Pytania Powiatowych Urzędów Pracy w związku z ogłoszonym

FAQ- Wersja z dnia 13.03.2015 r.
Pytania Powiatowych Urzędów Pracy w związku z ogłoszonym
naborem wniosków o dofinansowanie projektów urzędów pracy
w trybie pozakonkursowym w ramach PO WER 2014-2020
1. Środki na podjęcie działalności gospodarczej w projekcie nie są wliczane
do kryterium efektywności. Czy jeśli tę formę wsparcia zastosowalibyśmy w projekcie
(np. 20 osób) a oprócz niej np. staże (np.100 osób) to % efektywności zatrudnieniowej
będzie obliczony od tych 120 osób (pomniejszonych oczywiście o osoby, które
ewentualnie przerwą udział w projekcie) czy od 100 osób uczestniczących na stażu?
W odniesieniu do efektywności zatrudnieniowej warunkiem uwzględnienia uczestnika, który
po zakończeniu udziału w projekcie podjął działalność gospodarczą, w liczbie osób
pracujących jest dostarczenie dokumentu potwierdzającego fakt prowadzenia działalności
gospodarczej przez okres minimum trzech miesięcy następujących po dacie zakończenia
udziału w projekcie EFS. W przypadku podjęcia samozatrudnienia, należy brać pod uwagę
datę rozpoczęcia działalności gospodarczej, nie zaś sam moment dokonania rejestracji firmy.
Z kryterium efektywności zatrudnieniowej wyłączone są osoby, które podjęły
samozatrudnienie, w wyniku otrzymania w ramach projektu współfinansowanego z EFS
zwrotnych lub bezzwrotnych środków na podjęcie działalności gospodarczej.Nadmieniam
również, że kryterium efektywności zatrudnieniowej mierzone jest na podstawie zasad
określonych w Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków
Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020.
Z uwagi na prace trwające nad projektem ww. wytycznych, wyciąg dotyczący mierzenia
efektywności zatrudnieniowej został zawarty w załączniku nr 4do Dokumentacji naboru
projektów urzędów pracy w trybie pozakonkursowym PO WER 2014-2020.
2.
Czy w projekcie trzeba koniecznie przeprowadzić szkolenia?
W ramach projektów pozakonkursowych mogą być finansowane instrumenty określone
w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
z wyłączeniem robót publicznych. Udzielanie wsparcia w postaci instrumentów wykazanych
w przedmiotowej ustawie musi zostać poprzedzone pogłębioną analizą umiejętności,
predyspozycji i problemów zawodowych danego uczestnika projektu, m.in. poprzez
opracowanie/aktualizację IPD. Zgodnie z Dokumentacją naboru projektów urzędów pracy
w trybie pozakonkursowym PO WER 2014-2020 w I Osi priorytetowej Osoby młode na
rynku pracy z dnia 2 marca 2015 r., obowiązujące kryteria dostępu nie nakładają obowiązku
ujęcia szkoleń jako formy wsparcia bezrobotnych.
Jednakże należy podkreślić, że zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie
projektu pozakonkursowego powiatowego urzędu pracy... PUP-y zobowiązane są
do„(…)wybrania wszystkich wskaźników produktu i rezultatu określonych dla danego
poddziałania w SzOP.”, w tym również rezultatu „ Liczba osób poniżej 30 lat, które uzyskały
kwalifikacje po opuszczeniu Programu”. Kwalifikacje rozumie się jako „(…)formalny wynik
oceny i walidacji, który uzyskuje się w sytuacji, kiedy właściwy organ uznaje, że dana osoba
osiągnęła efekty uczenia się spełniające określone standardy”.
W związku z tym istnieje obligo do ujęcia szkoleń w projekcie. WUP w tym roku nie narzuca
udziału procentowego osób objętych tą formą wsparcia, co nie znaczy, że w kolejnych latach
nie będzie to praktykowane.
3. Czy umowa o dofinansowanie projektu będzie podpisana na rok 2015 czy od razu na
cały okres realizacji projektu?
Zgodnie z dokumentacją naboru projektów urzędów pracy w trybie pozakonkursowym
PO WER 2014-2020 projekt realizowany jest od 1 stycznia 2015 r. – 31 grudnia 2015 r.
W związku z powyższym umowa podpisywana jest na okres realizacji projektu w danym roku
tj. od 1 stycznia 2015r. do 31 grudnia 2015r.
4. W projekcie można zatrudnić w ramach kosztów pośrednich (do 3% kosztów
bezpośrednich projektu) osobę do zarządzania projektem. Czy ta osoba będzie mogła
kontynuować zatrudnienie w kolejnych latach realizacji projektu?
Zgodnie z powyższym projekt realizowany jest w okresie od 1 stycznia 2015 r. – 31 grudnia
2015 r., zatem osoba zatrudniona do zarządzania projektem zatrudniona jest na okres
realizacji projektu w danym roku.
5. Czy aby wypłacić wynagrodzenie z kosztów pośrednich (3%) to można tego dokonać
tylko wtedy, gdy zostały poniesione w danym miesiącu, wydatki z kosztów
bezpośrednich. Czy wydatki w ramach kosztów pośrednich można ponosić tylko do 3%
wydatków w danym miesiącu?
W przypadku projektów pozakonkursowych PUP, koszty pośrednie to koszty administracyjne
związane z zarządzaniem projektem, o których mowa w art. 9 ust. 2 d ustawy o promocji
zatrudnienia (…).Wnioskodawca nie ma możliwości wykazania żadnej z kategorii kosztów
pośrednich ujętych w ww. art. ustawy o promocji zatrudnienia (…) w kosztach bezpośrednich
projektu.
W tej części wnioskodawca wpisuje w polu % kosztów pośrednich w ramach projektu, jaki
planuje przeznaczyć na zarządzanie/obsługę projektu; przy czym zgodnie z art. 9 ust. 2d
ustawy o promocji zatrudnienia (…) koszty te nie mogą stanowić więcej niż 3% kwoty
przyznanej ze środków Funduszu Pracy będących w dyspozycji samorządu województwa na
realizację projektu. System sam wylicza na podstawie określonej wartości procentowej,
wartość w złotych w ramach projektu jaka będzie przeznaczana na koszty pośrednie.
W związku z tym, iż Beneficjent konstruuje założenia budżetowe na cały rok realizacji
projektu, koszty pośrednie wyliczane są w skali całego roku. Beneficjent sam decyduje, jak
będzie wydatkował w danym miesiącu koszty pośrednie, niezależnie od wydatków
poniesionych w danym miesiącu z kosztów bezpośrednich. Suma poniesionych kosztów
pośrednich w skali całego roku, musi być równa sumie 3% kosztów pośrednich wskazanych
we wniosku o dofinansowanie projektu.
6. Czy osoby o niskich kwalifikacjach to osoby z wykształceniem średnim i niższym czy
niższym niż średnie?
Osoby o niskich kwalifikacjach – osoby posiadające wykształcenie na poziomie do ISCED 3
(Międzynarodowe Standardy Kwalifikacji Kształcenia poziom 3 - czyli kształcenie średnie).
Stopień uzyskanego wykształcenia jest określany w dniu rozpoczęcia uczestnictwa
w projekcie. Osoby przystępujące do projektu należy wykazać jeden raz, uwzględniając
najwyższy ukończony poziom ISCED w dniu rozpoczęcia udziału w projekcie.
7. Czy oferty pracy przedstawiane uczestnikom projektu muszą spełniać kryteria z pkt.
IV.4? Żadna inna oferta nie może zostać przedstawiona uczestnikowi projektu?
Zgodnie z punktem IV.4 Dokumentacji naboru projektów urzędów pracy w trybie
pozakonkursowym warunkiem spełnienia kryterium efektywności zatrudnieniowej jest
zatrudnienie uczestnika projektu na następujących warunkach:
1. w przypadku stosunku pracy- oferta pracy na okres co najmniej trzech miesięcy;
2. w przypadku umowy cywilnoprawnej – oferta pracy na minimum trzy pełne miesiące
i wartość umowy jest równa lub wyższa trzykrotności minimalnego wynagrodzenia;
3. w przypadku umowy cywilnoprawnej zawartej na okres krótszy niż trzy miesiące (umowy
o dzieło) – wartość umowy jest równa lub wyższa trzykrotności minimalnego wynagrodzenia.
8. Czy w pkt. 3.1.1 określamy pomiar % i w wartości docelowej wpisujemy np. 17
w przypadku Liczba osób niepełnosprawnych podejmujących zatrudnienie, bez
podziału na K i M? Czy wskazujemy jednak osoby i dzielimy na płeć i wpisujemy
konkretną liczbę
W dniu 10 marca 2015 r. na adres poczty elektronicznej został wysłany mail z wyjaśnieniem
dotyczącym sposobu ujęcia wskaźnika zatrudnieniowego o następującej treści: „ze względu
na konstrukcję systemu SOWA wszystkie wskaźniki dotyczące projektu muszą znajdować się
w punkcie 3.1.1 wniosku o dofinansowanie projektu pozakonkursowego.
W związku z powyższym wskaźniki dotyczące efektywności zatrudnieniowej tj.
1. Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej dla osób niepełnosprawnych– 17%,
2. Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej dla osób długotrwale bezrobotnych – 35%,
3. Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej dla osób o niskich kwalifikacjach – 36% ,
4. Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej dla osób nie kwalifikujących się do żadnej
z wyżej wymienionych grup– 43%
należy wskazać w punkcie 3.1.1 wniosku o dofinansowanie projektu pozakonkursowego
w zapisie procentowym.”
Szczegółowe informacje dotyczące mierzenia efektywności zatrudnieniowej zostały zawarte
w załączniku nr 4 Sposobie mierzenia kryterium efektywności zatrudnieniowej w projekcie
ww. dokumentacji. Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu
pozakonkursowego powiatowego urzędu pracy finansowanego ze środków Funduszu Pracy
(s. 98-99), w pkt. 3.1.1 wniosku mając na uwadze kryteria wyboru projektów „konieczne jest
niekiedy określenie wskaźników, służących weryfikacji spełnienia danego kryterium np.
kryterium efektywności zatrudnieniowej”, natomiast wartość docelowa oraz bazowa
wskaźników podawana w ujęciu ogólnym uzupełniana jest o podział na kobiety (K)
i mężczyzn (M), „jeżeli dane, którymi dysponuje wnioskodawca na to pozwalają”.
9. Jaki powinien być zakres obowiązków osób zatrudnianych w projektach (chodzi
o tzw. 3%) – czy osoby zatrudnione w ramach projektów muszą realizować zadania
związane z zarządzaniem projektem czy też mogą to być osoby, które będą realizować
poszczególne zadania merytoryczne w projekcie (np. obsługa staży i przygotowywanie
umów stażowych realizowanych w ramach projektu unijnego)?
Jeśli byłaby to osoba zatrudniona na potrzeby zarządzania projektem to czy zakres jej
obowiązków musi obejmować zadania związane z koordynowaniem projektem czy też
może to być osoba, która będzie realizować określone zadania np. z zakresu: rekrutacji
uczestników projektu oraz prowadzenia dokumentacji uczestników projektu,
prowadzenia sprawozdawczości projektowej, rozliczania projektu i księgowania
wydatków?
Czy osoba zatrudniona w ramach projektu może pełnić również funkcję doradcy klienta
indywidualnego lub instytucjonalnego?
Wątpliwości pojawiają się odnośnie tego jaka powinna być forma zatrudnienia.
Czy osoby zatrudniane w ramach tzw. 3% muszą być zatrudnione w ramach konkursów
na konkretnych stanowiskach urzędniczych (np. specjalista ds. programów) czy też
może to być osoba zatrudniona na stanowisku pomocy administracyjnej (bez
przeprowadzania konkursu)?
W przypadku konkursu, zgodnie z Ustawą o pracownikach samorządowych, pierwsza
umowa musi być zawarta na okres 6 miesięcy a dopiero po przeprowadzeniu egzaminu
i złożeniu ślubowania można zatrudnić osobę na czas dłuższy – na czas określony lub
nieokreślony. W przypadku umowy na czas określony, możliwe są dwie opcje: umowa
o pracę na czas określony zawarta na czas realizacji programu operacyjnego lub
zatrudnienie pracownika tylko na jeden rok realizacji projektu (i ewentualne kolejne
roczne zatrudnienia w następnych latach
realizacji projektu)? Biorąc pod uwagę
zarówno aktualne jak i planowane zmiany do Kodeksu Pracy, jedno i drugie
rozwiązanie może skutkować koniecznością podpisania z daną osobą umowy na czas
nieokreślony, a taka forma na dzień dzisiejszy nie jest możliwa gdyż umowa taka
rodziłaby zobowiązania już na okres po zakończeniu projektu. Prosimy o wskazówki jak
zatem powinna być rozwiązana kwestia zatrudnienia w odniesieniu do rodzaju umowy
o pracę oraz okresu jej trwania?
Wątpliwości poruszane w pytaniach 1-5 dotyczące formy zatrudnienia pracownika i jego
zakresu obowiązków określa pracodawca.
10. Czy w ramach PO WER można finansować wydatki zanim jeszcze będzie podpisana
umowa o dofinansowanie projektu?
Jeśli wydatki projektowe byłyby finansowane jeszcze przed podpisaniem umowy to czy
mają być one finansowane już ze środków, które otrzymujemy na realizację PO WER
czy też najpierw należy finansować te wydatki w ramach Funduszu Pracy będącego
w dyspozycji PUP a po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu dokonać ich
refundacji ze środków przyznanych na PO WER (poprzez odpowiednie operacje
w ewidencji księgowej)?
Powiatowe urzędy pracy dysponują środkami, które można zaangażować w ramach zadań
przewidzianych do realizacji projektu pozakonkursowego PO WER od stycznia 2015 r.
W odniesieniu do terminu wydatkowania tych środków wyjaśniam, iż zgodnie
z podrozdziałem 3.1 pkt. 5 Wytycznych w zakresie realizacji projektów finansowanych ze
środków Funduszu Pracy w ramach programów operacyjnych współfinansowanych
z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2014-2020 realizacja projektów PUP może
nastąpić nie wcześniej niż dnia 1 stycznia 2015 r. i właśnie od tej daty możliwe jest
ponoszenie wydatków w obszarze interwencji PO WER.
11. Czy upoważnienie dla Pani Dyrektor do działania na rzecz projektu powinno być
wystawione na konkretny projekt czy może być ogólnie do projektów
współfinansowanych z EFS?
IP nie ingeruje w treść przedkładanych przez beneficjentów upoważnień. Niemniej
z upoważnienia powinno wynikać pełnomocnictwo do podpisywania dokumentacji związanej
z projektem oraz podejmowania decyzji w tym zakresie.
12. Czy wiadomo już jak mamy wyliczyć proporcję osób długotrwale bezrobotnych, czy
analizując dane oddzielnie dla 25- i oddzielnie 25+, czy jako całość?
W celu obliczenia proporcji osób długotrwale bezrobotnych w wieku 18-29 lat (na dzień 30
listopada 2014 r.) należy zastosować definicję osoby długotrwale bezrobotnej zgodnie
z zapisami Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku
pracy. W przypadku kwalifikowania uczestnika do projektu oraz monitorowania należy
stosować definicję wskaźnika wspólnego wskazaną przez Komisję Europejską”, tj. osobą
długotrwale bezrobotną w przypadku osób poniżej 25 roku życia będzie osoba bezrobotna
nieprzerwanie przez okres ponad 6 miesięcy, a w przypadku osób powyżej 25 roku życia
nieprzerwanie przez okres ponad 12 miesięcy.
13. Czy wiadomo już jak liczymy efektywność zatrudnieniową czy tylko w odniesieniu
do osób, które ukończyły szkolenie czy w odniesieniu do wszystkich? (w projekcie
planujemy szkolenia, staż i bony stażowe)
W ramach wymienionych form wsparcia efektywność zatrudnieniowa jest liczona
w odniesieniu do osób kończących zarówno staże, jak i szkolenia.
Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej w przypadku bonów stażowych monitorowany jest
w stosunku do liczby osób, które po zakończeniu udziału w projekcie uzyskały zatrudnienie.
Beneficjent powinien wliczyć każdego uczestnika, który pracował w okresie 3-ech pełnych
miesięcy po zakończeniu okresu wyczerpania środków w ramach bonu (czyli po okresie 6
miesięcy).
14. Czy mając w projekcie bony stażowe można jako koszt projektu ująć jedynie
stypendia stażowe, a premia, badania i koszty przejazdu finansować ze środków FP?
W odniesieniu do sposobu i zakresu finansowania bonów stażowych należy pamiętać, że
wsparcie w ramach projektu powinno być kompleksowe i spójne z definicją formy wsparcia
zawartą w Ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku
pracy
15. Czy staż może być częściowo finansowany ze środków EFS a częściowo z FP,
np. w sytuacji kiedy kierujemy stażystę na staż w październiku 2015r. i końca listopada
2015 finansowanie byłoby z EFS, a od grudnia 2015 do kwietnia 2016 z FP?
Wyjaśniając zagadnienie dotyczące realizacji zadania- staże inależy pamiętać, że wsparcie
udzielane w ramach projektu powinno być kompleksowe, a warunki jego finansowania
powinny odbywać się na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu
przez bezrobotnych.
16. Czy zatrudniając pracowników w ramach POWER, możemy uwzględnić
w wynagrodzeniach dla nich wypłatę 13tek?
Zgodnie z pkt 5 rozdziału 6.16 Koszty związane z angażowaniem personelu projektu
Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu
Spójności w okresie programowania 2014- 2020: ”dodatkowe wynagrodzenie roczne
personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie jeżeli wynika z przepisów prawa pracy
i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie będące podstawą jego naliczenia jest
rozliczane w ramach projektu”.
17. Czy bony stażowe tak samo jak staże nie są liczone do efektywności
zatrudnieniowej?
Kryterium efektywności zatrudnieniowej dla EFS informuje o odsetku uczestników, którzy w
wyniku objęcia wsparciem podjęli zatrudnienie (…), lub samozatrudnienie (z wyłączeniem
osób, które w ramach danego projektu EFS otrzymały zwrotne lub bezzwrotne środki na
podjęcie działalności gospodarczej) w okresie do trzech miesięcy po zakończeniu udziału w
projekcie.
Zatem kryterium efektywności zatrudnieniowej w projekcie nie obejmuje jedynie
jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej udzielanych w ramach
projektu. W związku z tym uczestnicy projektu, którzy do trzech miesięcy po zakończeniu
udziału w formie wsparcia w postaci stażu i bonu stażowego znaleźli zatrudnienie, są wliczani
do wskaźnika efektywności zatrudnieniowej.
18. Czy realizowane w ramach projektu doposażenie lub wyposażenie stanowiska pracy
ma być połączone z pracami interwencyjnymi (subsydiowane zatrudnienie)
realizowanymi również w ramach projektu? Jeśli tak to czy prace te liczone są do
efektywności zatrudnieniowej czy jednak nie?
Wsparcie zatrudnienia osoby młodej u przedsiębiorcy lub innego pracodawcy poprzez
refundację wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy może być realizowane wyłącznie
w połączeniu z subsydiowanym zatrudnieniem. W przypadku realizacji samego
subsydiowanego zatrudnienia nie ma już wymogu łączenia tej formy z doposażeniem
stanowiska pracy. W odniesieniu do wątpliwości związanych z pomiarem wskaźnika
efektywności zatrudnieniowej uczestników korzystających z zatrudnienia subsydiowanegodo liczby osób pracujących po zakończeniu udziału w projekcie beneficjent powinien wliczyć
każdego uczestnika, który pracował w okresie 3-ch pełnych miesięcy po zakończeniu okresu
refundacji.
19. Z jakich środków mają być pokryte koszty pośrednie?
Zgodnie z art. 9 ust. 2d ustawy o promocji zatrudnienia (…) środki przeznaczone na pokrycie
kosztów pośrednich w projekcie pochodzą ze środków Funduszu Pracy będących w
dyspozycji samorządu województwa. Koszty pośrednie nie mogą stanowić więcej niż 3%
kwoty przyznanej ze środków Funduszu Pracy będących w dyspozycji samorządu
województwa na realizację projektu
20. W którym miejscu we wniosku należy ująć informacje o kosztach pośrednich?
Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu pozakonkursowego
powiatowego urzędu pracy finansowanego ze środków Funduszu Pracy
w ramach PO WER 2014-2020 w projektach w ramach PO WER nie ma zadania pn.
„Zarządzanie projektem”, czy też „Promocja Projektu”, gdyż stanowią one koszty pośrednie.
Koszty pośrednie wykazywane są w szczegółowym budżecie projektu. Szczegółowy budżet
projektu składa się z następujących pozycji:
6.1 KOSZTY OGÓŁEM
6.1.1 KOSZTY BEZPOŚREDNIE
6.1.2 KOSZTY POŚREDNIE
W przypadku projektów pozakonkursowych PUP, koszty pośrednie to koszty administracyjne
związane z zarządzaniem projektem, o których mowa w art. 9 ust. 2 d ustawy o promocji
zatrudnienia (…).Wnioskodawca nie ma możliwości wykazania żadnej z kategorii kosztów
pośrednich ujętych w ww. art. ustawy o promocji zatrudnienia (…) w kosztach bezpośrednich
projektu.
System sam wylicza na podstawie określonej wartości procentowej, wartość w złotych
w ramach projektu jaka będzie przeznaczana na koszty pośrednie.
21. Czy 3% liczy się od kosztów bezpośrednich czy kwoty dofinansowania EFS?
Wartość kosztów pośrednich wyliczana jest od wartości całego projektu.
22. Czy koszty pośrednie zmniejszą nam budżet na realizacje zadań o kwotę kosztów
pośrednich?
Koszty pośrednie zmniejszą budżet projektu przeznaczony na realizację zadań o kwotę
kosztów pośrednich