Zasady powiadamiania mieszkańców

Zielonkowskie Forum SamorzÄ…dowe
Zasady powiadamiania mieszkaÅ„cÃłw
Autor: Grzegorz Grabowski
25.07.2011.
Zapraszamy do konsultacji projektu zarzÄ…dzenia w sprawie ustalenia zasad powiadamiania
mieszkaÅ„ców miasta Zielonka o sprawach realizowanych przez UrzÄ…d Miasta i inne jednostki
organizacyjne miasta Zielonka. Uwagi, wnioski, opinie, sugestie dotyczÄ…ce projektu zarzÄ…dzenia
naleÅźy zgÅ‚aszać pocztÄ… elektronicznÄ… na adres [email protected] oraz
[email protected] do dnia 22 lipca 2011 r. NadesÅ‚ane sugestie bÄ™dÄ… wziÄ™te pod
uwagę przy formułowaniu treści zarządzenia.
Zasady powiadamiania mieszkaÅ„ców miasta Zielonka o sprawach realizowanych przez UrzÄ…d Miasta i
jednostki organizacyjne miasta Zielonka
§1
Ilekroć w „Zasadach” jest mowa o:
1. Burmistrzu - naleÅźy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Zielonka;
2. UrzÄ™dzie – naleÅźy przez to rozumieć UrzÄ…d Miasta Zielonka;
3. jednostkach organizacyjnych miasta – naleÅźy przez to rozumieć wszystkie jednostki
organizacyjne miasta Zielonka;
4. sprawach interesujÄ…cych spoÅ‚eczność lokalnÄ… – naleÅźy przez to rozumieć:
a. sprawy, o których zgodnie z odrÄ™bnymi przepisami istnieje obowiÄ…zek podawania informacji do
publicznej wiadomości,
b. sprawy, o których informacje, pomimo braku obowiÄ…zku, powinny być Å‚atwo dostÄ™pne dla
zainteresowanych ze wzglÄ™du na ich znaczenie dla ogóÅ‚u mieszkaÅ„ców lub róÅźnych ich grup;
5. osobach zarzÄ…dzajÄ…cych – naleÅźy przez to rozumieć kierowników jednostek
organizacyjnych gminy oraz naczelników wydziaÅ‚ów w UrzÄ™dzie Miasta Zielonka.
§2
Odpowiedzialność
1. Za wÅ‚aÅ›ciwe powiadamianie mieszkaÅ„ców miasta Zielonka o dziaÅ‚aniach podejmowanych
przez jednostkÄ™ organizacyjnÄ… miasta, a w przypadku naczelników wydziaÅ‚ów o sprawach UrzÄ™du
odpowiedzialne sÄ… osoby zarzÄ…dzajÄ…ce.
2. Osoby zarządzające z własnej inicjatywy podejmują działania mające na celu
informowanie mieszkaÅ„ców gminy o dziaÅ‚aniach ich organów. Osoby zarzÄ…dzajÄ…ce kaÅźdorazowo
decydujÄ… o formie i sposobie informowania mieszkaÅ„ców miasta Zielonka o podjÄ™tym dziaÅ‚aniu.
http://www.forumzielonka.org.pl
Kreator PDF
Utworzono 7 March, 2017, 15:17
Zielonkowskie Forum SamorzÄ…dowe
§3
Sposoby informowania mieszkaÅ„ców o dziaÅ‚aniach podejmowanych przez UrzÄ…d i jednostki
organizacyjne miasta Zielonka
1. Podstawowymi sposobami informowania sÄ…:
a) strona internetowa Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) Urzędu i strony podmiotowe BIP
jednostek organizacyjnych miasta,
b) strona internetowa Urzędu,
c) internetowa telewizja miasta Zielonka,
d) oficjalny profil miasta Zielonka na portalach społecznościowych,
e) miejskie tablice ogłoszeniowe oraz tablice informacyjne w Urzędzie i jednostkach
organizacyjnych miasta,
f) otwarte spotkania Burmistrza z mieszkańcami miasta Zielonka,
g) umówione spotkania indywidualne Burmistrza z interesantami w kaÅźdy poniedziaÅ‚ek w godzinach
14.00 – 17.00,
h) korespondencja pocztowa lub internetowa,
i) newsletter
j) system informacji sms-owej miasta Zielonka,
k) prasa lokalna.
2. W konkretnych sprawach do efektywnego informowania mieszkaÅ„ców mogÄ… być uÅźyte inne
sposoby.
.§4
Standardy
Informacja przygotowana dla społeczności lokalnej lub jej wybranych grup powinna być:
1. Terminowa.
Informacja powinna być przygotowana i przekazana zainteresowanym w terminie umoÅźliwiajÄ…cych
im ewentualne skorzystanie ze swoich uprawnień, podjęcie działań lub uzyskanie dodatkowych
wyjaśnień ze strony właściwego pracownika.
2. Komunikatywna.
JeÅ›li istnieje obowiÄ…zek, wynikajÄ…cy z odrÄ™bnych przepisów, posÅ‚ugiwania siÄ™ w informacji
jÄ™zykiem specjalistycznym, naleÅźy dopisać do informacji w jÄ™zyku niespecjalistycznym,
wyjaÅ›nienie kogo i w jakim zakresie dana sprawa moÅźe dotyczyć, a w szczególnoÅ›ci czy i jakie
nakazy, zakazy czy ograniczenia dla mieszkaÅ„ców mogÄ… z niej wynikać.
3. Właściwie skierowana.
http://www.forumzielonka.org.pl
Kreator PDF
Utworzono 7 March, 2017, 15:17
Zielonkowskie Forum SamorzÄ…dowe
JeÅ›li z przepisów odrÄ™bnych nie wynika zamkniÄ™ty katalog osób lub grup, do których informacja
moÅźe być skierowana, sposób podania do wiadomoÅ›ci publicznej powinien być kaÅźdorazowo
poprzedzony analizÄ…, które grupy spoÅ‚ecznoÅ›ci lokalnej mogÄ… być danÄ… informacjÄ…
szczególnie zainteresowane. Po zidentyfikowaniu grup potencjalnie zainteresowanych naleÅźy ustalić
efektywny sposób dotarcia do nich z informacjÄ… i o takie dziaÅ‚ania uzupeÅ‚nić sposób podania do
publicznej wiadomoÅ›ci wynikajÄ…cy z odpowiednich przepisów. Przeprowadzona analiza i opis
wynikających z niej działań powinny zostać uwidocznione poprzez dołączenie do akt sprawy
odpowiedniej adnotacji.
4. Właściwie wyeksponowana.
Bez wzglÄ™du na wybrany sposób przekazania mieszkaÅ„com informacji, powinna być ona
wyeksponowana tak, aby jej dostrzeÅźenie i przeczytanie nie byÅ‚o utrudnione. W szczególnoÅ›ci
naleÅźy zadbać, aby informacje nowe moÅźna byÅ‚o Å‚atwo wyodrÄ™bnić spoÅ›ród juÅź
istniejących. Prezentacja informacji w formie papierowej na tablicach ogłoszeń powinna
zapewniać ich czytelność, a jeśli jest ona utrudniona (np. dokumenty wielostronicowe)
zawierać wzmiankÄ™ gdzie dodatkowo moÅźna zapoznać siÄ™ wygodnie z peÅ‚nÄ… informacjÄ….
5.
Informacja powinna zawierać dane instytucji sporządzającej informację (nazwa, adres,
adres e-mail, numer telefonu)
§5
Monitorowanie i ocena
Osoby zarzÄ…dzajÄ…ce obowiÄ…zane sÄ… na bieÅźÄ…co monitorować realizacjÄ™ zarzÄ…dzenia w
sprawie ustalenia zasad powiadamiania mieszkaÅ„ców miasta Zielonka o sprawach realizowanych przez
UrzÄ…d Miasta i inne jednostki organizacyjne miasta Zielonka.
1. W ramach monitorowania szczególnie naleÅźy zwracać uwagÄ™ na:
a. Zgodność działań z przepisami.
b. Skuteczność dotarcia informacji do zainteresowanych grup wÅ›ród spoÅ‚ecznoÅ›ci gminy.
c. Wszelkie uwagi i sugestie mieszkaÅ„ców gminy dotyczÄ…ce propozycji dziaÅ‚aÅ„, które mogÄ…
uÅ‚atwić im dostÄ™p do interesujÄ…cych ich informacji. Uwagi i opinie mieszkaÅ„ców o sposobie
informowania, w formie pisemnej notatki sÅ‚uÅźbowej, powinny być przekazane do Sekretarza Miasta
Zielonka.
2. W ramach nadzoru nad funkcjonowaniem systemu informowania mieszkaÅ„ców miasta Zielonka o
działaniach podejmowanych przez Urząd i jednostki organizacyjne miasta:
a. Sekretarz Miasta Zielonka, raz do roku, zleca wÅ‚aÅ›ciwej merytorycznie komórce organizacyjnej
UrzÄ™du Miasta Zielonka przeprowadzenie ankiety wÅ›ród mieszkaÅ„ców miasta Zielonka, badajÄ…cej
efektywność systemu informowania.
b. Sekretarz Miasta Zielonka, w oparciu o roczne sprawozdania opracowane przez osoby
zarzÄ…dzajÄ…ce, raz do roku, sporzÄ…dza raport z funkcjonowania systemu i przedstawia go
Burmistrzowi. W raporcie zawarte sÄ… informacje o funkcjonowaniu systemu w poprzednim roku oraz
wnioski, oparte m.in. o wyniki ankiety, dotyczÄ…ce doskonalenia systemu. Osoby zarzÄ…dzajÄ…ce sÄ…
obowiÄ…zane do zÅ‚oÅźenia sprawozdania Sekretarzowi Miasta Zielonka do dnia 31 stycznia.
http://www.forumzielonka.org.pl
Kreator PDF
Utworzono 7 March, 2017, 15:17
Zielonkowskie Forum SamorzÄ…dowe
http://www.forumzielonka.org.pl
Kreator PDF
Utworzono 7 March, 2017, 15:17