pobierz - ministerstwo rozwoju

Biuro Kontroli
Egz. Nr 1
Wystąpienie pokontrolne
z kontroli problemowej dotyczącej działalności finansowej, organizacji i jakości
pracy oraz jakości zarządzania Instytutem Elektrotechniki w 2015 roku
Warszawa, lipiec 2016 roku
Strona 2 z 22
I.
NAZWA I ADRES JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ.
Instytut Elektrotechniki, z siedzibą w Warszawie (04-703), przy ul. Pożaryskiego 28, zwany
dalej „Instytutem” lub „IEL”.
II.
SKŁAD
ZESPOŁU KONTROLUJĄCEGO
PRZEPROWADZENIA KONTROLI.
ORAZ
TERMIN
I
PODSTAWA
PRAWNA
Na podstawie upoważnień do kontroli Nr MR/391-UM/16 z dnia 4 maja 2016 r. Zespół
kontrolujący w składzie:
1) Robert Fedorczyk
– starszy specjalista – kierownik Zespołu kontrolującego
2) Piotr Regner
– starszy specjalista
przeprowadził kontrolę w Instytucie Elektrotechniki w dniach od 11 do 20 maja 2016 r.
Podstawę prawną do przeprowadzenia kontroli stanowi art. 36 ust. 1 ustawy o instytutach
badawczych1), oraz art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej2).
III. TEMAT, ZAKRES PRZEDMIOTOWY I OKRES OBJĘTY KONTROLĄ.
Działalność finansowa, organizacja i jakość pracy oraz jakość zarządzania Instytutem w 2015 roku.
Zakres przedmiotowy kontroli.
A. Działalność finansowa.
B. Organizacja i jakość pracy.
C. Jakość zarządzania.
Okres objęty kontrolą.
2015 rok.
IV. DANE KIEROWNIKA JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ.
Dyrektorem Instytutu w dniu prowadzenia czynności kontrolnych był Pan Wiesław Wilczyński
powołany3) z dniem 8 grudnia 2013 r. przez Ministra Gospodarki na okres 4 lat.
V.
USTALENIA KONTROLI I OCENA SKONTROLOWANEJ DZIAŁALNOŚCI W POSZCZEGÓLNYCH
OBSZARACH.
A. DZIAŁALNOŚĆ FINANSOWA.
1. Plan finansowy oraz sprawozdanie finansowe.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą opracowania, opiniowania i przekazania przez Instytut
do właściwych organów: Planu finansowego na 2015 rok oraz sprawozdania finansowego
za 2015 rok.
W wyniku kontroli stwierdzono, że:
− Plan finansowy na 2015 rok sporządzono zgodnie z ustawą oib i po uzyskaniu pozytywnej
opinii Rady Naukowej Instytutu przekazano do ówczesnego Ministerstwa Gospodarki,
− Sprawozdanie finansowe za 2015 rok sporządzono zgodnie z ustawą o rachunkowości4)
i po uzyskaniu pozytywnej opinii Rady Naukowej Instytutu przekazano do zatwierdzenia
do ministra nadzorującego5).
[Akta kontroli str. 43-174, 477]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
1)
2)
3)
4)
5)
Z dn. 30.04.2010 r. (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 1095, z późn. zm.). Dalej „ustawa oib”.
Z dn. 15.07.2011 r. (Dz. U. Nr 185, poz. 1092).
Pismo z dn. 31.10.2013 r. znak: DNP-IV-124-3/22/13.
Z dn. 29.09.1994 r. (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.). Dalej „uor”.
Na dzień kontroli Sprawozdanie nie było zatwierdzone.
Strona 3 z 22
2.
Analiza sytuacji ekonomiczno-finansowej Instytutu.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą sytuacji ekonomiczno-finansowej Instytutu6), w tym
Plan finansowy na 2015 rok, Okresowe informacje o instytucie badawczym wg stanu na dzień
31 grudnia 2015 r. i 31 grudnia 2014 r., Sprawozdanie finansowe za 2015 rok wraz z opinią
biegłego rewidenta z badania Sprawozdania.
Zgodnie ze Sprawozdaniem finansowym za 2015 rok, Instytut uzyskał dodatni wynik finansowy
(zysk netto) w wysokości 789,7 tys. zł. Na wynik ten złożył się: dodatni wynik finansowy (zysk
netto) w siedzibie głównej Instytutu w Warszawie; ujemny wynik finansowy (strata netto)
w Oddziałach Instytutu: w Gdańsku i we Wrocławiu oraz dodatni wynik finansowy (zysk netto)
w Zakładzie Doświadczalnym III w Międzylesiu.
W porównaniu do roku 2014 i 2013 wynik finansowy był wyższy odpowiednio o 621,4 tys. zł
i 672,3 tys. zł. Na wzrost wyniku finansowego wpłynęła przeprowadzona przez siedzibę główną
Instytutu w Warszawie w 2015 roku sprzedaż nieruchomości gruntowej, położonej
w Warszawie, przy ul. Hafciarskiej. Zespół kontrolujący zwraca jednak uwagę, że w sytuacji
gdyby w siedzibie głównej Instytutu nie przeprowadzono sprzedaży tej nieruchomości, wynik
finansowy osiągnięty przez siedzibę główną Instytutu byłby ujemny, co w konsekwencji
przełożyłoby się na wynik finansowy całego Instytutu, który byłby ujemny.
Zgodnie z informacją Dyrektora Instytutu, w związku z ujemnym wynikiem finansowym
w Oddziałach Instytutu w Gdańsku i we Wrocławiu, wydano polecenie Dyrektorom Oddziałów
przygotowania stosownych działań naprawczych. Jednocześnie w lutym br. z przedstawicielami
Oddziałów (…) przeanalizowano działalność oddziałów i jej wpływ na ich sytuację finansową.
Omówiono również możliwości poprawy zaistniałego stanu. Jednocześnie (…) w celu
zwiększenia nadzoru finansowego nad działalnością Oddziałów wydano polecenie, aby do 20
dnia każdego miesiąca dyrektorzy Oddziałów przedkładali Dyrektorowi i Głównemu księgowemu
Instytutu Elektrotechniki sprawozdania finansowe z działalności za okres do końca miesiąca
poprzedzającego. Ponadto, ograniczono upoważnienia dla dyrektorów i głównych księgowych
oddziałów odnośnie składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych
Oddziału. W Oddziale Instytutu Elektrotechniki we Wrocławiu dokonano zmiany osób pełniących
funkcje Dyrektora Oddziału i jego Zastępcy.
Przychody ogółem z działalności Instytutu7) wyniosły w 2015 roku 60 818 101,62 zł i były
niższe o 3 % w stosunku do roku 2014 i wyższe o 4 % w stosunku do 2013 roku. Przychody
ze sprzedaży usług badawczo-rozwojowych w 2015 roku wyniosły 6 912 233,74 zł i były
wyższe w stosunku do roku 2014 i 2013 odpowiednio o 35 % i 51 %. Należy tutaj zauważyć,
że na przestrzeni ostatnich trzech lat Instytut odnotował zmniejszenie przyznanej dotacji
na utrzymanie potencjału badawczego z 9 866 650 zł w 2013 roku do 7 129 610 zł w 2015 roku.
Obecnie kwota przyznanej dotacji na utrzymanie potencjału badawczego w 2016 roku wynosi
6 982 330 zł.
Z tytułu działalności innej niż podstawowa Instytut w 2015 roku uzyskał dodatni wynik
finansowy w wysokości 1 417 tys. zł. Działalność inna niż podstawowa, zgodnie z ustawą oib
była wyodrębniona pod względem finansowym i rachunkowym z działalności podstawowej.
[Akta kontroli str. 43-252, 477-478]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził, że sytuacja ekonomiczno-finansowa
Instytutu w okresie objętym kontrolą nie była zagrożona. Mając na uwadze podjęte przez
Dyrektora Instytutu działania nadzorcze w stosunku do Oddziałów Instytutu, w których
odnotowano ujemny wynik finansowy na koniec 2015 roku, w opinii Zespołu kontrolującego
niezbędne jest także podjęcie działań zarządczych w kierunku zapewnienia trwałego wzrostu
6)
7)
W skład Instytutu wchodzą: siedziba główna Instytutu w Warszawie oraz jednostki zamiejscowe, tj.: Oddział
Instytutu w Gdańsku, Oddział Instytutu we Wrocławiu i Zakład Doświadczalny III w Międzylesiu.
Na które składają się: przychody ze sprzedaży produktów i usług działalności podstawowej; pozostałe przychody
operacyjne; przychody finansowe.
Strona 4 z 22
przychodów działalności Instytutu w przyszłości, w świetle zmniejszającej się rokrocznie
wysokości przyznanej dotacji na utrzymanie potencjału badawczego.
3. Zasady (polityka) rachunkowości i jej zgodność z wymogami ustawy o rachunkowości8).
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą regulacji wewnętrznych normujących w Instytucie
zasady prowadzenia rachunkowości i jej zgodność z wymogami uor.
W wyniku kontroli stwierdzono, że stosowane przez Instytut w okresie objętym kontrolą zasady
(polityka) rachunkowości, wprowadzone zarządzeniem Dyrektora Instytutu spełniały wymogi uor.
[Akta kontroli str. 253-266, 478]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
4. Stosowanie zasad kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą regulacji wewnętrznych normujących w Instytucie
zasady sprawowania kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, w tym
zgodność postępowania w badanym zakresie z przepisami wewnętrznymi.
Stosowanie przez Instytut procedur kontroli finansowej i obiegu dokumentów zbadano na próbie
181 faktur (zakupu i usług) z maja 2015 roku. Badane dokumenty podlegały sprawdzeniu
pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz akceptacji do wypłaty, zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie unormowaniami wewnętrznymi.
[Akta kontroli str. 267-280, 478]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
5. Procedury udzielania zamówień publicznych oraz ich zgodność z przepisami ustawy
Prawo zamówień publicznych9).
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą regulacji wewnętrznych normujących w Instytucie
zasady udzielania zamówień publicznych, w tym zgodność postępowania przy udzielaniu
zamówień w trybie przepisów ustawy pzp z przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
W wyniku kontroli stwierdzono, że Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w roku
2015 zostało sporządzone i przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych przez Instytut
zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami ustawy pzp.
Badaniem kontrolnym objęto dokumentację losowo wybranych trzech zamówień publicznych
udzielonych w siedzibie głównej Instytutu w Warszawie w 2015 roku10).
[Akta kontroli str. 281-308, 478-478]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
6. Zawieranie umów cywilnoprawnych, w tym z własnymi pracownikami.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą regulacji wewnętrznych normujących w Instytucie
zasady zawierania umów cywilnoprawnych, w tym z pracownikami Instytutu oraz zgodność
postępowania przy zawieraniu i rozliczaniu umów z przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
Badaniem kontrolnym objęto dokumentację losowo wybranych 16 umów cywilnoprawnych
zawartych w siedzibie głównej Instytutu w Warszawie w 2015 roku, w tym 6 umów zawartych
z pracownikami Instytutu11).
[Akta kontroli str. 309-322, 479-480]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
8)
Z dnia 29 września 1994 r. (j.t. Dz. U. z 2013, poz. 330, z późn. zm.). Dalej: „uor”.
Z dnia 29 stycznia 2004 r. (j.t. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164). Dalej: „ustawa pzp”.
10)
Zgodnie z Wykazem zamówień publicznych udzielonych w Instytucie w 2015 roku, Instytut Elektrotechniki
w Warszawie co piąte udzielone zamówienie, tj. lp.: 5 – Dostawa podzespołów i materiałów elektronicznych
(przetarg nieograniczony); 10 – Dostawa podzespołów dla NTE (przetarg nieograniczony); 15 – Dostawa płytek
drukowanych (zamówienie z wolnej ręki).
11)
Zgodnie z Wykazem umów zlecenia i umów o dzieło zawartych w Instytucie w 2015 roku, Instytut Elektrotechniki
w Warszawie - umowy zawarte z pracownikami Instytutu (lp.: 1-6) oraz umowy zawarte z osobami spoza
Instytutu (lp.: 2,4,6,8,10,12,14,16,18,20).
9)
Strona 5 z 22
7. Stosowanie ustawowych procedur do czynności prawnych, o których mowa w art. 17
ust. 1-3 ustawy oib.
7.1. Dokonywanie czynności prawnych w zakresie rozporządzania składnikami
aktywów trwałych, których równowartość w złotych przekracza kwotę 50 000 euro.
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą Instytut dokonał trzech czynności prawnych w zakresie
rozporządzania składnikami aktywów trwałych o wartości rynkowej przekraczającej
równowartość kwoty 50 000 euro, polegających na oddaniu w najem wolnych pomieszczeń,
w tym biurowych. Dyrektor Instytutu, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
prawa, wystąpił w każdym przypadku do ministra właściwego do spraw Skarbu Państwa
z wnioskiem o zgodę na dokonanie danej czynności prawnej i zgodę taką uzyskał przy
pozytywnej opinii ówczesnego Ministerstwa Gospodarki12).
[Akta kontroli str. 323-386, 480]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
7.2. Sprzedaż środków trwałych.
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą Instytut dokonał, w drodze publicznego przetargu,
sprzedaży prawa użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej położnej w Warszawie,
przy ul. Hafciarskiej, oznaczonej w ewidencji gruntów jako działki o nr 52/103 i 47/3 wraz
z prawem własności budynku gospodarczego posadowionego na przedmiotowej nieruchomości
z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.
[Akta kontroli str. 323-386, 480-481]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
7.3. Dokonywanie czynności prawnych w zakresie rozporządzania składnikami
aktywów trwałych, o których mowa w art. 17 ust. 3 ustawy oib.
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą Instytut nie dokonywał czynności prawnych w trybie
art. 17 ust. 3 ustawy oib.
[Akta kontroli str. 329, 481]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
Ocena cząstkowa dotycząca działalności finansowej Instytutu: pozytywna. Jednocześnie
z uwagi na odnotowany ujemny wynik finansowy przez Oddziały Instytutu w Gdańsku
i we Wrocławiu niezbędne jest podjęcie działań zarządczych w kierunku zapewnienia trwałego
wzrostu przychodów działalności Instytutu w przyszłości, w świetle zmniejszającej się
rokrocznie wysokości przyznanej dotacji na utrzymanie potencjału badawczego.
B.
ORGANIZACJA I JAKOŚĆ PRACY.
1. Perspektywiczne kierunki działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej oraz
kierunkowe plany tematyczne badań naukowych i prac rozwojowych.
Kontrolą objęto dokumentację zawierającą perspektywiczne kierunki działalności naukowej,
rozwojowej i wdrożeniowej oraz kierunkowe plany tematyczne badań naukowych i prac
rozwojowych wraz z dokumentacją z ich opiniowania przez Radę Naukową.
Perspektywiczne kierunki działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej Instytutu zostały
zawarte w Planie strategicznym Instytutu Elektrotechniki na lata 2012-2015 z 14 grudnia 2011 r.
W 2015 r. opracowano i przyjęto do stosowania, po pozytywnym zaopiniowaniu przez Radę
Naukową13) Plan Badań Strategicznych Instytutu Elektrotechniki na lata 2016-2020 z dnia 22
października 2015 r.
12)
13)
Decyzja Ministra Skarbu Państwa z dnia: 3 lutego 2015 r. (DMSP.5541.70.2015); 25 czerwca 2015 r.
(DMSP.5541.357.2015); 24 sierpnia 2015 r. (DMSP.5541.459.2015).
Pkt 2.3 protokołu Nr RN/2/2015 z II posiedzenia plenarnego RN IEL XVIII kadencji w dn. 22.10.2015 r., uchwała
Nr 4/2015 RN IEL XVIII kadencji z dn. 22.10.2015 r. w spr. opinii Planu Strategicznego IEL na lata 2016-2020.
Strona 6 z 22
Odrębnie w dokumencie pod nazwą Plan przedsięwzięć rozwojowych na lata 2016-2020
określono plan strategiczny działalności dla Zakładu Doświadczalnego III14).
Perspektywiczne kierunki działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej, jak i kierunkowy
plan tematyczny badań naukowych i prac rozwojowych na 2015 r. zawierał się w planie
rzeczowo-finansowym Instytutu Elektrotechniki na rok 2015, który został przedstawiony przez
Dyrektora Instytutu na posiedzeniu Rady Naukowej w dniu 18 grudnia 2014 r.15)
W dniu 16 lutego 2015 r. przyjęto do stosowania Plan działalności IEL ZD III wskazujący
główne cele i zadania związane z ich realizacją, ukierunkowane na rozwój/poprawę
funkcjonowania Zakładu Doświadczalnego III.
Ponadto kierunkowy plan tematyczny badań naukowych i prac rozwojowych na 2015 r. zawarty
został we wniosku o przyznanie środków finansowych na działalność statutową na rok 2015,
pozytywnie zaopiniowanym przez Radę Naukową16).
[Akta kontroli str. 47, 53-54, 407, 509-511, 695-696, 873]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
2. Roczny plan działalności Instytutu, w tym plan działalności statutowej.
Ustalono, że w Instytucie został opracowany dokument pod nazwą Plan rzeczowo-finansowy
Instytutu na 2015 rok. W Planie zostały ujęte zadania i projekty badawcze przewidziane do
realizacji w 2015 roku. Ponadto Instytut zaplanował prace badawcze we Wniosku o przyznanie
środków finansowych na działalność statutową na rok 2015, który został pozytywnie
zaopiniowany przez Radę Naukową Instytutu. W ujęciu finansowym Instytut sporządził Plan
finansowy na 2015 rok, o którym mowa w pkt A.1.
[Akta kontroli str. 387-424, 481, 49-54]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
3. Prace realizowane w ramach działalności podstawowej i ich powiązanie z zakresem
działalności Instytutu określonym w statucie oraz w ramach działalności innej niż
podstawowa.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą działalności prowadzonej przez Instytut, w tym Statut,
Wniosek o przyznanie środków finansowych na działalność statutową na rok 2015, Plan
finansowy na 2015 rok.
Przedmiot podstawowej działalności i szczegółowy zakres działania Instytutu został określony
w § 4 ust. 1-4 Statutu, natomiast działalność inną niż podstawowa określa § 4 ust. 5 Statutu.
Na podstawie analizy przedłożonej przez Instytut dokumentacji ustalono, że prowadzone w 2015
roku badania naukowe i prace rozwojowe w ramach działalności podstawowej były powiązane
z zadaniami określonymi w Statucie Instytutu. Ponadto w okresie objętym kontrolą Instytut
prowadził inną działalność w rozumieniu art. 2 ust. 4 ustawy oib dotyczącą m.in.: usług
laboratoryjnych w zakresie badań i analiz technicznych; usług naprawczych i konserwacyjnoremontowych; najmu wolnych pomieszczeń.
[Akta kontroli str. 425-458, 481-482]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
4. Roczne sprawozdanie dyrektora Instytutu z wykonania zadań.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą sprawozdania z wykonania zadań w Instytucie za 2015 rok.
Na podstawie analizy przedłożonej dokumentacji ustalono, że Dyrektor Instytutu na posiedzeniu
Rady Naukowej Instytutu w dniu 10 marca 2016 r. przedstawił informację (sprawozdania)
14)
Dokument z 20.11.2015 r.
Uchwała Nr 123 RN IEL XVII kadencji podjęta na posiedzeniu w dn. 18.12.2014 r., pkt 10.2 protokołu nr
RN/20/2014 z XX posiedzenia plenarnego RN IEL XVII kadencji w dn. 18.12.2014 r.
16)
Uchwała Nr 95 RN IEL XVII kadencji podjęta na posiedzeniu w dn. 5.06.2014 r., pkt 6.4 protokołu Nr
RN/18/2014 z XVIII posiedzenia plenarnego RN IEL XVII kadencji w dn. 5.06.2014 r.
15)
Strona 7 z 22
z wykonania planu finansowego oraz z wykonania zadań w zakresie badań naukowych i prac
rozwojowych Instytutu w okresie objętym kontrolą. Rada Naukowa, w drodze uchwały
pozytywnie zaopiniowała przedmiotowe sprawozdania Dyrektora Instytutu17).
[Akta kontroli str. 459-476, 482]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
5. Ocena parametryczna i kategoria naukowa Instytutu.
Kontrolą objęto wniosek o przyznanie kategorii naukowej wraz z Ankietą Instytutu
Elektrotechniki za lata 2009-2012, Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy18), Decyzję
o przyznaniu kategorii naukowej19).
Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego, na podstawie oceny jakości działalności naukowej
lub badawczo-rozwojowej prowadzonej w latach 2009-2012, przyznał19) IEL kategorię naukową „B”.
Jak wynika z przedstawionej do Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego Ankiety jednostki
naukowej oraz wyników oceny przedstawionej w decyzji19) o przyznaniu kategorii naukowej,
najsilniejszą stroną Instytutu w ramach przyznanej kategorii jest potencjał naukowy.
Najsłabszą stroną Instytutu spośród decydujących o przyznanej kategorii naukowej są
materialne efekty działalności naukowej.
[Akta kontroli str. 516-520, 873-874]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
Ocena cząstkowa dotycząca organizacji i jakości pracy w Instytucie: pozytywna.
C.
JAKOŚĆ ZARZĄDZANIA.
1. Instrumenty wspierające jakość zarządzania.
W Instytucie Elektrotechniki zarzadzanie wspierane jest poprzez20):
1. System ewidencji czasu pracy;
2. System IT Manager;
3. System POLON;
4. Wprowadzone i utrzymywane systemy zarzadzania21).
[Akta kontroli str. 521-524, 875-876]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
2. Struktura organizacyjna Instytutu oraz akty wewnętrzne.
W 2015 r., zgodnie z treścią § 16 Regulaminu organizacyjnego IEL Dyrektor zarządzał
Instytutem przy pomocy:
Zastępcy Dyrektora ds. Badań i Rozwoju - Pana Artura Moradewicza , powołanego z dniem
1 maja 2014 r.22),
Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjnych - Pana Zdzisława Rawickiego, powołanego z dniem
1 lipca 2009 r.23),
Głównego Księgowego - Pani Beaty Grzegrzółka, zatrudnionej na stanowisku z dniem 1 maja
2014 r.24)
[Akta kontroli str. 525, 876-877]
17)
Uchwała Nr 30/2016 Rady Naukowej Instytutu XVIII kadencji z dnia 10 marca 2016 r.
W związku z przyznaniem kategorii naukowej, z dn. 27.11.2013 r. znak: DN/205/2013.
19)
Decyzja Nr 225/KAT/2013 z dn. 24.10.2013 r.
20)
Informacja syntetyczna dotycząca instrumentów wspierających jakość zarzadzania funkcjonujących w IEL z dn.
18.05.2016 r. (znak: DN/42/2016), przygotowana przez Dyrektora IEL dla Zespołu kontrolującego.
21)
Potwierdzone wydanymi przez XXXXXXXXXXXXXXXXX Certyfikatem Akredytacji Laboratorium
Badawczego Nr AB 022, Nr AB 074, Nr AB 007 i Nr AB 067, Certyfikatem Akredytacji Laboratorium
Wzorcującego Nr AP 102, Certyfikatem Akredytacji Jednostki Certyfikującej Wyroby Nr AC 168 i certyfikatami
wydanymi przez XXXXXXXXXX.
22)
Pismo z dn. 25.04.2014 r., znak: NPP/63/14 powołujące na stanowisko na okres 1 roku, dn. 29.04.2015 r., znak:
NKP/97/1152/15, powołujące na stanowisko (bezterminowo).
23)
Pismo z dnia 30.06.2009 r., znak: NPP/82/09.
24)
Porozumienie zmieniające umowę o pracę z dn. 25.04.2014 r.
18)
Strona 8 z 22
2.1. Statut.
Kontrolą objęto Statut IEL, dokumenty wprowadzające zmiany do Statutu wraz z dokumentacją
z ich uzgodnień.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie obowiązywał Statut uchwalony przez Radę Naukową
w dniu 3 lutego 2011 r., a zatwierdzony przez Ministra Gospodarki w dniu 14 marca 2011 r.,
w brzmieniu zmienionym:
− Aneksem nr 1 do Statutu Instytutu Elektrotechniki w Warszawie25) – wprowadzającym zapisy
dotyczące nabycia praw doktoranta oraz treść ślubowania na doktoranta;
− Aneksem nr 2 do Statutu Instytutu Elektrotechniki w Warszawie26) – zmieniającym zapisy
dotyczące liczebności i składu Rady Naukowej.
[Akta kontroli str. 525, 581-588, 877-878]
2.2. Regulamin organizacyjny.
Kontrolą objęto regulaminy organizacyjne wprowadzone w IEL oraz w Oddziałach i Zakładzie
Doświadczalnym wraz z dokumentami je zmieniającymi, dokumentacją z uzgodnień tych
regulaminów i zmian do nich wprowadzanych.
W 2015 r. w IEL obowiązywał Regulamin organizacyjny Instytutu Elektrotechniki wprowadzony
z dniem 10 czerwca 2014 r.27), w brzmieniu zmienionym z dniem 17 października 2014 r.28)
Zarówno Regulamin organizacyjny jak i zmiany do niego zostały pozytywnie zaopiniowane
przez zakładową organizację związkową29) i Radę Naukową30),31), z wyjątkiem zmiany
polegającej na likwidacji Działu Spraw Prawnych i Pracowniczych i Działu Rachuby Płac oraz
utworzeniu w ich miejsce Działu Kadr i Płac, która była jedynie zasygnalizowana Radzie
Naukowej jako planowane dalsze zmiany w strukturze organizacyjnej, nie została zaś
zaopiniowana przez Radę, czego wymaga art. 6 ust. 4 ustawy oib. Wprowadzone do Regulaminu
zmiany polegały na:
− likwidacji z dniem 30 listopada 2014 r. Działu Controlingu, Działu Koordynacji Prac
Naukowo-Badawczych, Zakładu Systemów Pomiarowo-Diagnostycznych, Zakładu Maszyn
Elektrycznych32),
− likwidacji z dniem 31 stycznia 2015 r. Działu Spraw Prawnych i Pracowniczych, Działu
Rachuby Płac22),
− utworzeniu z dniem 1 grudnia 2014 r. Samodzielnej Pracowni Obliczeń Numerycznych, Działu
zarządzania Projektami, Działu Obsługi Klienta33),
− utworzeniu z dniem 1 lutego 2015 r. Działu Kadr i Płac 22).
Analiza treści Regulaminu organizacyjnego wykazała, iż:
− w § 2 wymieniono podstawę prawną funkcjonowania Instytutu odmienną niż w Statucie IEL
i na stronie internetowej Instytutu;
− w § 53 ust. 1 wymieniono Kolegium Naukowo-Techniczne jako organ opiniodawczo-doradczy
dyrektora oddziału, co jest niezgodne z art. 27 ust. 3 pkt 2 ustawy oib;
− zgodnie z § 12 ust. 2 i 3 zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracownika
Instytutu określa Karta stanowiska pracy, którą pracownik otrzymuje z chwilą objęcia
określonego stanowiska pracy.
25)
Uchwalonym przez Radę Naukową w dniu 19.12.2013 r. (uchwała Nr 65 RN IEL XVII kadencji podjęta na
posiedzeniu w dn. 19.12.2013, pkt 3.2 protokołu Nr RN/15/2003 z XV posiedzenia plenarnego RN IEL XVII
kadencji w dn. 19.12.2013 r.).
26)
Uchwała Nr 76 RN IEL XVII kadencji podjęta na posiedzeniu w dniu 20.02.2014 r.
27)
zarządzeniem Dyrektora IEL nr 15 z dn. 10.06.2014 r. w spr. schematu organizacyjnego i Regulaminu
organizacyjnego IEL.
28)
Zarządzeniem Dyrektora IEL nr 20 z dn. 17.10.2014 r. w spr. zmian w strukturze organizacyjnej i Regulaminie
organizacyjnym IEL.
29)
Pisma z dn. odpowiednio 26.05.2014 r. i 13.10.2014 r.
30)
Uchwały odpowiednio nr 94 z dn. 5.06.2014 r. i 104÷110 z dn. 16.10.2014 r.
31)
Pkt 5.1 protokołu Nr RN/19/2014 z XIX posiedzenia plenarnego RN IEL XVII kadencji w dn. 16.10.2014 r.
32)
Uchwały z dn. 16.10.2014 r. odpowiednio 104÷107.
33)
Uchwały z dn. 16.10.2014 r. odpowiednio 108÷110.
Strona 9 z 22
Celem weryfikacji realizacji wymogu sporządzenia Karty stanowiska pracy oraz zalecenia
pokontrolnego34) po kontroli przeprowadzonej w 2013 r.35), analizą objęto akta osobowe
pracowników zatrudnionych w Warszawie w 4 losowo wybranych komórkach organizacyjnych
IEL36). Stwierdzono, że kontrolowane Karty stanowiska pracy nie były sporządzone z chwilą
objęcia przez pracownika określonego stanowiska pracy. Najpóźniej karty te przedstawiano do
podpisu pracownika przy zawieraniu z nim umowy o pracę na czas nieokreślony.
Zgodnie z udzielonym przez Dyrektora IEL wyjaśnieniem37) każdy nowo przyjmowany
pracownik zna zakres wymagań i powierzonych mu obowiązków z informacji dotyczących
naboru na dane stanowisko oraz z Regulaminu organizacyjnego, z którym ma obowiązek się
zapoznać zawierając umowę o pracę, a w którym określone są prawa i obowiązki pracownika,
oraz zakres prac powierzonych komórce, w której został zatrudniony. Tak więc sporządzenie
Karty stanowiska pracy stanowi jedynie czynność wtórną i formalną mającą na celu
udokumentowanie informacji, z którymi pracownik jest zapoznawany podczas procesu rekrutacji.
W oddziałach IEL oraz w Zakładzie Doświadczalnym III wprowadzono odpowiednio:
− Regulamin organizacyjny Oddziału IEL w Gdańsku38);
− Regulamin organizacyjny Oddziału IEL we Wrocławiu39);
− Regulamin organizacyjny Zakładu Doświadczalnego III IEL40).
Wprowadzenie regulaminów organizacyjnych w oddziałach umożliwia zapis § 53 ust. 4
Regulaminu organizacyjnego IEL, to jest: strukturę organizacyjną oddziału oraz jego regulamin
organizacyjny ustala dyrektor oddziału, a zatwierdza Dyrektor Instytutu.
Zgodnie z wymaganiami nałożonymi na regulamin organizacyjny zapisami ustawy oib powinien
być on ustalony przez dyrektora, po zasięgnięciu opinii rady naukowej oraz zakładowych
organizacji związkowych. Wyżej wymienione regulaminy nie zostały zaopiniowane przez Radę
Naukową IEL, ani uzgodnione z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi
w Oddziałach, jak i w siedzibie IEL w Warszawie.
Analiza powyższych dokumentów wykazała ponadto:
Regulamin organizacyjny Oddziału IEL w Gdańsku w punkcie:
1.1. jako podstawę prawną ustanowienia Regulaminu wskazuje zapisy:
41)
a) nieobowiązującego Regulaminu organizacyjnego IEL i Statutu IEL ,
b) które nie stanowią podstawy prawnej ustanowienia Regulaminu, a dodatkowo są
sprzeczne z art. 23 ustawy oib;
2. Przedmiot działania Oddziału wymienia podstawowe zadania Oddziału, które nie są zgodne
z zakresem określonym w § 56 Regulaminu organizacyjnego IEL;
3.2.3. zawiera zapis dotyczący Kolegium Naukowo-Technicznego, niezgodny z art. 23 ustawy oib;
34)
Sporządzić karty stanowiska pracy dla pracowników, którzy nie posiadają w sposób formalny określonego
zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności lub mają nieaktualne zakresy obowiązków oraz uzupełnić 3
karty stanowiska pracy o daty ich podpisania.
35)
W dniach 13÷19.11.2013 r. przez Zespół kontrolujący Ministra Gospodarki w zakresie działalności finansowej,
w tym wydatkowania środków publicznych, organizacji i jakości pracy oraz jakości zarzadzania Instytutem
w 2012 r.
36)
Zakładzie Napędów Elektrycznych (NNE – 16 pracowników), Samodzielnej Pracowni Obliczeń Numerycznych
(NON – 3 pracowników), Zakładzie Przekształtników Mocy (NPM – 14 pracowników), Dziale Marketingu
i Informacji Naukowej (BMI – 3 pracowników) – co daje 19,9 % pracowników zatrudnionych ogółem
w Warszawie w IEL.
37)
Wyjaśnienia Dyrektora IEL skierowane do Zespołu kontrolującego – pismo z dn. 25.05.2016 r., znak:
DN/49/2016.
38)
z kwietnia 1995 r., zatwierdzony przez Dyrektora IEL dn. 31.10.1995 r.
39)
z kwietnia 2014 r., wprowadzony na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora IEL Schematu organizacyjnego
rozporządzeniem Nr 1b/2014 Dyrektora Oddziału IEL we Wrocławiu z dn. 1.04.2014 r. dot. wprowadzenia
regulaminu organizacyjnego Oddziału.
40)
obowiązujący od 1.02.2001 r., zatwierdzony przez Dyrektora IEL z dn. 17.01.2001 r., wprowadzony poleceniem
służbowym nr 1/2001 Dyrektora ZD III IEL z dn. 23.01.2001 r. w spr. Wprowadzenia regulaminu
organizacyjnego w ZD III IEL.
41)
odpowiednio wprowadzonego zarządzeniem nr 11 Dyrektora IEL z dn. 30.12.1993 r., zatwierdzonego przez
Ministra Przemysłu i Handlu 14.09.1992 r.
Strona 10 z 22
3.2.6., 4.2., 6.4. określa zasady zatrudniania pracowników na określonych stanowiskach
niezgodne, w zakresie osoby dokonującej czynności prawnej, z § 54 Regulaminu
organizacyjnego IEL, ponadto zatrudnienia na wymienionych stanowiskach dokonuje się
w drodze zawarcia umowy o pracę, a nie w drodze powołania;
5.3. odsyła do § 76 Regulaminu organizacyjnego IEL podczas gdy na przedmiotowy Regulamin
składa się 58 paragrafów, a przedmiotowa tematyka określona została w § 9 ust. 2;
5.4. w zakresie zasad wydawania wewnętrznych aktów normatywnych odsyła do
nieobowiązującego zarządzenia Dyrektora42);
6.3. zawiera nieaktualne od 1997 r., niezgodne ze Schematem organizacyjnym IEL Oddział
w Gdańsku informacje o komórkach wchodzących w skład pionu naukowego;
6.5.4. ppkt 10÷12 wymienia uwierzytelnienie, to jest nieobowiązującą formę prawnej kontroli
metrologicznej;
6.5.6. wśród obowiązków Specjalisty ds. Obronnych wymienia współpracę z Działem Spraw
Obronnych Instytutu Elektrotechniki w Warszawie(...) to jest komórką organizacyjną IEL
nie istniejącą w strukturze organizacyjnej Instytutu;
6.5.7. pkt 1 wśród obowiązków Inspektora ds. BHP wymienia między innymi zadania
wynikające z przepisu powszechnie obowiązującego prawa uchylonego z dniem 3
października 1997 r.43)
Regulamin organizacyjny Oddziału IEL we Wrocławiu:
a) Dyrektor Oddziału rozporządzeniem Nr 1a/2014 z dnia 1 kwietnia 2014 r., na podstawie
art. 6 ust. 4 ustawy oib, ustalił Schemat organizacyjny IEL Oddział Technologii
i Materiałoznawstwa Elektrotechnicznego we Wrocławiu będący załącznikiem do niego,
wskazując że schemat organizacyjny wchodzi w życie z dniem podpisania,
b) Dyrektor Oddziału rozporządzeniem Nr 1b/2014 z dnia 1 kwietnia 2014 r. wprowadził
regulamin organizacyjny, wynikający z zatwierdzonego przez Dyrektora IEL, schematu
organizacyjnego Oddziału – Regulamin nie został zatwierdzony przez Dyrektora IEL44),
a załącznikiem do niego jest przywołany powyżej schemat organizacyjny, ponadto
w powyższym rozporządzeniu wskazano, że Regulamin wchodzi w życie z dniem
zatwierdzenia schematu organizacyjnego,
podczas gdy na dokumencie zawierającym schemat organizacyjny nie odnotowano daty jego
podpisania/zatwierdzenia;
c) w § 5 ust. 1 wskazuje Dyrektora Oddziału jako organ zarządzający Oddziałem, co jest
niezgodne z art. 23 ustawy oib;
d) w § 6 ust. 2 i § 6 ust. 4 pkt 8 określa zasady zatrudniania pracowników na określonych
stanowiskach niezgodne w zakresie osoby dokonującej czynności prawnej z § 54
Regulaminu organizacyjnego IEL, ponadto zatrudnienia na wymienionych stanowiskach
dokonuje się w drodze zawarcia umowy o pracę, a nie w drodze powołania.
Regulamin organizacyjny Zakładu Doświadczalnego III IEL, w którym w § 1 jako podstawę
prawną działania Oddziału wskazano uchylone przepisy powszechnie obowiązującego prawa
i uchylone regulacje wewnętrzne45).
Jak wyjaśniono Zespołowi kontrolującemu44):
Regulamin organizacyjny IEL, określający także strukturę organizacyjną46) IEL został
wprowadzony po pozytywnym zaopiniowaniu przez Radę Naukową i zakładową organizację
42)
nr 10 z dn. 25.10.1984 r. w sprawie jednolitego trybu opracowywania aktów normatywnych w Instytucie
Elektrotechniki oraz kontroli ich wykonania.
43)
Uchwały Rady Ministrów Nr 14 z dn. 18.02.1992 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (M.P. Nr 7,
poz. 48 z 1992 r.).
44)
Pkt 3 wyjaśnień Dyrektora IEL z dn. 25.05.2016 (znak: DN/49/2016) przygotowanych dla Zespołu kontrolującego.
45)
ustawę o jednostkach badawczo-rozwojowych (Dz. U. Nr 44 z 1991 r. z późn. zmianami), Statut IEL
zatwierdzony przez Ministra Przemysłu i Handlu dn. 14.09.1992 r., Regulamin organizacyjny IEL wprowadzony
zarządzeniem nr 11 Dyrektora IEL z dn. 30.12.1993 r. w spr. wprowadzenia w IEL nowej struktury
organizacyjnej i regulaminu organizacyjnego.
46)
W § 26 ust. 5 Oddział w Gdańsku, Oddział Technologii i Materiałoznawstwa Elektrotechnicznego we Wrocławiu
i Zakład Doświadczalny III w Międzylesiu zostały wymienione z nazwy jako jednostki sporządzające
Strona 11 z 22
związkową. Jego zapisy stanowią delegację uprawnień Rady Naukowej i Komisji Zakładowej
NSZZ „Solidarność” w przedmiotowym zakresie na Dyrektora IEL.
Praktyka ta jest stosowana od 1993 r., co potwierdzają zapisy Regulaminu organizacyjnego IEL
wprowadzonego z dn. 30 grudnia 1993 r., po zasięgnięciu opinii Rady Naukowej IEL
i związków zawodowych (przedstawiciele związków zawodowych brali udział w posiedzeniach
Rady Naukowej).
Zatwierdzanie struktur organizacyjnych i regulaminów organizacyjnych Oddziałów i Zakładu
Doświadczalnego III leży od lat w kompetencji Dyrektora IEL i jest wystarczające dla ważności
podjętej decyzji.
Powołanie się przez Dyrektora OW w rozporządzeniu nr 1a z dnia 1 kwietnia 2014 r. na art. 6
ust. 4 ustawy oib należy traktować jako próbę wykazania zachowania kolejności czynności
prawnych. Ponieważ Regulamin organizacyjny IEL z 1993 r. – stanowiący podstawę
przedłożenia schematu organizacyjnego do zatwierdzenia przez Dyrektora IEL – został
wprowadzony na podstawie ustawy o jbr uchylonej ustawą oib, Dyrektor OW powołał się na
aktualnie obowiązujący akt prawny. Postępowanie to może nie było zbyt fortunne, ale nie
zmienia faktu, że schemat organizacyjny Oddziału, stanowiący załącznik do projektowanego
regulaminu OW, został zatwierdzony przez Dyrektora IEL, zgodnie z przyjętą w 1993 r. zasadą.
[Akta kontroli str. 525-528, 589-628, 697, 878-882]
2.3. Regulamin Pracy.
Kontrolą objęto Regulamin pracy IEL wraz z dokumentacją z uzgodnień i wprowadzenia w życie.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie obowiązywał Regulamin pracy wprowadzony zarządzeniem
Dyrektora47) w dniu 2 lipca 2014 r. po zaopiniowaniu przez zakładową organizację związkową.
Analiza treści Regulaminu wykazała, że:
1) w § 6 ust 6 w zakresie wykonywania dodatkowego zatrudnienia, bądź prowadzenia działalności
gospodarczej przez pracowników naukowych, badawczo-technicznych i inżynieryjnotechnicznych zamieszczono regulacje nie oddające w pełni wymagań zawartych w art. 47 ust. 1 i 7
ustawy oib;
2) w § 18 ust. 3 umieszczono zapisy niezgodne z regulacją zawartą w § 5 ust. 1 Regulaminu
wynagradzania pracowników IEL w zakresie terminów wypłaty wynagrodzenia pracowników
Zakładu Doświadczalnego III;
1
3) nie określono w nim wszystkich obszarów wyszczególnionych w art. 104 § 1 Kodeksu pracy
to jest:
− rodzajów prac i wykazu stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu
odbywania przygotowania zawodowego,
− wykazu lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu
niż przygotowanie zawodowe,
− sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną
pracą
przy czym określono wykaz prac wzbronionych kobietom i pracownikom młodocianym
i wskazano pracowników młodocianych zatrudnionych celem przygotowania zawodowego jako
beneficjentów środków z ZFŚS.
Jak wyjaśniono48) Zespołowi kontrolującemu wcześniejsze uzyskanie zgody Dyrektora IEL na
podjęcie dodatkowego zatrudnienia w ramach stosunku pracy i na prowadzenie działalności
gospodarczej zostało uregulowane w umowie o zakazie konkurencji.(…) Jak przedstawiono wykaz
umów o zakazie konkurencji wskazuje, że w IEL zawarto umowy o zakazie konkurencji zarówno
z pracownikami naukowymi, badawczo-technicznymi, jak i inżynieryjno-technicznymi. Fakt, iż
w Regulaminie pracy nie przywołano grupy pracowników inżynieryjno-technicznych oraz zakazu
samodzielne sprawozdania finansowe. Zasady działania tychże jednostek zostały określone w Rozdziale 7
Regulaminu organizacyjnego (§ 52 ÷ 58).
Zarządzenie nr 16 z dn. 2.07.2014 r. w spr. ustalenia Regulaminu pracy w Instytucie Elektrotechniki.
48)
Pismo Dyrektora IEL z dn. 16.05.2016 r. (znak: DN/39/2016) skierowane do Zespołu kontrolującego.
47)
Strona 12 z 22
prowadzenia działalności gospodarczej nie spowodował braku wywiązania się z obowiązku
wynikającego z przepisów art. 47 ust. 1 i 7 ustawy oib.
Odnośnie uregulowania w Regulaminie pracy wszystkich obszarów wymienionych w art. 1041
Kodeksu pracy wskazano, że załącznik nr 5 do Regulaminu zawiera wykaz prac wzbronionych
pracownikom młodocianym. Mając na uwadze, że pozostałe prace – niewymienione w załączniku nr
5 – mogą być powierzane pracownikom młodocianym, IEL nie tworzył odrębnych wykazów.
W Zakładzie Doświadczalnym III, wzbronione jest zatrudnianie pracowników młodocianych na
stanowiskach robotniczych, a dopuszczalne jest przy pracach administracyjno-biurowych.
Stanowiska, na jakich mogą być zatrudniani młodociani, muszą być zgodne z taryfikatorem
kwalifikacyjnym stanowiącym załącznik do Regulaminu wynagradzania.
Odnośnie ryzyka zawodowego w IEL obowiązuje zarządzenie Dyrektora49) w sprawie
przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy.(…) Wyniki szacowania
przekazywane są kierownikom komórek organizacyjnych, którzy zobowiązani są do zapoznania
z nimi podległych sobie pracowników. Fakt zapoznania się z oszacowanym ryzykiem
potwierdzany jest podpisem pracownika.
Ponadto, nowo zatrudniani pracownicy, jak również pracownicy zmieniający stanowisko pracy –
w sytuacjach, gdy zmiana wymaga zapoznania z ryzykiem oszacowanym dla nowego miejsca
pracy – kierowani są na szkolenie BHP, na którym zapoznawani są z ryzykiem zawodowym.
W zakresie zapisów dotyczących terminów wypłaty wynagrodzenia stwierdzono, że niepełny
zapis w § 5 ust. 1 regulaminu wynagradzania stanowi błąd redakcyjny. Potwierdzeniem tego,
poza stosowaną praktyką, może być także zapis § 32 pkt 3 regulaminu wynagradzania, zgodnie
z którym uwzględnia on postanowienia regulaminu pracy IEL.
Celem weryfikacji realizacji wymogu wynikającego z § 40 ust. 1 Regulaminu pracy, to jest
potwierdzenia zapoznania się pracownika z Regulaminem, analizą objęto akta osobowe
pracowników zatrudnionych w Warszawie w 4 losowo wybranych komórkach organizacyjnych
IEL36). Stwierdzono, że we wszystkich badanych aktach osobowych umieszczono stosowne
oświadczenie pracowników.
[Akta kontroli str. 629-636, 882-884]
2.4. Regulamin wynagradzania.
Kontrolą objęto Regulamin wynagradzania pracowników Instytutu Elektrotechniki wraz
z dokumentami zmieniającymi, wprowadzającymi je do stosowania oraz dokumentami z ich
opiniowania.
W okresie objętym kontrolą w IEL obowiązywał Regulamin wynagradzania pracowników IEL
wprowadzony z dniem 16 marca 2011 r. zarządzeniem Dyrektora50), w brzmieniu zmienionym
zarządzeniem Dyrektora51) z dnia 16 października 2015 r.
Zarówno treść projektu Regulaminu jak i zmiany do niego zostały uzgodnione z zakładową
organizacją związkową.
Analiza treści Regulaminu wykazała, że w:
§ 5 ust. 1 umieszczono zapisy niezgodne z regulacją zawartą w § 18 ust. 3 Regulaminu pracy IEL,
w zakresie terminów wypłaty wynagrodzenia pracowników Zakładu Doświadczalnego III;
§ 32 pkt 3 wskazano, że postanowienia Regulaminu wynagradzania uwzględniają
postanowienia uchylonego Regulaminu pracy Instytutu Elektrotechniki52).
Zgodnie z wyjaśnieniami przedstawionymi przez Dyrektora IEL48) zapis § 32 pkt 3 wynika
z faktu, że Regulamin wynagradzania został wprowadzony w czasie obowiązywania Regulaminu
pracy IEL wprowadzonego zarządzeniem Dyrektora z dnia 9 kwietnia 1997 r. Regulamin pracy
wprowadzony w 2014 r. zastąpił Regulamin z 1997 r., przez co do realizacji zapisów
Regulaminu wynagradzania w praktyce stosuje się zapisy Regulaminu pracy z 2014 r.
49)
Nr 5 z dn. 19.03.2008 r.
Nr 3 z dn. 16.03.2011 r. w spr. Regulaminu wynagradzania pracowników IEL.
Nr 11 z dn. 16.10.2015 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie Regulaminu wynagradzania pracowników IEL.
52)
wprowadzonego zarządzeniem nr 4 Dyrektora IEL z dnia 9 kwietnia 1997 r.
50)
51)
Strona 13 z 22
[Akta kontroli str. 637-638, 665-670, 884-885]
2.5. Regulamin ZFŚS.
Kontrolą objęto regulaminy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wraz z dokumentami
zmieniającymi, wprowadzającymi do stosowania i z opiniowania.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie obowiązywał:
53)
1) Regulamin ZFŚS w IEL w Warszawie w treści czterokrotnie zmienionej ,
2) Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników zatrudnionych
w Zakładzie Doświadczalnym III w Międzylesiu54);
3) Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w Instytucie Elektrotechniki Oddział
w Gdańsku dla pracowników zatrudnionych w Oddziale w Gdańsku55);
4) Regulamin gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
w IEL/OW dla pracowników zatrudnionych w Oddziale we Wrocławiu56).
W wyniku analizy treści Regulaminu ZFŚS w IEL w Warszawie stwierdzono w § 12 ust. 4
wskazanie jako przyjmującego pisemne wnioski o przyznanie pożyczki komórki organizacyjnej,
która w strukturze organizacyjnej Instytutu została przeistoczona z dniem 1 lutego 2015 r.
Analiza treści rozporządzenia Dyrektora Oddziału IEL we Wrocławiu oraz Regulaminu
gospodarowania środkami ZFŚS w IEL/OW wykazała, że w:
− § 1 rozporządzenia wprowadzającego wskazano datę wprowadzenia Regulaminu w życie
odmienną niż w § 8.2 Regulaminu;
− Regulaminie gospodarowania środkami ZFŚS w IEL/OW wskazano, że ZFŚS został
wprowadzony ustawą57) z dnia 4 marca 1994 r. (Dz. U. Nr 70 poz. 335 z 1996 r.
z późniejszymi zmianami). Ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. „Kodeks Pracy”, wraz
z późniejszymi poprawkami ujętymi w Dz. U. 2009.219 z 6.01.2010 r.
[Akta kontroli str. 638, 671-684, 885]
2.6. Regulamin zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, prawami
własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników badań naukowych
i prac rozwojowych.
Kontrolą objęto Regulamin zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi oraz
prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników badań naukowych i prac
rozwojowych w Instytucie Elektrotechniki, zarządzenie Dyrektora w sprawie wynagrodzenia
z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów pracowniczych oraz oceny
merytorycznej i kwalifikowania zgłoszonych utworów przez Komisję do Spraw Utworów
Pracowniczych w Instytucie Elektrotechniki wraz z dokumentami wprowadzającymi i z uzgodnień.
W dniu 30 marca 2015 r. w Instytucie wprowadzono58) do stosowania, po zaopiniowaniu przez
Radę Naukową59), Regulamin zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi oraz
prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników badań naukowych i prac
rozwojowych w Instytucie Elektrotechniki.
53)
Wprowadzony zarządzeniem nr 2 Dyrektora z dn. 25.03.2003 r., zmieniony zarządzeniami odpowiednio nr 2
z dn. 5.05.2008 r., nr 10 z dn. 3.08.2011 r., nr 8 z dn. 1.03.2012 r., nr 10 z dn. 25.04.2014 r., po zaopiniowaniu
przez zakładową organizację związkową (pismo z dn. 25.04.2014 r. znak: KZb/03/2014).
54)
Wprowadzony po zaopiniowaniu przez zakładowe organizacje związkowe, poleceniem służbowym nr 1/2009 z dnia
5 stycznia 2009 r.
55)
Wprowadzony w życie z dn. 1.01.2010 r. Poleceniem służbowym Nr 2/2010 Dyrektora Oddziału Instytutu
Elektrotechniki w Gdańsku z dn. 1.01.2010 r. w sprawie: Regulaminu Z.F.Ś.S.
56)
Wprowadzony w życie po zaopiniowaniu przez zakładową organizację związkową rozporządzeniem Dyrektora
Oddziału IEL we Wrocławiu Nr 5/2010 z dn. 25.03.2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu
gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Oddziale Wrocławskim Instytutu
Elektrotechniki.
57)
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
58)
Zarządzeniem nr 2 Dyrektora z dn.30.03.2015 r.
59)
Punkt 5.2 protokołu Nr RN/21/2015 z XXI posiedzenia plenarnego Rady Naukowej IEL XVII kadencji w dn.
12.03.2015 r.
Strona 14 z 22
Przepisy Regulaminu uzupełnia zarządzenie60) Dyrektora w sprawie wynagrodzenia z tytułu
przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów pracowniczych oraz oceny
merytorycznej i kwalifikowania zgłoszonych utworów przez Komisję do Spraw Utworów
Pracowniczych w Instytucie Elektrotechniki.
[Akta kontroli str. 685-688, 691-692, 886]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził wystąpienie uchybień formalnych.
3. Stan i struktura zatrudnienia.
Kontrolą objęto zmiany stanu i struktury zatrudnienia w Instytucie, w poszczególnych grupach
pracowników, w roku 2015 w porównaniu z latami 2013 i 2014, odrębnie dla pracowników
Instytutu zatrudnionych w Warszawie, Gdańsku, Wrocławiu i Międzylesiu.
Instytut bieżąco monitoruje średnią wieku zatrudnionych w poszczególnych grupach
pracowników. Problem luki pokoleniowej IEL próbuje rozwiązać między innymi poprzez48):
− przyznawanie stypendiów doktorskich i habilitacyjnych,
− prowadzenie zaocznych studiów doktoranckich,
− organizowanie praktyk dla studentów 4 i 5 roku Politechniki Warszawskiej,
− nadawanie przez Radę Naukową IEL stopni doktora i doktora habilitowanego oraz
prowadzenie postępowań o nadanie tytułu profesora w dyscyplinie elektrotechnika,
− współpracę naukową z krajowymi uczelniami technicznymi, której celem jest między innymi
rozwój kadry naukowej.
Rozpoczęto także prace mające na celu utworzenie laboratorium dostępnego dla doktorantów
i studentów realizujących własne prace inżynierskie i magisterskie na krajowych i zagranicznych
uczelniach technicznych.
[Akta kontroli str. 638-639, 699-701, 886-887]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
4. Umowy o zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Instytutu przez
pracowników naukowych, badawczo-technicznych, inżynieryjno-technicznych
i członków Kierownictwa Instytutu oraz podejmowanie dodatkowego zatrudnienia
przez pracowników.
Kontrolą objęto umowy o zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Instytutu
przez pracowników naukowych, badawczo-technicznych, inżynieryjno-technicznych i członków
Kierownictwa Instytutu oraz stosowne wystąpienia do Dyrektora IEL o zgodę na podejmowanie
dodatkowego zatrudnienia przez pracowników.
W Instytucie nie wprowadzono dotychczas odrębnych regulacji wewnętrznych w zakresie
prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Instytutu, uznając stosowne zapisy ustawy oib,
Kodeksu pracy i przyjętego w IEL wzoru umowy o zakazie konkurencji za wystarczające61).
Tematyka podejmowania przez pracowników naukowych, badawczo-technicznych i inżynieryjnotechnicznych dodatkowego zatrudnienia w wewnętrznych regulacjach została opisana w § 6 ust. 6
Regulaminu pracy. Dokładniejszy opis zawarto w punkcie 2.3. w części C niniejszego dokumentu.
Celem weryfikacji realizacji wymogu zawarcia z pracownikami naukowymi, badawczotechnicznymi, inżynieryjno-technicznymi i członkami Kierownictwa Instytutu umów o zakazie
prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Instytutu kontrolą objęto akta osobowe
pracowników zatrudnionych w Warszawie w 4 losowo wybranych komórkach organizacyjnych
IEL36) oraz członków Kierownictwa Instytutu. Stwierdzono, że stosowne umowy dołączono do
akt osobowych wszystkich pracowników objętych badaną próbą, w stosunku do których
wymagane jest ich zawarcie.
60)
61)
Nr 10 z dnia 6.10.2015 r.
Zestawienie dokumentów obowiązujących w okresie objętym kontrolą w zakresie Regulacji wewnętrznych
dotyczących podejmowania dodatkowego zatrudnienia – informacja przekazana przez Dyrektora Instytutu.
Strona 15 z 22
Powyższe czynności stanowiły także weryfikację realizacji zalecenia pokontrolnego62),
sformułowanego po kontroli przeprowadzonej w Instytucie przez Ministra Gospodarki
w 2013 r.35) Badanie wykazało w przypadku jednego pracownika63) z analizowanej próby,
zawarcie przedmiotowej umowy po 12 miesiącach od dnia zatrudnienia na stanowisku
wymagającym jej zawarcia.
Jak wyjaśniono37) w stwierdzonym przypadku pracownik został poinformowany przez
przełożonego o jego prawach i obowiązkach oraz o zakazie prowadzenia działalności
konkurencyjnej. Kierownik Działu Kadr i Płac (NKP) zobowiązany był natomiast do
przekazania ww. pracownikowi umowy o zakazie konkurencji, celem zapoznania się z nią,
podpisania i zwrotu do NKP. Brak przekazania podpisanej umowy został spostrzeżony w wyniku
przeglądu prowadzonych akt osobowych, dokonywanego w związku ze zmianą osoby pełniącej
funkcję Kierownika NKP. Brakująca umowa została niezwłocznie uzupełniona.
Zgodnie z informacją64) udzieloną Zespołowi kontrolnemu w 2015 r. obowiązywały zgody na
dodatkowe zatrudnienie wydane dla trzech pracowników.
[Akta kontroli str. 511-513, 528, 635-636, 639, 703-705, 888-889]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
5. Rada Naukowa Instytutu oraz jej działalność.
Kontrolą objęto regulacje dotyczące wyborów do Rady Naukowej, Regulamin Rady Naukowej IEL
XVIII kadencji wraz z dokumentami z ich opiniowania i wprowadzenia w życie oraz dokumenty
z wyborów do Rady i uchwały Rady podjęte w 2015 r. bądź dotyczące 2015 r.
W Instytucie Elektrotechniki do dnia 11 czerwca 2015 r. działała Rada Naukowa XVII kadencji.
W dniu 12 maja 2015 r. przeprowadzono w Instytucie wybory do Rady Naukowej XVIII kadencji65).
Zasady i tryb wyborów zostały określone w Regulaminie wyborów do Rady Naukowej Instytutu
Elektrotechniki zatwierdzonym przez Dyrektora Instytutu66). Wybory do Rady kadencji XVIII
zostały ogłoszone zarządzeniem Dyrektora67) z dnia 31 marca 2015 r., powołującym Komisję
Wyborczą i Obwodowe Komisje Wyborcze, w którym wskazano między innymi kalendarz
wyborów.
Zgodnie z treścią § 5 ust. 1 Regulaminu do zadań Komisji Wyborczej należy ustalenie
i ogłoszenie terminów zgłaszania kandydatów, sporządzenia i podania do wiadomości list
kandydatów oraz głosowania.
Przewodniczący Komisji Wyborczej Instytutu Elektrotechniki opublikował informację
o kalendarzu wyborczym w komunikacie z dnia 1 kwietna 2015 r.
Jak wyjaśnił Dyrektor IEL kalendarz wyborczy został ustalony wspólnie z Komisją Wyborczą,
na spotkaniu w dniu 31 marca 2015 r., na którym została powołana Komisja i Dyrektor podpisał
wyżej wymienione zarządzenie67). Kalendarz został ogłoszony w przedmiotowym zarządzeniu
dla jak najszybszego przekazania informacji pracownikom. Komisja Wyborcza dopełniła
nałożonego na nią obowiązku ogłoszenia kalendarza wyborczego publikując komunikat z dnia
1 kwietnia 2015 r.
62)
Podpisać umowy o zakazie konkurencji ze wszystkimi pracownikami IEL objętymi ustawowym obowiązkiem
zawarcia tych umów.
63)
Akta osobowe nr 1533 – umowa o pracę zawarta w dn. 24.03.2015 r., umowa o zakazie prowadzenia działalności
konkurencyjnej zawarta w dn. 1.04.2016 r.
64)
Wykaz pracowników wykonujących dodatkowe zatrudnienie – informacja przygotowana przez Dyrektora IEL.
65)
Protokół Komisji Wyborczej z wyborów do Rady Naukowej Instytutu Elektrotechniki XVIII kadencji z dn.
13.05.2015 r.
66)
w dniu 16 marca 2015 r. po zaopiniowaniu przez Radę Naukową - pkt 5.3 protokołu Nr RN/21/2015 z XXI
posiedzenia plenarnego RN IEL XVII kadencji w dn. 12.03.2015 r., uchwała Nr 135 RN IEL XVII kadencji
podjęta w dniu 12.03.2015 r.
67)
Nr 3 w spr. wyborów do Rady Naukowej XVIII kadencji Instytutu Elektrotechniki.
Strona 16 z 22
Od 11 czerwca 2015 r. w IEL działa Rada Naukowa XVIII kadencji 2015-201968). Rada
Naukowa w 2015 r. działała na podstawie uchwalonego69) przez siebie Regulaminu Rady
Naukowej Instytutu Elektrotechniki XVIII kadencji.
Rada Naukowa IEL uczestniczyła we wszystkich zadaniach realizowanych w 2015 r.
w Instytucie, a wymienionych w art. 29 ust 2 ustawy oib70).
[Akta kontroli str. 529, 577-579, 692-693, 708, 719, 889-890]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził wystąpienie uchybienia formalnego.
6. Okresowe oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników naukowych
i badawczo-technicznych Instytutu.
Kontrolą objęto regulacje wewnętrzne dotyczące prowadzenia okresowej oceny dorobku
naukowego i technicznego pracowników wraz z dokumentacją z ich uzgodnienia
i wprowadzenia do stosowania oraz dokumentację z ostatniej przeprowadzonej oceny.
Ostatnia okresowa ocena dorobku naukowego i technicznego pracowników naukowych
i badawczo-technicznych IEL przeprowadzona została w 2014 r. i obejmowała dorobek
pracowników zatrudnionych na stanowiskach profesora zwyczajnego i profesora
nadzwyczajnego osiągnięty w okresie od 1 października 2010 r. do 30 września 2014 r.,
a pracowników zatrudnionych na stanowiskach adiunkta i asystenta oraz pracowników
badawczo-technicznych od 1 października 2012 r. do 30 września 2014 r.71)
Tryb i zasady przeprowadzenia okresowej oceny dorobku naukowego i technicznego
pracowników IEL opisano w Regulaminie okresowej oceny pracowników naukowych
i badawczo-technicznych Instytutu Elektrotechniki wprowadzonego zarządzeniem Dyrektora
Instytutu72), po zaopiniowaniu przez Radę Naukową73).
W wyniku analizy treści zarządzenia wprowadzającego do stosowania Regulamin okresowej
oceny pracowników stwierdzono, że jako podstawę wydania zarządzenia wskazano art. 4 ust. 4
ustawy oib, podczas gdy art. 4 nie został podzielony na ustępy i traktuje o przesłankach
utworzenia instytutu badawczego.
Celem weryfikacji realizacji wymogu przeprowadzenia okresowej oceny dorobku naukowego
i technicznego pracowników naukowych i badawczo-technicznych oraz dołączenia Karty Oceny
Pracownika do akt osobowych ocenianego pracownika74), analizą objęto dokumentację
pracowników zatrudnionych w Warszawie w 4 losowo wybranych komórkach organizacyjnych
IEL36). Stwierdzono, że do akt osobowych:
- jednego pracownika (nr akt 1198) nie dołączono jakiejkolwiek dokumentacji potwierdzającej
przeprowadzenie oceny dorobku, pomimo iż od 1 stycznia 2014 r. zatrudniony jest na
stanowisku asystenta, to jest podlegającym przedmiotowej ocenie;
- jednego pracownika (nr akt 20) nie dołączono Karty Oceny Pracownika – Kartę włączono do
dokumentacji w dniu 15 maja 2016 r.;
68)
Protokół Nr RN/1/2015 z I posiedzenia plenarnego Rady Naukowej Instytutu Elektrotechniki XVIII kadencji
w dniu 11 czerwca 2015 r.
na posiedzeniu w dn. 22.10.2015 r. (uchwała Nr 12/2015 RN IEL XVIII kadencji z dn. 22.10.2015 r. w spr.
zatwierdzenia Regulaminu Rady Naukowej Instytutu Elektrotechniki, pkt 5 Protokołu Nr RN/2/2015 z II
posiedzenia plenarnego RN IEL XVIII kadencji w dn. 22.10.2015 r.).
70)
Zestawienia przedstawione przez Dyrektora IEL: Rada Naukowa Instytutu Elektrotechniki XVII kadencja –
Uchwały podjęte w okresie od 16.01.2014 do 11.06.2015 r., Rada Naukowa Instytutu Elektrotechniki XVIII
kadencja – Uchwały podjęte w okresie od 11.06.2015 do 17.12.2015 r.
71)
Pkt 11 Protokołu Nr RN/20/2014 z XX posiedzenia plenarnego RN IE XVII kadencji w dn. 18.12.2014 r. i § 3
ust. 1 Regulaminu okresowej oceny pracowników naukowych i badawczo-technicznych Instytutu Elektrotechniki.
72)
Nr 13 z dn. 26.11.2012 r.
73)
Pkt 6 protokołu Nr RN/7/2012 z VII posiedzenia plenarnego RN IEL XVII kadencji w dn. 22.11.2012 r., pkt 7
wyjaśnień Dyrektora IEL z dn. 16.05.2016 r. skierowanych do Zespołu kontrolującego.
74)
§ 8 Regulaminu okresowej oceny pracowników naukowych i badawczo-technicznych IEL.
69)
Strona 17 z 22
- dwóch
pracowników (nr akt 20 i 123) nie dołączono Opisu dorobku naukowego i technicznego
– dokumentacja ta została dołączona do akt osobowych pracowników, po zakończeniu
czynności kontrolnych.75)
Analiza treści Regulaminu okresowej oceny pracowników naukowych i badawczo-technicznych
Instytutu Elektrotechniki wykazała, że nie unormowano w nim sposobu postępowania:
- przy ocenie pracowników, którzy nie przepracowali całego okresu objętego oceną dorobku ze
względu np. na okres zatrudnienia, zwolnienia lekarskie, urlopy bezpłatne, macierzyńskie itp.;
- po zakończeniu procesu oceny dorobku z dokumentacją inną niż Karta Oceny Pracownika,
w szczególności z Opisem dorobku naukowego i technicznego.
W skierowanych do Zespołu kontrolującego wyjaśnieniach stwierdzono:
Obsługę administracyjną procesu oceny pracowników, o którym mowa w Regulaminie okresowej
oceny pracowników naukowych i badawczo-technicznych IEL, prowadził Zespół do spraw
okresowej oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników IEL. Opisy dorobku
naukowego i technicznego były składane Przewodniczącemu Zespołu. O ile akty normatywne
wydawane przez Dyrektora IEL nie stanowią inaczej, zastosowanie mają zapisy Instrukcji
kancelaryjnej i Rzeczowego wykazu akt. W przypadku okresowej oceny pracowników naukowych
i badawczo-technicznych, Kartę Oceny Pracownika włącza się do jego akt osobowych, natomiast
pozostałe dokumenty powinny zostać zarchiwizowane zgodnie ze Szczegółowym wykazem akt37).
Z uwagi na fakt, że kolejna ocena dorobku pracowników IEL przypada na rok 2016, Zespół do
spraw okresowej oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników Instytutu
Elektrotechniki uznał, iż pracownik zatrudniony w 2014 r. na stanowisku podlegającym ocenie,
może zostać oceniony – zgodnie z zapisem ustawy oib – w roku 201675).
[Akta kontroli str. 527, 639, 709-712, 891-892]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
7. Powołanie komisji dyscyplinarnej i rzecznika dyscyplinarnego.
Kontrolą objęto dokumentację z wyborów i powołania Komisji Dyscyplinarnej oraz Rzecznika
Dyscyplinarnego.
Okres objęty kontrolą zawierał się w kadencji:
Komisji Dyscyplinarnej IEL – wybranej przez Dyrektora Instytutu w dniu 28 lutego 2013 r.76), po
zaopiniowaniu przez Radę Naukową77);
Rzecznika Dyscyplinarnego – powołanego przez Radę Naukową na posiedzeniu w dniu 28 lutego
2013 r.76), 77).
[Akta kontroli str. 713-718, 892]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
8. Okresowe kontrole obiektów budowlanych oraz prowadzenie książek obiektów
budowlanych dla użytkowanych obiektów.
Kontrolą objęto książki obiektów budowlanych prowadzone dla ośmiu losowo wybranych
budynków78) użytkowanych przez Instytut, zlokalizowanych w Warszawie, wraz z dokumentacją
z okresowych kontroli tych budynków i instalacji, w które zostały wyposażone, wskazanych
w art. 62 ustawy Prawo budowlane.
Analiza dokumentacji z okresowych kontroli objętych kontrolą budynków i instalacji, w które
zostały wyposażone wykazała, że w okresie objętym kontrolą:
1) wszystkie budynki i instalacje w nich zamontowane poddawane były wymaganym, okresowym
kontrolom79);
75)
Pismo Dyrektora IEL z dn. 20.06.2016 r. (znak: DN/53/2016).
Pismo z dn.1.03.2013 r. znak: NPP/44/13.
77)
Pkt 5.3 Protokołu NR RN/9/2013 z IX posiedzenia RN IEL XVII kadencji w dn. 28.02.2013 r.
78)
7, 7A, 9, 10, 10A, 13, 13A i 13B.
79)
o których mowa w art. 62 ustawy z dn. 7.07.1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2013 r., poz. 1409, z późn. zm.).
76)
Strona 18 z 22
2) wymagane,
okresowe kontrole budynków i instalacji, w które zostały wyposażone przeprowadzane
były przez osoby legitymujące się stosownymi uprawnieniami w przedmiotowym zakresie;
3) w wielu przypadkach stwierdzone usterki Instytut usuwa we własnym zakresie, jednak nie
wszystkie, usuwane są przed kolejną kontrolą np.:
− zabezpieczenie (osiatkowanie) głowic kominowych ponad dachem w budynku 7, 9, 10, 10A,
− naprawa pokrycia dachowego budynku 7A, 9, 10, 10A, 13, 13A,
− usterki związane z elementami dekarskimi, w tym wymagające zabezpieczenia
antykorozyjnego na budynku 7, 7A, 9, 10, 10A,
− wymiany instalacji odgromowej na budynku 9,
− zabezpieczenia antykorozyjnego konstrukcji wsporczej elektrowni wiatrowej na budynku 10.
Jak wyjaśniono37) Zespołowi kontrolującemu:
Rozpoczęto realizację zaleceń pokontrolnych. Wszystkie zalecenia kominiarza zostaną wykonane
do najbliższego przeglądu kominiarskiego tj. do dnia 31.12.2016 r.
Nie stwierdzono przecieku wód opadowych do wnętrza budynku 7A, wobec powyższego remont
dachu tego budynku nie został wykonany.
Naprawa i modernizacja budynku 9 (…), jest ściśle związana z modernizacją rozdzielni
i wymianą transformatorów. Instytut Elektrotechniki zlecił wykonanie projektu wymiany dwóch
transformatorów. (…) Na jego podstawie określony zostanie sposób modernizacji budynku,
uwzględniający także zalecenia inspektora nadzoru.
Prace zmierzające do usunięcia stwierdzonych usterek w budynku 10 i 10A będą realizowane
sukcesywnie, począwszy od drugiego kwartału.
W 2015 roku zostało otwarte zadanie inwestycyjne pn. Kompleksowa modernizacja budynku nr
13 i 13A. Pierwszy etap zadania inwestycyjnego został zrealizowany, a w bieżącym roku
planowana jest kontynuacja prac obejmująca także zalecenia inspektora nadzoru zawarte
w protokołach z przeglądów okresowych.
Budynek nr 13B (…) został rozebrany.
IEL monitoruje stan techniczny posiadanej infrastruktury. Przy wykorzystaniu własnej brygady
remontowej wykonuje w pierwszej kolejności prace związane z usuwaniem usterek mogących
stanowić potencjalne zagrożenie dla zdrowia i życia pracowników, następnie te, które mają
wpływ na realizowane przez Instytut zadania statutowe.
[Akta kontroli str. 507, 527-528, 721-860, 892-898]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził wystąpienie uchybień.
9. Realizacja zaleceń pokontrolnych z poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez
ministra nadzorującego.
Kontrolą objęto realizację zaleceń pokontrolnych sformułowanych80) po kontroli
przeprowadzonej35) w 2013 r. i stwierdzono zrealizowanie przedmiotowych zaleceń, poza
zaleceniem polegającym na uregulowaniu stanu prawnego nieruchomości, które znajdują się we
władaniu IEL, a nie mają uregulowanego stanu prawnego. Zalecenie to ze względu na stopień
skomplikowania, z przyczyn niezależnych od Instytutu jest nadal w trakcie realizacji.
[Akta kontroli str. 477-500, 835-871, 898-900]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
Ocena cząstkowa dotycząca jakości zarządzania w Instytucie: pozytywna z uchybieniami.
80)
W Wystąpieniu pokontrolnym z dn. 17.01.2014 r., który wpłynął do Instytutu w dn. 21.01.2014 r.
Strona 19 z 22
VI. OCENA
SKONTROLOWANEJ
DZIAŁALNOŚCI,
STWIERDZONYCH NIEPRAWIDŁOWOŚCI.
ZAKRES,
PRZYCZYNY
I
SKUTKI
Zespół kontrolujący ocenia pozytywnie z uchybieniami81) działalność Instytutu, w zakresie
objętym kontrolą. Powyższą ocenę uzasadniają ustalenia zawarte w poszczególnych obszarach
objętych kontrolą.
W wyniku kontroli działalności Instytutu objętej zakresem przedmiotowym kontroli stwierdzono
następujące uchybienia, które nie zostały usunięte do czasu zakończenia czynności kontrolnych:
1. Karty stanowiska pracy nie były formalnie przedstawiane pracownikom Instytutu z chwilą
objęcia przez nich określonego stanowiska pracy, co było niezgodne z § 12 ust. 2 i 3
Regulaminu organizacyjnego IEL.
2. Rada Naukowa nie zaopiniowała formalnie zmiany do Regulaminu organizacyjnego IEL
polegającej na likwidacji Działu Spraw Prawnych i Pracowniczych i Działu Rachuby Płac
oraz utworzeniu w ich miejsce Działu Kadr i Płac czego wymaga art. 6 ust. 4 ustawy oib.
3. W Regulaminie organizacyjnym IEL wskazano:
− podstawę prawną funkcjonowania Instytutu odmienną niż w Statucie IEL,
− Kolegium Naukowo-Techniczne jako organ opiniodawczo-doradczy dyrektora oddziału,
co jest niezgodnie z art. 27 ust. 3 pkt 2 ustawy oib.
4. W Regulaminie organizacyjnym Oddziału IEL w Gdańsku wskazano:
− jako podstawę prawną wydania Regulaminu nieobowiązujące regulacje oraz zapisy nie
stanowiące podstawy prawnej, w tym sprzeczne z art. 23 ustawy oib,
− przedmiot działania Oddziału, zasady zatrudniania pracowników na określonych
stanowiskach, zadania Specjalisty ds. Obronnych niezgodne z treścią Regulaminu
organizacyjnego IEL,
− nieprawidłowe odesłania, w tym do uchylonych przepisów prawa,
− nieaktualne i niezgodne ze Schematem organizacyjnym IEL Oddział w Gdańsku informacje
o komórkach wchodzących w skład pionu naukowego,
− nieobowiązującą formę prawnej kontroli metrologicznej.
5. Regulamin organizacyjny Oddziału IEL we Wrocławiu nie został zatwierdzony przez Dyrektora
IEL, co było niezgodne z wymaganiami Regulaminu organizacyjnego IEL, a ponadto:
− jako podstawę prawną ustalenia Schematu organizacyjnego IEL Oddział Technologii
i Materiałoznawstwa Elektrotechnicznego we Wrocławiu wskazano art. 6 ust. 4 ustawy oib
zamiast delegację wynikającą z Regulaminu organizacyjnego IEL,
− na Schemacie organizacyjnym nie udokumentowano daty jego podpisania/zatwierdzenia to
jest daty, od której obowiązuje Regulamin organizacyjny Oddziału,
− w Regulaminie organizacyjnym Oddziału wskazano Dyrektora Oddziału jako organ
zarządzający Oddziałem, co było niezgodne z art. 23 ustawy oib oraz określono zasady
zatrudniania pracowników na określonych stanowiskach niezgodne z treścią Regulaminu
organizacyjnego IEL.
6. W Regulaminie organizacyjnym Zakładu Doświadczalnego III IEL jako podstawę prawną
działania Oddziału wskazano uchylone przepisy powszechnie obowiązującego prawa
i uchylone regulacje wewnętrzne.
7. W Regulaminie Pracy IEL:
− zawarto zapisy dotyczące wykonywania dodatkowego zatrudnienia, bądź prowadzenia
działalności gospodarczej przez pracowników naukowych, badawczo-technicznych
i inżynieryjno-technicznych nie oddające w pełni wymagań zawartych w art. 47 ust. 1 i 7
ustawy oib,
81)
Ocena działalności Instytutu jest dokonywana przez Ministerstwo Rozwoju według 4 stopniowej skali ocen:
ocena pozytywna, pozytywna z uchybieniami, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości i ocena
negatywna.
Strona 20 z 22
− nie określono wszystkich obszarów wyszczególnionych w art. 1041 § 1 Kodeksu pracy,
− zamieszczono zapisy dotyczące terminów wypłaty wynagrodzenia niezgodne z treścią
Regulaminu wynagradzania pracowników IEL.
8. W Regulaminie wynagradzania pracowników IEL odesłano do uchylonego Regulaminu
pracy IEL.
9. W Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych IEL w Warszawie wskazano
jako wykonawcę, komórkę organizacyjną przeistoczoną w strukturze organizacyjnej
z dniem 1 lutego 2015 r.
10. W Regulaminie gospodarowania środkami ZFŚS w IEL/OW wskazano:
− ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i Kodeks pracy jako wprowadzające
w Oddziale Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
− datę wejścia w życie Regulaminu inną niż w treści rozporządzenia wprowadzającego
Regulamin.
11. W zarządzeniu Dyrektora Instytutu wprowadzającym w życie Regulamin okresowej oceny
pracowników naukowych i badawczo-technicznych Instytutu Elektrotechniki przywołano
błędną podstawę prawną wydania zarządzenia.
12. Usterki stwierdzone podczas okresowych kontroli stanu technicznego budynków nie były
niezwłocznie usuwane.
Ponadto Zespół kontrolujący zwraca uwagę na odnotowany przez Oddziały Instytutu w Gdańsku
i we Wrocławiu ujemny wynik finansowy, co wskazuje na konieczność podjęcia działań
zarządczych w kierunku zapewnienia trwałego wzrostu przychodów działalności Instytutu
w przyszłości, w świetle zmniejszającej się rokrocznie wysokości przyznanej dotacji na
utrzymanie potencjału badawczego.
Na podstawie dokonanych ustaleń Zespół kontrolujący ocenia, że stwierdzone uchybienia mają
charakter formalny.
Fakt przeprowadzenia kontroli w Instytucie odnotowano w Książce kontroli Instytutu.
VII. ZALECENIA POKONTROLNE.
Biorąc pod uwagę ustalenia kontroli oraz przekazane75) przez Dyrektora Instytutu, po
zakończeniu czynności kontrolnych, informacje zalecam:
1. Karty stanowiska pracy sporządzać zgodnie z § 12 ust. 2 i 3 Regulaminu organizacyjnego
IEL.
2. Zmiany do Regulaminu organizacyjnego IEL wprowadzać po każdorazowym zaopiniowaniu
przez Radę Naukową.
3. Dokonać aktualizacji i ujednolicić zapisy Regulaminu organizacyjnego IEL oraz regulaminów
organizacyjnych wprowadzonych w Oddziałach i Zakładzie Doświadczalnym III.
4. Regulaminy organizacyjne oddziałów wprowadzać zgodnie z § 53 ust. 4 Regulaminu
organizacyjnego IEL, to jest po zatwierdzeniu przez Dyrektora IEL.
5. Dostosować Regulamin Pracy IEL tak, by:
− zgodny był w zakresie dotyczącym dodatkowego zatrudnienia, bądź prowadzenia działalności
gospodarczej przez pracowników naukowych, badawczo-technicznych i inżynieryjnotechnicznych z treścią art. 47 ust. 1 i 7 ustawy oib,
− ustalał wszystkie obszary wyszczególnione w art. 1041 § 1 Kodeksu pracy,
− zgodny był w swej treści z zapisami Regulaminu wynagradzania pracowników IEL.
6. Uaktualnić zapisy Regulaminu wynagradzania pracowników IEL, Regulaminu Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych IEL w Warszawie.
7. Wprowadzić w Instytucie rozwiązania organizacyjne zapewniające skuteczny nadzór nad
tworzeniem, aktualnością i spójnością wewnętrznych regulacji prawnych, obowiązujących
zarówno w Instytucie, jak i w Oddziałach i Zakładzie Doświadczalnym III.
Strona 21 z 22
8.
Przeprowadzać, po każdej okresowej kontroli stanu technicznego budynków bądź instalacji,
w które zostały wyposażone, analizę treści protokołów z tych kontroli, a w przypadku
stwierdzenia usterek, ustalać harmonogram ich usunięcia i osoby odpowiedzialne za
wykonanie napraw.
Ponadto:
1. Mając na uwadze odnotowany, przez Oddziały Instytutu w Gdańsku i we Wrocławiu,
ujemny wynik finansowy na koniec 2015 roku, zalecam podjęcie działań zarządczych
w kierunku zapewnienia trwałego wzrostu przychodów działalności Instytutu w przyszłości,
w świetle zmniejszającej się rokrocznie wysokości przyznanej dotacji na utrzymanie
potencjału badawczego.
2. Przychylając się do wyjaśnień Pana Dyrektora dotyczących oceny okresowej dorobku
naukowego i technicznego pracownika, dla którego prowadzone są w IEL akta osobowe nr
1198, przypominam o konieczności niezwłocznego przeprowadzenia jego oceny, o której
mowa w art. 44 ust. 4 ustawy oib.
3. Biorąc pod uwagę ustalenia niniejszej kontroli, dla zachowania jednolitego trybu
postępowania, zalecam rozważenie uregulowania np. w Regulaminie okresowej oceny
pracowników naukowych i badawczo-technicznych Instytutu Elektrotechniki sposobu
postępowania:
− ze wszystkimi dokumentami wytworzonymi w wyniku przeprowadzenia oceny dorobku,
− przy ocenie pracowników, którzy zgodnie z ustawą oib powinni zostać poddani ocenie
dorobku naukowego, a nie przepracowali82) całego okresu objętego oceną.
Przedstawiając powyższe uprzejmie proszę Pana Dyrektora o poinformowanie o sposobie
realizacji zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich
niepodjęcia, w terminie 21 dni od dnia otrzymania niniejszego Wystąpienia pokontrolnego.
Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach:
Egz. Nr 1 – Instytut Elektrotechniki.
Egz. Nr 2 – Biuro Kontroli.
…………….............………………
(podpis, data)
82)
W związku z okresem pracy, długotrwałym urlopem, delegacją bądź zwolnieniem lekarskim itp.
Strona 22 z 22