Zał. 2-opis stanowiska pracy-1

załącznik Nr 2
do Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze
i kierownicze stanowiska urzędnicze
w Starostwie Powiatowym w Pabianicach
OPIS STANOWISKA PRACY
KS
.............................................
symbol komórki organizacyjnej / symbol komórki wewnętrznej w komórce organizacyjnej
A. DANE PODSTAWOWE
NAZWA STANOWISKAPRACY :
INSPEKTOR
NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ :
REFERAT KANCELARIA STAROSTY
NAZWA KOMÓRKI WEWNĘTRZNEJ W KOMÓRCE ORGANIZACYJNEJ :
CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:
Organizacja
Starosty
i
realizacja
zadań
związanych
z
obsługą
Referatu
W ARUNKI PRACY:
wynagrodzenie z tabeli wynagrodzenia zasadniczego:
kategoria (od – do ): XII – XVI
kwota w złotych (od – do): 1 500 – 5 000
czas pracy / system pracy: 8 godzin/system jednozmianowy
PODLEGŁOŚĆ SŁUŻBOWA :
BEZPOSREDNIA :- Kierownik Referatu Kancelaria Starosty
POŚREDNIA :- Sekretarz Powiatu
ŚCIEŻKA AWANSU ZAWODOWEGO:
Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w wewnętrznych przepisach Urzędu.
Kancelaria
B. ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI
ZAKRES OBOWIĄZKÓW ORAZ CZYNNOŚCI :
1. Obsługa biurowa Referatu Kancelaria Starosty obejmująca: Starostę, Wicestarostę
oraz Sekretarza Powiatu,
2. Prowadzenie
spraw
kancelaryjnych
Referatu
Kancelaria
Starosty
w zakresie:
- przyjmowania korespondencji składanej bezpośrednio w Referacie Kancelaria
Starosty
- odbioru korespondencji rejestrowanej w punkcie informacyjnym Starostwa
adresowanej do Starosty, Wicestarosty oraz Sekretarza Powiatu,
- wpisywania korespondencji do rejestrów i jej rozdzielania po dokonanych
dekretacjach przez Starostę, Wicestarostę oraz Sekretarza Powiatu,
- obsługa systemu elektronicznego obiegu dokumentów
- rozdziału korespondencji przychodzącej na odpowiednie komórki organizacyjne
Starostwa,
- ewidencji korespondencji wychodzącej z Referatu Kancelaria Starosty oraz
przekazywania jej do Biura Zarządu III,
- przyjmowanie rozmów telefonicznych przychodzących oraz łączenie rozmów
wychodzących od Starosty i Wicestarosty
- przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt,
- przygotowania dokumentów przechowywanych w Referacie Kancelaria Starosty
do przekazania do Archiwum Zakładowego, zgodnie z postanowieniami instrukcji
kancelaryjnej i stosownym zarządzeniem Starosty,
3. Obsługa
posiedzeń
oraz
spotkań
organizowanych
przez
Starostę
i Wicestarostę,
4. Zawiadamianie członków Zarządu i osób zaproszonych o terminie i miejscu
posiedzenia Zarządu,
5. Maszynopisanie dla Starosty i Wicestarosty,
6. Obsługa komputera w stopniu bardzo dobrym (Word),
7. Przyjmowanie, nadawanie faxów przychodzących do i wychodzących z Referatu
Kancelaria Starosty,
8. Rozdział prasy, czasopism i aktów prawnych dla Starosty, Wicestarosty i
pozostałych członków Zarządu Powiatu oraz Sekretarza Powiatu,
9. Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych przychodzących lub wychodzących
od Starosty i Wicestarosty,
10. Prowadzenie rejestru zaproszeń oraz rejestru przyjęć interesantów Starosty i
Wicestarosty,
11. Prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez Zarząd
i Starostę,
12. Prowadzenie w formie elektronicznej rejestru zakładanych spraw w Referacie
Kancelaria Starosty,
13. Informowanie Kierownika Referatu Kancelaria Starosty o bieżących problemach
wynikających w trakcie realizacji obowiązków służbowych,
14. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Sekretarza Powiatu i Kierownika
Referatu Kancelaria Starosty.
ZAKRES UPRAWNIEŃ SŁUŻBOWYCH I UPRAWNIEŃ ZWIĄZANYCH Z DANYM STANOWISKIEM :
Wynikające z zakresu obowiązków
ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI :
Inspektor w Referacie Kancelaria Starosty ponosi odpowiedzialność za:
1. Prawidłowe, zgodne z prawem i terminowe wykonywanie zadań oraz innych
obowiązków
wynikających
z
przepisów
kodeksu
pracy,
regulaminu
organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pabianicach oraz uchwał Rady
Powiatu, Zarządu Powiatu i Zarządzeń Starosty Pabianickiego
2. Prawidłowe zabezpieczenie danych zgromadzonych w pamięci przydzielonego
komputera, pieczątek i pieczęci oraz dokumentów przechowywanych w Referacie
Kancelaria Starosty
DOSTĘP DO INFORMACJI NIEJAWNYCH :
Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w wewnętrznych przepisach Urzędu.
DOSTĘP DO DANYCH OSOBOWYCH :
Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w wewnętrznych przepisach Urzędu.
C. WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE
WYKSZTAŁCENIE :
KONIECZNE : Wyższe, Kierunek Prawo i Administracja
DODATKOWE: Nie wymagane
DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE:
Doświadczenie w pracy związanej z obsługą kancelarii oraz sekretariatu w
jednostkach samorządu terytorialnego. Wymagany staż trzech lat pracy w
jednostkach samorządu terytorialnego
UPRAWNIENIA KWALIFIKACYJNE LUB ZAWODOWE :
Nie wymagane
WYMAGANA WIEDZA SPECJALISTYCZNA:
- Ustawa o samorządzie powiatowym
- Ustawa o dostępie do informacji publicznej,
- Ustawa o ochronie danych osobowych i wydanych na jej podstawie przepisów
wykonawczych
- Kodeks Postępowania Administracyjnego
- Instrukcja Kancelaryjna dla Organów Powiatu
- znajomość Statutu Powiatu Pabianickiego
- znajomość Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pabianicach
-Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania
skarg i wniosków
ZNAJOMOŚĆ POZOSTAŁYCH ZAGADNIEŃ ( ZNAJOMOŚĆ JĘZYKÓW , INNE) :
jęz. angielski w stopniu podstawowym
OBSŁUGA -KOMPUTERY, SYSTEMY I PROGRAMY KOMPUTEROWE, MASZYNY, NARZĘDZIA:
Praca na stanowisku inspektora wymaga znajomości obsługi komputera w środowisku
WINDOWS (MICROSOFT WORD) oraz programów komputerowych przeznaczonych do
prowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów. Ponadto znajomości obsługi skanera,
kopiarki i faksu.
DYSPOZYCYJNOŚĆ:
Praca na stanowisku inspektora wymaga bardzo często do pozostawania w dyspozycji
przełożonych po godzinach pracy
OKREŚLENIE, CZY NA DANYM STANOWISKU MOŻLIWE JEST ZATRUDNIANIE OSOBY
NIEPOSIADAJĄCEJ OBYWATELSTWA POLSKIEGO:
nie
Opis stanowiska sporządził:
Aneta Rutkowska, Kierownik Referatu Kancelaria Starosty
imię i nazwisko, stanowisko, osoby sporządzającej opis stanowiska pracy
Data : Pabianice, 17 marca 2016 r.
data sporządzenia opisu stanowiska
...............................................
podpis i pieczątka: osoby upoważnionej
do sporządzenia opisu stanowiska pracy