docNasz Kodeks Postępowania
download 
Reklamacja Transkrypt
Nasz Kodeks Postępowania
Nasz Kodeks Postępowania Wiedza Praktyka Styl życia Nasz Kodeks Postępowania Spis treści Zawsze będziemy szanować i chronić osoby, które mają odwagę uczynić Kodeks swoim stylem życia 02 Wiadomość od naszego dyrektora generalnego 04 Z asady, na których opiera się nasz Kodeks Nasz Kodeks Postępowania 06 Wiedza 10 Praktyka 12 Styl życia 14 Nasi pracownicy 16 Prawa człowieka 18 Uczciwe traktowanie 20Prześladowanie, nękanie i przemoc 22 Bezpieczne miejsce pracy 24 Zażywanie środków odurzających 26 Nasza firma 28 Nasz międzynarodowy profil 30 Uczciwe rynki 32Współpraca z partnerami i konkurentami 34 Współpraca z innymi 36Zatrudnianie pracowników rządowych i pracowników konkurentów 38 Działalność polityczna 40 Przekupstwo i korupcja 42 Prezenty i wydatki reprezentacyjne 44 Oszustwo 46Wykorzystywanie poufnych informacji 48 Konflikty interesów 50 Praca społeczna 52 Szacunek dla środowiska 54 56 58 60 62 64 66 Nasz Kodeks jako styl życia Co zrobić, jeśli stoisz w obliczu problemu Jeśli nie masz pewności, jak postąpić... 68Skorzystaj z naszego Przewodnika do podejmowania decyzji 70Lub wypróbuj zestaw narzędzi SayNo Jeśli masz pytanie lub coś Cię niepokoi... 72 Tutaj znajdziesz odpowiedź Jeśli wydaje Ci się, że coś należy zgłosić... 74Radzimy, jak korzystać z naszego procesu zgłaszania Speak Up Nasze informacje Informacje poufne Zabezpieczanie informacji Korzystanie z naszych systemów Media społecznościowe Komunikacja zewnętrzna Portal OurWorld Wszystkie dokumenty wymienione w naszym Kodeksie stanowią część systemu zarządzania firmy Serco (Serco Management System — SMS). Można je znaleźć w portalu OurWorld pod nagłówkiem The way we work/ Serco Management System. Jeśli nie masz dostępu do portalu OurWorld, zapytaj swojego przełożonego, w jaki sposób możesz uzyskać kopie tych dokumentów. 01 Nasz Kodeks Postępowania Witamy Firma Serco powinna być organizacją, która zawsze postępuje właściwie. Organizacją, która dotrzymuje obietnic złożonych swoim klientom i dba o ich interesy, a której pracownicy czują się pewni, obdarzeni zaufaniem i szacunkiem. Traktuj innych w sposób, w jaki sam(a) chciał(a)byś być traktowany(a). Innymi słowy nasza firma powinna być miejscem, z którego wszyscy jesteśmy dumni. Jak możemy tego dokonać? Odpowiedź nie tkwi w pięknych słowach, ale w sposobie, w jaki codziennie zachowujemy się w stosunku do naszych klientów, współpracowników, dostawców I szerszej społeczności. Jedno powiedzenie, o którym warto pamiętać podczas wykonywania swoich codziennych obowiązków służbowych w firmie Serco, to „Nie czyń drugiemu, co Tobie niemiłe“. Traktuj innych w sposób, w jaki sam(a) chciał(a)byś być traktowany(a). Jednak pojedyncze zdanie to za mało, aby dostarczać nam porad w każdej sytuacji. W związku z tym pragnę przedstawić nasz Kodeks Postępowania. Kodeks został stworzony, aby pomóc nam zrozumieć standardy i zachowania, których oczekuje się od pracowników firmy Serco. Mówiąc o wyznaczaniu nam wszystkim najwyższych standardów zachowania, mówię całkowicie poważnie. Dobre systemy i procedury oraz inteligentne propozycje handlowe nie mają znaczenia, jeśli nasi klienci i współpracownicy nie darzą nas zaufaniem. Niektórzy myślą, że firmy są nieszczere — deklarują jedno, a postępują inaczej. W naszej firmie tak nie będzie, nie za mojej kadencji. Proszę, abyście zapoznali się z treścią naszego Kodeksu Postępowania i postępowali zgodnie z jego zasadami, a zawsze będziecie mogli liczyć na moje wsparcie. Podstawami naszej firmy będą zaufanie, szacunek, energia, entuzjazm, zaangażowanie oraz dotrzymywanie obietnic. Rupert Soames, Oficer Orderu Imperium Brytyjskiego (OBE) dumny dyrektor generalny Serco Group plc 02 03 Zasady, na których opiera się nasz Kodeks Nasz Kodeks Postępowania Dotrzymujemy obietnic Chcemy być znani i obdarzeni zaufaniem jako najlepsza na świecie firma usługowa, która pozytywnie wpływa na życie ludzi. W związku z tym mamy zestaw Obowiązujących Zasad, które określają ważne dla nas sprawy oraz zachowania, których należy oczekiwać na terenie całej firmy Serco. Wszyscy musimy postępować zgodnie z tymi zasadami w kontaktach z współpracownikami, klientami, dostawcami, partnerami, akcjonariuszami i społecznościami, którym służymy. Wspieramy kulturę przedsiębiorczości Zależy nam na prowadzeniu innowacyjnej i przynoszącej sukcesy działalności. Odnieśliśmy sukces, zachęcając i generując nowe pomysły. Ufamy, że nasi pracownicy są w stanie dobrze wywiązywać się ze swoich zadań. Pozytywnie podchodzimy do zmian i podejmując wyważone ryzyko zachęcamy do kreatywnego myślenia. 04 Wspieramy kulturę przedsiębiorczości Budujemy zaufanie i szacunek Pomagamy pracownikom osiągać doskonałość Pomagamy pracownikom osiągać doskonałość Nasze sukcesy biorą się z zaangażowania i energii, dzięki którym robimy więcej niż inni. Jesteśmy w stosunku do siebie odpowiedzialni i możemy liczyć na wsparcie wtedy, kiedy najbardziej go potrzebujemy. Oczekujemy, że nasi pracownicy będą osiągać więcej dzięki rozpoznawaniu i wykorzystywaniu mocnych stron poszczególnych osób. Cenimy w ludziach wiedzę, a także pomysły oraz wnoszony przez nich potencjał, który pomaga osiągać sukcesy. Dotrzymujemy obietnic Budujemy zaufanie i szacunek Postępujemy zgodnie z obietnicami i spełniamy oczekiwania. Nie składamy obietnic, których nie możemy dotrzymać. Jeśli zdarzy nam się popełnić błąd, naprawiamy go. Stawiamy sobie jasne cele i spodziewamy się uczciwego zysku. Budujemy szacunek, działając w bezpieczny, społecznie odpowiedzialny, konskwentny i uczciwy sposób. Zawsze zwracamy uwagę na bezpieczeństwo, a także działamy w etyczny i odpowiedzialny sposób. Słuchamy innych, w ten sposób traktując ich tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani. Nie stoimy bezczynnie, kiedy widzimy, że dzieje się coś niewłaściwego. Integrujemy się ze społecznościami, w których działamy. 05 Nasz Kodeks Postępowania Jesteśmy tym, co robimy lub tym, co zaniedbujemy. Wiedza Nasz Kodeks: Wiedza Do czego służy nasz Kodeks? „Ty“ Nasz Kodeks określa wszystko, czego możesz oczekiwać od nas oraz to, czego my oczekujemy od Ciebie. Razem z naszymi Obowiązującymi Zasadami, regułami oraz standardami stanowi nieodłączny element systemu zarządzania firmy Serco, który określa sposób, w jaki prowadzimy działalność. Kiedy w naszym Kodeksie jest mowa o „Tobie“, nie znaczy to, ze dana zasada nie dotyczy wszystkich. Termin „Ty“ oznacza wszystkich pracowników firmy Serco bez względu na zajmowane stanowisko. Obowiązuje on również wszystkich pracowników zatrudnionych na pełny etat, na pół etatu lub tymczasowo, a także wszystkich wykonawców, z którymi współpracujemy na całym świecie. Przestrzeganie zasad naszego Kodeksu Nasz Kodeks nie stanowi umowy o pracę, ale wszystkie zatrudnione przez nas osoby muszą przestrzegać jego zasad. W przeciwnym razie grożą poważne konsekwencje. Wiele części naszego Kodeksu opiera się na przepisach prawa. W przypadku ich nieprzestrzegania firmie lub poszczególnym pracownikom grożą kary pieniężne, skutki prawne lub nawet kara pozbawienia wolności. Naruszanie zasad naszego Kodeksu wpływa również negatywnie na reputację firmy oraz zaufanie naszych klientów, pracowników i społeczności, w których działamy. Dlatego obok przestrzegania przepisów prawa obowiązującego w kraju, w którym pracujemy, powinniśmy zawsze przestrzegać zasad naszego Kodeksu. Nie należy pozwalać innym na naruszanie tych zasad ani do tego nie zachęcać. Wszystkie podejrzenia dotyczące naruszenia zasad Kodeksu powinny być zgłaszane. Osobom, które to zaniedbają, może grozić wypowiedzenie lub postępowanie karne. 06 Pragniemy współpracować wyłącznie z partnerami, podmiotami trzecimi i klientami, którzy kierują się standardami podobnymi do naszych. Więcej informacji można znaleźć online Nasz Kodeks dostępny jest w wersji drukowanej i elektronicznej, którą można znaleźć w witrynie internetowej www.serco.com/codeofconduct. Znajdują się tam również dodatkowe narzędzia, informacje i porady, które pomagają właściwie postępować. Należy regularnie śledzić najnowsze wersje Kodeksu, ponieważ jest on aktualizowany stosownie do potrzeb. Uzupełnienia pojawiają się w pierwszej kolejności w wersji online. Twoja opinia Chętnie przyjmujemy komentarze i sugestie pracowników dotyczące ulepszania naszego Kodeksu oraz innych reguł i standardów. Jeśli wydaje Ci się, ze czegoś brakuje lub można coś poprawić, daj nam znać. Komentarze i sugestie można przesyłać na adres e-mail [email protected] lub przedstawić podczas rozmowy z jednym z liderów ds. etyki (Ethics Lead), których dane kontaktowe znajdują się w witrynie internetowej www.serco.com/codeofconduct. 07 Nasz Kodeks Postępowania Uwaga dla menedżerów Zakres obowiązków firmy Serco Twój zakres obowiązków Firma Serco musi działać zgodnie z lokalnymi przepisami, przestrzegać praw człowieka i szanować jego godność na wszystkich terenach, na których prowadzimy działalność. Wyznaczamy sobie również standardy zachowania i nalegamy na ich przestrzeganie. Zawsze powinniśmy działać rzetelnie i uczciwie, szanując środowisko i społeczności, wśród których pracujemy. Niezależnie od Twojej pozycji w firmie Serco ponosisz odpowiedzialność za swoje działania i zachowania, a także za zgłaszanie przypadków naruszenia naszego Kodeksu. Oto lista rzeczy, których można się po nas spodziewać. Przedstawiamy tu właściwe sposoby zachowania się, których wszyscy powinni przestrzegać. Oczekujemy, że nasi pracownicy i współpracownicy zawsze będą: • Znać nasz Kodeks, stosować go w praktyce i uczynią Kodeks swoim stylem życia; Zawsze powinniśmy: • Brać udział w szkoleniach, które wymagają ich uczestnictwa, aby nauczyć się, jak uczynić nasz Kodeks stylem życia, a także przestrzegać przepisów prawa i reguł dotyczących wykonywanej pracy; • Zapewniać środowisko pracy, które aktywnie wspiera nasz Kodeks i nasze Obowiązujące Zasady; • Trafnie osądzać każdą sytuację i zadawać pytania, jeśli nie są pewni, jak postąpić; • Upewniać się, że wszyscy, którzy z nami współpracują, rozumieją nasz Kodeks i potrafią zastosować jego zasady w praktyce; • Zgłaszać wszystkie obawy związane z potencjalnym naruszeniem zasad naszego Kodeksu i nie pozwalać innym na naruszanie tych zasad ani do tego nie zachęcać; • Robić wszystko, co w naszej mocy, aby upewnić się, że wszyscy postępują zgodnie z zasadami naszego Kodeksu; • W pełni współpracować, jeśli zostaną poproszeni o pomoc w śledztwie dotyczącym domniemanego naruszenia zasad; Spoczywa na Was dodatkowa odpowiedzialność związana z zapewnianiem przywództwa i upewnianiem się, że nigdy nie „omijamy“ problemów ani sytuacji, które powinny zostać rozwiązane. Powinniście dopilnować, aby podlegający Wam pracownicy rozumieli nasz Kodeks i jego konsekwencje, a także potrafili zastosować jego zasady w praktyce. Równie ważne jest zapewnianie wszystkich postępujących właściwie pracowników, że będą wspierani i chronieni. Więcej informacji na temat Twoich obowiązków oraz reguł i standardów firmy Serco można znaleźć w Systemie zarządzania firmy Serco. Jeśli w dalszym ciągu masz wątpliwości, skontaktuj się ze swoim bezpośrednim przełożonym. • Zachęcać wszystkich pracowników do zwracania się o pomoc i do zasięgania porady w sytuacjach, kiedy nie są pewni, w jaki sposób postąpić lub kiedy wydaje im się, że naruszane są zasady naszego Kodeksu; • Zapewniać poufne zasoby umożliwiające wszystkim pracownikom zasięgnięcie porady lub zgłoszenie naruszeń zasad Kodeksu; • Wspierać i chronić osoby, które zgłaszają naruszenie obowiązujących zasad lub pomagają w śledztwie, przed jakimikolwiek aktami odwetu skierowanymi przeciwko nim; • Skutecznie radzić sobie z obawami dotyczącymi właściwego zachowania się; • Pracować wyłącznie z partnerami, podmiotami trzecimi i klientami, którzy kierują się standardami etycznymi podobnymi do naszych; • Wprowadzać w życie udoskonalenia niedługo po ich wymyśleniu oraz jak najszybciej zmieniać niewłaściwe działania. 08 09 Nasz Kodeks Postępowania Uczciwość firmy Serco zależy od Twojej uczciwości. Nasz Kodeks: Praktyka Praktyka Nasz Kodeks został stworzony, aby pomóc Ci właściwie postępować. Jeśli wydaje Ci się, że coś należy zgłosić… • Porozmawiaj ze swoim bezpośrednim przełożonym, z pracownikiem Działu Kadr lub liderem ds. etyki (Ethics Lead). Znajdują się w nim wytyczne dotyczące właściwych i niewłaściwych zachowań w większości sytuacji, w których można się znaleźć. • Skorzystaj z naszego procesu zgłaszania Speak Up. Nie jest skomplikowany, a jednocześnie chroni osobę, która z niego korzysta. Instrukcje dotyczące korzystania z procesu zgłaszania Speak Up znajdują się na stronie 74. Żaden Kodeks Postępowania nie jest jednak w stanie odnieść się do każdej możliwej sytuacji. Dlatego nasz Kodeks to więcej niż tylko zestaw przepisów. To sposób aktywnego oceniania swoich działań i działań ludzi znajdujących się w pobliżu przy jednoczesnym zadawaniu sobie pytania: „Czy to jest zgodne z naszymi zasadami?“ Skargi Zgłaszanie skarg może wiązać się z różnymi sytuacjami, na przykład: Nasz Kodeks w praktyce • Z zadaniami, które zostały Ci powierzone do wykonania w ramach obowiązków służbowych; Jeśli nie masz pewności, jak postąpić... • Porozmawiaj ze swoim bezpośrednim przełożonym, z pracownikiem Działu Kadr lub liderem ds. etyki (Ethics Lead). • Z warunkami Twojej umowy o pracę, takimi jak wynagrodzenie; • Skorzystaj z pomocy naszego przewodnika do podejmowania decyzji (Decision Making Guide) zamieszczonego na stronie 68. • Skorzystaj z zestawu narzędzi oraz aplikacji SayNo. Są one dostępne w witrynie internetowej http://serco.saynotoolkit.net, z której można również pobrać aplikację. Upewnij się! Jeśli masz pytanie lub coś Cię niepokoi… • Nasz przewodnik „Get It Answered“ („Znajdź odpowiedź“) pomoże Ci zdecydować, dokąd najlepiej udać się po poradę. Przewodnik jest dostępny na stronie 72. Zapytaj! Osoby, które dbają o dobro naszego Kodeksu dbają o dobro nas wszystkich. 10 Problemowe sytuacje należy zgłaszać jak najszybciej! • Ze sposobem, w jaki jesteś traktowany(a) w pracy, na przykład jeśli nie przyznano Ci awansu, na tóry Twoim zdaniem zasługiwałeś(aś). Skargi należy zgłaszać zgodnie z lokalnymi procedurami. Dopilnujemy, żeby każda z nich została odpowiednio rozpatrzona. Jeśli masz wątpliwości, porozmawiaj ze swoim bezpośrednim przełożonym lub z pracownikiem Działu Kadr. Więcej informacji można znaleźć online Drukowana wersja naszego Kodeksu zawiera wiele wytycznych, ale jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, więcej szczegółów i porad, a także łącza do odpowiednich reguł oraz podobnych problemów znajdziesz online pod adresem www.serco.com/codeofconduct. Zawsze będziemy wspierać osoby, które uczynią nasz Kodeks swoim stylem życia i przez to pomogą chronić naszą uczciwość. 11 Nasz Kodeks Postępowania Nasz Kodeks: Styl życia Czasem może się wydawać, że istnieje dobry powód niewłaściwego postępowania. „Wszyscy to robią...“ „Musimy zdobyć ten kontrakt...“ Wszyscy powinniśmy traktować nasz Kodeks jako styl życia. Nie mamy na myśli samych przepisów, ale również stojące za nimi zasady. Styl życia „Nikt się nie dowie …“ „Zależy Ci na tej pracy? …“ „Tak już tutaj jest...“ itp. itd. Ale to nieprawda. 12 13 Nasi pracownicy Pragniemy, aby firma Serco była wspaniałym miejscem pracy. Szanujemy naszych pracowników na całym świecie, ich prawa i warunki zatrudnienia. Dostarczamy im możliwości rozwoju oraz tworzymy środowisko, w którym wszyscy czują się ważni i mają równe szanse. Nasz Kodeks Postępowania > Nasi pracownicy Nasz sukces zależy od umiejętności, uczciwości i różnorodności naszych pracowników. www.serco.com/ codeofconduct 14 15 Prawa człowieka W żadnych okolicznościach nie popieramy wykorzystywania ludzi ani łamania praw człowieka i nie pracujemy z podmiotami, które się tego dopuszczają. Nasz Kodeks Postępowania > Nasi pracownicy Czego możesz oczekiwać od nas: Wspieramy Powszechną Deklarację Praw Człowieka ONZ. Oznacza to, że niezależnie od położenia geograficznego szanujemy i popieramy fundamentalne prawa człowieka oraz wolności wszystkich naszych pracowników i współpracowników, a także społeczności, wśród których działamy. Nie tolerujemy łamania praw człowieka. Działamy w ich obronie i zapobiegamy wykorzystywaniu ludzi. Zawsze będziemy wspierać osoby, które postanowią zgłosić przypadki łamania praw człowieka. Nigdy nie będziemy świadomie uczestniczyć w działaniach ani relacjach pośrednio lub bezpośrednio łamiących prawa człowieka. Nie będziemy również czerpać korzyści z takich działań. Nie będziemy korzystać z pracy przymusowej, obowiązkowej, nielegalnej ani pracy dzieci. Nie będziemy świadomie współpracować z podmiotami, które stosują te metody. Działamy w wielu częściach świata. Ponieważ niektóre kraje są oskarżane o łamanie praw człowieka, nasza kadra zarządzająca (Executive Management Team) musi zatwierdza wszystkie projekty i możliwości biznesowe przed rozpoczęciem działalności w tych rejonach. Jeśli nie ma możliwości prowadzenia interesów bez łamania praw człowieka, wolimy zrezygnować z działalności. Prawa człowieka i nasze Obowiązujące Zasady Prawa człowieka to podstawowe prawa i wolności, które przysługują wszystkim ludziom na całym świecie. Składają się na nie prawo do życia, prawo do szacunku dla życia prywatnego i rodzinnego, a także prawo do wolności myśli, sumienia i przekonań. Prawo każdego człowieka do godnego, sprawiedliwego, równego i pełnego szacunku traktowania stanowi podstawę naszych własnych Obowiązujących Zasad. Dokładamy starań, aby te zasady były codziennie przestrzegane na terenie całej firmy. Nie tolerujemy handlu ludźmi w żadnej postaci, w tym wykorzystywania ludzi do płatnego seksu i pracy przymusowej. Będziemy sprawdzać informacje na temat naszych współpracowników i zwracać uwagę na ich działalność. Jeśli odkryjemy, że współpracujący z nami podmiot łamie prawa człowieka lub łamał je w przeszłości, zakończymy nasze relacje i zgłosimy nadużycie. Oczekujemy od Ciebie: • Przestrzegania naszych wartości i zasad, szanowania innych ludzi oraz chronienia praw człowieka. • Reagowania na nadużycia. Zawsze zadawaj sobie pytanie: „Czy to jest zgodne z naszymi zasadami?“. • Stosowania się do przepisów prawnych i wymagań naszego Kodeksu dotyczących zatrudnienia i zasad pracy. • Niezwłocznego zgłaszania podejrzeń dotyczących łamania praw człowieka. • Niekorzystania z pracy przymusowej, obowiązkowej, nielegalnej ani pracy dzieci. Nie podejmowania świadomej współpracy z podmiotami, które stosują te metody. Łamanie praw w bezpośredni i pośredni sposób Bezpośrednie łamanie praw człowieka ma miejsce, kiedy firma sama narusza te prawa lub powoduje ich naruszenie. Podobnie klasyfikujemy sytuację, w której firma jest zmuszona do łamania praw człowieka ze względu na przepisy panujące w kraju, w którym prowadzona jest działalność. Istnieje również możliwość łamania praw człowieka w sposób pośredni. Często nazywane jest to „współudziałem w łamaniu praw człowieka“. Zazwyczaj ma to miejsce, kiedy naruszenie popełnia podmiot, z którym firma utrzymuje relacje biznesowe. Może to być dostawca, podmiot trzeci lub nawet klient. 16 Firma Serco jest orędownikiem praw człowieka. ! Zastanów się! Działamy w wielu częściach świata. Niektóre kraje są oskarżane o łamanie praw człowieka. Musimy zachowywać czujność, aby nawet pośrednio nie mieć związku z nadużyciami. Czasem argument „Tak już tutaj jest“ brzmi bardzo przekonująco. Nigdy nie daj się przekonać. Zachowaj czujność! Działania naszych dostawców, współpracujących z nami podmiotów trzecich i klientów nie są dla nas obojętne. W jakiej sytuacji ponosisz odpowiedzialność za łamanie praw człowieka? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszych pracowników: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Poste˛powanie biznesowe i standardy etyczne grupy Drzewo decyzyjne dotycza˛ce praw człowieka — Standardowa Procedura Operacyjna Grupy 17 Uczciwe traktowanie Cenimy sobie różnorodność i wierzymy, że wszyscy mają prawo do możliwości zatrudnienia i awansu na podstawie swoich talentów i zasług. Nasz Kodeks Postępowania > Nasi pracownicy Czego możesz oczekiwać od nas: Pomagamy sobie wzajemnie wyróżniać się w otwartym i uczciwym środowisku pracy, w którym wszyscy są równo traktowani. Jesteśmy przeciwni dyskryminacji i zgłaszamy jej przypadki. Osobom, którym przyznano elastyczne warunki pracy, przysługują takie same możliwości rozwoju jak pracownikom zatrudnionym na pełny etat. Nasze praktyki w zakresie zatrudniania opierają się na równym i sprawiedliwym traktowaniu wszystkich kandydatów. Oznacza to, że decyzje związane z rekrutacją, zatrudnianiem, rozwojem i możliwościami zawodowymi są podejmowane na podstawie indywidualnych zasług i predyspozycji. Osoby niepełnosprawne nie będą w gorszej sytuacji podczas rekrutacji ani przyznawania awansów. Zapewniamy naszym pracownikom szkolenia i pomagamy im rozwijać umiejętności, a także prowadzimy otwarte i konstruktywne rozmowy na temat wydajności. Rozpoznajemy i konkurencyjnie wynagradzamy dobre wyniki w pracy. Zrobimy wszystko, co w naszej mocy, aby się upewnić, że podmioty trzecie, z którymi współpracujemy, traktują swoich pracowników tak samo, jak my traktujemy naszych. Zrobimy co w naszej mocy, aby pomóc Ci znaleźć równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Jeśli potrzebujesz elastycznych warunków pracy lub jeśli pragniesz dostosować swoje środowisko pracy w inny sposób, spróbujemy w miarę możliwości spełnić Twoje życzenia. Oczekujemy od Ciebie: • Postępowania zgodnego z naszymi wartościami i Obowiązującymi Zasadami; • Traktowania wszystkich sprawiedliwie, równo i z szacunkiem; • Umiejętności rozpoznania właściwego zachowania się, dzięki której unikniesz nieumyślnej dyskryminacji lub niezamierzonego niesprawiedliwego traktowania innych; • Rozumienia naszych reguł oraz przepisów dotyczących pracy i zatrudnienia, oraz zgodnego z nimi postępowania; • Szacunku dla lokalnych i osobistych kultur i tradycji; • Zgłaszania podejrzeń dotyczących dyskryminacji bądź niesprawiedliwego traktowania. Dyskryminacji mówimy „nie“ Według firmy Serco dyskryminacja to niesprawiedliwe, nierówne lub niekorzystne traktowanie osoby albo grupy ze względu na: Płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub narodowościowe, orientację seksualną, tożsamość płciową, religię, przekonania polityczne, działalność w związkach zawodowych, stan cywilny, obowiązki opiekuńcze, niepełnosprawność, wiek bądź obywatelstwo. Chcemy, żeby dla wszystkich naszych pracowników było to absolutnie jasne: nie tolerujemy żadnego rodzaju dyskryminacji. Jeśli jesteś świadkiem lub ofiarą dyskryminacji, zgłoś to. Zawsze będziemy traktować naszych pracowników uczciwie i równo. ! Zastanów się! Niesprawiedliwe traktowanie oparte na uprzedzeniu i dyskryminacji może się szybko zakorzenić i stać się „normą“, jeśli nie zostanie zduszone w zarodku. Osoby, które nie zgłaszają swoich podejrzeń dotyczących niesprawiedliwego traktowania, stają się jego współuczestnikami. Niewinny żart czy dyskryminacja? Potrafisz odróżnić? Staw czoło dylematom naszych pracowników online: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Standard Grupy dotycza˛cy dokumentu Employee Lifecycle Udzielimy Ci wsparcia i obronimy przed aktami odwetu. Instrukcje dotyczące korzystania z procesu zgłaszania Speak Up znajdują się na stronie 74. 18 19 Prześladowanie, nękanie i przemoc Wszyscy pracownicy firmy Serco mają prawo do szacunku w miejscu pracy wolnym od prześladowania, nękania i przemocy w jakiejkolwiek postaci. Nasz Kodeks Postępowania > Nasi pracownicy Czego możesz oczekiwać od nas: Są to niedopuszczalne sposoby zachowania, których nie będziemy tolerować. Osobom winnym takiemu zachowaniu grozi postępowanie dyscyplinarne. Przypadki przemocy traktujemy bardzo poważnie. Ofiary przemocy, które na jej skutek przeżyły traumę fizyczną lub psychiczną, mogą liczyć na nasze wsparcie w okresie wracania do siebie. Służymy również wsparciem w zakresie postępowania karnego wymierzonego przeciwko sprawcom przemocy. Dołożymy wszelkich starań, aby w miejscu pracy wszyscy byli traktowani z szacunkiem. Nie tolerujemy prześladowania, nękania ani przemocy w jakiejkolwiek postaci. Nieważne, czy osobą winną jest współpracownik, podmiot trzeci czy osoba prywatna. Badamy wszystkie przypadki przemocy. W razie konieczności możemy zgłosić sprawę policji i postawić winnym zarzuty kryminalne. Oczekujemy od Ciebie: • Traktowania wszystkich współpracowników z szacunkiem i godnością; • Unikania upokarzania lub obrażania innych osób, bądź rozpowszechniania złośliwych plotek na ich temat; • Zdawania sobie sprawy z różnic kulturowych i przekonań oraz szanowania ich; • Zgłaszania jakichkolwiek przypadków prześladowania, nękania lub przemocy, a także obaw związanych z ich występowaniem; • Unikania zachowań, które mogą być obraźliwe, zastraszające lub złośliwe; • Współpracy podczas badania przypadków przemocy; • Niestosowania aktów odwetu wobec osób, które je zgłosiły. • Niestosowania gróźb związanych z przemocą psychiczną lub fizyczną; Prześladowanie Prześladowanie to jakakolwiek forma obraźliwego lub zastraszającego zachowania. Może być to również nadużywanie pozycji, które sprawia, że ktoś czuje się niespokojny, zagrożony, niepewny, upokorzony lub bezradny. Nękanie Nękanie to jakiekolwiek zachowanie, które może obrażać drugiego człowieka, naruszać jego godność, zastraszać go lub poniżać. Wśród przykładów można wymienić: prześladowanie, używanie gróźb lub obraźliwych słów, groźby użycia siły lub napaść, niepożądany kontakt fizyczny lub psychiczny, a także otwartą wrogość w miejscu pracy. Przemoc Przemoc nie oznaczy tylko przemocy fizycznej. Jest to jakiekolwiek zachowanie, które sprawia, że druga osoba czuje się zagrożona. Do przykładów przemocy zaliczamy: obelgi słowne, używanie obraźliwego języka, rasistowskie lub seksistowskie uwagi, groźby wyrządzenia krzywdy lub ataki fizyczne, w tym plucie i rzucanie przedmiotami. Nie tolerujemy prześladowania, nękania i przemocy w miejscu pracy. ! Zastanów się! Coś, co dla Ciebie jest niewinnym komentarzem lub działaniem, może obrazić osobę, która wywodzi się z innej kultury. Zwracaj uwagę na to, żeby nikogo nie urazić swoim zachowaniem. Jeśli jesteś świadkiem przemocy lub nękania, nie pozostawaj obojętny(a). Zawsze zgłaszaj takie przypadki — im wcześniej, tym lepiej. Niewystarczająco poważne, żeby to zgłaszać? Gdzie leży granica? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszych pracowników: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Zadaj sobie pytanie: „Czy chciał(a)bym być traktowany(a) w ten sposób?“ „Czy to jest zgodne z naszymi zasadami?“ Standard Grupy dotycza˛cy dobrego samopoczucia pracowników 20 21 Nasz Kodeks Postępowania > Nasi pracownicy Bezpieczne miejsce pracy Kierujemy się wizją Zero szkód. Czego możesz oczekiwać od nas: Nie chcemy, żeby ktokolwiek był narażony na krzywdę z powodu prowadzonej przez nas działalności. Ciągle rozwijamy i poprawiamy nasze systemy i procedury, aby zapewnić wszystkim bezpieczeństwo. W związku z tym tworzymy żywą kulturę, w której każdy ma wysoki poziom świadomości dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy, wszyscy rozumieją swoje obowiązki związane z zachowywaniem bezpieczeństwa w miejscu pracy dla dobra własnego oraz innych osób, a także zostali przeszkoleni w zakresie sposobów eliminowania wypadków, sytuacji grożących wypadkiem i chorób związanych z wykonywaną pracą i stosują tę wiedzę w praktyce. Oczekujemy od Ciebie: Podstawowym obowiązkiem naszych jednostek organizacyjnych jest identyfikowanie problemów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w każdym aspekcie działalności i zarządzanie • Aktywnego propagowania naszej kultury bezpieczeństwa oraz naszych standardów i procedur związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy; • Obsługi urządzeń wyłącznie po ukończeniu odpowiedniego szkolenia, dzięki któremu zostaniesz zarejestrowany jako kompetentny użytkownik; • Zdawania sobie sprawy ze swoich osobistych obowiązków, a także osobistego wkładu w utrzymywanie bezpiecznego miejsca pracy; • Zgłaszania jakichkolwiek wadliwych urządzeń lub czynności zawodowych, które nie są według Ciebie bezpieczne; • Działania zgodnego z instrukcją postępowania lub oceną ryzyka właściwą dla wykonywanego zadania; • Korzystania z odpowiednich środków ochrony osobistej w sytuacjach, które tego wymagają, oraz prosić o wymianę uszkodzonych środków; Potrzebujesz dodatkowego szkolenia? Potrzebujesz dodatkowych informacji związanych z bezpieczeństwem? Dzielimy się odkryciami, najlepszymi praktykami, nowymi podejściami, technologiami, szkoleniami i sprzętem, które pomagają nam zrealizować naszą wizję Zero obrażeń na terenie całej firmy. Współpracujemy również z naszymi partnerami, wykonawcami i klientami, aby upewnić się, że działają oni zgodnie z naszymi standardami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy lub że obowiązują u nich podobne standardy. Kiedy jesteśmy zobowiązani umową do postępowania zgodnie z systemem zarządzania bezpieczeństwem, który należy do klienta, upewniamy się, że nie naruszamy przy tym naszych własnych standardów. • Odpowiedniego dbania o własne zdrowie i dobre samopoczucie oraz o zdrowie i dobre samopoczucie osób, na które mają wpływ Twoje działania lub zaniedbania; Niebezpieczne warunki lub procedury? nimi. Wymaga to formalnego i systematycznego podejścia, aby zagrożenia zostały zidentyfikowane, ocenione, ograniczone, a wreszcie wyeliminowane. • Zaprzestania pracy, jeśli uważasz, że nie jesteś w stanie wykonywać swoich obowiązków w bezpieczny sposób, i niezwłocznego zgłoszenia przyczyny; • Niezakłócania porządku, niezażywania środków odurzających i nieuczestniczenia w innych działaniach, które mogą spowodować obrażenia u Ciebie lub innych osób; • Zgłaszania wszystkich wypadków i niebezpiecznych zdarzeń; • Współpracy podczas badania przebiegu wypadków lub zajść. Żadne zadanie nie jest zbyt pilne, żeby wykonać je w bezpieczny sposób. Zgłoś to! Standard Grupy dotycza˛cy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz środowiska 22 23 Zażywanie środków odurzających Kierujemy się określonymi regułami, aby chronić pracowników przed konsekwencjami uzależnienia od narkotyków, alkoholu i innych środków odurzających. Staramy się pomóc osobom, które mają problemy, ale jednocześnie działamy tak, aby nasi pracownicy mogli wykonywać swoje obowiązki w bezpiecznym, higienicznym miejscu pracy, w środowisku wolnym od środków odurzających. Nasz Kodeks Postępowania > Nasi pracownicy Czego możesz oczekiwać od nas: zażywanie przez Ciebie środków odurzających będzie stanowić zagrożenie dla Ciebie lub innych osób, możemy wszcząć wobec Ciebie procedury dyscyplinarne. Zażywanie środków odurzających stanowi poważne zagrożenie bezpieczeństwa i higieny pracy. W razie konieczności wprowadzimy odpowiednie procedury zapobiegające, do których zaliczają się między innymi kontrole trzeźwości. Są one obowiązkowe i uczestnictwo w nich stanowi część umowy o pracę. Więcej informacji na ten temat będzie w stanie udzielić Ci Twój bezpośredni przełożony lub dział HR. Jeśli masz problem z uzależnieniem od środków odurzających, postaramy się pomóc, ale równocześnie powinieneś(powinnaś) szukać pomocy samodzielnie oraz pamiętać o przestrzeganiu naszych wymagań. Musimy dbać o bezpieczne środowisko pracy, będziemy również reagować na słabe wyniki w pracy, nieprawidłowości lub nadmierną absencję Może się zdarzyć, że udzielane przez nas wsparcie będzie się pokrywać z procedurami dyscyplinarnymi. Jeśli weźmiesz urlop z powodu uzależnienia od środków odurzających, przed Twoim powrotem możemy zażądać przeprowadzenia oceny zdolności do pracy. Możemy również wymagać od Ciebie zasięgnięcia kontrolnej porady psychologicznej, a także stawiania się na regularnych badaniach i brania udziału w niezapowiedzianych testach. Jeśli podejmiesz leczenie, będziemy szanować Twoją prywatność w najszerszym możliwym zakresie. Współpracując z Tobą, postaramy się umożliwić Ci powrót do obowiązków wykonywanych przed rozpoczęciem leczenia lub, jeśli to niemożliwe, zaproponować Ci inne stanowisko. Jeśli masz problem, doradzimy Ci zwrócenie się o specjalistyczną pomoc najszybciej, jak to możliwe. Jeśli tego nie zrobisz, a Oczekujemy od Ciebie: • Pojawiania się w pracy w stanie trzeźwym — wolnym od alkoholu, narkotyków lub innych środków odurzających, które mogą mieć wpływ na wykonywanie obowiązków służbowych. • Dbania o własne zdrowie i gotowości do wykonywania swoich obowiązków w godzinach pracy. • Niezażywania, nieposiadania, niesprzedawania ani nierozprowadzania narkotyków lub środków odurzających na terenie zakładu pracy. Zabronione jest również spożywanie alkoholu. • Powiadomienia nas, jeśli lekarz przepisał Ci środki, które mogą wpływać na Twoje wyniki w pracy. Nie zastosujemy w stosunku do Ciebie żadnych kar, ale musimy mieć pewność, że nie stwarzasz zagrożenia dla siebie ani swoich współpracowników. • Zgłaszania swoich podejrzeń dotyczących nadużywania środków odurzających przez inne osoby. To Twój obowiązek! • Jak najszybszego zwrócenia się o specjalistyczną pomoc w przypadku problemów z narkotykami lub alkoholem i przestrzegania wszystkich wymagań podczas wracania do zdrowia. Nie masz pewności, jakie rozwiązanie jest najlepsze? Zapytaj. Pracownicy powinni być zawsze zdolni i gotowi do wykonywania swoich obowiązków służbowych. ! Wydaje Ci się, że znajomy ma problem, ale nie masz pewności. Co należy zrobić? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszych pracowników: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Standard Grupy dotycza˛cy dobrego samopoczucia pracowników 24 25 Nasza firma Jesteśmy dużą firmą. Pracujemy zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, w wielu częściach świata. Sprawia to, że mamy znaczny wpływ na społeczeństwo, gospodarkę i środowisko. Pragniemy, żeby był to wpływ pozytywny. Pragniemy zmieniać życia ludzi na lepsze. Oznacza to uczynienie naszych wartości stylem życia, postępowanie zgodne z naszymi standardami na całym świecie, a także traktowanie środowiska, w którym działamy, oraz ludzi, wśród których pracujemy, z uwagą, szacunkiem i troską. Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Nasza uczciwość biznesowa zależy od Twojej uczciwości. Liczymy na to, że będziesz właściwie postępować i chronić naszą reputację. www.serco.com/ codeofconduct 26 27 Nasz międzynarodowy profil Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Prowadzimy działalność w wielu krajach i mamy duży wpływ na to, co się dzieje na świecie. Chcemy, aby był to wpływ pozytywny. W związku z tym nie tylko przestrzegamy wielu praw i przepisów regulujących działalność międzynarodową, ale również pomagamy sobie wzajemnie, aby właściwie postępować. Czego możesz oczekiwać od nas: Przestrzegamy zgodnych z przepisami specjalnych ograniczeń handlowych. W niektórych krajach na przykład istnieją przepisy dotyczące transferu sprzętu, oprogramowania, usług lub technologii do odbiorców, którzy znajdują się w innych krajach lub są obcokrajowcami. Może to dotyczyć transferów do innych oddziałów Serco, a nawet obcokrajowców zatrudnionych w naszym zespole. Przestrzegamy przepisów prawa obowiązujących w krajach, stanach, prowincjach i gminach, na terenie których działamy. Rezygnujemy z prowadzenia działalności na danym terenie, jeśli wiązałoby się to z naruszeniem naszego Kodeksu lub prawa międzynarodowego. Import, eksport i inne ograniczenia handlowe Przestrzegamy narodowych i międzynarodowych ograniczeń związanych z handlem oraz importem i eksportem, a także wszystkich zgodnych z przepisami sankcji i bojkotów. Nie stosujemy nielegalnych sankcji ani nie bierzemy udziału w zabronionych lub ograniczających konkurencję praktykach handlowych, co czasami może to prowadzić do konfliktu prawnego. W takim przypadku należy zawsze zasięgnąć porady prawnej, przesyłając problem do rozwiązania za pośrednictwem Rady Ogólnej (General Council) swojego oddziału lub kierownika działu handlowego (Commercial Lead). Pragniemy, aby wszyscy ufali, ze zawsze działamy w sposób prawidłowy, szczery i zgodny z prawem. Oczekujemy od Ciebie: Praca z klientami rządowymi Nasza praca z klientami rządowymi czasami wymaga od nas nietypowych ustaleń, które mają na celu ochronę bezpieczeństwa i interesu narodowego. Zawsze przestrzegamy wszytskich wymagań lub uzgodnień tego rodzaju, które są zgodne z przepisami. Może się zdarzyć, że zostaniemy poproszeni o współpracę przy wewnętrznych lub rządowych inspekcjach bądź śledztwach. Nigdy nie odmawiamy współpracy i zawsze przestrzegamy prawa. • Przestrzegania przepisów prawa obowiązującego w kraju, w którym pracujesz. • Przestrzegania przepisów związanych ze specjalnymi ograniczeniami handlowymi lub ze specjalną umową o bezpieczeństwie, jeśli takie istnieją. Jest to niezbędny warunek umożliwiający nam prowadzenie działalności z klientami rządowymi. • Sprawdzania oraz przestrzegania lokalnie obowiązujących przepisów związanych z handlem, importem i eksportem. • Niepodejmowania działań związanych z eksportem lub importem bez wcześniejszego przeprowadzenia kontroli prawnej. • Zasięgania porady prawnej lub handlowej przed udostępnieniem informacji na temat klientów lub zgłaszanych ofert współpracownikom z innych działów firmy Serco. Dotyczy to między innymi informacji ze źródeł takich, jak zapytania ofertowe (Request For Proposal — RFP) lub przetarg wstępny. Umowy specjalne W niektórych krajach mamy z klientami rządowymi określone ustalenia. Każdy rząd wyznacza swoje własne warunki, których zawsze przestrzegamy — na przykład w Stanach Zjednoczonych przyjęliśmy zestaw reguł opartych na naszej specjalnej umowie o bezpieczeństwie (Special Security Agreement — SSA), która opisuje właściwy sposób obchodzenia się z poufnymi i wrażliwymi informacjami związanymi z organami rządowymi Stanów Zjednoczonych. W związku z tym nasi pracownicy na terenie Stanów Zjednoczonych muszą uzyskać pozwolenie na spotkania z współpracownikami z firmy Serco spoza terenu Ameryki Północnej, a po uzyskaniu zgody postępować zgodnie z określonymi zasadami, na przykład dokumentować wszystkie rozmowy telefoniczne i spotkania z tymi współpracownikami. Jeśli nie masz pewności, czy specjalne umowy o bezpieczeństwie dotyczą Twojego miejsca pracy, zapytaj swojego bezpośredniego przełożonego. 28 Serco to globalna firma, która prowadzi działalność na terenie Azji, Bliskiego Wschodu, Afryki, Australazji, Ameryki, Wielkiej Brytanii i Europy. ! • Zasięgania porady prawnej lub handlowej w przypadku pytań związanych ze specjalnymi ograniczeniami lub umowami bądź w przypadku wątpliwości związanych z zastosowaniem przepisów. • Zgłaszania jakichkolwiek przypadków naruszania przepisów. Zastanów się! Aby pracować z klientami rządowymi, musimy być godni ich zaufania. Jednym z koniecznych warunków tego zaufania jest informowanie naszych klientów o przypadkach naruszenia postanowień umowy, którą z nimi mamy. Prosimy o zgłaszanie sytuacji, które nie powinny mieć miejsca, bez względu na ich wagę oraz to, czy doszło do nich wskutek rozmyślnych działań, czy przypadkowo. Zagraniczny współpracownik zdradza niechcący w barze informacje dotyczącą kontraktu rządowego, która powinna były pozostać tajne. Zgodzisz się, że nigdy nie miało to miejsca? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Pracując z rządami, musimy być godni ich zaufania. Poste˛powanie biznesowe i etyczne standardy grupy 29 Uczciwe rynki Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Pragniemy konkurować na wolnym, uczciwym i otwartym rynku. Chcemy też, żeby wszyscy wierzyli w to, że będziemy konkurować uczciwie. Czego możesz oczekiwać od nas: W związku z tym zawsze zachowujemy się etycznie, a także wspieramy wszystkie przepisy promujące i chroniące konkurencję oraz przestrzegamy ich bez względu na to czy działamy samodzielnie, czy współpracujemy z innymi podmiotami. Nie sugerujemy ani nie dajemy do zrozumienia naszym dostawcom lub klientom, że powinni korzystać z naszych produktów bądź usług. Konkurujemy zgodnie z prawem, uczciwie i etycznie. Nie bierzemy udziału w dyskusjach z konkurentami ani nie udostępniamy im jakichkolwiek informacji, które mogłyby przyczynić się do ograniczenia konkurencji. Nie podejmujemy działań związanych z uzgadnianiem cen, kontrolowaniem dostaw, dzieleniem rynku ani bojkotowaniem klientów bądź dostawców, nie zawieramy również żadnych innych umów ograniczających konkurencję. Wszystkie informacje, które przedstawiamy potencjalnym klientom w ofertach lub podczas negocjacji kontraktowych muszą być rzetelne i prawdziwe. Działalność, którą prowadzimy dla naszych klientów, musi być zgodna z naszymi kontraktowymi zobowiązaniami i z prawem. Nie wykorzystujemy naszego wpływu do zastraszania innych ani do wywierania na nich nacisku w celu łamania zasad konkurencji. Oczekujemy od Ciebie: • Zgodnego z prawem, uczciwego i etycznego konkurowania; • Niepodejmowania w imieniu firmy działań związanych z uzgadnianiem cen, kontrolowaniem dostaw, dzieleniem rynku ani bojkotowaniem klientów bądź dostawców; • Zasięgania porady prawnej, jeśli nie masz pewności, jak postąpić; • Zgłaszania jakichkolwiek podejrzeń dotyczących zachowania ograniczającego konkurencję. • Opuszczenia jakiegokolwiek zewnętrznego wydarzenia, jeśli ktoś zacznie rozmawiać na temat informacji mających znaczenie dla konkurencji; • Unikania dyskusji i przekazywania konkurentom informacji, które mogłyby przyczynić się do ograniczenia konkurencji; Prawa antymonopolowe Prawa antymonopolowe istnieją, aby zapobiegać próbom ograniczania wolnej i sprawiedliwej konkurencji, na przykład uzgadnianiu cen. Wiele krajów stosuje te prawa w swoich granicach i poza nimi, a więc ich zasięg jest międzynarodowy. Naruszanie tych praw stanowi przestępstwo, za które grożą surowe kary — między innymi pozbawienie wolności w przypadku osób fizycznych i wysokie grzywny dla przedsiębiorstw. Nie chcemy narażać naszej reputacji na szwank przez próby zdobycia nieuczciwej przewagi konkurencyjnej. ! Zastanów się! Działając z partnerami lub konkurentami w celu złożenia wspólnej oferty na realizację kontraktu, musimy mieć pewność, że składana przez nas oferta jest etyczna i zgodna z prawem oraz korzystna dla klienta, a wszystkie zawarte w niej informacje są prawdziwe. Zachowaj szczególną ostrożność! Więcej informacji znajdziesz w sekcji „Współpraca z partnerami i konkurentami“. Jeśli nie masz pewności, czy postępujesz właściwie lub czy postępuje właściwie ktoś inny, zwróć się o radę. Przypadkiem dowiadujesz się, jaką ofertę zamierza złożyć konkurent. Jak wykorzystasz tę wiedzę? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Poste˛powanie biznesowe i etyczne standardy grupy 30 31 Współpraca z partnerami i konkurentami Działając z partnerami lub konkurentami w celu złożenia wspólnej oferty na realizację projektu, zawsze działamy w uczciwy, szczery i przejrzysty sposób. Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Czego możesz oczekiwać od nas: Zdarza się, że podczas składania oferty oraz realizacji kontraktu współpracujemy z firmami, z którymi w innych okolicznościach konkurujemy. Firma Serco bez względu na okoliczności uczciwie i szczerze współpracuje ze swoimi partnerami, konkurentami i klientami. Uczciwość zamówień • Pragniemy być znani z uczciwości w procedurach przetargowych. Nie składamy obietnic bez pokrycia i udowadniamy naszą zdolność do ich spełniania. • Zawiadamiamy klientów o jakichkolwiek błędach niezwłocznie po tym, kiedy zostaniemy o nich poinformowani. Przestrzegamy tego obowiązku dochowania staranności w stosunku do wszystkich naszych klientów. Prawidłowe negocjowanie i realizowanie kontraktów • Zachowujemy się sprawiedliwie i etycznie konkurując o możliwościi biznesowe oraz podczas ich negocjowania. • Jesteśmy otwarci i przejrzyści ustalając z klientem zasady partnerstwa. • Nie zmawiamy się z partnerami w celu przedstawiania nieprawdziwych informacji lub stawiania klienta w niekorzystnej sytuacji. • Po przyznaniu nam kontraktu robimy wszystko co w naszej mocy, aby zrealizować jego specyfikacje i przestrzegać jego warunków. • Nie szukamy winnych w sytuacji, kiedy zaszła prawdziwa pomyłka. Oczekujemy od Ciebie: • Rzetelnego i przejrzystego przedstawiania wszelkich kosztów lub innych informacji stanowiących część oferty bądź dostarczanego przez nas projektu. • Negocjowania kontraktów i zleceń w etyczny sposób oraz realizowania ich zgodnie z ich warunkami. • Dopilnowania, aby wszystkie sprawozdania, rozliczenia i dane prezentowane przez Ciebie klientowi były rzetelne i prawdziwe. Nie przedstawiamy informacji fałszywych ani wprowadzających w błąd. Wygranie kontraktu ale utrata reputacji to najgorszy interes, jaki możemy zrobić. Nigdy nie oszukujemy naszych partnerów ani klientów. ! • Niezwłocznego zgłaszania błędów swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Pomyłki mogą się zdarzać, ale należy je jak najszybciej naprawiać. Zastanów się! Podczas współpracy z partnerami istnieje pokusa składania klientom wygórowanych obietnic. Nie ulegaj tej pokusie! Odkrywasz, że partner wystawił klientowi zbyt wysoki rachunek. Ale tylko trochę. Zatrzymasz to dla siebie? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Poste˛powanie biznesowe i etyczne standardy grupy 32 33 Współpraca z innymi Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Dostawcy oraz podmioty trzecie, z którymi współpracujemy, w znacznym stopniu stanowią o sukcesie i uczciwości naszej firmy. Mogą się również przyczyniać do realizacji naszych celów zrównoważenia i odpowiedzialności społecznej i środowiskowej. Czego możesz oczekiwać od nas: Pragniemy budować długotrwałe relacje oparte na obustronnym zaufaniu z dostawcami i podmiotami trzecimi, z którymi współpra cujemy. Prowadzimy z nimi interesy w uczciwy i szczery sposób, ponieważ jest to zachowania się, którego od siebie wymagamy. W zamian za to wymagamy, aby nasi dostawcy, partnerzy, podwykonawcy i przedstawiciele przestrzegali standardów opisanych w naszym Kodeksie Postępowania Dostawców. Jasno określamy oraz stosujemy zgodne, uczciwe i przejrzyste procedury przetargowe, współpracując z odpowiednimi organami zatwierdzającymi. Nie bierzemy pod uwagę samego kosztu finansowego związanego z kupowanymi przez nas towarami i usługami. Oczekujemy od Ciebie: Rozważamy również ich wpływ z perspektywy społeczeństwa, etyki oraz środowiska. W miarę możliwości bierzemy pod uwagę cykl życia kupowanych produktów. Nie chcemy kupować towarów lub usług, które wiążą się z wykorzystywaniem innych ludzi. W związku z tym podejmujemy kroki mające na celu zminimalizowanie ryzyka wykorzystywania ludzi w obrębie naszego łańcucha dostaw. Zdajemy sobie sprawę z tego, że małe firmy, organizacje charytatywne oraz środowiskowe, przedsiębiorstwa społeczne i firmy mniejszości etnicznych stanowią ważne ogniwa naszego łańcucha dostaw, ponieważ przyczyniają się do lokalnej gospodarki i budują spójność społeczną. • Traktowania dostawców i podmiotów trzecich z szacunkiem, postępowania z nimi w uczciwy i szczery sposób oraz terminowego regulowania należności. • Zgłaszania jakichkolwiek obaw związanych z ich postępowaniem lub uczciwością, a także obaw związanych z działalnością nas samych. • Współpracy z odpowiednimi organami zatwierdzającymi. • Reagowania na działania podmiotów trzecich. Jeśli dotrą do Ciebie niepokojące pogłoski, sprawdź je lub zgłoś. Jeśli z kimś współpracujemy, interesuje nas ich działalność i sposób, w jaki jest prowadzona. Postępujemy uczciwie i szczerze z dostawcami oraz podmiotami trzecimi. Oczekujemy od nich tego samego. ! Zastanów się! Nie chcemy kupować towarów lub usług, które wiążą się z wykorzystywaniem innych ludzi ani współpracować z podmiotami, które naruszają zasady naszego Kodeksu. Jeśli masz wątpliwości, zadawaj „niewygodne pytania“. Uważnie obserwuj. Zachowaj czujność. Zgłaszaj swoje obawy. Dotarła do Ciebie plotka, że dostawca zatrudnia nielegalnych pracowników. Pytasz go o to, a on zaprzecza. Co teraz? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Standard Grupy dotycza˛cy zaopatrzenia i łańcucha dostaw Poste˛powanie biznesowe i etyczne standardy grupy Kodeks Poste˛powania Dostawców 34 35 Zatrudnianie pracowników rządowych i pracowników konkurentów Osoby, które bezpośrednio przed zatrudnieniem u nas były pracownikami rządów, z którymi współpracujemy lub naszych konkurentów bądź klientów, mogą dysponować dogłębną wiedzą o strategii swojego byłego pracodawcy, jego działalności biznesowej, praktykach i systemach. Czego możesz oczekiwać od nas: Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Zatrudnianie byłych urzędników państwowych Realizujemy wiele kontraktów rządowych i musimy przestrzegać wszystkich przepisów, które regulują takie relacje. W związku z tym musimy rozumieć przepisy, często bardzo surowe, dotyczące zatrudniania byłych urzędników państwowych, zwłaszcza tych, którzy zajmowali wysokie lub zaufane stanowiska, i przestrzegać tych przepisów. Zatrudnianie byłych pracowników konkurencji Istnieje mniej formalnych instrukcji dotyczących pracowników przechodzących do firmy Serco z konkurencyjnych firm. Bez względu na to żaden pracownik niedawno zatrudniony przez f irmę Serco nie powinien zdradzać ani być proszony o zdradzanie poufnych informacji, które mają związek z jego byłym pracodawcą. W niektórych krajach może to oznaczać roczne, dwuletnie lub nawet dożywotnie zakazy dotyczące komunikowania się z byłymi współpracownikami rządowymi lub spotykania się z nimi. W żadnym wypadku nie powinniśmy wykorzystywać tej wiedzy do uzyskania nieuczciwej przewagi konkurencyjnej. Postępujemy zgodnie z przepisami obowiązującymi w każdym kraju, w którym działamy. Oczekujemy od Ciebie: • Przestrzegania wszystkich przepisów stworzonych przez Twojego byłego pracodawcę, które określają dozwolone i niedozwolone działania oraz informacje po rozpoczęciu pracy w firmie Serco. • Nieujawniania nam żadnych poufnych informacji dotyczących Twojego poprzedniego pracodawcy. • Zgłaszania każdego konfliktu interesów i zasięgania rady, jeśli nie masz pewności dotyczącej dozwolonych działań bądź informacji, które możesz zdradzić. • Nienamawiania naszego nowego pracownika do zdradzania poufnych informacji dotyczących jego poprzedniego pracodawcy. Poufne informacje zawsze powinny pozostać poufnymi bez względu na to czy dotyczą one naszej firmy, czy innego podmiotu. (Patrz również: „Informacje poufne“) ! Zastanów się! Każdy przetarg, oferta lub kontrakt muszą być przeprowadzane w sposób wykluczający niebezpieczeństwo oskarżenia któregokolwiek członka zespołu o dawanie firmie Serco nieuczciwej przewagi bądź o ujawnianie poufnych informacji dotyczących poprzedniego pracodawcy. Przed rozpoczęciem pracy w firmie Serco pracowałeś(aś) dla konkurenta. Teraz uczestniczysz w przetargu, który możemy wygrać dzięki Twojej wiedzy.Jakich informacji możesz nam udzielić? Czy możesz zdradzić cokolwiek? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Poste˛powanie biznesowe i etyczne standardy grupy 36 37 Działalność polityczna Mamy wkład w debaty publiczne dotyczące reguł, które wpływają na naszą działalność. Pomimo to zawsze zachowujemy bezstronność w stosunku do polityki partyjnej. Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Czego możesz oczekiwać od nas: Działalność polityczna Podczas prowadzenia działalności z partiami politycznymi zawsze pozostajemy bezstronni. Nie próbujemy wpływać na decyzje rządowe za pomocą nielegalnych, nieuczciwych środków ani działań korupcyjnych. Pomimo to możemy zdecydować się na zabranie głosu w publicznej debacie dotyczącej kwestii publicznej, która bezpośrednio wpływa na naszą firmę. Pracownicy, który angażują się w lobbing w imieniu firmy lub reprezentuje nas w kwestiach rządowych i nadzoru, muszą być do tego odpowiednio upoważnieni. Muszą również przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów prawa określających sposób, w jaki firmy mogą uczestniczyć w sprawach publicznych. Często zdarza się nam współpracować z stowarzyszeniami handlowymi i branżowymi, ale w razie konieczności zastrzegamy sobie prawo do wygłaszania własnych oświadczeń. Lobbing W niektórych krajach sposób, w jaki powinni zachowywać się lobbyści i konsultanci, regulują specjalne przepisy i procedury. Ich znajomość i przestrzeganie są niezwykle ważne. Oczekujemy od Ciebie: Darowizny polityczne Nie udzielamy wsparcia żadnej partii politycznej, żadnemu politykowi ani kandydatowi na stanowisko publiczne. Nie próbujemy też pozyskiwać środków finansowych na ich korzyść. Wyjątkiem od tej zasady jest Komitet Działań Politycznych (Political Action Committee — PAC) firmy Serco bądź podobny dobrowolny program wspomagania. W takim przypadku pracownicy mogą wpłacać datki, ale pod bardzo surowymi warunkami. Tego rodzaju programy nie są dozwolone we wszystkich krajach. Choć program występuje pod nazwą firmy, musi być on prowadzony niezależnie, a firma nie może mieć wpływu na zarządzanie nim. Dyrektor generalny oddziału (Divisional CEO) może autoryzować prawidłowo tworzone i regulowane programy oraz zezwalać na składanie odpowiednich darowizn na cele polityczne pod warunkiem, że są zgodne z odpowiednimi przepisami prawa. • Swobodnego posiadania i wyrażania własnych poglądów politycznych pod warunkiem, ze są one zgodne z prawem i nie prowadzą do konfliktu interesów. Twoje poglądy polityczne nie stanowią poglądów firmy Serco. Nie zwracamy również żadnych kosztów związanych z Twoją działalnością polityczną. • Swobodnego angażowania się w działalność polityczną, łącznie z kandydowaniem na stanowisko publiczne, jeśli dokonasz takiego wyboru i posiadasz takie prawo. Jednak ze względu na to, że musimy pozostać organizacją apolityczną, udział w życiu politycznym możesz brać wyłącznie we własnym imieniu. • Nieangażowania się we wspieranie finansowe w imieniu firmy Serco żadnych partii politycznych, polityków ani kandydatów na stanowiska publiczne, Nie należy również korzystać w tym celu z aktywów firmy, jej zasobów ani kont. ! Zastanów się! Musisz zwracać uwagę na to, aby Twoje działania nie wpływały na bezstronność naszej firmy. Przed nawiązaniem kontaktu z politykami lub osobami posiadającymi wpływy polityczne należy uzyskać zezwolenie swojego biura obsługi. Podobna ostrożność jest wskazana w przypadku uczestniczenia w spotkaniu partii politycznej, które ma cele informacyjne. Osoby, które nie posiadają uprawnień do wypowiadania się w naszym imieniu, powinny jasno dać do zrozumienia, że przedstawiają własne poglądy, a nie stanowisko firmy Serco. Szanujemy władze rządowe i utrzymujemy szczere relacje z nimi, ich agencjami, urzędnikami i personelem. Warto również zachować ostrożność biorąc udział w jakichkolwiek wydarzeniach zewnętrznych, podczas których masz wygłosić przemówienie. (Patrz: „Komunikacja zewnętrzna“). Poproszono Cię o wystąpienie podczas lokalnego spotkania rządowego. Co robisz? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Nie masz pewności, jakie rozwiązanie jest najlepsze? Zapytaj. Poste˛powanie biznesowe i etyczne standardy grupy 38 39 Przekupstwo i korupcja Korupcja jest zjawiskiem negatywnym bez względu na skalę jej występowania. Samo podejrzenie korupcji może poważnie zaszkodzić naszej reputacji. Bez względu na „lokalny zwyczaj“ wszystkie formy działań korupcyjnych, w tym niewielkie płatności przyspieszające tok spraw, są zabronione. Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Czego możesz oczekiwać od nas: W żadnych okolicznościach nie akceptujemy jakichkolwiek nieprawidłowych płatności, których celem jest wywieranie wpływu na transakcje handlowe, zachęcanie innych do niewłaściwego postępowania lub podejmowania decyzji na naszą korzyść. Nalegamy na to, aby nasze reguły dotyczące korupcji, przekupstwa i płatności przyspieszających tok spraw były przestrzegane przez naszych partnerów biznesowych, w tym przez spółki joint-venture, przedstawicieli, wykonawców i dostawców. Nie proponujemy płatności przyspieszających tok spraw i zabraniamy współpracującym z nami lub reprezentującym nas podmiotom ich stosowania. Oczekujemy od Ciebie: Korupcja To jakiekolwiek niewłaściwe i niezgodne z prawem zachowanie mające na celu uzyskanie przewagi za pomocą nielegalnych środków. Do form korupcji zaliczamy: przekupstwo, nadużycie władzy, wyzysk, oszustwo, podstęp, zmowy, kartele, oszustwa finansowe i pranie brudnych pieniędzy. Przekupstwo Oznacza wręczanie lub przyjmowanie niezasłużonych korzyści, których celem jest wpłynięcie na zachowanie innej osoby. Często spotykaną formą przekupstwa jest „łapówkarstwo“ — wręczanie korzyści w zamian za przychylne traktowanie. Obie formy stanowią korupcję. Brytyjska Ustawa o przeciwdziałaniu korupcji (UK Bribery Act) Będąc firmą z siedzibą w Wielkiej Brytanii, musimy przestrzegać przepisów Brytyjskiej Ustawy o przeciwdziałaniu korupcji. Dotyczy to wszystkich pracowników firmy Serco na całym świecie oraz wszystkich osób, które działają w naszym imieniu. Postępowanie sądowe obejmuje również osoby, które nie są obywatelami Wielkiej Brytanii, oraz przestępstwa, które zostały popełnione poza granicami Wielkiej Brytanii. Naraża to firmę Serco na karę grzywny, a także utratę reputacji. Płatności przyspieszające tok spraw To sumy pieniędzy przekazywane urzędnikom państwowym, aby przyspieszyć lub „wspomóc“ ich działania. Z tego względu nazywane są czasem „smarowaniem“ lub „przyspieszaczem“. Niezależnie od lokalnego zwyczaju nasz Kodeks zabrania stosowania płatności przyspieszających tok spraw, niezależnie od położenia geograficznego. Traktujemy je na równi z łapówkami bez względu na wysokość płatności. 40 Osobom angażującym się w działania korupcyjne grożą procedury dyscyplinarne lub postępowanie karne. Nie angażujemy się w żadnego rodzaju bezpośrednie ani pośrednie działania korupcyjne, niezależnie od położenia geograficznego. Szczególne okoliczności W rzadkich przypadkach może się zdarzyć, że zostaniesz zmuszony(a) do uiszczenia nielegalnej płatności. Zapłać, jeśli istnieje zagrożenie w stosunku do Ciebie lub innych osób. Zawsze pamiętaj jednak o tym, aby udokumentować płatność i jej okoliczności, po czym niezwłocznie zgłosić swojemu bezpośredniemu przełożonemu oraz oddziałowemu liderowi ds. etyki. • Szczerego i uczciwego postępowania. Nie bierz udziału w żadnego rodzaju działaniach korupcyjnych ani nie wykorzystuj innych do działania w ten sposób w Twoim imieniu. • Zwracania uwagi na szczerość i uczciwość przedstawicieli reprezentujących firmę Serco, a także naszych partnerów biznesowych, wykonawców oraz dostawców. Każdy z nich powinien rozumieć nasz Kodeks i postępować zgodnie z jego zasadami. • Niezwłocznego zgłaszania podejrzeń lub przypadków korupcji, przekupstwa lub płatności przyspieszających tok spraw, w które firma Serco mogłaby być zamieszana w jakikolwiek sposób. • Zbierania rachunków i odnotowywania wszystkich zgodnych z przepisami płatności. Obejmuje to stałe i opublikowane płatności, na przykład służące do szybkiego przetworzenia wniosku wizowego, które powinny być przejrzyste i otwarte. Nie proponujemy łapówek lub płatności przyspieszających tok spraw ani ich nie przyjmujemy. Nie zachęcamy również do ich stosowania. ! Zastanów się! Czasem może się wydawać, że niewłaściwe postępowanie jest uzasadnione lub nieszkodliwe, na przykład jeśli dzięki niewielkiej nielegalnej płatności można uniknąć opóźnienia realizacji projektu. Nie ulegaj pokusie. Pamiętaj: wolimy zrezygnować z działalności lub stracić pieniądze niż brać udział w działaniach korupcyjnych, niezależnie od ich skali. Zachowaj ostrożność podczas przyjmowania lub wręczania prezentów , a także podczas uczestniczenia w rozrywkach. (Patrz: „Prezenty i wydatki reprezentacyjne“). Partner wręcza łapówki, ale nie w związku z naszym kontraktem. Nie nasza sprawa? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Nie masz pewności, czy zachowanie jest właściwe? Skorzystaj z naszego zestawu narzędzi i aplikacji SayNo. Znajdziesz je w witrynie internetowej http://serco.saynotoolkit.net Poste˛powanie biznesowe i etyczne standardy grupy 41 Prezenty i wydatki reprezentacyjne Długoterminowe relacje biznesowe, na których polegamy, są oparte na zaufaniu i szacunku. Prezenty i wydatki reprezentacyjne mogą budować dobre relacje, ale powinniśmy unikać ich stosowania, jeśli mogą one sprawiać wrażenie wywierania niewłaściwego wpływu. Wymaga to uwagi i dobrego osądzania sytuacji. Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Czego możesz oczekiwać od nas: Dysponujemy standardowymi procedurami zgłaszania wręczanych lub otrzymywanych prezentów i ponoszonych wydatków reprezentacyjnych, które obowiązują na całym świecie. Znajdziesz je w witrynie internetowej https://gandh.serco.com. Wszystkie prezenty i wydatki reprezentacyjne, których wartość przekracza 250 GBP, muszą być zatwierdzone przez kierownictwo oraz udokumentowane. Ograniczenie może się różnić w zależności od lokalnych procedur. Nie wręczamy ani nie przyjmujemy prezentów, które mogłyby wywrzeć niewłaściwy wpływ na decyzje biznesowe lub osąd. Dotyczy to również wydatków reprezentacyjnych. Jasno określamy ograniczenia dotyczące prezentów, które możemy wręczać lub przyjmować. Różnią się one w zależności od oddziału. Liczy się to, żeby nigdy nie wręczać ani nie otrzymywać prezentów wykraczających poza standardy bądź prezentów, które mogą sprawiać wrażenie próby wywierania niewłaściwego wpływu. Oczekujemy od Ciebie: • Rozważnego wręczania i przyjmowania korzyści służbowych, takich jak prezenty lub wydatki reprezentacyjne. Powinieneś/ powinnaś wiedzieć, jakiego rodzaju korzyści są aktualnie traktowane jako zwyczajowe i akceptowalne. W przypadku korzyści o znacznej wartości lub jeśli nie masz pewności, czy dane korzyści są odpowiednie, zwróć się o radę do swojego bezpośredniego przełożonego. • Przekazania jakichkolwiek prezentów na rzecz wyznaczonej instytucji charytatywnej lub udostępnienia ich wszystkim pracownikom swojej jednostki. Jeśli zdecydujesz się zwrócić prezent, zrób to niezwłocznie i dołącz do niego pisemne wyjaśnienie. • Myślenia o tym, czy prezenty lub wydatki reprezentacyjne mogą stwarzać pozory próby wywierania niewłaściwego wpływu na decyzje biznesowe. Pamiętaj też o dokumentowaniu wszystkich otrzymanych lub wręczanych korzyści. za pośrednictwem witryny internetowej https://gandh.serco.com. Prezenty i wydatki reprezentacyjne to jakiekolwiek wartościowe rzeczy, które są wręczane lub przyjmowane bezpośrednio lub pośrednio. Jakiekolwiek korzyści, które przyjmujesz, powinny odpowiadać korzyściom, które sami moglibyśmy wręczyć, jednocześnie klasyfikując je jako właściwy i odpowiedni wydatek służbowy. Ważne są tu słowa „właściwy i odpowiedni“. Na przykład, jeśli obecny dostawca zaproponuje Ci wspólne obejrzenie meczu piłki nożnej w loży, należy to odnotować, ale nie stanowi to nieodpowiedniego zachowania. Jeśli taka propozycja wychodzi od potencjalnego dostawcy, który ma nadzieję w ten sposób zdobyć kontrakt, jest to nieodpowiednie. Wartość dopuszczalnych prezentów lub wydatków reprezentacyjnych może być różna w zależności od lokalnych przepisów. Niedopuszczalne prezenty Istnieją prezenty, których nie powinno się przyjmować w żadnych okolicznościach. Zaliczamy do nich gotówkę, papiery wartościowe oraz czeki osobiste lub płatności na korzyść osób fizycznych. Więcej informacji — patrz: Procedura dokumentacji prezentów i wydatków reprezentacyjnych, którą można znaleźć w witrynie internetowej http://gandh.serco.com. Procedura Operacyjna związana ze standardami Grupy dotyczącymi prezentów i kosztów reprezentacyjnych 42 Osądź sytuację. W razie wątpliwości zawsze sprawdzaj i dokumentuj. ! • Zachowania szczególnej uwagi w przypadku wartościowych korzyści proponowanych podczas negocjowania bądź rozważania kontraktów, kiedy osoba przyjmująca prezent mogłaby bezpośrednio lub pośrednio wpłynąć na rezultat negocjacji. Zastanów się! Następujące pytania pomogą Ci dokonać właściwej oceny: • Z jakiego powodu oferowana jest korzyść? Czy jest ona właściwa? Czy narusza jakiekolwiek przepisy prawa lub reguły firmy Serco? • Co za tym stoi? Czy osoba składająca propozycję czuję się do tego zobowiązana? Czy spodziewa się czegoś w zamian? Czy odbiorca docelowy może czuć się zobowiązany do rewanżu? • Czy naprawdę stanowi to uczciwą i logiczną część relacji biznesowej? Jakie konsekwencje dla firmy Serco bądź dla odbiorcy mogłoby pociągnąć za sobą przyjęcie oferty lub odmówienie jej przyjęcia? Jak inni ludzie postrzegaliby jej przyjęcie? • Czy w działalności biorą udział urzędnicy państwowi? Bierzemy tu pod uwagę również firmy będące własnością państwa lub kontrolowane przez państwo oraz członków instytucji sponsorowanych przez rząd. Prezent czy łapówka? Potrafisz je odróżnić? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Zadaj sobie pytanie: „Jak by to wyglądało w gazetach?“ Porady dotyczące właściwego zachowania się: wypróbuj nasz zestaw narzędzi oraz aplikację SayNo Znajdziesz je w witrynie internetowej http://serco.saynotoolkit.net 43 Oszustwo Nie można przecenić wartości naszej reputacji firmy znanej z rzetelności finansowej i uczciwości. Oszustwo jest przeciwieństwem uczciwości. Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Czego możesz oczekiwać od nas: Może zniszczyć naszą reputację nawet, jeśli go nie udowodniono. Nie pozostawiamy miejsca na wątpliwości. Stosujemy szczegółowe kontrole i dbamy o to, aby nasze księgi, rejestry i raporty finansowe rzetelnie przedstawiały prawdziwą sytuację naszej firmy, prawdziwe koszty i transakcje. Zgłaszamy i rejestrujemy w rzetelny, uczciwy i przejrzysty sposób. Nie fałszujemy rejestrów ani nie przedstawiamy nieprawdziwych informacji. Takie działania stanowią oszustwo, za które osobom fizycznym oraz firmie Serco może grozić pociągnięcie do odpowiedzialności cywilnej i karnej. Dysponujemy jasnymi, zdefiniowanymi i rygorystycznymi mechanizmami kontroli, dzięki którym wszystkie nasze rejestry, raporty i faktury są prawidłowe oraz zgodne z naszymi wymaganiami komercyjnymi i prawnymi, a także wymogami urzędowymi. Monitorujemy procesy finansowe, aby nasza działalność nie była wykorzystywana do przesyłania środków pochodzących z przestępstw popełnionych przez inne podmioty w celu wprowadzenia tych środków do legalnego obrotu. Nie tolerujemy żadnej formy prania brudnych pieniędzy. 44 Podejmujemy odpowiednie działania przeciwko osobom zamieszanym w nieuczciwe działania, łącznie z postępowaniem karnym. • Przestrzegania wszystkich procedur rejestrowania i zgłaszania informacji. • Nieprzedstawiania fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji ani nieprezentowania fałszywych roszczeń. • Dbania o to, aby nasze księgi, rejestry i faktury były rzetelne, odpowiednio szczegółowe i wystawione na czas. • Przestrzegania naszych standardów dotyczących podróży i korzystania z Serco Travel podczas podróży służbowych, a także prawidłowego rejestrowania poniesionych wydatków oraz zatrzymywania rachunków za wydatki, z których pragniesz się rozliczyć. • Rzetelnego i uczciwego zgłaszania wyników i wydatków. Oszustwo Jeśli podajesz nieprawdziwe informacje lub nieuczciwie przedstawiasz fakty, aby odnieść korzyść, popełniasz oszustwo. Oszustwem jest również wykorzystywanie do tego celu innych ludzi. Zazwyczaj oszustwo popełniane jest dla zysku. Stanowi ono bardzo poważne przestępstwo. W niektórych krajach karane nie tylko świadome oszustwo — aby narazić się na zarzuty kryminalne, wystarczy dopuścić się do niego przez nieuwagę. • Stosowania się do wytycznych finansowych grupy (Group Financial Controls Manual) i innych procedur finansowych, jeśli zajmujesz się przygotowywaniem lub prowadzeniem jakiegokolwiek rodzaju dokumentacji księgowej. Pranie brudnych pieniędzy Pranie brudnych pieniędzy oznacza działania zmierzające do wprowadzenia do legalnego obrotu pieniędzy lub innych wartości majątkowych uzyskanych z nielegalnych źródeł. W większości przypadków dotyczy to terroryzmu, handlu narkotykami lub oszustwa. Można się również spotkać z wykorzystywaniem legalnych środków do finansowania terroryzmu. Pranie brudnych pieniędzy polega na przedstawianiu nieprawdziwych informacji oraz tworzeniu fałszywych zapisów. Przestrzegamy przepisów zwalczających pranie brudnych pieniędzy i terroryzm na całym świecie oraz przeprowadzamy szczegółowe kontrole wszystkich podmiotów, z którymi współpracujemy. Musimy dbać o to, aby nasze księgi, rejestry i raporty finansowe były pełne i rzetelne. Rejestrowanie godzin pracy i wydatków Aby mieć pewność, że wystawiamy naszym klientom prawidłowe rachunki, musimy zawsze prawidłowo rejestrować czas pracy i wydatki. W różnych jednostkach organizacyjnych odbywa się to na różnych zasadach. Jeśli masz pytanie, zwróć się o pomoc. Poświęć odpowiednią ilość czasu na właściwe postępowanie! Wyliczamy rachunki, ceny oraz koszty związane z naszą działalnością uczciwie i rzetelnie, nie prezentujemy fałszywych roszczeń. Nasz rejestry są zawsze pełne i rzetelne. Zaniedbania związane z prowadzeniem pełnych i rzetelnych rejestrów traktujemy jako poważne naruszenie naszego Kodeksu bez względu na to, czy stanowią one bezpośrednie złamanie prawa, czy nie. Przeprowadzamy szczegółowe analizy due diligence wszystkich podmiotów, z którymi współpracujemy. Oczekujemy od Ciebie: Wszyscy nasi przedstawiciele oraz osoby odpowiedzialne za dokumentowanie naszej sytuacji, naszych wyników lub kosztów przechodzą odpowiednie szkolenia. • Zgłaszania sytuacji, które wydają Ci się nieprawidłowe. • Nieangażowania się w działalność mającą na celu oszustwo lub przedstawianie nieprawdziwych informacji. Dotyczy to również działalności, która może stwarzać takie wrażenie. ! Zastanów się! Oszustwo może zniszczyć naszą reputację dotyczącą rzetelności nawet, jeśli jest nieznaczne lub przypadkowe. Współpracownik zawyża liczbę godzin pracy. Nie Twoja sprawa? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Sprawdzaj wszystko! Czy jest to rzetelne? Udokumentowane? Poświęć odpowiednią ilość czasu na właściwe postępowanie. Poste˛powanie biznesowe i etyczne standardy grupy Standard grupy dotycza˛cy uczciwości informacji i zarza˛dzania danymi 45 Wykorzystywanie poufnych informacji Firma Serco Group plc znajduje się na liście London Stock Exchange i jest regulowana przez Urząd Nadzoru Finansowego (Financial Conduct Authority — FCA) z siedzibą w Wielkiej Brytanii. Musimy ściśle przestrzegać ich przepisów. Czego możesz oczekiwać od nas: Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Jesteśmy zobowiązani do posiadania listy pracowników mających dostęp do informacji wewnętrznych (Employee Insiders), o udostępnienie której mogą nas poprosić organy ustawodawcze. Zabraniamy wykorzystywania poufnych informacji, ponieważ jest to nieetyczne i może poważnie zaszkodzić naszej reputacji. Ponieważ stanowi to również przestępstwo, rozpoczniemy postępowanie przeciwko każdemu, kto zostanie na tym przyłapany. Do poufnych informacji zaliczamy dane dotyczące rocznych i półrocznych wyników finansowych, znaczących nowych kontraktów, a także przejęć lub likwidacji przed podaniem ich do publicznej informacji. Oczekujemy od Ciebie: • Niewykorzystywania ani nieujawniania poufnych informacji. Nie należy też zachęcać innych osób do wykonywania transakcji na giełdzie na podstawie tych informacji, nawet jeśli nie przyniosłyby bezpośredniego zysku. • Przestrzegania zasad FCA dotyczących ujawniania informacji podczas obrotu akcjami i udziałami firmy Serco. Dotyczy to również konkretnych ograniczeń nałożonych na osoby, które mają dostęp do informacji poufnych. • Otrzymania pisemnej zgody przed rozpoczęciem obrotu akcjami naszej firmy, jeśli zaliczasz się do osób mających dostęp do informacji wewnętrznych. lnformacje wewnętrzne i wykorzystywanie poufnych informacji lnformacje wewnętrzne to poufne informacje, które nie są powszechnie udostępniane. Jeśli masz do nich dostęp i wykorzystasz je lub ujawnisz innej osobie, aby uzyskać nieuczciwą korzyść na rynku — na przykład aby kupić lub sprzedać akcje bądź udziały, lub wpłynąć na ich cenę zanim Twoja wiedza stanie się powszechnie znana — mamy do czynienia z wykorzystywaniem poufnych informacji. Jest to absolutnie zabronione. Nigdy nie wolno wykorzystywać poufnych informacji w obrocie giełdowym. ! Po czym poznać, że zaliczam się do osób mających dostęp do informacji wewnętrznych? Jeśli regularnie lub okresowo jesteś w posiadaniu informacji poufnych lub znasz je ze względu na projekt, nad którym pracujesz, zaliczasz się do osób mających dostęp do informacji wewnętrznych. Sekretarz spółki powiadomi Cię o tym na piśmie. Osoby mające dostęp do informacji wewnętrznych mogą handlować akcjami firmy wyłącznie po otrzymaniu pisemnej zgody. Współpracownik nieumyślnie zdradza Ci informacje poufne, których nie powinieneś (nie powinnaś) znać. Udasz, że nigdy nie miało to miejsca? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Nie masz pewności, jak postąpić? Zapytaj. Standard grupy dotycza˛cy poufnych informacji i obrotu akcjami 46 47 Konflikt interesów Konflikt interesów prowadzi do niesprawiedliwego i nieuczciwego działania, a nawet do działań korupcyjnych. Może również stanowić naruszenie prawa. Konflikt interesów może być dla Ciebie powodem poważnych problemów, a także poważnie naruszyć uczciwość i reputację naszej firmy. Nawet jeśli nie występuje rzeczywisty konflikt, pozory jego istnienia mogą wyrządzić prawdziwą szkodę. Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Czego możesz oczekiwać od nas: Wszystkie rzeczywiste i potencjalne konflikty interesów w firmie Serco powinny być identyfikowane, zgłaszane, dokumentowane, monitorowane i kontrolowane. Poza tym zakresem wszyscy pracownicy mogą bez ograniczeń zarządzać własnymi inwestycjami oraz cieszyć się relacjami towarzyskimi i biznesowymi. Dokładamy wszelkich starań, aby zidentyfikować i rozwiązać wszelkie mogące nam dawać nieuczciwą przewagę konkurencyjną konflikty interesów między organizacjami (Organisational Conflicts of Interest — OCIs). Zachęcamy również do angażowania się w działalność organizacji środowiskowych, charytatywnych i zawodowych pod warunkiem, że nie wiąże się ona z relacjami osobistymi lub biznesowymi, które mogłyby stworzyć rzeczywisty bądź potencjalny konflikt interesów. Na przykład utrzymywanie zewnętrznej relacji z organizacją, z którą współpracujesz w ramach swoich obowiązków służbowych, zawsze będzie sprawiało wrażenie potencjalnego konfliktu interesów. Dysponujemy też surowymi procedurami i regułami dotyczącymi konfliktów interesów osobistych, które mogą powodować konflikt osobistych interesów naszych pracowników z interesami firmy Serco. Oczekujemy od Ciebie: • Podejmowania decyzji biznesowych mając na uwadze dobro firmy Serco, a nie swoje prywatne interesy bądź interesy rodziny czy znajomych. • Unikania rzeczywistego konfliktu interesów oraz stwarzania jego pozorów. • Identyfikowania i zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych konfliktów interesów, które mogą Cię dotyczyć. Jeśli nie masz pewności, zapytaj. • Informowania swojego bezpośredniego przełożonego o jakichkolwiek zewnętrznych relacjach biznesowych lub zajmowanych przez siebie stanowiskach (na przykład w sytuacji, kiedy pracujesz w innej firmie, zajmujesz się świadczeniem usług bądź zajmujesz kierownicze stanowisko w innej organizacji). Konflikt interesów Kiedy Twoje osobiste interesy wpływają na interes firmy Serco lub kiedy sprawiają takie wrażenie, mówimy o konflikcie interesów. Konflikt może nieodpowiednio wpływać na Twoją ocenę biznesową. Dotyczy to również sytuacji, w których istnieje możliwość odniesienia korzyści przez Ciebie lub Twojego znajomego kosztem firmy bądź innego pracownika. Konflikt interesów między organizacjami Kiedy firma może się znaleźć w sytuacji nieuczciwej przewagi konkurencyjnej na rynku, mamy do czynienia z konfliktem interesów między organizacjami (OCI). Jeśli nie zostanie on zidentyfikowany i rozwiązany, może prowadzić do ogromnych szkód. Zachodzi on na przykład, kiedy zatrudniamy osobę, która ma dostęp do informacji zastrzeżonych lub która może wpływać na decyzje rządowe tak, aby przynosiły firmie Serco korzyść. Nazywamy to „nierównym dostępem do informacji“. Nie jest to jednak jedyny rodzaj konfliktu interesów między organizacjami. Jeśli myślisz, że może zachodzić taki konflikt, powinieneś(powinnaś) niezwłocznie to zgłosić. Więcej informacji i porad dostarczą Ci zestaw narzędzi oraz aplikacja SayNo, dostępne w witrynie internetowej http://serco.saynotoolkit.net 48 Nawet pozorny konflikt interesów może wyrządzić poważne szkody. ! Jeśli utrzymujesz relacje z konkurentem, klientem lub dostawcą, musisz otrzymać na to pisemne pozwolenie swojego bezpośredniego przełożonego. • Nieposiadania znaczącego udziału finansowego w żadnej firmie będącej dostawcą, jeśli jesteś zaangażowany(a) w jakikolwiek aspekt naszej relacji z tą firmą bezpośrednio bądź za pośrednictwem osoby, dla której jesteś bezpośrednim przełożonym. Dotyczy to również inwestycji i długów. • Niezwłocznego zgłaszania jakichkolwiek potencjalnych lub rzeczywistych konfliktów interesów między organizacjami oraz postępowania zgodnego z planami opracowanymi w celu ich kontrolowania. Przykłady rzeczywistego lub potencjalnego konfliktu interesów • Firma Serco próbuje nawiązać współpracę z klientem, któremu doradzasz. • Pracujesz równocześnie dla innej firmy. • Ty, Twój współmałżonek, partner lub członek rodziny: –Posiadacie udział finansowy w firmie lub przedsięwzięciu biznesowym, z którym prowadzimy interesy; –Jesteście zatrudnieni przez jakąkolwiek inną jednostkę Serco lub spółkę joint-venture; –Jesteście zatrudnieni przez bezpośredniego konkurenta jakiejkolwiek innej jednostki Serco lub spółki joint-venture; –Jesteście zatrudnieni przez naszego dostawcę towarów lub usług; • Będąc liderem lub menedżerem musisz podejmować decyzje związane z zatrudnieniem dotyczące Twojego małżonka, partnera, bliskiego członka rodziny lub znajomego. • Zauważasz sytuację, która może wpłynąć na bezstronność naszej firmy i sprawić, że odniesiemy nieuczciwą korzyść. • Zdajesz sobie sprawę z tego, że warunki konkurencji są nierówne i jedna z firm jest faworyzowana. Mój były partner jest dostawcą firmy Serco. Muszę to zgłosić? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Nie masz pewności, czy występuje konflikt? Zapytaj. Czy sytuacja może stwarzać pozory konfliktu? Zgłoś ją. 49 Praca społeczna Wierzymy, że firmy społecznie odpowiedzialne to firmy odnoszące największe sukcesy. Spoczywa na nas obowiązek wspierania społeczności, w których działamy. Pragniemy również pomagać Ci w prowadzeniu działalności społecznej i charytatywnej, w którą zechcesz się zaangażować. Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Czego możesz oczekiwać od nas: Nasze codzienne działania mają pozytywny wpływ na społeczeństwo, od zapewniania zatrudnienia i opłacania podatków po dostarczanie usług i innowacji. Wnosimy również wkład w wiele organizacji i angażujemy się w działalność społeczności, w których pracujemy. Pragniemy poprawiać jakość życia oraz zmieniać je na lepsze. W związku z tym bierzemy pod uwagę to, co jest ważne dla naszych klientów i społeczności, które nas otaczają. Prowadzimy otwarte i przejrzyste rozmowy oraz konsultacje ze społecznościami i innymi ciałami reprezentującymi społeczeństwo obywatelskie, na które ma wpływ nasza działalność. Wysłuchujemy ich uwag i gdziekolwiek to możliwe próbujemy działać biorąc je pod uwagę. Oczekujemy od Ciebie: • Traktowania społeczności, w których działamy, z szacunkiem i w odpowiedzialny sposób. • Zastanawiania się nad tym, w jaki sposób możemy współpracować z lokalnymi społecznościami. Pomysłami dotyczącymi pozytywnego wkładu, jaki możemy wnieść w społeczność, środowisko lub gospodarkę, można dzielić się ze swoim bezpośrednim przełożonym lub przedstawicielem ds. społecznej odpowiedzialności biznesu (CR representative). Działalność charytatywna, darowizny i sponsorowanie Zachęcamy do angażowania się w działalność charytatywną i wspierania organizacji dobroczynnych. Musimy jednak mieć pewność, że dana organizacja charytatywna działa zgodnie z prawem i właściwie, a także prowadzi prawidłową działalność i naprawdę zbiera fundusze w słusznej sprawie. Nie chcemy wspierać organizacji, których działalności nie popieramy lub których nie możemy wspierać ze względu na przepisy bądź z powodów etycznych (należą do nich na przykład darowizny na cele polityczne). 50 Mamy obowiązek wspierać społeczności, w których pracujemy. ! Co roku oceniamy i dokumentujemy nasz wkład w projekty i działalność o znaczeniu dla społeczności lokalnych za pośrednictwem naszego raportu dotyczącego społecznej odpowiedzialności biznesu (Corporate Responsibly — CR). Do naszych inicjatyw związanych z angażowaniem się we współpracę ze społecznością lokalną należą między innymi rozwijanie lokalnych biznesów, tworzenie szans dla pracowników wywodzących się z trudnych środowisk oraz tworzenie partnerstw korzystnych dla społeczności. Dzielimy się również naszą wiedzą oraz naszymi umiejętnościami i zasobami. Postaramy się wspierać Cię w działalności środowiskowej lub charytatywnej, w którą się angażujesz, ale decyzję na ten temat podejmują zespoły kierownicze na poziomie lokalnym. • Angażowania się w pracę społeczną w godzinach pracy wyłącznie po otrzymaniu zgody swojego bezpośredniego przełożonego. Należy również zdać sprawozdanie z wpływu, jaki Twoja działalność miała na lokalną społeczność. Zastanów się! Jako osoba prywatna oczywiście masz prawo przeprowadzać zbiórki pieniędzy, składać datki lub brać udział w działalności charytatywnej na rzecz jakiejkolwiek legalnej sprawy, która jest Ci bliska. Jeśli jednak angażujesz się w przeprowadzanie zbiórki pieniędzy na cele dobroczynne w imieniu firmy Serco, musisz się upewnić, że dana organizacja charytatywna działa zgodnie z przepisami, a także uzyskać zgodę swojego bezpośredniego przełożonego. Standardy Operacyjne Grupy 51 Szacunek dla środowiska We współpracy z naszymi interesariuszami nieprzerwanie oceniamy i zmniejszamy nasze oddziaływanie na środowisko oraz poprawiamy nasze wyniki w dziedzinie jego ochrony. Nasz Kodeks Postępowania > Nasza firma Czego możesz oczekiwać od nas: Kierujemy się wizją Zero Szkód. Staramy się więc zapobiegać jakiejkolwiek szkodzie w środowisku, która mogłaby wyniknąć z naszej działalności. wykorzystywania energii i zasobów oraz z recyklingiem i ponownym wykorzystywaniem. Staramy się też zmieniać nasz sposób postępowania. W tym celu badamy i staramy się zrozumieć sposób, w jaki nasza działalność oddziałuje na środowisko, oraz stosujemy skuteczne systemy kontrolowania tego zjawiska, zmniejszania go i zapobiegania mu. Zachęcamy naszych klientów, wykonawców i dostawców do postępowania w podobny sposób oraz udzielamy im pomocy w tym zakresie. Jest to proces ciągłego doskonalenia. Szukamy najlepszych sposobów postępowania zgodnie z zasadami zrównoważonym rozwoju. Ucząc się, przystosowując i udoskonalając, stawiamy sobie coraz bardziej wymagające cele związane ze zmniejszaniem Oczekujemy od Ciebie: • Działania w ekologicznie odpowiedzialny sposób. Wśród przykładów można wymienić: Stanowi to nieodłączny element tożsamości naszej firmy i naszego sposobu działania. • Rozumienia naszych wymagań i zwracania uwagi przepisy związane z ochroną środowiska lub specjalne kontrole prawne, które obowiązują w Twoim miejscu pracy. –– Przestrzeganie naszych reguł dotyczących ochrony środowiska. –– Wspieranie inicjatyw, które pomagają nam spełniać cele. –– Zwracanie uwagi na nieodpowiedzialne zachowanie się. –– Zdawanie sobie sprawy z własnego zachowania. Marnotrawstwu można zapobiegać poprzez wyłączanie świateł lub sprzętu, recykling i szukanie sposobów na wykorzystywanie mniejszej ilości zasobów. –– Szukanie sposobów na poprawienie wyników w dziedzinie ochrony środowiska w swoim miejscu pracy. Wszyscy możemy wykonywać te proste czynności, aby zobaczyć zmiany. Standard Grupy dotyczący bezpieczeństwa i higieny oraz środowiska Kierujemy się wizją Zero Szkód. W związku z tym staramy się zapobiegać szkodom w środowisku oraz minimalizować wykorzystanie energii i zasobów. ! Odgrywasz kluczową rolę w ochronie miejsc, w których działamy • Zgłaszaj jakiekolwiek naruszenia naszych reguł dotyczących ochrony środowiska. • Zgłaszaj zagrożenia lub sytuacje, które mogłyby wyrządzić szkodę środowisku. • Zwracaj uwagę na to, co mają do powiedzenia jednostki i społeczności, wśród których pracujemy. • Daj nam znać, jeśli myślisz, że coś nie działa lub jeśli masz pomysł na ulepszenia. Obiecujemy,że Cię wysłuchamy. Ten sposób jest tańszy. Ten sposób jest bardziej przyjazny dla środowiska.Który z nich wybierzemy? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszej działalności: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Masz lepszy pomysł? Podziel się nim. 52 53 Nasze informacje Nasz Kodeks Postępowania > Nasze informacje Pomysły, utalentowani pracownicy, informacje i reputacja marki dają nam przewagę konkurencyjną. Musimy korzystać z nich we właściwy sposób, a także chronić i kontrolować nasze informacje i pomysły, jeśli chcemy być zrównoważoną, godną zaufania firmą o dobrej reputacji, która jest gotowa na przyszłe wyzwania. Każdy z nas ma w tym swój udział. Ochrona informacji i pomysłów, które dają nam przewagę konkurencyjną jest naszym obowiązkiem. www.serco.com/ codeofconduct 54 55 Informacje poufne Informacje poufne to informacje wartościowe dla firmy Serco, które nie są ogólnie dostępne. Poufne informacje możesz również uzyskać od naszych pracowników, klientów, partnerów bądź innych osób. Nasz Kodeks Postępowania > Nasze informacje Czego możesz oczekiwać od nas: Do poufnych informacji zaliczamy naszą własność intelektualną oraz cenne dane dotyczące naszej firmy i jej pracowników. W związku z tym istnieją reguły, które pomagają chronić te informacje i zapobiegają dostaniu się ich w niepowołane ręce. Zdarza się nam przechowywać poufne informacje dotyczące innych podmiotów — na przykład naszych klientów, partnerów lub podmiotów trzecich, z którymi współpracujemy. Zapewnianie im bezpieczeństwa jest równie ważne. Zgodnie z naszymi regułami oraz przepisami prawa jesteśmy zobowiązani przechowywać pewne rodzaje informacji przez określony czas. Oczekujemy od Ciebie: • Stosowania się do naszych reguł i przepisów prawa podczas korzystania z poufnych informacji oraz zapewniania im bezpieczeństwa. • Zachowywania poufności informacji dotyczących naszych klientów lub pracowników. Wyjątkiem są sytuacje, kiedy udzielona została pisemna zgoda, ujawnienie informacji jest wymagane przez prawo bądź prawo zezwala na ich ujawnienie. • Kontrolowania i odpowiedniego chronienia naszej własności intelektualnej podczas korzystania z dokumentacji firmy oraz informacji na jej temat. • Niefałszowania żadnego rodzaju dokumentacji. Rodzaje poufnych informacji Istnieje wiele rodzajów poufnych informacji. Zaliczamy do nich na przykład: informacje finansowe; biznes plany lub praktyki biznesowe; plany marketingowe; polityki cenowe; specyfikacje; systemy; relacje; koszty; strategie; informacje dotyczące pracowników, klientów, partnerów lub podmiotów trzecich; umowy; a także własność intelektualną, na przykład informacje techniczne, innowacje, udoskonalenia, know-how oraz tajemnice handlowe. Musisz chronić poufne informacje i pilnować, aby nie dostały się w niepowołane ręce. ! • Nieukrywania dokumentacji firmy Serco. Dokumentów nie wolno również zmieniać ani niszczyć bez uprzedniego uzyskania odpowiedniej zgody. Szczególną ostrożność należy zachować podczas pracy z dokumentami dotyczącymi kontraktów, postępowania sądowego lub śledztwa ze strony władz bądź podmiotów regulujących. • Nieujawniania poufnych informacji dotyczących firmy Serco, jej klientów lub pracowników gdy postanowisz podjąć pracę w innej firmie. Na tej samej zasadzie nie należy ujawniać informacji zdobytych podczas wcześniejszej pracy dla naszego klienta lub konkurenta. Nie akceptujemy namawiania naszych pracowników do ujawniania poufnych informacji mających związek z ich poprzednim pracodawcą. Zastanów się! Zachowaj szczególną ostrożność online oraz podczas korzystania z mediów społecznościowych, jeśli jesteś w posiadaniu poufnych informacji, które znajdują się na urządzeniu przenośnym, a także jeśli znajdujesz się w miejscu publicznym, gdzie inne osoby mogą słyszeć Twoje rozmowy lub widzieć Twoje dokumenty bądź ekran Twojego urządzenia. Spóźniłeś(aś) się do pracy. Zabierzesz do domu poufne dokumenty? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszych informacji: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Zachowaj poufność. Standard Grupy dotycza˛cy uczciwości informacji i zarza˛dzania danymi Procedura operacyjna zwia˛zana ze Standardem Grupy dotycza˛cym ochrony danych 56 57 Zabezpieczanie informacji Musimy uważnie zarządzać sposobem, w jaki korzystamy z naszych systemów archiwizacji i przechowywania informacji. Biorąc pod uwagę technologię cyfrową, w tym urządzenia przenośne i smartfony, należy zwracać szczególną uwagę na bezpieczeństwo haseł, logowania oraz korzystania z Internetu. Nasz Kodeks Postępowania > Nasze informacje Czego możesz oczekiwać od nas: Monitorujemy nasze systemy pod kątem wirusów, złośliwych oprogramowań i innych złośliwych kodów. Musimy chronić ważne informacje przed nieupoważnionym ujawnianiem, zmienianiem lub usuwaniem. Dotyczy to informacji przechowywanych w każdej formie — cyfrowej, analogowej lub drukowanej. Stosujemy szyfrowanie we wszystkich urządzeniach i sytuacjach, które tego wymagają. Posiadamy reguły i procedury, dzięki którym informacje pozostają bezpieczne i nie dostają się w niepowołane ręce. Nasze informacje są przechowywane w bezpieczny sposób. Szanujemy prawo do prywatności danych osobowych. Przechowujemy dane osobowe wyłącznie w sytuacji, kiedy pozwalają na to przepisy prawa. Udzielamy jasnych instrukcji w zakresie tworzenia i rozprowadzania dokumentów. Musimy również odpowiednio klasyfikować nasze informacje i prawidłowo je usuwać. Oczekujemy od Ciebie: • Przechowywania swoich danych logowania do systemu Serco w bezpieczny sposób. Jeśli wydaje Ci się, że bezpieczeństwo mogło zostać naruszone, zmień swoje dane i poinformuj o tej sytuacji swojego bezpośredniego przełożonego lub dział IT. • Dbania o właściwą prywatność naszych informacji i dopilnowania, aby były one sklasyfikowane zgodnie ze standardami firmy Serco lub w określonych przypadkach ze standardami klienta. Jeśli masz do czynienia z informacjami klienta, powinieneś(powinnaś) stosować klasyfikację klienta. Jeśli klient nie posiada klasyfikacji, postępuj zgodnie z klasyfikacją firmy Serco. Standard Grupy dotycza˛cy dopuszczalnego sposobu korzystania z zasobów Procedura operacyjna związana ze Standardem Grupy dotyczącym ochrony danych Nasze systemy komputerowe i drukowane archiwa zawierają ważne informacje i wartościowe zasoby. Musimy je właściwie chronić i zabezpieczać. • Niepodłączania prywatnego sprzętu komputerowego, lub sprzętu, który nie jest własnością firmy Serco do naszej sieci lub sieci klientów bez pozwolenia działu IT. • Trwałego usunięcia z urządzeń poufnych informacji dotyczących działalności firmy lub danych osobowych przed ich likwidacją bądź ponownym użyciem. Wszystkie wydruki zawierające takie informacje należy zniszczyć, jeśli nie są już potrzebne. • Niewprowadzania wirusów, koni trojańskich ani innych złośliwych programów do naszych systemów, systemów naszych klientów ani partnerów w sposób celowy. • Nieujawniania informacji opatrzonych oznakowaniem ochronnym osobom, które nie mają prawa ani potrzeby ich znać. Informacje te można kopiować na nośniki wymienne wyłącznie w przypadku zaistnienia znacznej lub nieuniknionej potrzeby biznesowej. Nośnik musi być zaszyfrowany. Należy również zaszyfrować informacje transmitowane elektronicznie poza obszar firmy Serco. Standard Grupy dotycza˛cy bezpieczeństwa • Nieujawniania informacji dotyczących pracowników, klientów ani partnerów firmy Serco jakimkolwiek podmiotom trzecim bez zgody właściciela informacji. • Uważnego postępowania z ważnymi dokumentami i wydrukowanymi informacjami, które nie powinny być pozostawiane na widoku. ! Zastanów się! Jeśli planujesz korzystać z komputera przenośnego, laptopa, urządzenia przenośnego lub nośnika wymiennego poza bezpiecznym terenem naszej firmy, musisz zadbać o to, żeby urządzenie było odpowiednio zaszyfrowane. Jeśli masz pytania, skontaktuj się ze swoim działem IT. Zostawiłeś(aś) niezaszyfrowany laptop w pociągu.Znajdują się na nim poufne informacje. Co robisz? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszych informacji: •Podejmij wyzwanie •Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Dbaj o bezpieczeństwo. 58 59 Korzystanie z naszych systemów Skuteczne zarządzanie naszymi informacjami, systemami i komunikacjami jest niezmiernie ważne. Pragniemy, aby nasi pracownicy pozyskiwali informacje, przetwarzali je i publikowali zgodnie z naszymi wymaganiami związanymi ze społecznością, etyką, przepisami prawa i bezpieczeństwem, jednocześnie dbając o naszą reputację. Nasz Kodeks Postępowania > Nasze informacje Czego możesz oczekiwać od nas: Umożliwiamy pracownikom dostęp do technologii komputerowej, aby nasze procedury i komunikacje były wydajniejsze i skuteczniejsze. Sprzęt komputerowy, oprogramowanie i przechowywane informacje stanowią własność naszej firmy. Dotyczy to również informacji związanych z naszą własnością intelektualną, a także z naszymi klientami oraz pracownikami. Zgadzamy się, aby nasi pracownicy korzystali z systemów informatycznych firmy Serco w odpowiednich celach osobistych pod warunkiem, że odbywa się to z rozsądna częstotliwością i zajmuje rozsądny czas. Nie powinno to odciągać niczyjej uwagi od obowiązków służbowych, negatywnie wpływać na reputację firmy ani kłócić się z naszą działalnością. Oczekujemy od Ciebie: • Brania odpowiedzialności za wszystkie wiadomości zawierające tekst, dźwięki i obrazy, które przesyłasz za pośrednictwem systemu e-mail Serco oraz innych systemów przesyłania wiadomości. Dotyczy to również wiadomości błyskawicznych i tekstowych. • Firmowe adresy e-mail i systemy przesyłania wiadomości służą wyłącznie do celów biznesowych. Każda wiadomość e-mail wysłana za pośrednictwem naszego systemu powinna kończyć się naszym standardowym zastrzeżeniem. Z systemów Serco nie należy wysyłać anonimowych wiadomości. Pracownicy mogą również korzystać z firmowych telefonów, w tym z telefonów komórkowych i osobistych pomocników cyfrowych (personal digital assistants — PDA) do wykonywania rozsądnej liczny rozmów osobistych. W celach związanych z bezpieczeństwem i zgodnością możemy monitorować sposób, w jaki korzystasz z Internetu, poczty elektronicznej, wiadomości i innych systemów informatycznych. Możemy w związku z tym skanować Twoje wiadomości e-mail i załączniki w celu zidentyfikowania nieodpowiedniej zawartości. Informacje otrzymane w wyniku monitorowania mogą być wykorzystywane podczas badania przypadków naruszenia naszego Kodeksu lub przepisów prawa, a także w odpowiednich przypadkach do procedur dyscyplinarnych lub postępowania karnego. • Zwracania uwagi na podejrzane wiadomości. Należy je niezwłocznie usuwać i zgłaszać działowi IT. • Niekorzystania z zewnętrznych kont e-mail (takich jak Hotmail, Yahoo lub Gmail), wiadomości błyskawicznych ani systemów przesyłania wiadomości tekstowych do przesyłania informacji opatrzonych oznakowaniem ochronnym, wiadomości wrażliwych związanych z klientami lub stanowiących ich własność ani informacji oznaczonych „Serco in Confidence“. • Nieużywania firmowych adresów e-mail ani systemów przesyłania wiadomości do wysyłania niechcianych komunikatów. Dotyczy to między innymi materiałów reklamowych („spamu“), łańcuszków szczęścia i jakiegokolwiek rodzaju piramid finansowych. Nie należy odpowiadać na takie wiadomości ani przekazywać ich dalej, tylko od razu usuwać. Bezpieczeństwo chmury obliczeniowej Jeśli planujesz przechowywać dane lub korzystać z aplikacji poza własną infrastrukturą firmy Serco (np. w „chmurze“), sprawdź wcześniej, czy nie istnieją ograniczenia prawne lub kontraktowe przeciwko obsługiwaniu danych w innych krajach. Należy również postępować zgodnie ze standardową procedurą bezpieczeństwa chmury (LSOP19) i wypełnić wymaganą ocenę ryzyka. Warto też skonsultować się z właścicielem danych, aby się upewnić, że podlegają one ewentualnym dodatkowym wymaganiom. Powinniśmy korzystać ze sprzętu komputerowego, oprogramowania i systemów informatycznych w odpowiedzialny sposób. ! Wysłałeś(aś) wiadomość tekstową do niewłaściwej osoby. Wiadomość zawiera informacje, których nie powinna znać ta osoba. Co teraz? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszych informacji: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Sprawdź, zanim naciśniesz Wyślij. Procedura operacyjna zwia˛zana ze Standardem Grupy dotycza˛cym uczciwości informacji Standard Grupy dotycza˛cy dopuszczalnego sposobu korzystania z zasobów 60 61 Media społecznościowe Nasz Kodeks Postępowania > Nasze informacje Media społecznościowe oznaczają nowe okazje związane z działalnością biznesową, komunikacją i współpracą, ale również nową odpowiedzialność związaną z ochroną naszych pracowników i naszej reputacji. Czego możesz oczekiwać od nas: Zdajemy sobie sprawę z tego, że nasi pracownicy mogą wyrażać siebie za pośrednictwem mediów społecznościowych oraz z tego, że w pewnych okolicznościach firma Serco może odnosić korzyści z istnienia tych kanałów. Pamiętajmy jednak, że media społecznościowe są przestrzenią publiczną. Wypowiadając się jako pracownik firmy Serco, ostrożnie decyduj o tym, co chcesz przekazać i w jaki sposób zamierzasz to zrobić. Jeśli stwierdzimy, że opublikowane przez Ciebie treści nie są właściwe, poprosimy Cię o ich usunięcie. W niektórych okolicznościach możemy wszcząć wobec Ciebie procedury dyscyplinarne, a niektóre treści mogą nawet oznaczać łamanie prawa. Oczekujemy od Ciebie: • Jasnego określania, że Twoje poglądy nie stanowią poglądów firmy Serco, jeśli publikujesz jakiekolwiek treści związane z firmą w mediach społecznościowych. Jeśli określone tematy nie mogą być poruszane ze względu na poufność lub względy prawne, należy przestrzegać tych ograniczeń. Jeśli poprosimy Cię o usunięcie informacji naruszających prawo, nasze przepisy lub reguły, powinieneś(powinnaś) je usunąć. • Przestrzegania instrukcji zespołu ds. komunikacji korporacyjnej w przypadku publikowania informacji dotyczących firmy Serco w Internecie. Publikowane materiały powinny być aktualne, nie naruszać naszej własności intelektualnej, nie przedstawiać nieprawdziwych informacji na nasz temat ani w żaden sposób nie szkodzić naszej reputacji. Media społecznościowe Media społecznościowe to witryny internetowe i aplikacje, dzięki którym użytkownicy mogą tworzyć i udostępniać zawartość oraz nawiązywać kontakty towarzyskie. Zaliczamy do nich strony takie, jak Facebook, YouTube, LinkedIn, Twitter i MySpace, a także blogi, strony typu wiki oraz grupy dyskusyjne. Zaliczamy do nich również jakiekolwiek metody umożliwiające wysyłanie wiadomości cyfrowych do innych osób. Standard Grupy dotycza˛cy reputacji, marki i komunikacji Standard Grupy dotycza˛cy dopuszczalnego sposobu korzystania z zasobów Każdy odpowiada za treści umieszczone przez siebie w Internecie. ! • Powiadomienia swojego bezpośredniego przełożonego lub zespołu ds. komunikacji oddziałowej w przypadku znalezienia w Internecie nieprawidłowych, niesprawiedliwych lub zniesławiających materiałów na temat firmy Serco. Korzystanie z mediów społecznościowych – Twój zakres obowiązków: • Odpowiadasz za wszystkie treści, które zamieścisz w mediach społecznościowych. Jeśli wypowiadasz się jako pracownik firmy Serco, powinieneś(powinnaś) zachowywać się zgodnie z naszym Kodeksem. • Twój profil i jego zawartość powinny być zgodne ze sposobem, w jaki prezentował(a)byś siebie i swoją firmę współpracownikom i klientom. • Nie należy publikować nieprzyzwoitej, obraźliwej, dyskryminującej ani zniesławiającej zawartości. • Publikowana przez Ciebie zawartość powinna być wyrażana z poszanowaniem wierzeń religijnych, poglądów politycznych, wartości ekonomicznych i pochodzeń rasowych. • Publikowana przez Ciebie zawartość powinna szanować prywatność innych ludzi. • Wszystkie publikowane przez Ciebie informacje powinny być prawdziwe i uczciwe. Błędne informacje powinny być jak najszybciej prostowane. • Jeśli korzystasz z mediów społecznościowych w miejscu pracy za pomocą sprzętu firmowego, musisz przestrzegać naszych standardów dopuszczalnego sposobu korzystania z nich. Współpracownik źle się wyraża na temat członków swojego zespołu w mediach społecznościowych.Nie jest to Twój zespół, ale czy znaczy to, że nie musisz się tym przejmować? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszych informacji: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Raz opublikowanych treści nie można już wycofać. 62 63 Komunikacja zewnętrzna Nasz Kodeks Postępowania > Nasze informacje Nasza reputacja zależy od tego, co ludzie o nas słyszą — bezpośrednio lub za pośrednictwem mediów. Musimy dokładać starań, aby nasze zewnętrzne komunikacje były skoordynowane i zgodne. Czego możesz oczekiwać od nas: Firma Serco zatrudnia specjalistów, którzy zajmują się różnego rodzaju komunikacjami zewnętrznymi. Jeśli do nich nie należysz, możemy poprosić Cię o wypowiedzenie się w naszym imieniu tylko w wyjątkowych okolicznościach. Znaczna część naszej działalności odbywa się publicznie. W związku z tym podczas naszych działań lub wystąpień publicznych musimy traktować wszystkie osoby postronne z szacunkiem, grzecznością i delikatnością. Oczekujemy od Ciebie: Podczas potencjalnego lub rzeczywistego kryzysu postępujemy zgodnie z instrukcjami zawartymi w naszym Podręczniku Komunikacji Kryzysowych (Crisis Communications Manual). Ponieważ jesteśmy firmą notowaną na giełdzie, musimy przestrzegać surowych przepisów dotyczących ujawniania informacji giełdowych. Ze społecznością inwestorów, na przykład akcjonariuszami, maklerami i analizatorami inwestycji, mogą rozmawiać wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy. • Występowania w imieniu firmy Serco wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniego pozwolenia. • Podawania rzetelnych, spójnych i aktualnych informacji, jeśli wypowiadasz się w naszym imieniu. • Nieprzedstawiania wprowadzających w błąd informacji na temat naszej firmy, jej usług ani konkurentów. • Kierowania analityków lub instytucji finansowych do działu relacji z inwestorami. (Investor Relations) w przypadku poproszenia Cię o informację. • Nieujawniania żadnych informacji bez zgody swojego bezpośredniego przełożonego lub kierownika ds. komunikacji. Dotyczy to zarówno ujawniania wewnętrznego, jak i zewnętrznego. Krytyczne zdarzenia Po zaistnieniu krytycznego zdarzenia zawsze istnieje duża presja, aby jak najszybciej zakomunikować, co się stało. Należy jednak przy tym pamiętać, że ludzie będą postrzegać zaistniałe zdarzenie na podstawie pierwszych otrzymanych wiadomości. Dlatego niezwykle ważne jest dołożenie wszelkich wysiłków do tego, aby ustalić fakty oraz jasno określić to, co wiemy i to, czego nie wiemy. Dzięki temu będziemy mogli przekazać informacje w rzetelny i zwięzły sposób. Należy również postępować zgodnie z lokalnymi ustaleniami, które znajdują się w planie zarządzania kryzysem. Więcej informacji na ten temat będzie w stanie udzielić Ci Twój bezpośredni przełożony. Jakakolwiek komunikacja ze strony pracownika firmy Serco odbija się na całej grupie Serco. ! Zastanów się! Zewnętrzne prezentacje i wystąpienia to dobre okazje, aby zwiększyć rozpoznawalność firmy Serco oraz uwydatnić naszą reputację. Należy jednak rozważyć korzyści dla firmy i nie akceptować propozycji zewnętrznych wystąpień bez zgody swojego bezpośredniego przełożonego lub kierownika ds. komunikacji. W barze podchodzi do Ciebie dziennikarz i prosi o informacje. Mówi, że rozmowa będzie „nieoficjalna“. Udzielisz mu informacji? Zmierz się online z jednym z dylematów dotyczących naszych informacji: • Podejmij wyzwanie • Sprawdź, co mówią na ten temat nasi eksperci ds. etyki Pomyśl, zanim coś powiesz. Standard Grupy dotycza˛cy reputacji, marki i komunikacji 64 65 Nasz Kodeks jako styl życia Nie zawsze jest łatwo właściwie postępować. Możesz odczuwać wielką presję. Czuć się niepewnie i samotnie. Chcemy, żebyś wiedział, że nie jesteś sam. Wysłuchamy Cię. Pomożemy. Poradzimy. Ochronimy. Nasz Kodeks Postępowania Zawsze będziemy szanować i chronić osoby, które mają odwagę uczynić Kodeks swoim stylem życia. Nie masz pewności, jak postąpić? Masz pytanie lub coś Cię niepokoi? Wydaje Ci się, że coś należy zgłosić? W tej sekcji znajdziesz pomoc i wsparcie. 66 67 Nasz Kodeks Postępowania Jeśli nie masz pewności, jak postąpić... 1 Z pomocą przewodnika do podejmowania decyzji (Decision Making Guide) krok po kroku dotrzesz do jasnego rozwiązania. Przeznacz odpowiednią ilość czasu na uważne prześledzenie każdego działania i odpowiedz sobie na wszystkie pytania. Zatrzymaj się 2 Zastanów się W obliczu problemu lub dylematu Zachowaj czujność i rozpoznawaj problemy etyczne-sytuacje, w których nie ma jasnej „prawidłowej“ lub „błędnej“ odpowiedzi, w których trudno Ci podjąć decyzję bądź podjąć działanie. Poznaj fakty zadaj sobie pytanie: ·· Czy jasno zdajesz sobie sprawę z tego, o czym dokładnie trzeba zadecydować? ·· Czy znane są wszystkie istotne fakty? Jakich faktów nie znamy? ·· Czy posiadasz wszystkie potrzebne informacje? ·· Czy rozumiesz ryzyko związane z danym problemem? Skorzystaj z tego prostego narzędzia. 3 Wybierz rozwiązanie i wypróbuj je Porozmawiaj z innymi zadaj sobie pytanie: ·· Czy porozumiałeś(aś) się z osobami, na które może wpłynąć rezultat? Rozważ opcje zadaj sobie pytanie: ·· Jakie są dostępne dla Ciebie opcje? Przepisy zadaj sobie pytanie: Test zgodności z prawem - czy to jest zgodne z prawem? Wartości zadaj sobie pytanie: Test wartości - czy to jest zgodne z naszymi Obowiązującymi Zasadami? ·· Kto musi poprzeć Twoją decyzję? ·· Czy istnieją jakieś czynniki, które mogą wpływać na Twoją decyzję? Test zgodności z polityką firmy - czy to jest zgodne z polityką firmy? ·· Czy brane jest pod uwagę ryzyko? Czy wiąże się to z wypróbowywaniem nowych pomysłów? ·· Czy wysłuchaliśmy zainteresowanych stron? Czy stanowi to przykład naszego najlepszego postępowania? ·· Czy jesteśmy w stanie wywiązać się z zadania? Czy będziemy działać etycznie/odpowiedzialnie? ·· Czy dzięki temu zasłużymy na zaufanie i szacunek? Czy to jest sprawiedliwe? ·· Czy jesteśmy gotowi wziąć odpowiedzialność za ten czyn? Osobiste zadaj sobie pytanie: Test rodziny - czy z dumą powiedział(a)byś o tym rodzinie? Test publiczny - czy miałoby to pozytywny wpływ na reputację naszej firmy, gdyby zostało podane do informacji publicznej lub pojawiło się na okładkach jutrzejszych gazet? Test „przeczucia“ - czy czujesz, że to jest właściwe postępowanie? 4 Działaj 5 Sprawdź z pewnością i przejrzystością Zakomunikuj swoją decyzję i jej uzasadnienie. realizację i monitoruj wpływ Poszukaj opinii na temat wpływu Twojej decyzji. Zadaj sobie pytanie: ·· Czy rozwiązało to sprawę? ·· Czy dostarczyło to oczekiwanych rezultatów? 68 69 Jeśli wydaje Ci się, że należy coś zgłosić... Nasz Kodeks Postępowania Nasze narzędzie i aplikacja SayNo zostały również zaprojektowane, aby pomagać Ci w podejmowaniu decyzji dotyczących dalszych działań. Dotyczą różnych problemów. Jeden z nich może być podobny do tego, który próbujesz rozwiązać. Zobacz, jak to działa! Zapraszamy do odwiedzenia witryny internetowej http://serco.saynotoolkit.net, skąd można pobrać aplikację. 70 71 Jeśli masz pytanie lub coś Cię niepokoi... Nasz Kodeks Postępowania Poniżej prześledź ścieżkę, którą pragniesz podążyć. Znajdziesz tam wskazówki dotyczące osób, z którymi możesz się skontaktować, a także alternatywne możliwości, jeśli nie czujesz się dobrze ze swoim pierwszym wyborem. Dowiesz się również więcej na temat tego, czego można się spodziewać po dokonaniu zgłoszenia. Czy możesz porozmawiać z o swoich obawach lokalnym kierownictwem? (np. ze swoim przełożonym, menedżerem, dyrektorem działu HR lub kierownikiem ds. etyki) Tak Nie Porozmawiaj ze swoim przełożonym, menedżerem, dyrektorem działu HR lub kierownikiem ds. etyki. Skontaktuj się ze SpeakUp. Czy na podstawie otrzymanych rad pragniesz zgłosić naruszenie naszego Kodeksu? Nie Tak Poproś swojego przełożonego o zgłoszenie Twojej obawy lub zgłoś ją bezpośrednio za pośrednictwem SpeakUp. Sprawa zamknięta. Twój udział w sprawie jest zakończony. Podczas korzystania ze SpeakUp zadamy Ci kilka prostych pytań dotyczących Twojego miejsca pracy, aby wyjaśnić jakiekolwiek kwestie i przekazać Ci nasze wnioski. Zadamy Ci również pytania związane ze zgłaszanym przez Ciebie problemem. Na podstawie udzielonych przez Ciebie odpowiedzi będziemy w stanie zdecydować, w jaki sposób należy postąpić oraz podjąć odpowiednie działania. Jeśli wydaje Ci się, że naruszany jest nasz Kodeks, masz obowiązek to zgłosić. Zdecydowanie zakazujemy aktów odwetu skierowanych przeciwko osobom, które zgłaszają naruszenia Kodeksu i współpracują podczas ich badania. Ochronimy Cię i okażemy szacunek za odwagę, jakiej wymagało od Ciebie postępowanie zgodne z naszym Kodeksem. W razie konieczności przeprowadzimy śledztwo, aby zebrać i ustalić istotne fakty. Fakty zostaną rozpatrzone, aby zdecydować, czy konieczne jest podjęcie dalszych działań. Jeśli stwierdzimy naruszenie naszego Kodeksu, podejmiemy odpowiednie działania w celu rozwiązania problemu, kontaktując się z osobami, których dotyczy sytuacja. Może wiązać się to z zastosowaniem procedur dyscyplinarnych. Skargi Skargi należy zgłaszać za pośrednictwem lokalnych procedur. Dopilnujemy, żeby każda z nich została odpowiednio rozpatrzona. Jeśli masz wątpliwości, porozmawiaj ze swoim bezpośrednim przełożonym lub z pracownikiem działu HR. 72 73 Jeśli wydaje Ci się, że należy coś zgłosić... przedstawiamy instrukcje dotyczące korzystania z procesu zgłaszania Speak Up. W pierwszej kolejności porozmawiaj z lokalnym kierownictwem (swoim przełożonym, menedżerem, działem HR lub liderem ds. etyki —Ethics Lead). Jeśli nie czujesz się z tym komfortowo, możesz skontaktować się z firmą poufnie, za pośrednictwem gorącej linii firmy Serco ds. etyki (Serco Ethics Hotline). Darmowe połączenia można uzyskać, wybierając jeden z niżej podanych numerów. Numery mogą się zmieniać, ale aktualne dane zawsze znajdują się w witrynie internetowej www.serco.com/codeofconduct. Nasz Kodeks Postępowania Direct Dial Numbers See Note(s) Australia 1-800-267-057 Bahrain 8000-0199 Belgium 0800-7-6194 Brazil 0800-892-1643 Canada 800-969-6363 France 0-800-91-8654 Germany 0-800-180-6762 Hong Kong 800-90-5876 Italy 800-789938 *3 New Zealand 0800-452479 *1,*3 Poland 0-0-800-111-1953 *3,*4 South Africa 0800-990-465 Spain 900-99-1281 *1 Switzerland 0800-56-1326 *1,*2 United Kingdom 0808-234-9902 *2 United States 800-969-6363 *1,*2 *1,*2 Direct Access Code Dial the code shown below, then when prompted, dial the following toll-free number: Zawsze będziemy szanować i chronić osoby, które mają odwagę uczynić Kodeks swoim stylem życia 74 Dial Followed by See Note(s) Gibraltar 8800 877-517-2683 Guatemala 138-120 877-517-2683 138-126 877-517-2683 *3,*8 999-9190 877-517-2683 *3,*8 India 000-117 877-517-2683 *2,*5,*7 Ireland 1-800- 550-000 877-517-2683 *6 Ireland (UIFN) 00-800-222-55288 877-517-2683 *7 Mauritius 01 120 877-517-2683 *7 Netherlands 0800-022-9111 877-517-2683 *3,*7 Philippines 105-11 or 12 877-517-2683 *10 1010-5511-00 877-517-2683 *10 Qatar Collect Call 7708106661 *11 Saudi Arabia 1-800-10 877-517-2683 Turkey 0811-288-0001 877-517-2683 *3,*7 UAE 8000-021 877-517-2683 *3 UAE (Military-USO & cellular) 8000-051 or 061 877-517-2683 75 Problemy można też zgłaszać za pośrednictwem witryny internetowej: www.tnwinc.com/serco LUB przesyłając wiadomość e-mail na adres: [email protected]. Podany adres służy również do zgłaszania problemów z numerami telefonów. Można również napisać do Sekretarza firmy na adres: Company Secretary, Serco Group plc Serco House 16 Bartley Wood Business Park Bartley Way Hook RG27 9UY Wielka Brytania Uwagi ogólne: •Osoby telefonujące na gorącą linię powinny w pierwszej kolejności upewnić się, że z ich telefonu stacjonarnego lub komórkowego można wykonywać rozmowy międzynarodowe. • Telefonując z aparatu słuzbowego, należy wcisnąć „0“, „9“ lub inną cyfrę bądź kombinację, która jest wymagana lokalnie W celu wykonania połączenia zewnętrznego. • Należy zwrócić uwagę na określone ograniczenia, które mają zastosowanie w przypadku gorącej linii na terenie wymienionego kraju. • W przypadku rozmów z telefonów komórkowych mogą być naliczane opłaty za czas antenowy. • Jeśli nie ma dostępu do kontaktu online ze względu na lokalne ograniczenia informatyczne, dopuszcza się Korzystanie z innego urządzenia, które nie jest w danym momencie używane. Uwagi: *1 Usługa niedostępna z telefonów komórkowych. *2 Usługa niedostępna z automatów telefonicznych. *3 Telefony publiczne działają na monetę lub kartę. *4 Telefony muszą mieć możliwość wykonywania połączeń międzynarodowych. *5Usługa dostępna wyłącznie z telefonów, które mają możliwość wykonywania połączeń międzynarodowych, oraz z większości publicznych centrów telefonicznych. Może być niedostępna w niektórych lokalizacjach. *6 Wykonując telefon z Irlandii Północnej, należy korzystać z brytyjskiego numeru gorącej linii. *7Jeśli wykonujemy połączenie z telefonu służbowego, który przed połączeniem się z numerem zewnętrznym wymaga naciśnięcia cyfry „0“, a jednocześnie „0“ stanowi pierwszą cyfrę wprowadzanego kodu dostępu, pierwsze zero w kodzie dostępu być może będzie musiało zostać pominięte. *8 Usługa może nie być dostępna zw wszystkich telefonów. *9W zależności od tego, gdzie znajduje się osoba dzwoniąca, oraz od sprzętu, z jakiego korzysta, połączenie na rachunek odbiorcy może wymagać pomocy operatora lub być Z biegiem czasu część tych informacji może ulec zmianie. wykonywane bez pośrednictwa operatora. Połączenia na rachunek odbiorcy mogą być wykonywane z większości telefonów publicznych — należy stosować się do instrukcji umieszczonych na aparacie telefonicznym lub w jego pobliżu. *10Numer, który należy wybrać, zależy od lokalnego operatora sieci, np. Bayan, Digitel, Globe, Option 2, Philcom, PLDT lub Smart. Telefony publiczne mogą działać na monety lub karty. Numer Bayan jest niedostępny Z telefonów komórkowych. *11Połączeń na koszt odbiorcy (z obciążeniem zwrotnym) można dokonywać z większości telefonów publicznych, Za pośrednictwem operatora, korzystając z lokalnych instrukcji. Z biegiem czasu niektóre z danych mogą ulec zmianie. 76 www.serco.com/ codeofconduct W firmie Serco wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za znajomość naszego Kodeksu, korzystanie z tej wiedzy w praktyce i uczynienie z niej stylu życia. Serco Group plc Serco House 16 Bartley Wood Business Park Bartley Way Hook Hampshire RG27 9UY United Kingdom www.serco.com August 2014