Proces Planowania Sieci Tematycznej

Proces Planowania
Sieci Tematycznej
www.planetefc.eu
Summary
1. Opis Projektu 1
Uczestniczące gminy
1
2. Seminaria szkoleniowe
3
Pierwsze seminarium szkoleniowe – Programowanie indykatywne 4
Drugie seminarium – Identyfikacja
5
Trzecie seminarium – Sformułowanie
6
Seminarium upowszechniające
7
3. Wpływ i zrównoważenie Projektu Planet
Ten projekt został zrealizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej.
Projekt lub publikacja odzwierciedlają jedynie stanowisko ich autora i Komisja Europejska nie ponosi
odpowiedzialności za umieszczoną w nich zawartość merytoryczną.
8
1 OPIS PROJEKTU
Proces Planowania Sieci Tematycznych ( PLANET) to projekt współfinansowany przez program Europa dla Obywateli (EdO) w ramach poddziałania 2.2.
Projekt był wspierany przez partnerstwo pięciu stowarzyszeń samorządowych
z północy, południa, wschodu i zachodu Europy: Sieci Szwecja-Emilia-Romagna – SERN (IT), Związku Gmin Norrbotten (SE), Prowincji La Coruna (ES),
Związku Miast Polskich (PL) i ALD Verteneglio (HR).
Projekt PLANET może być uważany za trzeci krok w planowaniu i zarządzaniu
projektami sieci tematycznych (poddziałanie 1.2 z programu EdO) po wcześniej zrealizowanych projektach (projekt NTT+ w 2010 roku i projekt MaNTT w
2011), których rolą było przekazanie uczestnikom wytycznych dla optymalizacji strategii oraz narzędzi skutecznego rozwoju i zarządzania projektami. Projekt rozpoczął się od zidentyfikowania podstawowych potrzeb, po pierwsze
podniesienia umiejętności urzędników (m.in. osób zajmujących się współpracą
partnerską) w dziedzinie planowania, formułowania i wdrażania projektów
sieci tematycznych; po drugie, dostarczenie uczestniczącym gminom wspólnej
metodologii planowania wysokiej jakości projektów, zapewniających zbieżność zakładanych celów z ostatecznymi wynikami.
W ramach projektu przeprowadzono szkolenia dla 34 urzędników z 5 państw,
dając uczestnikom szczegółową wiedzę i kompetencje i prowadząc do powstania nowych projektów w ramach sieci tematycznych. Większość uczestniczących samorządów to gminy średniej wielkości. Wyjątek stanowiła grupa „Rozwoju Miejskiego”, która zgromadziła przedstawicieli stolic takich jak
Warszawa i Zagrzeb.
9 z POLSKI
10 ze SZWECJI
Uczestniczące gminy
SZWECJA
Falköping, Mjölby, Arvidsjaur, Norrköping, Linköping Trollhättan, Vänersborg, Piteå, Mölndal, Region Västra Götaland.
HISZPANIA
Ponteceso, Cullaredo, Tordoia, Abegondo, Laracha, Ferrol.
CHORWACJA
Groznjan, Oprtalj, Zagrzeb Buzet, Sosnowiec, Verteneglio.
WŁOCHY
Imola, Borgo S. Lorenzo, Scandiano Traversetolo, Rimini.
5 z CHORWACJI
zn
c
Dąbrowa Górnicza, Leszno, Kielce, Bydgoszcz, Płońsk, Lublin,
Sosnowiec, Warszawa.
4 z WŁOCH
łą
POLSKA
6 z HISZPANII
ie
34
ucze
stnikó
w
W celu wypracowania spójnej strategii planowania przyszłych projektów,
udział w projekcie wymagał obecności wyznaczonych wcześniej osób w całym
procesie, czyli w trzech sesjach szkoleniowych, lub wyznaczenia zastępstwa.
Zgodnie z tymi wytycznymi, cele projektu były następujące:
1. poprawa umiejętności urzędników w celu przygotowania ich do sprostania bardziej złożonym i wymagającym wyzwaniom w zakresie planowania
strategicznego we współpracy z partnerami;
2. dostarczenie uczestniczącym gminom wspólnej metodologii planowania
wysokiej jakości projektów zapewniających zbieżność zakładanych celów
z ostatecznymi wynikami;
3. stworzenie płaszczyzny do budowy sieci wzajemnych kontaktów i współpracy na wielu szczeblach instytucjonalnych.
W celu zapewnienia spójności projektu, po przeanalizowaniu charakteru i
rozmiaru uczestniczących gmin i biorąc pod uwagę fakt, że kontekst lokalny
będzie dyskutowany na szczeblu ponadnarodowym, grupa koordynująca zdefiniowała główne tematy, wokół których powstało 5 grup roboczych:
1
Aktywne starzenie się (aspekty związane z tym tematem: kwestie
związane z dłuższym czasem pracy, zdrowy styl życia, aktywne uczestnictwo osób starszych w życiu społecznym poprzez wolontariat).
2
Lokalne strategie rozwoju obszarów wiejskich (aspekty związane z
tym tematem: promowanie lokalnych produktów, strategie rozwoju
oparte na turystyce, wspieranie przedsiębiorczości wśród rolników).
3
Lokalne strategie rozwoju obszarów miejskich (aspekty związane z
tym tematem: zatrudnienie, nowe umiejętności na potrzeby nowych
zawodów).
4
Polityka kulturalna jako siła napędowa rozwoju lokalnego (aspekty
związane z tym tematem: planowanie i realizacja polityki kulturalnej
na szczeblu lokalnym, wsparcie sektorów i środowisk twórczych).
5
Strategie gospodarowania odpadami (aspekty związane z tym tematem: procesy i koncepcje gospodarowania odpadami, kampanie uświadamiające skierowane do społeczeństwa, innowacyjne wykorzystanie
odpadów).
2 SEMINARIA SZKOLENIOWE
Omawiane kwestie zrealizowano w ramach 3 seminariów szkoleniowych, które dotyczyły w głównej mierze metodologii zarządzania cyklem projektowym
(PCM) z naciskiem na początkowe fazy cyklu projektowego:
1. programowanie indykatywne
2. identyfikacja (określenie)
3. sformułowanie (opracowanie)
Uczestnicy seminariów poznali krok po kroku skutki zarządzania związane
z każdą fazą oraz konkretne warunki niezbędne do skutecznego i wspólnego
zaplanowania i sformułowania projektu.
Można wyróżnić trzy główne cele ścieżki szkoleniowej:
Ñ wypracowanie procesu planowania opartego o Zarządzanie Cyklem Projektu (PCM);
Ñ stworzenie podstawy do wymiany doświadczeń i wypracowanie wspól-
nej propozycji opartej na wytycznych programu Europa dla Obywateli
(EdO);
Ñ promowanie umiejętności menedżerskich potrzebnych do zaprezentowania i wdrożenia 5 projektów w ramach sieci miast.
Seminaria szkoleniowe prowadzone były zgodnie z metodą indukcji opierając się przede wszystkim na doświadczeniach uczestników, które różniły się w
wielu kwestiach: ze względu na pochodzenie uczestników, wielkość gminy czy
kompetencje uczestników.
Istotne znaczenie miał też wysoki poziom interakcji pomiędzy uczestnikami a
moderatorami w celu wymiany doświadczeń i informacji oraz wreszcie, sekwencyjne prowadzenie szkolenia krok po kroku, gdzie każdy wynik opierał się
na analizie i ustaleniach poprzedniego kroku.
Harmonogram projektu zakładał łącznie 4 spotkania: trzy seminaria szkoleniowe oraz seminarium rozpowszechniające jego wyniki.
Pierwsze seminarium szkoleniowe
programowanie indykatywne
W dniach 21–23 lutego 2012 roku, w Poznaniu, w Polsce, odbyło się trzydniowe spotkanie, którego tematem było programowanie indykatywne.
Seminarium podzielone było na 3 części mające na celu wypracowanie jednolitego podejścia do projektu w ramach danej grupy roboczej i zaprezentowanie go pozostałym uczestnikom oraz przedstawicielom lokalnym, w tym na
szczeblu politycznym.
Aby osiągnąć ten przejściowy cel, uczestnicy mieli za zadanie:
Ñ zbudować grupę;
Ñ poznać zarządzanie cyklem projektu;
Ñ ustalić ramy tematyczne.
Pierwszy krok w budowaniu grupy stanowił istotny element tworzący bazę
współpracy podczas wszystkich trzech seminariów, zwłaszcza w celu określenia wspólnych aspektów i cech wyłaniających się z prezentacji.
Drugi krok, będący wprowadzeniem do PCM, był niezbędny do właściwego
zrozumienia słowa „projekt” i jego elementów składowych, takich jak cele, zasoby i czas.
Trzeci krok to wprowadzenie do programowania indykatywnego, i znalezienie
odpowiedzi na trzy kluczowe pytania: Kim jesteśmy? Jakimi doświadczeniami i
zainteresowaniami możemy się podzielić? Nad jakimi problemami możemy pracować
wspólnie?
Ostatni krok, powiązany z prezentacją programu Europa dla Obywateli był
podstawą ustalenia wspólnych ram, wewnątrz których uczestnicy mogli podzielić się swoimi potrzebami i celami, i ostatecznie wypracować wspólne rationale dla całego projektu.
Główne założenia jednolitego pojmowania projektu to:
1. wspólne ramy tematyczne, bazujące na zdolności powiązania różnych potrzeb i doświadczeń związanych z tematem;
2. powinno być wystarczająco WŁĄCZAJĄCE, aby pozwolić każdemu partnerowi na identyfikację z tematem, a jednocześnie wystarczająco WYŁĄCZAJĄCE, aby uniknąć zbyt szerokiego ujęcia zagadnienia;
3. poprzez ustalenie „granic” zagadnienia, Centralny Problem może być wyróżniony i streszczony w rationale danej sytuacji, która ma być rozwiązana.
Uczestnicy opuścili spotkanie z zadaniem do wykonania w swoich gminach.
O P I N I E U C Z E S T N I KÓW
• Dobrze jest porównać różne doświadczenia i poszukać kompromisu.
• Bardzo kształtujące i ciekawe dni.
Drugie seminarium
identyfikacja (określenie)
Drugie seminarium szkoleniowe miało miejsce we Włoszech, w mieście Rimini, w dniach 19–22 marca, a jego tematem przewodnim była druga faza PCM,
identyfikacja. Głównym celem spotkania było wypracowanie wspólnych ram
logicznych w podejściu do problemu i analiza każdego zagadnienia wewnątrz
grup roboczych oparta na problemach i potrzebach, tak, aby naszkicować
wstępną strategię dla potencjalnego projektu w ramach sieci miast.
Pierwszym krokiem była weryfikacja zadań, jakie uczestnicy mieli wykonać na
szczeblu lokalnym po pierwszym seminarium.
Podejście do tematu przewodniego różniło się od pierwszego seminarium.
Trzy kluczowe zadania dla uczestników to: podejście dedukcyjne na podstawie przykładów zaprezentowanych przez uczestników, wspomagana praca
grupowa z udziałem moderatora w każdej grupie, oraz intensywna wymiana
pomiędzy uczestnikami zarówno na sesjach plenarnych jak i w grupach roboczych. Mając na uwadze te założenia, drugim krokiem była faza identyfikacyjnej z pomocą metodologii ram logicznych. Uczestników poproszono o:
1. skoncentrowanie się na głównym problemie do rozwiązania;
2. odniesienie się i analizę różnych przyczyn głównego problemu;
3. zaprojektowanie spójnej strategii opartej na potrzebach.
Innymi słowy, starano się przede wszystkim sprawić, aby uczestnicy przekształcili wspólne rationale w drzewo problemów. To zadanie odpowiadało na
główne pytania związane z fazą identyfikacji: Jakie potrzeby chcemy zaspokoić?
Dla jakich celów i rezultatów powinniśmy pracować? Jak je zweryfikujemy?
Trzeci krok polegał na zmianie każdego problemu wyróżnionego w drzewie
problemów w pozytywne osiągnięcie, a następnie sformułowaniu jasnej i spójnej strategii zawierającej definicje szczegółowych celów i wyróżniającą rzeczywiste oczekiwane rezultaty. W tym celu, mając na uwadze perspektywę odpowiadania na potrzeby, uczestnikom zasugerowano trzy założenia:
1. każdy cel może być osiągnięty poprzez różne działania, podejścia i z użyciem różnych narzędzi;
2. każdy rodzaj działania jest właściwy i odpowiedni dla określonego rezultatu;
3. wszystkie działania są spójne z założeniami programu Europa dla Obywateli.
Uczestnicy po raz kolejny wrócili do swoich samorządów mając do wykonania dwa zadania: po pierwsze, uporządkować treści wypracowane w trakcie
seminarium we wspólny format, wyróżniając strategię, działania i możliwych
uczestników. Po drugie, zweryfikować czy temat przewodni, zorganizowany
w sposób bardziej szczegółowy, jest nadal spójny z lokalnymi działaniami politycznymi, i zacząć budować lokalną sieć projektu z odpowiednimi podmiotami.
O P I N I E U C Z E S T N I KÓW
• Zawartość (sesji plenarnych) była bardzo cenna.
• Koordynatorzy w grupach roboczych spisali się bardzo dobrze.
• Krótsze sesje plenarne, więcej czasu dla grup roboczych.
• Program Europa dla Obywateli został szczegółowo wyjaśniony.
• Szkoda, że program Europa dla Obywateli nie przewiduje większej ilości
środków finansowych: mniejsze gminy mają trudności z pokryciem dodatkowych kosztów.
Trzecie seminarium
sformułowanie (opracowanie)
Celem trzeciego seminarium, które odbyło się w La Coruna w Hiszpanii w
dniach 5–7 czerwca 2012, było omówienie i ocena wykonalności i trwałości założeń projektu oraz próba ostatecznego sformułowania działań i
oczekiwanych wyników, jak również zaproponowanie wspólnych kryteriów i wytycznych do oceny i rozpowszechnienia tych wyników oraz dalszych działań na ich podstawie. To ogólne zadanie może być rozumiane
jako trzecia faza PCM, czyli sformułowanie. Przez sformułowanie należy
rozumieć proces dopasowania swojej idei projektu do wymagań organizacji finansującej (w tym przypadku EACEA w imieniu Komisji Europejskiej). Można wyróżnić kluczowe pytania charakterystyczne dla tej fazy:
Jakie działania będą spójnie służyć do osiągnięcia celów? Jak, kiedy i gdzie należałoby
je zorganizować?
Seminarium przewidywało wdrożenie czterech kroków w celu wypracowania
wspólnego projektu:
1. weryfikacja najlepszych osiągnięć i warunków stanowiących podstawę do
jego sformułowania;
2. analiza formularza wniosku programu Europa dla Obywateli;
3. wyróżnienie najistotniejszych treści, które powinny znaleźć się w każdej
części wniosku;
4. zdefiniowanie i podział zadań niezbędnych do ostatecznego sformułowania projektu.
Pierwszy krok miał na celu stwierdzenie, co zostało osiągnięte i udostępnione,
by następnie wypracowywać zgodność co do celów, wyników i działań proponowanych w projekcie i przy udziale lokalnych podmiotów.
Krok drugi i trzeci to analiza wniosku programu Europa dla Obywateli. Aby
pomóc uczestnikom w wypełnieniu wniosku, szczególną uwagę zwrócono na
4 słowa kluczowe.
Program prac musi być:
Ñ odpowiedni – odpowiadający celom i priorytetom programu Europa dla
Obywateli;
Ñ stosowny – metodologicznie spójny i uczestniczący;
Ñ skuteczny – zdolny do wywarcia wpływu i dokonania zmian;
Ñ zrównoważony – zdolny do wywarcia długofalowego wpływu i dalszego
rozwoju.
Ważnym zadaniem dla uczestników była ostateczna weryfikacja informacji
zebranych podczas trzech seminariów i podział zadań w celu przygotowania
się do złożenia wniosku. Wyróżniono trzy niezbędne elementy: ustalenie, kto
będzie koordynował proces formułowania, określenie, która gmina będzie liderem projektu i wnioskodawcą; weryfikacja wniosku i skupienie się na rezultatach do osiągnięcia w każdej z jego części; podział zadań między wszystkich
partnerów oraz wskazanie, kiedy i jak każde zadanie powinno zostać wykonane.
O P I N I E U C Z E S T N I KÓW
• Znaczna poprawa w porównaniu do ostatniego seminarium w Rimini.
• Podobał mi się sposób połączenia całego cyklu projektu: na ostatnim
seminarium zrozumiałem/am też lepiej wiadomości z poprzednich seminariów.
• Będę praktykować tę wiedzę w przyszłości.
Seminarium upowszechniające wyniki projektu
Seminarium upowszechniające odbyło się 25 października w Brukseli z udziałem przedstawicieli Komisji Europejskiej, EACEA i biur regionalnych.
Szczególną uwagę zwrócono na wyjaśnienie metod i narzędzi szkoleniowych
oraz prezentację doświadczeń uczestników.
Burza mózgów podczas spotkania z przedstawicielami EACEA stanowiła
ważny moment dyskusji i refleksji dotyczącej sieci tematycznej i innych kilku
kwestii, takich jak główne wyzwania napotykane przez uczestników procesu
planowania; skuteczne dopasowanie Zarządzania Cyklem Projektu / ram logicznych do formularza wniosku i kryteriów oceny; elementy czyniące sieć tematyczną udanym projektem; rola DG COMM, EACEA i stowarzyszeń władz
lokalnych oraz sieci europejskich w poprawie jakości projektów w ramach programu Europa dla Obywateli.
3
PŁYW i ZRÓWNOWAŻENIE
W
projektu PLANET
Projekt miał istotny wpływ zarówno na tworzenie sieci wśród gmin uczestniczących w programie, jak i na szczeblu lokalnym, z udziałem zainteresowanych stron.
W szczególności można wyróżnić:
Ñ wzrost wiedzy o Programie Europa dla Obywateli;
Ñ wspólne i powtarzalne podejście metodologiczne do skutecznego planowania projektu sieci tematycznej;
Ñ poprawa umiejętności kierowania różnymi fazami procesu;
Ñ wspólne kryteria i wytyczne wspierające „ocenę”, „dalszy ciąg” i „rozpowszechnianie” jako kluczowe elementy waloryzacji osiągnięć projektu i
nauki na podstawie doświadczenia;
Ñ zwiększenie partnerstwa ponadnarodowego, inicjatyw i propozycji projektów w ramach sieci.
Dzięki sekwencyjnemu podejściu do fazy planowania PCM oraz działań prowadzonych na szczeblu lokalnym pomiędzy każdym seminarium, uczestnicy
mieli więcej możliwości tworzenia i rozwijania zrównoważonych sieci, które
doprowadziły do złożenia 5 projektów w ramach sieci miast w dniu 1 września
2012 r. (po jednym projekcie z każdej grupy roboczej PLANET). Wyniki selekcji
zostały opublikowane na stronie EACEA 3 grudnia. Trzy z pięciu złożonych
projektów otrzymały dofinansowanie.
NAZWA projektu
Cele
Spodziewane rezultaty
Uczestnicy
AGE
Active Generation
Exchange
Wymiana Aktywnego
Pokolenia
Wspomaganie
aktywnego starzenia
się poprzez wzrost
integracji społecznej
osób starszych.
• Wzrost udziału osób starszych.
• Poprawa współpracy
pomiędzy lokalnymi władzami i
organizacjami.
• Wspomagany dialog
międzypokoleniowy.
Buje (HR); Culleredo (ES);
Dąbrowa Górnicza (PL);
Falköping (SE); Imola (IT);
Piteå (SE); Ponteceso (ES)
RAISED
Rural innovative
sustainable
development
Innowacyjny
zrównoważony rozwój wsi
Wparcie dla rozwoju
obszarów wiejskich,
zmniejszenie
emigracji i
bezrobocia, wzrost
atrakcyjności
gmin, aby lepiej
wykorzystać ich
potencjał.
• Wzrost regionalnych umiejętności
marketingowych wśród
zainteresowanych podmiotów
lokalnych.
• Stworzenie nowych możliwości dla
młodzieży w sektorze wiejskim.
• Dostarczenie przykładów
najlepszych praktyk dla lokalnych
działań politycznych.
Portole (HR); Borgo San Lorenzo (IT);
Grisignana (HR); Tordoia (ES); Mjölby (SE); A Laracha (ES); Xaghra (MT)
EUC4BIZ
European cities
network for business
friendly environment
Sieć miast europejskich
na rzecz środowiska
przyjaznego dla biznesu
Stworzenie warunków
dla wzrostu
ekonomicznego na
obszarach miejskich i
bardziej przychylnego
klimatu dla
przedsiębiorczości.
• Wymiana kompetencji we
wspieraniu przedsiębiorczości.
• Stworzenie zestawu wytycznych
promujących przedsiębiorczość.
• Stworzenie długotrwałej
współpracy pomiędzy członkami
sieci.
Bydgoszcz (PL); Ferrol (ES); Kielce (PL);
Norrkoping (SE); Warszawa (PL); Zagrzeb (HR)
ENCULD
European network
on culture and
local development
Europejska sieć kultury i
rozwoju lokalnego
Nadanie priorytetu
polityce kulturalnej w
kontekście lokalnym
poprzez pogłębienie
dwóch strategicznych
aspektów partnerstwa:
związku kultury i
turystyki oraz rozwoju
lokalnego przemysłu
kreatywnego.
• Wzrost priorytetu w działaniach
politycznych.
• Działania kulturalne lepiej
dostosowane do potrzeb
obywateli.
• Poprawa współpracy pomiędzy
wydziałami gminy.
• Poprawa warunków dla działań
przedsiębiorczych na polu
kultury.
Arts Council England
(Newcastle upon Tyne);
Buzet (HR); Cieszyn (PL); Linköping (SE); Płońsk (PL); Scandiano (IT); Trollhättan (SE);
Vänersborg (SE)
ECOWAS
Raising awareness
for eco-friendly
behaviours in
waste collection
practices
Wzrost świadomości
na rzecz działań
ekologicznych w zbiórce
odpadów
Promocja wspólnych
wartości i strategii
poprzez zrównoważenie
zarządzania
odpadami jako część
dobrobytu obywateli
europejskich. Wzrost
zachowań przyjaznych
dla środowiska
poprzez recykling
i ponowne użycie
poprzez wzajemne
oddziaływanie i udział
obywateli europejskich.
• Pogłębienie wiedzy o dobrych
strategiach zarządzania
odpadami.
• Wzrost procentowy pozyskiwania
posegregowanych odpadów,
recyklingu i ponownego użycia.
• Wzrost motywacji do działań
przyjaznych dla środowiska
wśród obywateli Europy.
Abegondo (ES); Lublin (PL); Mölndal (SE); Travesetolo (IT);
Sosnowiec (PL)
Partnerzy zaangażowani w projekt
Sieć Szwecja Emilia Romagna (Włochy)
Nicola Catellani (koordynator projektu), Laura Avanzi
Związek Gmin Norrbotten (Szwecja)
Anita Lindfors
Prowincja La Coruna (Hiszpania)
Cruz Bamonde
LDA Verteneglio (Chorwacja)
Elena Bernich
Związek Miast Polskich (Polska)
Katarzyna Paczyńska
Konsultanci: Gabriele Diviso, Gonzalo Santamaria Cisneros
Strona internetowa i portale społecznościowe: Luca Lombardi
Projekt graficzny publikacji: il bozzetto di patriza cella
ISBN: 978-88-904878-3-5