FinMan - Financial Management

FinMan
Jak zarządzać finansami edukacyjnego
projektu europejskiego?
Projekt „FinMan - Financial Management for EU Adult Education
Providers” realizowany przez Biuro Międzynarodowych Projektów
Edukacyjnych Uniwersytetu Łódzkiego jest dwuletnim projektem
dotyczącym zarządzania finansami w edukacyjnych projektach
unijnych
współfinansowanym
przez
Komisję
Europejską
za
pośrednictwem programu „Uczenie się przez całe życie – Projekty
Wielostronne Grundtvig”
Sześciu europejskich partnerów z Austrii, Czech, Polski, Portugalii,
Wielkiej Brytanii i Włoch pracuje wspólnie nad przewodnikiem
finansowym i kursem szkoleniowym na temat zarządzania finansowego
i administracyjnego w projektach UE w edukacji osób dorosłych.
Główny nacisk na projekty wielostronne
z programów: Lifelong Learning
Programme, Mundus, Tempus, Culture,
Media, Europe for Citizens.
Główne cele projektu:
• opracowanie i wprowadzenie do oferty
Przewodnika Finansowego dla koordynatorów
i zespołów projektowych
• opracowanie i wprowadzenie do oferty Kursu
Szkoleniowego w ramach grantu z programu
Grundtvig
• promowanie dobrych praktyk w zakresie
zarządzania finansowego projektów
UE na poziomie ogólnoeuropejskim
Badanie potrzeb grupy docelowej (kwestionariusz
online i desk research)
• 170 respondentów (kierownicy projektów, specjaliści
od finansów)
• Połowa respondentów przyznała, że w zakresie zarządzania
finansowego miała małe doświadczenie lub nie posiadała
go w ogóle zanim rozpoczęła pracę w projektach unijnych.
• Tylko niecałe 20% respondentów uczestniczyło dotychczas
w szkoleniu na temat zarządzania finansami (Przyczyny: brak
odpowiednich ofert szkoleniowych oraz niewspółmiernie
wysokie koszty istniejących kursów)
Badanie potrzeb grupy docelowej – wytyczne do
opracowania podręcznika i kursu
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Jasne wytłumaczenie aktualnych zasad finansowych.
Jak korzystać z narzędzi do tworzenia budżetów i raportowania
kosztów?
Zagadnienia prawne regulujące kwestie finansowe w proj.
Komunikacja wewnątrz konsorcjum.
Konsultacje z ekspertami.
Tworzenie i korzystanie z narzędzi do zarządzania finansami.
Zarządzanie projektem - ogólnie.
Specyficzna terminologia – kwestie językowe.
Praktyczne warsztaty – rozwiązywanie „realnych” przypadków /
problemów z zakresu zarządzania finansami projektu.
Finansowy Przewodnik Szkoleniowy
• Struktura:
– Zarządzanie Cyklem Projektu
– Przygotowanie aplikacji
– Zarządzanie finansami
– Raportowanie
– Audyt
• Materiały przyjazne dla użytkownika o charakterze praktycznym i
ogólnym odpowiadającym różnym programom europejskim, takim jak
Uczenie się przez całe życie, Kultura, Tempus, Media
• Aneksy: szablony, formularze, tabele i inne narzędzia ułatwiające
zarządzanie finansami projektu oraz glosariusz
Finansowy Przewodnik Szkoleniowy
• Każdy moduł zawiera:
– Opis treści modułu
– Wskazówki i porady podkreślające istotne kwestie
– Studium przypadku/przykłady dla wyjaśnienia sytuacji, które mogą się
pojawić w trakcie zarządzania finansami projektu
– Przydatne linki - lista stron internetowych, gdzie uczestnicy mogą
znaleźć zagadnienia analizowane w tym rozdziale
– Bibliografię z wykazem źródeł, z wykorzystaniem których uczestnicy
mogą poszerzyć swoją wiedzę w zakresie poruszanych zagadnień
– Check-listę wszystkich dokumentów i działań niezbędnych na każdym
etapie zarządzania finansami projektu
Przykładowy opis treści modułu – Zarządzanie
finansami
• Role i zakres odpowiedzialności – koordynatora i partnerów
• Przekazanie grantu partnerom.
• Rewizja budżetu projektu – niektóre przypadki zmian w budżecie
(zmiana wymagająca zgody Komisji; zmiana partnera).
• Wewnętrzny system raportowania finansowego (wewnątrz konsorcjum
i instytucji).
• Dokumentacja kosztów
(koszty osobowe, podróży,
podwykonawstwo, etc.)
Przykładowa check-lista – Przygotowanie aplikacji
• Przeczytaj wszystkie oficjalne dokumenty związane z przygotowaniem aplikacji
(Call, Priorytety w ramach danej akcji programu, Oficjalny przewodnik programowy)
• Pobierz wszystkie formularze i przeanalizuj wszystkie szczegóły związane z
przygotowaniem budżetu (np. limity, kategorie kosztów kwalifikowalnych)
• Zdefiniuj strukturę projektu i zasoby, które powinny być przyporządkowane do
każdego zadania i dla każdego partnera
• Odpowiednio wcześnie opracuj wstępną wersję budżetu
• Rozdysponuj budżet według kategorii kosztów uwzględniając
wszystkie kryteria i limity
• Odpowiednio wcześnie prześlij i zweryfikuj
budżet wraz z partnerami
Rezultaty FinMan
Działania
do tej
pory i
plany
• Pilotaż (Porto, Portugalia)
• Seminarium FinMan (Łódź i 4 miasta konsorcjum)
• FinMan - Financial Management for EU Adult Education providers
dostępny w bazie szkoleń programu GRUNDTVIG
• Następne szkolenie: 10-14 września 2012 Florencja, Włochy (5 modułów)
• Konferencja kończąca projekt: wrzesień 2012 Graz, Austria
• Finansowy Przewodnik Szkoleniowy FinMan będzie udostępniony
bezpłatnie na stronie projektu przez 2 lata (również w języku polskim)
• Konsorcjum będzie oferowało szkolenie w bazie Grundtvig oraz planuje
szkolenia komercyjne dedykowane dla instytucji
• Zespół projektu w Polsce zorganizuje szkolenie dedykowane dla
pracowników UŁ w oparciu o rezultaty FinMana i uzupełnione o
uwarunkowania i specyfikę organizacji
FinMan w internecie
http://www.fin-man.eu/
Na stronie znajdują się informacje o projekcie, jego celach i wynikach. Można tam
również znaleźć spis wydarzeń, pobrać materiały dotyczące projektu oraz dokonać
subskrypcji serwisu informacyjnego , podając adres e-mail.
FinMan jest także na Facebooku.
http://www.facebook.com/pages/FinMan/212571722107255
Kurs FinMan oferowany w bazie Grundtvig:
http://ec.europa.eu/education/trainingdatabase/index.cfm?fuseaction=DisplayCour
se&cid=32858
Osoby kontaktowe w sprawie
projektu FinMan w UŁ
Aleksandra Pietras, [email protected]
Dziękuję za uwagę
Michał Kulik, [email protected]
Centrum Rozwoju Uczelni Uniwersytetu Łódzkiego