Sprawozdanie_ ze_spotkania_CPE_i_steering_committee_Sztokh

Barbara Polak – doradca Komendanta Głównego PSP
Joanna Lewicka – specjalista w BWM KG PSP
Warszawa, dnia 14 września 2006 r.
SPRAWOZDANIE Z DELEGACJI SŁUśBOWEJ DO SZTOKHOLMU
w dniach 28-30 sierpnia 2006 r.
I. CEL WYJAZDU
1. Udział w Spotkaniu Ekspertów Programu Ochrony Ludności EUROBALTIC Rady Państw
Morza Bałtyckiego (RPMB) w celu:
- przewodniczenia obradom z ramienia państwa wiodącego;
- przedstawienia wyników spotkań Komitetu WyŜszych Urzędników Rady Państw Morza
Bałtyckiego (ang. CSO CBSS) i Spotkania Dyrektorów Generalnych Ochrony Ludności
państw członkowskich Rady Państw Morza Bałtyckiego (ang. DG CBSS);
- omówienia moŜliwości poszerzenia współpracy w latach 2007-2013 w kontekście
uruchamiania nowych funduszy europejskich;
- przygotowania propozycji do programu posiedzenia Dyrektorów Generalnych CBSS.
2. Udział w spotkaniu Komitetu Sterującego projektu Interreg III B Eurobaltic II, w celu
dalszego usprawnienia wdraŜania projektu w świetle doświadczeń wynikających z pierwszego
audytu oraz omówienia harmonogramu pracy na kolejny okres rozliczeniowy.
II. OGÓLNA INFORMACJA O SPOTKANIU
Uczestnicy spotkania:
Lista uczestników spotkań w załączeniu (załącznik 1)
Skład delegacji Polski:
Barbara Polak – Doradca Komendanta Głównego PSP, koordynator programu
Eurobaltic, członek Komitetu Sterującego projektu Eurobaltic II;
Joanna Lewicka – specjalista w BWM KG PSP.
Agendy spotkań przewidywały między innymi:
1. Spotkanie Ekspertów Programu Ochrony Ludności EUROBALTIC Rady Państw Morza
Bałtyckiego:
a) Wystąpienie p. ambasadora Christera Perssona, Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Królestwa Szwecji, przewodniczącego Rady WyŜszych Urzędników RPMB;
b) Prezentacja p. Barbary Polak na temat ostatniego posiedzenia Komitetu WyŜszych
Urzędników Rady Państw Morza Bałtyckiego w Rejkiawiku oraz spotkania Dyrektorów
Generalnych Ochrony Ludności państw członkowskich Rady Państw Morza Bałtyckiego
w Turku;
1
c) Prezentacja p. Anneli Bodin na temat aktualnych działań projektu Interreg III B
Eurobaltic II oraz dyskusja o bieŜącej działalności projektu;
d) Prezentacja p. Barbary Polak na temat europejskiego „Programu transnarodowej
współpracy terytorialnej w regionie Morza Bałtyckiego na lata 2007/2013” oraz
moŜliwości wykorzystania źródeł finansowania z UE w przyszłej współpracy w
regionie;
e) Dyskusja na temat zagadnień merytorycznych i organizacji spotkania Dyrektorów
Generalnych Ochrony Ludności Państw Regionu Morza Bałtyckiego oraz warsztatu na
temat zasad wykorzystania pomocy międzynarodowej.
2. Komitet Sterujący
a) Omówienie doświadczeń z raportowania i rozliczania drugiego okresu rozliczeniowego;
b) Omówienie harmonogramu działań trzeciego okresu rozliczeniowego;
c) Omówienie bieŜących spraw projektu.
III. PRZEBIEG SPOTKAŃ
1. Spotkanie Ekspertów Programu Ochrony Ludności EUROBALTIC Rady Państw Morza
Bałtyckiego:
Ad. 1. a)
Ambasador Persson przedstawił w swoim wystąpieniu działanie Rady Państw Morza
Bałtyckiego w okresie przewodnictwa Szwecji. Przypomniał priorytety RPMB, zakres działania
i historię programu ochrony ludności oraz podkreślił rolę Polski jako kraju wiodącego,
koordynującego program. Polska odpowiedzialna jest za stymulowanie inicjatyw, monitorowanie
i postęp programu, przewodniczenie spotkaniom grupy ekspertów – punktów kontaktowych
(ang. focal points) i składanie sprawozdań podczas dorocznych spotkań Dyrektorów
Generalnych Ochrony Ludności państw członkowskich RPMB i Komitetu WyŜszych
Urzędników RPMB. Ambasador podkreślił, Ŝe Polska wywiązuje się znakomicie ze swej roli a
priorytety programu korespondują z potrzebami i celami regionu. Jednocześnie przypomniał, Ŝe
podczas szóstego szczytu RPMB w Reykjaviku szefowie rządów państw Regionu Morza
Bałtyckiego wyrazili wolę i potrzebę kontynuowania współpracy i podkreślili jej znaczenie dla
rozwijania stosunków pomiędzy UE a jej wschodnimi sąsiadami.
Przewodnicząca spotkaniu p. Barbara Polak podziękowała ambasadorowi za zainteresowanie
pracą ekspertów i potwierdzenie przez swoją obecność na spotkaniu roli współpracy w obszarze
ochrony ludności dla rozwoju regionu Morza Bałtyckiego. Potwierdziła w swoim wystąpieniu,
Ŝe program i projekty Eurobaltic spełniają oczekiwania i są wysoko oceniane przez Dyrektorów
Generalnych RPMB, Komisję Europejską oraz Sekretariat Interreg, czego wyrazem było
zaproszenie projektów Eurobaltic do prezentacji podczas konferencji i wystawy przeglądowej
projektów współfinansowanych przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Interreg IIIB
„Setting Regions in Motion", która odbyła się w Malmo w maju br.
Ad.1.b)
Barbara Polak przedstawiła główne zagadnienia poruszane w trakcie posiedzenia CSO CBSS
w Rejkiawiku oraz DG CBSS w Turku, ze szczególną uwagą zagadnień istotnych dla
programu Eurobaltic. Między innymi, poinformowała, Ŝe podniesione na spotkaniu
Dyrektorów Generalnych problemy związane z organizacją udzielania i otrzymywania
pomocy podczas katastrof są tematem warsztatów organizowanych na początku 2007 roku
2
przez partnerów projektu. Jednocześnie podkreśliła, Ŝe obydwa posiedzenia wyraziły silną
wolę kontynuacji współpracy państw regionu w ramach RPMB, jako prowadzącej równieŜ do
wzmocnienia Wymiaru Północnego UE. To stanowisko potwierdzone zostało równieŜ
podczas spotkania premierów w dniu 8 czerwca br. w Reykjaviku.
Ad. 1. c)
Prezentacja Anneli Bodin na temat aktualnych działań projektu Eurobaltic II stała się początkiem
dyskusji na temat funkcjonowania projektu. NajwaŜniejsze punkty dyskusji:
- Zbyt krótki czas pomiędzy zaproszeniami a planowanymi wydarzeniami; Partnerzy podkreślali,
Ŝe ćwiczenia i warsztaty powinny być planowane i organizowane z duŜym wyprzedzeniem, tak
by eksperci mogli mieć moŜliwość zaplanowania swojego uczestnictwa.
- Wzajemne uczestnictwo partnerów Eurobaltic w przedsięwzięciach projektu; Polska
podkreśliła, Ŝe Finlandia jako kraj przewodniczący pakietu roboczego WP1 powinien być
bardziej aktywny w ramach projektu. Partnerzy Fińscy otrzymali zaproszenia do aktywnego
udziału w najbliŜszych wydarzeniach w Polsce: ćwiczeniach IREN (w ramach projektu
pilotaŜowego PP4) oraz warsztatach nt. zagroŜeń przemysłowych w Gdańsku (projekt
pilotaŜowy PP1). Jukka Mettso, jako tzw. focal point programu Eurobaltic, został poproszony o
pomoc w skontaktowaniu się i zaproszeniu do udziału w wydarzeniach kompetentnych
ekspertów/prelegentów.
- Strony internetowe; Barbara Polak zaprezentowała polską stronę internetową
www.kgpsp.gov.pl na której umieszczone zostały informacje o projekcie Eurobaltic II. Anneli
Bodin zaprezentowała oficjalną stronę projektu www.eurobaltic.srv.se . Partnerzy z innych
krajów zostali poproszeni o przesłanie do partnera wiodącego informacji na temat swoich
krajowych stron internetowych o projekcie.
Ad. 1. d)
Barbara Polak przedstawiła informacje na temat „Programme for transnational territorial
cooperation in the Baltic Sea Region 2007-2013”, priorytetów, warunków i kalendarza
składania aplikacji. Oficjalna informacja o programie powinna być dostępna w maju 2007,
wezwanie do składania aplikacji – w czerwcu 2007 a zakończenie składania aplikacji – w
październiku 2007. Przewodnicząca zaprosiła uczestników spotkania do dyskusji na temat
moŜliwości i potrzeb przyszłej współpracy w regionie, w tym poddała pod rozwagę zmianę
formy projektów z jednego projektu gromadzącego wszystkich partnerów, na kilka
mniejszych, skupionych wokół działań transgranicznych.
Obecni na spotkaniu przedstawiciele państw regionu Morza Bałtyckiego potwierdzili wolę
kontynuowania współpracy w formie projektów. BliŜsze informacje na ten temat będą
skonsultowane z odpowiednimi władzami w państwach członkowskich. Temat powinien być
poruszony na najbliŜszym spotkaniu Dyrektorów Generalnych, które planowane jest na
koniec października w Rydze. Na tym spotkaniu Polska przedstawi załoŜenia „Programme for
transnational territorial cooperation in the Baltic Sea Region 2007-2013”.
Ad. 1. e)
Luidis Paulis poinformował o stanie przygotowań związanych z organizacją spotkania
dyrektorów generalnych i poprosił uczestników o wsparcie w zakresie przygotowywania
agendy. Przewodnicząca przypomniała konstrukcje agend poprzednich spotkań oraz
zasugerowała wystąpienie podczas spotkania DG Finlandii. Finlandia jako kraj
przewodniczący w tym półroczu Unii Europejskiej powinna się wypowiedzieć na temat
priorytetów współpracy. Jednocześnie Łotwa ponowiła prośbę do przewodniczącej o
tradycyjne przedstawienie Progress Report Programu Eurobaltic.
3
2. Spotkanie Komitetu Sterującego
Ad. 2. a) Doświadczenia wynikające z okresów rozliczeniowych 1 i 2 oraz audytu
Partner Wiodący wyraził zadowolenie z otrzymanych raportów finansowych. Większość
raportów została dostarczona na odpowiednich formularzach i była zgodna z zaleceniami, co
pozwoliło Partnerowi Wiodącemu złoŜyć raporty do Sekretariatu Interregu w terminie.
Problemem większości partnerów był bardzo krótki termin składania raportów, które
uprzednio zostały poddane audytowi wewnętrznemu/krajowemu. Niektórzy audytorzy nie
wykazali zrozumienia dla terminów wynikających z umowy z Partnerem Wiodącym i audyt
trwał około 4 tygodni.
W związku z tym Komitet Sterujący zdecydował o wystąpieniu do Sekretariatu Interreg o
przedłuŜenie terminów składania dokumentów dla partnerów, którzy przechodzą audyt
krajowy. Jednocześnie Partner Wiodący zobowiązał się w następnym okresie rozliczeniowym
dodatkowo wspomóc tych partnerów, którzy mieli problemy z procedurą raportowania.
Ad. 2. b) Harmonogram działań projektu Eurobaltic II na trzeci okres rozliczeniowy
Przed spotkaniem Komitetu Sterującego partnerzy zostali poproszeni o przesłanie informacji
o działania planowanych do realizacji w trzecim okresie rozliczeniowym (milestone 3).
Przewodniczący pakietów roboczych WP1 i WP2 dostarczyli dane do harmonogramu.
Brakuje informacji o pakiecie WP3. Przewodnicząca pakietu WP3 Johanna Runarson nie była
obecna na spotkaniu. Partnerzy stwierdzili brak koordynacji w ramach pakietu WP3 oraz
trudności we współpracy z tym pakietem roboczym. Polska podkreśliła, iŜ Śląski Urząd
Wojewódzki w Katowicach, Wydział Zarządzania Kryzysowego - partner WP 3, wielokrotnie
zgłaszał problemy w związku z brakiem koordynacji i przepływu informacji w swoim
pakiecie roboczym. Partner Wiodący zobowiązał się spotkać w tej sprawie z
przewodniczącym grupy wdroŜeniowej pakietu WP3 (Szwecja).
W celu usprawnienia tworzenia przyszłych raportów, Komitet zdecydował, Ŝe dokument w
formie wspólnego harmonogramu wraz z określonymi celami i planowanymi rezultatami
działań zostanie stworzony przez Partnera Wiodącego i opublikowany na stronie intranetowej.
Ad. 2. c) Sprawy bieŜące
W celu lepszej komunikacji pomiędzy partnerami naleŜy zaktualizować listę kontaktową.
Jednocześnie Partner Wiodący ponownie wyśle informacje o intranecie do partnerów, którzy
nadal nie korzystają z tego narzędzia roboczego. Podkreślono, Ŝe Polska dobrze i aktywnie
wykorzystuje to narzędzie pracy.
Komitet Sterujący zdecydował ponadto, Ŝe pod koniec bieŜącego okresu rozliczeniowego
partnerzy powinni złoŜyć propozycje przesunięć środków w ramach swoich linii
budŜetowych. W tym celu odbędą się spotkania grup wdraŜających i komitetu sterującego
przed końcem 2006 roku.
IV. PODSUMOWANIE, WNIOSKI
1. W świetle programu spotkania Dyrektorów Generalnych RPMB w dniach 25-26
października br., naleŜy zorganizować spotkanie wewnętrzne z potencjalnymi partnerami
polskimi przyszłych projektów, w celu przedyskutowania stanowiska Polski na powyŜsze
spotkanie.
4
2. W związku z planowanym na koniec 2006 roku spotkaniem dotyczącym przesunięcia
środków finansowych w ramach linii budŜetowych projektu Eurobaltic II, konieczne jest
spotkanie partnerów polskich w celu uzgodnienia wspólnej propozycji w tym zakresie.
Spotkanie to powinno odbyć się przed końcem listopada br.
3. Wobec stanowiska decydentów o potrzebie kontynuowania i zacieśniania współpracy w
ramach RPMB, grupa realizująca zadania kraju wiodącego w zakresie ochrony ludności
powinna być wzmocniona.
4. Na wniosek Polski o przedłuŜenie terminu składania dokumentów, Partner Wiodący
wyznaczył datę 1 lutego 2007 jako ostateczny termin składania dokumentów dotyczących
trzeciego okresu rozliczeniowego przez partnerów Polskich. Termin ten został
zaakceptowany przez Sekretariat Interreg.
Do wiadomości:
Paweł Soloch, Podsekretarz Stanu, Szef Obrony Cywilnej Kraju, MSWiA,
Zbigniew KruŜyński – Dyrektor Departamentu Unii Europejskiej MSZ,
Marek Kowalski – Zachodniopomorski Komendant Wojewódzki PSP,
Dariusz Przeradzki – Warmińsko-Mazurski Komendant Wojewódzki PSP,
Andrzej Rószkowski – Pomorski Komendant Wojewódzki PSP,
Zoja Bednarek – Komendant Rektor SGSP,
Grzegorz Kamionowski – Dyrektor Wydziału Zarządzania Kryzysowego ŚUW w Katowicach,
Dariusz Ratajczak – BZ KG PSP,
Dariusz Marczyński – KCKR KG PSP,
5