsługę fotograficzną spotkania: przygotowanie materiałów fotograficznych na nośniku
CD/DVD z każdego spotkania (zdjęcia: rozpoczęcie i przebieg spotkania (minimum 10
zdjęć), wszystkich prelegentów, cateringu);
8. Obsługę techniczną sprzętu: kontrola sprawności sprzętu przed i w czasie spotkania
wraz z możliwością naprawy ewentualnych usterek, bądź wymiany niedziałającego
sprzętu;
9. Przygotowanie sprawozdania z realizacji każdego spotkania, do którego będą dołączone:
− lista obecności podpisana przez uczestników spotkań,
− dokumentacja fotograficzna spotkania, na płycie CD/DVD,
− dokumentacja związana z organizacją spotkania, w tym wzory zaproszeń, etc.
w wersji elektronicznej na płycie CD/DVD
10. Termin realizacji
− wszystkie spotkania odbędą się do dnia 22 lutego br,
− nie później niż do 29 lutego br Wykonawca przekaże Zamawiającemu
sprawozdanie z realizacji spotkań.
Informacje uzupełniające:
Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia na wszystkich materiałach dotyczących
Zadania, informacji dotyczących Dofinansowania Zadania przez NFOŚiGW oraz do
zamieszczenia na nich logo NFOŚiGW, zgodnie z „Instrukcją oznakowania przedsięwzięć ze
środków
NFOŚiGW”
dostępną
na
stronie
internetowej
NFOŚiGW
http://www.nfosigw.gov.pl/srodki-krajowe/instrukcja-oznakowania-przedsiewziec/