Zagraniczne podróże służbowe

Zagraniczne podróże służbowe
Wpisany przez
Czy czas oczekiwania na spóźniony samolot jest czasem podróży służbowej? Jak w praktyce
następuje zwrot wydatków za hotel ponad obowiązujący limit?
Opóźnienie samolotu a czas podróży służbowej
Samolot pracownika wracającego z zagranicznej podróży służbowej spóźnił się o 8 godzin
(wylot zamiast o 14.00 nastąpił o 22.00). Czy czas spędzony na lotnisku w oczekiwaniu na
samolot jest czasem podróży służbowej?
W przypadku odbywania zagranicznej podróży służbowej środkami komunikacji lotniczej czas
pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się od chwili startu samolotu w drodze za
granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej
na pierwszym lotnisku w kraju
(§ 3 pkt 2
rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych).
Czas podróży służbowej należy zatem liczyć do chwili lądowania samolotu na pierwszym
lotnisku w kraju. Kwestia opóźnienia samolotu nie będzie tu miała znaczenia.
Zwrot wydatków ponad limit
1/3
Zagraniczne podróże służbowe
Wpisany przez
Przepisy dotyczące rozliczenia kosztów noclegów w zagranicznej podróży służbowej stanowią
m.in., że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za
nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej określony limit. Czy
należy rozumieć, że nadwyżka ta jest kwestią uznania przez pracodawcę? Czy w związku z tym
jest przychodem dla pracownika?
Zwolnienie od podatku wspomnianej w pytaniu nadwyżki nie jest kwestią uznania, a wystąpienia
uzasadnionych przypadków, które pracodawca powinien uzasadnić i udowodnić.
Jak wiadomo, od podatku dochodowego zostały zwolnione m.in. diety i inne należności za czas
podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach dotyczących
zasad ustalania należności za czas takiej podróży (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof).
W odniesieniu do podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje za nocleg zwrot kosztów w
wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu
określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych. Jednak w razie
nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.
Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu (§ 9 rozporządzenia w sprawie podróży
zagranicznych).
I co najważniejsze, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot
kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit
określony w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych.
Dlatego to od pracodawcy zależy, w jaki sposób uzasadni konieczność wyższego zwrotu.
Nie jest to więc kwestia czystego uznania, a uzasadnienia i udowodnienia tych warunków.
Wystąpienie tych warunków spowoduje, że wspomniany zwrot będzie wolny od podatku i
składek.
2/3
Zagraniczne podróże służbowe
Wpisany przez
Sławomir Liżewski
specjalista ds. podatkowych
3/3