plik pdf

Załącznik nr 3 do SIWZ
(Załącznik do umowy)
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ)
ZLECENIODAWCA: Województwo Kujawsko-Pomorskie, ul. Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń.
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
1. Stworzenie rowerowego serwisu tematycznego w ramach portalu turystycznego visitkujawskopomorskie.pl uruchomionego najpóźniej do 30 kwietnia 2014 roku. Zadaniem serwisu ma być
promocja szlaku rowerowego.
1.1.Serwis internetowy powinien zostać przygotowany w oparciu o Content Management
Systems (CMS) oraz powinien zostać wykonany w standardzie umożliwiającym
korzystanie z serwisu w telefonach komórkowch z ekranem dotykowym, tabletach i innych
urządzeniach przenośnych.
1.2. Wykonanie layoutu serwisu internetowego na podstawie wytycznych przekazanych
przez zamawiającego. Layout obejmuje opracowanie projektu strony głównej oraz
podstron serwisu.
1.3. Wdrożenie aplikacji bazodanowej pracującej w środowisku: PHP, MySQL, Apache.
1.4. Możliwość integracji treści z portalami społecznościowymi.
1.5. Stworzenie newslettera.
1.6. Wdrożenie i konfiguracja serwisu na serwerze Zamawiającego.
1.7. Opracowanie dokumentacji technicznej dla administratora serwisu oraz instrukcji
stanowiskowej użytkowania aplikacji dla redaktora serwisu.
1.8. Szkolenie redaktora serwisu z zakresu obsługi aplikacji.
1.9. Wprowadzenie do serwisu wszystkich powierzonych przez Zamawiającego tekstów i
innych materiałów tekstowych (w tym plików do pobrania). W tym korekta techniczna i
redakcja tekstów. Obróbka i wprowadzenie do serwisu wszystkich powierzonych
materiałów fotograficznych. Ilość materiałów obejmie max. 20 podstron serwisu.
1.10. Podstawowe elementy funkcjonalności systemu CMS:
• Dynamiczne tworzenie struktury serwisu.
• Dodawanie, usuwanie i edytowanie nieograniczonej liczby rekordów z poziomu
modułu administracyjnego.
• Definiowanie kolejności prezentowania poszczególnych elementów struktury
serwisu oraz rekordów na stronie serwisu.
• Dodawanie do każdego rekordu załączników w postaci plików tekstowych,
plików PDF, arkuszy kalkulacyjnych etc.
• Tworzenie galerii z nieograniczoną liczbą zdjęć oraz publikacji materiałów
multimedialnych (mp3 i video).
• Wprowadzanie wszystkich plików, z poziomu modułu administracyjnego, tj.
bez potrzeby ich wgrywania z wykorzystaniem dostępu typu FTP, SFTP lub
SSH.
• Nadawanie uprawnień do zarządzania serwisem administratorom (redaktorom).
• Monitorowania oglądalności poszczególnych podstron serwisu.
2. Organizacja imprez otwarcia rowerowego szlaku turystycznego w województwie kujawskopomorskim, w czterech miastach: Toruń, Bydgoszcz, Grudziądz, Włocławek. Impreza ma
charakter rekreacyjny i w każdym z miast odbędzie się wg tego samego scenariusza w tym
samym terminie tj. 10 maja 2014 r. Impreza otwarcia w każdym z miast będzie się składała
z dwóch części: rajdu rowerowego (w godzinach 11.00 – 13.00) oraz pikniku promocyjnego
(w godzinach 13.00-18.00).
2.1 W ramach organizacji rajdu w każdym z miast zadaniem Zleceniobiorcy będzie:
2.1.1. Opracowanie oraz wdrożenie koncepcji formuły wydarzeń otwarcia szlaku
rowerowego, stanowiącej element oferty złożonej przez Zleceniobiorcę.
2.1.2 Opracowanie koncepcji i realizacja kampanii promocyjnej (w tym działania PR),
której celem będzie zapewnienie uczestnictwa minimum 4000 uczestników rajdu
we wszystkich czterech miastach. W tym opracowanie niezbędnych do promocji rajdu
projektów graficznych reklam, zakup emisji oraz powierzchni reklamowych. Założenia
komunikacyjne do kampanii znajdują się w załączniku nr 7 do SIWZ.
2.1.3 Opracowanie szczegółowych tras rajdu przy uwzględnieniu przebiegu szlakiem
rowerowym wzdłuż Wisły oraz lokalizacji miejsc rozpoczęcia i zakończenia
zaproponowanych przez Zleceniodawcę tj. Bydgoszcz: start – okolice ul. Fordońskiej i
Fabrycznej, meta – ul. Fordońska - tor regatowy; Toruń: start – Zespół Szkół nr 28 przy
ulicy Przy Skarpie 13, meta – bulwary nad Wisłą; Włocławek start - Uzdrowisko Wieniec
Zdrój, meta – bulwary nad Wisłą; Grudziądz: start - parking na skrzyżowaniu ulic Szosa
Toruńska/Mazowiecka (os. Mniszek) meta: bulwary nad Wisłą. Zleceniodawca zastrzega
sobie możliwość zmiany miejsc startu i mety. Zleceniobiorca może przedstawić
zleceniobiorcy inne propozycje miejsc rozpoczęcia i zakończenia rajdu. 2.1.4. Zapewnienie
wymaganych prawem pozwoleń i dokumentów umożliwiających organizację każdego
rajdu rowerowego (zgodnie z kodeksem ruchu drogowego i innymi aktami prawnymi).
2.1.5. Ubezpieczenie uczestników rajdu (OC i NNW).
2.1.6. Opracowanie regulaminu uczestnictwa w rajdzie zgodnie z wytycznymi
przekazanymi przez Zleceniodawcę. Zleceniodawca zastrzega prawo do zatwierdzenia
regulaminu przed jego publikacją.
2.1.7. Stworzenie systemu rejestracji uczestników rajdu za pośrednictwem Internetu oraz w
wyznaczonych punktach rejestracyjnych uzgodnionych z Zleceniodawcą. Serwis musi mieć
możliwość wygenerowania listy uczestników wszystkich rajdów. Zapewnienie ochrony
danych i informacji o uczestnikach w sposób zgodny z prawem.
2.1.8. Dostarczenie po zakończeniu imprez 3 egzemplarzy zbindowanej listy wszystkich
uczestników rajdów.
2.1.9. Wdrożenie bazy e-maili uczestników do newslettera zamieszczonego w serwisie
internetowym szlaku.
2.1.10. Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom rajdu poprzez zapewnienie zespołów
ratowników medycznych (minimum jedna karetka zamykająca grupę rajdu z
dwuosobowym patrolem ratowniczym oraz dwuosobowy patrol ratowniczy wśród
uczestników rajdu) oraz organizację (oznakowanej) służby porządkowej podczas rajdu
wyposażonej w łączność radiową, minimum 1 osoba na 100 uczestników rajdu.
Wyznaczenie osoby do spraw kontaktu z policją oraz innymi służbami porządkowymi wraz
z zapewnieniem mobilnego nagłośnienia do przekazywania komunikatów uczestnikom
rajdu.
2.1.11.Dystrybucja gadżetów i publikacji będących w posiadaniu Zleceniodawcy (tj. 8
rowerów; 100 kasków rowerowych, 200 bidonów, 1000 koszulek, 10 000 opasek
odblaskowych, 1000 kamizelek odblaskowych, 4000 smyczy, 4000 publikacji
promocyjnych, 4000 map. Podane ilości publikacji oraz gadżetów są orientacyjne. Sposób
dystrybucji materiałów promocyjnych, zaproponowany w Koncepcji, zostanie uzgodniony
z zamawiającym.
2.1.12. Wykonanie dwóch rodzajów naklejek informacyjnych (wym.70x40mm i
120x30mm) oraz zamieszczenie ich na przeznaczonych do dystrybucji publikacjach.
2.1.13. Opracowanie regulaminów konkursów promocyjnych. Zleceniodawca zastrzega
sobie prawo zatwierdzenia regulaminu przed jego publikacją.
2.1.14. Oznaczenie miejsca rozpoczęcia i zakończenia rajdu w każdym z czterech miast tj.
miejsce rozpoczęcia - namiot informacyjny z grafiką/banerami z logo szlaku na dwóch
zewnętrznych ścianach i brama pneumatyczna z banerem z logo szlaku; miejsce
zakończenia – brama pneumatyczna z banerem/grafiką logo szlaku. Zapewnienie obsługi
informacyjnej w miejscu rozpoczęcia i zakończenia rajdu. Podstawą do tworzonych
projektów winna być Księga identyfikacji wizualnej, stanowiąca załącznik nr 8 do SIWZ
oraz projekty graficzne powinny nawiązywać do materiałów promocyjnych szlaku
zamieszczonych na stronie www.wtr.visitkujawsko-pomorskie.pl.
2.1.15. Organizacja dystrybucji promocyjnych pakietów startowych przed rajdem oraz
w miejscu rozpoczęcia rajdu. Pakiet startowy powinien otrzymać każdy uczestnik rajdu.
Pakiet będzie obejmował dostarczone przez Zleceniodawcę materiały tj. publikację, mapę,
smycz, opaskę odblaskową oraz wykonane przez Zleceniobiorcę naklejki startowe i kupon
na posiłek regeneracyjny.
2.1.16. Zleceniobiorca zapewni posiłek regeneracyjny (grochówka 350 g, bułka pszenna
zwykła, woda niegazowana 0,5 l) dla uczestników rajdów oraz zapewni miejsca i
odpowiednią liczbę osób do sprawnej dystrybucji posiłków.
2.2. W ramach organizacji pikniku promocyjnego w każdym z miast zadaniem Zleceniobiorcy
będzie:
2.2.1 Zapewnienie niezbędnych prawem uzgodnień i zezwoleń, sprzątanie terenu i
ubezpieczenia OC, jak i zabezpieczenie zaplecza sanitarno higienicznego, ochrony oraz
sprzętu gaśniczego. Wyznaczenie osoby do spraw kontaktu z policją oraz innymi służbami
porządkowymi. Piknik będzie sie odbywał w godzinach od 13.00 do 18.00 w pobliżu
miejsca zakończenia rajdu. Rekomendowane miejsca to: Bydgoszcz Fordońska tor
regatowy, Toruń – bulwary nad Wisłą, Włocławek - bulwary nad Wisłą, Grudziądz bulwary nas Wisłą. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmiany miejsc startu i mety.
Zleceniobiorca może przedstawić Zleceniodawcy inne propozycje miejsc rozpoczęcia i
zakończenia rajdu.
2.2.2. Zapewnienie sceny o wymiarach ok. 5x5 m/ 8,5x6 m (lub zbliżone) z zadaszeniem
oraz nagłośnieniem wraz z pełną obsługą techniczną.
2.2.3. Wykonanie (projekt graficzny i druk), montażu i demontażu na scenie baneru /siatki
z grafiką promocyjną szlaku. Rozmiar banera/siatki powinien być dostosowany do
wymiarów sceny tj. powinien zakrywać całą tylną ścianę sceny. Podstawą do tworzonych
projektów winna być Księga identyfikacji wizualnej, stanowiąca załącznik nr 8 do SIWZ
oraz projekty graficzne powinny nawiązywać do materiałów promocyjnych szlaku
zamieszczonych na stronie www.wtr.visitkujawsko-pomorskie.pl.
2.2.4. Zapewnienie osoby prowadzącej na scenie, opracowanie oraz realizacja programu
atrakcji na scenie w godzinach trwania pikniku (występy zespołów, konkursy dla dzieci).
Program powinien mieć charakter promocyjny (promocja szlaku rowerowego) i
edukacyjny, z wykorzystaniem np. zasad bezpiecznego poruszania się na drodze. Program
zakładać może np. obecność Wojewódzkich Ośrodków Ruchu Drogowego, straży pożarnej
czy policji. Scenariusz i program, zaproponowane w Koncepcji, powinny zostać
zatwierdzone przez Zleceniodawcę.
2.2.5. Zapewnienie bezpłatnych miejsc na stoiska dla wystawców pikniku oraz stworzenia
płatnej możliwości przyłącza prądu do stoiska oraz odpłatnej możliwości wypożyczenia
namiotów (namioty ekspresowe o powierzchni min. 9 m2 każdy) dla wystawców.
Rekrutację wystawców pikniku zorganizuje Zleceniodawca w porozumieniu ze
Zleceniobiorcą. Maksymalna liczba wystawców to 30 stoisk w każdym z miast. Stoiska
powinny być kompletnie przygotowane, aby wystawcy mogli je zająć dla celów
promocyjnych. Zleceniobiorca zobowiązuje się do montażu oraz demontażu miejsc dla
wystawców.
2.2.6. Udostępnienie Zleceniodawcy miejsca na stoisko promocyjne oraz jednego namiotu
w każdym z miast (łącznie 4 namioty o powierzchni min. 9 m2 każdy).
2.2.7. Stworzenie możliwości promocji podczas pikniku dla partnerów projektu i innych
wystawców (zapewnienie przyłączy prądu do balonów i ekspozycja banerów
reklamowych).
3. Przygotowanie kampanii internetowej promującej serwis internetowy szlaku:
Cel - zwiększenie liczby użytkowników serwisu. Zasięg kampanii to województwo
kujawsko-pomorskie. Czas trwania kampanii od 1 do 31 maja 2014 r. Typ kampanii SEM
(promocja w wyszukiwarkach internetowych) zrealizowana w modelu PPC ( Pay per Click
– płatność za kliknięcie).