Specyfikacja programu test-gmina

Opracował Zespół Informatyczny LTC Sp. z o.o.
Wszelkie prawa zastrzeżone
1.1. Dokumentacja Techniczna i Instrukcja Obsługi
System Informatyczny
FINN 8 SQL URZĄD
Dokumentacja Techniczna i Instrukcja Obsługi
Dokumentacja Raportowania Wdrożenia
Dokumentacja Dla Projektów Dotowanych Przez EFRR
LTC Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian technicznych do tworzonych
przez siebie programów.
Treść niżej wymienionych podręczników nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń
wobec LTC Sp. z o.o. Instrukcja opisuje cały system FINN 8 SQL Urząd. Oprogramowanie
jest dostarczane na podstawie umowy licencyjnej. Dostępne dla użytkownika moduły
użytkowe oraz funkcje aplikacji wynikają z posiadanej licencji.
Kopiowanie oprogramowania na nośnikach danych innych niż dopuszczone w umowie
licencyjnej jest niezgodne z prawem. Wymienionych poniżej podręczników ani ich części nie
można powielać ani przekazywać w żadnej formie, oprócz przeznaczeń, na które uzyskano
zgodę od LTC Sp. z o.o.
Opracowana dokumentacja przeznaczona jest dla Użytkowników programów pakietu FINN
8 SQL URZĄD. Na pakiet składają się współpracujące ze sobą moduły użytkowe
występujące w wersji standardowej oraz rozszerzonej (w zakresie funkcjonalnym
i narzędziowym):
• e-Urząd (e-formularze spraw, e-usługi, Biuletyn Informacji Publicznej - BIP oraz
Regionalne Centrum Informacji w Internecie)
• Kancelaria, Sekretariat oraz Archiwum Zakładowe (wydziały, sprawy, dokumenty)
• Kontakty, Procedury, Kompetencje (przepływ zadań - workflow)
• Podatki i Opłaty Lokalne, Dzierżawy, Użytkowanie Wieczyste (wymiar i windykacje –
m.in. podatek od nieruchomości, rolny, leśny osób fizycznych i prawnych, od posiadania
psów oraz od środków transportu)
• Zaopatrzenie, Sprzedaż oraz Magazyny (umowy, noty, faktury, rejestry VAT, kartoteki
towarów, dokumenty magazynowe)
• Rozrachunki (operacje kasowo-bankowe, zaliczki, odsetki, windykacje)
• System Finansowo-Księgowy, Budżet (projektowanie i analizy wykonania)
• System Kadrowo-Płacowy oraz Ewidencja Czasu Pracy (oparta na systemie
elektronicznych czytników kart zbliżeniowych lub magnetycznych)
• Pozostałe specjalistyczne ewidencje i rejestry (m.in. działalność gospodarcza,
zezwolenia i koncesje, zamówienia publiczne, licencje, zaświadczenia, podmioty
związane z zarządzaniem antykryzysowym, składniki majątkowe, środki trwałe,
wyposażenie, zbiorniki bezodpływowe i oczyszczalnie, zabytki, zwierzęta egzotyczne)
LTC Sp. z o. o. Oddział w Łodzi
tel. (42) 684 98 91
93-569 Łódź, ul. Wołowa 2T
fax (42) 684 98 92
e-mail: [email protected]
NIP 827-000-78-03
http://www.finn.pl
strona
1
Serwis internetowy www.finn.pl
Aktualne wersje programu, poszczególne składniki dokumentacji oraz inne materiały
techniczne, informacyjne i promocyjne można pobrać w serwisie internetowym www.finn.pl
w dziale: Programy / Urząd, BIP, Powiat, Gmina / na stronach:
•
•
•
•
/ Urząd - Instrukcje obsługi ... - opisy systemu oraz instrukcje obsługi
/ Urząd - Szkolenia - uzupełniające materiały techniczne i dotyczące
dokumentacji wdrożenia
/ Urząd - Pobierz program - aktualne wersje programu
/ Urząd - Dokumenty do pobrania - uzupełniające materiały promocyjnoinformacyjne, cenniki
Równolegle z instrukcją w wersji poligraficznej opracowujemy kursy zdalnego nauczania
w metodologii e-learning obsługujące poszczególne zagadnienia dotyczące wdrożenia
i obsługi systemu. Zapraszamy na strony: Programy / E-learning, LMS, LCMS / Katalog
kursów .
Uwaga: Najlepszą ilustracją naszych rozwiązań są prezentacje multimedialne oraz wersje
demonstracyjne programów. Wprowadzone dane oraz ustalone parametry pracy programu
stanowią przykład standardowego sposobu wykorzystania programów i ułatwiają
Użytkownikom początkującym pierwszy kontakt z oprogramowaniem. Mogą również
w znacznym stopniu przyspieszyć wdrożenie systemu.
Dokumentacja Techniczna i Instrukcja Obsługi
Ogólny opis systemu i zgodność oprogramowania z przepisami
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
1.2.9.
1.3.
1.4.
1.6.1.
1.6.2-5.
Ogólny Opis Systemu FINN 8 SQL URZĄD
System Kancelaryjny i Biuletyn Informacji Publicznej (BIP)
Regionalne Centrum Informacji (RCI) - Ogólny Opis Modułu
Jak wybrać najlepszy zestaw modułów
Specyfikacja Funkcji Modułów Systemu
Specyfikacja Funkcji Pakietu e-Urząd
Zgodność z przepisami modułu: Biuletyn Informacji Publicznej
Zgodność z przepisami modułów oprogramowania kancelaryjnego
Instrukcja obsługi programów
2.cs.
2.web.
Podstawowe zasady pracy (architektura klient/serwer)
Podstawowe zasady pracy (architektura inter/intranetowa)
3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
3.2.1.cs.
Instalacja serwera baz danych, administracja baz danych
Administracja serwera baz danych PostgreSQL 8.0
Administracja serwisu Biuletynu Informacji Publicznej (arch. klient / serwer)
Przygotowanie programu do pracy – polecenia administracyjne (architektura klient
/ serwer)
3.2.2.cs. Przygotowanie programu do pracy – zagadnienia ogólne (arch. klient / serwer)
3.2.3.cs. Przygotowanie programu do pracy – Elektroniczny Obieg Dokumentów, Workflow
(architektura klient / serwer)
3.2.4.cs. Przygotowanie programu do pracy – Procesy, procedury (arch. klient / serwer)
3.2.5.cs. Przygotowanie programu do pracy z modułami: Sprzedaż, Zaopatrzenie,
Rozrachunki (architektura klient / serwer)
3.2.6.web. Przygotowanie programu do pracy – Obsługa e-mail i faksów (architektura inter /
intranetowa)
LTC Sp. z o. o.
tel. (42) 684 98 91
93-569 Łódź, ul. Wołowa 2T
fax (42) 684 98 92
NIP 827-000-78-03
e-mail: [email protected]
http://www.finn.pl
strona
2
3.2.7.web. Przygotowanie programu do pracy - Ewidencja Czasu Pracy (architektura inter /
intranetowa)
3.3.
Testowanie nowej wersji programu
3.4.
Architektura aplikacji
4.1.1.cs.
4.1.1.web.
4.1.5.cs.
4.2.1.cs.
4.2.2.cs.
4.2.3.cs.
4.3.cs.
4.4.
4.5.1.
4.5.2.
4.5.3.
4.5.4.
5.1.1.cs.
5.1.2.cs.
5.1.3.cs.
5.1.4.cs.
5.1.5.cs.
Opis podstawowych poleceń (architektura klient / serwer)
Dzienniki korespondencji sekretariatów (architektura inter / intranetowa)
Rejestry zamówień publicznych (architektura klient / serwer)
Ewidencja działalności gospodarczej (architektura klient / serwer)
Ewidencja zbiorników bezodpływowych i oczyszczalni (arch. klient / serwer)
Rejestry zezwoleń alkoholowych (architektura klient / serwer)
Rozrachunki, Sprzedaż, Zaopatrzenie (architektura klient / serwer)
Instrukcja korzystania z serwisu Biuletynu Informacji Publicznej (BIP)
System finansowo – księgowy, budżet
Załącznik nr 2.2/A. Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na
komputerowych nośnikach danych
Załącznik nr 2.3/A. Wykaz programów systemu informatycznego
Załącznik nr 2.3/ B. Procedury, funkcje, algorytmy, parametry oraz ochrona danych
w systemie informatycznym.
Harmonogram wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów (architektura klient
/ serwer)
Rejestracja spraw (architektura klient / serwer)
Rejestracja korespondencji i spraw (architektura klient / serwer)
Rejestracja oraz obieg korespondencji i spraw (architektura klient / serwer)
Przykłady elektronicznego obiegu dokumentów (architektura klient / serwer)
Dokumentacja Raportowania Wdrożenia
Zestaw protokołów i raportów tworzy dokumentację administratora systemu przeznaczoną do
wszechstronnego dokumentowania prac wykonanych podczas planowania i realizacji
wdrożenia oprogramowania FINN 8 SQL URZĄD.
Dokumentacja jest bardzo przydatna do raportowania wdrożenia dla projektów dotowanych
przez EFRR.
Opracowano następujące karty dokumentacji administratora systemu:
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
2.1.
2.2.
2.3
2.4.
3.
Plan wdrożenia (Ustalenie podstawowego zakresu prac. Szczegółowy zakres wdrożenia jest
ustalany i raportowany na kartach i protokołach zestawionych niżej.)
Protokół odbioru – podstawowy (Zakres wykonanych prac/usług wdrożenia nowego systemu:
Instalacja aktualnej wersji oprogramowania; Uzgodnienia; Przekazanie materiałów (od LTC);
Odebranie materiałów (przez LTC); Wdrożenia (szkolenia) stanowiskowe; Wprowadzenie
przykładowych - rzeczywistych danych; Inne prace / usługi, Zrealizowana liczba godzin pracy
ogółem do rozliczenia – zafakturowania.)
Protokół odbioru – serwis (Zakres wykonanych prac/usług serwisu eksploatowanego systemu:
podobny jak w 1.2.)
Ustalenia dotyczące współpracy z Urzędem w zakresie BIP (Instrukcja dotycząca
współpracy przy obsłudze Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) oraz e-usług.)
Potwierdzenie odbioru materiałów przez LTC
Ustalenia w zakresie informacji niezbędnych do wdrożenia programu
Karta informacyjna komórki organizacyjnej
Analiza stanu i potrzeb informatyzacji podmiotu
Potwierdzenie wykonania szkolenia – podstawowe zasady pracy w programie
(Określenie miejsca, czasu, zakresu szkolenia. Zebranie uwag od uczestników szkolenia.)
4.1.
Potwierdzenie wykonania prac wdrożeniowych – przygotowanie do pracy
modułów: BIP oraz Serwis internetowy (Określenie miejsca, czasu, rodzaju i zakresu
LTC Sp. z o. o.
tel. (42) 684 98 91
93-569 Łódź, ul. Wołowa 2T
fax (42) 684 98 92
NIP 827-000-78-03
e-mail: [email protected]
http://www.finn.pl
strona
3
tematycznego prac. Zebranie uwag od uczestników prac.)
4.2.
Potwierdzenie wykonania prac wdrożeniowych – przygotowanie do pracy
programu kancelaryjnego (Dotyczy modułów kancelaryjnych w wersji standardowej:
Kancelaria, sekretariat oraz Archiwum zakładowe. Określenie miejsca, czasu, rodzaju i zakresu
tematycznego prac. Zebranie uwag od uczestników prac.)
5.1.
Potwierdzenie wykonania prac wdrożeniowych – prowadzenie rejestrów
kancelaryjnych (Dotyczy wersji standardowej modułów użytkowych: Kancelaria, sekretariat
oraz Archiwum zakładowe. Określenie miejsca, czasu, rodzaju i zakresu tematycznego prac.
Zebranie uwag od uczestników prac.)
5.2.
Potwierdzenie wykonania prac wdrożeniowych – kontrola przepływu zadań
(workflow) (Dotyczy wersji standardowej modułów użytkowych: Kontakty oraz Procedury.
Określenie miejsca, czasu, rodzaju i zakresu tematycznego prac. Zebranie uwag od uczestników
prac.)
6.1.
9.1.
9.2.
9.3.
9.4.
9.5.
9.6.
9.7.
Potwierdzenie wykonania prac wdrożeniowych – przygotowanie programu do
pracy i prowadzenie rejestrów kancelaryjnych (Dotyczy wersji rozszerzonej modułów
użytkowych: Kancelaria, sekretariat, Archiwum zakładowe, Kontakty oraz Procedury. Określenie
miejsca, czasu, rodzaju i zakresu tematycznego prac. Zebranie uwag od uczestników prac.)
Dokumentacja wdrożenia – parametry BIP (Karta pozwala udokumentować
parametryzowanie serwisu internetowego BIP, a także wprowadzenie użytkowników (operatorów)
serwisu, danych osób – pracowników urzędu, informacji na strony serwisu.)
Dokumentacja wdrożenia – wprowadzanie komórek organizacyjnych urzędu (Karta
przeznaczona jest do dokumentowania prac wykonanych podczas planowania i realizacji wdrożenia
oprogramowania FINN obsługującego system kancelaryjny urzędu i BIP. Karta pozwala
udokumentować wprowadzenie do baz danych programu informacji na temat komórek
organizacyjnych tego urzędu.)
Dokumentacja wdrożenia – wprowadzanie danych adresowych (Karta przeznaczona
jest do dokumentowania prac wykonanych podczas wdrożenia oprogramowania FINN
obsługującego system kancelaryjny urzędu. Karta pozwala udokumentować wprowadzenie do baz
danych programu danych adresowych firm, instytucji, urzędów.)
Dokumentacja wdrożenia – tworzenie klasyfikacji (Karta przeznaczona jest do
dokumentowania prac wykonanych podczas wdrożenia oprogramowania FINN obsługującego
system kancelaryjny urzędu. Karta pozwala udokumentować utworzenie za pomocą poleceń
programu klasyfikacji porządkujących dane poszczególnych kartotek.)
Dokumentacja wdrożenia – wprowadzanie użytkowników, grup użytkowników
(Karta przeznaczona jest do dokumentowania prac wykonanych podczas wdrożenia
oprogramowania FINN obsługującego system kancelaryjny urzędu. Karta pozwala udokumentować
utworzenie za pomocą poleceń programu grup użytkowników i przydzielenie do nich
użytkowników.)
Dokumentacja wdrożenia – zakładanie rejestrów kancelaryjnych (Karta przeznaczona
jest do dokumentowania prac wykonanych podczas planowania i realizacji wdrożenia
oprogramowania FINN obsługującego system kancelaryjny urzędu. Karta pozwala udokumentować
wprowadzenie do baz danych programu rejestrów kancelaryjnych.)
Dokumentacja wdrożenia – wypełnianie słowników, pozostałe (Karta przeznaczona
jest do dokumentowania prac wykonanych podczas planowania i realizacji wdrożenia
oprogramowania FINN obsługującego system kancelaryjny urzędu. Karta pozwala udokumentować
czynności administracyjne służące przygotowaniu programu do pracy.)
Dokumentacja Dla Projektów Dotowanych Przez EFRR
Dokumentacja dotyczy raportowania wskaźników produktów, rezultatów i oddziaływania dla
projektów dotowanych przez ZPORR. Przedstawioną w dokumentacji listę wskaźników
należy traktować jako naszą propozycję, która uwzględnia wybrane wskaźniki – najbardziej
adekwatne w naszym odczuciu dla projektów wdrażających elektroniczny obieg i archiwizację
dokumentów.
Oprogramowanie jest również dostosowane do raportowania i kontroli innych wskaźników.
Z uwagi na indywidualny charakter każdego projektu dostosowujemy standardową postać
dokumentacji oraz raportów systemu FINN dla potrzeb danego beneficjenta EFRR.
LTC Sp. z o. o.
tel. (42) 684 98 91
93-569 Łódź, ul. Wołowa 2T
fax (42) 684 98 92
NIP 827-000-78-03
e-mail: [email protected]
http://www.finn.pl
strona
4