regulamin wystawiania i pzresyłania faktur w formie

REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR
W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
§1
Podstawa prawna
Podstawą prawną przesyłania faktur w formie elektronicznej jest Rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 20.12.2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej,
zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi
kontroli skarbowej - Dz. U. z 2012 r., poz. 1528, zwane dalej ”Rozporządzeniem”.
§2
Definicje
Użyte w regulaminie wyrażenia oznaczają:
a) Klient – odbiorca faktury w formie elektronicznej,
b) BODiE – wystawca faktury w formie elektronicznej,
c) Akceptacja – zgoda udzielona przez Klienta BODiE na wystawianie i przesyłanie
faktur w formie elektronicznej.
§3
Przesyłanie faktur w formie elektronicznej
1. BODiE przesyła faktury w formie elektronicznej, gwarantując integralność ich treści
poprzez zapisanie w zabezpieczonym przed edycją pliku PDF oraz autentyczność
pochodzenia
faktury
poprzez
identyfikację
nadawcy
w
nagłówku
wiadomości
pocztowej „BODiE [[email protected]]" oraz tematem "efaktura data RRRR-MM-DD
numer faktury".
2. Formatem faktury elektronicznej jest PDF (Portable Document Format).
3. Do podglądu oraz weryfikacji przesłanej faktury służy bezpłatne oprogramowanie
Adobe Acrobat Reader, które Klient pobierze i zainstaluje we własnym zakresie.
Oprogramowanie dostępne na stronie http://get.adobe.com/reader/.
4. W celu spełnienia obowiązku zapewnienia czytelności faktur przez okres jej
przechowywania
w
formacie
przechowywane
one
będą
w
i
treści
wersji
jednokładnej
papierowej,
z
przesłaną
skatalogowane
do
klienta,
według
dat
wystawienia.
5. Za dzień doręczenia faktury w formie elektronicznej BODiE uważa następny dzień
roboczy po dniu wystawienia faktury w systemie informatycznym Spółki.
§4
Akceptacja i cofnięcie akceptacji na otrzymywanie faktur elektronicznych
1.
Faktury mogą być przesyłane, w formie elektronicznej po uzyskaniu poprawnie
wypełnionej "Akceptacji faktur w formie elektronicznej" od Klienta.
2.
Akceptację o której mowa w § 4 pkt. 1 Klient może złożyć poprzez przesłanie
przesyłką listową na adres Spółki, pocztą elektroniczną lub faksem.
3.
Podając w Akceptacji adres poczty elektronicznej, Klient oświadcza, że jest
posiadaczem tego adresu. BODiE nie ponosi odpowiedzialności za udostępnianie
osobom
trzecim
adresu
poczty
elektronicznej,
ani
za
działania
operatorów
internetowych.
4.
Klient może zmienić adres poczty elektronicznej, na który mają być przesyłane
faktury w formie elektronicznej, poprzez ustną, elektroniczną zmianę adresu lub
wypełnienie i przesłanie wniosku o „Zmianę adresu e-mail dostarczania e-faktury”.
5.
Akceptacja nie wyłącza prawa BODiE do wystawiania i przesyłania faktur w formie
papierowej.
6.
Klient jest uprawniony do wycofania Akceptacji.
7.
Sposób postępowania z wycofaniem Akceptacji jest adekwatny do sposobu złożenia
Akceptacji na otrzymywanie faktury elektronicznej. Wycofanie Akceptacji można
złożyć również za pomocą wniosku „Wycofanie akceptacji e-faktury”.
8.
W przypadku cofnięcia Akceptacji przez Klienta BODiE traci prawo do przesyłania
temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej w terminie do 30 dni od dnia
otrzymania powiadomienia od Klienta o cofnięciu Akceptacji.
§5
Wyjątki od zachowania faktury w formie elektronicznej
1. W przypadku braku powiadomienia BODiE przez Klienta, o zmianie adresu e-mail,
wszelka korespondencja kierowana na dotychczasowy adres e-mail jest uważana za
prawidłowo doręczoną i wywołuje wszelkie skutki prawne.
2.
BODiE zastrzega sobie możliwość zawieszenia świadczenia usługi przesyłania faktur
w formie elektronicznej w przypadku zaistnienia siły wyższej lub innych przesłanek, o
czym BODiE poinformuje Klienta drogą pisemną.
Zał. nr 1
ZMIANA ADRESU E-MAIL DOSTARCZANIA E-FAKTURY
Bankowy Ośrodek
Doradztwa i Edukacji Sp. z o.o.
ul. Mielżyńskiego 20
61-725 Poznań
Imię i nazwisko/nazwa firmy*
............................................................................................................................
............................................................................................................................
Adres zamieszkania/siedziba
............................................................................................................................
............................................................................................................................
ZMIANA* – należy wpisać aktualny adres email, pod który będzie przesyłana
elektroniczna faktura
Adres E–MAIL
Telefon kontaktowy
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
* pola obowiązkowe
Akceptuję wystawianie i przesyłanie faktury w formie elektronicznej przez Bankowy Ośrodek
Doradztwa i Edukacji Sp. z o.o. zgodnie z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. w
sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu
udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej - Dz. U. z 2012 r., poz.
1528 oraz obowiązującym w Bankowym Ośrodku Doradztwa i Edukacji Sp. z o.o. Regulaminem
wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej.
Przyjmuję do wiadomości, iż zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (tj.: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) Administratorem moich danych
osobowych zawartych we wniosku jest Bankowy Ośrodek Doradztwa i Edukacji Sp. z o.o. z siedzibą
w Poznaniu przy ul. Mielżyńskiego 20. Potwierdzam, iż zostałam/-em poinformowana/-y o prawie
dostępu do treści tych danych oraz ich poprawiania.
Oświadczam, że zapoznałam/-em się z Regulaminem przesyłania faktur w formie elektronicznej.
Data i podpis Klienta
Zał. nr 2
WYCOFANIE AKCEPTACJI E -FAKTURY
Bankowy Ośrodek
Doradztwa i Edukacji Sp. z o.o.
ul. Mielżyńskiego 20
61-725 Poznań
Imię i nazwisko/nazwa firmy*
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Adres zamieszkania/siedziba*
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Adres E-MAIL*
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Telefon kontaktowy*
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
*pola obowiązkowe
Cofam akceptację na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej przez Bankowy
Ośrodek Doradztwa i Edukacji Sp. z o.o.
Data i podpis Klienta