Office Box Wirtualne Biuro

Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
Office Box
Wirtualne Biuro
Wersja 0.5 z dnia 2016-09-11
1
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
Spis treści
I ADMINISTRACJA .................................................................................................................................... 4
1. Role ........................................................................................................................................... 4
2. Uprawnienia ............................................................................................................................... 4
3. Użytkownicy ............................................................................................................................... 4
3.1 Język użytkownika ..................................................................................................................... 4
3.2 Akceptacja Regulaminu ............................................................................................................. 4
3.3. Dezaktywacja Użytkownika ...................................................................................................... 5
3.4 Typy Użytkowników .................................................................................................................. 5
4. Strony......................................................................................................................................... 5
II KLIENCI ................................................................................................................................................. 6
1. Kontrahenci .............................................................................................................................. 6
2. Adresy ............................................................................................................................................. 6
3. Oddziały ..................................................................................................................................... 7
4. Osoby Kontaktowe .................................................................................................................... 7
5. Ostrzeżenia ................................................................................................................................ 7
III CENNIK ................................................................................................................................................ 8
1. Kategorie ................................................................................................................................... 8
2. Metody Płatności ..................................................................................................................... 8
3. Produkty .................................................................................................................................... 8
4. Pakiety ....................................................................................................................................... 8
5. Klauzule...................................................................................................................................... 9
6. Wzorce dla PDF .......................................................................................................................... 9
7. Cenniki Dedykowane .................................................................................................................. 9
7.1. Definiowane Cen dla Pakietów ................................................................................................ 9
7.2. Definiowane Cen dla Produktów ............................................................................................. 9
IV. SEKRETARIAT.................................................................................................................................... 11
1. Dokumenty .............................................................................................................................. 11
2. Zapytania .................................................................................................................................. 11
2.1. Dodawanie Ofert .................................................................................................................... 12
3. Zlecenia .................................................................................................................................... 12
2
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
3.1. Etapy ...................................................................................................................................... 12
4. Książki Listowe ......................................................................................................................... 13
5. Pisma Przychodzące ................................................................................................................ 13
6. Pisma Wychodzące ................................................................................................................. 13
7. Urlopy ...................................................................................................................................... 13
8. Zadania .................................................................................................................................... 13
V. Ustawienia ........................................................................................................................................ 14
1. Typy Zasobów ........................................................................................................................... 14
2. Zasoby ...................................................................................................................................... 14
VI. Spotkania ......................................................................................................................................... 15
1. Zdarzenia .................................................................................................................................. 15
2. Rezerwacje................................................................................................................................ 15
2.1 Rezerwacje w Panelu Klienta .................................................................................................. 15
3. Kalendarz ................................................................................................................................. 16
VII. Panel Klienta ................................................................................................................................... 17
1. Uzyskiwanie dostępu do Panelu ................................................................................................... 17
2. Panel Klienta - Dokumenty............................................................................................................ 17
3. Panel Klienta - Zapytania............................................................................................................... 17
4. Panel Klienta - Zlecenia ................................................................................................................. 18
5. Panel Klienta – Pisma Przychodzące ............................................................................................. 18
6. Panel Klienta - Rezerwacje ............................................................................................................ 18
7. Panel Klienta - Kalendarz .............................................................................................................. 19
3
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
I ADMINISTRACJA
Rodzina modułów do zarządzania całą aplikacją.
1. Role
Moduł pozwala na definiowanie dowolnych Roli, do którym następnie przypiszemy uprawnienia.
Przykładowe nazwy, to np. Kierownik Zespołu, Laborant, Sekretarka, Dyrektor itp.
Część Roli oznaczonych jest 'external' lub 'system'. Roli tych nie można usunąć, ponieważ wpłynie to
negatywnie na stabilność działania aplikacji.
2. Uprawnienia
Uprawnienia dostarczone są razem z aplikacją. Nie ma możliwości definiowania własnych uprawnień.
Istnieje za to możliwość zdefiniowania własnej nazwy oraz opisu.
Uprawnienia przypisywane są do Ról.
Użytkownik z daną Rolą uzyskuje dostęp do wybranego modułu aplikacji, jeśli
Rola ma przypisane odpowiednie uprawnienia.
3. Użytkownicy
Administrator może definiować użytkowników. Hasło dla utworzonego użytkownika zostanie
przesłane drogą mailową.
3.1 Język użytkownika
Każdy użytkownik może mieć zdefiniowany język, który zostanie użyty do przesyłania korespondencji
mailowej.
3.2 Akceptacja Regulaminu
Pole 'Akceptacja Regulaminu' pozwala ustalić czy od użytkownika po pierwszym zalogowaniu będzie
wymagane zapoznanie się i zaakceptowanie oficjalnego regulaminu korzystania z serwisu.
Korzystanie z serwisu będzie możliwe dopiero po akceptacji Regulaminu.
Ustawienie to będzie ignorowane, jeśli przejdziemy do modułu Admin > Strony
i ustawimy stronę Regulamin na nieaktywną.
4
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
3.3. Dezaktywacja Użytkownika
Użytkownik, który nie powinien mieć możliwości logowania się do aplikacji, może zostać
deaktywowany. Wówczas wprowadzone przez niego dane nadal będą dostępne w aplikacji w celach
np. audytu, ale nie mogą być przez niego zmienione.
3.4 Typy Użytkowników
Istnieją 4 typy użytkowników:
- Wewnętrzny – pracownicy firmy
- Zewnętrzny – klienci firmy
- Współpracownik – podwykonawcy firmy
- Gość – domyślne konto bez żadnych uprawnień
Użytkownik Wewnętrzny musi zostać przypisany do odpowiednich Ról, aby uzyskać dostęp do
modułów aplikacji.
Użytkownik Zewnętrzny może korzystać z Panelu Klienta. Administrator może przypisać mu jedną z
kilku dostępnych Ról dedykowanych dla użytkowników zewnętrznych. Role te brane są pod uwagę
tylko, jeśli typ użytkownika wskazuje na 'Zewnętrzny'. Dla innych typów, Role te nie są brane pod
uwagę.
Użytkownik Zewnętrzny zobaczy w Panelu Klienta tylko takie rekordy, które przynależą do
przypisanych mu Kontrahentów. Istnieje możliwość przypisania wielu Kontrahentów do jednego
użytkownika. Wówczas użytkownik może przełączać się pomiędzy Kontrahentami za pomocą listy
rozwijanej dostępnej na górze strony. Takie rozwiązanie jest pomocne, jeśli użytkownik reprezentuje
kilku Kontrahentów i potrzebuje mieć wgląd w ich rekordy.
Użytkownik Wewnętrzny może posiadać przypisanych Kontrahentów. W
takim przypadku ustawienia te nie są brane pod uwagę.
Jeśli użytkownik zarejestruje się w serwisie, jego domyślnym typem będzie Gość i administrator musi
odpowiednio go zmienić, jeśli wymagane.
Typ użytkownika 'Współpracownik' na chwilę obecną nie jest używany.
4. Strony
Moduł umożliwia utworzenie dowolnie sformatowanego artykułu, który następnie będzie
wyświetlany w stopce strony. Można tam umieścić informacje dotyczące np. Zasad korzystania z
aplikacji, Regulamin, Samouczek do aplikacji itp. Dodatkowo możemy zdecydować, czy strona będzie
dostępna tylko dla użytkowników zalogowanych, czy również dla gości odwiedzających naszą stronę.
Jeśli chcemy zakończyć publikację strony, zmieniamy ją na nieaktywną.
5
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
II KLIENCI
Rodzina modułów do zarządzania Klientami firmy.
1. Kontrahenci
Moduł służy do przechowywania i zarządzania danymi odbiorców naszych usług. Użytkownik ma
dostęp do wszystkich informacji z poziomu tabeli. Niektóre ustawienia można zmieniać bezpośrednio
wybierając pola w tabeli.
Kontrahenci dzielą się na dwa typy:
- Firmy
- Osoby Prywatne.
Dla Osób Prywatnych nie jest wymagany np. NIP. Obowiązkowy jest natomiast adres email. W
przypadku firm adres email można zdefiniować dla Osoby Kontaktowej, która zostanie przypisana do
Kontrahenta.
Jeżeli Kontrahent posiada przypisane Oddziały lub Osoby Kontaktowe,
wówczas pojawią się one pod plusem po lewej stronie.
2. Adresy
Każdy Kontrahent może mieć zdefiniowanych do czterech adresów:
- Biuro – główna siedziba firmy
- Faktura – adres wykorzystywany do przesyłania faktur
- Kontaktowy – adres wykorzystywany do przesyłania korespondencji
- Inny – dodatkowy adres, jeśli wymagany
Adresami można zarządzać klikając następującą ikonę:
6
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
Lista adresów znajduje się po prawej stronie. Jeśli adres jest już zdefiniowany, to kliknięcie kwadratu
załaduje dane do edycji. W przypadku braku adresu w bazie, zostaniesz przeniesiony do formularza z
tworzeniem adresu. W podobny sposób zostało zorganizowane zarządzanie Oddziałami i Osobami
Kontaktowymi.
3. Oddziały
Ikona służy do zarządzania Oddziałami przypisanymi do Kontrahenta
Po jej kliknięciu widzimy po prawej stronie przycisk służący do definiowania nowego Oddziału lub
możemy przejść do edycji już istniejących wpisów.
4. Osoby Kontaktowe
Ikona służy do zarządzania Osobami Kontaktowymi przypisanymi do Kontrahenta
Po jej kliknięciu widzimy po prawej stronie dwa przyciski służące do definiowania nowej Osoby
Kontaktowej lub przypisania już istniejącej Osoby. Przypisanie jest możliwe, ponieważ ta sama Osoba
Kontaktowa może być obecna zarówno w centrali firmy jak i jej oddziałach.
4.1. Zarządzanie Osobami przypisanymi do Oddziałów
Domyślnie na ekranie wyświetlane są Osoby Kontaktowe przypisane do Centrali firmy. Jeśli chcemy
przejść do zarządzania Osobami przypisanymi do Oddziałów, należy kliknąć przycisk z nazwą
Oddziału znajdujący się na środku ekranu. Wówczas po lewej stronie wyświetli się lista Osób
przypisana do wybranego Oddziału.
Osobami Kontaktowymi można również zarządzać w menu Osoby
Kontaktowe.
5. Ostrzeżenia
Ostrzeżenia definiowane są dla Kontrahentów i pojawiają się w każdym miejscu aplikacji, gdzie dany
Kontrahent zostanie użyty, np. podczas dodawania Zapytania lub Zlecenia. Ostrzeżenie może
zawierać ważne informacje, np. o zmianie adresu wysyłki lub niepłaceniu na czas za zrealizowane
badania.
7
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
III CENNIK
Rodzina modułów do zarządzania sprzedażą.
1. Kategorie
Moduł służy do budowania drzewiastych struktur, do których następnie będą przypisywane Produkty
oferowane przez naszą firmę.
Kategorie wykorzystywane są również do filtrowania Zapytań oraz Zleceń. Ułatwia to zarządzanie
wpisami oraz ułatwia zorientowanie się w sytuacji, jaki dochód generuje każda z gałęzi naszej
działalności. Zbierane przez system dane będą prezentowane na wykresach. Wykresy są w trakcie
opracowania.
2. Metody Płatności
Metody Płatności są dodawane do Ofert wysyłanych Klientowi. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie jest
konieczne wpisywanie sposobu opłacenia zlecenia za każdym razem, gdy jest ono dodawane do
systemu.
Każdy Kontrahent może mieć zdefiniowany domyślny sposób płatności. Wówczas podczas tworzenia
Oferty jest on domyślnie zaznaczany w odpowiednim polu formularza.
3. Produkty
Produkty to wszystko, co mamy w ofercie dla naszych Klientów. Każdy Produkt zostaje przypisany do
odpowiedniej Kategorii, którą możemy w dowolnym momencie zmienić. Musi on też posiadać
zdefiniowaną cenę jednostkową, za którą będziemy go oferować odbiorcy naszych usług.
Istnieje możliwość zdefiniowania wielu cen dla każdego Produktu. Sprawdź
Cenniki Dedykowane.
4. Pakiety
Pakiety zostały stworzone z myślą o sytuacjach, kiedy chcemy sprzedawać wybranym Klientom
zestaw Produktów w promocyjnej cenie. Niekoniecznie niższej niż suma składowych cen Produktów
przypisanych do Pakietu. Pakiet umożliwia szybkie dodanie całej listy Produktów do Oferty.
Istnieje możliwość zdefiniowania wielu cen dla każdego Pakietu. Sprawdź
Cenniki Dedykowane.
8
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
5. Klauzule
Klauzule drukowane są na końcu plików PDF z Ofertami, Pismami Wychodzącymi oraz Cennikami
Dedykowanymi. Zawierają specjalne warunki dotyczące zakresu Oferty, poufności danych itp. Tylko
aktywne Klauzule są dostępne dla użytkowników tworzących pisma.
Więcej o Klauzulach znajdziesz we Wzorcach dla PDF.
6. Wzorce dla PDF
Wzorzec PDF pozwala predefiniować pewne elementy w generatorze PDF. Dla każdego wzorca
możemy zdefiniować następujące elementy:
- prawe oraz lewe logo na pierwszej stronie
- przypisać Klauzule, które będą następnie automatycznie drukowane w pliku PDF
W celu łatwej identyfikacji wzorca możemy nadać mu unikalną nazwę, np. 'Wzorzec dla Ofert'.
7. Cenniki Dedykowane
Jak wspomniano wyżej, istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej ilości cen dla każdego Produktu i
Pakietu. Pierwszym krokiem jest utworzenie Cennika Dedykowanego. Cennik posiada generowaną
automatycznie nazwę kodową w celu jego łatwej identyfikacji.
Kontrahenci mogą posiadać wiele Cenników Dedykowanych.
Za pomocą daty 'Obowiązujący Do' ustalamy, do kiedy ma on zastosowanie w
Ofertach.
Jeżeli chcemy wyłączyć Cennik przed upływem jego ważności, możemy to szybko zrobić ustawiając
pole 'Aktywny' na 'Nie'.
Interesującym polem jest 'Wzorzec PDF', po wybraniu którego zostaną automatycznie dołączone
Klauzule oraz odpowiednie pliki z logo pojawią się na wygenerowanym dokumencie.
7.1. Definiowane Cen dla Pakietów
Przechodząc na stronę "Przypisz Ceny za Pakiety", mamy możliwość zdefiniowania nowych cen dla
każdego dostępnego w systemie Pakietu. Jeśli już jakaś cena została dodana do cennika, zostanie
automatycznie wyświetlona w odpowiednim polu formularza.
7.2. Definiowane Cen dla Produktów
Strona definiowania cen dla Produktów wygląda trochę inaczej. Najpierw musimy wybrać
odpowiednią Kategorię, dla której zostaną wyświetlone Produkty.
9
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
Wybierając Kategorię, Produkty przypisane do jej potomków też zostaną
wyświetlone.
W przypadku, gdy dla wybranego cennika i Produktu zdefiniowano już cenę, zostanie ona
automatycznie załadowana. Pole 'Cena dla Wszystkich' pozwala zdefiniować taką samą cenę dla
wszystkich Produktów.
10
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
IV. SEKRETARIAT
1. Dokumenty
Moduł stanowi repozytorium jakichkolwiek dokumentów, które mogą być ważne dla naszej firmy.
Każdy dokument może być następującego typu:
- Dokument
- Raport
- Inny
Oto lista modułów, do których można przypisać Dokument:
- Kontrahent
- Zapytanie
- Zlecenie
- Pismo Wychodzące
- Pismo Przychodzące
2. Zapytania
Moduł pozwala na rejestrację Zapytań o Oferty kierowane przez naszych Klientów. Podczas
tworzenia Zapytania istnieje możliwość wybrania Cennika Dedykowanego dla Kontrahenta, jeśli
takowy istnieje.
Wybierając Cennik Dedykowany, będziemy w Ofercie wyświetlać ceny z załączonego cennika. Jeśli
dla danego Produktu, nie istnieje indywidualnie zdefiniowana cena, zostanie ona pobrana z
domyślnego Cennika.
Po rejestracji Zapytania, zostanie wysłana wiadomość na adres email z użyciem następującego
algorytmu:
- Jeśli wybrano Osobę Kontaktową, użyj adresu email przypisanego do Osoby chyba, że
zaznaczono pole 'Użyj adresu Kontrahenta'
- Jeśli wybrano Oddział, użyj adresu email przypisanego do Oddziału chyba, że zaznaczono
pole 'Użyj adresu Kontrahenta'
- Jeśli nie wybrano Oddziału ani Osoby Kontaktowej, użyj adresu email Kontrahenta jeśli
istnieje.
11
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
- Jeśli brak adresów email, nie wysyłaj wiadomości, wyświetl odpowiednie powiadomienie
dla użytkownika
Status dodanego zapytania zawsze jest 'Nowe'.
Przyjęte Zapytanie może zostać w każdej chwili anulowane. Decyzja o anulacji może zostać w każdej
chwili cofnięta.
2.1. Dodawanie Ofert
Dla Zapytań w statusie Nowe i Monitorowane istnieje możliwość dodania Oferty. Ofertę można
ustawić jako 'Opublikowana'. Wówczas będzie widoczna w Panelu Klienta (w trakcie realizacji).
Przypisując Produkty i Pakiety do Oferty, wykorzystujemy następujący algorytm:
- Jeśli wybrany Cennik Dedykowany, pobierz cenę z cennika
- Jeśli cena nie została zdefiniowana w Cenniku, pobierz domyślną cenę dla danego Produktu
- Jeśli brak Cennika Dedykowanego dla Oferty, weź domyślną cenę
Nowa Oferta może zostać dodana tylko, gdy odrzucono aktualną lub brak
jakiejkolwiek dla danego Zapytania.
3. Zlecenia
Zlecenie można utworzyć na podstawie zaakceptowanego Zapytania lub zupełnie niezależnie.
Zlecenia realizowane są dwuetapowo. Tuż po utworzeniu Kontraktor jest informowany drogą
mailową o nowym Zleceniu. Algorytm wysyłania wiadomości email jest taki sam jak w przypadku
Zapytania.
Po utworzeniu, użytkownik musi podjąć decyzję co do realizacji. Zlecenie może zostać przyjęte do
realizacji lub odrzucone. Przyjęte Zlecenie może zostać w każdej chwili anulowane. Decyzja o anulacji
może zostać w każdej chwili cofnięta.
3.1. Etapy
Po przyjęciu do realizacji, do Zlecenia dodawany jest automatycznie Etap. Składa się on z kilku
kroków, które muszą zostać ukończone, aby zamknąć realizację Etapu. Należą do nich:
- Rozpocznij Implementację
- Zakończ Implementację
- Wyślij Raport
- Wyślij Fakturę
Gdy wszystkie Etapy zostaną ukończone, Zlecenie może zostać zamknięte.
12
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
4. Książki Listowe
Książka Listowa służy do generowania Elektronicznej Książki Listowej. W ramach książki możemy
stworzyć dowolną ilość listów. Dla każdego dodanego listu możemy wygenerować w PDFie etykietę,
która następnie może zostać wydrukowana i naklejona na list.
5. Pisma Przychodzące
Pisma Przychodzące pozwalają prowadzić ewidencję całej korespondencji, która spływa do firmy.
Wszelkiego typu dokumenty załączone do listów mogą zostać zeskanowane i dołączone w
Elektronicznym Repozytorium Dokumentów.
Podczas wypełniania formularza, podawany jest adresat pisma. Wymieniona osoba musi sprawdzić
otrzymaną przesyłkę, potwierdzić jej zgodność z opisem a następnie zaakceptować Pismo
Przychodzące.
6. Pisma Wychodzące
Pisma Wychodzące pozwalają ewidencjonować korespondencję rozsyłaną do Klientów, np.
zamówienia, Oferty itp. Wszelkiego typu przesyłki, na wysłanie których powinniśmy mieć dowód
utworzenia.
Pismo Wychodzące można przypisać do listu podając jego numer podczas wypełniania formularza.
Pismo zawiera również edytor tekstu, gdzie możemy stworzyć treść pisma i
wygenerować plik PDF.
Pozwala to zachować jednolitość w formacie wszystkich oficjalnych pism.
7. Urlopy
Moduł pozwala na szybkie wygenerowanie wniosku urlopowego. Użytkownik składa wniosek w
aplikacji a następnie wydrukowany plik PDF może przedłożyć szefowi do zatwierdzenia.
W momencie złożenia wniosku oraz w momencie zmiany statusu, wysyłana jest wiadomość email do
wszystkich użytkowników posiadających uprawnienie „AKCEPTACJA URLOPÓW”.
Status Wniosku mogą zmieniać tylko użytkownicy, którzy są uprawnieni do akceptacji urlopów. Po
zmianie statusu na Zaakceptowany bądź Odrzucony, ponowna zmiana nie jest możliwa.
8. Zadania
Moduł pozwala na utworzenie zadania, które następnie możemy przypisać do dowolnego
użytkownika, w tym do samego siebie. Każde z zadań posiada Priorytet oraz Status, aby łatwiej
filtrować te zdania, które czekają na realizację.
13
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
V. Ustawienia
Rodzina modułów wspierająca funkcjonalności w innych obszarach.
1. Typy Zasobów
Moduł pozwala zdefiniować kategorie zasobów, które mogą być wykorzystywane przy tworzeniu
Rezerwacji
2. Zasoby
Moduł, gdzie Użytkownicy definiują sprzęty, które mogą być dodawane do Rezerwacji. Każdy sprzęt
jest przypisany do odpowiedniego typu, aby ułatwić filtrowanie w przypadku dużej liczby
elementów.
Zasoby mogą być również rezerwowane przez użytkowników zewnętrznych.
Należy ustawić opcję „Dostępny dla Użytkowników Zewnętrznych?” na TAK.
14
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
VI. Spotkania
1. Zdarzenia
Tworząc rezerwację, możemy chcieć określić, do jakiego typu należy. Do tego służą Zdarzenia.
Przykładem może być „rezerwacja sprzętu”, „spotkanie”, „szkolenie”.
Do każdego Zdarzenie można przypisać „Obowiązkowe typy zasobów”. Oznacza to, że wybierając
dane Zdarzenie musimy przypisać przynajmniej jeden sprzęt przynależący do Typów Zasobów
oznaczonych jako obowiązkowe.
Zdarzenia oznaczone jako "Dostępne dla Użytkowników Zewnętrznych", są widoczne w Panelu
Klienta.
Jeśli nie udostępnimy żadnego Zdarzenia, dodawanie Rezerwacji przez
użytkowników zewnętrznych będzie niemożliwe.
2. Rezerwacje
Moduł pozwala na rezerwację zasobów firmy, np. sali konferencyjnej na spotkanie z klientem.
Przechodząc do formularza rezerwacji musimy wybrać typ zdarzenia a następnie podać wymagane
parametry.
Jeżeli ustawimy przypomnienie, wówczas wszyscy uczestnicy rezerwacji dostaną powiadomienie na
podany w aplikacji adres email.
Do rezerwacji możemy dodać dowolną ilość użytkowników oraz zasobów. Jeżeli dany użytkownik
bierze udział w innej rezerwacji w wybranym zakresie dat, to zostanie oznaczony jako „niedostępny”
i zostanie usunięty z nowo tworzonej rezerwacji w momencie zapisu. Podobnie sytuacja wygląda z
zasobami. W danym czasie nie można zarezerwować więcej zasobów niż zostało zdefiniowane w
aplikacji.
Uczestnicy będący na urlopach, również nie mogą być dodani do rezerwacji.
2.1 Rezerwacje w Panelu Klienta
Przypisując do rezerwacji Kontrahenta, uczynimy ją widoczną w Panelu Klienta. Rezerwacje tworzone
przez Użytkowników Zewnętrznych muszą zostać zaakceptowane, co jest potwierdzeniem dla
użytkownika zewnętrznego, że jego rezerwacja jest potwierdzona. Potwierdzone rezerwacje nie
mogą być zmieniane w Panelu Klienta, tylko użytkownicy wewnętrzni mogą dokonać zmian. Jeżeli
Rezerwacja nie jest potwierdzona, oznacza to, że z jakichś powodów nie może zostać zrealizowana
przez firmę.
15
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
3. Kalendarz
Kalendarz to miejsce, gdzie są wyświetlane wszystkie dodane Rezerwacje oraz zaakceptowane urlopy
pracowników. Kalendarz zawiera 3 widoki: miesiąca, tygodnia oraz dnia. Po lewej stronie widoczny
jest niewielki obszar, gdzie są wyświetlone Zdarzenia, dla których możemy dodać Rezerwację.
Klikając w tekst zostaniemy przeniesieni na formularz Rezerwacji z wypełnionym polem Zdarzenia.
16
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
VII. Panel Klienta
Panel Klienta został stworzony dla nabywców naszych usług, którzy chcą mieć wgląd w status
realizacji zleceń. Panel usprawnia również wymianę dokumentów pomiędzy firmą a klientem. Został
on podzielony na kilka modułów, do których użytkownik musi zostać przypisany, aby móc przeglądać
zasoby.
1. Uzyskiwanie dostępu do Panelu
Pierwszy krok to rejestracja konta w serwisie, jeżeli jest ona aktywna. W przeciwnym wypadku
należy zgłosić chęć założenia konta do Administratora aplikacji. Typ konta musi być ustawiony na
'Zewnętrzny'.
Następnie należy przypisać użytkownikowi odpowiednie role. Nazwy ról dotyczące Panelu Klienta
zaczynają się od tekstu "Panel Klienta - " i następnie występuje nazwa modułu, którego dotyczą.
Samo przypisanie Roli nie wyświetli żadnych treści, tylko pokaże odpowiednią ikonę menu w
aplikacji. Przypisanie Kontrahenta umożliwia wyświetlenie zasobów danej firmy.
Użytkownik może być przypisany do wielu firm. Wówczas będzie widział zasoby każdego
przypisanego Kontrahenta. Wybór aktywnego Kontrahenta odbywa się za pomocą przełącznika w
nagłówku aplikacji.
Usunięcie roli użytkownikowi powoduje, że zasoby przypisane do danego
modułu są dla niego niedostępne.
Poniżej został umieszczony krótki opis każdego z dostępnych modułów.
2. Panel Klienta - Dokumenty
Moduł wyświetla pliki, które zostały przypisane do wybranego Kontrahenta i opublikowane. Jeżeli
publikacja jest zakończona, użytkownik nie będzie miał wglądu do wybranego pliku. Moduł może być
użyteczny do przesyłania Kontrahentom zeskanowanej korespondencji, faktur, pism itp. Po
opublikowaniu dowolnego załącznika, zostanie wysłana automatycznie wiadomość email z
informacją o nowym rekordzie dostępnym w Panelu Klienta. Powiadomienie może zostać wysłane
dowolną ilość razy, jeśli po publikacji zostały wprowadzone zmiany w wybranym rekordzie.
3. Panel Klienta - Zapytania
Dostęp do moduły zapewnia pełen wgląd do Zapytań, które firma otrzymuje od Kontrahenta.
Użytkownik może filtrować rezultaty za pomocą całej listy dostępnych opcji, np. po Statusie lub
Kategorii. Zapytania nie mogą być przez użytkownika zmieniane.
Dokumenty przypisane do Zapytania i opublikowane zostaną wyświetlone przy każdym Zapytaniu. To
samo dotyczy Oferty. Po jej opublikowaniu, będzie ona dostępna w Panelu Klienta. Kontrahent może
w każdej chwili mieć w nią wgląd. Wystarczy, że wygeneruje plik PDF. Pracownicy firmy nie muszą
wysyłać plików w wiadomości email. Oszczędza to czas i zwiększa produktywność.
17
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
Po opublikowaniu dowolnego załącznika, zostanie wysłana automatycznie wiadomość email z
informacją o nowym rekordzie dostępnym w Panelu Klienta. Powiadomienie może zostać wysłane
dowolną ilość razy, jeśli po publikacji zostały wprowadzone zmiany w wybranym rekordzie.
4. Panel Klienta - Zlecenia
Moduł pozwala na podgląd Zleceń przypisanych do danego Kontrahenta. Jeżeli dowolny plik
przypisany do Zlecenia zostanie udostępniony, wówczas będzie widoczny w tabeli. Pod znakiem plus
znajdują się Etapy realizacji Zlecenia. W każdym Etapie wyświetlany jest jego aktualny status
pozwalający łatwo zorientować się w postępie realizacji. Dostępne są również filtry, które
odpowiednio ograniczą ilość rekordów, aby całość uczynić bardziej czytelną.
Po opublikowaniu dowolnego załącznika, zostanie wysłana automatycznie wiadomość email z
informacją o nowym rekordzie dostępnym w Panelu Klienta. Powiadomienie może zostać wysłane
dowolną ilość razy, jeśli po publikacji zostały wprowadzone zmiany w wybranym rekordzie.
5. Panel Klienta – Pisma Przychodzące
Pisma Przychodzące to moduł dla klientów zewnętrznych, który pozwala udostępnić wybranemu
Kontrahentowi pisma przychodzące do biura. Funkcja przydatna dla wirtualnych biur, które odbierają
pocztę w imieniu swojego klienta a następnie przesyłają zeskanowane pisma do klientów. Używając
modułu Pisma Przychodzące wystarczy, że zeskanujemy pismo i przypiszemy je do odpowiedniego
rekordu. Kontrahent zostanie automatycznie powiadomiony drogą mailową o nowym skanie, który
będzie mógł w dowolnej chwili pobrać z Panelu Klienta. Powiadomienie można wysłać dowolną ilość
razy, jeśli jakieś informacje uległy zmianie i wymagane jest powtórne powiadomienie Kontrahenta.
6. Panel Klienta - Rezerwacje
Moduł umożliwia dodawanie Rezerwacji przez klientów firmy. Zasoby muszą zostać udostępnione
użytkownikom zewnętrznym, aby były widoczne w Panelu. To samo dotyczy Zdarzeń. Tylko
udostępnione Zdarzenia mogą zostać wybrane przez klienta.
Nie można zapisać rezerwacji, jeżeli żadne Zdarzenie nie zostanie
udostępnione.
Podobna sytuacja dotyczy Zasobów z tą różnicą, że użytkownik może dodać pustą rezerwację. Moduł
może być przydatny w sytuacjach, gdy prowadzimy działalność o profilu np. wirtualne biuro lub
wypożyczanie miejsc biurowych i chcemy dać naszym użytkownikom możliwość rezerwowania, np.
sali konferencyjnej.
Po dodaniu rezerwacji użytkownik może ją dowolnie edytować bądź usunąć. Jest to możliwe do
momentu zaakceptowania rezerwacji przez pracownika naszej firmy. Wówczas jakiekolwiek zmiany
są niemożliwe. Akceptacja jest potwierdzeniem dostępności żądanych zasobów. Po zakończeniu,
rezerwacja nie jest widoczna w Panelu Klienta.
18
Dokumentacja dla Office Box – Wirtualne Biuro v. 0.5
Po dodaniu rezerwacji przez użytkownika zewnętrznego, zostanie wysłana automatyczna wiadomość
email do administratora aplikacji ze szczegółami dokonanej rezerwacji. Następny krok to przegląd
szczegółów dokonanej rezerwacji i jej akceptacja bądź odrzucenie.
Po zaakceptowaniu rezerwacji automatyczna wiadomość email zostanie wysłana do użytkowników
zewnętrznych przypisanych do wybranej rezerwacji. Powiadomienie można wysłać dowolną ilość
razy, jeśli jakieś informacje uległy zmianie i wymagane jest powtórne powiadomienie użytkowników.
Zaakceptowane rezerwacje mogą później posłużyć do wystawienia faktury.
Ten moduł pojawi się wkrótce.
7. Panel Klienta - Kalendarz
Moduł ten pozwala przedstawić dodane przez użytkownika rezerwacje na kalendarzu. Jest on
całkowicie niezależny od modułu Rezerwacje. Jeżeli użytkownik posiada dostęp tylko do kalendarza,
wówczas zobaczy rezerwacje, które zostały dodane dla niego przez pracowników firmy.
Warunkiem koniecznym wyświetlenia rezerwacji jest dodanie nazwy Kontrahenta, którego dana
rezerwacja dotyczy. Kalendarz wyświetla tylko przyszłe rezerwacje lub aktualnie trwające.
Pokazywane są zarówno rezerwacje zaakceptowane oraz te oczekujące na akceptację.
Na kalendarzu wyświetlane są polskie święta.
19