Ryczałt w projektach z Działania 9.5

Transkrypt

Ryczałt w projektach z Działania 9.5
Na co powinni zwrócić uwagę autorzy
projektów?
Alicja Konecka
Regionalny Ośrodek Europejskiego Funduszu Społecznego w Ostrowcu
Świętokrzyskim
Kielce, 06.09.2013
www.ostrowiecswietokrzyski.roEFS.pl
PODSTAWY PRAWNE
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr
396/2009 z dnia 6 maja 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE)
nr 1081/2006 w sprawie EFS w celu rozszerzenia rodzajów
kosztów kwalifikujących się do objęcia dofinansowaniem z EFS.
• Uchwała Komitetu Monitorującego PO KL z dnia 6 grudnia 2011 r.
– wprowadzenie ogólnego kryterium horyzontalnego w zakresie
stosowania kwot ryczałtowych oraz stawek jednostkowych.
• Nota COCOF ( Komitetu Koordynującego Fundusze przy Komisji
Europejskiej) nr 09/0025/04-EN z dnia 28 stycznia 2010 r.
PODSTAWY PRAWNE
• Wytyczne w zakresie
w ramach PO KL
kwalifikowania
wydatków
• Kryteria wyboru projektów (w tym kryteria
horyzontalne) są nadrzędne w stosunku do regulacji
zawartych w Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach PO KL.
OGÓLNE KRYTERIUM HORYZONTALNE
(ZAŁĄCZNIK NR 8 DO ZASAD WYBORU PROJEKTÓW)
W przypadku, gdy w ramach PO KL:
•
Całkowita wartość projektu nie przekracza 100 tys. zł,…,
rozliczenie kosztów bezpośrednich projektu następuje w oparciu
o kwoty ryczałtowe.
UWAGA
Nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych.
OGÓLNE KRYTERIUM HORYZONTALNE
(ZAŁĄCZNIK NR 8 DO ZASAD WYBORU PROJEKTÓW)
• Stosowanie ogólnego kryterium horyzontalnego – kwot
ryczałtowych zostało rozszerzone na wszystkie Działania/
Poddziałania PO KL z dniem 1 stycznia 2012 r.
• Ogólne kryterium horyzontalne wyboru projektów w ramach PO KL
dotyczy obligatoryjnie wszystkich beneficjentów nie naleŜących do
jednostek sektora finansów publicznych.
• Weryfikacja kryterium horyzontalnego odbywa się na etapie oceny
merytorycznej w trybie „0-1”
Podstawowe dokumenty waŜne dla
projektodawców:
Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu
w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2013 r.
Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
z dnia 24 grudnia 2012 r., obowiązują od 1 stycznia 2013 r.
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków ramach PO KL
z dnia 01 lipca 2013, obowiązują od 15 lipca 2013 r.
Dokumentacja konkursowa POKL, Działanie 9.5
Koszty bezpośrednie ryczałtowe
Wymagania finansowe dla Działania 9.5:
• Maksymalna wartość projektu wynosi 50 000 PLN
• Wniesienie wkładu własnego nie jest wymagane
• W ramach konkursu projekty rozliczane mogą być wyłącznie w
oparciu o kwoty ryczałtowe
Wniosek o dofinansowanie-zasady
• Beneficjent powinien wykazać we wniosku o dofinansowanie,
iŜ będzie rozliczać wydatki w oparciu o kwoty ryczałtowe
i dokonuje tego zgodnie z obowiązującą instrukcją
wypełniania wniosku
• Nie jest moŜliwe wskazanie, iŜ jedynie część z zadań
w ramach projektu jest rozliczana ryczałtowo, natomiast
pozostałe zadania na podstawie wydatków rzeczywiście
poniesionych
• Beneficjent wykazuje, czy planuje rozliczać projekt jedną, czy
kilkoma kwotami, przy czym kwota moŜe być ustalona tylko
na całość zadania lub na kilka zadań
• Wskazanie kilku zadań we wniosku nie musi oznaczać, iŜ na
kaŜde z tych zadań ustalona jest odrębna kwota ryczałtowa.
• Decyzja dotycząca zakresu stosowania kwot ryczałtowych
naleŜy do beneficjenta.
• Istnieje moŜliwość rozliczenia wszystkich wydatków w
projekcie jedną kwotą ryczałtową,
• Niesie to jednak za sobą zagroŜenie, iŜ w przypadku
niezrealizowania któregokolwiek z zadań beneficjent będzie
zobowiązany do zwrotu całości otrzymanego dofinansowania,
• Koszty
zarządzania
projektem
są
kwalifikowalne
proporcjonalnie do zrealizowanych przez beneficjenta zadań.
Oznacza to, iŜ w przypadku niewykonania danego zadania
(objętego kwotą ryczałtową) pomniejsza się koszty
zarządzania projektem wg proporcji, w jakiej nie wykonano
zadań merytorycznych projektu.
• Koszty bezpośrednie rozliczane za pomocą kwot ryczałtowych
nie mogą dotyczyć zadań, których całość bądź istotna część
dotyczy zadań zleconych w rozumieniu Wytycznych.
• Zrealizowanie usługi np.:
drukarskiej,
cateringowej,
wynajmu sali
w projekcie rozliczanym kwotami ryczałtowymi przez podmiot
zewnętrzny jest moŜliwe, poniewaŜ zgodnie z podrozdziałem
4.12 Wytycznych nie jest to zlecanie zadań merytorycznych.
• Kwalifikowanie kwot ryczałtowych odbywa się na podstawie
zrealizowanych zadań oraz osiągniętych wskaźników
produktu
• Beneficjent powinien we wniosku o dofinansowanie wskazać
przynajmniej jeden wskaźnik produktu dla kaŜdej z kwot
ryczałtowych
• Nie naleŜy określać wskaźników do zadania Zarządzanie
projektem
Wskaźniki te stanowią minimalny próg, który uprawnia do
kwalifikowania wydatków objętych daną kwotą ryczałtową,
• NaleŜy pamiętać, Ŝe kwota ryczałtowa jest kwotą uzgodnioną
za wykonanie określonego w projekcie zadania lub zadań, na
etapie zatwierdzenia projektu do realizacji.
• Nie jest moŜliwe obniŜenie wartości wskaźników
pierwotnie zakładanych do osiągnięcia w ramach
realizowanego
projektu
rozliczanego
kwotami
ryczałtowymi. MoŜliwe są tylko drobne zmiany pomiędzy
poszczególnymi wskaźnikami nie mające wpływu na
istotę projektu i pierwotny cel projektu.
• Cel projektu nigdy jednak nie podlega zmianie.
•
Pkt.3.3 – Szczegółowo opisane powinny być nie tylko wszystkie
etapy poszczególnych zadań ale takŜe wymagania jakościowe, jakie
zamierza osiągnąć Beneficjent przy realizacji zadań.
• Bardzo waŜne jest określenie produktów przypisanych do
poszczególnych zadań z ustaleniem mierzalnych wskaźników oraz
sposobu ich monitorowania.
• Beneficjent powinien wziąć pod uwagę:
Ŝe na etapie realizacji projektu rozliczanego kwotami ryczałtowymi nie
ma
obowiązku
gromadzenia
dokumentów
finansowych
na
potwierdzanie poniesionych wydatków,
a zadania w projekcie uznaje się za wykonane, ich koszty za
kwalifikowalne z chwilą osiągnięcia wskaźników przypisanych do
poszczególnych kwot ryczałtowych.
• Na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie beneficjent
określa dokumentację, która będzie stanowić potwierdzenie
realizacji zadań i zostanie wpisana do umowy (np. lista obecności,
dziennik
zajęć,
protokoły
odbioru
robót,
protokoły
z przeprowadzonych testów itp.).
• W opisie działań przyjętych do zrealizowania danego zadania,
beneficjent koniecznie musi uwzględnić standardy realizowanych
usług lub zakupywanych dóbr (aspekt nie tylko ilościowy, ale takŜe
jakościowy).
• Warunkiem koniecznym potwierdzenia realizacji zadań jest
dokumentacja dotycząca kwalifikowalności uczestników.
Konstruowanie budŜetu
• Beneficjent przedstawia wydatki projektu w szczegółowym
budŜecie projektu w podziale na zadania. Zadania ujęte w
budŜecie powinny korespondować z zadaniami definiowanymi
w części merytorycznej wniosku o dofinansowanie.
• Konstrukcja budŜetu projektu rozliczanego w oparciu o kwoty
ryczałtowe jest zatem oparta na takich samych zasadach jak
w przypadku projektów, w których rozliczanie dokonywane
jest na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych, w
tym zasadach dotyczących wykazywania wydatków w ramach
cross-financingu.
• Wydatki na zadanie Zarządzanie projektem
są rozliczane proporcjonalnie w ramach
kwot
ryczałtowych
zdefiniowanych
w projekcie a tym samym są kwalifikowalne
pod warunkiem wykonania pozostałych
zadań objętych kwotami ryczałtowymi oraz
osiągnięcia wskaźników na te zadania.
• Kwoty ryczałtowe nie uwzględniają kosztów
pośrednich (beneficjent moŜe rozliczyć w
projekcie koszty pośrednie).
• Rozliczenie kosztów pośrednich następuje
wyłącznie w sposób ryczałtowy.
Projektodawca
powinien
wskazać
w „BudŜecie projektu” sumę wszystkich
kwot ryczałtowych przyjętych w projekcie
w polu 4.1.1.2 „w tym kwoty ryczałtowe”.
• Na etapie oceny wniosku o dofinansowanie dokonywana jest
weryfikacja spełnienia przez zaplanowane w projekcie wydatki
warunków kwalifikowalności określonych w Wytycznych.
• IP na etapie oceny przeanalizuje, czy poszczególne wydatki
w ramach danej kwoty ryczałtowej odpowiadają stawkom
rynkowym, są racjonalne, efektywne, a takŜe, czy spełniają
pozostałe warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych.
• Efektywność wydatków wykazanych w budŜecie projektu nie
moŜe być bowiem kwestionowana na etapie realizacji
projektu, pod warunkiem realizacji projektu zgodnie
z załoŜeniami określonymi we wniosku o dofinansowanie
• W uzasadnieniu do szczegółowego budŜetu projektu trzeba
podać, w jaki sposób beneficjent zamierza udowodnić
realizację zadań określonych we wniosku poprzez wskazanie
dokumentów, które potwierdzają wykonanie zadań.
Przykładowe dokumenty to:
• lista obecności uczestników projektu na szkoleniu / spotkaniu
lub innej formie wsparcia realizowanej w ramach projektu;
• dzienniki zajęć prowadzonych w projekcie;
• dokumentacja zdjęciowa;
• analizy i raporty wytworzone w ramach projektu.
• Na podstawie listy ww. dokumentów wskazanych
w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, IP w umowie
odrębnie określi dokumenty, które beneficjent będzie załączał
do wniosku o płatność na potwierdzenie wykonania zadania
oraz dokumenty, które będą podlegały weryfikacji podczas
kontroli na miejscu realizacji projektu.
• Beneficjent nie wskazuje dokumentów potwierdzających
wykonanie zadania Zarządzanie projektem
• Dokumenty powinny wskazywać nie tylko na ilościowe
wykonanie zadania (czyli realizację wskaźnika produktu, np.
poprzez listę obecności na seminarium), ale teŜ potwierdzać
jakość tych zadań (np. poprzez ankietę wypełnioną przez
uczestników seminarium
Kwoty ryczałtowe podlegają negocjacjom z instytucją
zatwierdzającą projekt do realizacji na etapie oceny projektu
w zakresie:
wysokości kwot ryczałtowych i zadań merytorycznych, jakie
zostaną do nich przypisane,
ilości kwot ryczałtowych (jedna lub kilka),
określenia wskaźników produktów (powyŜsze wskaźniki
stanowią podstawę kwalifikowania kwot ryczałtowych –
muszą być precyzyjnie zdefiniowane przez beneficjenta).
Kwoty do negocjacji
Po wynegocjowaniu
kwot na zadania koszty
zarządzania będą
rozliczane
proporcjonalnie w
ramach kwot
ryczałtowych
Wskaźniki produktu
• PRZYKŁAD
W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU PRZEWIDZIANO
ZADANIA:
• 1. Utworzenie i funkcjonowanie Biura Aktywizacji Zawodowej
• 2. Organizacja 4 seminariów nt. instrumentów aktywnego
poszukiwania pracy
• 3. Zarządzanie projektem
Beneficjent określa następujące wskaźniki:
1) w ramach kwoty ryczałtowej na utworzenie i funkcjonowanie
Biura Aktywizacji Zawodowej:
a) liczba osób, które otrzymały wsparcie psychologa – 25 osób
b) liczba osób, które otrzymały wsparcie doradcy zawodowego
– 50 osób
2) w ramach kwoty ryczałtowej na organizację 4 seminariów nt.
instrumentów aktywnego poszukiwania pracy:
a) liczba osób, które uczestniczyły w seminariach – 200 osób.
Uzasadnienie kosztów
Wyliczenie wartości kwot ryczałtowych (proporcjonalne
uwzględnienie wartości Zadania - Zarządzanie projektem)
Wartość kwoty ryczałtowej za wykonanie Zadania X
WYLICZAMY SUMUJĄC wartości Zadania X - (19 300,00 zł)
oraz proporcjonalnej wartości Zadania Zarządzanie
projektem
Proporcjonalna wartość zadania Zarządzanie projektem
stanowi iloczyn wartości Zadania -Zarządzanie projektem
oraz udziału wartości danego zadania merytorycznego w
całkowitej wartości wszystkich zadań merytorycznych w
projekcie poza Zadaniem – Zarządzanie projektem:
udziału wartości danego zadania
Zadanie X-19 300, 00 zł
merytorycznego w całkowitej
wartości wszystkich zadań
Zadanie Y- 9600,00 zł
Zadanie Zarządzanie projektem 9000,00 zł
• 9 000,00 zł x [19 300,00 zł / (19 300,00 zł + 9 600,00 zł)] x 100 %
= 9 000,00 zł x [19 300,00 zł / 28 900,00 zł]x 100 % =
9 000,00 zł x 66,78 % = 6 010,20 zł
Całkowita wartość kwoty ryczałtowej za wykonanie Zadania X:
25 310,20 zł (19 300,00 zł + 6010,20zł)
Podsumowanie-optymalny
zakres informacji we wniosku
Optymalny zakres informacji zamieszczonych we wniosku o
dofinansowanie odzwierciedlających zamiar stosowania kwot
ryczałtowych obejmuje :
• wskaźniki produktu jakie mają zostać osiągnięte wraz z
realizacją kaŜdego zadania
• zadania, które w ramach projektu zostaną objęte kwotą
ryczałtową /kwotami ryczałtowymi (pkt.3.3 wniosku)
• zakres kwot ryczałtowych, którymi mają zostać objęte zadania
w ramach projektu (szczegółowy budŜet projektu –
uzasadnienie kosztów),
Podsumowanie-optymalny
zakres informacji we wniosku
• sposób wyliczenia kwot ryczałtowych w oparciu o wartości
poszczególnych zadań wpisane do szczegółowego budŜetu
projektu (szczegółowy budŜet projektu – uzasadnienie
kosztów),
• dokumenty, jakie będą słuŜyły weryfikacji rzeczywistej
realizacji kaŜdego z zadań objętych kwotą ryczałtową
(szczegółowy budŜet projektu – uzasadnienie kosztów).
Realizacja-istotne aspekty
• W przypadku, kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem,
stawki jednostkowe nie mają zastosowania. Niemniej jednak
wartość tego zadania (szkolenie językowe) wyliczona
o rzeczywiste koszty powinna być taka sama, która
wynikałaby z zastosowania stawki jednostkowej o ile zakres
usługi jest taki sam.
• JeŜeli koszt wyszedłby wyŜszy, beneficjent byłby zobowiązany
go uzasadnić.
Rozliczanie-zasady ogólne
• Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem są traktowane jako
wydatki poniesione.
• Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania
dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie
poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki
bezpośrednie rozliczane ryczałtem, w związku z tym
dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu.
• Beneficjent powinien posiadać odpowiednią, określoną
w umowie o dofinansowanie projektu, dokumentację
potwierdzającą wykonanie rezultatów, produktów lub zadań
zgodnie z uzgodnionym wnioskiem o dofinansowanie
projektu.
Rozliczanie-zasady ogólne
• Zarówno Beneficjenci, jak i członkowie partnerstwa nie są
zobowiązani do utrzymania odrębnego systemu księgowego
albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich
transakcji związanych z danym projektem, gdyŜ obowiązek
prowadzenia odrębnego systemu księgowego nie dotyczy
Beneficjentów rozliczających wydatki wyłącznie w oparciu o
kwoty ryczałtowe
Wniosek o płatność
• Beneficjent nie składa wraz z wnioskiem o płatność
załącznika nr 1 (pozostałe – zgodnie z umową
o dofinansowanie projektu).
• Beneficjent rozlicza wydatki we wnioskach o płatność
przedkładanych zgodnie z harmonogramem płatności
załączonym do umowy, przy czym rozliczenie wydatków
następuje po wykonaniu całości zadania objętego kwotą
ryczałtową (wcześniej składa wnioski na kwotę „0” i opis
zrealizowanych działań w pkt. Postęp rzeczowy).
• Dokumenty, które stanowią dowód wykonania zadań objętych
wnioskiem o płatność, zgodnie z informacją w tym zakresie
zawartą w umowie o dofinansowanie projektu, beneficjent
załącza do wniosku o płatność.
• PRZYKŁAD
• Beneficjent rozlicza wydatki w wysokości niŜszej, niŜ zakładane w
umowie o dofinansowanie projektu
• Pytanie: czy to są oszczędności ?
• Oszczędności w projekcie są wtedy gdy beneficjent poniesie faktyczny
wydatek w wysokości niŜszej niŜ załoŜona w budŜecie projektu.
Natomiast w przypadku rozliczania projektów na zasadzie ryczałtu
beneficjent nie ponosi wydatków (z pkt. widzenia rozliczenia projektu),
lecz dysponuje określoną kwotą – zgodnie z ryczałtem. Oznacza to, Ŝe
nie ma w takim przypadku mowy o oszczędnościach.
Zapraszamy do
Regionalnego Ośrodka EFS
w Ostrowcu Świętokrzyskim
ul. Sandomierska 26 A
27-400 Ostrowiec Świętokrzyski
tel. (41) 263 - 01 - 54
Konferencja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Zapraszamy do
Regionalnego Ośrodka EFS w Kielcach
ul. Śniadeckich 30/5
25-366 Kielce
tel. (41) 361 - 04 – 92, wew. 22, 24,
Konferencja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Dziękuję Państwu za uwagę.

Ryczałt w projektach z Działania 9.5

Transkrypt

Podobne dokumenty

Ostatnia szansa na dofinansowanie przedszkoli z województwa

PROGRAM SZKOLENIA Tytuł szkolenia JAK PRZYGOTOWAĆ

program Biała 19.06.2007

arkusz oceny szkolenia/seminarium

info o konrefencji fika2

Prezentacja Mama może wszystko

Konkurs_Wolontariat_na_medal_2014!

Ulotka PO KL - Rynek Pracy - EFS

www .szczecin.roEFS.pl - Zachodniopomorska Agencja Rozwoju