Pan Wojciech Konarski Starosta Powiatu Gryfińskiego

Szczecin, dnia 17 grudnia 2014 r.
PREZES
REGIONALNEJ IZBY OBRACHUNKOWEJ
W SZCZECINIE
WK.0913.1192.39.K.2014
Pan
Wojciech Konarski
Starosta Powiatu Gryfińskiego
Informuję Pana, że działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia
7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r.
poz. 1113 z późn. zm.), w okresie od 18 sierpnia do 21 października 2014 r.
Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie przeprowadziła kontrolę
kompleksową gospodarki finansowej Powiatu Gryfińskiego za lata 2010-2013
oraz wybranych zagadnień za okres sprzed 2010 r. i występujących do dnia 31
lipca 2014 r.
Protokół kontroli został podpisany przez Pana Starostę w dniu
21 października 2014 r.
Wyniki kontroli potwierdzają wyeliminowanie nieprawidłowości
stwierdzonych w trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej gospodarki
finansowej Powiatu Gryfińskiego i wymienionych w piśmie z dnia 6 maja
2010 r. (WK-0913-942/2/K/2010) Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Szczecinie.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą
wystąpiły następujące uchybienia i nieprawidłowości:
1.
W 2013 r. stwierdzono nieprawidłowości w zakresie dokonywania
wydatków przeznaczonych na pokrycie kosztów zagranicznych podróży
służbowych pracowników Starostwa Powiatowego. W 3 przypadkach z
powodu nierzetelnego zweryfikowania błędnie sporządzonych i złożonych
przez pracowników rozliczeń pod względem formalno-rachunkowym ww.
osobom zwrócono poniesione przez nich koszty przejazdu samochodem
niebędącym własnością pracodawcy (2) w kwocie niższej od należnej o
77,81 zł oraz wypłacono diety (1) w kwocie niższej od należnej o 45,99 zł,
co było niezgodne odpowiednio z § 2 pkt 2 lit. a w zw. z § 3 ust. 4 oraz § 2
pkt 1 w zw. z § 13 ust. 3 pkt 1 i § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i
Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.
U. poz. 167), za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor Wydziału
Finansowo-Księgowego, a z nadzoru Skarbnik – str. 118-119 protokołu
kontroli.
W wyniku ustaleń kontroli w dniach 3 i 8 września 2014 r. poszczególnym
pracownikom zwrócono wraz z odsetkami różnice pomiędzy kwotami
wypłaconymi a należnymi.
2.
Wydatki poniesione w latach 2012-2013 na pokrycie kosztów podróży
zagranicznych pracowników Starostwa Powiatowego w części krajowej w
3 przypadkach na łączną kwotę 68,00 zł (diety) zaklasyfikowano i ujęto w
§ 4410 Podróże służbowe krajowe zamiast w § 4420 Podróże służbowe
zagraniczne, co było sprzeczne z zasadami klasyfikacji tego rodzaju
wydatków ustalonymi § 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2
marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.), za co
odpowiedzialność ponosi Podinspektor Wydziału Finansowo-Księgowego,
a z nadzoru Skarbnik – str. 118-119 protokołu kontroli.
3.
W 2013 r. z powodu nieterminowego sporządzenia dowodów OT Przyjęcie
środka trwałego w 7 przypadkach na łączną kwotę 4 477 943,87 zł
zwiększenie wartości środków trwałych (drogi) spowodowane
zakończeniem realizowanych inwestycji wprowadzono do księgowej
ewidencji środków trwałych pod datą 31 grudnia 2013 r., pomimo iż
protokolarnego odbioru ww. środków trwałych dokonano w okresie od
września do listopada 2013 r. (dowody OT sporządzono w terminie od 54
do 96 dni od dnia przyjęcia środka trwałego do użytkowania). Powyższe
było niezgodne z wymogiem bieżącego sporządzania dowodów OT
określonym § 32 ust. 5 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych w Starostwie Powiatowym w Gryfinie, wprowadzonej
2
zarządzeniem Nr 9/2013 Starosty Gryfińskiego z dnia 20 lutego 2013 r. w
sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w
Starostwie Powiatowym w Gryfinie oraz w konsekwencji sprzeczne z
wymogiem rzetelnego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych –
zgodnie z treścią art. 24 ust. 1 w zw. ust. 2 i art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.).
W odniesieniu do przedmiotowych środków trwałych w 2013 r. nie
naliczono odpisów umorzeniowych w łącznej wysokości 31 868,22 zł
Odpowiedzialność za powyższe ponosi Naczelnik Wydziału Zarządzania
Drogami – str. 175 i 177-179 protokołu kontroli.
4.
W wyniku rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert na prowadzenie Domu
Pomocy Społecznej w Trzcińsku-Zdroju dla 82 osób przewlekle
somatycznie chorych w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia
2017 r., funkcjonującemu na terenie Powiatu Stowarzyszeniu udzielono z
budżetu jednostki samorządu terytorialnego w 2013 r. dotacji celowej w
kwocie 450 295,00 zł. W toku czynności kontrolnych ustalono, że:
a) wywieszone w dniu 24 września 2012 r. na tablicy ogłoszeń Starostwa
Powiatowego i opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej
jednostki ogłoszenie o otwartym konkursie ofert nie zawierało
informacji o wysokości środków publicznych przeznaczonych na
realizację tego zadania,
b) ogłoszenie otwartego konkursu ofert nastąpiło w dniu 24 września 2012
r., tj. przed przekazaniem organowi stanowiącemu jednostki samorządu
terytorialnego projektu uchwały budżetowej na 2013 r. – co nastąpiło w
dniu 15 listopada 2012 r.,
c) w ogłoszeniu wyników otwartego konkursu ofert nie wskazano
wysokości przyznanych Stowarzyszeniu środków publicznych,
d) w umowie nr 2/DPS-Trzcińsko/2012 na realizację zadania z zakresu
pomocy społecznej zawartej w dniu 21 grudnia 2012 r. pomiędzy
Stowarzyszeniem a Powiatem nie wskazano wysokości udzielonej przez
jednostkę samorządu terytorialnego dotacji,
e) od dotowanego podmiotu nie wyegzekwowano złożenia w odniesieniu
do 2013 r. sprawozdań częściowych (miesięcznych, kwartalnych i
rocznym) spełniających w pełni wymogi określone w obowiązujących
przepisach (wzór sprawozdania z wykonania zadania publicznego
określono w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra pracy i polityki
społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego
3
wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru
sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 6, poz. 25):
− w części II. Sprawozdanie z wykonanie wydatków, ust. 1. Rozliczenie
ze względu na rodzaj kosztów: sprawozdania nie zwierały w
wymaganym zakresie i szczegółowości wykazu kosztów
merytorycznych (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) –
podano kwoty ogólne i łączne,
− sprawozdania nie zawierały wskazu dokumentów księgowych
związanych z realizacją zadania: w części II. Sprawozdanie z
wykonanie wydatków pominięto ust. 4. Zestawienie faktur
(rachunków),
co było niezgodne z art. 13 ust. 2 pkt 2 (a), art. 13 ust. 5 (b), art. 15 ust. 2h
pkt 3 (c) oraz art. 16 ust. 1 w zw. z art. 19 pkt 2 (d) ustawy z dnia 24
kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.
U. z 2010 r. 234, poz. 1536 z późn. zm.) i sprzeczne z wymogiem złożenia
przez Stowarzyszenie sprawozdań zgodnie z obowiązującym wzorem
określonym § 9 ust. 1 umowy zawartej pomiędzy stronami (e), za co
odpowiedzialność ponosi Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy
Rodzinie, a z tytułu nadzoru Wicestarosta i Starosta – str. 135-141
protokołu kontroli.
5.
W dniu 2 września 2013 r. pomiędzy Powiatem Gryfińskim a
funkcjonującym na jego terenie Stowarzyszeniem zawarto umowę nr
1/OŚ/13 o udzielenie dotacji celowej w wysokości 250 000,00 zł na
realizację zadania pn. Termomodernizacja i docieplenie budynku
przeznaczonego na potrzeby osób niepełnosprawnych przy ul.
Szczecińskiej 33 w Gryfinie (środki finansowe w wymienionej wysokości
przekazano dotowanemu podmiotowi w dniu 28 października 2013 r.).
Stwierdzono, że zarówno na etapie wnioskowania, jak i udzielenia, a
następnie przekazania i wykorzystania dotacji dopuszczono możliwość
dotowania ww. zadania w kwocie przekraczającej 50% jego kosztów
rzeczywistych, co było niezgodne z § 3 pkt 1 uchwały nr XIV/116/2012
Rady Powiatu w Gryfinie z dnia 28 czerwca 2012 r. w sprawie zasad
udzielania dotacji celowej ze środków finansowych Powiatu Gryfińskiego
przeznaczonych na finansowanie ochrony środowiska i gospodarki wodnej.
We wniosku o przyznanie dotacji złożonym przez Stowarzyszenie w
Starostwie Powiatowym w dniu 11 września 2012 r. całkowity koszt
realizacji zadania określono na 783 000,00 zł – w całości pokryty ze
4
środków dotacji (w zestawieniu rzeczowo-finansowym wniosku wskazano
kwotę 783 827,62 zł przy udziale dotacji w wysokości 783 000,00 zł, a po
skorygowaniu wniosku w dniu 26 lipca 2013 r. wskazano kwotę
247 846,22 zł, ponownie zakładając sfinansowanie całości wymienionych
kosztów dotacją). W sprawozdaniu z realizacji przedmiotowego zadania,
które Stowarzyszenie złożyło w Starostwie Powiatowym w dniu 2 grudnia
2013 r. potwierdzono i udokumentowano koszt realizacji zadania na kwotę
260 084,14 zł, w tym ze środków dotacji pokryto wydatki na kwotę
250 000,00 zł, co oznacza iż ostateczny udział dotacji w kosztach
rzeczywistych zadania wyniósł 96,12%.
Za powyższe nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Naczelnik
Wydziału Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa, a z tytułu nadzoru
Wicestarosta oraz Starosta – str. 169-172 protokołu kontroli.
6.
Stwierdzono następujące nieprawidłowości związane z realizacją w 2012 r.
zadania inwestycyjnego pn. Przebudowa nawierzchni wyznaczonych
odcinków dróg powiatowych Nr 1356Z i Nr 1381Z, na terenie Powiatu
Gryfińskiego (postępowanie o udzielenie zamówienia wszczęto w dniu 6
września 2012 r.):
a) Zamawiający zamieścił ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego
w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 26 października 2012 r.
zamiast niezwłocznie po zawarciu z Wykonawcą w dniu 5 października
2012 r. umowy w sprawie zamówienia publicznego,
b) Zamawiający zwrócił Wykonawcy, którego oferta nie została wybrana
jako najkorzystniejsza wadium wniesione w kwocie 10 000,00 zł w dniu
5 grudnia 2012 r. zamiast niezwłocznie po wyborze w dniu 26
października 2012 r. oferty najkorzystniejszej,
c) pomimo zakończenia realizacji zadania oraz protokolarnego odbioru w
dniu 16 listopada 2012 r. przedmiotu zamówienia i otrzymania w dniu
19 listopada 2012 r. faktury wystawionej przez Wykonawcę w
odniesieniu do części zadania obejmującej fragment drogi powiatowej
Nr 1356Z na odcinku Gryfino – Linie nie sporządzono – wbrew
obowiązkowi wynikającemu z uregulowań wewnętrznych w ciągu 5 dni
od daty wpływu faktury/w dniu sporządzenia protokołu – dowodu OT
Przyjęcie środka trwałego (z opóźnieniem natomiast, w dniu 31 grudnia
2012 r. sporządzono dokument OT odniesieniu do części zadania
5
obejmującej fragment drogi powiatowej Nr 1381Z na odcinku
Widuchowa PKP – Bolkowice),
co było niezgodne odpowiednio z art. 95 ust. 1 i art. 46 ust. 1 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113,
poz. 739 z późn. zm.) oraz sprzeczne z wymogiem sporządzenia
dokumentu OT określonym w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów
(dowodów księgowych) w Starostwie Powiatowym w Gryfinie
wprowadzonej zarządzeniem Nr 21/2003 Starosty Gryfińskiego z dnia 31
marca 2003 r., za co odpowiedzialność ponosi Zastępca Naczelnika
Wydziału Zarządzania Drogami, a z nadzoru Naczelnik Wydziału – str.
154-158 protokołu kontroli.
7.
Na mocy uchwały Nr 259/2012 Zarządu Powiatu w Gryfinie z dnia 17
maja 2012 r. w sprawie powołania komisji przetargowej do
przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn.
„Modernizacja II piętra w budynku internatu przy ZSP Nr 2 w Gryfinie –
wraz z wymianą instalacji sanitarnych, elektrycznych – I etap” powołano i
ustalono skład pięcioosobowej komisji przetargowej. Na podstawie listy
obecności z dnia 4 czerwca 2012 r. ustalono, iż w otwarciu ofert złożonych
w toczącym się postepowaniu, w zastępstwie przewodniczącego komisji
przetargowej wzięła udział osoba, która nie została powołana do składu
komisji przez właściwy organ (kierownika) Zamawiającego, co było
sprzeczne z § 2 ust. 1 i 3 Regulaminu pracy Komisji Przetargowej
stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 23/2008 Starosty Gryfińskiego z
dnia 9 kwietnia 2008 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Udzielania
Zamówień Publicznych w Starostwie Powiatowym w Gryfinie w zw. z art.
21 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych, za co odpowiedzialność ponosi Zastępca Naczelnika
Wydziału Remontów, Inwestycji i Zamówień Publicznych, a z nadzoru
Naczelnik Wydziału – str. 163 i 164 protokołu kontroli.
Wymienione wyżej nieprawidłowości nie wyczerpują wszystkich
negatywnych ustaleń zawartych w protokole kontroli. Część z nich nie została
ujęta w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym z uwagi na ich mniejszy ciężar
gatunkowy.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości koniecznym
jest bezwzględne przestrzeganie obowiązujących norm prawnych oraz podjęcie
następujących działań:
6
1.
Rzetelnego weryfikowania rozliczeń podróży służbowych pracowników
Starostwa Powiatowego w celu ustalenia należności przysługujących ww.
osobom we właściwej wysokości.
2.
Właściwego klasyfikowania wydatków poniesionych na pokrycie kosztów
zagranicznych podróży służbowych pracowników Starostwa Powiatowego.
3.
Terminowego sporządzania dowodów OT Przyjęcie środka trwałego w
celu zapewnienia rzetelnego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i
prawidłowego naliczania odpisów umorzeniowych.
4.
Prowadzenia otwartych konkursów ofert zmierzających do wyłonienia
podmiotów realizujących zadania publiczne zgodnie z wymogami
określonymi w obowiązujących przepisach, w szczególności w zakresie
wymogów dotyczących treści publikowanych ogłoszeń i terminów ich
zamieszczania. Właściwego kształtowania treści zawieranych umów i
egzekwowania ich zapisów w zakresie dotyczącym składanych
sprawozdań.
5.
Udzielania dotacji celowych przeznaczonych na finansowanie ochrony
środowiska i gospodarki wodnej zgodnie z zasadami ustalonymi przez
organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
6.
Zamieszczania w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o
udzieleniu zamówienia publicznego niezwłocznie po zawarciu umowy z
wybranym wykonawcą.
7.
Zwracania wadium wykonawcy, którego oferta nie została uznana za
najkorzystniejszą niezwłocznie po wyborze oferty.
8.
Przestrzegania kompetencji organu pełniącego funkcję kierownika
Zamawiającego do ustalania składu i wyznaczania przewodniczącego
komisji przetargowej powołanej do przeprowadzenia postępowania o
udzielenie zamówienia publicznego.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz
powyższe wnioski przyczynią się do poprawy w zakresie gospodarowania
środkami publicznymi.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium
Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych,
dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub
7
niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty
otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych proszę o powiadomienie Regionalnej Izby Obrachunkowej w
Szczecinie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma, o sposobie
wykonania wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
(-) Bogusław Staszewski
Do wiadomości:
Pan Mieczysław Sawaryn
Przewodniczący
Rady Powiatu w Gryfinie
8