Zapytanie ofertowe nr 09/07/2013

STOWARZYSZENIE
PÓŁNOCNOKASZUBSKA LOKALNA GRUPA RYBACKA
84-120 Władysławowo, ul. gen. J. Hallera 19
tel. 58 77 46 890; fax. 58 77 45 362
e-mail: [email protected]
www.plgr.pl
Władysławowo, dnia 05.07.2013r.
Zapytanie ofertowe
nr 09/07/2013
Stowarzyszenie Północnokaszubska Lokalna Grupa Rybacka z siedzibą we Władysławowie
zaprasza do złożenia oferty, na wykonanie usługi polegającej na organizacji wyjazdu
studyjnego do Holandii.
I.
ZAMAWIAJĄCY:
Stowarzyszenie Północnokaszubska Lokalna Grupa Rybacka 84-120 Władysławowo,
ul. gen. J. Hallera 19; tel: 58 774 68 90; e-mail: [email protected]
II.
OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA:
Przedmiotem zapytania jest wykonanie usługi polegającej na zorganizowaniu
pięciodniowego wyjazdu studyjnego do Holandii dla 40 osobowej grupy
z Północnokaszubskiej Lokalnej Grupy Rybackiej oraz 10 osobowej grupy z Lokalnej Grupy
Rybackiej Kaszuby. Łączna liczba uczestników wyjazdu to 50 osób. Wyjazd powinien się
odbyć w dniach 05-09.09.2013r.+/- 1 dzień.
Celem wyjazdu studyjnego jest:
- wspólna promocja atrakcyjności obszarów zależnych od rybactwa Lokalnej Grupy
Rybackiej Kaszuby (LGR Kaszuby) oraz Północnokaszubskiej Lokalnej Grupy Rybackiej
(PLGR) oraz ich aktywności poprzez prezentację m.in. tradycji rybackiej, folkloru,
atrakcyjności turystycznej;
- zdobycie wiedzy, umiejętności, wymiany informacji i doświadczeń na rzecz rozwoju
obszarów zależnych od rybactwa PLGR i LGR Kaszuby.
W ramach zamówienia Wykonawca będzie odpowiedzialny za:
1. Realizację programu wyjazdu przedstawionego przez Zamawiającego
stanowiącego Załącznik nr 1.
Szczegóły programu ustalone będą
z przedstawicielem Lokalnej Grupy Rybackiej z Holandii w ramach ustalonego
budżetu wyjazdu studyjnego.
2. Zapewnienie zakwaterowania i noclegów uczestników wyjazdu, zgodnie
z załącznikiem nr 1.
a. Zakwaterowanie w hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym
w pokojach dwu osobowych z dwoma oddzielnymi łóżkami z łazienkami, nie
dalej niż 20 km od centrum Amsterdamu
3. Zapewnienie posiłków dla wszystkich uczestników wyjazdu
Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego
Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo
STOWARZYSZENIE
PÓŁNOCNOKASZUBSKA LOKALNA GRUPA RYBACKA
84-120 Władysławowo, ul. gen. J. Hallera 19
tel. 58 77 46 890; fax. 58 77 45 362
e-mail: [email protected]
www.plgr.pl
a.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Śniadania w miejscu zakwaterowania, obiady dwudaniowe + kawa/herbata,
kolacje w hotelu w formie stołu szwedzkiego, napoje do kolacji.
Zapewnienie środków transportu zgodnie z załącznikiem nr 1:
a. zapewnienie środków transportu (samolot, autokar lub samolot i autokar) na
trasie Gdańsk Rębiechowo – Holandia i z powrotem lub w przypadku autokaru
Władysławowo – Holandia i z powrotem). Opis sposobu transportu
uczestników należy szczegółowo opisać w ofercie zgodnej z załącznikiem nr 2.
b. zapewnienie środka transportu w postaci autokaru min. klasy LUX. Pojazd
powinien być wyposażony co najmniej w komfortowe fotele uchylno rozsuwane z podłokietnikiem na montażu szynowym, klimatyzację,
ogrzewanie, półki na bagaż podręczny; indywidualne nawiewy
i oświetlenia, nagłośnienie, oświetlenie sufitowe dzienne i nocne. Pojazd ma
być sprawny technicznie oraz posiadać miejsca siedzące dla wszystkich
uczestników wyjazdu. Wykonawca podstawia pojazd w stanie czystym,
zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania
o czystość autokaru podczas podróży. Na wyraźna prośbę przedstawiciela
uczestników wyjazdu kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzację lub
ogrzewanie w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży. Transport
bagażu podręcznego i bagażu głównego w wadze nie mniejszej niż 10 kg
bagaż podręczny 20 kg bagaż główny. W przypadku awarii technicznej
pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest
zapewnić zastępczy środek transportu o takich samych lub lepszych
parametrach, który pozwoli na planowe kontynuowanie podróży w czasie
gwarantującym realizację programu zgodnie z harmonogramem wskazanym
z Załączniku nr 1.
Wykonawca pokrywa wszystkie koszty związane z opłatami drogowymi
i parkingowymi oraz wszelkie inne koszty związane z uzyskaniem pozwoleń
niezbędnych do prawidłowego wykonania umowy.
Ubezpieczenie uczestników wyjazdu na czas trwania wyjazdu studyjnego,
ubezpieczenie winno zawierać pakiety KL i NNW obejmujące wszystkich
uczestników wyjazdu. Posiadanie opłaconej polisy, a w przypadku jej braku inny
dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności
cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem
zamówienia na wartość nie mniejszą niż 150 000 zł lub na wartość nie mniejszą niż
3 000 zł na osobę w zakresie pokrycia kosztów powrotu klienta do kraju ,
w wypadku gdy organizator turystyki lub pośrednik turystyczny wbrew
obowiązkowi nie zapewnia tego powrotu, Kwota zabezpieczenia ( polisa lub
gwarancja ) musi być w władaniu odpowiedniego Marszałka, zgodnie
z postanowieniami Ustawy o Usługach Turystycznych z dnia 29.08.1997 r.
Gwarancja lub polisa powinna być załącznikiem do oferty.
zapewnienie pilota czuwającego nad prawidłową realizacją usługi, bezpośrednio
uczestniczącego w wyjeździe na każdym etapie realizacji programu wyjazdu
zgodnie z Załącznikiem nr 1;
zapewnienie tłumacza języka angielskiego podczas całego trwania wyjazdu,
zgodnie z Załącznikiem nr 1. Dopuszcza się możliwość połączenia funkcji pilota i
tłumacza przez jedną osobę
Zapewnienie bezprzewodowego sprzętu do tłumaczeń
Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego
Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo
STOWARZYSZENIE
PÓŁNOCNOKASZUBSKA LOKALNA GRUPA RYBACKA
84-120 Władysławowo, ul. gen. J. Hallera 19
tel. 58 77 46 890; fax. 58 77 45 362
e-mail: [email protected]
www.plgr.pl
III.
TERMIN ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE:
15.07.2013, godz. 15:00 – Decyduje data wpływu oferty do biura
IV.
OPIS ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE OFERTOWE,
Ofertę, sporządzoną wg. załączonego wzoru, w formie pisemnej składa się osobiście lub
przesyła pocztą do Biura PLGR, adres: 84-120 Władysławowo ul. gen. J. Hallera 19 lub
pocztą elektroniczną na adres [email protected] lub fax-em w formie podpisanego skanu na
numer 58 774 53 62.
Na korespondencji leży umieścić nazwę i adres zamawiającego oraz napis: oferta
do zamówienia nr 09/07/2013.
Oferty niespełniające wymogów formalnych nie będą rozpatrywane.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych, ani wariantowych.
W razie złożenia więcej niż jednej oferty przez wykonawcę, wszystkie złożone przez niego
oferty podlegają odrzuceniu.
V.
KRYTERIA WYBORU OFERTY:
- Cena – 100%
VI.
OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY SKŁADANEJ OFERTY:
W cenę oferty należy wliczyć wartość brutto wyjazdu, z uwzględnieniem całkowitej
wartości brutto wyjazdu dla jednej osoby.
Cena podana przez Oferenta za zorganizowanie wyjazdu studyjnego będącego
przedmiotem niniejszego zamówienia jest ważna przez okres ważności umowy
wynikający z terminu wskazanego w pkt. II.
W wyniku realizacji umowy Wykonawca będzie zobowiązany do wystawienia 2 faktur,
jednej dla Lokalnej Grupy Rybackiej Kaszuby i jednej dla Północnokaszubskiej Lokalnej
Grupy Rybackiej.
Wykonawca wystawi faktury VAT dla każdej z lokalnych grup rybackich zgodnie
z następującą formułą:
X x Y = Z, gdzie:
X – oznacza liczbę indywidualnie zgłoszonych uczestników co najmniej 7 dni przed datą
wyjazdu przez lokalną grupę rybacką
Y – oznacza koszt udziału jednej osoby w wyjeździe studyjnym, który zgodnie z ofertą
wykonawcy wynosi …………… PLN
Z - oznacza wynagrodzenie należne wykonawcy za wykonanie usługi, indywidualnie dla
lokalnej grupy rybackiej.
W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi Wykonawcy zmniejszenie liczby uczestników
wyjazdu studyjnego najpóźniej do 7 dni przed datą wyjazdu wynagrodzenie z Oferty
z pkt. 1 ulegnie proporcjonalnemu zmniejszeniu. W przypadku, o którym mowa w zdaniu
poprzedzającym wynagrodzenie należne wykonawcy zostanie obliczone według formuły:
Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego
Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo
STOWARZYSZENIE
PÓŁNOCNOKASZUBSKA LOKALNA GRUPA RYBACKA
84-120 Władysławowo, ul. gen. J. Hallera 19
tel. 58 77 46 890; fax. 58 77 45 362
e-mail: [email protected]
www.plgr.pl
L x K = W, gdzie:
L – oznacza liczbę zgłoszonych uczestników co najmniej 7 dni przed datą wyjazdu
K – oznacza koszt udziału jednej osoby w wyjeździe studyjnym, który zgodnie z ofertą
wykonawcy wynosi …………… PLN
W- oznacza wynagrodzenie należne wykonawcy za wykonanie usługi.
Wynagrodzenie nie będzie podlegało podwyższeniu z jakiegokolwiek tytułu.
Ostateczny koszt ponoszony indywidualnie przez każdą z grup rybackich będzie wynikał
z iloczynu zgłoszonych uczestników przez każdą z grup rybackich oraz kosztu udziału
jednej osoby wskazany w ofercie wykonawcy.
Płatności regulowane będą przez LGR Kaszuby i PLGR przelewem na rachunek wykonawcy
podany w fakturze, po realizacji usługi, na podstawie podpisanego przez strony protokołu
odbioru w terminie 30 dni licząc od daty dostarczenia prawidłowo wystawionych faktur
do siedziby LGR Kaszuby i PLGR.
Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w szczegółowym programie
wyjazdu studyjnego oraz w sposobie realizacji na każdym etapie realizacji przedmiotu
zamówienia, nie wpływających na cenę przedstawioną w ofercie.
OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTÓW WS. ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
Alicja Skoczke tel. 58 774 68 90, e-mail [email protected]@plgr.pl
VII.
INFORMACJE DODATKOWE
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez
podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Niniejsze
postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo
zamówień publicznych.
Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego
wymagających, będzie miał prawo żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści
złożonych dokumentów i treści oferty,
Załączniki:
1. Program wyjazdu studyjnego.
2. Wzór oferty.
Z poważaniem,
Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego
Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo
STOWARZYSZENIE
PÓŁNOCNOKASZUBSKA LOKALNA GRUPA RYBACKA
84-120 Władysławowo, ul. gen. J. Hallera 19
tel. 58 77 46 890; fax. 58 77 45 362
e-mail: [email protected]
www.plgr.pl
……………………..
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 09/07/2013
WYJAZD STUDYJNY DO HOLANDII
Termin: 05-09.09.2013 +/- 1 dzień
Dzień 1*
wylot z Gdańska / wyjazd z Wieżycy do Władysławowa dla uczestników LGR Kaszuby [10
osób] i wyjazd wszystkich uczestników z Władysławowa.
W przypadku transportu autokarem podczas podróży: śniadanie, lunch, kolacja lub
obiadokolacja na trasie.
Zakwaterowanie w okolicach Amsterdamu,
obiadokolacja w hotelu, nocleg.
Dzień 2
śniadanie w miejscu zakwaterowania
wizyta w terenie – miejscowości Urk, spotkanie z lokalnymi władzami oraz
przedstawicielami LGR
Einkhuizen: wizyta w skansenie
Hoorn: zapoznanie się z obszarami zależnymi od rybactwa
Merken: rozmowy z lokalnymi szkutnikami
Obiad w ciągu dnia
Powrót do hotelu
Kolacja
Nocleg
Dzień 3
śniadanie w miejscu zakwaterowania,
Całodzienny pobyt w Spakenburg: udział w lokalnym wydarzeniu „Dzień Ryby”
Lunch w ciągu dnia
Powrót do hotelu
Kolacja
Nocleg
Dzień 4
śniadanie w miejscu zakwaterowania,
Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego
Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo
STOWARZYSZENIE
PÓŁNOCNOKASZUBSKA LOKALNA GRUPA RYBACKA
84-120 Władysławowo, ul. gen. J. Hallera 19
tel. 58 77 46 890; fax. 58 77 45 362
e-mail: [email protected]
www.plgr.pl
W zależności od środka transportu: wylot samolotem lub wieczorny wyjazd autokarem
w drogę powrotną [należy uwzględnić transport 10 osób do Wieżycy]
W przypadku podróży autokarem: lunch w ciągu dnia, kolacja wieczorny wyjazd
autokarem w drogę powrotną, śniadanie na trasie.
*kolejność realizacji programu w ramach poszczególnych dni pobytu podczas wizyty
studyjnej może ulec zmianie, ważne jest dopasowanie programu do uroczystości
odbywającej się w dniu 07.09.2013,
Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego
Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo
STOWARZYSZENIE
PÓŁNOCNOKASZUBSKA LOKALNA GRUPA RYBACKA
84-120 Władysławowo, ul. gen. J. Hallera 19
tel. 58 77 46 890; fax. 58 77 45 362
e-mail: [email protected]
www.plgr.pl
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 09/07/2013
....................................................
(Miejscowość, data)
....................................................
(Pełna nazwa Oferenta)
....................................................
(Dane teleadresowe)
Stowarzyszenie Północnokaszubska
Lokalna Grupa Rybacka
ul. gen. J. Hallera 19 84-120
Władysławowo
OFERTA

dotyczy: zapytanie ofertowe nr 09/07/2013
Odpowiadając na w/w zapytanie oferuję wykonanie całości usługi polegającej
na organizacji wyjazdu studyjnego do Holandii, będącego przedmiotem zamówienia,
zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za kwotę w wysokości:
Brutto…....................................................................................................... zł,
słownie …................................................................................................... zł.,
w tym podatek VAT …...............................................................................zł,
Nazwa produktu
Organizacja wyjazdu studyjnego
Liczba
uczestników
Cena brutto w
przeliczeniu na
jednego uczestnika
wyjazdu
Łączna
cena brutto
50
TERMIN REALIZACJI WYJAZDU: ………………………………………….
Opis
transportu
uczestników
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego
Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo
STOWARZYSZENIE
PÓŁNOCNOKASZUBSKA LOKALNA GRUPA RYBACKA
84-120 Władysławowo, ul. gen. J. Hallera 19
tel. 58 77 46 890; fax. 58 77 45 362
e-mail: [email protected]
www.plgr.pl
1. Oświadczam/y, że zaoferowana cena obejmuje cały zakres przedmiotu zamówienia
wskazanego w zaproszeniu do złożenia oferty, uwzględnia wszystkie wymagane opłaty
i koszty niezbędne do zrealizowania całości przedmiotu zamówienia, bez względu na
okoliczności i źródła ich powstania.
2. Akceptuję/emy wymagany przez Zamawiającego termin wykonania przedmiotu
zamówienia, tym samym zobowiązuję/emy się wykonywać przedmiot zamówienia
zgodnie z wymaganym terminem wskazanym w zaproszeniu do złożenia oferty.
3. Oświadczam/y, że zapoznaliśmy się z zaproszeniem do złożenia oferty i nie wnosimy do
niego zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty.
4. Oświadczam, że zawarte w „zaproszeniu do złożenia oferty" warunki umowy akceptuję
i zobowiązuję się w przypadku przyjęcia mojej propozycji do zawarcia umowy na ww.
warunkach.
Załącznikiem do oferty jest:
1)
kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego
zleceniobiorcę do występowania w obrocie prawnym (potwierdzona za zgodność
z oryginałem przez zleceniobiorcę),
 Oświadczam/y, że zaoferowana w ofercie kwota jest ceną ryczałtową i obejmuje
wykonanie
całości
przedmiotu
zamówienia,
łącznie
z
ryzykiem
i odpowiedzialnością za prawidłowe oszacowanie wszystkich kosztów.
 Oświadczam/y, że posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję
potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
 Oświadczam/y, że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej
wykonanie zamówienia.
 Osoba uprawniona do kontaktów ws. oferty:
………………………………………………………………………………………
(imię i nazwisko, nr telefonu)
….....................................................................
Pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania
oferenta
Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego
Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo