pobierz

1 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi
krótkoterminowego rachunku kosztów i wyników, czyli controllingu, w agencjach reklamy, firmach PR i
innych przedsiebiorstwach branzy medialnej
JobPerfekt
jest programem, który obsluguje Zlecenia projektowe firm branzy
reklamowo-medialnej od strony kosztów. JOBPERFEKT posluguje sie merytorycznie
pojeciami rachunkowosci zarzadczej, ale laczy w sobie pewne elementy Clients Resources
Management i Management Information System. Nie jest to system dla ksiegowych lecz dla
menedzerów, dyrektorów zarzadzajacych, kierowników zespolów wykonawczych, którym
potrzebne sa takie parametry wyników dzialalnosci gospodarczej jak biezacy stan nakladów i
kosztów, zaawansowanie realizacji zlecen „na dzien dzisiejszy”, kosztorys budzetu, czy
przepracowane godziny. System do pewnego stopnia optymalizuje zarzadzanie projektem od
reklamodawcy w ten sposób, ze w cyklu „z dnia na dzien” umozliwia precyzyjne
zaplanowanie dzialan kosztochlonnych, sledzenie nadazania platnosci za realizacja prac etc.
?? JOBPERFEKT jest równiez nowatorskim rozwiazaniem w zakresie
kompleksowego pomiaru dokonan i obiektywnej oceny zwrotu z poniesionej
inwestycji, która tutaj nazywa sie marza pokrycia i pozwala w pelni ocenic
efektywnosc dzialan w agencji.
?? Mysla przewodnia JOBPERFEKT jest takie sterowanie
przedsiebiorstwem, by decyzje podejmowane byly nie tylko na
podstawie informacji o przychodach uzyskanych ze sprzedazy i kosztach
zmiennych, ale takze uwzglednialy czesci kosztów stalych. Dzieki takiemu
rozdzieleniu kosztów stalych zarzadzajacy maja lepszy wglad w strukture
ponoszonych przez agencje kosztów. Umozliwia to przeprowadzenie prawidlowej
oceny wplywu dzialalnosci danego osrodka odpowiedzialnosci na calkowity
wynik uzyskany przez przedsiebiorstwo. Jedno lub dwustopniowy rachunek kosztów
bezposrednich pozwala na uzyskanie przez kierownictwo przedsiebiorstwa
informacji na temat rodzaju dzialan, jakie powinny byc podjete
dla poprawy wyniku ekonomicznego. Przyczynia sie do tego znajomosc marzy
pokrycia kosztów I,
Logika JobPerfekta koncentruje sie na produkcie agencji reklamowej, czyli zleceniu
albo projekcie od reklamodawcy. Program ten grupuje wszelkie koszty zwiazane z realizacja
projektu, posrednie i bezposrednie, a nastepnie stara sie je przyporzadkowac do nakladów
ponoszonych w trakcie realizacji. Glówna charakterystyka, która oferuje JobPerfekt jest
tzw. Marza pokrycia kosztów, która na poziomie produktu jest równa udzialowi nakladów
wlasnych producenta w przewidywanym zysku. Druga mozliwoscia wydobycia pozytecznych
danych z JobPerfekta jest tzw. Centrum zysku. Jest to myslowo lub fizycznie wyodrebniona
grupa pracowników, która pracuje nad wieloma projektami i jest traktowana nie tylko jako
miejsce powstawania kosztów ale takze jako ekipa generujaca zyski. Zaleta JobPerfekta jest
tez mozliwosc przegladania danych wg jakiejs cechy charakterystycznej, np. wszystkie joby
klienta, wszyscy klienci z branzy itp.?
? 1.Definicje
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Marza pokrycia
Centrum zysku
Centrum odpowiedzialnosci
Obszar sprzedazy
? 2.Klasyfikacja kosztów
2.1.Produkt (job, projekt, zlecenie) - zalicza sie tu koszty, które mozna bezposrednio
przyporzadkowac okreslonej grupie wytworzonych i sprzedanych w danym okresie
obliczeniowym produktów (koszty reklamy produktu, koszty wydzialowe centrum, które
wytwarza dany produkt),
Strona 1 z 7
2 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi
krótkoterminowego rachunku kosztów i wyników, czyli controllingu, w agencjach reklamy, firmach PR i
innych przedsiebiorstwach branzy medialnej
2.2. Grupa produktów – sa to takie koszty, których nie mozna przeniesc do pojedynczego
produktu, ale mozliwe jest bezposrednie ich przypisanie do grupy produktów (stale koszt
sprzedazy, z tytulu realizacji przedsiewziec promocyjnych, pod warunkiem ze dotyczyly
calej grupy produktów),
2.3. Stanowisko powstawania kosztów – to te koszty, które odnosza sie do kilku grup
produktów (koszt energii zuzywanej do oswietlenia hali produkcyjnej, w której wytwarza
sie kilka grup produktów; koszty wynagrodzenia kierownika oddzialu, w którym
wytwarzane sa rózne grupy wyrobów),
2.4. Obszar powstawania kosztów - grupujac koszty stale w bardziej globalny sposób, który
jest zwiazany z osrodkami decyzyjnymi skupiajacymi uprawnienia do zarzadzania
poszczególnymi funkcjami firmy, uzyskuje sie obszar powstawania kosztów
(wynagrodzenia kierownictwa obszarów funkcjonalnych firmy, zaopatrzenie, produkcja,
marketing, finanse),
2.5.Inne koszty stale firmy, które nie mozna bezposrednio wiazac z wymienionymi grupami
kosztów (koszty ogólnoadministracyjne i ogólnogospodarcze, wynagrodzenie zarzadu).
Pakiet oprogramowania JobPerfekt daje pelny obraz realizowanego projektu klienta
w czasie jego trwania i zachowuje obraz po zakonczeniu. To narzedzie do kontrolingu
pomaga osiagnac cel, jakim jest zwiekszenie poziomu rentownosci i poziomu zysków. Przez
narzucenie pewnej dyscypliny JobPerfekt umozliwia latwa analize najbardziej „wrazliwych”
punktów w firmie, czyli miejsc, gdzie powstaja najwieksze straty.
Pakiet JobPerfekt zdaje sprawe z rentownosci firmy jako calosci (11 ), rentownosci
poszczególnych projektów danego klienta (2) czy tez rentownosci kazdego zleceniodawcy ze
wzgledu na wszystkie jego zlecenia. Mozna latwo pokazac rentownosc na bardziej ogólnym
poziomie, np. wg branz czy miejsc powstawania kosztów (3).
Bardzo wazna sprawa jest posiadanie wiedzy na temat stanu realizacji
poszczególnych, niezamknietych projektów. Informacje taka uzyskamy przegladajac raporty
Projekty nierozliczone (4).
Interesujace informacje dotyczace calej lub wycinka firmy uzyskamy przy pomocy
raportów typu: Przychód-rozchód-zysk (5, 6).
Jedna z glównych pozycji po stronie kosztów sa koszty pracownicze. Oczywiscie, ich
wielkosc w danym przedziale czasu jest znana, ale menedzer projektu musi znac odpowiedz
na pytanie, w jaki sposób rozlozyc koszty osobowe na poszczególne projekty, przeciez nie
zawsze jeden pracownik zajmuje sie tylko jednym projektem i, poczynajac na zarzadzie a na
sprzataczkach konczac, nie wszyscy sa równo produktywni. To jest wlasnie controlling
a JobPerfekt daje prawie natychmiast odpowiedz na pytanie, jaka czescia kosztów
osobowych mozna obciazyc pojedyncze zlecenie (7). Kierownik projektu bedzie wiedzial
wszystko jeszcze zanim te pieniadze zostana wydane. I nie musi chodzic do ksiegowosci?
JobPerfekt skupia sie na rentownosci firmy jako calosci, ale nie traci z oczu jej
czesci. Jezeli do systemu zostana wprowadzone wszystkie koszty – faktury przychodzace –
i wszystkie zyski – faktury wychodzace, to JobPerfekt zapanuje nad wszystkimi szczególami
i wyliczy wskazniki kondycji firmy.
Definicja faktur przychodzacych obejmuje nie tylko faktury od podwykonawców, ale
takze wszelkie koszty stale, posrednie, bezposrednie, operacyjne zwiazane z prowadzeniem
dzialalnosci firmy: dzierzawa, leasingiem, fakturakami telefonicznymi etc. (8 - 11).
Definicja faktur wychodzacych z firmy obejmuje wszelkie faktury, które Wasza firma
wystawia swoim klientom (12 - 17).
1
Odnosnik dla referenta
Strona 2 z 7
3 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi
krótkoterminowego rachunku kosztów i wyników, czyli controllingu, w agencjach reklamy, firmach PR i
innych przedsiebiorstwach branzy medialnej
W kazdej firmie poza kosztami pracowniczymi, fakturami dla klientów i fakturami od
dostawców mamy do czynienia takze z czyms, co mozna by nazwac kosztami wewnetrznymi
agencji (firmy), do których mozna zaliczyc wykonywanie kopii dokumentów, koszty dojazdu
do klienta (np. kilometrówka), mailing. Inaczej mówiac, o kosztach wewnetrznych mówimy
wtedy, gdy nie dysponujemy fakturami od podwykonawców (dostawców uslugi).
W systemie JobPerfekt przyjelismy zasade, ze z punktu widzenia klienta Waszej
firmy, projekt jest jakby podstawowa jednostka, która sluzy do rozliczania sie z uslug
wykonywanych na rzecz klienta przez Wasza firme. Inaczej mówiac, projekt jest tym
„twardym jadrem”, dookola którego wszystko w firmie sie kreci. Fakt zlozenia zamówienia
przez klienta daje asumpt do zalozenia projektu, z poziomu którego zostana w koncu
wygenerowane faktury obciazajace klienta (18 i 19).
Rozliczenia (handel) z klientami dokonywane sa na podstawie cenników. Liczba
cenników w systemie jest dowolna. Cennik jest przypisany do projektu, to znaczy, ze kazdy
projekt opiera sie na jednym cenniku. Jeden cennik moze nalezec do dowolnej liczby
projektów. Przy czym cennik nie jest traktowany jako zamknieta lista pozycji, ale jako
niezmienna wartosc pozycji (uslugi).
Uwaga: po sprzedaniu pozycji niemozliwa jest zmiana ceny danej uslugi w cenniku, z którego
nastapila sprzedaz (20-22).
Jeden ze skrajnych przykladów wystepuje gdy cala dzialalnosc firmy opiera sie na jednym
niezmiennym cenniku.
Druga skrajnoscia jest przypadek, gdy kazdy projekt ma swój niepowtarzalny cennik.
Gdybysmy z punktu widzenia firmy potraktowali projekt jako worek, do którego
bezposrednio bedziemy wrzucali wszystkie uslugi, wykonanie szczególowych analiz byloby
bardzo utrudnione. Dlatego tez wprowadzilismy stopien posredni pomiedzy projektem
a usluga o nazwie klasa kosztów (23).?
? 3.Klasy kosztów obrazuja sposób przechodzenia pieniedzy od klientów do dostawców.
Opis KlasKosztów:
Uslugi zwiazane z kosztami godzinowymi
Uslugi zwiazane z kosztami wewnetrznymi
Uslugi zwiazane z fakturami od dostawców
Uslugi dla faktur typu przedplata
Uslugi dla faktur typu ryczalt
KK10, 15, 30
KK45, 46, 47
KK40, 50
KK56
KK55
3.1.Koszty godzinowe.
Pracownik wykonuje prace na rzecz konkretnego projektu (modulo 15 minut), czyli
obciaza projekt swoimi kosztami. W zaleznosci w jaki sposób godzinki zostana sprzedane
klientowi zostana one odpowiednio wprowadzone na KK10 (sprzedaz na sztuki) albo na
KK15 (sprzedaz na kwote).
Jezeli zródlem godzinek w systemie jest pracownik kontraktowy, to jego koszty laduja
w KK30, który jest odpowiednikiem KK10.
3.2.Koszty wewnetrzne.
Wystepuja tutaj uslugi, które nie sa uslugami godzinowymi i na które, w ogólnosci,
nie mamy pokrycia bezposrednimi fakturami od dostawców. W zaleznosci od sposobu
sprzedazy tych uslug klientowi rozrózniamy KK45 (sprzedaz na sztuki) i KK46 (sprzedaz na
kwote).
Oczywiscie, moze sie zdarzyc, ze mamy jednak fakturki od dostawców na takie uslugi, np.
Strona 3 z 7
4 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi
krótkoterminowego rachunku kosztów i wyników, czyli controllingu, w agencjach reklamy, firmach PR i
innych przedsiebiorstwach branzy medialnej
wykonanie kserokopii mozemy zlecic na zewnatrz. W takim wypadku posluzymy sie KK47,
na która to KK kupimy fakturke od dostawcy i nastepnie sprzedamy go klientowi z ta sama
KK.
Strona 4 z 7
5 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi
krótkoterminowego rachunku kosztów i wyników, czyli controllingu, w agencjach reklamy, firmach PR i
innych przedsiebiorstwach branzy medialnej
3.3.Faktury od dostawców.
Tutaj mamy dwie mozliwosci. Jezeli firma kupuje faktury od dostawcy i dalej je
sprzedaje klientowi, to mówimy o KK40. Jezeli firma kupuje fakture w imieniu klienta (np.
sprzet fotovideo, oprogramowanie) to mówimy o KK50. Oczywiscie w wypadku uslug w
tych KK wystepuje tutaj jednoczesnie prowizja (w %), która jest umieszczona w cenniku.
Faktury typu przedplata KK56 sa w pózniejszym czasie rozliczane na normalnych fakturach
dla klienta.
Faktury typu ryczalt zyja wlasnym zyciem. KK55.
(24–30)
Obieg dokumentów.
W naszym systemie zawarlismy nastepujace mozliwosci wspólpracy z dostawcami i
klientami:
Oferta dla klienta,
Faktura dla klienta,
Zapytanie do dostawcy
Rejestracja odpowiedzi,
Zamówienie do dostawcy,
Faktura od dostawcy,
Zaplaty do dostawcy,
Zaplaty od klientów.
Oczywiscie caly system obiegu dokumentów mozna zminimalizowac do dwóch typów
dokumentów, a mianowicie do faktur od dostawców i faktur dla klientów.
Wszystkie nasze programy maja polaczenie z ksiegowoscia czyli moge generowac
odpowiednie dekrety. Dzieki temu, ze posiadamy „wewnetrzna” ksiegowosc, mozemy
eksportowac dekrety ksiegowe do dowolnego systemu ksiegowego. Oczywiscie, ten
„dowolny” zewnetrzny system ksiegowy musi posiadac mozliwosc zaimportowania
dekretów.?
? 4.Analizy kosztów pracy. Rozliczanie pracowników.
JobPerfekt, oczywiscie, sam nie zdola ocenic pracy wykonanej przez pracownika
w kategorii dobrze lub zle wykonana praca. Dzieki systemowi kart czasu pracy sa mozliwe do
wykonania analizy ilosciowe przepracowanych godzin wedlug np.: projektów,
produktywnosci pracownika (praca na rzecz projektów produktywnych, sprzedawalnych),
podzialu klient-funkcja pracownika (31-35).
Z analiz czasu pracy latwo widac, czy pracownicy rozliczyli wszystkie swoje godziny
i w jaki sposób. Latwo mozna stwierdzic czy którys pracownik zbyt duzo czasu poswieca
okreslonym projektom, czy wrecz odwrotnie.
Do szybkiej analizy rozliczenia sie pracowników ze swojego czasu pracy sluza raporty
zwiazane z kartami kontrolnymi (36 i 37).
Zdajemy sobie sprawe, ze pracownicy moga w róznym stopniu „lubic” prace przy
komputerze. Dlatego tez, aby maksymalnie przyspieszyc wprowadzanie godzinek do systemu,
opracowalismy w ogólnosci dwie metody wprowadzania godzinek.
Pierwsza z metod polega na wypelnieniu przez pracownika odpowiednio
przygotowanych kart pracy, które w terminie pózniejszym zostana wprowadzone do systemu
przez inna osobe. Mozna by te metode nazwac praca w trybie wsadowym (38).
Strona 5 z 7
6 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi
krótkoterminowego rachunku kosztów i wyników, czyli controllingu, w agencjach reklamy, firmach PR i
innych przedsiebiorstwach branzy medialnej
Na raportach i ekranach mozna zauwazyc, ze JobPerfekt uwzglednia, tam gdzie to ma sens,
swieta wprowadzone do odpowiedniej tabeli (39).
Druga z metod polega na wprowadzaniu godzinek bezposrednio do systemu (40-42). W
drugiej metodzie pracownik od razu widzi czy rozliczyl sie ze wszystkich swoich godzin.?
? 5. Zarzadzanie projektami, analizy.
To co do tej pory zostalo przedstawione dotyczy zarzadzania firma jako caloscia. Bardzo
wazna rzecza jest zarzadzanie pojedynczymi projektami. Zawsze jest osoba odpowiedzialna
za konkretny projekt. W naszym systemie do zarzadzania projektami opracowalismy kilka
narzedzi. Miejscem skad zarzadza sie projektem jest ProjektStatus. Podstawowy ekran (raport
nr 43) sluzy do szybkiej weryfikacji stanu projektu. Informacje dotyczace projektu sa
pogrupowane w pieciu kolumnach:
5.1.KSR - kosztorys, plan,
5.2.Koszt,
5.3.NS – koszty niesprzedawalne, koszty które nie zostana sprzedane klientowi, a których nie
chcemy wykazywac jako straty,
5.4.Sprzedane,
5.5.Do sprzedazy.
Uogólniajac mozna powiedziec, ze wartoscia do sprzedazy jest koszt pomniejszony
o sprzedaz dotychczasowa i wartosci kosztów niesprzedawalnych.
Poszczególne wiersze pokazuja stan projektu w rozbiciu na poszczególne klasy kosztów
i grupy klas kosztów.
Przyklady raportów wspomagajacych zarzadzanie projektami (44–51).?
? 6. Rentownosc
Planowany budzet klienta:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Honoraria
Marza (prowizja)
Koszty wlasne
Faktury ryczaltowe
Faktury od dostawców
Faktury od dostawców na klienta
KK 10, 15, 30
KK 10
KK 45, 46
KK 55
KK 40, 47
KK 50
Budzetem klienta jest suma 1+2+3+4+5+6.
Na nasz przychód skladaja sie punkty ? 1,2,3,4.?
? 7. Finansowy wynik agencji
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Honoraria
Marza (prowizja)
Koszty wlasne
Róznica zakup/sprzedaz
Faktury ryczaltowe
Straty, bledy agencji
Koszty pracowników kontraktowych
Strona 6 z 7
(KK 10, 15, 30)
(KK 10)
(KK 45, 46)
(KK 40, 47)
(KK 55)
(KK 70)
(KK 30)
7 Krótkie wprowadzenie do oznaczen i pojec stosowanych w systemie JOBPERFEKT do obslugi
krótkoterminowego rachunku kosztów i wyników, czyli controllingu, w agencjach reklamy, firmach PR i
innych przedsiebiorstwach branzy medialnej
8.
9.
10.
Koszty pracownicze (wg godzinek)
Faktury od dostawców
Faktury od dostawców na klienta
Na nasz przychód skladaja sie punkty 1 do 5.
Nasz koszt to suma 6+7+8.
Marza pokrycia (zysk) to róznica: przychód – koszt.
Prawdziwy budzet klienta to suma 1+2+3+4+5+6+7+8.?
Strona 7 z 7
(KK 40, 47)
(KK 50)