MINISTERSTWO OBRONY NARODOWEJ
Transkrypt
MINISTERSTWO OBRONY NARODOWEJ
SPIS TREŚCI Rozdział 1 str. 3 Postanowienia ogólne Rozdział 2 str. 4 Zasady organizacji i zarządzania Wojskowym Instytutem Wydawniczym Rozdział 3 str. 6 Wewnętrzna organizacja Wojskowego Instytutu Wydawniczego Rozdział 4 str. 7 Zakres działania komórek organizacyjnych Wojskowego Instytutu Wydawniczego Rozdział 5 Postanowienia końcowe Załącznik 1 Struktura organizacyjna Wojskowego Instytutu Wydawniczego str. 19 Rozdział 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE §1 1. Wojskowy Instytut Wydawniczy w Warszawie, zwany dalej „WIW”, jest państwową instytucją kultury i działa w szczególności na podstawie: 1) ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2001 r., nr 13, poz. 123, z późn. zm.), 2) rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 7 lutego 2012 r. w sprawie rozciągnięcia przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej na działalność kulturalną prowadzoną przez jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Obrony Narodowej (Dz.U. poz. 195, tom 1), 3) zarządzenia Ministra Obrony Narodowej nr 52/MON z dnia 7 października 2010 r. w sprawie utworzenia Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie (Dz.Urz. MON nr 19, poz. 249 oraz z 2011 r. nr 1 poz. 1), 4) zarządzenia Ministra Obrony Narodowej nr 3/MON z dnia 27 lutego 2013 r. w sprawie nadania statutu Wojskowemu Instytutowi Wydawniczemu w Warszawie (Dz. Urz. MON poz. 57), 5) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), 6) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. nr 121, poz. 591 z późn. zm.), 7) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 223 z 2007 r., poz. 1655 z późn. zm.), 8) ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe (Dz.U. nr 5, poz. 24 z późn. zm.), 9) ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późn. zm.), 10) ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych ( Dz.U. nr 182, poz. 1228 z późn. zm.). 11) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. (Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, z późn. zm.); 2. WIW wpisany jest do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Obrony Narodowej pod nr. RIK MON 4/2010 i posiada osobowość prawną. 3 3. WIW jest jednostką organizacyjną, której organizatorem wykonującym uprawnienia majątkowe Skarbu Państwa jest Minister Obrony Narodowej. WIW jest nadzorowany przez Dyrektora Departamentu Prasowo-Informacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej. §2 1. Do podstawowych zadań WIW należy wydawanie czasopism i internetowych produktów medialnych informujących o funkcjonowaniu i rozwoju Sił Zbrojnych RP, rozpowszechnianie tradycji oręża polskiego, promocja sił zbrojnych, upowszechnianie i promocja czytelnictwa oraz szeroko pojętej kultury. 2. Zakres działalności WIW określa statut wprowadzony zarządzeniem Ministra Obrony Narodowej nr 3/MON z dnia 27 lutego 2013 r. w sprawie nadania statutu Wojskowemu Instytutowi Wydawniczemu w Warszawie. §3 Siedzibą WIW jest miasto stołeczne Warszawa, a terenem działania obszar Rzeczypospolitej Polskiej, przy czym WIW może podejmować działania poza granicami kraju. Rozdział 2 ZASADY ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA WIW §4 1. Działalnością WIW kieruje i reprezentuje go na zewnątrz Dyrektor WIW. 2. Dyrektora WIW i jego zastępców powołuje i odwołuje Minister Obrony Narodowej. 3. Pierwszy zastępca Dyrektora WIW pełni funkcję Redaktora Naczelnego miesięcznika „Polska Zbrojna”, kwartalników: „Kwartalnik Bellona”, „Przegląd Wojsk Lądowych”, „Przegląd Sił Powietrznych”, „Przegląd Morski” i odpowiada za wszystkie wydawnictwa drukowane WIW wymienione w § 6 ust. 1, pkt. 2, 3, 4 i 5 statutu – w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe. 4. Drugi zastępca Dyrektora WIW pełni funkcję Redaktora Naczelnego Redakcji Internetowej i odpowiada za wszystkie produkty internetowe WIW – w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe. 5. Kierownictwo WIW w zakresie realizowanych zadań statutowych ściśle współpracuje z Dyrektorem Departamentu Prasowo-Informacyjnego oraz innymi osobami funkcyjnymi służby prasowej resortu obrony narodowej. 4 W czasie nieobecności Dyrektora WIW zastępuje go jeden z zastępców, a w razie ich 6. nieobecności – osoba funkcyjna wyznaczona przez Dyrektora. §5 Do zadań Dyrektora WIW należy: 1. Podejmowanie decyzji dotyczących bieżącego funkcjonowania WIW i ponoszenie za nie odpowiedzialności. 2. Przygotowanie i aktualizacja strategii, rocznych i wieloletnich planów działania, a także założeń finansowych WIW oraz przedkładanie tych dokumentów do uzgodnienia i zatwierdzenia przez Dyrektora Departamentu Prasowo-Informacyjnego MON w terminie do 15 stycznia każdego roku. 3. Podejmowanie decyzji dotyczących dodatkowej działalności gospodarczej oraz jej organizowanie i bezpośrednie kierowanie tą działalnością. 4. Koordynacja i nadzór wykonania zatwierdzonej strategii, planu działania i planu finansowego WIW oraz przedstawianie kwartalnych sprawozdań z wykonania zaplanowanych przedsięwzięć Dyrektorowi Departamentu Prasowo-Informacyjnego MON do 20 dnia po zakończeniu każdego kwartału. 5. Wydawanie decyzji, regulaminów, instrukcji wewnętrznych, poleceń pokontrolnych. 6. Wykonywanie funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników WIW. 7. Stwarzanie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. 8. Organizowanie kontroli zarządczej i nadzorowanie jej funkcjonowania. 9. Zarządzanie WIW przy pomocy osób funkcyjnych, bezpośrednio podległych, tzn.: 1) zastępców; 2) głównego księgowego; a ponadto: 3) kierownika Wydziału Marketingu i Promocji; 4) kierownika Sekcji Kadrowo-Organizacyjnej; 5) pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych. oraz obsługi prawnej realizowanej na podstawie umowy cywilno-prawnej (outsourcing). §6 Organem opiniującym i doradczym WIW jest Rada Programowa działająca na podstawie regulaminu zatwierdzonego przez dyrektora Departamentu Prasowo-Informacyjnego. 5 Rozdział 3 WEWNĘTRZNA ORGANIZACJA WIW §7 1. Strukturę wewnętrzną WIW tworzą piony, które składają się z następujących wydziałów i sekcji, a także samodzielne stanowiska pracy: 1) Pion Wydawniczy, w skład którego wchodzą Wydział Wydawniczy i Wydział Składu Komputerowego i Grafiki, 2) Pion Redakcji Internetowej, w skład którego wchodzą Wydział Redakcji Internetowej i Wydział Opracowania Technicznego, 3) Pion Finansowo-Administracyjny, w skład którego wchodzą Sekcja KsięgowoPłacowa oraz Sekcja Majątkowa, Zamówień i Umów, 4) Samodzielne komórki i stanowiska podlegające bezpośrednio Dyrektorowi WIW: Wydział Marketingu i Promocji, Sekcja Kadrowo-Organizacyjna, Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych. 2. Strukturę organizacyjną WIW przedstawia załącznik nr 1. 3. W zależności od potrzeb mogą być tworzone (w obowiązującym trybie) inne piony, wydziały lub stanowiska pracy oraz grupy zadaniowe. §8 1. Kierownicy oraz pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska pracy wykonują swoje zadania służbowe w ramach przysługujących im kompetencji i są odpowiedzialni przed bezpośrednimi przełożonymi za wykonywanie tych zadań. 2. Pracownicy otrzymują zakres obowiązków na piśmie, z chwilą zawarcia stosunku pracy lub z chwilą powierzenia im innego zakresu pracy. 3. Pracownik, któremu powierzono mienie, podpisuje deklarację odpowiedzialności za powierzony mu majątek WIW. §9 1. Korespondencję wychodzącą z WIW podpisuje Dyrektor WIW. 2. Dyrektor WIW może w formie pisemnej upoważnić zastępców, głównego księgowego, 6 kierowników i osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy do podpisywania pism i dokumentów wychodzących z WIW. 3. Upoważnienie do podpisywania dokumentów bankowych udzielane jest w odrębnym trybie. § 10 1. Zasady i tryb obiegu korespondencji, pism i innych dokumentów określa „Instrukcja kancelaryjna” Biura Ewidencji Osobowej WP oraz wewnętrzne wytyczne lub decyzje Dyrektora WIW. 2. Postępowanie z materiałami archiwalnymi i ich i przekazywanie określa Zarządzenie Nr 3/MON z dnia 2 lutego 2005 r. w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w resorcie obrony narodowej. Rozdział 4 ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH WIW § 11 PION WYDAWNICZY 1. Pionem Wydawniczym kieruje pierwszy zastępca Dyrektora WIW. 2. Pierwszy zastępca Dyrektora WIW jest odpowiedzialny za redagowanie i wydawanie miesięcznika „Polska Zbrojna”, czasopisma „Kwartalnik Bellona”, kwartalników rodzajów Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej: – „Przegląd Wojsk Lądowych”, – „Przegląd Sił Powietrznych”, – „Przegląd Morski” oraz innego rodzaju wydawnictw (druków akcydensowych, dodatków, wydań specjalnych) w zależności od potrzeb zgłaszanych przez komórki i jednostki organizacyjne resortu obrony narodowej po uzyskaniu akceptacji dyrektora Departamentu Prasowo-Informacyjnego MON. 3. Pierwszy zastępca Dyrektora WIW odpowiada za działalność Pionu Wydawniczego, w tym za publikowane materiały i za zamieszczone w czasopismach treści. 4. Pierwszy zastępca ma prawo przedstawiać Dyrektorowi WIW wnioski dotyczące organizacji, harmonogramu pracy, zatrudnienia, wynagradzania i premiowania pracowników Pionu Wydawniczego. Decyzje Dyrektora WIW w tym zakresie wymagają dla swojej ważności kontrasygnaty pierwszego zastępcy. 5. Pierwszy zastępca Dyrektora WIW akceptuje faktury i rachunki dotyczące Pionu 7 Wydawniczego w celu stwierdzenia prawidłowości zakupów pod względem merytorycznym. 6. Pierwszy zastępca Dyrektora WIW bierze udział w pracach zespołu wyceniającego materiały redakcyjne i wskazuje osoby do jego składu. 7. Pierwszy zastępca Dyrektora WIW deleguje podległych dziennikarzy do wyjazdów w podróże służbowe związane z pozyskiwaniem materiałów redakcyjnych oraz potwierdza właściwe wykorzystanie czasu i wykonanie zadań przez delegowanego pracownika poza stałym miejscem wykonywania obowiązków. 8. Pierwszy zastępca Dyrektora WIW bezpośrednio nadzoruje pracę Wydziału Wydawniczego oraz Wydziału Składu Komputerowego i Grafiki. 9. Wydział Wydawniczy Za pracę Wydziału Wydawniczego odpowiedzialny jest kierownik, pełniący jednocześnie funkcję sekretarza redakcji. Kierowanie Wydziałem odbywa się przy pomocy dwóch redaktorów wydawniczych, pełniących jednocześnie funkcję zastępców sekretarza redakcji. Wydział Wydawniczy: 1) przeprowadza kolegia redakcyjne i zebrania zespołu w celu omówienia bieżących spraw i planowania poszczególnych wydań „Polski Zbrojnej”; 2) planuje, zamawia i redaguje materiały dziennikarskie przygotowywane przez dziennikarzy etatowych oraz współpracujących z redakcją; 3) dokonuje ocen nadesłanych materiałów tekstowych i zdjęciowych; 4) konsultuje w razie potrzeby materiały ze specjalistami z danej dziedziny; 5) współpracuje i kontaktuje się z korespondentami terenowymi oraz współpracownikami WIW; 6) bierze udział w zespole wyceniającym materiały redakcyjne, zgodnie z decyzją Pierwszego Zastępcy Dyrektora WIW; 7) kieruje dziennikarzy na szkolenia i kursy doskonalące; 8) przedstawia Redaktorowi Naczelnemu propozycje tematów artykułów i proponuje ich autorów; 9) przygotowuje materiały do profilu społecznościowego miesięcznika „Polska Zbrojna”; 10) przeprowadza zebrania zespołów opracowujących kwartalniki rodzajów sił zbrojnych i „Kwartalnik Bellona” w celu przygotowania planów wydawniczych kolejnych wydań; 11) dokonuje ocen nadesłanych materiałów tekstowych i zdjęciowych do kwartalników; 12) pozyskuje autorów i współpracuje z nimi w przygotowaniu tekstu; 8 13) przygotowuje materiały do korekty stylistycznej i składu technicznego kwartalników rodzajów sił zbrojnych oraz „Kwartalnika Bellona”; 14) wykonuje korektę artykułów do statutowych wydawnictw Pionu Wydawniczego oraz Pionu Redakcji Internetowej; 15) przygotowuje inne wydawnictwa specjalne WIW; 16) utrzymuje kontakty z przedstawicielami dowództw rodzajów sił zbrojnych w celu zachowania aktualności tematyki podejmowanej na łamach kwartalników; 17) uczestniczy w konferencjach i innych przedsięwzięciach związanych z problematyką szkolenia dowództw i wojsk oraz techniką wojskową. 10. Wydział Składu Komputerowego i Grafiki: 1) projektuje i przygotowuje makiety miesięcznika i kwartalników; 2) dokonuje łamania periodyków WIW: „Polska Zbrojna”, „Przegląd Wojsk Lądowych”, „Przegląd Sił Powietrznych”, „Przegląd Morski”, „Kwartalnik Bellona”; 3) opracowuje, projektuje i łamie wydawnictwa okolicznościowe; 4) projektuje i przygotowuje do druku: plakaty, zaproszenia, pisma okazjonalne na potrzeby WIW; 5) pozyskuje zdjęcia, ilustracje do wszystkich publikacji WIW; 6) tworzy i aktualizuje bazy fotograficzne; 7) opracowuje technicznie zdjęcia i ilustracje, przygotowuje je do składu; 8) opracowuje prezentacje multimedialne na potrzeby konferencji, spotkań; 9) przygotowuje materiały niezbędne do tłoczenia płyt CD; 10) wprowadza teksty i zdjęcia z miesięcznika „Polska Zbrojna” na portal; 11) uczestniczy w opracowaniu harmonogramów pracy redaktorów technicznych; 12) dba o szatę graficzną czasopism; 13) przygotowuje Redaktorowi Naczelnemu korekty dotyczące łamania tekstów i doboru zdjęć; 14) przygotowuje do archiwizacji elektronicznej czasopisma wydawane przez WIW; 15) współpracuje z drukarniami w sprawach technicznych dotyczących przesyłanych materiałów elektronicznych (layoutów) oraz w celu uściślenia i wyjaśnienia zagadnień technicznych związanych z wydawaniem poszczególnych pozycji; 16) nadzoruje stały rozwój kształtu graficznego czasopism; 17) wspiera Pion Redakcji Internetowej w zakresie wykonywanych przez ten pion zadań. 9 § 12 PION REDAKCJI INTERNETOWEJ 1. Pionem Redakcji Internetowej kieruje drugi zastępca Dyrektora WIW. 2. Drugi zastępca Dyrektora WIW odpowiada za działalność Pionu Redakcji Internetowej, w tym za tematykę publikowanych materiałów i zamieszczone treści w następujących medialnych produktach internetowych: – portal – dziennik internetowy polska-zbrojna.pl, – serwis informacyjny, – serwis fotograficzny, – profile społecznościowe, – serwis plików multimedialnych. 3. Drugi zastępca ma prawo przedstawiać Dyrektorowi WIW wnioski dotyczące organizacji, harmonogramu pracy, zatrudnienia, wynagradzania i premiowania pracowników Pionu Redakcji Internetowej. Decyzje Dyrektora WIW w tym zakresie wymagają dla swojej ważności kontrasygnaty drugiego zastępcy. 4. Drugi zastępca Dyrektora WIW akceptuje faktury i rachunki dotyczące Pionu Redakcji Internetowej w celu stwierdzenia prawidłowości zakupów pod względem merytorycznym. 5. Drugi zastępca Dyrektora WIW bierze udział w pracach zespołu wyceniającego materiały redakcyjne i wskazuje osoby do jego składu. 6. Drugi zastępca Dyrektora WIW deleguje podległych dziennikarzy do wyjazdów w podróże służbowe związane z pozyskiwaniem materiałów redakcyjnych oraz potwierdza właściwe wykorzystanie czasu i wykonanie zadań przez delegowanego pracownika poza stałym miejscem pełnienia obowiązków. 7. Drugi zastępca Dyrektora WIW organizuje i bezpośrednio nadzoruje pracę Wydziału Redakcji Internetowej oraz Wydziału Opracowania Technicznego. 8. Wydział Redakcji Internetowej Za pracę Wydziału Redakcji Internetowej odpowiedzialny jest kierownik, pełniący funkcję sekretarza redakcji. Wydział Redakcji Internetowej: 1) prowadzi wraz z Redaktorem Naczelnym Redakcji Internetowej kolegia i zebrania redakcyjne; 2) planuje, zamawia i selekcjonuje materiały do bieżącej publikacji na stronie internetowej; 10 3) redaguje teksty i wykonuje korektę publikowanych materiałów; 4) dokonuje ocen nadesłanych materiałów tekstowych, fotograficznych, dźwiękowych, wideo; 5) uzgadnia poprawki z redaktorami i autorami; 6) wspólnie z Redaktorem Naczelnym zatwierdza ostateczny kształt materiałów do publikacji; 9. 7) bierze udział w pracy zespołu wyceniającego materiały redakcyjne; 8) wspiera Pion Wydawniczy w zakresie statutowych materiałów prasowych. Wydział Opracowania Technicznego: 1) aktualizuje publikatory internetowe; 2) archiwizuje materiały; 3) dba o szatę graficzną; 4) reaguje na sygnały od użytkowników portalu i utrzymuje z nimi kontakt; 5) prowadzi profile społecznościowe Pionu Redakcji Internetowej; 6) projektuje i przygotowuje makiety mediów internetowych; 7) opracowuje technicznie zdjęcia i ilustracje, przygotowuje je do składu i publikacji; 8) przygotowuje produkty elektroniczne i udostępnia je odbiorcom; 9) wspiera Pion Wydawniczy w zakresie wykonywanych przez ten pion zadań. § 13 PION FINANSOWO-ADMINISTRACYJNY 1. Za pracę Pionu Finansowo-Administracyjnego odpowiedzialny jest Główny Księgowy. 2. Główny Księgowy upoważniony jest do parafowania dokumentów finansowo-prawnych, związanych z realizacją zadań statutowych zgodnie z planem finansowym oraz ustaleniami „Regulaminu organizacyjnego WIW”. 3. Główny Księgowy odpowiada za całokształt spraw związanych z gospodarką finansową WIW, prawidłową realizację planu finansowego instytucji, przestrzeganie dyscypliny budżetowej, prawidłową gospodarkę środkami majątkowymi, koordynację obsługi administracyjno-prawnej. 4. Główny Księgowy bezpośrednio organizuje i nadzoruje pracę Sekcji Księgowo-Płacowej oraz Sekcji Majątkowej, Zamówień i Umów, a także koordynuje funkcjonowanie i współpracuje z Sekcją Kadrowo-Organizacyjną i radcą prawnym. 5. Główny Księgowy umożliwia wyznaczonym pracownikom pełnienie dodatkowych funkcji, tj. pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych oraz funkcji nieetatowego 11 inspektora ppoż. 6. Do zadań Głównego Księgowego należy: 1) przygotowywanie projektów decyzji, zarządzeń, instrukcji wewnętrznych dotyczących prawidłowej organizacji i zarządzania WIW, w tym gospodarki finansowej i majątkowej; 2) opracowywanie projektów planów: finansowego, uszczegółowionego planu finansowego, , zatrudnienia i funduszu płac oraz innych wycinkowych planów dyscyplinujących gospodarowanie środkami publicznymi; 3) organizowanie i doskonalenie systemu rachunkowości; 4) organizowanie oraz nadzorowanie obsługi bankowo-finansowej; 5) nadzór formalno-finansowy nad zatrudnianiem i wynagrodzeniami pracowników; 6) organizowanie i koordynowanie obsługi prawnej i administracyjnej WIW; 7) kontrola przestrzegania dyscypliny finansowej; 8) opracowywanie okresowych analiz realizacji planu finansowego i innych analiz dotyczących działalności finansowej i administracyjnej; 9) weryfikacja i parafowanie wszelkiego rodzaju umów pod względem formalnorachunkowym; 10) akceptacja faktur i rachunków pod względem formalno-rachunkowym; 11) nadzorowanie przebiegu prac inwentaryzacyjnych; 12) uczestnictwo w przygotowaniu projektów dodatkowej działalności gospodarczej, nadzorowaniu ich realizacji i rozliczanie efektów tej działalności. 7. Do zadań Sekcji Księgowo-Płacowej należy: 1) przeprowadzenie kontroli operacji gospodarczych; 2) przeprowadzenie formalnej i rachunkowej kontroli dokumentów stanowiących przedmiot księgowania; 3) prowadzenie księgowości analitycznej i syntetycznej operacji gospodarczych i majątku WIW oraz sporządzanie okresowych i rocznych bilansów i innych rozliczeń zgodnie z ustawą o rachunkowości; 4) prowadzenie ewidencji i rozliczeń pobranych zaliczek ; 5) sporządzanie wewnętrznej informacji ekonomicznej oraz sprawozdawczości finansowej; 6) dokonywanie rozliczeń finansowych; 7) sporządzanie list płac i rozrachunków z pracownikami; 8) rozliczanie zasiłków chorobowych; 9) naliczanie obowiązujących podatków od osób fizycznych i prawnych; 12 obowiązującej 10) sporządzanie i wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniach; 11) naliczanie składek ZUS, prowadzenie rozliczeń ZUS; 12) potrącanie składek na indywidualne ubezpieczenia pracowników i ich rozliczanie z przedstawicielem towarzystwa ubezpieczeniowego; 13) współpraca z urzędem skarbowym w zakresie podatków; 14) ewidencja danych do dokumentacji rentowej i emerytalnej pracowników WIW; 15) dochodzenie roszczeń wraz z windykacją należności oraz uzgadnianie sald rozrachunków z kontrahentami; 16) bieżąca realizacja zobowiązań; 17) prowadzenie obowiązującej sprawozdawczości finansowej; 18) przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych oraz sprawozdawczości finansowej. Do zadań Sekcji Majątkowej, Zamówień i Umów należy: 8. 1) prowadzenie ewidencji materiałowej majątku oraz kontrola i rozliczanie osób odpowiedzialnych za powierzone mienie; 2) weryfikacja prawidłowości użytkowania i zabezpieczenia pomieszczeń, mienia trwałego i ruchomego WIW; 3) prowadzenie bazy danych o autorach publikujących artykuły w czasopismach WIW; 4) współpraca z komisją wyceniającą materiały redakcyjne zakwalifikowane do publikacji w przeglądach rodzajów sił zbrojnych i „Kwartalniku Bellona” oraz weryfikacja dokumentacji i przygotowanie zestawień do wypłaty honorariów dla autorów zewnętrznych; 5) przygotowanie projektów umów zlecenia i o dzieło na podstawie zatwierdzonych przez Dyrektora WIW wniosków kierowników komórek merytorycznych oraz prowadzenie rejestru tych umów; 6) zarządzanie sprzętem komputerowym, kwaterunkowym, biurowym i kulturalnooświatowym WIW; 7) administrowanie siecią informatyczną; 8) koordynacja dokumentacji, procedury przebiegu zamówień publicznych zamówienia, zawarcia w zakresie umów oraz przygotowania archiwowanie dokumentacji przetargowej; zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych WIW; 9) współpraca przy opracowywaniu dokumentów dotyczących uczestnictwa w przetargach i konkursach związanych z działalnością przychodową WIW 10) rozliczanie kosztów podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników 13 WIW; 11) sprawowanie bieżącej kontroli ewidencji i rozliczenia druków ścisłego zarachowania; 12) opracowywanie projektów umów we współpracy z odpowiednimi komórkami organizacyjnymi i obsługą prawną. 13) prowadzenie rejestru umów; 14) przygotowywanie i realizacja zamówień dostaw materiałów biurowych, sprzętu komputerowego, mechanizacji prac biurowych, gospodarczego itp.; 15) rejestracja wydawnictw WIW zgodnie z Rozdziałem 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe. § 14 ZADANIA SAMODZIELNYCH KOMÓREK I OSÓB FUNKCYJNYCH BEZPOŚREDNIO PODLEGŁYCH DYREKTOROWI 1. Za pracę Wydziału Marketingu i Promocji odpowiedzialny przed Dyrektorem WIW jest kierownik wydziału. Do zadań wydziału należy: 1) organizowanie i koordynowanie dodatkowej działalności gospodarczej zgodnie z „Regulaminem dodatkowej działalności gospodarczej”, w tym: a) pozyskiwanie kontrahentów oraz sponsorów wspierających działalność przychodową WIW, b) organizowanie konferencji, c) organizowanie przedsięwzięć promujących wydawnictwa i działalność WIW, d) współpraca przy wydawaniu książek, albumów, kalendarzy itp.; e) obrót majątkowymi prawami autorskimi. 2) monitorowanie terminowej realizacji zawartych z WIW umów; 3) organizowanie patronatów medialnych; 4) przygotowywanie projektów przedsięwzięć objętych programami grantowymi Unii Europejskiej na realizację zadań związanych z prowadzeniem działalności WIW; 5) uczestniczenie w targach i wystawach oraz nadzór nad innymi imprezami organizowanymi przez WIW; 6) kreowanie właściwego wizerunku WIW, w tym utrzymywanie kontaktów z mediami zewnętrznymi; 7) monitorowanie kolportażu, druku i dystrybucji wydawnictw WIW; 8) sprzedaż usług WIW, w tym w szczególności: dziennikarsko-reporterskich, 14 wydawniczych, graficznych, płatnych ogłoszeń, zgodnie z art. 35 z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe, zasobów archiwalnych, tłumaczeniowych; 9) wykonywanie tłumaczeń tekstów na potrzeby WIW; 10) opracowanie projektów umów kolportażowych i wydawniczych, dotyczących wszystkich wydawnictw periodycznych i specjalnych, a także umów barterowych, w uzgodnieniu z właściwym merytorycznie Zastępcą Dyrektora WIW oraz we współpracy z Pionem Finansowo-Administracyjnym i obsługą prawną nadzorowanie bieżącej realizacji umów kolportażowych i wydawniczych; 11) prowadzenie, rejestracja i aktualizacja odrębnych baz adresowych jednostek i instytucji wojskowych oraz odbiorców cywilnych w celu prawidłowego rozdziału poszczególnych wydawnictw WIW; 12) bieżąca lustracja przestrzegania w WIW przepisów o ochronie danych osobowych; 13) współpraca z drukarniami sporządzanie zamówień na druk i opracowywanie specyfikacji dostaw czasopism, nadzór nad terminowością dostaw; 14) współpraca z firmami dystrybucyjnymi, sporządzanie analiz sprzedaży, korygowanie nadziałów; 15) udział w planowaniu finansowym dotyczącym kosztów druku, kolportażu i promocji czasopism na rynku cywilnym; 16) prowadzenie i uaktualnianie archiwum wszystkich tytułów drukowanych wydawanych przez WIW; 17) prowadzenie ewidencji książek będących własnością WIW; 18) przygotowywanie i realizacja zamówień usług remontowo-konserwacyjnych pomieszczeń biurowych oraz umów na dostawę sprzętu kwaterunkowego; w tym odbiór realizowanych usług remontowo-konserwacyjnych i dostaw; 19) współorganizacja wyjazdów studyjnych; 20) udział w opracowywaniu dokumentów dotyczących uczestnictwa w przetargach i konkursach związanych z działalnością przychodową WIW. 2. Za pracę Sekcji Kadrowo-Organizacyjnej odpowiedzialny przed Dyrektorem WIW jest kierownik sekcji. Do zadań sekcji należy: 1) prowadzenie dokumentacji personalnej pracowników WIW; 15 2) prowadzenie i uaktualnianie ewidencji: czasu pracy, zwolnień lekarskich, wniosków urlopowych; miesięcznego grafiku pracy 3) prowadzenie ewidencji pism dotyczących spraw kadrowych; 4) opracowywanie planu urlopów i prowadzenie nadzoru nad jego realizacją; 5) przygotowywanie sprawozdań kadrowych; 6) przygotowywanie dokumentów do zawarcia lub rozwiązania umowy o pracę; 7) kierowanie pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne oraz prowadzenie nadzoru nad ich terminową realizacją; 8) przygotowywanie ewidencji szkoleń dla pracowników, uaktualnianie zapotrzebowań oraz przestrzeganie procedur związanych ze zgłaszaniem pracowników na szkolenia; 9) przygotowywanie umów z pracownikami, których WIW kieruje na szkolenie (dokształcanie w formie szkolnej) zgodnie z obowiązującymi przepisami; 10) przygotowywanie zbiorczych propozycji (wniosków) wyróżnień medalami resortowymi, odznaczeniami państwowymi, zgodnie z zobowiązującymi przepisami, oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie; 11) prowadzenie ewidencji w zakresie dyscypliny pracy; 12) przygotowywanie poleceń wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych oraz prowadzenie ich ewidencji; 13) przygotowanie projektów decyzji Dyrektora WIW i prowadzenie ich ewidencji; 14) sporządzanie wyciągów z decyzji Dyrektora WIW i stwierdzanie ich zgodności z decyzją Dyrektora WIW; 15) sporządzanie i wydawanie zaświadczeń dotyczących spraw pracowniczych; 16) opracowywanie propozycji wynagrodzeń dla nowozatrudnionych pracowników w uzgodnieniu z Głównym Księgowym oraz właściwymi osobami funkcyjnymi; 17) sporządzanie wykazów premii motywacyjnej i honorariów za artykuły publikowane w miesięczniku „Polska Zbrojna” oraz na portalu polska-zbrojna.pl, ujmowanie ich w decyzji Dyrektora WIW i przekazywanie wyciągów z decyzji do Pionu FinansowoAdministracyjnego; 18) przygotowywanie projektu „Planu zatrudnienia” pracowników WIW na kolejny rok w ścisłej współpracy z Głównym Księgowym i bieżące jego aktualizowanie; 19) współpraca z instytucjami wojskowymi na terenie Garnizonu Warszawa; 20) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników WIW przepisów ”Kodeksu pracy”, 16 „Regulaminu pracy WIW”; 21) prowadzenie rozliczeń wojskowych stacji telefonicznych /WST/, telefonów operatora publicznego /TOP/ oraz telefonów komórkowych /TK/ WIW; 22) przygotowywanie projektów umów z pracownikami WIW, wykorzystującymi pojazdy prywatne do celów służbowych, w uzgodnieniu z Głównym Księgowym oraz zastępcami Dyrektora WIW, oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie; 23) wspieranie pod względem formalnoprawnym osób funkcyjnych w opracowywaniu zakresów obowiązków dla podległych im pracowników; 24) przedstawianie Dyrektorowi WIW wniosków dotyczących działania sekcji; 25) prowadzenie sekretariatu kierownictwa WIW. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji działa na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. nr 182, poz. 1228 z późn. zm.). Do zadań pełnomocnika Dyrektora WIW do spraw ochrony informacji niejawnych należy: 1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych; 2) zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych; 3) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych danych; 4) okresowa kontrola ewidencji materiałów niejawnych i ich obiegu; 5) opracowanie planu ochrony informacji niejawnych w WIW; 6) prowadzenie szkoleń z pracownikami z zakresu informacji niejawnych; 7) opracowanie corocznych meldunków o wynikach kontroli okresowej stanu ochrony informacji niejawnych oraz ocen stanu ochrony informacji niejawnych; 8) prowadzenie zwykłych kontrolnych postępowań sprawdzających na pisemne polecenie dyrektora WIW, nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony informacji niejawnych przetwarzanych, przechowywanych i przesyłanych w systemach lub współdziałanie ze Służbami Kontrwywiadu Wojskowego (SKW); 9) podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych i informowanie o tym Dyrektora WIW, a w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub wyższą – również Służbę Kontrwywiadu Wojskowego (SKW); 10) wydawanie po poświadczenia zakończeniu zwykłego bezpieczeństwa postępowania 17 (lub odmowa sprawdzającego oraz wydania) przekazanie go osobiście sprawdzanej osobie; 11) współpraca z kancelarią tajną Biura Ewidencji Osobowej WP w zakresie obsługi kancelaryjnej; 12) nadzór nad zadaniami realizowanymi przez inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego, a w szczególności: kontrola konfiguracji systemu teleinformatycznego, kontrola dokumentacji bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego, sprawdzanie zabezpieczeń fizycznych pomieszczeń wydzielonych lub obszaru, w którym usytuowane są systemy teleinformatyczne, kontrola aktualności wykazu osób dopuszczonych do użytkowania systemu oraz ich uprawnień, kontrola prowadzenia rejestru zdarzeń systemu operacyjnego, kontrola archiwizowania rejestru zdarzeń. § 15 Do zadań wszystkich pionów, samodzielnych komórek i osób funkcyjnych należy ponadto: 1. Organizacja pracy własnej i podległych pracowników zapewniająca sprawne funkcjonowanie WIW. 2. Współpraca z wszystkimi komórkami WIW w zakresie wykonywania zadań statutowych . 3. Uczestniczenie w opracowywaniu regulaminów, instrukcji i zasad dotyczących działalności WIW. 4. Udział w opracowywaniu i realizacji rocznego planu finansowego, planów wieloletnich i strategii WIW. 5. Opracowanie zakresów obowiązków dla podległych pracowników. 6. Przestrzeganie przepisów i zasad ustawy z 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych, udział w szkoleniach dotyczących wymienionych zagadnień. 7. Przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp) i przepisów przeciwpożarowych (ppoż.) oraz udział w szkoleniach w tym zakresie. 8. Przestrzeganie przepisów wynikających i „Regulaminu organizacyjnego WIW”. 18 z „Kodeksu pracy”, „Statutu WIW” POSTANOWIENIA KOŃCOWE Rozdział 5 § 16 1. Przychody z dodatkowej działalności gospodarczej WIW przeznacza się na zadania określone w statucie, z priorytetowym uwzględnieniem zadań Pionu Wydawniczego oraz Pionu Redakcji Internetowej. 2. WIW może tworzyć z części zysku z dodatkowej działalności gospodarczej oraz z innych środków przekazanych przez osoby prawne i osoby fizyczne dodatkowy fundusz na zakupy praw autorskich i na honoraria dla autorów zewnętrznych. 3. Decyzję w sprawie przeznaczenia zysku bilansowego podejmuje dyrektor w uzgodnieniu z zastępcami dyrektora i głównym księgowym z uwzględnieniem obowiązujących uwarunkowań prawnych. 4. Zasady zarządzania i gospodarowania środkami publicznymi będącymi w dyspozycji WIW, a także zasady gospodarowania funduszem o których mowa w ust. 2, regulują przepisy przywołane w Rozdziale I Część Ogólna, a także inne regulaminy i instrukcje wprowadzane decyzjami Dyrektora WIW, na podstawie tych przepisów a w szczególności: 1) Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy; 2) Regulamin pracy WIW; 3) Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; 4) Regulamin premiowania pracowników WIW oraz zasady naliczania honorariów autorskich za materiały zakwalifikowane do publikacji; 5) Regulamin prowadzenia dodatkowej działalności gospodarczej; 6) Regulamin przyznawania patronatów; 7) Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz innych w WIW; 8) Polityka rachunkowości; 9) Regulaminy udzielania zamówień i pracy komisji przetargowej; 10) Instrukcja inwentaryzacji składników majątkowych oraz pozostałych aktywów i pasywów WIW. § 17 19 Dyrektor WIW może realizować część zadań statutowych poprzez outsourcing. § 18 1. Dyrektor WIW powołuje zespół wyceniający materiały dziennikarskie. W skład zespołu wchodzą: zastępcy Dyrektora WIW oraz wskazane przez nich osoby. 2. Przewodniczącym zespołu wyceniającego jest jeden z zastępców Dyrektora WIW, wyznaczany decyzją Dyrektora na okres sześciu miesięcy. 3. Główny Księgowy przydziela środki finansowe na honoraria i nadzoruje ich wykorzystanie, zgodnie z zatwierdzonymi przez Dyrektora WIW: Planem finansowym oraz Planem zatrudnienia i funduszu wynagrodzeń. § 19 W sprawach nieuregulowanych niniejszym „Regulaminem organizacyjnym WIW” obowiązują przepisy wymienione w § 1. § 20 Niniejszy „Regulamin organizacyjny WIW” wchodzi w życie z dniem …… maja 2013 roku. DYREKTOR WOJSKOWEGO INSTYTUTU WYDAWNICZEGO w WARSZAWIE Marek SARJUSZ-WOLSKI 20