Księga Jakości - Starostwo zywiec

Transkrypt

Starostwo Powiatowe w Żywcu
S ystem Z arządzania J akością
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
SPIS TREŚCI :
Strona
1.
2.
3.
4.
PREZENTACJA POWIATU ŻYWIECKIEGO ORAZ SAMORZĄDU POWIATOWEGO
PRZEPISY STANOWIĄCE PODSTAWĘ DZIAŁALNOŚCI...................................................
STOSOWANA TERMINOLOGIA................................................................................................
SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ.......................................................................................
4.1. WYMAGANIA OGÓLNE.................................................................................................
4.2. WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI
4.2.1. Postanowienia ogólne..........................................................................................
4.2.2. Księga Jakości.....................................................................................................
4.2.3. Nadzór nad dokumentami ........................................................................
4.2.4. Nadzór nad zapisami .........................................................................................
5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA
5.1. ZAANGAŻOWANIE KIEROWNICTWA ....................................................................
5.1.1. Zasady kierowania Starostwem Powiatowym w Żywcu................................
5.2. ORIENTACJA NA KLIENTA..........................................................................................
5.3. POLITYKA JAKOŚCI.......................................................................................................
5.4. PLANOWANIE
5.4.1. Cele dotyczące jakości........................................................................................
5.4.2. Planowanie Systemu Zarządzania Jakością ....................................................
ODPOWIEDZIALNOŚĆ,
UPRAWNIENIA I KOMUNIKACJA
5.5.
5.5.1. Odpowiedzialność i uprawnienia.......................................................................
5.5.2. Przedstawiciel kierownictwa..............................................................................
5.5.3. Komunikacja wewnętrzna ..........................................................................
5.6. PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
5.6.2. Dane wejściowe do przeglądu ...........................................................................
5.6.3. Dane wyjściowe z przeglądu ............................................................................
6. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI........................................................................................................
6.1. ZAPEWNIENIE ZASOBÓW............................................................................................
6.2. ZASOBY LUDZKIE
6.2.2. Kompetencje, świadomość i szkolenie...............................................................
6.3. INFRASTRUKTURA.........................................................................................................
6.4. ŚRODOWISKO PRACY....................................................................................................
7. REALIZACJA OBSŁUGI.......................................................................................................... ....
7.1. PLANOWANIE REALIZACJI USŁUG..........................................................................
7.2. PROCESY ZWIĄZANE Z KLIENTEM
7.2.1. Określenie wymagań dotyczących usługi.........................................................
7.2.2. Przegląd wymagań dotyczących usługi............................................................
7.2.3. Komunikacja z klientem...................................................................................
7.3.
PROJEKTOWANIE I ROZWÓJ .....................................................................................
7.3.1. Planowanie projektowania i rozwoju................................................................
 Copyright Starostwo Powiatowe w Żywcu
Strona 2 z 49
4
8
9
10
10
12
13
13
14
14
15
22
24
24
24
25
26
26
27
27
27
28
28
29
29
29
30
31
31
32
33
33
34
34
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
7.3.2.
7.3.3.
7.3.4.
7.3.5.
7.3.6.
7.3.7.
wydanie 3
Dane wejściowe do projektowania wewnętrznych aktów prawnych ...........
Dane wyjściowe z projektowania wewnętrznych aktów prawnych...............
Przegląd projektowania i rozwoju....................................................................
Weryfikacja projektowania i rozwoju..............................................................
Walidacja projektowania i rozwoju..................................................................
Nadzorowanie zmian w projektowaniu i rozwoju .........................................
7.4. ZAKUPY
7.4.1. Proces zakupu.....................................................................................................
7.4.2. Informacje dotyczące zakupów .......................................................................
7.4.3. Weryfikacja zakupionego wyrobu ..................................................................
7.5. DOSTARCZANIE USŁUGI
7.5.1. Nadzorowanie dostarczania usługi....................................................................
7.5.2. Walidacja procesów dostarczania usług .........................................................
7.5.3. Identyfikacja i identyfikowalność.....................................................................
7.5.4. Własność klienta.................................................................................................
7.5.5. Zabezpieczenie zgodności usługi podczas procesu realizacji.........................
7.6. NADZOROWANIE WYPOSAŻENIA DO MONITOROWANIA I POMIARÓW....
8. POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE
8.1. POSTANOWIENIA OGÓLNE.........................................................................................
8.2. MONITOROWANIE I POMIARY
8.2.1. Zadowolenie klienta............................................................................................
8.2.2. Audit wewnętrzny .............................................................................................
8.2.3. Monitorowanie i pomiary procesów.................................................................
8.2.4. Monitorowanie świadczonych usług ...............................................................
8.3. NADZÓR NAD USŁUGĄ NIEZGODNĄ........................................................................
8.4. ANALIZA DANYCH.........................................................................................................
8.5. DOSKONALENIE
8.5.1. Ciągłe doskonalenie............................................................................................
8.5.2. Działania korygujące..........................................................................................
8.5.3. Działania zapobiegawcze....................................................................................
9. ZAŁĄCZNIKI DO KSIĘGI JAKOŚCI
9.1. SCHEMAT ORGANIZACYJNY
9.2. POLITYKA JAKOŚCI KIEROWNICTWA
9.3. STRUKTURA DOKUMENTACJI W SYSTEMIE ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
9.4. MODEL MAPY PROCESÓW URZĘDU
9.5. MACIERZ PROCESÓW
Strona 3 z 49
35
36
36
36
37
37
37
37
38
38
38
39
39
40
40
41
41
44
45
45
46
46
47
48
49
49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
1 PREZENTACJA POWIATU ŻYWIECKIEGO ORAZ SAMORZĄDU POWIATOWEGO
Powiat Żywiecki położony jest w niezwykle malowniczej zachodniej części Beskidów i jest
obszarem atrakcyjnym pod względem turystycznym i gospodarczym. Tysiące turystów wędruje
górskimi szlakami, poznaje wspaniałą historię i tradycje regionu, którym w przeszłości władały potężne
rody magnackie Komorowskich, Wielkopolskich, Wazów czy Habsburgów. Na turystów czeka w
Beskidach wiele różnorakich atrakcji a największym atutem regionu jest możliwość całorocznego
wypoczynku.
Znaczna część Powiatu Żywieckiego znajduje się na obszarze powstałego w 1986r. Żywieckiego Parku
Krajobrazowego. Różnorodność przyrodnicza parku jest gwarantem wspaniałego wypoczynku na jego
szlakach co decyduje o dużym napływie gości z kraju i z zagranicy.
Powiat Żywiecki oferuje wiele cyklicznych imprez sportowych (m.in. Półmaraton dookoła
Jeziora Żywieckiego, cykl turniejów piłki plażowej, Powiatowa liga siatkówki i koszykówki, cykl
biegów górskich pn. „Złote 50”) i kulturalnych (m.in. Zimowe spotkania z tradycją, Międzynarodowy
Przegląd Instrumentalistów Ludowych, Przegląd Orkiestr Dętych, Turniej Gmin Powiatu Żywieckiego,
Wielkanoc w tradycji naszych przodków, Zloty ekologiczne, Przegląd potraw regionalnych),
organizowanych przez Starostwo Powiatowe w Żywcu.
Powiat Żywiecki jest drugim co do wielkości Powiatem Województwa Śląskiego. Powiat
obejmuje 14 gmin wiejskich tj. Czernichów, Gilowice, Jeleśnię, Koszarawę, Lipową, Łękawicę,
Łodygowice, Milówkę, Radziechowy - Wieprz, Rajczę, Ślemień, Świnną, Ujsoły, Węgierską Górkę oraz
1 miasto Żywiec, o łącznej pow. 1040 km2, który zamieszkuje (wg danych WUS na koniec 2013r.)
153 108 mieszkańców.
HERB Powiatu Żywieckiego.
Strona 4 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
Samorząd powiatu wykonuje zadania o charakterze ponadgminnym określone ustawami,
w szczególności w zakresie:
1) edukacji publicznej,
2) promocji i ochrony zdrowia,
3) pomocy społecznej,
4) polityki prorodzinnej,
5) wspierania osób niepełnosprawnych,
6) transportu zbiorowego i dróg publicznych,
7) kultury i ochrony dóbr kultury,
8) kultury fizycznej i turystyki,
9) geodezji, kartografii i katastru,
10) gospodarki nieruchomościami,
11) administracji architektoniczno-budowlanej,
12) gospodarki wodnej,
13) ochrony środowiska i przyrody,
14) rolnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego,
15) porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli,
16) ochrony przeciwpowodziowej, w tym wyposażenia i utrzymania powiatowego magazynu
przeciwpowodziowego, przeciwpożarowej i zapobiegania innym nadzwyczajnym zagrożeniom
życia i zdrowia ludzi oraz środowiska,
17) przeciwdziałanie bezrobociu oraz aktywizacja lokalnego rynku pracy,
18) ochrony praw konsumenta,
19) utrzymania powiatowych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów
administracyjnych,
20) obronności,
21) promocji powiatu,
22) współpracy z organizacjami pozarządowymi.
Do zadań publicznych Powiatu należy również zapewnienie wykonywania określonych w ustawach
zadań i kompetencji kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży.
Strona 5 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
Ustawy mogą określać sprawy należące do zakresu działań powiatu jako zadania z zakresu
administracji rządowej, wykonywane przez Zarząd Powiatu. Ustawy mogą również nakładać na powiat
obowiązek wykonywania zadań z zakresu organizacji przygotowań i przeprowadzenia wyborów
powszechnych oraz referendów. ( art. 4a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym –
t.j. Dz.U. z 2013 poz. 595 z zm.)
Organami Powiatu Żywieckiego są:
1) Rada Powiatu,
2) Zarząd Powiatu.
Rada Powiatu jest organem stanowiącym i kontrolnym Powiatu, a Zarząd Powiatu Żywieckiego
jest organem wykonawczym. W skład Zarządu Powiatu liczącego 5 osób wchodzą: Starosta Żywiecki
jako jego Przewodniczący, Wicestarosta oraz trzech Członków Zarządu.
Zarząd Powiatu Żywieckiego wykonuje uchwały Rady Powiatu i zadania powiatu określone
przepisami prawa.
Do zadań Zarządu Powiatu należy w szczególności:
1) przygotowanie projektów uchwał rady,
2) gospodarowanie mieniem powiatu,
3) wykonywanie budżetu powiatu,
4) zatrudnianie i zwalnianie kierowników jednostek organizacyjnych powiatu.
W realizacji zadań Zarząd Powiatu podlega wyłącznie Radzie Powiatu.
Zasady i tryb działania Zarządu Powiatu określa Statut Powiatu Żywieckiego przyjęty przez Radę
Powiatu Uchwałą Nr II/24/2014 z dnia 29 grudnia 2014r.
Zarząd wykonuje zadania przy pomocy Starostwa, które w ramach reformy administracyjnej
państwa w szczególności określonej ustawą o samorządzie powiatowym z dnia 5 czerwca 1998r. oraz
ustawą o wprowadzeniu zasadniczego, trójstopniowego podziału terytorialnego państwa z dnia 24 lipca
1998r., rozpoczęło funkcjonowanie z dniem 1 stycznia 1999r. Starostwo stanowi administracyjne
zaplecze lokalnego samorządu, będąc jednocześnie siedzibą władz Samorządu Powiatu Żywieckiego.
Tworzą go: 9 wydziałów, 5 zespołów, 2 Pełnomocników Starosty oraz Audytor wewnętrzny.
Zarząd wykonuje zadania także przy pomocy powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych
powiatu. Starosta organizuje pracę Zarządu Powiatu i Starostwa Powiatowego, kieruje bieżącymi
Strona 6 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
sprawami Powiatu oraz reprezentuje Powiat na zewnątrz. Opracowuje również plan operacyjny ochrony
przed powodzią oraz ogłasza i odwołuje pogotowie i alarm przeciwpowodziowy. W przypadku
wprowadzenia stanu klęski żywiołowej Starosta działa na zasadach określonych w odrębnych
przepisach.
Zasady kierowania pracą Urzędu, jego wewnętrzną strukturę oraz zakresy działań poszczególnych
Wydziałów określa Regulamin Organizacyjny Starostwa przyjęty uchwałą Rady Powiatu
w Żywcu Nr II/21/2014 z dnia 29 grudnia 2014r.
Podział zadań pomiędzy Starostą, Wicestarostą, Sekretarzem i Skarbnikiem w zakresie nadzoru nad
Wydziałami
i
samodzielnymi
stanowiskami
Urzędu
zawarto
w
II
rozdziale
Regulaminu
Organizacyjnego Starostwa.
Zadania określone w Regulaminie mają na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Urzędu.
Powstanie w 1999 roku powiatów samorządowych umożliwiło kreowanie i realizację polityki
rozwoju lokalnego. Rada Powiatu już w 1999 r. określiła wizje i cele strategiczne powiatu, natomiast
jako następne uchwaliła przedsięwzięcia i zadania z zakresu strategii rozwoju Powiatu. W 2013 roku
strategia została zaktualizowana, a Rada Powiatu Uchwałą Nr XXXIX/364/2014 z dnia 30 czerwca
2014r. przyjęła nową wersję pn. „ Strategia zrównoważonego rozwoju społeczno - gospodarczego
Powiatu Żywieckiego na lata 2006-2020 ”.
Strategia jest koncepcją systemowego działania na rzecz długotrwałego i zrównoważonego rozwoju
powiatu. Wyraża wolę społeczności powiatowej do osiągania wspólnych celów. W pracach
i konsultacjach nad strategią brali bowiem udział przedstawiciele istotnych dla rozwoju regionu,
instytucji,
organizacji
gospodarczych,
samorządowych,
pozarządowych
oraz
środowisk
opiniotwórczych. Strategia w swoich rozwiązaniach nawiązuje do najlepszych doświadczeń gmin
powiatu żywieckiego.
Ponieważ w otoczeniu Starostwa zachodzą zmiany, co roku następuje przegląd zadań wraz
z aktualizacją strategii, jako najważniejszego dokumentu planistycznego Powiatu.
W trakcie wdrażania Systemu Zarządzania Jakością zidentyfikowano i określono procesy
zarządcze, główne i pomocnicze, których realizacja w istotny sposób wpływa na sprawność
funkcjonowania Starostwa Powiatowego i poziom realizowanych zadań.
Starosta Powiatu, Wicestarosta, Członkowie Zarządu, Skarbnik, Sekretarz , Dyrektorzy Wydziałów,
Kierownicy Zespołów, Audytor Wewnętrzny, Pełnomocnicy Starosty i pracownicy Starostwa określili
Strona 7 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
i przyjęli do stosowania standardy jakościowe dla realizowanych zadań, w oparciu o obowiązujące akty
prawne.
2. PRZEPISY STANOWIĄCE PODSTAWĘ DZIAŁALNOŚCI
Starostwo Powiatowe w Żywcu działa w szczególności na podstawie przepisów:
1) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym
2) ustawy z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów
administracji publicznej w związku z reformą ustrojową państwa
3) ustawy z dnia 13 października 1998 r. – przepisy wprowadzające ustawy reformujące
administrację publiczną
4) ustawy z dnia 21 listopada 2008r. r. o pracownikach samorządowych
5) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
6) Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów samorządu powiatu
7) Statutu Powiatu Żywieckiego ,
8) Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego.
Zespół Radców Prawnych działający w Starostwie, zapewnia obsługę prawną Urzędu w zakresie:
1) opiniowania, pod względem prawnym, aktów prawnych kierowanych do Urzędu, projektów
uchwał Zarządu i Rady Powiatu,
2) opiniowania, pod względem prawnym, umów i porozumień oraz innych aktów wydawanych przez
Zarząd i Starostę,
3) udzielania wyjaśnień dotyczących obowiązującego stanu prawnego oraz prowadzenia innych
spraw przewidzianych ustawami,
4) zastępstwa organów samorządu Powiatu w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed
innymi organami orzekającymi.
Kierownik Zespołu Radców Prawnych, lub inny wyznaczony przez z niego radca prawny,
uczestniczy w comiesięcznych spotkaniach z kierownictwem Urzędu, przekazując najistotniejsze
informacje w zakresie ustrojowych zmian w przepisach prawnych oraz omawia najczęściej występujące
problemy prawne.
Pracownicy administracyjni mają umożliwiony dostęp do Systemu Informacji Prawnej LEX
Strona 8 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
zawierającego komplet przepisów prawnych potrzebnych w bieżącej działalności. System umożliwia
poprzez moduł On Line dostęp do najaktualniejszej wersji przepisów prawnych oraz tych projektów
zamieszczonych na stronie internetowej systemu.
Od 2006 r pracownicy mają również dostęp do prawodawstwa europejskiego.
3. STOSOWANA TERMINOLOGIA
W Urzędzie jest wdrożony, utrzymywany i doskonalony System Zarządzania Jakością
spełniający wymagania międzynarodowej normy ISO 9001:2008 zgodnej z Polską Normą PN-EN ISO
9001:2009. Stosowana w Systemie Zarządzania Jakością terminologia i definicje, są zgodne z normą:

ISO 9000:2005 - Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia

ISO 9001:2000 - Systemy zarządzania jakością. Wymagania
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym, w strukturze Starostwa powiatowego w Żywcu
zdefiniowano następujące Wydziały/Zespoły i samodzielne stanowiska:
Nazwa wydziału / zespołu / stanowiska
Kod
Wydział Organizacyjny
OR
Wydział Finansowy
FN
Wydział Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami
GKN
Wydział Budownictwa
WB
Wydział Ochrony Środowiska
WOŚ
Wydział Komunikacji
WK
Wydział Turystyki, Kultury, Sportu i Promocji Powiatu
TKSP
Wydział ds. Rozwoju i Strategii
WRiS
Wydział Zarządzania Kryzysowego
WZK
Zespół Radców Prawnych
ZRP
Zespół ds. Kontroli
ZK
Zespół ds. Ochrony Zdrowia
OZ
Zespół ds. Personalnych
ZP
Strona 9 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
Zespół ds. Transportu
ZT
Audytor Wewnętrzny
AW
Pełnomocnik ds. Informacji Niejawnych
PIN
Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji
ZJ
Powiatowy Rzecznik Konsumentów
PRK
Rzecznik Prasowy
RP
Geolog Powiatowy
GP
4. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Celem jest prawidłowe opracowanie, udokumentowanie, wdrożenie i utrzymanie systemu
zarządzania jakością, zapewnienie ciągłego doskonalenia jego skuteczności, w oparciu o wymagania
zawarte w normach z serii ISO 9000 i w przepisach prawnych obowiązujących Urząd.
4.1 WYMAGANIA OGÓLNE
Proces wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością zainicjowano w Starostwie Powiatowym w Żywcu
Uchwałą nr 646/2005 Zarządu Powiatu z dnia 5 stycznia 2005r. Starosta Żywiecki kolejnymi
Zarządzeniami powołał
Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością (10/07) oraz Zespół
Auditorów Wewnętrznych (3/09).
Wszyscy pracownicy Urzędu zostali poinformowani o wdrażanym systemie. Zwrócono szczególną
uwagę na uświadomienie pracownikom konieczności stosowania i realizowania Polityki Jakości.
Zdefiniowano procesy wymagane w Systemie Zarządzania Jakością oraz określono ich wzajemne
oddziaływanie. Z pomocą firmy doradczej PHU „ASTE” ustalono Macierz procesów obejmującą
zdefiniowane w urzędzie procesy (zał. Nr 2).
Dla przeprowadzenia prac wdrożeniowych i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością zapewniono
dostępność zasobów (rzeczowych, finansowych, ludzkich) oraz informacji niezbędnych do przebiegu
i monitorowania procesów. Dla procesów ustalono wskaźniki oceny ich skuteczności, które pozwalają
monitorować, mierzyć i analizować te procesy. Zostały podjęte działania niezbędne do osiągnięcia
zaplanowanych wyników i ciągłego doskonalenia procesów.
System zarządzania procesami w urzędzie jest zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO
Strona 10 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
9001:2009. W trakcie prac konsultacyjnych i wdrożeniowych ustalono podstawowe założenia i zasady
obowiązujące w Systemie Zarządzania Jakością:
1) zastosowanie podejścia procesowego w zarządzaniu urzędem,
2) zapewnienie stałego doskonalenia pod względem skuteczności funkcjonującego Systemu
Zarządzania Jakością,
3) zapewnienie nadzoru nad procesami oraz środków i zasobów, niezbędnych do funkcjonowania
procesów,
4) stałą orientację na potrzeby i wymagania klientów Urzędu.
Jako podstawowe kryteria dla oceny procesów przyjęto zgodność działań z obowiązującymi urząd
zewnętrznymi i wewnętrznymi aktami prawnymi oraz normą PN-EN ISO 9001:2009. Wszystkie opisy
procesów opracowano zgodnie z metodyką Aste.net.proces firmy PHU „ASTE” dr. inż. Andrzej Solecki.
Zakres Systemu Zarządzania Jakością i wyłączenia.
Zakres Systemu Zarządzania Jakością obejmuje realizację zadań należących do samorządu
powiatowego, niezastrzeżonych na rzecz gmin (Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie
powiatowym – t.j. Dz.U. 2013. Poz.595 ze zm.)
Nie dokonano wyłączeń żadnego z wymagań normy PN EN ISO 9001:2009r.
4.2 WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI
4.2.1 Postanowienia ogólne
Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością obejmuje:
• Politykę Jakości zatwierdzoną przez Starostę (załącznik nr1),
• Księgę Jakości, opracowaną przez Pełnomocnika ds. SZJ
• wymagane przez normę, udokumentowane procedury systemowe oraz inne procedury,
uznane za potrzebne przez wydziały Urzędu,
• zapisy, (wyspecyfikowane w częściach opisowych procesów),
• cele dotyczące jakości przyjęte przez Zarząd Powiatu na dany rok oraz cele jakościowe
dla każdego realizowanego procesu,
• Księgi Zarządzania Procesami w wydziałach,
Strona 11 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
• Instrukcje, formularze oraz karty usług obowiązujące w urzędzie
• Zapisy powstające w procesach.
4.2.2 Księga Jakości
Księga Jakości Starostwa Powiatowego w Żywcu jest podstawowym dokumentem Systemu
Zarządzania Jakością opisującym wdrożony i doskonalony System Zarządzania Jakością oraz
przedstawiającym jego główne zasady. Została napisana na podstawie wymogów normy PN-EN ISO
9001:2009, wg której wdrożono system. Księga Jakości jest dokumentem wewnętrznym Starostwa
znajdującym się w wersji do odczytu na stronie internetowej Starostwa, a w wersji papierowej do
wglądu u Pełnomocnika ds. SZJ. Księga Jakości jest adresowana do pracowników Urzędu oraz
powiatowych samorządowych jednostek organizacyjnych, auditorów, mieszkańców powiatu. Ma ona
stanowić dodatkowe źródło informacji o organizacji i funkcjonowaniu Urzędu oraz o wdrożonym
systemie.
Rozdział pierwszy Księgi Jakości służy prezentacji Powiatu i Starostwa, rozdział drugi przywołuje
przepisy określające podstawę działalności, w rozdziale trzecim są podane stosowane terminy.
Rozdziały: czwarty - ósmy odpowiadają układowi punktów zawartych w normie PN-EN ISO 9001:2009.
Rozdział dziewiąty zawiera wykaz załączników.
Opracowanie i zatwierdzenie Księgi Jakości.
Za opracowanie Księgi Jakości oraz jej zgodność w wymaganiami normy odpowiedzialny jest
Pełnomocnik ds. SZJ., a za jej zatwierdzenie Starosta i Wicestarosta Żywiecki. Księgę Jakości
opracowano
na
podstawie
dokumentacji
organizacyjnej
Urzędu,
(tj.:
statutu,
regulaminu
organizacyjnego, wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009). System Zarządzania Jakością obejmuje
procesy istotne dla funkcjonowania Starostwa, które są zawarte w Macierzy procesów (załącznik nr 3).
Udostępnianie Księgi Jakości.
Księga Jakości jest udostępniona do wglądu przez Pełnomocnika ds. SZJ, na zasadach
wypożyczania, dla klientów Urzędu, auditorów wewnętrznych i jednostki certyfikującej, a także do
odczytu na stronie internetowej Starostwa w zakładce Informator Starostwa.
Strona 12 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
Aktualizacja i archiwizowanie Księgi Jakości.
Decyzje o uzupełnieniu, wprowadzeniu zmian oraz o nowym wydaniu Księgi Jakości podejmuje
Pełnomocnik ds. SZJ, który jest odpowiedzialny za przechowywanie i archiwizowanie egzemplarza
wzorcowego nr 1 Księgi Jakości wraz z kompletem zmian i wydań w wersji papierowej i elektronicznej
w Wydziale Organizacyjnym, na stanowisku komputerowym w pokoju 56.
4.2.3 Nadzór nad dokumentami
Zgodnie z procesem ZJ/PP1 "Nadzorowanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością"
dokumentacja w Systemie Zarządzania Jakością jest odpowiednio opracowana, nadzorowana
i modyfikowana. Właścicielem tego procesu jest Pełnomocnik ds. SZJ. Nadzór nad dokumentami w tym
procesie opisują:
1) procedura PP1.1 „Opracowanie i nadzorowanie dokumentów SZJ”,
2) procedura PP1.2 „Audity wewnętrzne systemu zarządzania”,
3) procedura PP1.3 „Nadzór nad wyrobem niezgodnym i działania korygujące”,
4) procedura PP1.4 „Działania zapobiegawcze”,
5) procedura PP1.5 „Nadzorowanie zapisów”.
Ponadto stosowana jest Instrukcja Kancelaryjna w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia,
ewidencjonowania i przechowywania pism. Wersje nieaktualnych dokumentów są usuwane z wydziałów
i archiwizowane przez Pełnomocnika ds. SZJ.
Wszystkie Wydziały są zobowiązane do nadzorowania aktów prawnych oraz ich aktualizacji
w przypadku zmian przepisów.
4.2.4 Nadzór nad zapisami
W procesie ZJ/PP1 jest stosowana procedura PP1.5 „Nadzorowanie zapisów”, zapewniająca
nadzorowanie zapisów w Systemie Zarządzania Jakością, które mają dostarczyć dowodów zgodności
z wymaganiami i odpowiedniej skuteczności działania systemu. Dyrektorzy Wydziałów i pracownicy
odpowiedzialni są za nadzorowanie zapisów. Księgi Zarządzania Procesami zawierają wykazy zapisów
Strona 13 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
nadzorowanych przez Wydziały.
5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA
5.1 ZAANGAŻOWANIE KIEROWNICTWA
Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Żywcu jest Starosta Żywiecki.
Do pozostałych kierowniczych stanowisk w Starostwie należą:
1) Wicestarosta,
2) Członkowie Zarządu,
3) Skarbnik,
4) Sekretarz,
5) Dyrektorzy Wydziałów,
6) Kierownicy Zespołów,
7) Audytor Wewnętrzny,
8) Pełnomocnicy Starosty.
Zarząd Powiatu Żywieckiego przyjął Politykę Jakości Starostwa Powiatowego. Podano w niej
priorytetowe cele, przyjęte przez Zarząd. Zgodnie z procedurą SP./PZ1 "Zarządzanie Starostwem
i przegląd SZJ" podaną w Księdze Zarządzania Procesem SP/PZ1, przynajmniej raz w roku odbywa się
przegląd zarządzania systemem, z którego utrzymywane są zapisy ( raport na przegląd SZJ, protokół
z przeglądu).
Przegląd, dokonywany przez Starostę i Wicestarostę Powiatu Żywieckiego, ma na celu formalną
ocenę Systemu Zarządzania Jakością oraz stwierdzenie jego adekwatności w stosunku do Polityki
Jakości i celów jakości.
Starosta Powiatu Żywieckiego zapewnia również dostępność zasobów niezbędnych do realizacji
procesów, tj. kompetentny personel, środki techniczne, pomieszczenia, urządzenia biurowe, środowisko
pracy, media itd.
Zarząd Powiatu, świadomy znaczenia spełnienia wymagań klientów urzędu oraz wymagań
ustawowych i przepisów, omawia na spotkaniach z dyrektorami Wydziałów możliwości doskonalenia
Strona 14 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
skuteczności systemu zarządzania i obsługi klientów.
5.1.1 Zasady kierowania Starostwem Powiatowym
1. Do zakresu zadań i kompetencji Starosty należy:
1) reprezentowanie powiatu na zewnątrz,
2) organizowanie pracy Zarządu i Starostwa i kierowanie bieżącymi sprawami powiatu,
nadzorowanie pracy jednostek organizacyjnych powiatu,
3) wykonywanie funkcji kierownika Starostwa Powiatowego,
4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego:
a) pracowników Starostwa,
b) kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych,
c) powiatowych służb, inspekcji i straży,
5) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących
do właściwości powiatu, o ile przepisy szczególne nie przewidują ich wydawania przez Zarząd
Powiatu.
6) upoważnianie członków Zarządu Powiatu, pracowników Starostwa, powiatowych służb,
inspekcji i straży oraz kierowników jednostek organizacyjnych powiatu do wydawania w jego
imieniu decyzji administracyjnych, o których mowa w pkt 5,
7) opracowanie planu operacyjnego ochrony przed powodzią oraz ogłoszenie i odwołanie
pogotowia i alarmu przeciwpowodziowego,
8) sprawowanie zwierzchnictwa w stosunku do powiatowych służb, inspekcji i straży,
9) w przypadku wprowadzenia klęski żywiołowej - działanie na zasadach określonych
w odrębnych przepisach,
10) w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z zagrożeniem interesu publicznego,
zagrażających bezpośrednio zdrowiu i życiu oraz w sprawach mogących spowodować znaczne
straty materialne - podejmowanie niezbędnych czynności należących do właściwości zarządu
powiatu z wyłączeniem kompetencji w zakresie wydawania przepisów porządkowych, o których
mowa w art. 42 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym. Czynności te wymagają
Strona 15 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
przedstawienia do zatwierdzenia na najbliższym posiedzeniu zarządu powiatu,
11) reprezentowanie Skarbu Państwa w sprawach gospodarowania nieruchomościami Państwa,
12) w zakresie zwierzchnictwa nad powiatowymi służbami, inspekcjami i strażami oraz zadań
określonych w ustawach w zakresie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli:
a) ocena zagrożeń porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli na terenie Powiatu,
b) opiniowanie pracy Policji i innych powiatowych służb, inspekcji i straży, a także
jednostek organizacyjnych wykonujących na terenie Powiatu zadania z zakresu porządku
publicznego i bezpieczeństwa obywateli,
c) przygotowywanie projektu powiatowego programu zapobiegania przestępczości oraz
porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli,
d) opiniowanie projektów innych programów współdziałania Policji i innych powiatowych
służb, inspekcji i straży oraz jednostek organizacyjnych wykonujących na terenie powiatu
zadania z zakresu porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli,
e) opiniowanie projektu budżetu powiatu - w zakresie, o którym mowa w lit. a),
f) opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego i innych dokumentów w sprawach
związanych z wykonywaniem zadań, o których mowa w lit. a), b) i d),
g) zasięganie opinii komisji bezpieczeństwa i porządku w sprawie innych niż wymienione
w lit. b) i lit. d) - f) zagadnień dotyczących porządku publicznego i bezpieczeństwa
obywateli,
13) powoływanie członków powiatowej rady zatrudnienia,
14) wydawanie zarządzeń wprowadzających regulaminy dotyczące działalności Starostwa:
regulamin pracy, instrukcja kancelaryjna, regulamin premiowania, nagradzania i inne,
15) wykonywanie zadań zleconych z zakresu administracji rządowej określonej odrębnymi
przepisami,
16) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Starosty przepisami ustaw oraz wynikających
z uchwał Rady i Zarządu Powiatu.
Starosta sprawuje bezpośredni nadzór nad:
1) Sekretarzem Powiatu + Wydziałem organizacyjnym,
2) Skarbnikiem Powiatu + Wydziałem Finansowym,
Strona 16 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
3) Wydziałem Zarządzania Kryzysowego,
4) Wydziałem Budownictwa,
5) Zespołem Radców Prawnych,
6) Rzecznikiem Prasowym,
7) Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
8) Zespołem ds. Personalnych,
9) Wydziałem Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami,
10) Wydziałem Turystyki, Kultury, Sportu i Promocji Powiatu,
11) Zespołem Kontroli,
11) Geodetą Powiatowym,
12) Zespołem ds. Ochrony Zdrowia
13) Powiatowym Rzecznikiem Konsumentów
Do podstawowych zadań Wicestarosty należy zapewnienie sprawnej i efektywnej realizacji zadań,
określonych dla podległych Wydziałów Starostwa oraz powiatowych jednostek organizacyjnych, a także
nadzorowanie, w podległych wydziałach Starostwa, funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej.
Do zadań i kompetencji Wicestarosty należą:
1) organizacja wykonania i sprawowania nadzoru nad realizacją uchwał Rady Powiatu i Zarządu,
2) składanie oświadczeń woli w imieniu Powiatu, na zasadach i w zakresie przewidzianym
ustawami i innymi przepisami prawa, a także posiadanymi pełnomocnictwami,
z poszanowaniem kryteriów celowości, rzetelności i gospodarności,
3) współdziałanie z Radą Powiatu i jego komisjami,
4) przedkładanie Radzie Powiatu informacji z działalności Zarządu w okresie między sesjami
Rady Powiatu,
5) przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków,
6) reprezentowanie Powiatu na uroczystościach i w czasie spotkań oficjalnych, na zasadach
uzgodnionych ze Starostą Powiatu Żywieckiego,
7) koordynowanie działalności podległych Wydziałów,
8) rozstrzyganie o sposobie załatwienia spraw przez podległe Wydziały,
9) podpisywanie, w granicach swoich uprawnień, korespondencji wynikającej z zakresu
Strona 17 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
działania podległych Wydziałów,
10) parafowanie projektów pism, zastrzeżonych do podpisu Starosty Powiatu, przygotowanych
przez podległe Wydziały.
Do zakresu obowiązków Wicestarosty należy w szczególności:
1) Wicestarosta sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością wydziałów:
- Komunikacji,
- Ochrony Środowiska
- Rozwoju i Strategii
- Zespołu ds. Transportu
- Audytora Wewnętrznego
- Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwem Informacji
2) Wicestarosta wykonuje zadania i kompetencje Starosty w zakresie kierowania Starostwem w
czasie niemożności wykonywania przez Starostę swej funkcji,
3) Wicestarosta wykonuje inne zadania zlecone przez Starostę.
Skarbnik Powiatu sprawuje bezpośredni nadzór nad Wydziałem Finansowym.
Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) uczestniczenie w pracach Zarządu oraz obradach Rady i jej Komisji z głosem doradczym,
2) zapewnienie realizacji polityki finansowej Powiatu,
3) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
4) kontrasygnowanie czynności prawnych, o których mowa w art. 48 ustawy o samorządzie
powiatowym,
5) sprawowanie nadzoru i kontroli nad służbami finansowo-księgowymi jednostek powiatowej
administracji zespolonej,
6) nadzór i kontrola nad prawidłowością sprawozdawczości budżetowej Powiatu,
7) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia
rachunkowości, sprawozdawczości, obiegu dokumentów księgowych, zasad przeprowadzania
i rozliczania inwentaryzacji,
8) przygotowywanie projektów uchwały budżetowej Powiatu i zmian do tej uchwały,
9) przygotowywanie projektów uchwał Zarządu związanych z wykonywaniem uchwały
Strona 18 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
budżetowej,
10) współpraca z audytorem wewnętrznym,
11) nadzór nad prawidłowością wykorzystania dotacji udzielanych przez Powiat,
12) przekazywanie dyspozycji organów Powiatu kierownikom jednostek organizacyjnych
w zakresie spraw finansowych,
13) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Starostę.
Do zadań Sekretarza Powiatu należy w szczególności:
1) uczestnictwo w pracach Zarządu oraz obradach Rady i jej komisji z głosem doradczym,
2) nadzorowanie toku przygotowywania projektów uchwał Zarządu,
3) koordynowanie prac dotyczących przygotowania i wnoszenia pod obrady Rady projektów
uchwał i innych materiałów przedstawianych przez Zarząd,
4) rozdzielanie poczty wpływającej do Starostwa,
5) nadzór w zakresie organizacyjnym nad powiatowymi jednostkami organizacyjnymi,
6) nadzór nad terminowością udzielanych odpowiedzi na interpelacje i zapytania,
7) nadzór nad terminowością rozpatrywania skarg i wniosków,
8) przekazywanie dyspozycji organów Powiatu kierownikom jednostek organizacyjnych,
9) nadzór nad opracowywaniem projektów aktów wewnętrznych regulujących strukturę i zasady
działania jednostek organizacyjnych Powiatu,
10) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Starostwa
w zakresie ustalonym przez Starostę,
11) Koordynacja prac związanych z: strategią rozwoju Powiatu oraz integracją z Unią
Europejską,
12) Koordynacja prac związanych z kontrolą powiatowych jednostek organizacyjnych,
13) Przedkładanie propozycji wprowadzania nowych rozwiązań systemowych w zakresie
zarządzania powiatową administracją zespoloną,
14) Współpraca z organami administracji państwowej i samorządowej w zakresie wprowadzania
innowacyjnych rozwiązań w zakresie organizacji i metod pracy w jednostkach organizacyjnych
powiatu,
15) Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Starostę.
Strona 19 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
Do podstawowych zadań Dyrektorów Wydziałów należy:
1) organizowanie wykonywania zadań wydziału wynikających z przepisów prawa, zarządzeń
i poleceń Starosty, uchwał Rady i Zarządu,
2) przygotowywanie projektów aktów prawnych Starosty. Zarządu oraz Rady,
3) przygotowywanie dla potrzeb Starosty i Zarządu oraz w celu przedłożenia Radzie i jej komisjom
projektów sprawozdań, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań wykonywanych przez wydział,
4) przygotowanie projektów odpowiedzi na interpelacje, zapytania, wnioski radnych
i parlamentarzystów,
5) opracowywanie projektów planów finansowych do projektu budżetu powiatu w części
dotyczącej zadań wydziału,
6) zapewnianie prawidłowej realizacji budżetu w części będącej w dyspozycji wydziału,
7) zapewnianie przestrzegania zasad wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych przy
realizacji zadań gospodarczo-finansowych wydziału,
8) zapewnienia terminowego i zgodnego z prawem prowadzenia postępowań administracyjnych
w sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości wydziału,
9) przygotowanie sprawozdań z realizacji wniosków pokontrolnych z kontroli zewnętrznych
i własnych,
10) zapewnienie opracowania programów i planów zadań należących do wydziału,
11) przygotowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków w sprawach należących do właściwości
wydziału,
12) przekazywanie do Zespołu ds. Personalnych Starostwa kopii umów zleceń podlegających
obowiązkowi zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego,
13) zapewnienie przestrzegania w wydziale tajemnicy państwowej i służbowej,
14) zapewnienie ochrony danych osobowych
15) zapewnienie przestrzegania postanowień regulaminu pracy Starostwa, a w szczególności
przepisów o dyscyplinie pracy, warunkach bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochronie
przeciwpożarowej,
16) wykonywanie zadań obronnych wynikających z zakresu działania wydziału,
17) współdziałanie z innymi wydziałami i z jednostkami organizacyjnymi Powiatu, służbami,
Strona 20 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
inspekcjami i strażami przy realizacji zadań Powiatu, a także organami administracji rządowej,
jednostkami samorządu terytorialnego, oraz innymi jednostkami realizującymi zadania społeczno-gospodarcze na rzecz Powiatu,
18) bieżące informowanie pracowników wydziałów o zadaniach wynikających z realizacji uchwał
organów Powiatu oraz poleceń i dyspozycji kierownictwa Starostwa,
19) podejmowanie działań poprawiających organizację i jakość pracy wydziału,
20) uczestnictwo w pracach organów Powiatu.
21) realizacja wniosków o udzielanie informacji publicznych.
22) zgłaszanie propozycji do porządku obrad Zarządu najpóźniej na 3 dni robocze przed
planowanym terminem posiedzenia Zarządu Powiatu,
23) przygotowywanie informacji z zakresu merytorycznej działalności Wydziału w formie
pisemnej/elektronicznej do serwisu informacyjnego i przygotowywanie informacji do Biuletynu
Informacji Publicznej,
24) zapewnienie ustanowienia, wprowadzenia i utrzymania procesów systemu zarządzania jakością
(SZJ).
W wydzielonym procesie SR/PZ1 Zarządzanie Wydziałem, których właścicielami są Dyrektorzy,
Kierownicy Zespołów, Pełnomocnicy oraz Audytor Wewnętrzny opisano sposób postępowania.
5.2. ORIENTACJA NA KLIENTA
Zidentyfikowani zostali klienci Starostwa Powiatowego, a ich wymagania zostały określone
i spełniane są na podstawie przepisów prawnych obowiązujących w Polsce. Wyspecyfikowane procesy
główne zawierają w swoich częściach opisowych dokładne określenie klienta i jego wymagań.
W wyniku konsultacji społecznej ustalono priorytety i zadania do realizacji w okresie 2006 - 2020
które Rada Powiatu przyjęła uchwałą nr XXXIX/364/2014 z dnia 30 czerwca 2014r.
Orientację na klienta Urzędu przyjęto jako jedną z głównych zasad obowiązujących w Systemie
Zarządzania Jakością.
Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej opracowano Biuletyn Informacji Publicznej
który zaczął funkcjonować w czerwcu 2003r., i który zawiera wszystkie podstawowe informacje
Strona 21 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
publiczne o Powiecie Żywieckim i jego jednostkach organizacyjnych. Klienci mogą skorzystać
z informacji publicznych zawartych na stronie internetowej www.bip.starostwo.zywiec.pl.
Mieszkańcy Powiatu Żywieckiego i wszyscy zainteresowani mają możliwość bezpośredniego
przekazywania swoich uwag, skarg i wniosków w dniach i godzinach przeznaczonych na przyjmowanie
stron przez Starostę, Wicestarostę oraz Dyrektorów Wydziałów.
Wydział Organizacyjny prowadzi rejestr skarg i wniosków i przeprowadza półroczną oraz roczną
analizę skarg i wniosków, które wpłynęły do Starostwa. Ponadto potrzeby i problemy lokalnej
społeczności są przedstawiane w formie interpelacji zapytań przez radnych na sesjach Rady Powiatu.
Rozpoczęto także prowadzenie badań ankietowych. Formularz ankiety można otrzymać w Punkcie
Informacyjnym znajdującym się przy wejściu głównym do budynku Starostwa, gdzie również znajduje
się skrzynka odbioru na te ankiety, jest również do odbioru w sekretariatach poszczególnych wydziałów,
a także do pobrania na stronie internetowej Starostwa.
Starostwo Powiatowe w Żywcu prowadząc politykę informacyjną urzędu od 1999r. podejmuje
współpracę ze środkami masowego przekazu, która dotyczy zarówno dzienników oraz środków
elektronicznych. Współpraca ta polega na publikowaniu przez dzienniki lokalne takie jak: Nad Sołą
i Koszarawą oraz Gazeta Żywiecka informacji o istotnych wydarzeniach
oraz informacji dla
mieszkańców z bieżącego działania urzędu i jednostek.
Utrzymywana jest również współpraca bieżąca - przede wszystkim z opiniotwórczym Dziennikiem
Zachodnim (w szczególności poprzez wydawanie Dziennika Zachodniego w Żywcu) oraz Tygodnikiem
Kronika Beskidzka. Ponadto, w zależności od rangi wydarzeń i informacji współpraca ta obejmuje
Polską Agencję Prasową, Redakcję Bielską Telewizji Katowice, Redakcję Bielską Radia Katowice,
TVN, Super Express, Dziennik Polski, Radio RMF, Radio Zet.
Podsumowując,
współpraca ze środkami masowego przekazu stanowi ważny element
funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Żywcu i przynosi konkretne efekty w postaci licznych
materiałów prasowych, publikacji, reportaży, a także krótkich informacji telewizyjnych.
Bezpośrednie kontakty i komunikacja z mediami są zapewnione przez Rzecznika Prasowego.
Strona 22 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
5.3 POLITYKA JAKOŚCI
Misją Starostwa Powiatowego w Żywcu
jest „Żywiecczyzna – powiatem o uporządkowanej
przestrzeni, kultywującym tradycję i kulturę lokalną, racjonalnie kształtującym środowisko, dającym
możliwość stabilizacji społecznej i gospodarczej, dzięki rozwojowi małych i średnich przedsiębiorstw
oraz wyspecjalizowanym usługom turystycznym i rolniczym”.
Polityka Jakości została rozpowszechniona wśród wszystkich pracowników Starostwa
Powiatowego w Żywcu. Dokument Polityki Jakości został także opublikowany na stronach Biuletynu
Informacji Publicznej (stanowi załącznik nr 1).
Starosta przedstawił Politykę Jakości na spotkaniu z Dyrektorami Wydziałów. Polityka Jakości jest
przeglądana i weryfikowana na każdym przeglądzie Systemu Zarządzania Jakością, przez Zarząd
Powiatu. Ocena realizacji Polityki Jakości odbywa się w oparciu o wskaźniki dotyczące realizacji celów
i oceny zadowolenia klientów Starostwa.
5.4 PLANOWANIE
5.4.1 Cele dotyczące jakości
Zarząd Powiatu ustala coroczne cele priorytetowe dla Starostwa. Dyrektorzy Wydziałów
ustanawiają cele jakości dla poszczególnych Wydziałów, które są zapisane w planie pracy Wydziału
jako cele operacyjne. Cele jakości są spójne z ustaloną Polityką Jakości.
5.4.2 Planowanie Systemu Zarządzania Jakością
Planowanie jakości w Starostwie Powiatowym w Żywcu polega na określeniu istotnych
i niezbędnych procesów potrzebnych do skutecznego i efektywnego działania Starosty Powiatu
Żywieckiego oraz poszczególnych Wydziałów. Przy współpracy z firmą wdrażającą System Zarządzania
Jakością opracowano Macierz procesów zarządczych, głównych i pomocniczych, która załączona jest do
Księgi Jakości jako załącznik nr 5.
Przy identyfikacji i określaniu procesów w Wydziałach Urzędu, przeprowadzono analizę procesów
Strona 23 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
pozwalającą na ustalenie zagrożeń dla procesów oraz środków likwidujących zagrożenia w procesie.
Ponadto uwzględniono potrzeby i oczekiwania klientów oraz wymagania wynikające z aktów
prawnych.
W Księgach Zarządzania Procesami, realizowanych przez wydziały urzędu i samodzielne
stanowiska, zawarto informacje o danych wejściowych i wyjściowych z procesów.
Metody, procesy i działania oraz niezbędne zasoby prowadzące do spełnienia wymagań
wynikających z ustanowionego i utrzymywanego Systemu Zarządzania Jakością są planowane,
określone i udokumentowane na mapach i częściach opisowych procesów.
Za opracowanie celów operacyjnych dla poszczególnych Wydziałów odpowiedzialni są Dyrektorzy
Wydziałów.
W trakcie przeglądów systemu zarządzania Starosta lub Wicestarosta Powiatu Żywieckiego :
- po zapoznaniu się z raportem Pełnomocnika ds. SZJ, dokonuje oceny realizacji celów, zawartych
w Polityce Jakości,
- weryfikuje i zatwierdza propozycje dotyczące doskonalenia obsługi klienta i systemu zarządzania.
Wszelkie zmiany, mogące mieć wpływ na spójność systemu, są przeglądane i akceptowane przez
Pełnomocnika ds. SZJ. Są one wprowadzane do Systemu Zarządzania Jakością, zgodnie z procesem
ZJ/PP1 „Nadzorowanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością", który zapewnia zachowanie
integralności wszystkich dokumentów Systemu Zarządzania Jakością.
5.5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ, UPRAWNIENIA I KOMUNIKACJA
5.5.1 Odpowiedzialność i uprawnienia
Odpowiedzialność i uprawnienia pracowników są określone w zakresach czynności,
indywidualnych upoważnieniach, które znajdują się aktach osobowych oraz w Rejestrze upoważnień
w Zespole ds. Personalnych oraz w Regulaminie Organizacyjnym i Regulaminie Pracy Starostwa.
5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa.
Starosta Zarządzeniem nr 10/07 z dnia 02 kwietnia 2007r. powołał Pełnomocnika do spraw Systemu
Strona 24 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
Pełnomocnik ds. SZJ jest upoważniony do:
1. podejmowania działań, związanych z przygotowaniem, wdrożeniem i doskonaleniem Systemu
Zarządzania Jakością w Urzędzie,
2. realizacji zadań wynikających z Księgi Zarządzania Procesem ZJ/PP1,
3. upowszechniania w Urzędzie świadomości dotyczącej wymagań klienta.
Pełnomocnik ds. SZJ jest uprawniony do kontaktów z klientami i innymi stronami
zainteresowanymi w sprawach dotyczących systemu.
Pełnomocnik ds. SZJ posiada pełną znajomość wymagań i opinii klientów o pracy Starostwa,
w oparciu o analizę skarg i wniosków oraz wyniki badań ankietowych zadowolenia klientów.
5.5.3 Komunikacja wewnętrzna
Dla zapewnienia sprawnego funkcjonowania systemu niezbędne jest określenie sposobu i zasad
komunikowania się wewnątrz Starostwa oraz komunikowania się z klientem. Komunikacja wewnątrz
Starostwa odbywa się zgodnie z zasadami Instrukcji Kancelaryjnej dla Starostwa Powiatowego
w Żywcu.
Komunikacja wewnętrzna odbywa się poprzez:
- system comiesięcznych spotkań Kierownictwa Starostwa z Dyrektorami Wydziałów,
- wydawanie zarządzeń Starosty,
- poprzez udział w obradach Zarządu
Dyrektorów Wydziałów/Kierowników Zespołów,
omawiających sprawy merytorycznie dotyczące pracy wydziału/zespołu.
- stosowanie poczty elektronicznej.
Dyrektorzy Wydziałów prowadzą wewnętrzne spotkania z pracownikami dotyczące zmiany aktów
prawnych i bieżących problemów w pracy wydziałów, a także działań na rzecz bezpieczeństwa i higieny
pracy.
Informacje o sposobie funkcjonowania Starostwa oraz podjętych uchwałach i wydanych
zarządzeniach są udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa.
Strona 25 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
5.6 PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA
W celu utrzymania zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009 skuteczności
Systemu Zarządzania Jakością, Starosta Powiatu Żywieckiego przeprowadza przeglądy Systemu
Zarządzania Jakością (co rok) aby zapewnić jego przydatność, adekwatność i skuteczność. Przegląd
odbywa się zgodnie z procedurą SP/PZ1.1„Przegląd Systemu Zarządzania Jakością".
5.6.2 Dane wejściowe do przeglądu
Raport na przegląd Systemu Zarządzania Jakością przygotowuje Pełnomocnik ds. Systemu
Zarządzania Jakością, na podstawie danych wejściowych dotyczących:
1) wyników auditów,
2) informacji zwrotnej od klientów,
3) funkcjonowania procesów i zgodności świadczonych usług z wymaganiami,
4) statusu działań zapobiegawczych i korygujących,
5) działań podjętych w następstwie wcześniejszych przeglądów,
6) zmian i innych czynników, które mogą mieć wpływ na Starostwo, takich jak warunki finansowe,
społeczne lub środowiskowe i odpowiednie zmiany ustawowe i przepisów.
7) propozycji i zaleceń dotyczących doskonalenia systemu.
5.6.3 Dane wyjściowe z przeglądu
Efektem przeprowadzonego przeglądu są dane wyjściowe, które mogą skutkować działaniami
związanymi z:
1) doskonaleniem skuteczności Systemu Zarządzania Jakością i jego procesów,
2) doskonaleniem świadczonych usług przez Starostwo,
3) potrzebnymi zasobami dla poprawy funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością.
W ramach przeprowadzanych przeglądów Starosta podejmuje decyzje mające na celu doskonalenie
skuteczności Systemu Zarządzania Jakością.
Strona 26 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
Pełnomocnik ds. SZJ sporządza protokół z przeglądu, który, po zatwierdzeniu przez Starostę,
przekazuje Dyrektorom Wydziałów/Kierownikom Zespołów, Pełnomocnikom, Audytorowi.
6 ZARZĄDZANIE ZASOBAMI
Celem zarządzania zasobami jest:
1) prawidłowe i terminowe przygotowanie projektu budżetu i układu wykonawczego
(FN/PG1),
2) prawidłowe i rzetelne prowadzenie wszystkich spraw, związanych z wykonywaniem
budżetu (FN/PP1)
3) terminowe i prawidłowe przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji, niezbędnej do
prowadzenia spraw personalnych pracowników Starostwa oraz dyrektorów jednostek
organizacyjnych Powiatu Żywieckiego (ZP/PP1)
4) zapewnienie sprawnej pracy Starostwa (SR/PZ1,OR/PG1)
6.1 ZAPEWNIENIE ZASOBÓW
W celu wdrożenia i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością oraz spełnienia wymagań
klientów, określono w Starostwie Powiatowym w Żywcu i sukcesywnie zapewnia się odpowiednie
zasoby niezbędne do funkcjonowania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością,
w postaci:
1) środków finansowych,
2) wykwalifikowanej kadry pracowniczej,
3) właściwego wyposażenia stanowisk pracy,
4) innych niezbędnych środków.
6.2 ZASOBY LUDZKIE
Starosta Żywiecki dąży do zapewnienia zatrudniania pracowników Starostwa z odpowiednim
wykształceniem
i doświadczeniem,
wymaganym
na zajmowanym
stanowisku.
Zatrudnienie
pracowników odbywa się zgodnie z procedurą dotyczącą zatrudnienia na stanowiskach kierowniczych
Strona 27 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
urzędniczych, urzędniczych i pomocniczych Starostwa. Ponadto zapewnia podnoszenie kwalifikacji
pracowników poprzez udział w szkoleniach, kursach i studiach.
6.2.2 Kompetencje, świadomość i szkolenie
Kompetencje personelu zatrudnionego w Starostwie są określone na podstawie wymagań ustawy
z dnia 21 listopada 2008r. r. o pracownikach samorządowych (t.j.Dz.U.z 2014, poz.1202).
Starosta Żywiecki dokłada starań aby umożliwić pracownikom podnoszenie swoich kwalifikacji, co
przyczynia się do polepszenia wykonywanej przez nich pracy. Potrzeby szkoleniowe pracowników są
zaspokajane w odniesieniu do możliwości finansowych Starostwa. Pracownicy Starostwa określają
tematykę szkoleń, którymi są zainteresowani. Identyfikowane są w ten sposób potrzeby w zakresie
szkoleń personelu, a zapisy dotyczące wykształcenia i przebytego szkolenia pracowników Starostwa są
utrzymywane i przechowywane w poszczególnych wydziałach.
6.3 INFRASTRUKTURA
Starostwo powiatowe aktualnie mieści się w trzech obiektach. W jednym z nich jest siedziba
władz Powiatowych i Starostwa-ul. Krasińskiego 13. Powierzchnia użytkowa 2185 m2, 56 pokoi własność Powiatu Żywieckiego. Jego stan techniczny jest sukcesywnie poprawiany, w zależności od
dostępnych środków finansowych. Budynek ten posiada monitoring wewnętrzny i zewnętrzny
całodobowy oraz ochronę fizyczną , system alarmowy w kasie, sieć telefoniczną, komputerową
i internetową.
Drugi budynek, zlokalizowany przy Al. Wolności w Żywcu, jest własnością Powiatu Żywieckiego.
Powierzchnia 1 461,75 m2 (32 biura, 58 pomieszczeń) mieści Wydział Komunikacji oraz Wydział
Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami. Wyposażony jest w sieć komputerową,
internetową i telefoniczną, monitorowany jest całodobowo. Trzeci budynek –ul. Ks. Prałata Słonki 24
będący własnością Powiatu Żywieckiego administrowany jest przez Powiatowe Centrum Pomocy
Rodzinie. W tym budynku swoja siedzibę mają: Wydział Turystyki, Kultury, Sportu i Promocji Powiatu
oraz Wydział Zarządzania Kryzysowego. Wydziały zajmują powierzchnię 182,44 m2 tj.7 pokoi. Obiekt
jest monitorowany całodobowo, wyposażony w sieć telefoniczną, komputerową i internetową.
Strona 28 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
Pomieszczenia biurowe w w/w budynkach są wyposażone w niezbędne urządzenia biurowe
i sprzęt komputerowy, sukcesywnie wymieniany na nowy. Każdy pracownik posiada dostęp do
stanowiska pracy, wyposażonego w komputer wraz z aplikacjami biurowymi. Wymagania, dotyczące
zapewnienia pracownikom właściwej infrastruktury, przestrzeni do pracy, warunków do bezpośredniej
obsługi klientów oraz wyposażenia technicznego (sprzętu informatycznego, oprogramowania
narzędziowego, sprzętu biurowego), spełnia się sukcesywnie, Przykładowe przepisy prawa, w których
określone są w/w wymagania:
1) dotyczące zapewnienia właściwej infrastruktury, przestrzeni do pracy ujęte są
w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie
ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2003 r. 169, poz.1650)
2) dotyczące wyposażenia technicznego ujęte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r, w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach
wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r.148, poz. 973).
Nadzór nad infrastrukturą jest realizowany poprzez proces OR/PG1.3.
6.4 ŚRODOWISKO PRACY
Starosta Powiatu Żywieckiego oraz pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku
ds. BHP ponoszą odpowiedzialność za zapewnienie właściwych warunków pracy. Ponadto, każdy
pracownik jest odpowiedzialny za utrzymywanie właściwych warunków na swoim stanowisku pracy.
W celu ich zapewnienia stosuje się przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, które stanowią podstawowy
zbiór norm ochrony pracy. Ustawowo został on określony w dziale X Kodeksu pracy „Bezpieczeństwo
i higiena pracy", a także w innych aktach prawnych. Stosowanie tych norm ma na celu przeciwdziałanie
wszelkim zagrożeniom dla zdrowia i życia ludzkiego, powstającym w procesie pracy. Stosowanie się do
nich pracowników pozwala na poprawę warunków pracy, a co za tym idzie, ochronę zdrowia i życia.
Wytyczne stanowiące podstawę w tym zakresie są zawarte w:
1) Kodeksie pracy (j.t. - Dz. U. z 2014., poz.1502)
2) Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie
ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2003 r. 169, poz.1650)
Badania środowiska pracy i ocena ryzyka zawodowego, są przeprowadzane w Starostwie
Strona 29 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. Dokumentacja tych badań znajduje się w aktach
osobowych pracowników w Zespole ds. Personalnych.
7 REALIZACJA OBSŁUGI
Celem jest zapewnienie planowej realizacji zadań przez Urząd, w warunkach
nadzorowanych, zgodnie z przyjętymi zasadami.
7.1 PLANOWANIE REALIZACJI USŁUGI
Przy współpracy z firmą wdrażającą System Zarządzania Jakością opracowano:
1) Słownik Stanowisk,
2) Macierz Procesów (zał. 5),
3) Księgi Zarządzania Procesami,
4) Politykę Jakości (zał.1)
5) Księgę Jakości.
W Macierzy Procesów dokonano podziału zidentyfikowanych procesów na zarządcze, główne i
pomocnicze.
Procesy zarządcze dotyczą dwóch procesów:
- SP/PZ1 "Zarządzanie Starostwem i przegląd SZJ" - dotyczy kierownictwa Urzędu,
- SR/PZ1 „Zarządzanie Wydziałem"- dotyczy każdego Wydziału Urzędu.
Procesy główne są bezpośrednio związane z realizacją potrzeb, wymagań i oczekiwań klientów
Starostwa.
Procesy pomocnicze zapewniają właściwe utrzymanie i funkcjonowanie Urzędu.
W Księgach Zarządzania Procesami zidentyfikowano, zaplanowano i opisano wszystkie
niezbędne procesy, których realizacja zapewnia prawidłowe funkcjonowanie Starostwa. Procesy,
wykonywane przez wydziały, są opisane w Księgach Zarządzania Procesami, redagowanych zgodnie
z Instrukcją redagowania dokumentów SZJ. Dyrektorzy wydziałów dysponują odpowiednim
wyposażeniem dla realizacji procesów, środowiskiem pracy, a także personelem, który posiada
odpowiednie przygotowanie oraz kwalifikacje. Zespół Radców Prawnych zapewnia odpowiednią
Strona 30 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
obsługę prawną dla Wydziałów Starostwa opracowujących projekty uchwał, decyzji i zarządzeń.
Księgi Zarządzania Procesami, na szczeblu Wydziału, są przeglądane i weryfikowane pod
względem merytorycznym, przez dyrektorów wydziałów. Starosta i Wicestarosta dokonują
zatwierdzenia Ksiąg Zarządzania Procesami i polecają ich stosowanie.
Środki finansowe dla zadań realizowanych w procesach są planowane w ramach procesu FN/PG1
„Realizacja i nadzorowanie budżetu”.
W zakresie systemu bezpieczeństwa i higieny pracy zaplanowano działania związane z
zagrożeniami na stanowiskach pracy w taki sposób, aby były one prowadzone w ustalonych warunkach,
zgodnie z procedurą BHP.
W budynkach Starostwa zastosowano system informowania o drogach ewakuacyjnych interesantów
i pracowników w przypadkach pożaru i innych zagrożeń.
7.2 PROCESY ZWIĄZANE Z KLIENTEM
7.2.1 Określenie wymagań dotyczących usługi
Procesy główne są realizowane na podstawie wymagań zawartych w aktach prawnych oraz
dodatkowych wymaganiach klientów Starostwa i jest to zgodne z przyjętym modelem Systemu
Klientami zewnętrznymi dla Starostwa są: instytucje, organizacje, przedsiębiorstwa, inne urzędy
administracji publicznej oraz wszyscy klienci indywidualni, zainteresowani załatwieniem spraw
w Starostwie.
Klientami wewnętrznymi są pracownicy Starostwa.
7.2.2 Przegląd wymagań dotyczących usługi
Wydziały Starostwa, które prowadzą bezpośrednią obsługę klientów i przyjmują
wnioski/podania, są zobowiązane do ich dokładnego przeglądu, stwierdzenia zgodności danych
z przepisami szczególnymi, ich rejestracji i załatwienia wniosku w terminie określonym w Kodeksie
Postępowania Administracyjnego, a w razie potrzeby, do wezwania klienta do uzupełnienia wniosku.
W przypadku wprowadzenia zmian w danych wejściowych podanych przez klienta, pracownicy
Strona 31 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
prowadzący daną sprawę są odpowiedzialni za uwzględnienie tych zmian w procesie podejmowania
decyzji. Zapisy powstające w trakcie realizacji procesów są utrzymywane i przechowywane zgodnie
z obowiązującymi przepisami oraz Instrukcją Kancelaryjną.
7.2.3 Komunikacja z klientem
Na podstawie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej został utworzony
Biuletyn Informacji Publicznej (BIP), stanowiący obecnie podstawowe i znaczące źródło informacji
o Starostwie i jego jednostkach organizacyjnych. Zakres podanych informacji publicznych reguluje
ustawa. Ponadto istnieje możliwość pobrania drogą elektroniczną zamieszczonych kart informacyjnych,
druków i formularzy. Została uruchomiona platforma e-Puap ora Sekap, dzięki której Klienci mogą
składać wnioski drogą elektroniczną. Wszyscy klienci mają możliwość otrzymania informacji nie
udostępnionych w BIP, po wypełnieniu wniosku o udostępnienie informacji publicznej.
Ponadto, właściwy kontakt z klientem zapewnia się poprzez:
1) umieszczenie w korytarzu wejściowym Urzędu tablicy informującej klientów
o rozmieszczeniu wydziałów. Przy drzwiach do każdego biura w Starostwie Powiatowym
w Żywcu znajduje się tabliczka informacyjna, zawierająca nazwę komórki, osoby które w niej
pracują oraz zakres załatwianych spraw.
2) łączność telefoniczną, faxową, elektroniczną, umożliwiającą nawiązanie kontaktu klientów
ze Starostwem.
3) wydawanie i rozpowszechnianie materiałów promujących i informujących o Powiecie.
4) ewentualne skargi i wnioski przyjmowane są i rozpatrywane zgodnie z procedurą SR/PZ1.9
oraz zasadami uregulowanymi w Regulaminie Organizacyjnym w Rozdziale „Czas pracy
Starostwa i tryb załatwiania skarg i wniosków”,
5) wydłużenie godzin przyjmowania stron od 700 do 1700 – w każdą środę tygodnia.
Wprowadzanie informacji do BIP odbywa się zgodnie z procedurą SR/PZ1.4.
7.3 PROJEKTOWANIE I ROZWÓJ
Strona 32 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
Projektowanie i rozwój w Starostwie należy rozpatrywać na poziomie tworzenia aktów
prawnych w Starostwie. Poziom ten dotyczy planowania i przygotowywania aktów prawnych Rady
Powiatu i Zarządu Powiatu Żywieckiego oraz Starosty.
7.3.1 Planowanie projektowania i rozwoju
Przygotowanie aktów prawnych przez Radę Powiatu i Zarząd Powiatu określa Statut Powiatu
w Żywcu.
Zgodnie z § 26, z inicjatywą podjęcia określonej uchwały Zarządu może wystąpić:
1) Członkowie Zarządu,
2) Skarbnik Powiatu,
3) Sekretarz Powiatu.
Natomiast § 24 Regulaminu Działania Rady Powiatu Żywieckiego (załącznik nr 2 do Statutu)
z inicjatywą podjęcia określonej uchwały mogą wystąpić:
1) co najmniej 5 radnych
2) klub radnych,
3) komisja rady,
4) Starosta,
5) Zarząd.
Projekty uchwał winny być zaopiniowane przez właściwe komisje rady.
Projekty uchwał zgłaszane przez podmioty wymienione w ust.1-4 wymagają zaopiniowania przez
Zarząd.
Zarządu powiatu Żywieckiego, rozstrzyga w formie uchwał wszystkie sprawy należące do jego
kompetencji wynikające z ustaw oraz przepisów wykonawczych do ustaw i w granicach upoważnień
ustawowych. Oprócz uchwał zawierających rozstrzygnięcia, Zarząd może podejmować inne uchwały
w szczególności zawierające opinie Zarządu.
Projekty uchwał, zarządzeń, decyzji i postanowień przygotowują właściwe pod względem
merytorycznym Wydziały.
Projekt uchwały, przygotowany przez wydział, zatwierdzają i parafują Dyrektorzy Wydziałów,
Strona 33 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
odpowiedzialni za ich treść merytoryczną, zgodnie z procedurą SR/PZ1.3.
7.3.2 Dane wejściowe do projektowania wewnętrznych aktów prawnych
Zgodnie z § 25 Regulaminu Działania Rady Powiatu, stanowiący załącznik nr 2 do Statutu
Powiatu Żywieckiego, projekty aktów prawnych powinny odpowiadać wymogom obowiązujących zasad
techniki legislacyjnej.
1) Projekt uchwały powinien zawierać::
a) datę i tytuł uchwały,
b) podstawę prawną
c) merytoryczną treść rozstrzygnięcia,
d) wskazanie organu odpowiedzialnego za wykonanie uchwały
e) określenie terminu wejścia w życie uchwały.
2) Projekty uchwał Rady Powiatu powinny być zaparafowane i opatrzone pieczątką Radcy
Prawnego Starostwa.
3) Projekt uchwały może zawierać uzasadnienie.
7.3.3 Dane wyjściowe z projektowania wewnętrznych aktów prawnych
Zgodnie z § 28 Statutu Powiatu, uchwały Rady Powiatu podpisuje Przewodniczący Rady,
w przypadku nieobecności przewodniczącego Rady Powiatu, uchwały podpisuje Wiceprzewodniczący.
Natomiast pozostałe zasady podpisywania reguluje Rozdział III - ”Zasady podpisywania”
Regulaminu Organizacyjnego Starostwa oraz ustawa o samorządzie powiatowym.
Rozdział X Regulaminu Organizacyjnego Starostwa określa zasady redagowania i tryb
opracowywania aktów prawnych.
7.3.4 Przegląd projektowania i rozwoju
Projekty aktów prawnych, przygotowywanych przez Wydziały Starostwa, zatwierdzają i parafują
Dyrektorzy Wydziałów, odpowiedzialni za ich treść merytoryczną. Zaopiniowany przez Radcę
prawnego projekt aktu prawnego, Dyrektor Wydziału przedkłada Sekretarzowi , który umieszcza je
Strona 34 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
w porządku obrad Zarządu lub do akceptacji Starosty.
Uchwały, podejmowane przez Zarząd Powiatu Żywieckiego, jak również pozostałe akty prawne, są
rejestrowane w Wydziale Organizacyjnym Starostwa i tam też są przechowywane zapisy.
Zbiór uchwał Rady Powiatu i Zarządu Powiatu znajdują się w Wydziale Organizacyjnym w Biurze
Rady oraz w Biurze Zarządu, który udostępnia je do powszechnego wglądu.
Za właściwą realizację zadań, wynikających z aktów prawnych, odpowiedzialni są Dyrektorzy
Wydziałów.
7.3.5 Weryfikacja projektowania i rozwoju
Dyrektorzy Wydziałów są odpowiedzialni za przegląd, weryfikację i parafowanie projektów
aktów prawnych. Weryfikacja dokumentów Systemu Zarządzania Jakością odbywa się w ramach
obowiązku
każdego
Wydziału.
Jest
i nadzorowanie dokumentów SZJ"
ona
zgodna
z
procedurą
PP1.1
"Opracowanie
i jest zawarta w procesie ZJ/PP1 "Nadzorowanie
i doskonalenie SZJ".
7.3.6 Walidacja projektowania i rozwoju
Walidacja przyjętych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością, w formie Ksiąg Zarządzania
Procesami, odbywa się w merytorycznym Wydziale na podstawie oceny realizacji przyjętych trybów
postępowania, które są opisane w diagramach procedur, stwierdzeniu znajomości trybów postępowania
przez wykonawców oraz stwierdzeniu technicznych możliwości świadczenia usług.
7.3.7 Nadzorowanie zmian w projektowaniu i rozwoju
Zmiany w Księgach Zarządzania Procesami są wprowadzane w procesie ZJ/PP1 zgodnie
z procedurą PP1.1 „Opracowanie i nadzorowanie dokumentów SZJ". Nadzór nad wprowadzanymi
zmianami sprawują Dyrektorzy Wydziałów oraz osoby nadzorujące procesy oraz Pełnomocnik SZJ.
Strona 35 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
7.4 ZAKUPY
7.4.1 Proces zakupu
Zaopatrzenie Starostwa jest realizowane przez Wydział Organizacyjny. Zamówienia wymagające
zastosowania procedur zamówień publicznych, prowadzone są przez Referat ds. Zamówień Publicznych
w Wydziale Rozwoju i Strategii, we współpracy z Wydziałami/Zespołami odpowiadającymi
merytorycznie za dany zakres.
Postępowania te realizowane są zgodnie z przepisami prawa i aktami wewnętrznymi. W pracach
biorą udział inne Wydziały Starostwa. Specyfikacje techniczne ustalają Komisje lub Referat,
w zależności od charakteru sprawy.
Drobne zakupy są realizowane przez Referat Administracyjny na podstawie zamówień, składanych
przez Wydziały Starostwa, po decyzji Dyrektora Wydziału.
Zakupy te są dokonywane z poszanowaniem zasad, określonych w ustawie o finansach publicznych.
Weryfikacja potrzeb Starostwa odbywa się po analizie stanu środków finansowych i rzeczywistych
potrzeb.
Starostwo, działając w imieniu jednostki samorządowej, podlega pod zasady określone w ustawie
z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U.z 2013, poz.885 ze zm.) i musi stosować
procedury, które zostały określone w ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych
(t.j. Dz.U.z 2013, poz.907 ze zm.). Przede wszystkim procedury wyboru wykonawców na dostawy
i usługi oraz wykonania robót budowlanych szczegółowo określają, iż zasady dopuszczania określonych
przedsiębiorców muszą podlegać odpowiednim ograniczeniom i spełnieniu określonych wymogów.
Dlatego zamawiający musi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia określić wymagania
wobec wykonawców i kryteria ich oceny. Na tej podstawie dokonuje się wyboru oferty
najkorzystniejszej. Ewentualne niespełnienie wymagań powoduje konieczność odrzucenia oferty.
Ocena wykonawcy dokonywana jest poprzez zapisy w rejestrze udzielonych zamówień publicznych,
a ponowna ocena jest przeprowadzana do roku od zawarcia umowy.
7.4.2 Informacje dotyczące zakupów
Dane na temat zakupów są zawarte w informacjach, dostarczanych przez Wydziały, poprzez
Strona 36 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
szczegółową specyfikację techniczną towarów i usług, przygotowywaną przez Wydziały.
7.4.3 Weryfikacja zakupionego wyrobu
Osoba odpowiedzialna za zrealizowanie dostawy, kontroluje dostawę i egzekwuje prawa
wynikające z gwarancji, rękojmi lub szczegółowych postanowień umowy. Wszelkie karty gwarancyjne
przechowywane są u osób zajmujących się merytorycznie danym zamówieniem.
7.5 DOSTARCZANIE USŁUGI
7.5.1 Nadzorowanie dostarczania usługi
W ramach Systemu Zarządzania Jakością świadczenie usług odbywa się w warunkach
nadzorowanych, z zapewnieniem pełnej dostępności informacji dla klientów Starostwa.
Dla istotnych, z punktu widzenia Wydziałów, procesów opracowano Księgi Zarządzania Procesami,
instrukcje pracy oraz instrukcje BHP. Sprzęt i wyposażenie wydziałów umożliwiają właściwą realizację
usług dla klientów. Monitorowanie wszystkich procesów jest prowadzone poprzez wyznaczone osoby
nadzorujące procesy oraz Dyrektorów Wydziałów. Dla wszystkich procesów są wyznaczone wskaźniki
do oceny ich skuteczności, których przegląd i ocena odbywa się raz do roku, na przeglądzie systemu
zarządzania.
7.5.2 Walidacja procesów dostarczania usług
W procesach świadczenia usług polegających na wydawaniu decyzji administracyjnych,
prowadzi się proces walidacji, z uwagi na możliwość zaskarżenia lub uchylenia, poprzez
przeprowadzone postępowanie odwoławcze. Powyższy wymóg zobowiązuje Dyrektorów Wydziałów do
sprawdzenia i weryfikacji, pod względem merytorycznym i funkcjonalnym, każdego procesu,
zapewnienia odpowiedniego wyposażenia i kwalifikowanego personelu. Nowe procesy podlegają
przeglądowi i zatwierdzeniu w formie Księgi Zarządzania Procesem. Ewentualne zmiany w procesie,
Strona 37 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
powstałe z uwagi na zmianę funkcjonalności procesu lub zmianę przepisów prawnych, skutkują
zmianami zapisów w Księdze Zarządzania Procesem lub wydaniem nowej Księgi.
Zapisem potwierdzającym walidację są oświadczenia pracowników Wydziału, zapoznanych
z opisem procesu (KZP).
7.5.3 Identyfikacja i identyfikowalność
Rejestracja spraw w Starostwie polega na przyjęciu pisma przez kancelarię, działającą w ramach
Biura Informacji Urzędu i wpisie do rejestru kancelaryjnego Systemie ZPOI (Zintegrowana Platforma
Obsługi Interesantów). Po przekazaniu sprawy do Wydziału, zostaje na stanowisku nadany znak sprawy,
wynikający z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.
Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową i niezależną od struktury organizacyjnej Starostwa
klasyfikację akt, powstających w toku działalności Urzędu. Wykaz akt obejmuje wszystkie zagadnienia
z zakresu działalności jednostki, oznaczone, w poszczególnych pozycjach, symbolami, hasłami
i kategorią archiwalną i służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Wykaz akt
oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas
pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9. W ramach tych
klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi oraz dalszy
podział na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi. W ramach trzeciego rzędu powstaje podział na klasy czwartego rzędu. Klasy końcowe, w poszczególnych jednorodnych
tematycznie grupach spraw, oznaczone kategorią
archiwalną, odpowiadają tematycznym teczkom
aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt, co klasy końcowe w wykazie.
Akta jednorodne tematycznie, z różnych Wydziałów Urzędu, będą posiadały to samo hasło
klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe oznaczające nazwę
Wydziału. Oprócz haseł „Jednolity rzeczowy wykaz akt" zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje
identyczny znak. Znak sprawy zawiera:
1) symbol literowy komórki organizacyjnej, , zgodny z Regulaminem Organizacyjnym,
2) symbol liczbowy hasła według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
Strona 38 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
Zapewniona jest identyfikowalność opinii prawnych i dokumentów wpływających do Urzędu,
zgodnie z Instrukcją kancelaryjną.
7.5.4 Własność klienta
Dokumenty dostarczone przez klienta do Starostwa są przyjmowane i rejestrowane w kancelarii
i w sekretariatach Wydziałów Starostwa. Wydziały sprawdzają kompletność dokumentu, zabezpieczają
własność klienta i zapewniają ochronę dokumentacji.
W przypadku zagubienia dokumentacji należy sporządzić odpowiedni zapis, a także poinformować
o tym klienta.
7.5.5 Zabezpieczenie zgodności usługi podczas procesu realizacji
Zgodnie z wymogami prowadzenia Systemu Zarządzania Jakością, wprowadzono Księgi
Zarządzania Procesami, w których ustalono przebieg realizacji procesów, opisując diagramy procedur,
wykonawców, cele, zagrożenia i wyznaczono osoby nadzorujące proces. W ten sposób zapewnia się
powtarzalność działań. Zgodnie z Wykazem dokumentów, wszystkie wydziały prowadzą ewidencję
aktów prawnych zawierających wymagania dla realizowanych działań.
W trakcie realizacji świadczenia usług zapewniona jest właściwa obsługa prawna, przez Zespół
Radców Prawnych. (ZRP/PG1).
7.6 NADZOROWANIE WYPOSAŻENIA DO MONITOROWANIA i POMIARÓW
Nadzór nad urządzeniami pomiarowymi, w zakresie poprawności ich wskazań, sprawują
pracownicy archiwum zakładowego, w oparciu o wykaz nadzorowanych przyrządów kontrolno –
pomiarowych.
Strona 39 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
8 POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE
8.1 POSTANOWIENIA OGÓLNE
Starostwo Powiatowe w Żywcu świadczy usługi dla klientów, zgodnie z wymogami aktów
prawnych. Wydziały Starostwa stosują system samokontroli. W ramach SZJ zaplanowano i wdrożono
proces ZJ/PP1, działalność PP1.2 „Audity wewnętrzne”.
Poprzez realizację auditów wewnętrznych ustala się niezgodności i problemy, które występują
w procesach Starostwa, które następnie poddane zostają działaniom korygującym. W ten sposób
zapewnia się ciągłe doskonalenie skuteczności Systemu Zarządzania Jakością.
Ponad to, zgodnie z „Zasadami działalności kontrolnej” określonymi w rozdziale IX regulaminu
Organizacyjnego Starostwa, w ramach doskonalenia skuteczności pracy Starostwa dokonuje się kontroli:
1) realizacji obowiązków wynikających z ustaw, rozporządzeń, uchwał Rady i decyzji
administracyjnych na terenie Powiatu,
2) realizację zadań przez wydziały Starostwa,
3) realizacji zadań z zakresu administracji publicznej powierzonych do wykonywania organom
samorządu gminnego i innym jednostkom organizacyjnym w drodze zawartych porozumień.
W/w kontrolę wykonują:
1) Starosta, Wicestarosta, w ramach określonego w regulaminie zakresu nadzoru,
2) Sekretarz Powiatu w zakresie prawidłowego funkcjonowania Starostwa
3) Skarbnik Powiatu w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej
w Starostwie ,
4) dyrektorzy wydziałów w stosunku do podległych pracowników ,
5) dyrektor Wydziału Organizacyjnego w zakresie spraw określonych w ustawie
„Prawo zamówień publicznych”
System kontroli obejmuje kontrolę własną i bieżącą wewnętrzną.
Działalność kontrolną nadzoruje Starosta.
Tryb przeprowadzania kontroli określa regulamin przeprowadzania kontroli ustalony zarządzeniem
Starosty.
1) Kontrolę własną sprawują:
Strona 40 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
a) Zespół d/s Kontroli,
b) dyrektorzy wydziałów zgodnie z właściwością rzeczową, w zakresie określonym
w ust. 2 pkt b-d.
2) Kontrole własne przeprowadzane są jako:
a) kontrola kompleksowa, która obejmuje całokształt działania jednostki,
b) kontrola problemowa, która obejmuje wybrane zagadnienia z działalności
kontrolowanej jednostki,
c) kontrola sprawdzająca, której celem jest sprawdzenie wykonania zaleceń
pokontrolnych lub sprawdzenie zasadności odwołania się kontrolowanych od ustaleń
poprzednich kontroli,
d) kontrola doraźna, która ma charakter interwencyjny wynikający z potrzeb pilnego
zbadania nagłych zdarzeń, i która w miarę potrzeby może przybrać formę kontroli
kompleksowej lub problemowej.
Kontrolę wewnętrzną bieżącą organizują i przeprowadzają dyrektorzy wydziałów w zakresie
właściwości rzeczowej i terminowości załatwiania spraw.
Kontrolę organizacji stanowisk pracy i dyscypliny pracy przeprowadza dyrektor Wydziału
Organizacyjnego lub wyznaczony pracownik wydziału.
W ramach ciągłego doskonalenia skuteczności pracy Starostwa, każdy z wydziałów
przeprowadza planowe kontrole wewnętrzne. Celem kontroli wewnętrznej jest sprawdzenie
prawidłowości działania swojego wydziałów, a w szczególności:
1) zbieranie informacji służących Staroście do doskonalenia działalności Urzędu,
2) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa,
3) ujawnianie niewykorzystanych rezerw, wykrywanie nieprawidłowości w wykonaniu zadań,
4) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie
odpowiedzialnych.
Procedura SR/PZ1.1 reguluje zasady opracowania planu kontroli, realizacji oraz nadzoru.
Dokumentację z przeprowadzonych kontroli i wydanych zaleceń pokontrolnych przechowują komórki
organizacyjne kontrolowane i kontrolujące oraz w Zespole Kontroli.
Ponadto w Starostwie zatrudniony jest Audytor Wewnętrzny, który swoim zakresem obejmuje:
Strona 41 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
1) wykonywanie identyfikacji i analizy ryzyka w zakresie niezbędnym w planowaniu
długoterminowym i planowaniu zadania audytowego,
2) przeprowadzenie oceny efektywności zarządzania ryzykiem,
3) badanie i ocena adekwatności i efektywności systemu kontroli wewnętrznej. Ocena
jakości pracy kontroli wewnętrznej,
4) doradzanie przy projektowaniu systemów kontroli,
5) przeprowadzanie audytów finansowych, obejmujących badanie wiarygodności i
kompletności informacji służących sporządzaniu raportów na temat systemów
księgowych i płatniczych organizacji. Ocena systemów księgowo-finansowych pod
względem dokładności, kompletności, terminowości i realności dokonywanych
transakcji oraz zgodności z zasadami rachunkowości (audyt finansowy),
6) przeprowadzanie audytów systemów informatycznych,
7) ocena efektywności i wydajności korzystania z zasobów. Dokonywanie oceny działań
jednostek organizacyjnych oraz podmiotów zależnych pod względem efektowności i
wydajności (audyt operacyjny),
8) przeprowadzanie audytów systemów informatycznych,
9) kontrola przestrzegania przez pracowników procedur bezpieczeństwa systemów inf.
10) ocena procedur tworzonych w organizacji. Ustalenie, czy obowiązujące procedury
zapewniaj ą osiąganie zamierzonych celów i czy zapewniają zgodność z przepisami
(audyt zgodności),
11) dokonywanie oceny funkcjonujących systemów zapobiegania nieprawidłowościom i
podejmowania działań korygujących,
12) ocena systemu przepływu informacji pod kątem jego dokładności, rzetelności,
terminowości, użyteczności i spójności.
13) audyt zarządzania projektami, w tym informatycznymi,
14) przeprowadzanie ewidencji audytów oraz nadzór nad dokumentami roboczymi i ich
archiwizacją,
15) współdziałanie z podmiotami upoważnionymi do przeprowadzania kontroli w
organizacji,
Strona 42 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
16) wykonanie i stała aktualizacja Oceny Potrzeb Audytu,
17) opracowanie rocznego i wieloletniego planu audytu,
18) opracowanie raportu rocznego.
8.2 MONITOROWANIE I POMIARY
8.2.1 Zadowolenie klienta
Stopień zadowolenia klienta jest ważnym wskaźnikiem do oceny funkcjonowania Urzędu.
Do badania stopnia zadowolenia klientów wprowadzono następujące metody ankietyzacji:
- poprzez zamieszczenie ankiet na stronie internetowej Urzędu,
- poprzez ankietowanie klientów Starostwa.
Stopień zadowolenia klienta bada się również poprzez analizę skarg, przygotowywaną dla Zarządu.
Dane, wynikające z zastosowanych metod, są podstawą do podejmowania działań doskonalących
funkcjonowanie poszczególnych Wydziałów Starostwa.
8.2.2 Audit wewnętrzny
W celu zapewnienia zgodności wyników z ustalonymi wymaganiami, przeprowadzane są audity
wewnętrzne zgodnie z procedurą Systemu Zarządzania Jakością PP1.2 „Audity wewnętrzne Systemu
Zarządzania Jakością", ujętą w procesie ZJ/PP1 "Nadzorowanie i doskonalenie SZJ". W tym celu
przeszkolono kilkunastu pracowników Urzędu przez firmę ASTE i powołano zespół auditorów. Wyniki
auditów są zapisywane, rejestrowane i przekazywane zainteresowanym właścicielom procesów, którzy
w przypadku stwierdzenia niezgodności podejmują działania korygujące.
Całość działań związanych z planowaniem auditów, ich przeprowadzaniem i koordynacją czynności
poauditowych nadzoruje Pełnomocnik ds. SZJ, który opracowuje program auditów, na podstawie
Macierzy procesów. Program auditów jest zatwierdzany przez Starostę lub Wicestarostę Powiatu
Żywieckiego. Instrukcja I-PP1.2 "Sposób wykonania auditu wewnętrznego" jest załącznikiem do
procesu ZJ/PP1 "Nadzorowanie i doskonalenie SZJ".
Podstawą do oceny systemu Zarządzania Jakością jest jego zgodność z wymaganiami normy
Strona 43 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
PN-EN ISO 9001:2009 i przepisami prawa powszechnie obowiązującymi. Rezultaty auditów są opisane
w raportach i przekazywane do wiadomości Dyrektorom Wydziałów. W przypadku wystąpienia
niezgodności i podjęcia działań korygujących przez Dyrektora Wydziału, przeprowadza się reaudity
weryfikujące efekt i skuteczność podjętych działań korygujących.
Wyniki auditów wewnętrznych są przekazywane Staroście Powiatu Żywieckiego.
8.2.3 Monitorowanie i pomiary procesów
Zidentyfikowane w Urzędzie procesy mają przyporządkowane wymierne wskaźniki, które są
monitorowane przez właścicieli procesów.
Zbieranie i analiza danych, za okres pół roku, z realizacji poszczególnych procesów, dokonana
przez Pełnomocnika ds. SZJ pozwala określić, czy System Zarządzania Jakością jest doskonalony.
Odbywa się to według procesu ZJ/PP1 "Nadzorowanie i
doskonalenie SZJ". Wszystkie
zidentyfikowane procesy są oceniane przez Kierownictwo Urzędu na przeglądzie systemu.
Jeżeli zaplanowane w procesach wyniki nie są osiągane to właściciele procesów podejmują
działania korygujące, opisane w procedurze PP1.3 "Nadzór nad wyrobem niezgodnym i działania
korygujące", ujętej w procesie ZJ/PP1.
8.2.4 Monitorowanie świadczonych usług
Świadczenie usług przez pracowników Wydziałów, np. wydawanie decyzji administracyjnych,
odbywa się pod nadzorem dyrektorów Wydziałów, przy akceptacji Zespołu Radców Prawnych, którzy
dbają o zgodność wydanej decyzji z obowiązującymi aktami prawnymi. Wszystkie decyzje,
postanowienia, zaświadczenia są przechowywane we właściwych Wydziałach Urzędu.
Decyzje administracyjne są podejmowane przez Starostę lub uprawnionego, z upoważnienia
Starosty, pracownika Wydziału.
Właściciele procesów usługowych prowadzą monitoring decyzji w oparciu o zbiór decyzji, od
których klient się odwołał oraz tych, które uchylono lub stwierdzono ich nieważność.
Strona 44 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
wydanie 3
8.3 NADZÓR NAD USŁUGĄ NIEZGODNĄ
Decyzje i postanowienia wydane przez Starostwo, niezgodne z punktu widzenia klienta lub
ustawodawstwa, podlegają trybowi odwoławczemu odpowiednio według Kpa (dział II, rozdz. 10 i 11).
Nienależyte, zdaniem klienta, wykonywanie usługi przez Urząd, naruszenie praworządności lub
przewlekłe i biurokratyczne załatwianie spraw może być przedmiotem skargi. Postępowanie w tym
zakresie reguluje Kodeks postępowania administracyjnego (dział VIII, rozdz. 2) oraz Rozdział V –„Czas
pracy Starostwa i tryb załatwiania skarg i wniosków” Regulaminu Organizacyjnego Starostwa.
W merytorycznie odpowiedzialnych Wydziałach Urzędu prowadzone są i utrzymywane zapisy
dotyczące zarówno charakteru powstałych niezgodności, jak i podejmowanych działań korygujących.
Za prawidłowe przygotowanie projektu aktu prawnego odpowiada pracownik przygotowujący
dokument.
Kontroli poprawności dokumentu pod względem merytorycznym dokonuje Dyrektor Wydziału, a ze
strony prawnej Zespół Radców Prawnych (odnośnie uchwał i zarządzeń). W przypadku stwierdzenia
niezgodności, projekt wraca do korekty do merytorycznego Wydziału, z adnotacją Zespołu Radców
Prawnych o przyczynie niezgodności.
Wydziały Urzędu, merytorycznie odpowiedzialne za niezgodności, są zobligowane podejmować
właściwe działania korygujące.
Wydział Organizacyjny prowadzi Rejestr Skarg i Wniosków, który zawiera dane o skargach i
wnioskach oraz informacje o sposobie ich załatwienia. Istnieje tryb odwoławczy od decyzji podjętych
przez Starostę Powiatu Żywieckiego lub Radę, stwarzający klientom możliwość złożenia odwołania do
Samorządowego Kolegium Odwoławczego lub Wojewody.
Działania w zakresie nadzoru nad niezgodnościami opisano w:
• PP1.3 "Nadzór nad wyrobem niezgodnym i działania korygujące ",
• PP1.4 "Działania zapobiegawcze",
• KPA.
Strona 45 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
8.4 ANALIZA DANYCH
Informacje o funkcjonowaniu Systemu Zarządzania Jakością powstają w wyniku:
• raportów końcowych z przeprowadzonych auditów wewnętrznych,
• przeprowadzonych przeglądów zarządzania,
• otrzymanych skarg i wniosków,
• podjęcia działań korygujących i zapobiegawczych,
• pomiarów efektywności realizacji celów operacyjnych w wydziałach,
• raportów uchylonych decyzji administracyjnych,
• przeprowadzenia badania ankietowego klientów Urzędu,
• otrzymanych zażaleń i odwołań.
Powyższe dane umożliwiają przeprowadzenie analizy i służą doskonaleniu Systemu Zarządzania
Jakością. Dane, potrzebne do wykazania przydatności i skuteczności Systemu Zarządzania Jakością oraz
oceny możliwości prowadzenia ciągłego doskonalenia, są gromadzone przez Wydziały. Dane te głównie
dotyczą informacji, związanych z:
1) oceną stopnia zadowolenia klienta,
2) zgodności świadczonych usług z przepisami prawa,
3) ustalenia możliwości prowadzenia działań zapobiegawczych eliminujących potencjalne
przyczyny niezgodności w procesie.
8.5 DOSKONALENIE
8.5.1 Ciągłe doskonalenie
Urząd prowadzi ciągłe doskonalenie skuteczności, zgodnie z zasadą PDCA, Systemu
Zarządzania Jakością, poprzez:
1) realizację Polityki Jakości w Starostwie,
2) realizację celów priorytetowych, ustalonych przez Zarząd w Polityce Jakości,
3) prowadzenie auditów wewnętrznych,
Strona 46 z 49
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
SZJ - KJ
wydanie 3
4) analizę danych z procesów i opracowywanie, na ich podstawie, raportów na przegląd systemu,
5) realizowanie działań korygujących i zapobiegawczych, w Wydziałach Urzędu,
6) dokonywanie przeglądu Systemu Zarządzania Jakością przez Zarząd,
7) podnoszenie kwalifikacji pracowników Starostwa.
Starosta, wraz z pozostałymi członkami Zarządu Powiatu, deklaruje stałą orientację na potrzeby
i wymagania, jakie stawiają klienci Urzędu. Zarządzanie Urzędem opisuje proces SP/PZ1
„Zarządzanie Urzędem i przegląd Systemu Zarządzania Jakością”, w którym określono rolę
Starosty oraz pozostałych członków Zarządu.
Poprzez uruchomiony program auditów wewnętrznych nadzorowane są wszystkie procesy
i działalności, w celu sprawdzenia czy przyjęte standardy jakościowe są utrzymywane. W wyniku
auditów powstają działania korygujące i zapobiegawcze, wykorzystywane do stałego usprawniania
funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością.
Co roku Pełnomocnik ds. SZJ opracowuje program działań doskonalących, w oparciu o analizę
danych z systemu i aktualne potrzeby Wydziałów Urzędu.
8.5.2 Działania korygujące
Istotnym czynnikiem doskonalenia pracy Urzędu jest podejmowanie działań korygujących
odnośnie każdego poziomu funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością. W przypadku stwierdzenia
niezgodności na poziomie systemu, procesu, odbywa się to wedle procedury PP1.3 "Nadzór nad
wyrobem niezgodnym i działania korygujące". Działania korygujące są planowane i realizowane przez
Dyrektorów Wydziałów, w których wystąpiły niezgodności. Pełnomocnik ds. SZJ dokonuje przeglądu
i oceny działań korygujących oraz raz w roku analizuje wyniki wszystkich akcji korygujących. Rejestr
działań korygujących i zapobiegawczych w procesach jest prowadzony przez Pełnomocnika a także w
każdym z Wydziałów .
8.5.3 Działania zapobiegawcze
W wyniku analizy informacji z Systemu Zarządzania Jakością, Pełnomocnik ds. SZJ, planuje
Strona 47 z 49
SZJ - KJ
ISO 9001
KSIĘGA JAKOŚCI
i uruchamia działania zapobiegawcze, zgodnie z procedurą PP1.4 „Działania
wydanie 3
zapobiegawcze”.
Realizacja działań zapobiegawczych jest przeprowadzana przez osobę, która na danym stanowisku jest
odpowiedzialna za daną działalność będącą źródłem potencjalnej niezgodności.
Przegląd i ocena skuteczności podjętych działań zapobiegawczych dokonywana jest raz w roku
przez Pełnomocnika ds. SZJ. Pełnomocnik ds. SZJ dokonuje przeglądu i oceny skuteczności podjętych
działań zapobiegawczych na podstawie auditów, przeprowadzonych przez auditorów wewnętrznych,
a następnie w Raporcie na przegląd działania Systemu Zarządzania Jakością przedstawia je Staroście.
Strona 48 z 49

Księga Jakości - Starostwo zywiec

Transkrypt

Podobne dokumenty

ZSM-E w Żywcu zaprasza na Kurs Tańca Towarzyskiego dla Szkół

powiat - ludzie - przyszłość - Starostwo Powiatowe w Żywcu

wspólne posiedzenie komisji - Starostwo Powiatowe w Żywcu

Nowy Samochód dla OSP w Żywcu - Oczkowie

Spotkanie z Minister Rozwoju Regionalnego Panią Elżbietą

Przetarg nieograniczony pn. Dostawa jednego zestawu kina

podsumowanie akcji punktu promocji zdrowia

bezpłatny program odchudzania dla osób z nadmierną masą ciała

wyższa szkoła biznesu zaprasza

Bezpieczny weekend – podsumowanie