Karty doskonalenia

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik CAF 10
Plan doskonalenia
na podstawie wyników
samooceny CAF
Urząd Gminy Jasieniec
Data 28.10.2015r.
Wstęp
Niniejszy dokument zawiera plan doskonalenia opracowany na podstawie samooceny wg Modelu
CAF w Urzędzie Gminy Jasieniec
Podstawą planowania działań doskonalących był wykaz obszarów do poprawy zidentyfikowanych
podczas samooceny CAF, która odbyła się w dniu 27.0.2015r.
Warsztat planowania działań doskonalących odbył się w dniu 28.10.2015r.
W trakcie warsztatu wykorzystano formularze priorytetyzacji i planowania działań doskonalących
wspomagające proces ustalania priorytetów i planowania i przeprowadzono następujące
działania mające doprowadzić do zidentyfikowania listy projektów doskonalących:

Zestawienie obszarów do poprawy i zaproponowanie dla nich działań doskonalących.

Określenie priorytetów doskonalenia.

Ustalenie kryteriów – wpływu działania na obszar do poprawy (z uwzględnieniem priorytetów
organizacji) i możliwości realizacji.

Ustalenie rankingu działań wg iloczynu punktacji nadanej dla przyjętych kryteriów.

Ostateczny wybór listy działań doskonalących proponowanych do wdrożenia.

Wstępne określenie terminu wdrożenia i właściciela (lidera) dla proponowanych działań/
projektów.
W niniejszym sprawozdaniu zawarto ostateczną listę działań proponowanych przez zespół
samooceny do wdrożenia (tabela 1). Pełne wyniki kolejnych faz warsztatu planowania są zawarte
w formularzach planowania działań.
Na podstawie listy działań Kierownictwo Urzędu dokonało ostatecznego wyboru, zatwierdzenia
i uruchomienia realizacji działań doskonalących (lista zatwierdzonych działań – tabela 2).
Załącznik 1 zawiera karty działań doskonalących dla wszystkich działań zatwierdzonych do
realizacji.
2
Wyniki planowania działań
Tabela 1 – Lista działań doskonalących rekomendowanych przez zespól samooceny
Lista obejmuje rekomendowane działania wraz z proponowanym terminem wdrożenia oraz właścicielem
działania/projektu.
Nr
Nazwa działania
Właściciel
Termin
rozpoczęcia
wdrożenia
Termin
zakończenia
wdrożenia
Wdrożenie systemu kontroli
zarządczej w Urzędzie Gminy
Jasieniec
Sekretarz
Gminy –
Tomasz
Podhorecki
15.11.2015r.
31.01.2017r.
2.
Opracowanie kart usług Urzędu
Gminy Jasieniec
Kierownik
Referatu
Rozwoju i
Polityki
Informacyjnej
Ida MroczekLep
01.12.2015 r.
30.04.2016 r.
3.
Wprowadzenie Kodeksu Etyki
Pracowników Urzędu Gminy
Jasieniec
Sekretarz
Gminy Tomasz
Podhorecki,
01.11.2015 r.
31.12.2015 r.
4.
Analiza potrzeb szkoleniowych
pracowników Urzędu Gminy
Jasieniec
Sekretarz
Gminy –
Tomasz
Podhorecki
01.06.2016 r.
31.08.2016 r.
Opracowanie polityki zastępstw.
Sekretarz
Gminy –
Tomasz
Podhorecki
01.01.2016 r.
31.06.2016 r.
1.
5.
3
Tabela 2 – Lista działań doskonalących zatwierdzonych przez Kierownictwo Urzędu
Lista obejmuje działania zatwierdzone do realizacji wraz z uzgodnionym terminem wdrożenia oraz
wyznaczonym właścicielem działania/projektu.
Nr
Nazwa działania
Właściciel
Termin
rozpoczęcia
wdrożenia
Termin
zakończenia
wdrożenia
Wdrożenie systemu kontroli
zarządczej w Urzędzie Gminy
Jasieniec
Sekretarz
Gminy –
Tomasz
Podhorecki
15.11.2015r.
31.01.2017r.
2.
Opracowanie kart usług Urzędu
Gminy Jasieniec
Kierownik
Referatu
Rozwoju i
Polityki
Informacyjnej
Ida MroczekLep
01.12.2015 r.
30.04.2016 r.
3.
Wprowadzenie Kodeksu Etyki
Pracowników Urzędu Gminy
Jasieniec
Sekretarz
Gminy Tomasz
Podhorecki,
01.11.2015 r.
31.12.2015 r.
4.
Analiza potrzeb szkoleniowych
pracowników Urzędu Gminy
Jasieniec
Sekretarz
Gminy –
Tomasz
Podhorecki
01.04.2016 r.
30.06.2016 r.
Opracowanie polityki zastępstw.
Sekretarz
Gminy –
Tomasz
Podhorecki
01.01.2016 r.
31.03.2016 r.
1.
5.
Data:
Podpis:
4
Załącznik 1
Karta działania doskonalącego nr 1
1. Nazwa działania
2. Opis działania
3. Sponsor
4. Właściciel
5. Zespół realizujący działanie
6. Budżet
7. Planowana data rozpoczęcia
8. Planowana data zakończenia
9. Kryterium Modelu CAF
Obszar doskonalenia
10. Zdefiniowanie problemu
11. Analiza przyczyn
12. Cel działania
13. Oczekiwany wynik
14. Sposób pomiaru celu/miernik
15. Szczegółowy plan działania
Wdrożenie systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy
Jasieniec
Wprowadzenie kontroli zarządczej zgodnie z wymaganiami ustawy
o finansach publicznych, zidentyfikowanie obszarów ryzyka i jego
ocena, opracowanie dokumentacji wymaganej przepisami prawa.
Wójt Gminy Jasieniec
Sekretarz Gminy – Tomasz Podhorecki
Tomasz Podhorecki, Magdalena Szulczyk, Ida Mroczek-Lep
0 zł
15.11.2015
31.01.2017
1.1 ; 1.2.; 2.1.; 2.2.; 2.3.;
Brak wdrożonego Systemu Kontroli Zarządczej w Urzędzie
Brak wdrożonych w pełni procedur kontroli zarządczej zgodnie z
przepisami prawa.
Brak świadomości istnienia potrzeb w tym zakresie.
Zapewnienie zgodności z przepisami, poprawa jakości zarządzania,
zdefiniowanie i ocena ryzyka realizacji zadań.
W pełni wdrożony system kontroli zarządczej w Urzędzie.
Oświadczenie o stanie kontroli za 2016 rok.
1. wprowadzone zarządzenia wprowadzające (miernik 0/1)
2. oświadczenie o stanie kontroli (miernik 0/1)
a/ działanie
b/termin
c/ wynik
szczegółowe
Opracowanie i
do 15 listopada
Wydanie zarządzenia
wprowadzenie
2015 r.
Złożenie oświadczeń
zarządzenia w
przez pracowników o
sprawie kontroli
zapoznaniu się z
zarządczej
pełną dokumentacją
procedury kontroli
zarządczej
Opracowanie
do 15 listopada
Wydanie zarządzenia
zarządzenia w
2015 r.
sprawie ustalenia i
wprowadzenia
obowiązku
stosowania
procedury
zarządzania ryzykiem
w Urzędzie
5
Szkolenie
pracowników w
zakresie wypełniania
kart ryzyka
Określenie misji,
celów i zadań Urzędu
Gminy Jasieniec
Opracowanie kart
ryzyka
Opracowanie
rejestru ryzyk
Opracowanie
rekomendacji dot.
dalszego
postępowania z
ryzykiem
Wydanie
oświadczenia o
stanie kontroli
zarządczej
Ocena końcowa
realizacji zadania
do 20 grudnia
2015 r.
Lista obecności
pracowników na
szkoleniu
do 31 grudnia
2015 r.
Dokument
określający misję,
cele i zadania Urzędu
na rok 2016.
do 29 lutego 2016 Złożenie kart ryzyka
r.
do koordynatora
kontroli zarządczej
do 7 marca 2016
Rejestr ryzyka
r.
do 21 marca 2016 Zatwierdzenie
r.
rekomendacji przez
Wójta Gminy
Jasieniec
do 31 stycznia
2017 r.
Oświadczenie o
stanie kontroli
zarządczej w
18. Opracował plan/data
Akceptacja przez
właściciela działania
doskonalącego
Analiza wyników i wartości osiągniętego miernika – koordynator
ds. CAF
Koordynator ds. CAF – Ida Mroczek-Lep
19. Zatwierdził plan/data
Wójt Gminy Jasieniec – Marek Pietrzak
17. Ocena skuteczności działania
31.01.2017
20. Zatwierdził realizację/data
6
Karta działania doskonalącego nr 2
1. Nazwa działania
2. Opis działania
4. Sponsor
5. Właściciel
6. Zespół realizujący działanie
7. Budżet
8. Planowana data rozpoczęcia
9. Planowana data zakończenia
10. Kryterium Modelu CAF
Obszar doskonalenia
11. Zdefiniowanie problemu
12. Analiza przyczyn
13. Cel działania
14. Oczekiwany wynik
15. Sposób pomiaru celu/miernik
16. Szczegółowy plan działania
Opracowanie kart usług Urzędu Gminy Jasieniec
Opracowanie i opublikowanie na www.jasieniec.pl oraz w formie
biuletynu wyłożonego w siedzibie Urzędu Gminy Jasieniec
„Poradnika interesanta” zawierającego wykaz usług realizowanych
przez Urząd oraz sposobów i trybu realizacji zidentyfikowanych
usług.
Wójt Gminy Jasieniec – Marek Pietrzak
Kierownik Referatu Rozwoju i Polityki Informacyjnej Ida Mroczek-Lep
Tomasz Podhorecki, Elżbieta Krawczyk, Agnieszka Skarżyńska,
Alicja Petrykowska, Ida Mroczek-Lep, Zygmunt Merski
500 zł
01.12.2015 r.
30.04.2016 r.
5.2.
Brak opracowanych kart usług dla klientów Urzędu
Brak zidentyfikowanych i opisanych usług realizowanych przez
Urząd. Brak jasnej i precyzyjnej informacji dla interesantów dot.
trybu i sposobu załatwiania poszczególnych spraw.
Brak świadomości istnienia potrzeb w tym zakresie. Brak czasu i
zasobów osobowych do przygotowania kart usług.
Zapewnienie informacji dla interesantów i przejrzystości w
zakresie trybu załatwiania spraw przez urzędników, poprawa
jakości zarządzania realizacją zadań. Motywacja dla pracowników
do efektywniejszej pracy i przywiązywania większej wagi do
terminowości i sumienności.
Publikacja kart usług w „Poradniku interesanta” na
www.jasieniec.pl i w formie biuletynu usług wyłożonego w
siedzibie Urzędu.
1. „Poradnik interesanta” na www.jasieniec.pl dostępny dla
mieszkańców (miernik 0/1)
2. „Poradnik interesanta” w formie biuletynu udostępniony dla
mieszkańców (miernik 0/1)
a/ działanie
b/termin
c/ wynik
szczegółowe
Identyfikacja usług w do 31 grudnia
Wykaz usług
poszczególnych
2015 r.
Referatach
Opracowanie
do 31 marca 2016 Zbiór kart usług w
zakresu informacji
r.
wersji elektronicznej
do kart
poszczególnych
usług
7
Przygotowanie i
opublikowanie kart
usług w „Poradniku
interesanta” na www
Wydruk biuletynu
„Poradnik
interesanta”
Ocena końcowa
realizacji zadania
18. Opracował plan/data
Uruchomiona
zakładka „Poradnik
interesanta” na
www.jasieniec.pl
do 22 kwietnia
Wyłożony „Poradnik
2015 r.
interesanta” w
Urzędzie
do 30 kwietnia
Akceptacja przez
2016 r.
właściciela działania
doskonalącego
Analiza wyników i wartości osiągniętego miernika – koordynator
ds. CAF
Koordynator ds. CAF – Ida Mroczek-Lep
19. Zatwierdził plan/data
Wójt Gminy Jasieniec – Marek Pietrzak
17. Ocena skuteczności działania
do 10 kwietnia
2016 r.
20. Zatwierdził realizację/data
8
Karta działania doskonalącego nr 3
1. Nazwa działania
2. Opis działania
4. Sponsor
5. Właściciel
6. Zespół realizujący działanie
7. Budżet
8. Planowana data rozpoczęcia
9. Planowana data zakończenia
10. Kryterium Modelu CAF
Obszar doskonalenia
11. Zdefiniowanie problemu
12. Analiza przyczyn
13. Cel działania
14. Oczekiwany wynik
15. Sposób pomiaru celu/miernik
16. Szczegółowy plan działania
Wprowadzenie Kodeksu Etyki Pracowników Urzędu Gminy
Jasieniec
Opracowanie, zatwierdzenie w formie zarządzenia Wójta Gminy
Jasieniec Kodeksu Etyki Pracowników Urzędu Gminy Jasieniec.
Zapoznanie pracowników z zasadami opisanymi w kodeksie.
Wójt Gminy Jasieniec – Marek Pietrzak
Sekretarz Gminy – Tomasz Podhorecki
Tomasz Podhorecki, Ida Mroczek-Lep
0 zł
01.11.2015 r.
31.12.2015 r.
1.1.
Nie w pełni wdrożone uregulowania w obszarze zapobiegania
nieetycznym zachowaniem
Brak świadomości pracowników Urzędu i informacji dla
interesantów w zakresie etyki pracy urzędniczej.
Brak świadomości istnienia potrzeb w tym zakresie.
Sprecyzowanie wartości i standardów zachowania pracownika
samorządowego związanych z pełnieniem przez niego służby
publicznej, zebranie ich w postaci katalogu oraz poinformowanie
obywateli o standardach zachowania, jakich mają prawo
oczekiwać od pracowników samorządowych.
Wyznaczenie standardów postępowania pracowników
samorządowych w związku z wykonywaniem przez nich zadań
publicznych. Zwiększenie świadomości pracowników Urzędu w
zakresie pożądanych postaw etycznych.
1. Wydanie zarządzenia w sprawie wprowadzenia Kodeksu
Etyki Pracowników Urzędu Gminy Jasieniec (miernik 0/1)
2. Wykaz osób zapoznanych ze standardami etycznymi (wynik:
100% zebranych oświadczeń)
a/ działanie
b/termin
c/ wynik
szczegółowe
Opracowanie
do 15 listopada
Projekt Kodeksu Etyki
Kodeksu Etyki
2015 r.
Pracowników Urzędu
Pracowników Urzędu
Gminy Jasieniec
Gminy Jasieniec
Wydanie zarządzenia Do 30 listopada
Zarządzenie Wójta
w sprawie
2015 r.
Gminy Jasieniec
wprowadzenia
Kodeksu Etyki
Pracowników Urzędu
Gminy Jasieniec
9
Zapoznanie
pracowników z
zasadami
wynikającymi z
Kodeksu
Ocena końcowa
realizacji zadania
18. Opracował plan/data
Zebrane oświadczenia
o zapoznaniu się z
zasadami
wynikającymi z
kodeksu.
do 31 grudnia
Akceptacja przez
2015 r.
właściciela działania
doskonalącego
Analiza wyników i wartości osiągniętego miernika – koordynator
ds. CAF
Koordynator ds. CAF – Ida Mroczek-Lep
19. Zatwierdził plan/data
Wójt Gminy Jasieniec – Marek Pietrzak
17. Ocena skuteczności działania
do 15 grudnia
2015 r.
20. Zatwierdził realizację/data
10
Karta działania doskonalącego nr 4
1. Nazwa działania
2. Opis działania
4. Sponsor
5. Właściciel
6. Zespół realizujący działanie
7. Budżet
8. Planowana data rozpoczęcia
9. Planowana data zakończenia
10. Kryterium Modelu CAF
Obszar doskonalenia
11. Zdefiniowanie problemu
12. Analiza przyczyn
13. Cel działania
14. Oczekiwany wynik
15. Sposób pomiaru celu/miernik
16. Szczegółowy plan działania
Analiza potrzeb szkoleniowych pracowników Urzędu Gminy
Jasieniec
Dokonanie analizy indywidualnych potrzeb szkoleniowych
pracowników Urzędu w zakresie realizowanych zadań
Wójt Gminy Jasieniec – Marek Pietrzak
Sekretarz Gminy – Tomasz Podhorecki
Tomasz Podhorecki, Elżbieta Krawczyk, Agnieszka Skarżyńska,
Alicja Petrykowska, Ida Mroczek-Lep, Zygmunt Merski
0 zł
01.04.2016 r.
30.06.2016 r.
3.2.
W urzędzie nie określa się i nie planuje potrzeb szkoleniowych .
Brak zidentyfikowanych potrzeb szkoleniowych pracowników
Urzędu. Brak możliwości realizacji niektórych zadań na
odpowiednim poziomie. Wykorzystywanie budżetu
przeznaczonego na szkolenia pracowników na zasadzie „kto
pierwszy, ten lepszy”.
Brak czasu na wykonanie analizy. Brak świadomości w zakresie
możliwości efektywniejszego zarządzania budżetem
przeznaczonym na szkolenia.
Przeanalizowanie potrzeb szkoleniowych pracowników Urzędu w
kontekście realizowanych zadań oraz realizowanych zastępstw.
Określenie zapotrzebowania na szkolenia wspólne (ogólne) i
specjalistyczne.
Opracowanie dokumentu dot. potrzeb szkoleniowych
pracowników z podziałem na wspólne (ogólne) i specjalistyczne
(miernik 0/1)
a/ działanie
b/termin
c/ wynik
szczegółowe
Opracowanie ankiety do 15 kwietnia
Projekt ankiety
dla pracowników
2016 r.
Urzędu w zakresie
potrzeb
szkoleniowych
Przeprowadzenie
do 30 maja 2016
Zebranie wyników
ankietyzacji wśród
r.
ankiet od wszystkich
pracowników urzędu
pracowników
Opracowanie analizy do 30 czerwca
Dokument – analiza
potrzeb
2016 r.
potrzeb
szkoleniowych
szkoleniowych z
podziałem za
szkolenia ogólne i
specjalistyczne
11
Ocena końcowa
realizacji zadania
18. Opracował plan/data
Akceptacja przez
właściciela działania
doskonalącego
Analiza wyników i wartości osiągniętego miernika – koordynator
ds. CAF
Koordynator ds. CAF – Ida Mroczek-Lep
19. Zatwierdził plan/data
Wójt Gminy Jasieniec – Marek Pietrzak
17. Ocena skuteczności działania
do 30 czerwca
2016 r.
20. Zatwierdził realizację/data
12
Karta działania doskonalącego nr 5
1. Nazwa działania
2. Opis działania
4. Sponsor
5. Właściciel
6. Zespół realizujący działanie
7. Budżet
8. Planowana data rozpoczęcia
9. Planowana data zakończenia
10. Kryterium Modelu CAF
Obszar doskonalenia
11. Zdefiniowanie problemu
12. Analiza przyczyn
13. Cel działania
14. Oczekiwany wynik
15. Sposób pomiaru celu/miernik
16. Szczegółowy plan działania
Opracowanie polityki zastępstw.
Dokonanie analizy możliwości realizacji zastępstw za nieobecnych
pracowników Urzędu. Opracowanie zasad realizacji zastępstw ze
wskazaniem stanowisk i/lub osób zastępowanych i zastępujących.
Nowelizacja zakresów obowiązków w części dotyczącej zastępstw.
Wójt Gminy Jasieniec – Marek Pietrzak
Sekretarz Gminy – Tomasz Podhorecki
Tomasz Podhorecki, Elżbieta Krawczyk, Agnieszka Skarżyńska,
Alicja Petrykowska, Ida Mroczek-Lep, Zygmunt Merski
0 zł
01.01.2016 r.
31.03.2016 r.
3.1.
Brak określenia zastępstw w zakresach obowiązków
Brak zidentyfikowanych możliwości zastąpienia części
pracowników w realizowanych przez nich zadaniach. Brak
możliwości realizacji niektórych zadań w przypadku nieobecności
dedykowanego pracownika.
Brak zasobów osobowych.
Określenie polityki zastępstw uwzględniającej:
 zasady realizacji zastępstw
 wskazaniem stanowisk i/lub osób zastępowanych i
zastępujących – nowelizacja zakresów obowiązków
Zapewnienie realizacji zadań nieobecnych pracowników bez
szkody dla efektywności pracy zastępującego.
1. Określone zasady realizacji zastępstw (miernik 0/1)
2. Weryfikacja zakresów obowiązków (100% znowelizowanych
zakresów uwzględniających zastępstwa)
a/ działanie
b/termin
c/ wynik
szczegółowe
Analiza możliwości
do 31 stycznia
Propozycje
realizacji zastępstw
2016 r.
kierowników
w poszczególnych
referatów w zakresie
Referatach przez ich
realizowanych
kierowników
zastępstw
Opracowanie zasad
do 29 lutego 2016 Zarządzenie Wójta
realizacji zastępstw
r.
Gminy Jasieniec
Nowelizacja
do 20 marca2016 Znowelizowane
zakresów
r.
zakresy obowiązków
obowiązków
pracowników
Ocena końcowa
do 31 marca 2016 Akceptacja przez
realizacji zadania
r.
właściciela działania
doskonalącego
13
17. Ocena skuteczności działania
18. Opracował plan/data
Analiza wyników i wartości osiągniętego miernika – koordynator
ds. CAF
Koordynator ds. CAF – Ida Mroczek-Lep
19. Zatwierdził plan/data
Wójt Gminy Jasieniec – Marek Pietrzak
20. Zatwierdził realizację/data
14