SoftwareStudio Wgrywanie danych z plików excela do bazy MS SQL

SoftwareStudio
60-349 Poznań, ul. Ostroroga 5
Tel.
061 66 90 641, 061 66 90 642
061 66 90 643, 061 66 90 644
mail: [email protected]
Wgrywanie danych
z plików excela do bazy
MS SQL 2008 server
Instrukcja użytkownika
Wstęp
Dostarczona dokumentacja dotyczy komercyjnych systemów oferowanych przez SoftwareStudio Sp. z
o.o. dla wersji ASP.net przez przeglądarkę internetową IE w wersji 7 lub nowszej. Przedstawione przykłady
zastosowań zostały przygotowane na podstawie materiałów z wdrożonych systemów, a zawarte w nich
informacje są przykładowe dla zilustrowania procesów, ich zbieżność z danymi rzeczywistymi może być
przypadkowa i nie może stanowić podstawy do jakichkolwiek roszczeń bądź pretensji. W przypadku
stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości, bądź uwag do przedstawionych informacji prosimy o
niezwłoczne pisemne zgłoszenie, które pozwoli nam wprowadzić stosowne poprawki do niniejszej
dokumentacji.
Podjęto wszelkie wysiłki, by w przekazywanym do rąk Państwa dokumencie przedstawić pewne i
sprawdzone informacje wg stanu na dzień przygotowania niniejszego opracowania. Zawarty w opisie zakres
funkcjonalny jest obrazem możliwości systemu, natomiast dostarczane indywidualne rozwiązania są różne w
zależności od zakupionych i wdrożonych modułów. Producent nie bierze na siebie żadnej odpowiedzialności za
wynikłe błędy powstałe poza jego kontrolą i informuje, że nie może także zagwarantować, że zmiany w
oprogramowaniu oraz wyposażenie komputerów wykonane przez innych producentów nie wpłyną na jakość
działania produktu (produkt będzie funkcjonować niezgodnie z informacjami zawartymi w opisie). Producent
nie ponosi również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji
zawartych w niniejszej dokumentacji. Informacje zawarte w dokumentacji odzwierciedlają aktualne stanowisko
producenta w sprawie zagadnień tu przedstawionych w dacie publikacji. Ponieważ producent reaguje na
zmienne warunki rynku tym samym klientów producenta i użytkowników systemów, nie należy interpretować
instrukcji jako zobowiązanie. Producent nie może gwarantować zgodności przedstawionych informacji po
dacie ich publikacji. Producent nie udziela żadnych gwarancji co do informacji zawartych w dokumentacji.
Przestrzeganie wszystkich stosownych praw autorskich leży w gestii użytkownika, bez zgody producenta
żadnej części dokumentacji nie wolno kopiować, przechowywać w systemach przetwarzania danych ani
przekazywać w żadnej formie za pomocą nośników elektronicznych.
Autorzy:
Joanna Ciebień
Adam Potomski
Adam Siemiątkowski
Wszelkie prawa zastrzeżone
Copyright © SoftwareStudio Sp. z o.o.
Poznań 2009
Microsoft (R) is a U.S. registered trademark of Microsoft Corp.
MS-DOS (R) is a U.S. registered trademark of Microsoft Corporation.
Windows (R) and MS Windows (R) are U. S. registered trademarks of Microsoft Corp.
SoftwareStudio 2009
2
Wstęp
SPIS TREŚCI
Wstęp _____________________________________________________________________________________________ 4
Zasady tworzenia plików Excel XLS _________________________________________________________________ 4
Ważne kolumny _________________________________________________________________________________ 4
Tabela KNASO ________________________________________________________________________________ 4
Tabela KNKON ________________________________________________________________________________ 4
Import kartotek z pliku Excela XLS ______________________________________________________________________ 5
Aktualizacja kartotek z pliku Excel XLS ___________________________________________________________________ 6
SoftwareStudio 2009
3
Wstęp
Wstęp
Programy z firmy SoftwareStudio Sp. z o.o. wykorzystają standardowo jako bazę danych Microsoft SQL
2008 server. Ponieważ w trakcie wdrożeń oraz zwykłej eksploatacji systemu pojawiają się potrzeby szybkiej
aktualizacji lub uzupełniania danych dostępny może być moduł za pomocą którego można w łatwy sposób
wgrywać nowe kartoteki do bazy lub aktualizować istniejące zapisy bezpośrednio z plików w formacie MS Excel
– pliki z rozszerzeniem XLS.
Zasady tworzenia plików Excel XLS
W celu prawidłowego wgrywania danych do bazy SQL programów SoftwareStudio należy przygotować pliki
w formacie XLS wg następujących zasad:
Nazwa pliku zawierająca dane do wgrania kartotek może być dowolna, ale format pliku musi być
XLS
Plik Excela musi zawierać zakładkę z której będą pobierane dane o nazwie Arkusz1
W pierwszym wierszu tabeli należy podać nazwy kolumn zgodne z aktualną strukturą tabel SQL (w
tym celu należy sprawdzić aktualną konfigurację i dokumentację danej wersji używanego
programu)
Kolejne wiersze tabeli muszą zawierać dane jakie mają być przegrane do bazy programu
Wiersze muszą zwierać dane zgodne z formatami przyjętymi przez bazę SQL. W szczególności
należy prawidłowo podawać dane dla kolumn logicznych typu TAK lub NIE, data oraz kolumny
numeryczne np. ceny.
o Kolumny logiczne 0 oznacza NIE, 1 oznacza TAK
o Data w formacie YYYY-MM-DD
o Wartości podawać w formacie tylko cyfry, miejsca dziesiętne oddzielone przecinkiem
Można w dowolny sposób formatować graficznie kolumny, kolorować oraz wprowadzać
komentarze
Nie wolno podawać nazw kolumn w tabeli, których nie ma w bazie SQL – dane się nie przegrają
Strona kodowa polskich znaków diakrytycznych Windows 1250
Standardowo można wgrywać dane dotyczące kartotek asortymentowych (tabela knaso) oraz
kontrahentów (tabela knkon)
Ważne kolumny
W trakcie wgrywania danych, a w szczególności wykonywania aktualizacji zapisów w bazie SQL (metoda
UPDATE) niektóre kolumny są obowiązkowe, aby cały proces został prawidłowo wykonany
Tabela KNASO
PRX – 3 znakowy identyfikator do wydzielenia rodzaju wgrywanej kartoteki, np. TH towary
handlowe, CZE części, USL usługi
MAGAZYN – 5 znakowy identyfikator symbolu magazynu, jeżeli nie jest wykorzystywany to należy
podać MG
INDEKS – identyfikator danego artykułu, razem z kodem PRX i symbolem magazynu wymuszają
unikalność zapisu w bazie tzn. nie można dopisać 2 kartotek o tym samym indeksie w ramach
grupy PRX i tego samego magazynu
Tabela KNKON
ACH – 1 znakowy identyfikator rozróżniający kontrahentów np. K – klient, P – pracownik, S –
spedytor, R – partner
SoftwareStudio 2009
4
Import kartotek z pliku Excela XLS
Import kartotek z pliku Excela XLS
W celu wgrania nowych kartotek towarowych z pliku Excela należy podać (wskazać) plik do wgrania oraz
wybrać typ danych do wgrania:
Asortyment – wgrywanie danych do tabeli KNASO – dotyczy asortymentu, części zamiennych,
usług itp.
Kontrahenci – wgrywanie danych do tabeli KNKON – dotyczy klientów, pracowników, partnerów,
spedytorów itp.
Jeżeli jakaś pozycja (lub więcej pozycji) nie może zostać prawidłowo wgrane do bazy to zostanie
wyświetlona lista takich pozycji w postaci polecenie SQL, za jego pomocą można próbować diagnozować
przyczyny.
Odrzucone zostają także wszystkie rekordy nie spełniające wymagań zgodności bazy np. jeżeli wiersz w
tabeli Excela zawiera cenę mniejszą od zera to taki wiersz nie zostanie wgrany do bazy.
SoftwareStudio 2009
5
Aktualizacja kartotek z pliku Excel XLS
Aktualizacja kartotek z pliku Excel XLS
Import nowych kartotek przeprowadza się standardowo na początku wdrożenia przegrywając dane ze
starego systemu. Można także wgrywać dane otrzymywane w formie nowych katalogów od dostawców,
jednak inną częstą czynnością jest opcja uzupełniania – aktualizacji danych w bazie. Kartoteki można
oczywiście modyfikować za pomocą formularzy dostępnych z poziomu programu, ale w przypadku wielu zmian
szybsze i łatwiejsze może być przygotowanie odpowiedniego arkusza Excela i uruchomienie procedury
aktualizacji danych.
W celu określenia dla jakiego wiersza dane mają być przegrywane program stosuje identyfikację na
podstawie unikalnych identyfikatorów:
Tabela KNASO – kartoteki asortymentowe – symbol PRX, MAGAZYN oraz INDEKS
Tabela KNKON – kartoteki kontrahentów – identyfikator ACH oraz ANALITYKA
SoftwareStudio 2009
6