Prezentacja LUW - Polska

Raport
z postępu realizacji projektu
w ramach
Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska
(Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013
- praktyczne wskazówki
Gorzów Wlkp.
dn. 18. lutego 2010 r.
1
Plan prezentacji
•
Podstawa
I stopnia
prawna,
instytucja
•
Zakres kontroli
•
Zaangażowanie procesu certyfikacji
•
Informacje dla
pierwszy raport
•
Doświadczenia pierwszych weryfikacji
beneficjentów
1
kontrolera
składających
2
Podstawa przeprowadzenia kontroli
Artykuł 16 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 r.
Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r.
w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999
3
Artykuł 16
W celu zatwierdzenia wydatków każde państwo
członkowskie ustanawia system kontroli umożliwiający
weryfikację dostarczenia produktów i usług stanowiących
przedmiot dofinansowania zasadności wydatków
zadeklarowanych dla działań lub ich części wdrażanych na
terytorium danego państwa jak również zgodności tych
wydatków i związanych z nimi operacji lub ich części
z przepisami wspólnotowymi i krajowymi
4
Cd. Artykuł 16
W tym celu każde państwo członkowskie wyznacza
kontrolerów odpowiedzialnych za weryfikację legalności
prawidłowości wydatków zadeklarowanych przez każdego
beneficjenta uczestniczącego w operacji
5
Porozumienie
• Porozumienie w sprawie ustanowienia Wojewody Lubuskiego
Kontrolerem, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia WE nr
1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca
2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr
1783/1999 (Dz.Urz.UE L 210 z 31.07.2006 r.) zawarte w dniu
24.10.2008 roku zawarte pomiędzy Ministerstwem Rozwoju
Regionalnego pełniącym funkcję Instytucji Zarządzającej
Programem a Wojewodą Lubuskim
6
Ocena kwalifikowalności wydatków
• Zanim raport trafi do WST musi zostać zweryfikowany przez
niezależny organ kontrolny (Wojewodę Lubuskiego), pod
kątem dostarczenia produktów i usług, zadeklarowanych
wydatków oraz ich zgodności z zasadami wspólnotowymi,
krajowymi oraz celami projektu i Programu
• Zatwierdzenie danego projektu do realizacji i podpisanie
umowy/decyzji o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie
wydatki, które beneficjent przedstawił do refundacji w trakcie
realizacji projektu zostaną uznane za kwalifikowalne.
Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest
w trakcie realizacji projektu przez kontrolera I stopnia
7
Wojewoda przeprowadza kontrolę zgodnie z:
• Programem Operacyjnym Współpracy Transgranicznej Polska
(Województwo Lubuskie)- Brandenburgia 2007-2013
(25.03.2008 r.)
• Podręcznikiem Beneficjenta Wiodącego (sierpień 2009 r.)
• Porozumieniem w sprawie ustanowienia Wojewody Lubuskiego
Kontrolerem (24.10.2008 r.)
• Krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków
w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w
okresie programowania 2007-2013 (17.12.2008 r.)
8
• Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczącymi
kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów
współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy
Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 20072013 (4.12.2009 r.)
• Wytycznymi w zakresie kontroli pierwszego stopnia w
ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska
(Województwo Lubuskie)- Brandenburgia 2007-2013
(27.07.2009 r.)
• Umową o dofinansowanie projektu
9
Zaangażowanie certyfikacji
• Wpłynęło raportów - 21
• Wystawiono certyfikatów - 15
• Raporty w trakcie kontroli administracyjnej – 6
• Pierwszy certyfikat w ramach Programu wystawiono
23 listopada 2009 r.
• Łączna wartość wydatków przedstawionych do certyfikacji
2.021.073,53 €
• Wartość wydatków scertyfikowanych 1.317.687,56 €
• W żadnym przypadku nie wystąpiło przekroczenie terminu
przeznaczonego na weryfikację w ramach kontroli
administracyjnej.
10
Czas oczekiwania na certyfikat kontroli I
stopnia zależy:
• od tego czy dane rozliczenie jest pierwszym rozliczeniem,
czy kolejnym –przy pierwszym rozliczeniu kontroler musi się
zapoznać z dokumentacją projektową (celami i założeniami
projektu)
• od tego z jaką starannością zostały przygotowane
dokumenty przedstawione przez Partnera projektu –np.:
brak dokumentów, błędy w kalkulacjach, w opisach
dokumentów ,brak podpisów upoważnionych osób
• od tego jak szybko Partner projektu reaguje na uwagi
kontrolera (czas oczekiwania na wyjaśnienia i sprostowania
nie wlicza się do okresu przeznaczonego na weryfikację)
• od problemów napotkanych w trakcie weryfikacji –czas
oczekiwania na opinię prawną
11
Do pierwszego raportu dołączyć należy
jednorazowo:
• Porozumienia zawarte w ramach partnerstwa
• Umowę rachunku bankowego, z którego ponoszone są płatności
• Statut jednostki lub regulamin organizacyjny i wypis z KRS lub
informacja z innego rejestru właściwego dla formy prawnej
Partnerów projektu
• Stosowne upoważnienia np.: do potwierdzania dokumentów za
zgodność z oryginałem, do realizacji projektu przez jednostkę
podległą Partnera projektu
• Kartę wzorów podpisów w przypadku gdy dokumenty
potwierdza/podpisuje kilka osób obsługujących projekt
W przypadku zachodzących zmian w ramach ww. dokumentów
należy sukcesywnie informować o nich kontrolera I stopnia
12
Kontrola zamówień publicznych
• Kontrola ex-ante – obejmuje sprawdzenie dokumentów przed
rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego / nie jest
obligatoryjna
• Kontrola ex-post – obejmuje całość przeprowadzonej procedury
zamówienia publicznego / jest kontrolą obowiązkową,
niezbędną do wystawienia certyfikatu
• Zaleca się aby beneficjenci po przeprowadzeniu procedury
przetargowej dostarczyli do kontrolera kompletną
dokumentacje przetargową (bez specjalnego wezwania ze
strony kontrolera)
13
Postępowanie w przypadku braku kosztów
finansowych
• W przypadku gdy Partner projektu nie ponosi kosztów
finansowych w danym okresie sprawozdawczym przedkłada
Beneficjentowi Wiodącemu tylko część rzeczową raportu.
Taki raport nie jest przedkładany do weryfikacji kontrolerowi I
stopnia
• Partner projektu powinien poinformować właściwego
kontrolera o ww. sytuacji
• Proponowana zmiana do instrukcji – Taki raport jest
przedkładany informacyjnie do kontrolera I stopnia, nie
podlega on natomiast weryfikacji
14
Najczęściej pojawiające
się pytania Beneficjentów
15
Według jakiego kursu przeliczyć wydatki
przedstawione w raporcie?
• Zgodnie z Podręcznikiem Beneficjenta Wiodącego przy
przeliczeniu wydatków z PLN na EUR należy stosować kurs
przeliczeniowy EBC, obowiązujący w ostatnim miesiącu
okresu sprawozdawczego, który jest publikowany na stronie
Komisji Europejskiej
16
Raport za okres od 15.11.2009 do 15.02.2010
InforEuro
Monthly accounting rate of the euro
Direct access by currency (ISO code) or by country
(geonomenclature) :
Access by list of countries
Access by list of currencies
Monthly rates :
2010
2
ok
More about InforEuro
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en
17
Jakie dokumenty finansowe dołączyć należy
do raportu?
• Kontrola administracyjna odbywa się na podstawie próby 25%
wartości wydatków przedstawionych przez Beneficjenta do
refundacji w Załączniku nr 1 Zestawienie faktur/dokumentów
o równoważnej wartości dowodowej. Po przeprowadzeniu
próbkowania kontroler wysyła pismo informujące Beneficjenta
o wyniku próby. Beneficjent zobowiązany jest przedstawić
potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie
dokumentów potwierdzających poniesienie wskazanych przez
kontrolera wydatków
• W przypadku gdy Załącznik nr 1 zawiera do 5 pozycji
(wydatków) zaleca się aby beneficjent załączył dowody
finansowe potwierdzające poniesienie wszystkich wydatków
wraz z raportem. W takim przypadku dokonuje się bowiem
kontroli 100% wydatków
18
Kto może potwierdzać dokumenty za zgodność
z oryginałem?
Zgodność kopii dokumentu z oryginałem może zostać
potwierdzona przez:
• Osobę podpisującą umowę o dofinansowanie
• Osobę z pionu finansowego (np. główny księgowy)
• W innym przypadku osobę posiadającą stosowne pisemne
upoważnienie Beneficjenta
19
Jak powinien zostać opisany dokument?
Prawidłowo opisany dokument powinien zawierać:
• Numer umowy/decyzji o dofinansowanie -na pierwszej stronie
• Opis związku wydatku z projektem –należy zaznaczyć, do
której kategorii wydatku, linii budżetowej wniosku
o dofinansowanie należy wydatek (np.: koszty osobowe)
• Informację o poprawności rachunkowej, formalnej,
i merytorycznej dokumentu
• Nr księgowy/ewidencyjny pod którym został zaksięgowany
• Podstawę prawną zgodnie z Ustawą PZP
• Adnotację: Projekt jest współfinansowany ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (oraz ze
środków budżetu państwa….) w ramach Programu Współpracy
Transgranicznej
Polska
(Województwo
Lubuskie)
– Brandenburgia 2007-2013
20
Wzór pieczęci z opisem
WTBR 02.01.00-XX-XXX/XX
Nr umowy na pierwszej stronie
Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu
Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie)
– Brandenburgia 2007-2013
Linia budżetowa …….
Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą PZP art….. pkt…..
W
•
•
•
miejscu zwyczajowo przyjętym musi znaleźć się:
Nr ewidencji księgowej
Zapis: sprawdzono merytorycznie/formalnie/rachunkowo -podpis
21
Za zgodność z oryginałem -podpis
Jak interpretować w Załączniku 1 Zestawienie
faktur/dokumentów o równoważnej wartości
dowodowej nagłówek – Linia budżetowa?
W kolumnie 4 zestawienia Linia budżetowa (kategoria
kosztów) powinna znaleźć się kategoria wydatku wraz
z numerem zgodnie z planem budżetowym z wniosku
o dofinansowanie
22
Jak prawidłowo sformatować Tabelę 1 Wydatki
poniesione/dochody uzyskane w trakcie
realizacji projektu w euro?
• Przed uzupełnieniem Tabelę 1 należy sformatować tak, aby
kategorie i podkategorie budżetowe (rzędy 1-7) były zgodne z
załącznikiem nr 3 do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie
projektu
• Tabela 1 zawiera (w rzędach 1-7) zamknięty katalog linii
budżetowych (kategorii kosztów) zgodnie ze wzorem zawartym
w Podręczniku Beneficjenta oraz załączniku do Umowy o
dofinansowanie. W oparciu o ten wzór Beneficjent tworzył
budżet projektu planując koszty w ramach poszczególnych
kategorii np.: 3.Koszty rzeczowe i podkategorii np.:3.1 koszty
podróży. Zarówno kategorie jak i podkategorie
zaplanowane w budżecie projektu muszą znaleźć się 23
w Tabeli 1
Jak prawidłowo dokumentować wydatki?
Dokumenty potwierdzające zgodną z prawem, prawidłową
realizację oraz fakt:
Dokonania zamówienia – dok. potwierdzające stosowanie
zasady konkurencyjności (zgodnie z wewnętrznymi regulacjami),
Ustawy PZP np.: ogłoszenia, oferty konkurencyjne, dokumentacja
przetargowa, umowa z wykonawcą
Zakupu- faktury, rachunki
Zapłaty – wyciągi bankowe
Posiadania – protokoły odbioru
24
Jak rozliczyć koszty reprezentacji w projekcie?
• Do współfinansowania ze środków EFRR nie kwalifikują się
wydatki reprezentacyjne (Rozdział 8 pkt 3 lit. u. wytycznych
do kwalifikowalności.), nie dotyczy projektów w których z uwagi
na charakter działań, np.: organizacja szkoleń, spotkań w celu
wymiany doświadczeń, wydatki takie przyczyniają się do
osiągnięcia celów projektu
• Wszystkie koszty reprezentacyjne związane z realizacją działań
typu szkolenia, doradztwo indywidualne oraz konferencje
powinny zostać potraktowane jako koszty kategorii spotkania
(nie organizacja biura). Są one kosztami kwalifikowalnymi pod
warunkiem, że ich poniesienie było niezbędne do zrealizowania
zadania natomiast zakup będzie służył uczestnikom spotkań nie
zaś pracownikom
25
Jak potwierdzić poniesienie wydatku z linii
budżetowej nr 2 koszty osobowe ?
• Kosztem kwalifikowalnym w linii budżetowej nr 2 są:
wynagrodzenie brutto, składki wypłacane przez pracodawcę,
koszty ustawowo związane z wynagrodzeniem, wynikające
ze stosunku pracy
• Do weryfikacji przedstawić należy: umowy o pracę, zakresy
czynności, karty czasu pracy, listę płac, dokumenty
potwierdzające wysokość kosztów wynikających z umowy
o pracę np. deklaracje składane do ZUS, zestawienia składek
sporządzone na podstawie raportów imiennych, przelewy
potwierdzające poniesienie wydatków
26
Dokumenty potwierdzające
wysokość wydatków
lista płac/zestawienie
/deklaracje ZUS
• wynagrodzenie
netto
• Potrącenia ZUS
• Potrącenia US
• Potrącenia inne
• Pochodne od
wynagrodzeń
Dokumenty
potwierdzające
poniesienie wydatków
100%
wydatków
kwalifikowalnych
Wyciągi bankowe
27
Z jaką datą ująć w zestawieniu wydatki związane
z wynagrodzeniem ?
Terminy płatności:
• Lista płac – 25.01.2010 r.
• ZUS – 5.02.2010 r. 10.02.2010 r. 15.02.2010 r.
• US – 20.02.2010 r.
Wynagrodzenie staje się wydatkiem kwalifikowalnym z dniem
20.02.2010 r. tj. z dniem zapłaty ostatniej kwoty należnej
z tytułu wynagrodzenia. Może zostać ujęte w raporcie w dniu
20.02.2010 r.
28
Kiedy należy przedstawić karty ewidencji
czasu pracy?
• Gdy opis stanowiska lub zakres obowiązków nie zawiera
informacji na temat proporcji w jakiej pracownik poświęca swój
czas na działania związane z realizacją zadań w projekcie,
• Gdy wynagrodzenie pracownika zostało ujęte w ramach
kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście
poniesionych wydatków
• W celu prawidłowego rozliczenia kosztów zatrudnienia
pracownika oddelegowanego, chyba, że pracownik został
oddelegowany do pracy przy projekcie w pełnym wymiarze
godzin
29
W jakiej linii budżetowej ująć umowę
zlecenie/dzieło z własnym pracownikiem?
W ramach realizacji projektu dopuszczalne jest podpisanie
umowy cywilno-prawnej z własnym pracownikiem pod
warunkiem, że:
•
umowa podpisana została z zachowaniem zasady
konkurencyjności
• zakres wykonywanych prac objętych tą umową wykracza
poza zakres obowiązków wynikających z umowy o pracę
Koszty związane z taką umową należy ująć w linii:
3.9 Usługi zewnętrzne
30
Z jaką datą należy ująć w zestawieniu koszty
amortyzacji ?
W przypadku, gdy refundacji ma podlegać koszt, który nie jest
wydatkiem –amortyzacja, należy podać datę księgowania
dokumentu na właściwych kontach księgowych
31
Jak udokumentować wydatek poniesiony
gotówką ?
W przypadku zapłaty gotówką osoba przyjmująca zapłatę
potwierdza jej przyjęcie poprzez adnotację na pierwszej stronie
faktury, np. „zapłacono gotówką”. Ta adnotacja stanowi dowód
zapłaty, w związku z tym nie wymaga się dodatkowych raportów
kasowych. W przypadku braku adnotacji należy załączyć raport
kasowy
32
Z jaką datą powinno się ująć wydatek, gdy
zapłacono za niego gotówką w ramach zaliczki
podjętej z kasy?
Wydatek dokonany przez pracownika Partnera z zaliczki staje
się wydatkiem w ramach projektu w momencie zatwierdzenia
zaliczki. Wydatek aby był kosztem kwalifikowalnym powinien
być: zatwierdzony, poniesiony i odpowiednio rozliczony. Datą
z jaką powinien być ujęty w zestawieniu jest data ostatecznego
rozliczenia zaliczki
33
Czy w raporcie cząstkowym przedstawić należy
wskaźniki rezultatu?
NIE. Wskaźniki rezultatu wykazywane są tylko w raporcie
końcowym
34
Dziękuję za uwagę
Iwona Głośniak
Inspektor ds. Kontroli I stopnia
Programów Współpracy Transgranicznej 2007-2013
WZFE LUW Gorzów Wlkp.
35