Regulamin Biura Obslugi Interesanta w Sadzie Okregowym w Opolu

Zalacznik do zarzadzenia Prezesa
Sadu Okregowego w Opolu
A-0122 -57/13
z dnia 30.04.2013 r.
Regulamin
Biura Obslugi Interesanta
w Sadzie O kregowym w Opolu
§1
Zasady ogólne
1. Biuro Obslugi Interesanta (BOI) znajduje sie w pomieszczeniu nr 1 w budynku Sadu
Okregowego w Opolu przy Placu I. Daszynskiego 1.
2. BOI dziala w ramach Oddzialu Administracyjnego.
3. W sklad BOI wchodzi Czytelnia Akt.
4. W BOI znajduja sie:
- stanowiska do udzielania informacji oraz wydawania dokumentów
- stanowiska do odsluchu nagran
- stanowiska do odczytu akt sadowych
- urzadzenia zapewniajace interesantom dostep do stron internetowych Ministerstwa
Sprawiedliwosci, sadów, Nowej Ksiegi Wieczystej i Krajowego Rejestru Sadowego
oraz zawierajace podstawowe informacje o dzialalnosci sadu.
5. Koordynacje i nadzór nad praca BOI zapewnia kierownik BOI .
6. BOI zapewnia obsluge wszystkich wydzialów Sadu Okregowego w Opolu.
7. Zadaniem
BOI
jest
profesjonalna
obsluga
stron
postepowan
sadowych,
pelnomocników, prokuratorów oraz pozostalych osób zwiazanych z prowadzonymi
postepowaniami z zachowaniem reguly jak najkrótszego oczekiwania interesanta.
8. BOI nie udziela porad prawnych .
9. BOI nie sporzadza projektów pism procesowych.
10. Kierownicy sekretariatów wydzialów zobowiazani sa do :
- wspólpracy z BOI;
- zapewnienia biezacego uzupelniania danych w systemie Currenda, w tym równiez
jak najwczesniejszego udostepniania wokand w systemie SWOR ;
- przygotowywania dokumentów wydawanych przez BOI;
- wyznaczenia osób odpowiedzialnych za dostarczenie do BOI akt sadowych.
11. Skargi dotyczace pracy BOI rozpoznaje kierownik Oddzialu Administracyjnego.
12. W przypadku jednoczesnej nieobecnosci pracowników BOI dyzur pelnia osoby
wyznaczone przez kierowników sekretariatów.
§2
Przyjmowanie interesantów
1. Przyjmowanie interesantów odbywa sie w poniedzialki od godz.7.30 – 18. 00, a od
wtorku do piatku w godzinach 7. 30 – 15.30.
2. Obsluga interesantów odbywa sie bezposrednio przy oznaczonych stanowiskach BOI,
telefonicznie pod numerem telefonu 77-54 -18-105 oraz poprzez poczte elektroniczna
pod adresem [email protected]
§3
Szczególowe zadania B OI:
1. Przyjmowanie poczty elektronicznej pod adresem e-mail [email protected] i
przekazywanie jej do wlasciwych komórek organizacyjnych.
2. Informowanie o stanie postepowan spraw toczacych sie we wszystkich wydzialach
Sadu Okregowego w Opolu (np. terminy i miejsce rozpraw, na jakim etapie jest dana
sprawa, jakie czynnosci zostaly podjete w sprawie itp. ).
3. Informowanie o sposobach wszczecia postepowania i podstawowych dokumentach,
które nalezy zlozyc przy wnoszeniu sprawy do sadu.
4. Informowanie o kosztach sadowych, oplatach kancelaryjnych, sposobie ich uiszczania,
sposobie ubiegania sie o zwolnienie od kosztów sadowych , numerach rachunków
bankowych sadu .
5. Informowanie o przeslankach udzielenia pomocy prawnej z urzedu (ustanowienia
obroncy, adwokata lub radcy prawnego).
6. Informowanie o rodzajach srodków odwolawczych i terminach do ich wniesienia.
7. Informowanie o wydzialach w Sadzie Okregowym, ich wlasciwosci i lokalizacji,
podawanie numerów telefonów i godzin urzedowania oraz adresów innych sadów, a
takze ich wlasciwosci miejscowej i rzeczowej.
8. Kierowanie do wlasciwych sal rozpraw.
9. Informowanie o rodzajach spraw rozpoznawanych przez sad y w okregu opolskim.
10. Wydawanie stronom postepowania i ich pelnomocnikom odpisów orzeczen, tytulów
wykonawczych, uwierzytelnionych odpisów, zaswiadczen, kserokopii z akt sprawy
zamówionych do osobistego odbioru . Zamówione a nieodebrane w ciagu 14 dni
odpisy i orzeczenia zwracane sa do sekretariatu wydzialu celem przeslania droga
pocztowa.
11. Wykonywanie kopii z akt spraw zamówionych do wgladu, w przypadku, gdy zadanie
obejmuje nie wiecej niz 10 stron. Wniosek o dokonanie kopii powyzej 10 stron nalezy
zlozyc w biurze podawczym SO w Opolu.
12. Udostepnianie
adresów
kancelarii
adwokackich,
radcowskich,
notarialnych
i komorniczych, listy tlumaczy przysieglych, mediatorów, lekarzy sadowych
i bieglych sadowych oraz instytucji udzielajacych bezplatnych porad prawnych.
13. Udostepnianie
adresów
innych
instytucji
pozasadowych
m.in.
Ministerstwa
Sprawiedliwosci, Rzecznika Praw Obywatelskich, Rzecznika Praw Dziecka, jednostek
policji, organizacji pozarzadowych itp.
14. Udostepnianie formularzy sadowych i wzorów pism sadowych .
15. Informacje o sprawie rozpoznawanej przed sadem udostepniane sa stronie,
oskarzonemu
lub
pokrzywdzonemu
po
wskazaniu
danych
osobowych
oraz
sprawdzeniu dowodu tozsamosci.
16. Udostepnianie akt spraw, a w szczególnosci protokolów sporzadzonych za pomoca
urzadzenia rejestrujacego
dzwiek albo
obraz i dzwiek stronom
i osobom
uprawnionym. Regulamin w zakresie przegladania akt zawarty jest w §4 Regulaminu
BOI.
17. W ramach BOI prowadzona jest dokumentacja:
- kontrolka zamawianych i przekazanych z sekretariatów wydzialów akt sadowych,
- wykaz akt udostepnionych do wgladu w czytelni – osoba, której udostepniane sa akta
potwierdza ich odbiór oraz akceptacje regulaminu wlasnorecznym podpisem. W
przypadku odmowy pracownik BOI w rubryce ‘Uwagi” dokonuje wlasciwej
wzmianki.
Wykaz prowadzony jest zgodnie z przepisami o ochronie danych
osobowych,
- kontrolka dokumentów wydanych w BOI,
- wykaz korespondencji otrzymanej droga elektroniczna.
Wykaz moze byc
prowadzony w formie elektronicznej. Otrzymana korespondencja przekazywana jest
do wlasciwych komórek droga elektroniczna.
§4
Regulamin w zakresie przegladania akt
1. Czytelnia akt stanowi integralna czesc Biura Obslugi Interesanta Sadu Okregowego w
Opolu.
2. W ramach czytelni akt wykonuje sie kopie z akt spraw zamówionych do wgladu, w
przypadku, gdy zadanie obejmuje nie wiecej niz 10 stron. Wniosek o dokonanie kopii
powyzej 10 stron nalezy zlozyc w biurze podawczym Sadu Okregowego w Opolu.
3. Przegladanie akt spraw sadowych przez osoby do tego uprawnione odbywa sie w
czytelni akt mieszczacej sie pomieszczeniu nr 1 w budynku Sadu Okregowego w
Opolu przy Placu I. Daszynskiego 1 w zakresie spraw karnych oraz spraw cywilnych.
4. Czytelnia akt przyjmuje interesantów w poniedzialki od godz. 7.30 – 17.00, a od
wtorku do piatku w godzinach 7.30 – 1 4.30. z zastrzezeniem, ze ostatnie akta
udostepniane sa uprawnionym na godzine przed zamknieciem czytelni.
5. Czytelnia akt nie udostepnia materialów objetych klauzula tajnosci. Sposób ich
udostepniania przez kancelarie tajna reguluja odrebne przepisy.
6. Akta do czytelni akt moga byc zamawiane przez osoby zainteresowane osobiscie w
Biurze Obslugi Interesanta, jak równiez telefonicznie pod numerem 77-54- 18-105 lub
droga elektroniczna na adres e-mail [email protected], ze wskazaniem konkretnego
dnia, w którym akta maja byc udostepnione.
7. Zamówienie skladane droga telefoniczna lub elektroniczna jest rejestrowane w grafiku
BOI, po uprzednim ustaleniu z interesantem daty i godziny przegladania akt.
Informacje te przekazywane sa kierownikowi sekretariatu wydzialu, który zabezpiecza
akta celem ich udostepnienia interesantowi. W przypadku braku mozliwosci
udostepnienia akt z przyczyn niezaleznych od pracownika BOI, nalezy powiadomic o
tym fakcie interesanta.
8. Akta zamówione do przegladania zostaja w tym samym dniu zwrócone do Sekretariatu
Wydzialu.
9. Skladajac zamówienie, nalezy podac:
- imie i nazwisko zamawiajacego oraz status w sprawie,
- sygnature sprawy,
- oznaczenie wydzialu ,
- nazwiska stron/ uczestników lub nazwe podmiotu – bioracych udzial w sprawie,
- w przypadku sprawy wielotomowej równiez numer tomu akt,
- proponowany termin i godzine przegladania akt,
- dane kontaktowe.
10. Akta przekazywane sa do czytelni po stwierdzeniu przez kierownika wlasciwego
sekretariatu wydzialu czy osoba zamawiajaca ma prawo wgladu do akt i czy akta
moga byc udostepnione interesantowi. Ustalenia w tym zakresie naleza do pracownika
BOI, a nastepnie sporzadzana jest adnotacja bedaca równoczesnie zamówieniem akt.
Po weryfikacji danych Kierownik sekretariatu wydaje akta - zszyte i ponumerowane do Czytelni co jest równoznaczne z udostepnieniem akt interesantowi do wgladu.
11. Interesant zobowiazany jest do potwierdzenia faktu przegladania akt przynajmniej na
dzien przed terminem ich udostepnienia.
12. W przypadku stwierdzenia braku uprawnienia interesanta do wgladu do akt kierownik
sekretariatu wydzialu informuje o tym pracownika BOI.
13. Osoby oczekujace na akta przebywaja poza pomieszczeniem BOI (czytelni akt).
14. Przed skorzystaniem z czytelni akt interesanci maja obowiazek:
a) pozostawic okrycia wierzchnie w szatni, która znajduje sie przy punkcie
Ochrony Budynku; okazac pracownikowi BOI dowód tozsamosci;
b) zlozyc czytelny podpis w wykazie osób przegladajacych akta sadowe (wpis ten
jest jednoczesnie zobowiazaniem do przestrzegania niniejszego regulaminu);
c) stosowac sie do wskazówek porzadkowych pracowników BOI;
d) zabrania sie umieszczania na blatach stanowisk do czytania akt rzeczy
osobistych tj. torebek, teczek itp.
15. Akta spraw, których udostepnienie w danym momencie nie jest mozliwe udostepniane
sa w terminie ustalonym przez pracownika BOI z wlasciwym sekretariatem wydzialu.
16. Osoby zainteresowane przegladaniem akt w czytelni maja prawo do zamówienia
wiecej niz jednych akt, jesli istnieje taka potrzeba, moga jednak zapoznawac sie
jednorazowo tylko z jednymi aktami z jednego wydzialu. W celu przejrzenia
kolejnych akt interesant obowiazany jest zwrócic akta dotychczas przegladane.
17. W czytelni mozna korzystac z wlasnych materialów i sprzetu technicznego po
wyrazeniu zgody przez pracownika BOI .
18. Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek czynnosci w aktach sadowych poza ich
przegladaniem, a w szczególnosci ich niszczenie, uszkadzanie, czynienie w nich
adnotacji (podkreslen, zakreslen ) oraz wynoszenie akt poza czytelnie akt.
19. Wszelkie zauwazone uszkodzenia winny byc niezwlocznie zgloszone pracownikowi
BOI.
20. Osoby czytajace akta zobowiazane sa do zachowania ciszy i niezaklócania pracy
innych osób.
21. Na terenie czytelni akt zabronione jest korzystanie z telefonów komórkowych oraz
spozywanie posilków i napojów.
22. Osoby czytajace akta maja obowiazek stosowania sie do niniejszego regulaminu oraz
zalecen i uwag pracownika BOI.
§5
Regulamin w zakresie odsluchu nagran
1. Na stanowiskach komputerowych pracowników BOI zainstalowana jest aplikacja
Recourt sluzaca do udostepniania nagran dla stron .
2. Pracownik BOI za pomoca aplikacji Recourt, po wczesniejszej weryfikacji czy dana
osoba upowazniona jest do zapoznania sie z nagraniem, udostepnia nagranie na
wybranej stacji roboczej sluzacej do odsluchu .
3. Utrwalanie dzwieku z nagrania mozna uzyskac po wypelnieniu odpowiedniego
wniosku, uiszczenia oplaty sadowej i uzyskaniu zgody Przewodniczacego Wydzialu.
4. Pracownik BOI udziela stronom podstawowych informacji w zakresie obslugi
aplikacji Recourt.
5. Po odsluchaniu nagrania pracownik BOI zobowiazany jest do usuniecia go z danej
stacji roboczej.