Analiza rozmów telefonicznych w Starostwie Powiatowym w Łobzie

Łobez 21.03.2006 r.
Protokół kontroli
Zgodnie z poleceniem Starosty Powiatu Łobeskiego przeprowadzono kontrolę
wykonania zaleceń- wniosków z kontroli jaką przeprowadzono w Starostwie Powiatowym w
dniach 26.01do 07.02. 2005 roku.
Zakres kontroli obejmował:
a). Analiza rozmów telefonicznych w Starostwie Powiatowym w Łobzie za 2005 rok.
b). Analiza wydatków na operacje pocztowe /korespondencja, telegramy, paczki/, za 2005 r.
Czas trwania kontroli:
- od 14.032006 roku do 21.03.2006 roku.
Informacji w czasie kontroli udzielali i byli obecni:
Helena Szulc____________________________ Skarbnik Starostwa w Łobzie;
Remigiusz Kowalec_______________________ Informatyk Starostwa w Łobzie;
W wyniku czynności kontrolnych ustalono:
a). Telefony Komórkowe.
Starostwo Powiatowe w Łobzie na rozmowy z telefonii komórkowej ma
podpisane umowy z:
1). PTK Centertel Sp. zoo w sieci IDEA- 6 telefonów;
1
2). PLUS GSM -
1 telefon;
Szczegółowy wykaz wartości rozmów telefonicznych poszczególnych numerów z
telefonii komórkowej w 2005 roku przedstawia zamieszczona poniżej tabela.
WYKAZ WARTOŚCI ROZMÓW Z TELEFONII KOMÓRKOWEJ
IDEA
Numer telefonu
SP
a
I
II
III
IV
V
VI
353,25
251,29
242,49
268,22
265,4
264,12
250,97
146,51
141,18
139,67
124,37
153,67
302,78
342,4
371,51
212,08
283,5
222,85
142,4
143,2
136,05
116,88
118,04
115,28
SE c
80,8
80
80,35
60,16
60
60
GK c
88,34
87,19
98,86
63,76
60,16
60,32
IX
X
XI
XII
WS
b
CZ b
BR
b
VII
VIII
288,4
310,75
229,39
267,17
220,72
224,56
3185,76
WS b
160,64
139,87
182,84
146,49
188,8
168,61
1943,62
CZ b
290,15
583,69
280,24
251,79
215,48
214,99
3571,46
BR
123,21
119
117,04
117,68
115,22
115,76
1479,76
SE c
60
60
60,56
60,16
60,24
60
782,27
GK c
65,56
60
61,39
63,16
61
66,95
836,69
III
IV
SP
a
b
ceny netto
PLUS
Numer telefonu
SEKRETARIAT
d
I
236,68
VII
449,77
II
285,6
VIII
126,65
362,58
IX
423,99
245,59
X
366,83
V
298,66
XI
442,49
VI
238,24
XII
389,86
ceny brutto
3866,94
2
a - Pakiet Idea Top Firma 400 - 240 zł
b- Pakiet Idea Top Firma 200 - 140 zł
c- Pakiet Idea Top Firma 100 - 80 zł
d- Pakiet Plus Lider 300 - 193,50 / 236,07 zł
MIESIĘCZNY WYKAZ WARTOŚCI ROZMÓW TELEFONICZNYCH W 2005 ROKU.
Idea Top Firma
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X
XI
XII
Plus Lider
1485,64
1281,72
1342,54
1050,14
1112
1069,01
1205,31
1553,43
1136,38
1105,87
1 051
1038,06
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X
XI
XII
14431,1
236,68
285,6
362,58
245,59
298,66
238,24
449,77
126,65
423,99
366,83
442,49
389,86
3866,94
Telefon Komórkowy na kartę – IDEA xxxx - Członek Zarządu
miesiąc
III
VI
VII
IX
XI
kwota
50 ZŁ
50 ZŁ
50 ZŁ
50 ZŁ
50 ZŁ
250 ZŁ
Łączna wartość rozmów przez telefonię komórkową wynosi 18548,02 złotych.
W celu obniżenia kosztów telefonii komórkowej Starostwo Powiatowe w Łobzie
od września 2005 roku zmieniło Pakiety w Idea Top Firma na bardziej ekonomiczne.
b). Telefony stacjonarne.
3
Starostwo Powiatowe w Łobzie ma podpisaną umowę z Telekomunikacją Polską S.A.
na korzystanie z usług telefonii stacjonarnej.
Koszty rozmów telefonii stacjonarnej, jakie poddano analizie w 2005 roku przedstawia
poniższa tabela.
miesiąc
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X
XI
XII
kwota
3937,04
4227,29
4205,57
4640,62
4198,67
4299,32
4757,67
4104,68
4160,86
4425,32
4430,61
4060,76
51449,63
W kwocie 51449,63 złotych zawiera się opłata za korzystanie z Internetu - 4611,55 złotych.
Na rozmowy telefoniczne Starostwa Powiatowego w roku 2005wykorzystało kwotę
62963 złotych, a 2004 roku wykorzystano kwotę 60303 złotych
Wszystkie rozmowy telefoniczne, które zamawiane są przez pracowników Starostwa
za pośrednictwem centralki telefonicznej znajdującej się w pokoju ‘’Informacji Starostwa”,
są odnotowane w zeszycie: „ Rejestr rozmów telefonicznych.”
W 2005 roku zapisano w zeszycie ‘’Rejestr rozmów telefonicznych” 778 rozmów
telefonicznych do wszystkich typów sieci telefonicznych.
Wszystkie faktury są sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznorachunkowym przez osoby odpowiedzialne za prawidłowe funkcjonowanie kontrolowanej
jednostki budżetowej.
c). Wydatki na operacje pocztowe/korespondencja, telegramy, paczki w 2005 roku:
Korespondencję wysyłaną z Starostwa zapisuje się w dwóch dziennikach:
1. „ Dziennik korespondencyjny”, w którym prowadzona jest ewidencja poczty
wychodzącej – wszystkie listy zwykłe , listy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru na
terenie miasta Łobez.
2. „ Pocztowa książka nadawcza”, gdzie prowadzona jest ewidencja korespondencji
wychodzącej – listy polecone i ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru poza terenem
Łobza.
4
Decyzję o formie wysyłania korespondencji podejmują dyrektorzy wydziałów.
Wszystkie pisma wychodzące z Starostwa Powiatowego zawierające decyzje
urzędowe, od których przysługuje środek odwoławczy są wysyłane za zwrotnym
potwierdzeniem odbioru. Reguluje to kodeks postępowania administracyjnego.
Poniżej przedstawiono zestawienie korespondencji 2003- 2005 rok.
ZESTAWIENIE KORESPONDENCJI WYCHODZĄCEJ
POWIATOWEGO W ŁOBZIE W LATACH 2003-2005 R.
Z STAROSTWA
ZESTAWIENIE KORESPONDENCJI ZA ROK 2003
Rodzaj Listu
Ilość w szt.
cena za szt.
rozniesiono
przez
stażystów
Wysłano
listy zwykłe
5 648 1.20
823
4 825
listy polecone
1 174 3.40
1 174
listy ze zwrotnym
potwierdzeniem
odbioru
od 5.40 do 8 zł
( cena zależna
3 394 od wagi)
3 394
9 393
Wysłano ogółem
823
Rozniesiono ogółem
Razem
10 216 szt.
ZESTAWIENIE KORESPONDENCJI ZA ROK 2004
Rodzaj Listu
listy zwykłe
listy polecone
listy ze zwrotnym
potwierdzeniem
odbioru
listy zwykłe
Jurek Grzesiek
listy polecone Jurek
Grzesiek
listy ze zwrotnym
potwierdzeniem
odbioru
Jurek Grzesiek
Wysłano ogółem
Ilość w szt.
cena za szt.
5 730 1.25
od 3.50 do 10 zł
( cena zależna
852 od wagi)
od 5.50 do (cena
4 073 zależna od wagi)
rozniesiono
przez
stażystów
Wysłano
1 462
4 268
852
4 073
1 250
225
879
9 193
5
1 462
Rozniesiono ogółem
Razem
13 009 szt.
ZESTAWIENIE KORESPONDENCJI ZA ROK 2005
Rodzaj Listu
Ilość w szt.
cena za szt.
listy zwykłe
6 141
1.30
listy polecone
1 127
3.50
listy ze zwrotnym
potwierdzeniem
odbioru
4 201
od 5.50 ( cena
zależna od wagi)
rozniesiono
przez
stażystów
Wysłano
1 633
4 508
1 127
909
3 292
8 927
Wysłano ogółem
2 542
Rozniesiono ogółem
Razem
11 469 szt.
Wartość rozniesionych listów wg obowiązujących cen pocztowych,
na terenie miasta Łobez
listy zwykłe
listy ze zwrotnym
potwierdzeniem
odbioru
1 633 szt.
1,30 zł
2 122,90 złotych
909 szt.
5,50 zł
5 000 złotych
7 122,90
złotych
Opłaty pocztowe w 2004 roku zamknęły się kwotą 44219 złotych, zaś w roku 2005
była to kwota 48819 złotych.
6
Wnioski
1. Zarząd Starostwa Powiatowego w Łobzie winien rozpatrzyć możliwość przekazania
telefonu komórkowego z sekretariatu o numerze 693-…….. członkowi zarządu, który
korzysta z karty doładowującej do numeru 506-………. W dalszej kolejności winno
się rozpatrzyć celowość przedłużenia umowy z operatorem sieci PLUS. Umowa ta
wygasa w dniu 08.06.2007 roku.
2. Pracownicy Starostwa Powiatowego w Łobzie wszystkie rozmowy na numery telefonii
komórkowej winni zamawiać przez centralkę telefoniczną znajdującą się w pokoju ,,
Informacja Starostwa” i być odnotowane w zeszycie ,,Rejestr rozmów telefonicznych”.
3. Proponuję aby korespondencja roznoszona na terenie miasta Łobza w większej ilości
przybrała formę ,,polecony za potwierdzeniem odbioru”, co ograniczy wysyłanie
listów poleconych.
Inspektor ds. kontroli wewnętrznej
i obsługi funduszu pożyczkowego - Józef Błyszko ____________________________
Skarbnik w Starostwie w Łobzie - Helena Szulc _______________________________
Informatyk w Starostwie w Łobzie - Remigiusz Kowalec _______________________
7