Proces tworzenia oferty Tworzenie zamówienia spedycyjnego

Rozwiązanie dla firm zajmujących się spedycją
samochodową oraz kolejową - Dynamic Forward w oparciu o system informatyczny klasy ERP Microsoft Dynamics NAV
Firma ENSOFCON jest autorem rozwiązania informatycznego dedykowanego dla
firm zajmujących się spedycją samochodową oraz kolejową. Rozwiązanie noszące
nazwę „Dynamic-Forward” zostało zbudowane w oparciu o system informatyczny
klasy ERP – Microsoft Dynamics NAV i może obsłużyć przedsiębiorstwa, których
działalność polega na sprzedaży szeroko rozumianych usług spedycyjnych.
Głównymi cechami rozwiązania są:
l Pełna integracja księgi spedycyjnej z księgą finansową,
l Pełna integracja Microsoft Dynamics NAV z innymi systemami informatycznymi,
l Usługa spedycyjna jest traktowana jako mikroprojekt. Dzięki temu możemy badań
rentowność realizowanych usług w wielu osiach analizy,
l Obsługa procesów najczęściej występujących
w firmach spedycyjnych,
Firmy transportowo spedycyjne
l Możliwość obsługi firmy wielodziałowej rozprooferują szeroki zakres usług.
szonej po Polsce.
Inteligencja
takiej organizacji
W ramach oferowanego rozwiązania istnieje możliwość
nie jest prostą sumą inteligencji
pełnej obsługi procesów biznesowych najczęściej spojej pracowników,
tykanych w firmie spedycyjno-transportowej. Kolejność
lecz
rezultatem
zaistnienia
realizowanych procesów została zademonstrowana
zjawiska
synergii.
na diagramie.
Proces tworzenia oferty
W oparciu o uzyskane zapytanie ofertowe spedytor tworzy ofertę bezpośrednio w systemie. Ofertę
możemy wydrukować i wysłać w postaci elektronicznej jak również papierowej. Istotne jest, iż oferta jest przechowywana w systemie.
Tworzenie zamówienia spedycyjnego
Istniejąca oferta przetwarzana jest w zamówienie.
System nadaje zamówieniu unikalny numer będący mikroprojektem.
Księgowanie i wydruk faktur sprzedaży
W oparciu o wprowadzone zamówienie spedytor może wystawić fakturę pro-forma, fakturę
sprzedaży oraz inne dokumenty charakteryzujące zrealizowaną usługę np.: oficjalna specyfikacja
usługi spedycyjno-transportowej.
Wprowadzenie i zaksięgowanie faktur zakupu
Usługa realizowana dla klienta wymaga kupna usługi u dostarczyciela transportu np.: PKP Cargo.
Po realizacji przewozu firma spedycyjna otrzymuje fakturę za wykonaną usługę. W praktyce faktura
może być dostarczona w bardzo krótkim czasie lub po paru miesiącach od wykonanej pracy. Dział
księgowości po otrzymaniu faktury zakupu sprawdza jej poprawność oraz wprowadza ją do systemu.
Końcowym rezultatem tego procesu jest zaksięgowana faktura zakupu.
Przypisanie przychodów i kosztów dla danego mikroprojektu
Po wprowadzeniu i zaksięgowaniu faktury przez dział księgowości, spedytor łączy poprzez unikalny
numer linie faktury zakupu z odpowiednimi liniami faktury sprzedaży.
Zamknięcie projektu ręcznie lub automatycznie
Po realizacji usługi dla klienta oraz otrzymania faktury zakupu np.: od PKP Cargo należy zamknąć
mikroprojekt.
Zamknięcie oznacza, iż wszystkie dokumenty po stronie podażowej i popytowej zostały wprowadzone i zaksięgowane w systemie. Zamknięcie może odbywać się ręcznie lub automatycznie
w zależności od założonych warunków.
Analiza rentowności wykonanych usług
Zrealizowane usługi możemy analizować względem wielu osi. Mając do dyspozycji wszystkie dane
ze strony popytowej jak również podażowej możemy analizować działalność gospodarcza zgodnie
z zaimplementowaną koncepcją zarządzania.
Mając do dyspozycji dane historycznym w ujęciu popytowym i podażowym względem wielu osi
analitycznych możemy zarządzać firmą w sposób efektywniejszy.
Tworzenie oferty.
Wydruk, wysłanie
e-mailem
Zamówienie
spedycyjne.
Rejestracja
nowego projektu
Księgowanie
i wydruk
faktur sprzedaży
Wprowadzenie
i zaksięgowanie
faktur zakupu
Analiza
rentowności
realizowanych
usług
Zamknięcie
projektu
(ręczne lub
automatyczne)
Przypisanie
przychodów
i kosztów dla
danego projektu
Spójny system controllingu operacyjnego
w rozwiązaniu wertykalnym
Tworzone mikroprojekty mogą być analizowane w oparciu o następujące osie analizy.
Wystawienie
faktury
sprzedaży
Projekt scharaktryzowany:
1. Nazwa klienta,
2. Grupa klientów,
3. MPK, kod spedytora,
4. Wymagane daty (VAT, CIT),
5. Kod usługi np.: Transport krajowy,
6. Nośnik usługi (wagon, TIR, samolot),
7. Typ kursu: import, export, kraj, tranzyt,
8. NHM,
9. Numer wagonu,
10.Start – Stop transportu,
11.Koszty przewidywalne i koszty realne
kupowanych usług.
Rejestracja
faktury
zakupowe
Co to jest controlling?
Controlling jest sposobem myślenia i działania w przedsiębiorstwie.
Jest to proces nawigacji i sterowania gospodarczego za pomocą planu, wyznaczającego miejsce
przeznaczenia przedsiębiorstwa oraz wynik jego działania.
Controlling wspomaga procesy planowania, sterowania i kontroli umożliwiając koordynację
i adaptację przedsiębiorstwa do nowych wymagań konkurencyjności
W ramach controllingowej koncepcji zarządzania dostępne są następujące instrumenty zarządcze.
Controlling finansowy
l
l
l
l
l
l
l
l
Analiza Rachunku Wyników,
Analiza Bilansu,
Wiekowanie należności,
Wiekowanie zobowiązań,
Analiza płynności finansowej,
Analiza wskaźnikowa,
Analiza rozliczenia VAT (eksport, import),
Usługa spedycyjna jako mikroprojekt finansowy
Controlling spedycyjny
l Usługa spedycyjna jako projekt organizacyjny,
l Rejestrowanie kosztów i przychodów per
projekt,
l Identyfikacja oraz możliwość analizy
trasy,
l Analiza finansowe i organizacyjne
wg. Osi, NHM, MPK, klient, dostawca,
rentowność,
l Analizy finansowe i organizacyjne wg.
rodzaju tras tj. export, import, tranzyt,
kraj,
l Przewidywanie przyszłych kosztów spedycyjnych w oparciu o dane wprowadzane
na podstawie faktury sprzedaży,
l Analiza rentowności w oparciu miejsca
powstawania kosztów.
Ekran wiekowania należności.
Ensofcon Sp. z o.o.
02-916 Warszawa, ul. Okrężna 3A
tel. (+48 22) 858-39-01
fax (+48 22) 858-38-23
http://www.ensofcon.pl