Zapytanie - zakup i wdrożenie systemu

Transkrypt

Wrocław, 03.07.2014 r.
Zapytanie ofertowe na zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
wraz z dostawą niezbędnego sprzętu (skaner, serwer) i instalacją do siedziby Urzędu
Gminy Brzeźnica przeprowadzane w trybie zasady konkurencyjności.
I. Dane Zamawiającego
1. Zamawiający: Grupa Ergo Sp. z o.o.; 53-611 Wrocław; ul. Strzegomska3b/3c pok. 91
2. Grupa Ergo Sp. z o.o. zaprasza do złożenia oferty handlowej na zakup i wdrożenie Systemu
Elektronicznego Obiegu Dokumentów [SEOD] wraz z dostawą niezbędnego sprzętu (skaner, serwer)
i instalacją do siedziby Urzędu Gminy Brzeźnica.
3. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pt. „DOSKONALENIE JST W PROCESIE
SAMOOCENY CAF” nr projektu POKL.05.02.01-00-055/12, współfinansowanego ze środków Unii
Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet: 5. Dobre Rządzenie;
Działanie. 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej; Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja
zarządzania w administracji samorządowej.
II. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: usługa.
2. Zamówienie dotyczy wykonania usługi na zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu
Dokumentów wraz z dostawą niezbędnego sprzętu (skaner, serwer) i instalacją do siedziby
Urzędu Gminy Brzeźnica; 34-114 Brzeźnica, ul. Krakowska 109; NIP 551 – 11 – 23 – 918;
Regon 000537817; e-mail: [email protected]; tel. 33 879 20 29, fax. 33 879 20 92], w
ramach projektu „DOSKONALENIE JST W PROCESIE SAMOOCENY CAF” nr projektu
POKL.05.02.01-00-055/12.
3. Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
 72263000- 6 – Usługi wdrażania oprogramowania
 72260000-5 – Usługi w zakresie oprogramowania
 72268000-1 – Usługi dostawy oprogramowania
 72266000-7- Usługi doradcze w zakresie oprogramowania
 72265000-0 – Usługi konfiguracji oprogramowania
 80500000-9 - Usługi szkoleniowe
 48820000-2 - Serwery
 30216110-0 - Skanery komputerowe.
4. Przedmiot zamówienia
Zamówienie dotyczy zakupu i wdrożenia Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
w Urzędzie Gminy Brzeźnica wraz z dostawą niezbędnego sprzętu (skaner, serwer) i instalacją do
siedziby Urzędu Gminy Brzeźnica.
I.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja i wdrożenie SEOD wraz z dostawą niezbędnego
sprzętu zainstalowanego w siedzibie Urzędu Gminy Brzeźnica – serwer, skaner, obsługującego
pracowników i klientów Urzędu Gminy Brzeźnica, w ramach Elektronicznego Systemu Obiegu
Dokumentów oraz jego integracja z systemami e-PUAP oraz BIP, dostarczenie licencji dla 23
użytkowników, z możliwością dokupienia dodatkowych licencji w późniejszym czasie,
przeszkolenie pracowników Urzędu Gminy Brzeźnica oraz zapewnienie opieki technicznej
w okresie objętym 24 miesięczną gwarancją.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013
2. System musi umożliwiać zarządzanie dokumentami, korespondencją, sprawami, poleceniami,
przepływem dokumentów, informowanie o terminach załatwienia sprawy oraz zapewniać
komunikację między Urzędem Gminy Brzeźnica i jego klientami z wykorzystaniem platform
e-PUAP oraz BIP. System powinien być oparty o jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA), tworząc
centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism przychodzących, wychodzących
i wewnętrznych, poleceń służbowych, umów, uchwał, rejestrów, rezerwacji itp.
3. System powinien rozwiązywać problemy przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz pomiędzy
urzędem a jego otoczeniem. System musi spełniać zadania archiwum zakładowego, umożliwiać
gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie informacji
archiwalnych.
4. Wraz z systemem Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną dokumentację
oprogramowania dla administratora systemu oraz instrukcje obsługi w języku polskim w formie
papierowej i w postaci elektronicznej.
5. System powinien być dostarczony w dwóch niezależnie od siebie działających instalacjach:
a) użytkowej,
b) testowej - gdzie będzie można przeprowadzać symulacje wdrażanych procesów i testować
nowe możliwości systemu.
6. W ramach zamówienia Wykonawca opracuje co najmniej 5 ścieżek przepływu dokumentów tj.:
uruchomienie następujących procesów:
i. pisma ogólnego,
ii. faktury,
iii. zwrotnego potwierdzenia odbioru,
iv. decyzji administracyjnej,
v. postanowienia.
7. Szczegółowy opis systemu, wymagania minimalne oraz wymagania dotyczące sprzętu określone
zostały w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania, stanowiącym integralną część niniejszego
zapytania.
II.
TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA
1. Dostawa sprzętu i instalacja systemu – do 30 dni od daty podpisania umowy (dopuszcza się
dostawę i instalację systemu na serwerze Wykonawcy, jako urządzeniu zastępczym - pod
warunkiem przeniesienia wszystkich danych do końca terminu realizacji).
2. Szkolenie i wdrożenie – do 31.10.2014.
3. Miejsce: Urząd Gminy Brzeźnica, 34-114 Brzeźnica ul. Krakowska 109.
III.
WYMAGANIA I WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU
O udzielenie realizacji zamówienia może ubiegać się Oferent, który spełnia łącznie poniższe warunki:
1.1 Wiedza i doświadczenie
Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat
przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym
okresie, zrealizował co najmniej trzy wdrożenia polegające przynajmniej na dostarczeniu, wdrożeniu,
konfiguracji, parametryzacji, przeprowadzeniu szkoleń oferowanego w niniejszym postępowaniu
Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów, przy czym:
1.1.1.1
wartość każdego z zamówień wynosiła nie mniej niż 20 000,00 PLN brutto,
1.1.1.2
każde z wdrożeń obejmowało instalację, konfigurację, szkolenia i instruktaż
użytkowników oferowanego w niniejszym postępowaniu SEOD,
1.1.1.3
każde z wdrożeń obejmowało dostawę i wdrożenie oferowanego w niniejszym
postępowaniu SEOD dla co najmniej 23 użytkowników wewnętrznych
1.1.1.4
każde z wdrożeń obejmowało wykonanie i uruchomienie integracji oferowanego w
niniejszym postępowaniu SEOD z platformą ePUAP,
1.1.1.5
każde z wdrożeń obejmowało zapewnienie co najmniej 24-miesięcznej obsługi
gwarancyjnej oraz świadczenie usługi asysty technicznej i helpdesku.
1.2 Osoby zdolne do wykonania zamówienia
Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże dysponowanie odpowiednią – co
najmniej 5-osobową kadrą przeznaczoną do realizacji zamówienia spełniającą poniższe warunki:
1.2.1 co najmniej 1 osoba przewidziana do roli Kierownika Projektu, posiadająca wykształcenie
wyższe oraz minimum 3-letnie doświadczenie w zarządzaniu realizacją projektów
informatycznych wg metodyki Prince2 lub innej równoważnej;
1.2.2
co najmniej 1 osoba przewidziana do roli Wdrożeniowca/Szkoleniowca, z których każda
posiada wykształcenie wyższe oraz minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie
wdrażania oferowanego przez Wykonawcę Systemu SEOD;
1.2.3
co najmniej 1 osoba przewidziana do roli Certyfikowanego Testera, posiadająca
wykształcenie wyższe oraz minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie
testowania oferowanego przez Wykonawcę Systemu SEOD potwierdzone udziałem
proponowanego specjalisty na stanowisku Testera;
1.2.4
co najmniej 1 osoba przewidziana do roli Administratora Technicznego, posiadająca
wykształcenie wyższe oraz minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie
administrowania technicznego oferowanego Systemu SEOD.
1.2.5
co najmniej 1 osoba przewidziana do roli Specjalisty ds. Informacji Niejawnych, posiadająca
wykształcenie wyższe oraz minimum 3-letnie doświadczenie w zakresie zarządzania
informacjami niejawnymi przy wdrażaniu oferowanego przez Wykonawcę Systemu SEOD
potwierdzone udziałem proponowanego specjalisty na stanowisku Specjalisty ds. Informacji
niejawnych w przynajmniej 3 projektach informatycznych oraz posiadająca aktualne
poświadczenie bezpieczeństwa w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczone
klauzulą co najmniej „poufne”.
Zamawiający nie dopuszcza łączenia ról przez proponowane osoby.
IV.
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Ofertę należy przygotować na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego
zapytania.
2. Ofertę należy złożyć w języku polskim w formie pisemnej (dopuszcza się złożenie ofert faksem lub
e-mail podpisaną i wysłaną w formie skanu).
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
6. Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od
wyniku postępowania. Organizator postępowania nie odpowiada za koszty poniesione przez
Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Oferent ma dostarczyć następujące dokumenty:
1. formularz ofertowy
2. wykaz zrealizowanych wdrożeń SEOD,
3. wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia.
Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów i załączników skutkować będzie wykluczeniem
Oferenta.
V.
SPOSÓB KONTAKTOWANIA SIĘ Z ZAMAWIAJACYM:
Osoba wyznaczona do kontaktu:
Joanna Ciszewska Gajda tel. +48 509 824 516, [email protected]
VI.
SPOSÓB OBLICZANIA CENY:
Wykonawca przedstawi w ofercie w zapisie liczbowym i słownie cenę całkowitą brutto za całość
przedmiotu zamówienia. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją
zamówienia, w tym podatek VAT w ustawowej wysokości, a także koszty niezbędne do realizacji
zamówienia np. koszty dostawy przedmiotu umowy do miejsca zamówienia. Cena oferty ma być
wyrażona w złotych polskich.
VII.
KRYTERIUM OCENY OFERTY:
Zamawiający zastrzega sobie prawo do oceny oferty pod względem zgodności z zapytaniem
ofertowym. Oferty, które nie będą odpowiadały zapytaniu ofertowemu zostaną odrzucone, oraz nie
będą podlegały ocenie. Zamawiający wezwie Wykonawcę do uzupełnienia oferty w zakresie jej
niezgodności z formalnymi wymaganiami Zamawiającego określonymi w zapytaniu ofertowym, oraz
może wezwać Wykonawcę do wyjaśnień, co do złożonej oferty w terminie wskazanym przez
Zamawiającego.
Kryterium oceny poprawnie złożonych ofert będzie:
cena - 100%
W kryterium cena – oferta z najniższą ceną otrzyma 100 pkt, pozostałe oferty otrzymają ilość
punktów wyznaczoną wg poniższej formuły:
Sposób wyliczenia punktacji:
Liczba punktów = (Cmin/Cof)* 100
gdzie:
- Cmin – najniższa cena spośród wszystkich ofert
- Cof – cena podana w ofercie
- 100 – oznacza wagę ( znaczenie tego kryterium wyrażone w %)
Dodatkowe kryteria
Jeżeli cena oferty najkorzystniejszej przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający
przeprowadzi negocjacje z Wykonawcą, który złożył ofertę najkorzystniejszą. Jeżeli Wykonawca, który
złożył ofertę najkorzystniejszą nie podejmie negocjacji lub negocjacje nie doprowadzą do udzielenia
zamówienia, Zamawiający może rozpocząć negocjacje z pozostałymi Wykonawcami. Jeżeli w wyniku
negocjacji nie zostanie wyłoniony Wykonawca, któremu Zamawiający może udzielić zamówienia,
Zamawiający unieważni postępowanie i będzie miał prawo do ponownego rozpoczęcia procedury
wyboru Wykonawcy.
VIII.
SPOSÓB ROZLICZENIA Z ZAMAWIAJĄCYM:
Forma rozliczenia – faktura VAT .
IX.
TERMIN SKŁADANIA OFERT:
Odpowiedź na w/w zapytanie należy składać na Formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 2
do niniejszego zapytania uwzględniając warunki opisane powyżej w terminie od dnia 03.07.2014 r. do
godz. 15.00 dnia 18.07.2014 r. pocztą tradycyjną, na adres: BIURO PROJEKTU, Grupa Ergo Sp. z o.o.,
ul. Kruszwicka 26/28, 53-652 Wrocław lub drogą mailową na adres: [email protected]
Informacja o wyłonionym wykonawcy zostanie przekazana wszystkim Oferentom, którzy złożyli
ofertę na wskazany adres e-mail oraz upubliczniona na stronie WWW.
Załączniki:
1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wymagania funkcjonalne, wymagany sprzęt
2. Formularz ofertowy
3. Wykaz zrealizowanych wdrożeń systemu EOD
4. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w realizacji przedmiotu zamówienia.
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego na zakup i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
wraz z dostawą niezbędnego sprzętu (skaner, serwer) i instalacją w Urzędzie Gminy Brzeźnica.
Szczegółowy opis systemu, wymagania SEOD, wdrożenie oraz wymagania dotyczące sprzętu.
Wymagania Ogólne:
 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów musi pilnować, jakości wprowadzanych danych
poprzez kontrolowanie użytkownika w procesie nanoszenia informacji do systemu.
 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów musi posiadać mechanizmy z zakresu
bezpieczeństwa i administracji użytkownikami oraz posiadać mechanizmy identyfikujące
przeprowadzane operacje w podziale na użytkowników.
 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów musi być zgodny z aktualnym stanem prawnym,
regulującym pracę urzędu obowiązującym w dniu uruchomienia i instalacji przedmiotu
zamówienia.
 Wykonawca musi dostarczyć aktualną dokumentację w języku polskim przeznaczoną zarówno
dla administratora jak i użytkownika, pozwalającą na samodzielną naukę i pracę z systemem.
 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów musi na dzień składania ofert być zintegrowany –
tj. posiadać możliwość automatycznego wczytania danych z użytkowanego w Urzędzie Gminy w
Brzeźnicy – Systemu Ewidencji Ludności w celu założenia i późniejszej aktualizacji m.in. książki
adresowej.
 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów powinien umożliwiać szybką i intuicyjną
komunikację z użytkownikiem
 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów musi na dzień składania ofert być zintegrowany, tj.
automatycznie przekazywać z Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów statusów spraw do
Regionalnego Systemu Biuletynów Informacji Publicznej Województwa Małopolskiego (RSBIP
WM) i wyświetlać je w RSBIP WM.
 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów musi na dzień składania ofert być zintegrowany, tj.
automatycznie przekazywać z Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów zawartości
rejestrów publicznych do Regionalnego Systemu Biuletynów Informacji Publicznej Województwa
Małopolskiego (RSBIP WM) i wyświetlać je w RSBIP WM.
 System Elektronicznego Obiegu Dokumentów musi umożliwiać odzwierciedlenie struktury
organizacyjnej Zamawiającego wraz z podległością komórek organizacyjnych.
2.
Szczegółowe (minimalne) wymagania Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów -Systemu
Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją
2.1 System musi umożliwiać odzwierciedlenie struktury organizacyjnej Zamawiającego wraz z
podległością komórek organizacyjnych.
2.2 System musi zawierać hierarchiczną ewidencję struktury organizacyjnej urzędu, zawierającą co
najmniej:
2.2.1
informację o podległościach poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk,
2.2.2
informację o pracownikach przypisanych do poszczególnych komórek organizacyjnych
i stanowisk
2.2.3
nazwę oraz symbol komórki wykorzystywany do generowania znaku sprawy
2.2.4
nazwę, symbol stanowiska, informację o uprawnieniach i konfigurację poszczególnych
stanowisk,
2.2.5
informację o danych adresowych poszczególnych elementów struktury i samego
urzędu.
2.3 System musi umożliwiać dodawanie nowych komórek organizacyjnych, stanowisk oraz
modyfikowanie istniejących, co najmniej w następującym zakresie:
2.3.1
zmiany nazwy oraz symboli komórek organizacyjnych i stanowisk,
2.3.2
zmiany danych adresowych poszczególnych komórek organizacyjnych jak i samego
urzędu
2.3.3
zmiany podległości komórek organizacyjnych i stanowisk (w tym modyfikowanie za
pomocą mechanizmu drag &drop),
2.3.4
usuwania komórek organizacyjnych i stanowisk, a także ich przywracanie,
2.4 System musi zachowywać pełną historię zmian struktury organizacyjnej i umożliwiać
zaprezentowanie struktury na dowolny moment historyczny. Domyślnie widok struktury
organizacyjnej musi zawierać strukturę bieżącą.
2.5 System musi umożliwiać prezentację zmian związanych z danym elementem struktury
organizacyjnej, w tym co najmniej historię przydzielanych użytkowników, historię
przydzielanych uprawnień.
2.6 System musi wiązać nadane uprawnienia tylko i wyłącznie poprzez stanowiska i komórki
organizacyjne. Nie dopuszcza się sytuacji, w której uprawnienia przypisywane są bezpośrednio
do użytkownika.
2.7 System musi umożliwiać przypisanie użytkownika do wielu stanowisk w systemie przez co
pojedynczy użytkownik może pełnić w systemie różne role, wynikające z uprawnień
przypisanych stanowiskom i ich umiejscowieniu w strukturze organizacyjnej. Nie dopuszcza się
jednoczesnego dziedziczenia uprawnień przez użytkownika ze wszystkich zajmowanych
stanowisk. Podczas pracy użytkownika na danym stanowisku, ten korzysta z uprawnień i
ustawień przypisanych wyłącznie do danego stanowiska, natomiast po rozpoczęciu pracy na
innym przypisanym stanowisku, użytkownik traci uprawnienia wynikające z pierwszego
stanowiska a zyskuje wynikające z drugiego stanowiska. Uprawnienia i ustawienia wynikające z
przydziału użytkownika do różnych stanowisk nie mogą się łączyć.
2.8 Każde stanowisko musi być definiowane poprzez co najmniej:
2.8.1
symbol stanowiska,
2.8.2
pełną nazwę stanowiska,
2.8.3
typ stanowiska,
2.8.4
symbol komórki użytej do znakowania (wybór spośród komórki przynależnej lub
nadrzędnej, umożliwiając w ten sposób tworzenie struktur nieformalnych),
2.8.5
domyślną osobę zastępującą,
2.8.6
możliwy na danym stanowisku obszar poszukiwań obiektów w systemie – różny dla
różnych modułów,
2.8.7
możliwy na danym stanowisku zakres informacji o odnalezionych obiektach w
systemie.
2.9 System musi wspomagać grupowe dodawanie wielu stanowisk (dowolnie określonej liczby) na
bazie jednego stanowiska.
2.10 System musi umożliwiać przypisywanie uprawnień lub grup uprawnień zarówno stanowiskom
jak i komórkom organizacyjnym. Uprawnienia wynikowe danego stanowiska muszą być sumą
uprawnień:
2.10.1
Indywidualnych przypisanych stanowisku,
2.10.2
Zbiorów (grup) uprawnień przypisanych stanowisku,
2.10.3
Indywidualnych przypisanych komórce, do której stanowisko przypisano (dziedziczenie
uprawnień),
2.10.4
Zbiorów (grup) uprawnień przypisanych komórce, do której stanowisko przypisano
(dziedziczenie uprawnień).
2.11 Dopuszcza się także dziedziczenie uprawnień dla stanowiska z komórek organizacyjnych
umieszczonych wyżej w hierarchii niż komórka bezpośrednia, jednakże wtenczas wymaga się
prezentacji pełnego zbioru uprawnień wynikowych dla każdego stanowiska wraz określeniem
źródła dziedziczenia uprawnienia.
2.12 System musi umożliwiać wprowadzenie wyciągów ze słownika JRWA do komórek
organizacyjnych, a także dla stanowisk tzn. wybrania dowolnego zestawu symboli haseł JRWA
możliwych do wykorzystywania przez komórkę organizacyjną i/lub stanowisko przy zakładaniu
spraw.
2.13 W strukturze organizacyjnej musi być możliwe wyszukiwanie stanowisk/komórek,
użytkowników z uwzględnieniem statusu stanowiska (co najmniej aktywne, nieaktywne,
skasowane).
2.14 System musi umożliwiać tworzenie grup istniejących poza regularną strukturą urzędu,
przypisywania im odrębnych uprawnień i włączania do grupy dowolnych użytkowników.
2.15 System musi zawierać oddzielny od struktury organizacyjnej słownik użytkowników.
2.16 Dla każdego użytkownika musi być możliwe określenie w systemie, co najmniej:
2.16.1
Nazwy użytkownika (tzw. loginu) oraz hasła dostępu,
2.16.2
Symbolu użytkownika, wykorzystywanego do znakowania pism,
2.16.3
Imienia, nazwiska, adresu email, numeru telefonu,
2.16.4
Domyślnego certyfikatu niekwalifikowanego oraz kwalifikowanego,
2.16.5
Dostępnej dla użytkownika metody autoryzacji),
2.16.6
Certyfikatu logowania do systemu (jeśli wybrana jest taka metoda autoryzacji),
2.16.7
Daty ważności konta,
2.16.8
Domyślnego dostawcy certyfikatu kwalifikowanego do podpisu elektronicznego,
2.16.9
Typu użytkownika.
2.17 System w słowniku użytkowników musi prezentować wszystkie stanowiska i komórki
organizacyjne do których został przypisany użytkownik.
2.18 System musi umożliwiać w dowolnym momencie zablokowanie użytkownika i jego
odblokowanie (w tym po zablokowaniu w skutek wpisania błędnego hasła), a także jego
usunięcie.
2.19 System musi pozwalać filtrować listę użytkowników wg statusu (co najmniej aktywny,
zablokowany, skasowany) oraz sortować.
2.20 System musi umożliwiać import użytkowników z pliku CSV o określonej strukturze.
2.21 System musi pozwalać na tworzenie dowolnej liczby typów użytkowników.
2.22 System musi udostępniać każdemu użytkownikowi aktualną książkę teleadresową
użytkowników w systemie w postaci struktury organizacyjnej, użytkownikiem przypisanym do
stanowiska, nr telefonu, adresem e-mail (po kliknięciu w adres email musi być automatycznie
tworzona wiadomość email do tej osoby za pomocą wbudowanego w system klienta poczty
elektronicznej), miejscem pracy i uwagami. System musi umożliwiać wyszukiwania w książce
po całej zawartości.
2.23 System dla każdego użytkownika musi prezentować datę i czas ostatniego zalogowania w
systemie.
2.24 System musi umożliwiać tworzenie kont czasowych dla użytkowników, aktywnych do
określonej daty.
2.25 System musi pozwalać na rejestrowanie liczby dni wykorzystanego urlopu i monitorować liczbę
dni pozostałych do wykorzystania
2.26 System musi umożliwiać zdefiniowanie słownika odnośników (linków) do zewnętrznych
aplikacji/serwisów, które zostaną udostępnione użytkownikom.
2.27 System musi gromadzić wszystkich adresatów, nadawców, strony sprawy, pozostałych
interesantów w jednym wspólnym słowniku interesantów.
2.28 System musi zawierać ewidencję klientów urzędu zawierającą w szczególności:
2.28.1
podział klientów na osoby fizyczne i instytucje,
2.28.2
dane adresowe klienta,
2.28.3
możliwość grupowania klientów w grupy (każdy klient może należeć do więcej niż
jednej grupy),
2.28.4
możliwość określenia więcej niż jednego adresu z zaznaczeniem, który jest adresem
korespondencyjnym,
2.28.5
możliwość określenia osoby reprezentującej klienta (imię, nazwisko, stanowisko, dział,
telefony, faksy, e-mail),
2.28.6
możliwość określenia oddziałów (jednostek podległych) interesanta,
2.28.7
informację o chęci/żądaniu otrzymywania korespondencji drogą elektroniczną,
2.29 Dane adresowe muszą zawierać, co najmniej imię, nazwisko, nazwę firmy/instytucji, nazwę
skróconą, ulicę, nr budynku, nr lokalu, skrytkę pocztową, kod pocztowy, pocztę, miejscowość,
adres do korespondencji, dane kontaktowe (nr telefonu, nr faksu e-mail), identyfikator
interesanta w skrzynce podawczej (np. ePUAP), pole uwag, a także identyfikatory słownika
TERYT.
2.30 Musi istnieć możliwość rozszerzenia parametrów określające interesanta w słowniku
interesantów, co najmniej o dowolną liczbę powiązanych ze słownikami centralnymi. Wybór
wartości ze słownika powinien być możliwy za pomocą listy rozwijalnej.
2.31 System musi umożliwiać zmianę danych adresowych nadawców przez użytkowników
posiadających odpowiednie uprawnienia. Zmiana danych adresowych musi być możliwa do
wprowadzenia w trybie korekty lub w trybie aktualizacji. W trybie korekty dane interesanta
użyte we wszystkich miejscach w systemie muszą być zmieniane, natomiast w przypadku
aktualizacji nowe dane muszą być użyte tylko w stosunku do obiektów zarejestrowanych po
dniu wprowadzenia aktualizacji danych interesanta.
2.32 System musi przechowywać historię zmian adresowych wraz z informacją, kto, kiedy i jakie
dane kontaktowe zmienił. System musi umożliwiać określenie danych nieaktualnych.
2.33 System musi umożliwiać zarządzanie słownikiem przez uprawnioną osobę. Oprócz aktualizacji i
korekty danych uprawnieni użytkownicy muszą mieć możliwość odnajdywania podobnych
interesantów oraz ich scalania.
2.34 System musi umożliwiać tworzenie adresata na podstawie danych innego adresata np. dane
innego członka rodziny.
2.35 System musi posiadać wbudowany słownik miejscowości i ulic w oparciu o dane z podziału
terytorialnego kraju na gminy, powiaty i województwa (TERYT). We wszystkich formatkach
obejmujących dane adresowe musi umożliwiać wykorzystanie słownika do wprowadzania
danych. Wykonawca zobowiąże się do zainicjowania słownika na podstawie danych
udostępnionych przez GUS.
2.36 System w przypadku wykorzystania słownika TERYT po ustaleniu miejscowości, ulicy i numeru
budynku automatycznie musi podpowiadać kod pocztowy i pocztę.
2.37 System musi posiadać aktualną na dzień składania ofert bazę kodów pocztowych możliwą do
aktualizacji przez Zamawiającego z wykorzystaniem Spisu Pocztowych Numerów Adresowych
Poczty Polskiej.
2.38 Uprawniony użytkownik musi posiadać możliwość rozbudowywania słownika TERYT w
przypadku brakujących danych. System nie może uzależniać określenia adresu interesanta od
istnienia miejscowości czy ulicy w bazie TERYT. Automatyczna podpowiedź kodu pocztowego
musi następować także w przypadku mniejszych miejscowości, które nie posiadają ulic.
2.39 Dla osób fizycznych system musi umożliwiać wydruk zakresu przetwarzanych danych
osobowych przetwarzanych w systemie zgodnie z wytycznymi GIODO w tym zakresie.
2.40 Z poziomu słownika musi istnieć możliwość podejrzenia wszystkich spraw/dokumentów
związanych z wybranych interesantem.
2.41 System musi umożliwiać wygenerowania raportu zawierającego informację kto, kiedy, w jakim
zakresie dodał, usunął, zmodyfikował dane zawarte w słowniku interesantów.
2.42 System musi umożliwiać rejestrowanie wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
osobowych, o których mowa w art. 32, ust.1, pkt. 8 ustawy o ochronie danych osobowych.
2.43 System musi umożliwiać dla osób nie wyrażających sprzeciwu o którym mowa wyżej
rejestrowania informacji o przekazywaniu/udostępnianiu danych osobowych.
2.44 System musi umożliwiać eksport danych interesantów do pliku CSV, XLS, PDF.
2.45 System musi zawierać jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA), zawierający w szczególności:
2.45.1
wyciągi z JRWA dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
2.45.2
możliwość przechowywania historycznych JRWA
2.45.3
możliwość definiowania JRWA wraz z datami obowiązywania każdego hasła. System
musi pozwalać na wprowadzenie wielu różnych haseł i kategorii archiwalnych
obowiązujących w różnych okresach czasu dla tego samego symbolu JRWA
2.45.4
wpis w słowniku JRWA musi zawierać, co najmniej: symbol hasła, hasło, przypisaną
kategorię archiwalną, przedział dat obowiązywania hasła, uwagi do hasła
2.45.5
Słownik JRWA musi umożliwiać dodawanie nowych symboli i haseł JRWA, edycję
istniejących oraz narzędzia do filtrowania i przeszukiwania listy.
2.46 System musi umożliwiać prowadzenie ewidencji wzorów, szablonów i wydruków dokumentów.
2.47 Wzory i szablony dokumentów muszą być grupowane względem komórek organizacyjnych i
procesów. Wzory i szablony dokumentów mogą być importowane z zewnętrznych plików do
systemu bądź też definiowane wewnątrz systemu. Wzory i szablony dokumentów muszą
stanowić wersję dokumentu przeznaczoną do modyfikacji w zależności od potrzeby w miejscu
jego wykorzystania.
2.48 System musi umożliwiać konfigurowanie zawartości wzorów wydruków dostępnych w
systemie. Wydruk wygenerowany ze wzoru nie może być modyfikowany przez użytkownika go
wykorzystującego.
2.49 System musi umożliwiać zdefiniowanie dowolnej liczby wzorów wydruków dla różnych
obiektów systemu. Konfigurowalne wzory muszą być dostępne, co najmniej dla następujących
obiektów (w dowolnej liczbie wzorów):
2.49.1
Przesyłki przychodzące – wstępna rejestracja (co najmniej: etykieta z kodem
kreskowym oraz identyfikatorem, potwierdzenie wpływu przesyłki, pokwitowanie
przekazania dokumentu),
2.49.2
Przesyłki przychodzące – pełna rejestracja (co najmniej: etykieta z kodem kreskowym
oraz identyfikatorem, potwierdzenie wpływu przesyłki, pokwitowanie przekazania
dokumentu),
2.49.3
Przesyłki wychodzące (co najmniej: nalepka adresowa na kopertę, koperta, zwrotne
potwierdzenie odbioru)
2.49.4
Sprawy,
2.49.5
Pozycje rejestrów (obiekty zarejestrowane),
2.49.6
Pozycje dzienników korespondencyjnych (obiekty w dzienniku korespondencyjnym),
2.49.7
Poszczególne etapy procesu,
2.49.8
Pozycje słownika interesantów (interesanci)
2.50 Dla każdego wzoru wydruku musi istnieć możliwość ustalenia jego rozmiarów (np. określanego
w mm wysokości i szerokości), marginesów (górny, dolny, lewy, prawy), wymiarów kodów
graficznych, nazwy.
2.51 Wzory wydruków muszą być sporządzane we wbudowanym edytorze WYSIWYG lub
importowane z pliku w formacie RTF (np. w OpenOffice) z możliwością automatycznego
wstawiania do treści dowolnych atrybutów pobieranych z systemu.
2.52 Wzory wydruków muszą umożliwiać wykorzystanie co najmniej następujących zmiennych (w
miejsce których w momencie jego generowania podstawiane muszą być odpowiednie
wartości):
2.52.1
Kod kreskowy dokumentu jednowymiarowy oraz dwuwymiarowy,
2.52.2
Dane adresowe urzędu (nazwa, adres etc),
2.52.3
Znak sprawy (jeśli istnieje),
2.52.4
Dane pracownika prowadzącego sprawę,
2.52.5
Data wszczęcia sprawy.
2.52.6
Dokładna data i czas zarejestrowania dokumentu wpływającego.
2.52.7
Dzisiejsza data (aktualna).
2.52.8
Nr w rejestrze przesyłek wpływających.
2.52.9
Nr w rejestrze przesyłek wychodzących.
2.52.10 Dane metryki dokumentu.
2.52.11 Dane metryki sprawy (jeśli istnieje). Dane głównej strony sprawy – wnioskodawcy
(każdy atrybut interesanta, o którym mowa w słowniku interesantów),
2.52.12 Dane pochodzące z formularza opisującego dany obiekt w systemie (dane metryki
dokumentu, dane metryki sprawy).
2.53 System musi umożliwiać administrowanie wzorami wydruków, w szczególności: dodawanie,
usuwanie, wersjonowanie.
2.54 System musi umożliwiać definiowanie szablonów dokumentów w formacie RTF (np. w
OpenOffice), i ich import w systemie z możliwością automatycznego wstawiania do treści
dowolnych atrybutów pobieranych z systemu.
2.55 Lista zmiennych możliwa do wykorzystania musi obejmować co najmniej (system musi
prezentować listę zmiennych możliwych do wykorzystania wraz z ich opisem):
2.55.1
Kod kreskowy dokumentu jednowymiarowy oraz dwuwymiarowy,
2.55.2
Dane adresowe urzędu (nazwa, adres etc),
2.55.3
Znak sprawy,
2.55.4
Dane pracownika prowadzącego sprawę (imię, nazwisko, pełnione stanowisko, symbol
pracownika/stanowiska, komórka organizacyjna, dane kontaktowe, miejsce pracy np.
nr pokoju, piętro),
2.55.5
Data wszczęcia sprawy
2.55.6
Lista stron sprawy (w układzie listy punktowanej prezentującej, co najmniej imię,
nazwisko, nazwę instytucji, adres),
2.55.7
Lista pozycji w rejestrach (wraz z nazwą rejestru),
2.55.8
Lista brakujących dokumentów w postaci nazw dokumentów (na potrzeby
generowania wezwania do uzupełnienia wniosku),
2.55.9
Lista załączonych dokumentów w postaci nazw dokumentów,
2.55.10 Dane pochodzące z formularza opisującego dany obiekt w systemie (dane metryki
dokumentu, dane metryki sprawy),
2.55.11
Dane głównej strony sprawy – wnioskodawcy (każdy atrybut interesanta, o którym
mowa w słowniki interesantów),
2.55.12 Znaczniki sterujące, w tym co najmniej nowa strona w wygenerowanym dokumencie.
2.56 System musi umożliwiać administrowanie szablonami, w szczególności: dodawanie, usuwanie,
wersjonowanie oraz grupowanie ich względem struktury organizacyjnym oraz procesów,
którym przypisano wzory.
2.57 System musi umożliwiać tworzenie nowych dokumentów na podstawie szablonów poza
sprawami i w sprawie.
2.58 System musi umożliwiać tworzenie korespondencji seryjnej z użyciem szablonów w przypadku
tworzenia dokumentów o tej samej treści (za wyjątkiem adresata) adresowanych do wielu
odbiorców. Sposób generowania korespondencji seryjnej nie może blokować możliwości edycji
wykorzystanego przez użytkownika szablonu korespondencji do momentu zatwierdzenia jego
treści.
2.59 System musi umożliwiać tworzenie wzorów dokumentów i przechowywanie ich w systemie.
Wzory dokumentów muszą być grupowane względem komórek organizacyjnych i procesów.
Wzory dokumentów muszą być importowane z zewnętrznych plików do systemu bądź też
definiowane wewnątrz systemu. Wzory dokumentów muszą stanowić wersję dokumentu
przeznaczoną do modyfikacji w zależności od potrzeby w miejscu jego wykorzystania.
2.60 System musi umożliwiać konfigurowanie zawartości wzorów wydruków dostępnych w
systemie.
2.61 System musi umożliwiać dołączenie w systemie dokumentu w postaci elektronicznej, jako
wypełnionego wzoru dokumentu elektronicznego.
2.62 System musi posiadać wbudowany edytor i ewidencję dokumentów elektronicznych w
strukturze XML, XSD, XSL lub XForms.
2.63 Edytor wzorów dokumentów elektronicznych musi posiadać co najmniej następujące
funkcjonalności:
2.63.1
tworzenie e-formularzy metodą drag & drop,
2.63.2
usuwanie pól formularzy,
2.63.3
sortowanie pól formularzy,
2.63.4
import/eksport e-formularzy do i z pliku XML,
2.63.5
definiowanie pól słownikowych,
2.63.6
zamieszczanie dowolnych elementów tekstowo-graficznych oraz treści pomocy
kontekstowej w ramach e-formularza,
2.63.7
definiowanie reguł wyświetlania oraz reguł walidacji w ramach e-formularza,
2.63.8
zapis tworzonych e-formularzy w wersji roboczej,
2.63.9
tworzenia i zapisywania do wykorzystania w innym miejscu predefiniowanych
zestawów pól formularzy,
2.63.10 tworzenie list rozwijanych, pól wielokrotnego wyboru,
2.64 System musi umożliwiać tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów
definiowanych przez użytkownika.
2.65 System musi posiadać wbudowany generator raportów. Generator musi umożliwiać
zbudowanie szablonu raportu, który jest wykonywany przez uprawnionych użytkowników.
2.66 System musi umożliwiać nadanie praw do uruchamiania raportów na podstawie szablonów
użytkownikom, komórkom organizacyjnym oraz rolom (grupom użytkowników posiadających
odpowiedni zbiór uprawnień).
2.67 Raporty muszą umożliwiać sporządzanie wykazów dokumentów lub spraw w dowolnie
konfigurowanym przez administratora układzie.
2.68 Generator musi umożliwiać w definicji szablonu raportu określenie co najmniej:
2.68.1
Nazwy kolumny oraz jej szerokości określonej w wartościach względnych (tj. w odsetku
szerokości całej tabeli),
2.68.2
2.68.3
2.68.4
2.68.5
Wartości jakie zawiera każda kolumna,
Zawartości kolumn, po których użytkownik ma możliwość sortowania raportu,
Danych, względem których wyniki w raporcie mają być grupowane,
Określenie warunków/parametrów raportu, które określa użytkownik przed jego
uruchomieniem.
2.68.6
Czy wygenerowany raport ma zawierać podsumowanie wartości w kolumnach
zawierających liczby.
2.69 Wartości możliwe do umieszczenia w raporcie muszą obejmować co najmniej:
2.69.1
Nr dokumentu w rejestrze przesyłek wpływających,
2.69.2
Znak sprawy,
2.69.3
Data wpływu/wszczęcia sprawy,
2.69.4
Liczba dni pozostałych na rozpatrzenie sprawy,
2.69.5
Czas rozpatrywania sprawy,
2.69.6
Status sprawy,
2.69.7
Symbol hasła z JRWA,
2.69.8
Opis sprawy,
2.69.9
Dane pracownika prowadzącego sprawę (co najmniej imię i nazwisko oraz stanowisko),
2.69.10 Rodzaj przesyłki (tj. sposób doręczenia pisma np. list zwykły, polecony, kurier itd.)
2.69.11 Nazwa procesu,
2.69.12 Komórka organizacyjna aktualnie zajmująca się sprawą/dokumentem,
2.69.13 Priorytet nadany sprawie/dokumentowi,
2.69.14 Termin zakończenia sprawy,
2.69.15 Oddzielnie każdy z atrybutów wnioskodawcy (ze słownika interesantów),
2.69.16 Oddzielnie każdy element metryki dokumentu lub sprawy
2.70 Generator musi umożliwiać umieszczanie dowolnej liczby wartości w każdej kolumnie i
oddzielanie ich co najmniej znakami cudzysłowu, apostrofu, ukośnika i przecinka, następnej
linii.
2.71 Poprzez parametryzowanie raportów należy rozumieć możliwość określania wartości dla
kryteriów raportów równych dowolnej wartości (dla parametrów tekstowych, liczbowych oraz
daty), znajdujących się w dowolnym przedziale (dla parametrów liczbowych oraz daty), a także
znajdujących się w dowolnej grupie (dla parametrów liczbowych, tekstu oraz daty).
2.72 Generator musi umożliwiać sporządzanie treści stałych raportu w edytorze WYSIWYG.
2.73 System musi posiadać mechanizm wykonywania automatycznego raportów co określony
interwał czasu (co najmniej co tydzień, co miesiąc, co rok )
2.74 Wygenerowany raport użytkownik musi mieć możliwość wydrukowania i/lub eksportu do
plików w formatach XLS, DOC, PDF. Użytkownik musi mieć możliwość ukrycia dowolnych
kolumn przed wydrukiem bądź dokonaniem eksportu danych.
2.75 System musi udostępniać statystyki dotyczące aktywności i sprawności pracy komórek
organizacyjnych oraz poszczególnych pracowników dotyczące m.in. czasu rozpatrywania
spraw, liczby wydawanych dokumentów etc.
2.76 Statystyki muszą obejmować swoim zakresem co najmniej:
2.76.1
Czasy załatwiania spraw za dowolny okres czasu dla dowolnym procesów i komórek
organizacyjnych.
2.76.2
Czasy załatwiania poleceń dekretacji za dowolny okres czasu dla dowolnym procesów i
komórek organizacyjnych.
2.76.3
Liczby wszczętych, a także załatwionych spraw za dowolny okres czasu dla dowolnie
wskazanych JRWA oraz komórek organizacyjnych.
2.76.4
Liczby wszczętych, a także załatwionych spraw za dowolny okres czasu dla dowolnie
wskazanych procesów oraz komórek organizacyjnych.
2.76.5
Wątki dekretacji w układzie kto, na kogo i w jakiej ilości dekretował.
2.76.6
Liczby wydanych dokumentów za dowolny okres czasu dla dowolnych komórek
organizacyjnych.
2.76.7
Liczbę przesyłek wychodzących ze względu na formę wysyłki, kwotę oraz wagę wraz z
podsumowaniem.
2.76.8
Liczbę przesyłek wychodzących ze względu na formę wysyłki według komórek
organizacyjnych.
2.76.9
Przepływ dokumentów pomiędzy użytkownikami/stanowiskami wewnątrz komórki dla
dowolnie wybranych par stanowisk/komórek oraz operacji typu: dekretacja, cofnięcie
do ponownej dekretacji, przekazaniu do zatwierdzenia, zatwierdzeniu/odrzuceniu
dokumentu oraz przekazanie do wiadomości.
2.76.10 Statusy doręczeń korespondencji w sprawie.
2.77 Dane statystyk muszą mieć możliwość wyeksportować do pliku i/lub zaprezentować w postaci
graficznej.
2.78 System musi zapewnić funkcjonalność w zakresie obsługi korespondencji i procedowania
spraw:
2.78.1
System musi umożliwiać prowadzenie postępowania z dokumentami
ewidencjonowanymi i metadanymi zgodnie z wymogami określonymi w przepisach
prawa.
2.78.2
System musi udostępniać wydzielony i dedykowany formularz do przeglądania i
uzupełniania danych opisujących dokumenty i sprawy (w tym m.in. przesyłki
przychodzące i wychodzące) mieszczące się w zakresie danych opisujących
dokumentację w tzw. paczkach archiwalnych (tj. formularz do uzupełniania tzw.
metadanych).
2.78.3
System musi umożliwiać rejestrację korespondencji złożonej w postaci „papierowej”
do kancelarii urzędu oraz przetworzenie jej do postaci wtórnego dokumentu
elektronicznego (odwzorowania cyfrowego).
2.78.4
System musi umożliwiać rejestrację dokumentów elektronicznych złożonych na
nośnikach elektronicznych do kancelarii urzędu.
2.78.5
System musi posiadać mechanizm umożliwiający sprawdzenie podczas rejestracji
dowolnego pisma czy przesyłka wpływająca nie została już zarejestrowana, w tym
poprzez sprawdzenie znaku pisma wpływającego oraz nadawcy.
2.78.6
System musi umożliwiać znakowanie każdego pisma unikalnym kodem kreskowym
wygenerowanym przez system podczas rejestracji. Kod kreskowy musi być generowany
przez system w momencie rejestracji. Procedura rejestracji musi umożliwiać
naniesienie kodu kreskowego na odwzorowanie cyfrowe, bez konieczności edycji
odwzorowania cyfrowego.
2.78.7
System musi obsługiwać kody jednowymiarowe oraz dwuwymiarowe. System musi
pozwalać na konfigurację zawartości kodu kreskowego.
2.78.8
Jednowymiarowy kod kreskowy może zawierać, zależnie od decyzji administratora,
oprócz identyfikatora sprawy także numer dokumentu i datę wpływu pisma.
2.78.9
Dwuwymiarowy kod może zawierać dodatkowo dane interesanta.
2.78.10 System musi prawidłowo odszukiwać pisma po jego kodzie kreskowym nawet w
przypadku skonfigurowania złożonej zawartości kodu kreskowego.
2.78.11 Kod kreskowy jednowymiarowy musi być prezentowany wraz zawartością tego kodu
(identyfikatorem) umożliwiającym jego ręczne wprowadzenie do systemu.
2.78.12 System musi umożliwiać rozdzielenie czynności rejestracji od skanowania przesyłek
wpływających, tzn. musi być możliwe najpierw wstępne zarejestrowanie pisma w
systemie, po czym wygenerowanie nalepki zawierającej kod kreskowy dla pisma, a
następnie jego skanowanie i dokończenie rejestracji.
2.78.13
System musi umożliwiać rejestrację papierowej przesyłki wpływającej i jej
odwzorowanie do postaci cyfrowej (skanowanie) w formatach co najmniej JPG, PDF,
TIFF (wielostronicowe), DJVU.
2.78.14 System musi umożliwiać administratorowi zdefiniowanie dowolnej liczby szablonów
skanowania opisanych nazwą (np. „teksty drukowane czarno-białe”), określających
domyślne parametry skanowania, co najmniej:
2.78.14.1 Jasność (0-100%),
2.78.14.2 Kontrast (0-100%),
2.78.14.3 Rozdzielczość (100-2500dpi),
2.78.14.4 Barwy (czerń i biel, odcienie szarości, kolor),
2.78.14.5 Głębia (1-32bit),
2.78.14.6 Format zapisu skanu (JPG, PDF, TIFF wielostronicowy, DJVU),
2.78.14.7 Kompresja (50-90%, CCITT G4, LZW).
2.78.15 System musi umożliwiać obsługę skanerów wyposażonych w interfejs TWAIN z
poziomu Systemu,
2.78.16 System musi umożliwiać automatyczne rozpoznawanie tekstu (OCR) zeskanowanych
dokumentów (zależnie od konfiguracji) wraz z dołączeniem w systemie wyniku
przetwarzania – w momencie skanowania – lub na żądanie operatora.
2.78.17 Moduł skanowania dokumentów musi umożliwiać co najmniej:
2.78.17.1 Wykorzystanie jako domyślnych parametrów skanowania zdefiniowanych przez
administratora w szablonach skanowania, z możliwością zmiany każdego z
parametrów określonego w szablonie.
2.78.17.2 obracanie obrazu (oddzielnie poszczególnych stron) o dowolną liczbę stopni w
lewo i w prawo,
2.78.17.3 usuwanie dowolnej strony w zeskanowanym wielostronicowym dokumencie,
2.78.17.4 dodawanie nowych stron dokumentu pomiędzy zeskanowane strony,
2.78.17.5 sortowanie ręczne dokumentów (za pomocą metody przeciągnij i upuść),
2.78.17.6 sortowanie automatyczne - rosnąco i malejąco,
2.78.17.7 redukcję kolorów do odcieni szarości i czarno-białego,
2.78.17.8 możliwość dołączania plików (z dysku) do listy wcześniej zeskanowanych stron
dokumentu
2.78.17.9 możliwość zaznaczenia do zapisania fragmentu zeskanowanej strony
2.78.18 Moduł musi umożliwiać wykorzystywanie interfejsu TWAIN jak i sterowników
dedykowanych (driver) dla używanego modelu skanera.
2.78.19 System musi umożliwiać wstępną rejestrację pisma sprowadzającą się do
zarejestrowania daty wpływu, określenia liczby załączników oraz wygenerowanie przez
system nalepki zawierającej kod kreskowy nadany pismu.
2.78.20 Uprawnieni użytkownicy muszą dokonywać następnie pełnej rejestracji pisma. Nie
dopuszcza się możliwości przekazania pisma do dalszego procedowania bez jego pełnej
rejestracji.
2.78.21 System musi umożliwiać rejestrowanie pism, które nie mogą być otwarte przez
kancelarię czy sekretariat. Użytkownik, któremu doręczono dokument musi mieć
możliwość dokonania pełnej rejestracji.
2.78.22 System musi umożliwiać w momencie rejestracji przesyłki przychodzącej oraz
kierowania do wysyłki przesyłki wychodzącej, jednoczesne zarejestrowanie jej w wielu
różnych rejestrach, wskazanych przez użytkownika z listy dostępnych.
2.78.23 System musi umożliwiać hurtowe powiązanie wielu interesantów (klientów)
odnalezionych w słowniku interesantów z przesyłką przychodzącą, na etapie
wypełniania formularza opisującego przesyłkę przychodzącą.
2.78.24
System musi umożliwiać konfigurację i obsługę składów chronologicznych, oddzielnie
dla przesyłek przychodzących i wychodzących, z możliwością odnotowania stopnia
odwzorowania przesyłek papierowych.
2.78.25 System musi umożliwiać konfigurację i obsługę składów nośników informatycznych, z
możliwością odnotowywania stopnia wprowadzenia przesyłek w formie elektronicznej.
2.78.26 System musi umożliwia jednoczesną konfigurację i obsługę wielu składów
chronologicznych i składów nośników informatycznych.
2.78.27 Funkcjonalność składów chronologicznych i nośników informatycznych musi
umożliwiać odnotowywanie wypożyczeń i zwrotów dokumentacji ze składów (z
określeniem kto, kiedy, komu i co wypożyczył ze składu), co musi umożliwić tworzenie
historii obiegu natywnych form przesyłek, a także wygenerowanie odpowiedniego
wydruku karty zastępczej zawierającego co najmniej w/w dane.
2.78.28 System musi umożliwiać wygenerowanie listy przesyłek, dla których stopień
odwzorowania pism papierowych oraz stopień wprowadzenia przesyłek w formie
elektronicznej jest niepełny lub go brak.
2.78.29 System musi umożliwiać wygenerowanie potwierdzenia papierowego lub Urzędowego
Poświadczenia Przedłożenia dla przesyłek dostarczonych na nośniku elektronicznym,
zgodnych w formie i treści z wymogami prawa.
2.78.30 System musi umożliwiać rejestrację przesyłek jako dokumentacji nie tworzącej akt
sprawy zarówno już na etapie kancelarii, jak i u pracownika merytorycznego w
wydziale.
2.78.31 Rejestracja przesyłek, jako dokumentacji nie tworzącej akt sprawy musi co najmniej:
2.78.31.1 Wymuszać przyporządkowanie przesyłki do symbolu JRWA
2.78.31.2 Wymuszać przyporządkowanie przesyłki do kategorii archiwalnej (zgodnej z
symbolem JRWA).
2.78.31.3 Pozwalać na umieszczenie dodatkowego opisu tekstowego w stosunku do każdej
przesyłki.
2.78.31.4 Nadawać przesyłce unikalne w obrębie całego systemu oznaczenie dokumentacji
nie tworzącej akt sprawy, zawierające w sobie wskazanie dotyczące: rocznika
rejestracji przesyłki, przyporządkowanego symbolu JRWA, symbolu komórki
organizacyjnej, w której zarejestrowano przesyłkę.
2.78.32 System musi umożliwiać wyszukiwanie przesyłki stanowiące dokumentację nie
tworzącą akt sprawy co najmniej wg wyżej opisanych oznaczeń i opisów tekstowych.
2.78.33
Sposób rejestracji przesyłek przychodzących musi umożliwiać użytkownikowi
rejestrującemu przesyłkę naniesienie na rejestrowaną przesyłkę identyfikatora
przesyłki w systemie (wygenerowanego automatycznie przez system) wraz z
odpowiednim kodem kreskowym, przed wykonaniem odwzorowania cyfrowego
przesyłki. Zakłada się, że wytworzenie i dołączenie odwzorowania cyfrowego przesyłki
do formularza opisującego przesyłkę zostanie wykonane na etapie rejestracji przesyłki
przychodzącej.
2.78.34 System musi wspomagać obsługę Zwrotnego Potwierdzenia Odbioru (ZPO) w zakresie
rejestracji i znakowania kodem kreskowym. System musi rejestrować Zwrotne
Potwierdzenie Odbioru (ZPO) jako załącznik do korespondencji, której dotyczy. Jeżeli
przesyłka zawiera wiele dokumentów, to w systemie musi być dostępna informacja o
ZPO z poziomu każdego dokumentu zawartego w przesyłce zbiorczej.
2.78.35 System musi wspomagać rejestrację zwrotu przesyłek niedoręczonych.
2.78.36 System musi posiada wbudowany faks-serwer umożliwiający co najmniej
zarejestrowanie wpływającego faksu, wysyłanie korespondencji za pomocą faksu,
powiadamianie nadawcy o terminie i statusie wysłanego faksu lub związanych z nim
problemów, usuwanie faksów niepodlegających rejestracji.
2.78.37
2.78.38
2.78.39
2.78.40
2.78.41
2.78.42
2.78.43
2.78.44
2.78.45
2.78.46
2.78.47
2.78.48
2.78.49
2.78.50
2.78.51
System musi umożliwiać zarejestrowanie przesyłek wpływających w formie
papierowej, w formie elektronicznej z platformy ePUAP, Wrota Małopolski – Cyfrowa
Małopolska, w formie wiadomości e-mail, a także doręczonych na nośniku
elektronicznym.
Przed rejestracją dokumentów elektronicznych system musi pozwolić na weryfikację
podpisu elektronicznego. System bez uruchamiania żadnego dodatkowego
zewnętrznego oprogramowania musi pozwolić na weryfikację dokumentów
podpisanych w standardzie XAdES i profilem zaufanym ePUAP.
System musi umożliwiać rejestrację wielu dokumentów z jednej przesyłki wpływającej
(koperta zawierająca wiele dokumentów od tego samego nadawcy) poprzez możliwość
wykorzystania całego zestawu danych z rejestracji poprzedniego pisma.
Dla korespondencji przychodzącej złożonej na nośnikach elektronicznych system musi
umożliwiać wygenerowanie urzędowego poświadczenia odbioru.
System musi wspomagać doręczanie korespondencji w formie papierowej i
elektronicznej (poprzez e-mail, platforma ePUAP, Wrota Małopolski – Cyfrowa
Małopolska).
System musi obsługiwać doręczanie korespondencji do adresatów za pośrednictwem
dowolnych operatorów pocztowych. System musi umożliwiać tworzenie dowolnego
zestawu form wysyłki dokumentów, przedziałów wagowych i gabarytów przesyłek, od
których uzależniony jest koszt przesyłki. Cennik przesyłek musi być dowolnie
modyfikowalny przez administratora i rozróżniać koszty przesyłki ze względu na co
najmniej formę wysyłki, wagę i gabaryt. System musi udostępniać raport dotyczący
kosztów wysyłki dokumentów.
W przypadku rejestracji pism wychodzących z poziomu akt sprawy, system musi
ograniczać jego proces wysyłki przez kancelarię do określenia fizycznej daty wysyłki
(wyjścia pisma z urzędu).
Adresaci korespondencji muszą być pobierani tylko i wyłącznie ze słownika
interesantów.
Pisma muszą być wysyłane przez referentów z poziomu akt spraw a także z
pominięciem rejestrowania ich w aktach sprawy np. zaproszenia.
System musi umożliwiać wysyłkę korespondencji za pośrednictwem kancelarii lub
doręczanie jej osobiście przez sekretariaty komórek organizacyjnych.
System musi umożliwiać oznaczanie kopert z przesyłkami kodami kreskowymi.
System musi umożliwiać wydruk danych adresata danej przesyłki (wraz z kodem
kreskowym dla korespondencji) na kopertach lub samoprzylepnych etykietach
adresowych różnego typu.
System musi pozwalać na hurtową i jednoczesną generację dowolnej liczby
wskazanych wydruków (np. kopert, etykiet adresowych, zwrotek) dla wskazanych
przesyłek wychodzących w rejestrze przesyłek wychodzących. Przykładowo,
użytkownik ma mieć możliwość hurtowego i jednoczesnego wygenerowania po jednej
kopercie i zwrotce dla 10 wskazanych przesyłek.
System musi posiadać wbudowany mechanizm do importu danych do rejestru
przesyłek wychodzących z pliku CSV/XML o ustalonej strukturze danych (np. z
zewnętrznego systemu).
W rejestrze musi być możliwe wygenerowanie pocztowej książki nadawczej zgodnej ze
wzorem ustalanym przez Pocztą Polską z możliwością ograniczania zawartości listy
dokumentów umieszczonych na wydruku do przesyłek zarejestrowanych w zadanym
okresie czasu, oznaczonych jako wysłanych w zadanym przedziale czasu, oznaczonych
wybranymi formami wysyłki (np. tylko ZPO, lub przesyłki zagraniczne), związane z
wybranym procesem, pochodzących z wybranych komórek organizacyjnych etc.
2.78.52
2.78.53
2.78.54
2.78.55
2.78.56
2.78.57
2.78.58
2.78.59
2.78.60
2.78.61
2.78.62
2.78.63
2.78.64
2.78.65
2.78.66
Możliwość łączenia wielu pism do jednej koperty (przesyłki) musi być dostępna dla
każdego referenta w zakresie własnych spraw, dla sekretariatów w zakresie własnych
komórek oraz dla pracowników kancelarii w zakresie wszystkich przesyłek.
System musi wspierać obsługę doręczeń przesyłek poprzez gońców. System musi
pozwalać zdefiniować administratorowi słownik rejonów (obszarów pracy) gońców,
poprzez określenie zakresów adresowych (miejscowości, ulic, zakresów numerów
budynków z podziałem na parzyste i nieparzyste). Do każdego rejonu musi istnieć
możliwość przypisania wielu zakresów adresowych. Do każdego rejonu musi istnieć
możliwość przypisania jednego gońca.
Każda przesyłka musi mieć możliwość przypisana do gońca w sposób ręczny, poprzez
wskazanie grupy przesyłek i przypisanie ich do gońca.
Każda przesyłka musi mieć możliwość przypisana do gońca automatycznie. W takim
wypadku system musi automatycznie przypisać przesyłki gońcom, o ile adres przesyłki
przynależy do zdefiniowanego rejonu i do danego rejonu został przypisany goniec.
Dla każdego gońca z wybranego dnia system musi generować raport dla doręczanej
korespondencji. System musi umożliwiać oznaczenie korespondencji jako doręczonej
przez gońca także po dniu doręczenia.
System musi pozwalać na rejestrację korespondencji wychodzącej w ramach
zarezerwowanego przedziału numeracji w rejestrze przesyłek wychodzących dla
wybranej formy wysyłki.
System w rejestrze przesyłek wychodzących musi umożliwiać szybkie rejestrowanie
zwrotów oraz zwrotek, poprzez użycie odpowiedniej funkcji przy wybranym piśmie.
System musi umożliwiać odszukanie przesyłki za pomocą odczytanego kodu
kreskowego umieszczonego na zwrotce. Rejestracja ma skutkować automatycznym
pojawieniem się zarejestrowanego zwrotu/zwrotki w teczce sprawy przy właściwym
dokumencie lub powiadomieniem o tym fakcie użytkownika prowadzącego sprawę
(zależnie od konfiguracji).
System musi umożliwiać przekazywanie pism wewnętrznych analogicznie do dekretacji
pomiędzy komórkami organizacyjnymi, a także w sposób analogiczny do wysyłki pism
w sprawach do adresatów zewnętrznych.
Całość korespondencji zarówno wewnętrznej i zewnętrznej wymienianej pomiędzy
różnymi komórkami organizacyjnymi musi tworzyć wydziałowe książki korespondencji.
Książka wydziałowa musi rozróżniać pisma wpływające i wypływające do/z komórek
organizacyjnych.
System musi umożliwiać wydruk wydziałowej książki korespondencji.
System musi umożliwiać zarejestrowanie pism wpływających na poziomie komórki
organizacyjnej poza rejestrem przesyłek wpływających i dekretowanie ich wewnątrz
komórki.
System musi umożliwiać wielopoziomową dekretację w pionie oraz w poziomie w
zależności od nadanych uprawnień. Domyślnie dekretacja może dotyczyć części
struktury organizacyjnej podległej danemu użytkownikowi. Musi być możliwe
rozszerzenie uprawnień do kierowania pism w procesie dekretacji na dowolną
komórkę i dowolnego użytkownika w systemie.
Dekretacja musi pozwalać na przekazanie pisma dowolnej liczbie pracowników i/lub
komórek organizacyjnych, a także oznaczenie pism przekazywanych na jednostki
organizacyjne niepracujące w systemie SOD, w tym jednostki organizacyjne
Zamawiającego.
Dekretacja dokumentu na komórkę organizacyjną oznacza skierowanie go do
uprawnionego stanowiska w komórce zajmującego się przyjmowaniem
2.78.67
2.78.68
2.78.69
2.78.70
2.78.71
2.78.72
2.78.73
2.78.74
2.78.75
2.78.76
2.78.77
2.78.78
2.78.79
2.78.80
korespondencji. Nie dopuszcza się przekazywanie przez system dokumentów bez
przypisania go do jakiegokolwiek stanowiska.
Jeśli sekretariat obsługuje przyjmowanie dokumentów kierowanych na komórkę
organizacyjną i dekretowanie ich do struktur podległych to zawsze musi istnieć
możliwość skierowania pisma do kierownika komórki organizacyjnej w celu dokonania
przez niego dekretacji (dla spraw nietypowych).
Na etapie dekretacji pisma system musi umożliwiać osobie dekretującej jednoczesne
wskazanie wielu stanowisk, komórek, jednostek organizacyjnych oraz zespołów
zadaniowych, jako odbiorców pisma i dekretacji. System musi pozwalać na wskazanie,
którzy z wybranych adresatów dekretacji, są merytorycznymi a którzy pomocniczymi
oraz które stanowiska i komórki otrzymują powiadomienia o piśmie.
Na etapie dekretacji system musi umożliwiać zdefiniowania dla każdego adresata z
osobna zdefiniowanie terminu rozpatrzenia, priorytetu oraz treści dekretacji. Do
każdego adresata merytorycznego musi trafiać oddzielny egzemplarz dekretowanego
pisma opatrzony odpowiednim terminem, priorytetem i treścią dekretacji.
System musi umożliwiać obsługę sytuacji, w której pracownik, zwraca dokument do
wskazanej osoby (np. bezpośredniego przełożonego). Cofanie do ponownej dekretacji
musi być możliwe w każdym momencie przed założeniem bądź dołączeniem
dokumentu do sprawy, także w przypadku dekretacji wielostopniowych. Po założeniu
sprawy, wycofanie pisma musi wymagać uprawnień administracyjnych.
System musi przemieszczać dokument pomiędzy użytkownikami systemu zgodnie ze
ścieżką zdefiniowaną w wykorzystywanym procesie. Jeśli ścieżka procesu się
rozgałęzia, to system musi umożliwiać użytkownikowi obsługującemu wybór
następnego kroku na ścieżce procesu.
System musi umożliwiać przemieszczanie dokumentów na skutek każdorazowej decyzji
osoby posiadającej w danym momencie dokument. Lista możliwych osób/stanowisk,
do których możliwe jest przekazanie pisma musi wynikać z definicji procesu.
System musi udostępniać osobie dekretującej funkcję wskazania osoby najmniej
obciążonej spośród osób dostępnych, jako adresaci dekretacji.
Dekretacja musi umożliwiać nadanie terminów realizacji dla całej sprawy jak i
poszczególnych pism poprzez wskazanie terminu realizacji polecenia dekretacyjnego, z
możliwością zmiany tych czasów zgodnie z uprawnieniami.
System musi pozwalać na stworzenie, własnego podręcznego słownika poleceń, do
wykorzystania także jako komentarze do sprawy. Ponadto musi istnieć możliwość
stworzenia przez administratora centralnego słownika poleceń do wykorzystywania
przez wszystkich użytkowników dekretujących.
System musi umożliwiać hurtową dekretację – dekretację co najmniej dwóch pism
jednocześnie z zaznaczeniem stanowisk, komórek, jednostek organizacyjnych,
zespołów zadaniowych. System musi pozwalać na wskazanie, którzy z wybranych
adresatów dekretacji, są merytorycznymi a którzy pomocniczymi oraz które stanowiska
i komórki otrzymują powiadomienia o piśmie.
System musi umożliwiać hurtowe przekazanie zarejestrowanych pism do wskazanej
komórki organizacyjnej przez pracownika kancelarii, jeśli nie zostały skierowane do
odpowiednich komórek podczas ich rejestrowania.
System musi umożliwiać dekretowanie dokumentów z użyciem podpisu
elektronicznego.
Adresaci dekretacji wskazani jako pomocniczy muszą otrzymywać pismo w trybie
udostępnienia.
System musi umożliwiać zarejestrowania polecenia dekretacyjnego ogólnego –
dotyczące wszystkich komórek do których pismo dekretowane jak i indywidualnego –
tj. przeznaczonego/dostępnego tylko dla wskazanej komórki organizacyjnej lub
stanowiska.
2.78.81 System musi umożliwiać przypisywanie sprawom, pismom słów kluczowych oraz
szybkie przeszukiwanie repozytorium według słów kluczowych.
2.78.82 System musi umożliwiać przekazywanie dokumentów i spraw (dekretację) pomiędzy
poszczególnymi pracownikami (bez konieczności wykorzystania mechanizmu
workflow) co najmniej w zakresie: przekazywania do opracowania, przekazywania do
wiadomości, odrzucania błędnie przekazanej korespondencji z podaniem przyczyny
odrzucenia.
2.78.83 System musi umożliwiać definiowanie ze słownikowanych klasyfikatorów (cech
informacji) dla wszystkich obszarów informacji (dokumenty, pisma, sprawy, teczki,
klient urzędu) oraz wyszukiwanie po klasyfikatorach.
2.78.84 System musi umożliwiać łączenie pism z innymi pismami lub sprawami poprzez
zakładanie więzów relacji.
2.78.85 System musi umożliwiać opatrywanie pism i spraw komentarzami dzielącymi się co
najmniej na 3 typy, tj. prywatny, publiczny, publikowany w metryce. Komentarz
prywatny musi być widoczny jedynie dla autora komentarza. Komentarz publiczny musi
być widoczny dla wszystkich użytkowników posiadających dostęp do pisma/sprawy.
Komentarz publikowany w metryce musi być widoczny dla wszystkich użytkowników
posiadających dostęp do pisma/sprawy oraz umieszczany w metryce sprawy.
2.78.86 System musi umożliwiać założenie sprawy na podstawie dokumentu wpływającego,
dokumentu umieszczonego w teczce sprawy, na podstawie wiadomości e-mail, na
podstawie notatki, dokumentu umieszczonego w podręcznym repozytorium
dokumentów użytkownika, a także założyć sprawę na stanowisku bez konieczności
dołączania jakiegokolwiek dokumentu.
2.78.87 System musi nadawać znak sprawy tylko i wyłącznie w postaci zgodnej z obowiązującą
instrukcją kancelaryjną. System musi posiadać wbudowany, dedykowany słownik
Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt zgodny z rozporządzeniem.
2.78.88 Przed założeniem znaku sprawy uprawnieni użytkownicy muszą mieć możliwość
podejrzenia pozycji w spisie spraw, pod którą zostanie umieszczona sprawa i/lub
pozycji w zbiorze spraw w przypadku jego wydzielenia. System musi pozwalać na
wydzielenie zbioru spraw podczas nadawania znaku sprawy.
2.78.89 System musi umożliwiać prowadzenie spraw w całości elektronicznie tzn.
przechowywanie akt spraw istniejących w oryginale zarówno jako dokumenty
elektroniczne jak i papierowe przetworzone na postać cyfrową.
2.78.90 System musi umożliwiać nadanie dodatkowego atrybutu sprawie pozwalającego na
szybkie filtrowanie spraw w trakcie rozpatrywania.
2.78.91 System musi umożliwiać dodanie dokumentu do sprawy lub założenie nowej sprawy
już na etapie jego rejestracji.
2.78.92 System musi posiadać możliwość tworzenia relacji pomiędzy sprawami i/lub
dokumentami i zdarzeniami w terminarzu. Relacje dostępne w obszarze
elektronicznego zarządzania dokumentami muszą być analogicznie dostępne w
obszarze repozytorium dokumentów.
2.78.93 System musi automatycznie nadawać uprawnienia do dostępu do spraw, a także
umożliwiać rozszerzanie uprawnień dostępu do sprawy na poziomie sprawy przez jej
właściciela. Udostępniający sprawę musi mieć możliwość decydowania o poziomie
dostępu do każdego dokumentu składającego się na akta sprawy oddzielnie, a także
umożliwiać określenie czy każdy użytkownik, któremu sprawę udostępniono ma
możliwość:
2.78.93.1 Dodawania nowych dokumentów do sprawy
2.78.93.2 Dodawania komentarzy
2.78.93.3 Określania strony sprawy
2.78.93.4 Ustalania statusu publicznego sprawy
2.78.93.5 Wstrzymywania sprawy, zawieszania postępowania
2.78.93.6 Kopiowania pisma wszczynającego sprawę
2.78.93.7 Tworzenia nowych relacji
2.78.93.8 Dodawania atrybutów
2.78.93.9 Dalszego udostępniania sprawy
2.78.93.10 Przekształcania procesu
2.78.93.11 Zmiany terminów związanych ze sprawą.
2.78.94 System musi umożliwiać wycofanie dokumentów przekazanych do akceptacji, celem
wskazania innej osoby akceptującej. Dokumenty wycofane muszą trafiać na listę
dokumentów wycofanych, gdzie musi istnieć możliwość wyboru i wskazania dla danego
dokumentu nowej osoby akceptującej.
2.78.95 System musi umożliwiać bezpieczny dostęp do spraw na podstawie stosownych
uprawnień (np. zakładanie sprawy, zarządzanie sprawą, dołączanie dokumentów,
przeglądanie dokumentów, tylko dane o sprawie itp.)
2.78.96 Dostęp do spraw musi być zgodny ze strukturą organizacyjną Zamawiającego tzn.
domyślnie użytkownicy mają mieć dostęp tylko do spraw realizowanych przez swoją
komórkę organizacyjną.
2.78.97 Dane opisujące sprawę muszą zawierać co najmniej znak sprawy, opis sprawy, datę
wszczęcia sprawy, datę zakończenia sprawy (w tym przewidywaną), właściciela sprawy,
strony sprawy, status sprawy, sprawy powiązane, komentarze do sprawy, czas na
rozpatrzenie sprawy, priorytet.
2.78.98 System musi umożliwiać pracę kilku osób (praca grupowa) nad sprawą. System musi
umożliwiać przekazanie sprawy innej osobie w dowolnym momencie przez uprawnioną
osobę.
2.78.99 System musi umożliwiać określenie kilku osób prowadzących sprawę (kilka osób
pracujących nad sprawą), jednakże zawsze musi być wskazany tzw. właściciel danej
sprawy.
2.78.100 Uprawnieni użytkownicy w ramach własnych komórek organizacyjnych muszą mieć
możliwość budowania tzw. zespołów zadaniowych tj. grup stanowisk obsadzonych
użytkownikami (wybranych z całego urzędu). Użytkownicy muszą mieć możliwość
wykorzystania stworzonej grupy w czynności udostępniania sprawy (np. komisja
przetargowa otrzymuje dostęp do sprawy związanej z postępowaniem przetargowym).
2.78.101 System musi umożliwiać monitorowanie spraw przez użytkowników w zależności od
roli jaką pełnią w danej sprawie (np. inny zakres danych dla osoby prowadzącej
sprawę, inny dla bezpośredniego przełożonego, inny dla pozostałych osób w komórce
organizacyjnej).
2.78.102 System musi dzielić sprawy na co najmniej bieżące, zakończone, zamknięte,
wstrzymane, sprawy podwładnych, do wiadomości.
2.78.103 Ostateczne zakończenie sprawy musi odbywać się dwuetapowo tzn. najpierw musi
następować zakończenie sprawy (zakończenie rozpatrywania sprawy przez referenta i
zakończenie biegu terminu rozpatrzenia sprawy) oraz zamknięcie ostateczne (możliwy
tylko podgląd, ponowne otwarcie, powiązanie sprawy z innym obiektem bądź
archiwizacja sprawy).
2.78.104 System musi umożliwiać zmianę kwalifikacji kategorii JRWA przez uprawnione osoby.
2.78.105 System musi umożliwiać zakładanie spraw przez pracowników posiadających
odpowiednie uprawnienia.
2.78.106 System musi umożliwiać przypisywanie sprawom, pismom oraz dokumentom
atrybutów ze słownika atrybutów i filtrowanie listy spraw z ich użyciem.
2.78.107 System musi gromadzić dokumentację akt spraw w teczki spraw, teczki aktowe,
grupować sprawy w zbiory oraz udostępniać spisy spraw zgodnie z Instrukcją
Kancelaryjną. Teczka sprawy musi przechowywać także całość dokumentacji roboczej
w tym wszystkie wersje dokumentów.
2.78.108 System musi prezentować historię sprawy w postaci graficznej z oznaczeniem kroku w
procesie, w którym znajduje się sprawa.
2.78.109 System musi pozwalać osobie uprawnionej udostępniać sprawę do wglądu lub do
edycji dowolnemu pracownikowi urzędu.
2.78.110 System musi udostępniać funkcję do wstrzymywania i zawieszania postępowania
sprawy oraz jej kontynuacji i wznawiania, w sytuacjach określonych przepisami prawa
w tym zakresie. System winien odpowiednio przedłużać czas na rozpatrzenie sprawy
uwzględniając czas związany z tymi operacjami.
2.78.111 System musi wymuszać na użytkowniku określenie powodu wstrzymania bądź
zawieszenia sprawy oraz daty, od której sprawa jest wstrzymana bądź zawieszona.
2.78.112 System musi umożliwiać każdemu użytkownikowi zaewidencjonowanie sprawy
rozpatrywanej przed rozpoczęciem pracy w systemie, celem kontynuowania
gromadzenia dalszej dokumentacji w postaci elektronicznej.
2.78.113 System musi udostępniać referentowi funkcję pozwalającą na określenie dodatkowe
statusu/opisu sprawy dostępnego publicznie dla interesanta.
2.78.114 System dla każdej sprawy musi udostępniać określenie wszystkich stron sprawy.
2.78.114.1 System musi umożliwiać zasilenie listy stron sprawy hurtowo interesantami
będącymi stronami sprawy innej sprawy (tj. skopiowanie listy stron sprawy z innej
sprawy).
2.78.114.2 Podczas wysyłki dokumentu w takiej sprawie system musi umożliwiać zasilenie
adresatów pisma jednokrotnie, jako wszystkie strony sprawy z możliwością ich
usuwania.
2.78.115 System musi pozwalać dla każdej sprawy wygenerować raport dotyczący statusów
doręczeń dokumentów wchodzących w skład akt sprawy.
2.78.116 System musi generować w dowolnym momencie na żądanie użytkownika tzw. metrykę
sprawy, o której mowa w Ustawie art. 171a § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. –
Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 poz. 749 z późn. zm.) oraz w art. 66a § 4
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U.
z 2013 poz.267)
2.78.117 System musi umożliwiać definiowanie i prowadzenie co najmniej 10000 rejestrów
urzędowych (wydziałowych, urzędowych, innych), wprowadzanie korespondencji,
spraw oraz dokumentów (dowolne pliki elektroniczne) do zdefiniowanych wcześniej
rejestrów.
2.78.118 System musi umożliwiać drukowanie raportów i zestawień ze zdefiniowanych
rejestrów.
2.78.119 System musi umożliwiać generowanie sygnatury sprawy zgodnie z Instrukcjami
Kancelaryjnymi właściwymi dla jednostek samorządu terytorialnego.
2.78.120 System musi umożliwiać gromadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej sprawy poprzez
dołączanie/dowiązanie do sprawy obiektów różnych typów, co najmniej następujące
typy obiektów: załączniki w postaci plików, referencje do innych spraw, referencje do
dokumentów przychodzących i wychodzących składających się na akta sprawy,
referencje do wpisów w definiowanych i wbudowanych rejestrach, notatki, alarmy.
2.78.121 W systemie, jako dokumenty mogą występować pliki w dowolnym formacie.
2.78.122 System musi umożliwiać zarówno dla dokumentów wpływających, jak i wychodzących
oraz wewnętrznych opatrywanie ich metrykami złożonymi z dowolnej liczby dowolnych
atrybutów. Administrator musi mieć możliwość tworzenia dowolnej liczby typów
dokumentów poprzez przypisanie im odpowiedniej metryki.
2.78.123 System musi zapewniać wersjonowanie dokumentów i przechowywać wszystkie
informacje dotyczące wersji nieaktualnych dokumentów. Użytkownik posiadający
odpowiedni dostęp do dokumentu musi mieć możliwość przywrócić jedną ze starszych
wersji i użyć jej jako wersji aktualnej dokumentu.
2.78.124 System musi umożliwiać dołączenie do sprawy dokumentu w wersji roboczej tzn. nie
kierowania go do zatwierdzenia. Wersja robocza dokumentu w sprawie musi być
dostępna tylko dla jego twórcy.
2.78.125 System dla dowolnego dokumentu wpływającego musi umożliwiać pozostawienie go
bez rozpatrzenia. System musi umożliwiać przywrócenie dokumenty do rozpatrzenia.
2.78.126 Na podstawie każdego dokumentu system musi umożliwiać stworzenie sprawy.
2.78.127 System musi umożliwiać wydruk pism do podpisu w dowolnej liczbie egzemplarzy.
2.78.128 System musi umożliwiać modyfikację zawartości metryki procedowanego dokumentu
na dowolnym etapie rozpatrywania wraz z przechowywaniem wersji poprzednich
metryki.
2.78.129 System musi umożliwiać referentom dowolne kopiowanie pism na użytek własny bądź
innych pracowników i udostępnia informację o wszystkich egzemplarzach dowolnego
pisma.
2.78.130 System musi posiadać mechanizm akceptacji i zatwierdzania treści dokumentu
2.78.131 Akceptacja dokumentu musi mieć możliwość wieloetapowej realizacji. Każdy
akceptujący musi mieć możliwość skierowania dokumentu do dalszej akceptacji.
2.78.132 W każdym kroku musi istnieć możliwość:
2.78.132.1 Odrzucenia dokumentu i powrotu do kroku wcześniejszego.
2.78.132.2 Akceptacji dokumentu.
2.78.132.3 Akceptacji dokumentu potwierdzonej podpisem elektronicznym.
2.78.132.4 Prowadzenia uwag/komentarzy i modyfikacji do dokumentu poprzez dołączenie
nowej wersji dokumentu.
2.78.133 System musi przedstawiać ścieżkę akceptacji dokumentu (np. musi być widoczne kto i
kiedy dokonał akceptacji).
2.78.134 Po zakończeniu ścieżki akceptacji dokumentu, referent musi mieć możliwość ponownie
skierować dokument do akceptacji, wysłać bądź anulować dokument.
2.78.135 System musi pozwalać na grupową akceptację wielu dokumentów z różnych spraw,
skierowanych przez różnych użytkowników, w tym także grupowe podpisywanie
dokumentów.
2.78.136 System musi posiadać predefiniowane, wbudowane rejestry i spisy – co najmniej:
2.78.136.1 Centralny rejestr przesyłek wpływających.
2.78.136.2 Centralny rejestr przesyłek wychodzących.
2.78.136.3 Dzienniki korespondencji dla każdej komórki organizacyjnej niezależnie od jej
umiejscowienia w drzewie struktury z podziałem na dokumenty wpływające do
komórki organizacyjnej oraz z niej wychodzące.
2.78.136.4 Spisy spraw dla każdej grupy spraw (JRWA) w każdej komórce organizacyjnej.
2.78.137 System musi posiadać wbudowany kreator do tworzenia dowolnej liczby rejestrów
obiektów (spraw i dokumentów) w systemie.
2.78.138 System musi umożliwiać definiowanie informacji, stanowiących zawartość rejestru
poprzez definiowanie kolumn rejestru, ich szerokości oraz ustalanie zakresu danych w
niej prezentowanych. Zakres danych musi obejmować co najmniej wszystkie elementy
2.78.139
2.78.140
2.78.141
2.78.142
2.78.143
2.78.144
2.78.145
2.78.146
2.78.147
2.78.148
2.78.149
2.78.150
2.78.151
2.78.152
2.78.153
metryk dokumentów i spraw, a także dane systemowe związane z obiektem np. dane
pracownika prowadzącego sprawę.
Kreator rejestrów musi umożliwiać kojarzenie rejestrów z procesami, definiowanie,
które kolumny rejestru mają być automatycznie publikowane w Biuletynie Informacji
Publicznej oraz definiowanie, które kolumny rejestru mają być widoczne na wydruku z
rejestru.
Poszczególne rejestry muszą być zasilane automatycznie zawartością zgodnie z jego
definicją (np. w momencie zatwierdzania dokumentu, w założenia znaku sprawy,
rejestracji pisma, skierowania dokumentu do wysyłki) bądź też możliwe jest w każdym
momencie ręczne dodanie obiektu do rejestru. System musi pilnować, aby dany obiekt
w tym samym rejestrze nie znalazł się więcej niż jeden raz.
System musi umożliwiać takie skonfigurowanie rejestru, aby określone dane były
uzupełniane przez referentów ręcznie.
System musi umożliwiać publikację stworzonych przez administratora i wskazanych
przez niego rejestrów w Biuletynie Informacji Publicznej.
System musi umożliwiać wyszukiwanie i filtrowanie zawartości rejestru.
Nazwa rejestru i pozycja rejestru, pod którą znajduje się dany obiekt, muszą być
dostępne z poziomu tego obiektu.
System musi umożliwiać konfigurowanie schematu numerowania dla rejestru.
Dzienniki przesyłek muszą być budowane automatycznie dla każdej komórki
organizacyjnej celem rejestracji w nim przesyłek wpływających z zewnątrz,
wychodzących z wewnątrz oraz wymienianych pomiędzy komórkami i stanowiskami z
różnych komórek wewnątrz urzędu.
System musi umożliwiać prowadzenie Archiwum Zakładowego zgodnie z
Rozporządzeniem MSWIA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z
dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 2006 nr 206 poz. 1518), a w szczególności
powinien umożliwiać: archiwizowanie spraw (przekazywanie do archiwum
zakładowego), generowanie potwierdzeń przekazania akt do archiwum zakładowego,
potwierdzanie przejęcia akt do archiwum zakładowego, generowanie spisów
dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zbrakowania, brakowanie dokumentów
ewidencjonowanych, zmianę klasyfikacji archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej,
tworzenie „paczki archiwalnej” dla dokumentacji archiwalnej. Czynności związane z
obsługą archiwum powinny pozwalać na pełne udokumentowanie przeprowadzonych
czynności. Wszelkie generowane spisy dokumentów oraz zawartość paczki archiwalnej
muszą być zgodne z obowiązującym formatem wymiany danych udostępnionym przez
Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych
System musi umożliwiać definiowanie zastępstw w przypadku nieobecności
pracowników.
System musi umożliwiać określenie osoby zastępującej oraz okresu, w jakim będzie
realizowane zastępstwo z dokładnością do godziny i minuty.
System musi oznaczać operacje wykonywane przez osobę zastępującą, jako wykonane
„w zastępstwie”. System na czas nieobecności musi prezentować na wszelkich listach
dokumentów informację o tym, kto kogo zastępuje.
Wniosek o nieobecność musi być rejestrowany bezpośrednio przez pracownika, jego
przełożonego bądź uprawnionego użytkownika. Wniosek musi podlegać zatwierdzeniu.
System musi prezentować podgląd dla użytkownika grafiku zastępstw: kto, kogo i w
jakim okresie czasu zastępuje zgodnie z rolą użytkownika w systemie (każdy
użytkownik w zakresie swojej osoby, kierownicy komórek w zakresie swoich
podwładnych).
System musi umożliwiać dla wprowadzonego zastępstwa wydruk wniosku.
2.78.154 System musi pozwalać na wprowadzenie przez uprawnionych użytkowników
permanentnych (stałych) zastępstw.
2.78.155 Permanentne zastępstwo musi być przyznawane na dowolny okres (w tym
nieokreślony) i pozwalać osobie zastępującej w dowolnym momencie zastępowanie
wskazanej osoby, jeśli istnieje taka potrzeba bez konieczności blokowania dostępu do
spraw osobie zastępowanej.
2.78.156 System musi umożliwiać przyjęcie danych z elektronicznego wniosku złożonego
poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą.
2.79 System musi zapewnia monitorowanie dostępu do zasobów poprzez rejestrowania czynności
wykonywanych przez użytkowników i zapisywanie ich w dzienniku zdarzeń systemu.
2.80 System musi rejestrować zdarzenia dotyczące szczegółów operacji z jednoznacznym
odniesienie do obiektu, którego zdarzenie dotyczy (np. identyfikatora obiektu). W
szczególności rejestrowane muszą być operacje na dokumentach, sprawach, użytkownikach,
słownikach, strukturze organizacyjnej, RWA, a także operacji wykonywanych przez system.
2.81 Wszystkie operacje muszą być skategoryzowane. System musi umożliwiać administratorowi
dowolne konfigurowanie, którego rodzaju operacje są rejestrowane w dzienniku zdarzeń.
2.82 System musi umożliwiać zaprezentowanie liczby wykonywanych czynności w postaci graficznej
w podziale na użytkowników systemu.
2.83 System musi umożliwiać eksport dziennika zdarzeń do pliku, co najmniej do formatu PDF.
2.84 System musi umożliwiać filtrowanie zawartości co najmniej za dowolny okres czasu,
użytkownika, rodzaj operacji, z możliwością sortowania po poszczególnych kryteriach.
2.85 Poza dziennikiem zdarzeń system musi rejestrować, prezentować użytkownikowi i
przechowywać historię:
2.85.1
Zmian w strukturze organizacyjnej.
2.85.2
Historię obiegu sprawy i dokumentu, zawierającą informację o wszystkich zmianach
statusów, czynnościach wykonanych na danym etapie przez użytkowników, o punktach
zatrzymania oraz datach i czasach wykonania poszczególnych czynności. System musi
prezentować historię obiegu sprawy także w postaci grafu odzwierciedlającego
przebieg realizowanej ścieżki procesu.
2.85.3
Historię zmian metryk wszystkich dokumentów i spraw dokonywanych przez
użytkowników posiadających stosowne uprawnienia.
2.85.4
Historię spraw użytkownika, zawierającą listę wszystkich spraw i dokumentów, nad
którymi użytkownik pracuje bądź pracował, z możliwością filtrowania w niej.
2.85.5
Historię wszystkich zmian dokonanych na interesancie w słowniku interesantów.
2.85.6
Historię wszystkich nieobecności w systemie wraz osobami zastępującymi, czasem
trwania zastępstwa i historią procesu wniosku systemowego o nieobecność.
2.85.7
Historię przekazywania akt do archiwum.
2.85.8
Historię zmian w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.
2.86 System musi posiadać wbudowany modeler ścieżek procesów. Modeler ten musi umożliwiać
tworzenie nowych i modyfikowanie istniejących w systemie procesów.
2.87 Ścieżki muszą być prezentowane w formie grafu w którym węzły reprezentują aktywności a
linie możliwe przejścia pomiędzy stanami/ aktywnościami procesu.
2.88 Moduł musi być w pełni zintegrowany z systemem. Nie dopuszcza się rozwiązań wymagających
instalacji jakichkolwiek zewnętrznych aplikacji, w tym szczególności wymagających
dodatkowych licencji.
2.89 Modeler musi umożliwiać co najmniej:
2.89.1
Tworzenie i edycję ścieżek/procesów zgodnie z BPMN bez konieczności posiadania
przez osoby je tworzące wiedzy programistycznej.
2.89.2
Stosowanie operacji arytmetycznych, logicznych, porównań w procesach na danych
logicznych, liczbowych, tekstowych i datach, od wyniku których uzależniony jest
przejście w procesie np. inna osoba zatwierdzająca.
2.89.3
Obsługę powrotu do kroku poprzedniego.
2.89.4
Obsługę wielu rozgałęzień w tworzonych procesach (ścieżki równoległe).
2.89.5
Łączenie procesów ze zdefiniowanymi rejestrami celem automatycznego dodawania
wpisów.
2.89.6
Sprawdzenie poprawności procesów.
2.89.7
Wersjonowanie procesów.
2.89.8
Łączenie procesów z symbolem hasła z JRWA.
2.89.9
Łączenia procesów z metrykami.
2.89.10 Przypisywanie stanowisk, ról oraz grup użytkowników do aktywności procesu – tj.
ustalenie listy osób, które mogą wykonywać czynność opisaną w danym kroku procesu.
2.89.11 Eksport definicji procesu do pliku XML o ustalonej strukturze.
2.89.12 Ustalanie czasu realizacji dla całego procesu.
2.89.13 Ustalanie dowolnej liczby kroków w procesie, warunków przejścia do kolejnego kroku
oraz czasu przewidzianego na wykonanie danego kroku w procesie.
2.89.14 Określenie czy operacja zatwierdzenia w danym kroku procesu wymaga potwierdzenia
podpisem elektronicznym.
2.89.15 Określenie czasu po jakim sprawa zostanie automatycznie zakończona (w przypadku
procesów powiązanych ze sprawami).
2.89.16 Określenie typu procesu – wewnętrzny/zewnętrzny.
2.89.17 Określanie domyślnych adresatów przekazania pisma/dokumentu.
2.89.18 Zdefiniowanie czasów wykonania poszczególnych etapów procesu.
2.89.19 Wyłączania i włączanie procesów.
2.90 Moduł musi zapewniać integralność wykonywania procesów tzn. zapewniać w przypadku
stworzenia nowej wersji procesu, dokończenie już uruchomionych jego instancji wg
poprzedniej definicji procesu.
2.91 Moduł musi umożliwiać eksport i import definicji procesów w formacie XPDL lub BPEL.
2.92 System dla procesów z ustalonym czasem rozpatrzenia musi umożliwiać włączenie alertów (w
postaci powiadomień) przypominających o zbliżającym się terminie rozpatrzenia sprawy co
najmniej po upływie połowy czasu, ¾ czasu przewidzianego na rozpatrzenie, na 2 dni przed
rozpatrzeniem i po upływie terminu.
2.93 System musi posiadać mechanizm powiadamiania użytkownika o zdarzeniach wynikających z
bieżącej pracy w systemie prezentowanych użytkownikowi w postaci alertów (wyskakujących
okienek – tzw. „popup”) pojawiających się niezależnie od aktualnie wykorzystywanego modułu
w trakcie pracy w systemie.
2.94 Każdy użytkownik musi mieć możliwość samodzielnego dostosowania listy otrzymywanych
powiadomień do swoich potrzeb.
2.95 Powiadomienia muszą być prezentowane użytkownikowi w systemie za pomocą
wyskakującego okna typu „popup” lub równoważnego, niezależnie od miejsca w systemie, w
którym w danym momencie znajduje się użytkownik. Nawet po zamknięciu powiadomienia
przez użytkownika musi mieć on możliwość przejrzenia listy wszystkich otrzymanych
powiadomień w przeszłości.
2.96 System musi umożliwiać przesyłanie powiadomień na adres e-mail użytkownika, jako
wiadomość wewnętrzną, zdarzenie w terminarzu oraz za pomocą sms po integracji systemu z
zewnętrznym systemem powiadomień (przedmiotem zamówienia nie jest dostawa ani
świadczenie usług wysyłania powiadomień za pomocą sms).
2.97 Powiadomienia muszą zawierać bezpośredni odnośnik do obiektu (dokumentu, sprawy),
którego powiadomienie dotyczy.
2.98 Powiadomienia w szczególności muszą dotyczyć:
2.98.1
Przychodzących wiadomości wewnętrznych,
2.98.2
Udostępnienia użytkownikowi sprawy,
2.98.3
Utworzenia nowej sprawy w komórce organizacyjnej i/lub podległych komórkach,
2.98.4
Otwarcia dokumentu przesłanego, zadekretowanego do innego użytkownika,
2.98.5
Otrzymaniu dokumentu do akceptacji,
2.98.6
Zaakceptowania dokumentu,
2.98.7
Dodania komentarza do sprawy przez innego użytkownika,
2.98.8
Upłynięcia terminu rozpatrzenia sprawy,
2.98.9
Dodania zdarzenia do terminarza przez innego użytkownika,
2.98.10 Przeterminowania etapu rozpatrzenia sprawy,
2.98.11 Pojawienia się nowego pisma do dekretacji lub ponownej dekretacji,
2.98.12 Pojawienia się nowego pisma do przyjęcia,
2.98.13 Zmiany dekretacji użytkownika przez innego użytkownika,
2.98.14 Dołączenie dokumentu do sprawy przez innego użytkownika,
2.98.15 Zatwierdzenia dokumentu przez kolejnego użytkownika zatwierdzającego w ścieżce
akceptacji dokumentu,
2.98.16 Odrzucenia dokumentu przez kolejnego użytkownika zatwierdzającego w ścieżce
akceptacji dokumentu.
2.98.17 Alertów dotyczących upływu terminu rozpatrywania sprawy.
2.98.18 Informacji o wysłaniu pisma tj. określenie daty fizycznej wysyłki w rejestrze przesyłek
wychodzących.
2.99 Każdy użytkownik musi mieć możliwość określenia częstotliwości wyświetlania powiadomień.
2.100 System musi umożliwiać wyszukiwanie globalne dokumentów i spraw za pomocą wielu
kryteriów z możliwością ich łączenia, której zakres wyszukiwania może objąć całą bazę systemu
jak i zawierać kontekstowe wyszukiwarki dostępne i ograniczone do wyszukiwania w zakresie
spraw/dokumentów danego modułu np. w rejestrze przesyłek wpływających, w rejestrze
przesyłek wychodzących etc.
2.101 System musi umożliwiać każdemu użytkownikowi z osobna, w odniesieniu do różnych
wyszukiwarek z osobna, zdefiniowanie i zapamiętanie domyślnych kryteriów wyszukiwania.
Zdefiniowanie kryteriów wyszukiwania musi skutkować, automatycznym wyborem domyślnych
kryteriów po uruchomieniu wyszukiwarki.
2.102 System musi posiadać mechanizm wyszukiwania po wszystkich atrybutach obiektów
(standardowe) oraz pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów (na podstawie zawartej w nich
treści) co najmniej dla formatów: docx, doc, rtf, pdf, txt, xml, xls, ppt, odt, sxw, html, xhtml,
htm.
2.103 Wyszukiwanie pełnotekstowe musi uwzględniać polską fleksję tzn. muszą być odnajdywane
wyrazy niezależnie od użytej formy gramatycznej. System musi prezentować wyniki
wyszukiwania pełnotekstowego wraz z prezentacją miejsca występowania i wskazania liczby
wystąpień. Indeksowanie zasobów musi odbywać się podczas dodawania dokumentu do
repozytorium (także w przypadku automatycznego OCR), oraz zapewnione w każdym
momencie wiarygodne wyniki wyszukiwania dokumentów.
2.104 System musi umożliwiać wyszukiwanie po nazwie pliku, jego rozmiarze, dacie utworzenia oraz
formacie pliku.
2.105 Mechanizm wyszukiwania musi uwzględniać posiadane przez użytkowników uprawnienia oraz
zakresy dostępu do spraw i dokumentów.
2.106 Wyszukiwanie musi umożliwiać wykorzystywanie symboli wieloznacznych (w tym co najmniej
typu ‘%’ – oznaczający dowolny ciąg znaków) i łączenia wielu różnych i tych samych kryteriów
wyszukiwania za pomocą operatorów AND oraz OR.
2.107 Zakresy dostępu do spraw muszą być określane przez administratora i umożliwiać dla co
najmniej spraw danego stanowiska, spraw komórki organizacyjnej, spraw komórki
organizacyjnej i komórek podległych, pozostałych spraw oddzielnie określenie elementów
spraw/dokumentów widocznych w wynikach wyszukiwania.
2.108 System musi umożliwiać personalizację systemu przez każdego z użytkowników i dostosowanie
go do indywidualnych wymagań użytkowników.
2.109 W zakresie personalizacji użytkownik musi mieć możliwość co najmniej:
2.109.1 Ustalić nowe hasło dostępu do konta,
2.109.2 Zdefiniować wartości podręcznego słownika tekstów wykorzystywanego podczas
procedowania spraw, w tym w szczególności podczas dekretacji oraz w każdym
momencie w stosunku do spraw.
2.109.3 Włączyć/wyłączyć każdy rodzaj powiadomienia o zdarzeniach występujących w
systemie oraz określić sposób przesłania powiadomienia (powiadomienie wewnątrz
systemowe, wiadomość email).
2.109.4 Włączyć podręczną wyszukiwarkę kodów kreskowych (w przypadku posiadania
czytnika kodów kreskowych na stanowisku),
2.109.5 Określić aplikację służącą prezentacji zawartości plików graficznych – wybór spośród
wbudowanej przeglądarki i narzędzia zainstalowanego lokalnie w systemie
operacyjnym.
2.109.6 Określić domyślny formularz dla nowo rejestrowanych dokumentów (metrykę).
2.109.7 Określić domyślne stanowiska, na które przełączany jest użytkownik po zalogowaniu –
wybór spośród tych, do których użytkownik jest przypisany.
2.109.8 Określić domyślne powiększenie/pomniejszenie czcionek w systemie w stosunku do
rozmiaru oryginalnego.
2.109.9 Określić format prezentowania daty i czasu w systemie.
2.109.10 Określić liczbę dni aktywujących ostrzeżenie przed przeterminowaniem sprawy lub
przeterminowaniem polecenia dekretacyjnego.
2.109.11 Każdy użytkownik musi mieć możliwość zaprojektowania strony startowej systemu za
pomocą narzędzi dostępnych w systemie. Narzędzie to musi umożliwiać
przedstawienie określonego zakresu danych w systemie w postaci tzw. „widżetów”.
Widżety to narzędzia prezentowane w postaci niewielkich obszarów na stronie
startowej w sposób syntetyczny określone informacje.
2.109.12 Dostępne w systemie widżety muszą obejmować co najmniej:
2.109.12.1 Foldery poczty elektronicznej z informacją o liczbie wiadomości nieprzeczytanych.
2.109.12.2 Prezentację aktualnej struktury organizacyjnej w formie drzewa.
2.109.12.3 Liczbę spraw i poleceń dekretacyjnych bliskich przeterminowaniu,
przeterminowanych oraz bez określonego terminu w podziale na podległych
pracowników (dla kierowników).
2.109.12.4 Listę spraw zagrożonych przeterminowaniem (także w stosunku do podległych
pracowników).
2.109.12.5 Graficzną prezentację terminów spraw.
2.109.12.6 Liczbę spraw w podziale na pisma wpływające, do dekretacji, w podziale ze
względu na status, priorytet oraz rodzaj sprawy.
2.109.12.7 Liczbę dokumentów w podziale ze względu na status.
2.109.12.8 Terminarz z zadaniami dzisiejszymi i najbliższymi.
2.109.12.9 Ogłoszenia
2.109.12.10
Widżety muszą być w dowolny sposób rozmieszczane za pomocą
mechanizmu drag & drop.
2.109.13 Określić domyślny format dokumentu elektronicznego (paczka standardowa lub Wrota
Małopolski – Cyfrowa Małopolska) oraz domyślnego dostawcę podpisu
elektronicznego.
2.109.14 Określić listę stanowisk, komórek i jednostek organizacyjnych najczęściej
wykorzystywanych jako adresatów dekretacji i przekazywania pism,
2.109.15 Określić listę kryteriów dla podręcznych wyszukiwarek interesantów,
2.109.16 Określić domyślne automatyczne wydruki, wykorzystywane przy rejestracji pism,
2.109.17 Określić częstotliwość generowania powiadomień systemowych o zdarzeniach,
2.109.18 Określić listy zdarzeń, dla których ma być generowane powiadomienie systemowe,
2.109.19 Określić domyślne kryteria wyszukiwania z osobna dla wyszukiwarek występujących w
systemie (w tym co najmniej dla wyszukiwarki ogólnej/głównej i wyszukiwarek
kontekstowych).
2.110 Użytkownik musi mieć możliwość tworzenia podręcznej listy procesów najczęściej
uruchamianych.
2.111 System musi na bieżąco monitorować i informować użytkownika o zbliżających się końcach
wyznaczonych terminów. System w sposób wyraźny musi oznaczać co najmniej sprawy
przeterminowane oraz bliskie przeterminowaniu z możliwością określenia ile dni dla danego
użytkownika oznacza bliskie przeterminowanie.
2.112 System musi umożliwiać pełen wgląd w sprawy prowadzone przez podwładnych, także przez
podwładnych w komórkach podległych (niżej w hierarchii) po nadaniu dodatkowych
uprawnień.
2.113 W każdym momencie procedowania sprawy przełożony (posiadając stosowne uprawnienia)
musi mieć możliwość przejęcia dowolnej sprawę do siebie lub też przekazać ją innemu
dowolnie wybranemu pracownikowi.
2.114 Przełożony posiadając stosowne uprawnienie musi mieć możliwość dokonania zmiany terminu
zakończenia sprawy.
2.115 System musi udostępniać specjalnie uprawnienie pozwalające na podgląd w spisy spraw
prowadzone przez komórki nadrzędne jak i podrzędne.
2.116 System musi udostępniać uprawnionym użytkownikom podgląd statystyk dotyczących obiegu
dokumentów i prowadzonych spraw w komórce i komórkach podległych.
2.117 System musi udostępniać uprawnionym użytkownikom podgląd statystyk dotyczących obiegu
dokumentów i prowadzonych spraw w całym urzędzie.
2.118 System musi umożliwiać prowadzenie kalendarza wyposażonego w terminarz przez każdego
użytkownika. Kalendarz z terminarzem musi umożliwiać co najmniej:
2.118.1 tworzenie przez każdego z użytkowników wielu kalendarzy o dowolnej nazwie,
zarówno do prywatnego użytku jak i współużytkowanych przez innych użytkowników.
2.118.2 nadanie przez właściciela terminarza uprawnień innym użytkownikom lub komórkom
organizacyjnym uprawnień do odczytu i/lub zapisu i/lub zatwierdzania zdarzeń
niezależnie.
2.118.3 stworzenie widoku kalendarza, stanowiącego sumę zawartości dowolnej liczby
dostępnych dla danego użytkownika kalendarzy.
2.118.4 tworzenie własnego słownika kategorii zdarzeń umieszczanych w kalendarzu i
oznaczania zdarzeń kolorem lub ikoną graficzną.
2.118.5 umieszczać w kalendarzach innych użytkowników zdarzeń za ich zgodą (tzn.
wymagających potwierdzenia) lub bez niej w zależności od posiadanych uprawnień.
2.118.6 rezerwację dostępnych danemu użytkownikowi zasobów takich jak sale, samochody
służbowe, rzutniki multimedialne etc., prowadząc kalendarz rezerwacji zasobu. System
musi umożliwiać dodanie dowolnej liczby zasobów przez użytkowników posiadających
stosowne uprawnienie i ich udostępnienie do odczytu jak i zapisu dowolnej liczbie
użytkowników i/lub grup.
2.118.7
podczas rezerwowania zasobu jak i użytkowników moduł musi umożliwiać sprawdzenie
dostępności współuczestników zdarzenia bądź zajętości zasobów.
2.118.8 zapraszanie dowolnej liczby współuczestników i rezerwację dowolnej liczby zasobów
jednocześnie do każdego zdarzenia.
2.118.9 wyświetlanie kalendarzy w układzie dziennym, tygodniowym, miesięcznym oraz
ciągłym.
2.118.10 Dla dowolnego zdarzenia umożliwiać włączenie przypomnienia na określony przez
użytkownika czas przed rozpoczęciem zdarzenia. Przypomnienie prezentowane musi
być w postaci wyskakującego okienka „pop-up”, a użytkownik musi mieć możliwość
odkładania.
2.118.11 wbudowany kreator grafików umożliwiający planowanie dla wybranych grup
użytkowników dyżurów w pracy w układzie całodobowym i przydzielania
skategoryzowanych zadań w tym czasie.
2.119 System musi posiadać wbudowany moduł klienta poczty elektronicznej.
2.119.1 Moduł musi umożliwiać skonfigurowanie i obsługę dowolnej liczby kont pocztowych
przez każdego z użytkowników. W ramach obsługi każdego z kont użytkowników musi
istnieć możliwość tworzenia dowolnej liczby folderów i podfolderów służących
przechowywaniu wiadomości.
2.119.2 Moduł musi obsługiwać protokoły POP3, SMTP i IMAP oraz obsługiwać szyfrowanie SSL
2.119.3 Moduł musi pozwalać na tworzenie reguł zarządzania wiadomościami: co najmniej
oznaczanie dowolną kategorią, przenoszenie lub kopiowanie do wskazanego folderu, a
także usuwanie.
2.119.4 Do wiadomości musi być możliwe załączanie dowolnej liczby załączników w formie
plików.
2.119.5 Wiadomość może być kierowana do dowolnej liczby odbiorców bezpośrednich,
odbiorców kopii wiadomości oraz kopii ukrytej.
2.119.6 Musi istnieć możliwość nadawania wiadomościom priorytetu - co najmniej: niski,
normalny, wysoki.
2.119.7 Moduł musi umożliwić nadawcy żądania potwierdzenia odbioru wiadomości.
2.119.8 System musi pozwalać na podpisanie wiadomości podpisem elektronicznym
bezpośrednio w module.
2.119.9 Dla nowotworzonych wiadomości musi istnieć możliwość zapisania jako robocza, czyli
zapisana w folderze bez konieczności jej wysyłania.
2.119.10 Moduł musi umożliwiać odpowiedzenie na wiadomość do jego nadawcy (funkcja
Odpowiedz), do wszystkich odbiorców i nadawcy wiadomości (funkcja Odpowiedz
wszystkim) oraz przesłanie wiadomości do innego adresata (funkcja Prześlij dalej).
2.119.11 Moduł musi posiadać książkę teleadresową w ramach której musi istnieć możliwość
tworzenia grup kontaktów oraz import kontaktów z w formacie CSV, z MS Outlook, MS
Outlook Express, Mozilla Thunderbird.
2.119.12 Moduł musi umożliwiać eksport i import pojedynczej wiadomości do/z pliku EML.
2.119.13 System musi umożliwiać wszczęcie sprawy na podstawie przesłanej wiadomości e-mail
bądź dołączenie jej do istniejącej sprawy.
2.119.14 Moduł musi przechowywać także pisma wysyłane w postaci wiadomości email z
poziomu obsługi spraw i dokumentów.
2.119.15 Moduł musi zawierać wyszukiwarkę umożliwiającą szukanie z uwzględnieniem tematu,
treści, nadawcy, odbiorcy, statusu, folderu przechowywania oraz faktu jej
zarejestrowania w sprawach.
2.120 System musi pozwalać na tworzenie własnych notatek prywatnych poza obiegiem
dokumentów, spraw oraz poza repozytorium dokumentów.
2.121 Musi istnieć możliwość scalenia dowolnej liczby notatek w pojedynczą notatkę.
2.122 Notatka może stanowić link do dowolnego obiektu w systemie lub poza systemem.
2.123 System musi udostępniać funkcjonalność podręcznego, prywatnego repozytorium
dokumentów użytkownika.
2.124 W ramach podręcznego repozytorium użytkownik musi mieć możliwość tworzenia dowolnej
liczby katalogów i umieszczać w nich dowolne pliki.
2.125 Podczas dodawania dokumentów do spraw system musi umożliwiać dołączenie dokumentu
znajdującego się w podręcznym repozytorium użytkownika.
2.126 System musi umożliwiać definiowanie listy odbiorców (adresatów) dokumentów
przeznaczonych do wysyłki zarówno na etapie wypełniania formularza opisującego dokument
(podczas rejestracji dokumentu) jak i kierowania dokumentów do wysyłki.
2.127 System musi umożliwiać określenie maksymalnej wielkości plików kierowanych do wysyłki na
elektroniczną skrzynkę.
2.128 System musi udostępniać użytkownikom możliwość automatycznego składania podpisów
elektronicznych, zarówno przy dekretowaniu jak i akceptacji dokumentów. System musi
umożliwiać
trwałe
przyporządkowanie
każdemu
użytkownikowi
certyfikatu
niekwalifikowanego (wraz z odpowiednim nr PIN) służącego składaniu automatycznego
podpisu.
2.129 Na wszystkich listach spraw, dokumentów oraz interesantów, system musi udostępniać
użytkownikom
wyszukiwarki
kontekstowe. Wyniki
poszukiwań
wyszukiwarkami
kontekstowymi muszą ograniczać się do elementów występujących na danej liście (zgodnie z
ustawionymi przez użytkownika kryteriami). Dostępne kryteria wyszukiwania wyszukiwarek
kontekstowych muszą być dostosowane do treści, typu i kontekstu prezentowanych na danej
liście elementów.
2.130 System musi zawierać moduł definiowania i zarządzania formularzami dokumentów
elektronicznych (FDE) oraz umożliwiać ich wykorzystania do generowania dokumentów
elektronicznych w formacie XML.
2.130.1 Narzędzie do definiowania FDE musi zawierać edytor WYSIWYG (ang. What You See Is
What Yout Get) pozwalający dodawać do FDE pola różnego typu, minimum:
2.130.1.1 pola i obszary tekstowe
2.130.1.2 listy rozwijalne
2.130.1.3 pola opcji
2.130.1.4 pola jednokrotnego wyboru
2.130.1.5 pola pozwalające na ładowanie plików),
2.130.1.6 pola daty przy użyciu podręcznego kalendarzyka.
2.130.2 Dodawać do FDE dowolne teksty i obrazy (jako elementy stałe elementy formularza);
2.130.3 Dodawać do FDE sekcje grupujące pola i stałe elementy formularza;
2.130.4 Ustalać dowolny układ i wzajemne położenie tekstów i obrazów stałych oraz pól w FDE,
na zasadzie WYSIWYG;
2.130.5 Parametryzować pola FDE, co najmniej w zakresie:
2.130.5.1 wartości domyślnej dla pola, w tym wykorzystując zmienne reprezentujące
wartości innych pól FDE,
2.130.5.2 typu przyjmowanych danych (teksty, liczby całkowite i zmiennoprzecinkowe, daty,
pliki),
2.130.5.3 reguły walidacji pól FDE, w tym złożone reguły z wykorzystaniem operatorów i
funkcji xpath oraz wyrażeń regularnych (ang. Pattern)
2.130.5.4 wyliczania wartości pola formularza za pomocą operatorów i funkcji xpath, także
przy wykorzystaniu wartości innych pól formularza wprowadzanych przez
użytkownika.
2.130.5.5 określania komunikatu błędu w przypadku błędnej walidacji danego pola.
2.130.5.6 określania widoczności pola w formularzu (ukrywanie pól przed użytkownikiem
wypełniającym formularz).
określania trybu dla pola w zakresie: dostępne do edycji i niedostępne do edycji.
2.130.5.7 powiązywania list rozwijalnych ze słownikami dostępnymi poprzez usługi sieciowe
2.130.6 Ustalać możliwość zwielokrotniania (w dowolnej liczbie wystąpień) danej sekcji w FDE:
2.130.6.1 ustalać możliwość warunkowego pojawienia się w formularzu dowolnego pola lub
dowolnej sekcji. Warunki pokazywania bądź ukrywania się elementów formularza
muszą przewidywać możliwość tworzenia złożonych reguł przy wykorzystaniu
funkcji i operatorów xpath
2.130.6.2 ustalać wyświetlanie się poszczególnych sekcji formularza na zakładkach
(części/strony formularza elektronicznego).
2.130.7 Zagnieżdżać sekcje w sekcjach FDE;
2.130.8 Ustalać pomoc kontekstową dla każdego pola FDE z osobna
2.130.9 Pozwalać na tworzenie formularzy na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych
opublikowanych w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów lub repozytorium
lokalnym.
2.130.10 Pozwalać na tworzenie powiązać pomiędzy polami formularza elektronicznego z
węzłem/elementem schema XML dla wzoru dokumentu elektronicznego.
2.130.11 Pozwalać sprawdzenie zgodności formularza z odpowiadającym mu wzorem w zakresie
wymagalnych elementów dokumentu elektronicznego.
2.130.12 Narzędzie do zarządzania listą zdefiniowanych FDE musi zawierać:
2.130.12.1 Listę FDE, zorganizowaną w strukturze drzewa dowolnie nazywanych katalogów
2.130.12.2 Funkcje dodawania i usuwania FDE.
2.130.12.3 Funkcję konfiguracja FDE w zakresie powiązania ze schematem XSD wzoru
dokumentu elektronicznego
2.130.12.4 Funkcję zmiany statusu FDE rozróżniające formularze co najmniej na aktywne i
nieaktywne/robocze
2.130.12.5 Import i eksport FDE w standardzie xForms 1.1.
2.130.13 Środowisko uruchomieniowe formularza musi pozwalać co najmniej na:
2.130.13.1 Wypełnienie celem wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z
odpowiednim wzorem
2.130.13.2 Zwielokrotnianie sekcji grupujących pola dowolną liczbę razy, na żądanie
użytkownika.
2.130.13.3 W czasie rzeczywistym pokazywanie i ukrywanie pól/sekcji warunkowych zgodnie
z zapisanymi regułami w formularzu i w miarę uzupełniania formularza.
2.130.13.4 Wyświetlania pomocy do pola na żądanie użytkownika
2.130.13.5 Weryfikuje wprowadzane dane oraz wyświetla komunikaty dotyczące walidacji
pola tuż po przejściu przez użytkownika do wypełniania kolejnego pola lub próby
zapisu dokumentu.
2.130.13.6 Wyświetlać formularz elektroniczny na zakładkach (stronach formularza) zgodnie z
regułami w nim zapisanymi.
2.130.13.7 Pobieranie wartości słowników do pól formularza przy użyciu zdefiniowanych w
ramach pola usług sieciowych, w tym pobieranie słownika województw, powiatów
i gmin z ePUAP.
2.130.13.8 Wyliczanie wartości w polach wyliczalnych z zgodnie z odpowiednimi regułami.
2.130.13.9 Uzupełniania pól wartościami domyślnymi.
2.131 System musi posiadać moduł Repozytorium Dokumentów (RD).
2.131.1 Moduł RD musi działać niezależnie od repozytorium dokumentów dotyczących obiegu
spraw i dokumentów.
2.131.2
W ramach modułu system musi umożliwiać tworzenie katalogów z zagnieżdżeniami w
formie drzewiastej z nieograniczoną liczbą poziomów.
2.131.3 W każdym katalogu musi być możliwość przechowywania dowolnej liczby dokumentów
dowolnej kategorii.
2.131.4 Dokumenty w RD muszą być oznaczone co najmniej kategorią dokumentu i opisane
metryką dokumentu. Uprawniony użytkownik musi mieć prawo definiowania
nieograniczonej liczby kategorii dokumentów i przypisywania im różnych metryki.
2.131.5 Uprawniony użytkownik musi mieć możliwość zdefiniowania dowolnej metryki
dokumentu w RD, składającej z listy atrybutów opisujących dany dokument w
dowolnym układzie i liczbie – co najmniej z pól tekstowych, obszarów tekstowych, pól
liczbowych (całkowitych i zmiennoprzecinkowych), pól dat, list rozwijalnych, plików
2.131.6 Musi istnieć możliwość opisania każdego dokumentu w RD za pomocą wielu słów
kluczowych. Słowa kluczowe muszą być definiowane przez uprawnionego użytkownika
w słowniku centralnym (niezależnym od metryk dokumentów w RD). Musi istnieć
możliwość grupowania dokumentów wg przypisanych im słów kluczowych.
2.131.7 Uprawniony użytkownik musi mieć możliwość edycji wartości słownika słów
kluczowych, co najmniej w zakresie dodawania nowych, edycji i usuwania istniejących.
Zmiana wartości słownika musi skutkować automatyczną zmianą słowa kluczowego
opisującego dokumenty opisane wcześniejszą wersją danego słowa kluczowego.
2.131.8 Uprawnieni użytkownicy muszą mieć możliwość utworzenia więzów logicznych (relacji)
pomiędzy dowolną liczbą dokumentów w RD. Relacje dotyczące jednego dokumentu
mogą być nadawane w nieograniczonej liczbie tych samych bądź różnych relacji.
2.131.9 Uprawnieni użytkownicy muszą mieć możliwość utworzenia więzów logicznych (relacji)
pomiędzy dokumentami w RD jak i pozostałymi dokumentami systemu (dotyczącymi
obiegu spraw i dokumentów). Relacje dotyczące jednego dokumentu mogą być
nadawane w nieograniczonej liczbie tych samych bądź różnych relacji.
2.131.10 Relacje muszą rozróżniać kierunek jej nadania tzn. możliwe jest stworzenie relacji typu
dokument zmieniany/zmieniający. Uprawniony użytkownik może tworzyć dowolną
liczbę relacji poprzez określenie jej nazwy, statusu dokumentu źródłowego oraz statusu
dokumentu docelowego.
2.131.11 Uprawniony użytkownik musi mieć możliwość do nadawania uprawnień dostępu do
dokumentów zgromadzonych w RD, co najmniej poprzez:
2.131.11.1 Określenie katalogów, do których dostęp ma dane stanowisko.
2.131.11.2 Określenie katalogów, do których dostęp mają wszystkie stanowiska danej
komórki organizacyjnej.
2.131.11.3 Określenie poziomu dostępu do dokumentów zgromadzonych w danym katalogu
dla danego stanowiska (co najmniej do odczytu, edycji, dodawania nowych
dokumentów, zarządzania katalogami podrzędnymi, usuwania).
2.131.11.4 Określenie poziomu dostępu do dokumentów zgromadzonych w danym katalogu
dla wszystkich stanowisk danej komórki organizacyjnej (co najmniej do odczytu,
edycji, dodawania nowych dokumentów, zarządzania katalogami podrzędnymi,
usuwania).
2.131.11.5 Określenie uprawnień dla danego stanowiska do opatrywania dokumentów w RD
słowami kluczowymi
2.131.11.6 Określenie uprawnień dla danego stanowiska do wiązania dokumentów w RD
relacjami.
2.131.12 Uprawniony użytkownik musi mieć możliwość do definiowania widoków list
dokumentów w RD, oddzielnie dla każdego typu (metryki) dokumentu, co najmniej w
zakresie układu i zawartości kolumn.
2.131.13 Uprawniony użytkownik musi mieć możliwość kopiowania dokumentów
przetwarzanych w obiegu do RD. Możliwość skopiowania dokumentów musi
uwzględniać i respektować uprawnienia dostępowe stanowiska użytkownika do
katalogów (opisane w pkt 1.11.).
2.131.14 Moduł RD musi udostępniać wyszukiwarki dokumentów, co najmniej w zakresie:
2.131.14.1 Musi istnieć możliwość ograniczenia obszaru poszukiwań dokumentów w RD do
wskazanego katalogu
2.131.14.2 Musi istnieć możliwość ograniczenia obszaru poszukiwań dokumentów
wskazanego typu (o wskazanej metryce).
2.131.14.3 Musi istnieć możliwość wyszukiwania dokumentów w całym RD. Lista wyników
musi być ograniczona do tych dokumentów, które mieszczą się w katalogach, do
których poszukujące stanowisko ma dostęp do odczytu.
2.131.15 Musi istnieć możliwość tworzenia szablonów nazw dla dokumentów dodawanych do
RD, oddzielnie dla każdego typu (metryki) dokumentu. Definiowanie szablonu nazwy
musi umożliwiać wykorzystanie parametrów opisowych dokumentu (co najmniej liczb,
tekstów, dat, wartości słowników) oraz stałych elementów tekstowych).
2.132 System musi być zgodny z następującymi przepisami prawnymi:
2.132.1 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U.
2013 r. poz. 267).
2.132.2 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 Nr 14 poz.67).
2.132.3 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz.
U. 2011 r. Nr 123 poz. 698 z późn. zm.).
2.132.4 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z
dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002 r. Nr
167 poz. 1375 z późn. zm.).
2.132.5 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października
2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.
U. 2006 r. Nr 206 poz. 1517).
2.132.6 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października
2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi (Dz. U. 2006 r. Nr 206 poz. 1518).
2.132.7 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006
r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników
danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych (Dz. U. 2006 r. Nr 206 poz. 1519 ).
2.132.8 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. 2002 r. Nr
101 poz. 926 z późn. zm.).
2.132.9 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004
r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy
informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 2004, Nr 100,
poz. 1024).
2.132.10 Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001 r. Nr
112 poz. 1198 ).
2.132.11 Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym ( t. j. Dz. U. 2013 r. poz.
268).
2.132.12 Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2002 r.
Nr 144 poz. 1204 z późn. zm.).
2.132.13 Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania
publiczne (t. j. Dz. U. 2013 poz.235).
2.132.14 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu
i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz. U. 2005 r. Nr
205 poz. 1692 ).
2.132.15 Ustawa z dnia 5 lipca 2002 r. o ochronie niektórych usług świadczonych drogą
elektroniczną opartych lub polegających na dostępie warunkowym (Dz. U. 2002 r. Nr
126 poz. 1068 z późn. zm.)
2.132.16 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. 2013 r., poz.
907)
2.132.17 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu
prowadzenia metryki (Dz. U. z 2012r, poz. 246)
2.132.18 Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie
wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. 2012 r. poz. 250)
2.132.19 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania
pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz
udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych ( Dz. U. z 2011 r., Nr
206, poz.1216 )
2.132.20 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty
skarbowej (Dz. .U. Nr 187, poz. 1330).
2.132.21 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w
sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci
elektronicznej (Dz. U. Nr 151, poz.1078).
2.132.22 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych
wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. Nr 212 poz. 1766),
wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U. nr
214 poz. 1781),
wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U. nr
214 poz. 1781),
2.132.25 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 2011 r. w
sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać
system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników ( Dz. U. z 2011 r,. Nr 93,
poz.545)
2.132.26 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych
Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany
informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów
teleinformatycznych ( Dz. U. z 2012 r. poz. 526).
sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu
zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej ( Dz. U. z 2011 r., Nr 93,
poz.547)
sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznej platformy usług administracji
publicznej ( Dz. U. z 2011 r., Nr 95, poz. 546).
2.132.29 Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów
prawnych ( t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz.1172 ze zm. ).
2.132.30 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań
technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty
prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków
komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych ( Dz. U. z 2011 r. Nr 289,
poz. 1699).
2.132.31 Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. Nr 128, poz. 1402 ze zm.).
2.132.32 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 roku
w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. 2007, Nr 10, poz. 68).
2.132.33 Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. 2010 r. Nr 182
poz. 1228).
2.132.34 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 lipca 2011 r. w sprawie podstawowych
wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego ( Dz. U. z 2011 r. Nr 159, poz. 948).
2.132.35 Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529.),
2.132.36 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006
r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych ( Dz. U. z
2006 r. Nr 206, poz. 1517).
2.132.37 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku - ordynacja podatkowa Dz.U. 2012 poz. 749
2.133 Wymagania architektury systemu i technologii:
2.133.1 System musi być w pełni transakcyjny.
2.133.2 System musi działać w dowolnej sieci komputerowej w standardzie TCP/IP.
2.133.3 System musi być skalowalny, przy czym skalowanie systemu może odbywać się przez:
2.133.3.1 Dołączenie dodatkowych stanowisk – zwiększanie liczby użytkowników,
2.133.3.2 Rozbudowę warstwy aplikacyjnej (zwiększenie zasobów komputerów
obsługujących warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby
procesorów oraz zwiększanie liczby maszyn),
2.133.3.3 Rozbudowę warstwy bazodanowej (zwiększenie zasobów komputerów
obsługujących warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby
procesorów, zwiększenie pojemności pamięci masowych)
2.133.4 System musi być poprawnie obsługiwany przez popularne przeglądarki internetowe, w
tym minimum przez:
2.133.4.1 MS Internet Explorer w wersji 9.0 i wyższe
2.133.4.2 Mozilla Firefox w wersji 23.0 i wyższe
2.133.5 System musi wykorzystywać jednolitą platformę bazodanową, dopuszczalne jest
przechowywanie plików w odrębnej bazie danych.
2.133.6 Motor bazy danych Systemu musi spełniać następujące wymogi:
2.133.6.1 Zastosowany motor bazy danych musi posiadać interfejsy pozwalające na
integrację w następujących technologiach: Java (JDBC), ODBC, Perl, C, C++, PHP.
2.133.6.2 Zastosowany motor bazy danych musi umożliwiać, a warstwa aplikacyjna systemu
wykorzystywać:
a) podzapytania (ang. subqueries),
b) kontrolę spójności referencyjnej danych (ang. referential integrality),
wbudowane języki proceduralne (ang. stored prcedural languages),
c) rozbudowane indeksy w zakresie wyszukiwania oraz sortowania,
d) klucze obce,
e) sekwencje,
f) kursory,
g) widoki,
h) typy definiowane,
i)
przechowywanie danych w standardzie UTF-8.
2.133.7 Architektura Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją
2.133.7.1 Dostarczany System (wszystkie moduły) muszą tworzyć jednolity system
informatyczny, w szczególności poprzez:
a) wykorzystanie jednolitej platformy systemowej serwerów aplikacji i baz danych,
b) wykorzystanie jednolitej bazy danych (struktura tabel musi być jedna wspólna
dla wszystkich modułów), w szczególności wszystkie dane muszą być zapisywane
i odczytywane z jednej bazy danych, dopuszczalne jest przechowywanie plików
w odrębnej bazie danych
c) wykorzystanie wspólnego interfejsu użytkownika,
d) wykorzystanie wspólnych kartotek wspomagających przez poszczególne
komponenty (kartoteka interesantów urzędu, struktura organizacyjna urzędu,
rejestry urzędowe),
e) wykorzystanie wspólnego i spójnego systemu uprawnień,
f) System musi posiadać repozytorium plików przechowujące pliki w bazie danych,
dopuszczalne jest przechowywanie plików w odrębnej bazie danych
g) System musi cechować niezależność działania od poszczególnych komponentów
repozytorium tj. w przypadku awarii komputerów bądź łączy zachowuje zdolność
działania za wyjątkiem dostępu do dokumentów zlokalizowanych w repozytorium,
które uległo awarii.
h) System musi być niezależny od wyboru pakietów biurowych (edytor tekstów,
arkusz kalkulacyjny itp.) służących do tworzenia i uaktualniania poszczególnych
dokumentów przez pracowników urzędu.
i) System nie może przetwarzać dokumentów (plików zawierających dokumenty) w
sposób, który naruszałby spójność i integralność plików, a w szczególności
uniemożliwiać ich odczytanie w aplikacji źródłowej.
j) System musi pozwalać na jednoczesny dostęp do danych wielu użytkownikom oraz
zapewniać ochronę tych danych przed utratą spójności lub zniszczeniem.
k)Dopuszczalne formaty przetwarzanych plików nie mogą być ograniczone przez
technologię Systemu.
2.133.8 Interfejs użytkownika (warstwa kliencka)
2.133.8.1 System musi cechować się przyjaznym interfejsem użytkownika opartym na
typowych rozwiązaniach interfejsów systemów internetowych i intranetowych:
wykorzystywać menu, listy, formularze, przyciski, referencje (linki), itp.
2.133.8.2 System musi być wyposażony w pomoc kontekstową.
2.133.8.3 System musi posiadać polskojęzyczny interfejs użytkownika oraz obsługę polskich
liter i sortowania wg polskiego alfabetu.
2.133.8.4 Dopuszczalne formaty przetwarzanych plików nie mogą być ograniczone przez
technologię Systemu.
2.134 Wymagania bezpieczeństwa systemu:
2.134.1 System musi być zabezpieczony w trybie czasu rzeczywistego przed utratą danych w
przypadku awarii pojedynczych urządzeń końcowych.
2.134.2 System musi umożliwiać, tworzenie kopii zapasowych (back-up) danych na urządzenia
archiwizujące dostarczone wraz z systemem. Zaoferowane rozwiązanie musi być
zdolne do tworzenia kopii zapasowych (backupu) danych dokonywanych nie rzadziej
niż raz w tygodniu.
2.134.3 Poszczególne komponenty dostarczonego oprogramowania muszą komunikować się ze
sobą oraz z systemami zewnętrznymi w sposób zapewniający poufność danych.
Dopuszcza się, jako rozwiązanie wykorzystanie protokołu SSL lub połączenia VPN.
2.134.4 System musi zapobiegać możliwości wprowadzenia i uruchomienia złośliwego kodu do
aplikacji.
2.134.5 Uwierzytelnianie użytkowników w ramach aplikacji musi być chronione przed
nieupoważnionym dostępem tj. co najmniej odbywać się za pomocą loginu i hasła lub
karty procesorowej (dla niektórych użytkowników, według konfiguracji dokonanej
przez administratora).
2.134.6 Dane muszą być zabezpieczone przed utratą w trybie czasu rzeczywistego przed awarią
pojedynczych urządzeń pamięci masowych. Jeśli zostaje uszkodzony komputer kliencki,
to zniszczeniu ulec mogą tylko zmiany, które wprowadzone zostały na tym komputerze
w edytowanych w momencie awarii dokumentach.
2.135 Integracja z systemami zewnętrznymi: system musi być zintegrowany z ePUAP, Biuletynem
Informacji Publicznej i Cyfrową Małopolską znajdującymi się na Wrotach Małopolski.
3.
Wymagania dotyczące wdrożenia i szkoleń.
3.1 Szkolenie użytkowników (23 osoby) – grupowe – 4 godziny/grupa nie większa niż 10 osób,
Wykonawca musi zapewnić sprzęt na szkolenie (serwer, komputery uczestników szkoleń,
projektor), Zamawiający zapewni salę szkoleniową.
3.2 Szkolenie liderów (3 osoby) – grupowe – 4 godziny/grupa nie większa niż 10 osób, Wykonawca
musi zapewnić sprzęt na szkolenie (serwer, komputery uczestników szkoleń, projektor),
Zamawiający zapewni salę szkoleniową.
3.3 Szkolenie Administratorów systemu (2 osoby) – 15 godzin. Wykonawca musi zapewnić sprzęt
na szkolenie (serwer, komputery uczestników szkoleń, projektor), Zamawiający zapewni salę
szkoleniową.
3.4 Szkolenie pracowników Dziennika Podawczego, Kancelarii i Sekretariatów (nie więcej niż 3
osoby) – 4 godziny. Wykonawca musi zapewnić sprzęt na szkolenie (serwer, komputery
uczestników szkoleń, projektor), Zamawiający zapewni salę szkoleniową.
3.5 Szkolenia dla kadry zarządzającej – grupowe (nie więcej niż 3 osoby) – 4 godziny/grupa nie
większa niż 10 osób, Wykonawca musi zapewnić sprzęt na szkolenie (serwer, komputery
uczestników szkoleń, projektor), Zamawiający zapewni salę szkoleniową.
3.6 Instruktarz przystanowiskowy – 5 dni (8h) w siedzibie Urzędu
3.7 Instalacja systemu wraz z instalacją wszystkich elementów i oprogramowania wspomagającego
niezbędnych do prawidłowej pracy Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
UWAGA! Wykonawca w ofercie musi przewidzieć wszystkie koszty związane z dostawą licencji
na oprogramowanie wspomagające w tym szczególności: systemu operacyjnego serwera oraz
systemu bazodanowego gwarantujących prawidłową pracę dla wszystkich użytkowników.
3.8 Uruchomienie systemu i wprowadzenie struktury organizacyjnej, JRWA, kont użytkowników,
uprawnień, konfiguracja procesów: pisma ogólnego, faktury, zwrotnego potwierdzenia
odbioru, decyzji administracyjnej, postanowienia, wezwania do uzupełnienia braków,
opiniowania zewnętrznego, ogólnej odpowiedzi z Urzędu, konfiguracja wzorów wydruków: 5
najpopularniejszych formatów kopert, zwrotnego potwierdzenia odbioru – zgodnego z KPA,
potwierdzenia przyjęcia dokumentu na Kancelarii, Dzienniku Podawczym, Sekretariacie,
konfiguracja cennika przesyłek pocztowych.
3.9 Przekazanie dokumentacji użytkownika i administratora
3.10 Test z wiedzy
3.11 Certyfikat ukończenia szkolenia
4. Terminy
4.1 Dostawa i instalacja systemu – do 10 dni od daty podpisania umowy na serwerze Wykonawcy.
4.2 Szkolenia i wdrożenie – do 30 dni od daty podpisania umowy jednak nie później niż do 15
grudnia 2014 r.
4.3 Gwarancja i opieka techniczna 24 miesięcy od daty podpisania bez zastrzeżeń końcowego
protokołu odbioru.
5. Minimalne warunki gwarancji
W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca:
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
zdalnie usunie usterki i awarie oprogramowania.
zdalnie usunie błędy baz danych (w tym brak spójności i integralności danych, itp.) nie
polegające na błędnej obsłudze,
będzie informował Zamawiającego o dostępnych aktualizacjach / poprawkach
oprogramowania, sterowników, bibliotek (system operacyjny serwerów, macierzy dyskowych,
urządzeń sieciowych, baz danych, innych elementów istotnych dla bezpieczeństwa i
właściwego funkcjonowania oprogramowania Systemu Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją
zadba, aby sprawdzenie dostępności aktualizacji/poprawki odbyło się przed każdym
przeglądem Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Zamawiający wymaga
jednak, aby Wykonawca sprawdził, czy dana aktualizacja/poprawka nie wpływa negatywnie na
działanie Systemu.
zdalnie zainstaluje w siedzibie Zamawiającego powyższe aktualizacje / poprawki (jeżeli
oprogramowanie komercyjne dopuszcza pobranie aktualizacji w ramach licencji),
zapewni prawidłowe (nieograniczone czasowo i funkcjonalnie) działanie Systemu.
czas naprawy od zgłoszenia usterki i awarii programowej (w godzinach roboczych) - w tabeli
podane są czasy naprawy w godzinach roboczych/ poza godzinami roboczymi.
Typ oprogramowania
System Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją
Środowisko systemu operacyjnego i
bazodanowe
Pozostałe Oprogramowanie Wspomagające
Awaria
krytyczna
(czas
reakcji/czas
naprawy – w
godzinach)
4/24
Awaria
niekrytyczna
(czas
reakcji/czas
naprawy – w
godzinach)
24/96
Usterka
4/24
48/96
14 dni
8/24
24/96
14 dni
14 dni
5.8
czas naprawy oprogramowania użytkowego odnosi się do oprogramowania użytkowego
dostarczonego przez Wykonawcę w ramach niniejszego postępowania, dla którego
Wykonawca posiada możliwość prawną i techniczną ingerencji w kod źródłowy.
5.9 przez naprawę dla awarii programowej Zamawiający rozumie:
5.9.1
naprawę wadliwego oprogramowania,
5.9.2
rekonfigurację wadliwych ustawień,
5.9.3
naprawę baz danych,
5.9.4
naprawę zawartości baz danych (w tym brak spójności i integralności danych, itp.).
5.10 do programowych awarii gwarancyjnych Zamawiający zalicza: wszelkie awarie w
funkcjonowaniu oprogramowania, błędy baz danych (w tym brak spójności i integralności
danych, itp.) niezawinione przez użytkowników systemu (tzn. nie powstałe na wskutek
błędnego wprowadzania danych i złej obsługi Systemu
5.11 Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia w trakcie odbioru końcowego pełną
dokumentację powykonawczą obejmującą co najmniej:
5.11.1
opis użytych bibliotek (funkcji, parametrów),
5.11.2
opis techniczny rodzajów i zastosowanych protokołów komunikacji,
5.11.3
szczegółowy schemat baz danych systemu, uwzględniający powiązania i zależności
między tabelami,
5.11.4
opis techniczny procedur aktualizacyjnych
5.11.5
dostarczy wszelkie niezbędne materiały uzupełniające do powyższej dokumentacji
powykonawczej, które są konieczne do właściwej eksploatacji systemu (instrukcje
obsługi każdego modułu, struktury i powiązania baz danych – zgodnie w szczególności
z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych),
5.12 Ponadto Wykonawca przygotuje (w trakcie realizacji zamówienia) procedury działania na
okoliczność awarii systemu. Procedury awaryjne muszą obejmować, co najmniej:
5.12.1
Komu zgłosić awarię,
5.12.2
Postępowanie w okresie oczekiwania na reakcję serwisu,
5.12.3
Osoby kontaktowe, koordynatorów dla danego typu awarii,
5.12.4
Ewentualne rekonfiguracje systemu w celu zapewnienia właściwego dalszego działania
systemu.
6. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SPRZĘTU.
6.13 Serwer z UPS – 1 sztuka – dostawa i instalacja do siedziby Urzędu Gminy Brzeźnica.
Parametr
Obudowa
Płyta główna
Procesor
RAM
Gniazda PCI
Interfejsy sieciowe
Napęd Optyczny
Porty
Kontroler dyskowy
Dyski twarde
Zasilacz
Wnęki na napędy
Video
Dokumentacja użytkownika
Certyfikaty
Inne
Charakterystyka (wymagania minimalne)
Tower z możliwością instalacji min. 4 dysków 3.5”
Płyta główna z możliwością zainstalowania dwóch procesorów, również w
technologii quad-core. Płyta główna musi być zaprojektowana przez producenta
serwera i oznaczona jego znakiem firmowym.
Procesor min. czterordzeniowy klasy x64 osiągający wynik min. 8987 pkt w teście
PassMark dostępnym na stronie http://www.cpubenchmark.net/cpu_list.php
W przypadku zaoferowania procesora równoważnego Zamawiający zastrzega
sobie, iż w celu sprawdzenia poprawności przeprowadzenia testów oferent musi
dostarczyć zamawiającemu oprogramowanie testujące, oba równoważne
porównywalne zestawy oraz dokładny opis użytych testów wraz z wynikami w
celu ich sprawdzenia w terminie nie dłuższym niż 3 dni od otrzymania
zawiadomienia od Zamawiającego.
16GB DDR3 1600MHz, płyta główna powinna posiadać możliwość obsługi do
min. 384GB
Minimum:
2xPCIe 3.0 x16 o przepustowości x16 pełnej długości i pełnej wysokości
1xPCIe 3.0 x8 o przepustowości x4 pełnej wysokości i połowie długości
1xPCIe 2.0 x8 o przepustowości x4 pełnej wysokości i połowie długości
Zintegrowane 2 x 10/100/1000
DVD+/-RW
Minimum 9 portów USB, z czego minimum 2 na przednim panelu obudowy, sześć
na tylnym panelu obudowy i minimum 1 port wewnętrzny, 1x RS 232,
Kontroler dyskowy umożliwiający konfigurację poziomów RAID min. 0, 1, 10
4x 1000GB SATA 7,2krpm w architekturze RAID 10
Minimum 550W
2x wnęka 5.25”
Zintegrowana karta graficzna, lub w slocie PCI Express na kartę graficzną.
Zamawiający wymaga dokumentacji w języku polskim lub angielskim
Serwer musi być wyprodukowany zgodnie z normą ISO-9001. ISO-14001.
Deklaracja CE
Oferowany model serwera musi znajdować się na liście Windows Server Catalog
of Tested Products i posiadać status Designed for/Certified Windows dla
systemów Windows Server 2008 x86 i x64.
Dokumenty i certyfikaty załączyć do oferty.
 Możliwość telefonicznego sprawdzenia konfiguracji sprzętowej serwera oraz
warunków gwarancji po podaniu numeru seryjnego bezpośrednio u
producenta lub jego przedstawiciela.
 Dostęp do najnowszych sterowników i uaktualnień na stronie producenta
zestawu realizowany poprzez podanie na dedykowanej stronie internetowej
producenta numeru seryjnego lub modelu serwera – do oferty należy
dołączyć link strony.
Zasilacz awaryjny
System operacyjny
System bazodanowy
Gwarancja
Typu Tower o mocy minimum 1500VA - 865 Wat, technologia Line Interactive
umożliwiający zasilenie serwera przy zaniku napięcia.
Czas podtrzymania przy prędkości 50% / 100%: 12 minut /3 minuty
Złącza – co najmniej: 5x C13, 1x USB, 1xRJ45
Gwarancja minimum 2 lata
Zainstalowany system operacyjny umożliwiający prawidłową pracę serwera oraz
systemu EZD.
Zainstalowany system bazodanowy umożliwiający prawidłową pracę systemu
EZD.
Trzy lata gwarancji producenta realizowanej w miejscu instalacji sprzętu, z
czasem reakcji do następnego dnia roboczego od przyjęcia zgłoszenia, możliwość
zgłaszania awarii w trybie 24x7x365. W przypadku awarii, dyski twarde pozostają
własnością Gminy Brzeźnica.
Firma serwisująca musi posiadać ISO 9001:2000 na świadczenie usług
serwisowych
oraz
posiadać
autoryzacje
producenta
serwera.
Na etapie podpisywania umowy z Wykonawcą, załącznikiem do umowy będzie
oświadczenie producenta serwera, że w przypadku nie wywiązywania się z
obowiązków gwarancyjnych oferenta lub firmy serwisującej, przejmie na siebie
wszelkie zobowiązania związane z serwisem.
6.14 Skaner – 1 sztuka - dostawa i instalacja do siedziby Urzędu Gminy Brzeźnica.
Komponent
Klasa skanera
Obszar zastosowań
Typ skanera
Element światłoczuły
Optyczna rozdzielczość skanowania
Głębia koloru
Zewnętrzna głębia skanowania
Przyciski szybkiego dostępu
Maksymalna prędkość skanowania (mono)
Maksymalna prędkość skanowania (kolor)
Pionowy wymiar obszaru skanowania
Poziomy wymiar obszaru skanowania
Zainstalowane opcje
Złącza zewnętrzne
Obsługiwane systemy operacyjne
Wyposażenie
Gwarancja
Wymagania minimalne
A4
Biurowy
- płaski
- kolorowy
CCD
600 x 600 dpi
48 bit
24 bit
Tak
40 str./min.
40 str./min.
914 mm
216 mm
- ADF (automatyczny podajnik dokumentów) pojemność: 75
arkuszy
- Automatyczny dupleks
USB
Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista, Microsoft
Windows 7, Microsoft Windows Server 2003, Microsoft
Windows Server 2008, MAC OS Xv10.3.9 lub nowsza,
Kabel USB, zasilacz sieciowy, instrukcja instalacji
12 miesięcy gwarancji producenta
FORMULARZ OFERTOWY
Pieczątka Wykonawcy
Miejscowość, data
Nazwa Wykonawcy
NIP
REGON
TELEFON
FAX
E-MAIL
ADRES SIEDZIBY
Oferowana cena
cena brutto:
cena słownie:
Jednocześnie oświadczam, iż akceptuję wszystkie zapisy zapytania ofertowego (zawarte w
szczegółowym opisie zamówienia (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego ) i zobowiązuję się do
wykonania zamówienia zgodnie z wszystkimi zapisami zapytania ofertowego.
(podpis wykonawcy)
WYKAZ ZREALIZOWANYCH WDROŻEŃ SEOD
Lp.
Nazwa i adres
Cena brutto
wykonane
Opis wykonanego zamówienia
Termin realizacji
(od … do )
1.
2.
3.
Jeżeli Oferent polega na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów należy do powyższego wykazu
dołączyć pisemne zobowiązania tych podmiotów do oddania do dyspozycji Oferenta niezbędnych
zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.
………………………………….
(miejscowość i data)
………………………………………………………
(podpis Oferenta)
WYKAZ OSÓB
Składając ofertę w niniejszym zapytaniu ofertowym oświadczamy, że niżej wymienione osoby będą
realizowały przedmiot zamówienia i spełniają wymagania określone w zapytaniu ofertowym:
Lp.
Imię i Nazwisko
(pełniona funkcja lub czynność
w niniejszym zapytaniu)
Doświadczenie
1.
2.
3.
4.
…………………………………
( miejscowość i data )
……………………………………….
( podpis Oferenta )

Zapytanie - zakup i wdrożenie systemu

Transkrypt

Podobne dokumenty

Języki programowania - Tematy projektów w semestrze 2011Z (20

Zestaw oprogramowania do prowadzenia serwisu i marketingu

Załącznik nr 1 do siwz

załącznik nr 1.3: Opis przedmiotu zamówienia Część 3

Załącznik 21 do SWIZ „Dostawa licencji na oprogramowanie oraz

dokument do pobrania

załącznik nr 1.2: Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 1 do SIWZ – Szczegółowa specyfikacja techniczno

Załącznik nr 1 do SIWZ - Szczegółowy opis przedmioyu zamówienia