Zarządzenie Nr 46/2006 Wójta Gminy Wieliszew

Zarządzenie Nr 46/2006
Wójta Gminy Wieliszew
z dnia 16 sierpnia 2006 roku
W sprawie wprowadzenia Systemu Funkcjonowania Katalogu Usług Urzędu Gminy
Wieliszew.
Na podstawie art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U.
z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami) w związku z przystąpieniem do
Kontynuacji Akcji „Przejrzysta Polska”.
zarządzam, co następuje:
§1
Wprowadza się System Funkcjonowania Katalogu Usług, zawierający opis działań
zapewniających cykliczne coroczne badanie funkcjonowania katalogu usług oraz realizację
wniosków wynikających z tych badań, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§2
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 46/2006
Wójta Gminy Wieliszew
z dnia 16 sierpnia 2006 roku
SYSTEM OCENY FUNKCJONOWANIA KATALOGU USŁUG URZĘDU GMINY
WIELISZEW
1. Celem systemu jest zapewnienie ciągłego doskonalenia katalogu usług pod kątem
oczekiwań i potrzeb interesantów Urzędu Gminy Wieliszew.
§ 1.
1. Katalog usług Urzędu Gminy Wieliszew podlega okresowemu badaniu, względem
aktualności zawartych w nich danych, przeprowadzanemu raz w roku w miesiącu
lipcu. Kontrolę przeprowadza pracownik Gminnego Centrum Informacji. Raport z
realizacji powyższych badań składany jest na ręce Sekretarza Gminy.
2. Kontrolą objęte są karty w wersji papierowej oraz elektronicznej.
§ 2.
1. Wprowadza się obowiązek badania raz w roku w miesiącu lipcu funkcjonowania
katalogu usług poprzez:
- badanie opinii interesantów urzędu,
- badanie opinii pracowników urzędu.
2. Badania przeprowadza się za pomocą dwóch odrębnych ankiet do badania opinii
klientów oraz pracowników urzędu stanowiących odpowiedni załącznik nr 1 i nr 2 do
niniejszego systemu.
3. Ankieta dla interesantów dostępna jest w wersji papierowej w Biurze Obsługi Klienta
oraz w wersji elektronicznej na stronie internetowej urzędu.
4. Ankiety z opiniami w wersji papierowej składa się do Biura Obsługi Klienta
natomiast w wersję elektroniczną należy przesłać na adres: [email protected] .
§ 3.
1. Przeprowadzenie badania opinii interesantów urzędu i pracowników Urzędu Gminy
Wieliszew należy do pracownika Gminnego Centrum Informacji.
2. Wyniki oraz wnioski z przeprowadzonego badania pracownik Gminnego Centrum
Informacji składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia badania na ręce Sekretarza
Gminy, który podejmuje decyzję o wprowadzeniu potencjalnych zmian.
3. Za wprowadzenie korekty odpowiada pracownik Gminnego Centrum Informacji.
Korekty należy dokonać w ciągu 14 dni od momentu zatwierdzenia zmian przez
Sekretarza Gminy.
4. Karty usług po przeprowadzonej korekcie podlegają sprawdzeniu pod względem
prawnym przez Radcę Prawnego.
§ 4.
Wyniki przeprowadzonego badania funkcjonowania katalogu usług podlegają publikacji na
stronie internetowej oraz tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Wieliszew.
Załącznik numer 1
Do systemu oceny funkcjonowania
Katalogu Usług Urzędu Gminy Wieliszew
ANKIETA
DOTYCZĄCA OCENY KART USŁUG
URZĘDU GMINY WIELISZEW
1. Czy przy załatwianiu sprawy korzystała/ł Pani/Pan z Karty Usług?
? tak
?
nie
2. Skąd otrzymała/ł Pani/Pan informację, że można skorzystać z Kart Usług w Urzędzie?
? od pracownika Urzędu
?
?
?
?
od znajomego
?
?
trochę pomaga
z Internetu
z prasy lokalnej
inne źródło (jakie?)
………………………………………………………………………………………………..
3. Czy Pani/Pana zdaniem wprowadzenie Kart Usług ułatwia załatwianie spraw w
Urzędzie?
? bardzo ułatwia
jest zbędne
4.Czy Pana/Pani zdaniem umiejscowienie kart jest dogodne dla klientów Urzędu?
? tak
? nie
5. Czy wystąpiły kłopoty z uzyskaniem Karty Usług?
? tak
?
nie
6. Czy wg Pani/Pana informacje zawarte w Karcie Usług są jasno i zrozumiale
przedstawione?
? tak
?
nie (podaj przykłady)
………………………………………………………………………………………………...
7. Czy informacje teleadresowe zamieszczone na karcie są wystarczające? (tel, fax,
adres, adres e-mail)
? tak
?
nie (podaj, jakie informacje powinny zostać dodane)
………………………………………………………………………………………………...
8. Czy nazwy kart usług są na tyle jasno określone, że wiadomo załatwienia jakiej
sprawy dotyczą?
? tak
? nie
9. Czy korzystając z kart usług wie Pan/Pani:
a) gdzie złożyć podanie
b) gdzie kupić znaczki skarbowe
c) jakie dokumenty są potrzebne do załatwienia sprawy
d) w którym referacie można uzyskać dodatkowe informacje
e) jakie opłaty należy wnieść
f) ile czasu ma urzędnik na załatwienie sprawy
g) jaka jest podstawa prawna
?
?
?
?
?
?
?
?
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
TAK
?
?
?
?
?
?
?
?
NIE
NIE
NIE
NIE
NIE
NIE
NIE
h) jaki jest tryb odwoławczy
TAK
NIE
10. Czy Pani/Pana zdaniem na Kracie Usług powinny być zamieszczone jeszcze
dodatkowe informacje?
? tak (jakie?)……………………………………………………………………………….
?
nie
Załącznik numer 2
Do systemu oceny funkcjonowania
Katalogu Usług Urzędu Gminy Wieliszew
ANKIETA DOTYCZĄCA OCENY KART USŁUG URZĘDU GMINY WIELISZEW
1.O co najczęściej pytają interesanci przy poszczególnych usługach?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.............................................................................................................
2.Proszę o podanie najczęstszych braków w składanych wnioskach oraz błędów
w dokumentacji:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.............................................................................................................
3.Proszę o podanie najczęściej zadawanych pytań telefonicznych przez
interesantów dotyczących załatwianych spraw:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.............................................................................................................
4.Proszę o zastosowanie wywiadu z interesantami, które z zapisów kart usług są
niejasne, jakich zapisów brakuje w karcie.
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
..............................................................................................