Wystąpienie pokontrolne - Biuletyn Informacji Publicznej Opolskiego

.
WOJEWODA OPOLSKI
NK.IV.1611.3.2016.RCh
Opole, dnia 20 czerwca 2016 r.
Pan
insp. Jarosław Kaleta
Komendant Wojewódzki Policji
w Opolu
ul. Korfantego 2
45 – 077 Opole
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
I. Podstawowe informacje formalno-prawne dotyczące kontroli
1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Komenda Wojewódzka Policji w Opolu
(dalej: KWP), ul. Korfantego 2, 45-077 Opole.
2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 51 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r.
o wojewodzie i administracji rządowej w województwie1.
3) Zakres kontroli:
a) Przedmiot kontroli: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej.
b) Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2015 r. – 29 kwietnia 2016 r.
4) Rodzaj kontroli: problemowa.
5) Tryb kontroli: zwykły.
6) Termin kontroli: 20 i 23-25 maja 2016 r.
7) Skład zespołu kontrolnego: Radosław Chodziński – inspektor wojewódzki w Oddziale
Kontroli i Skarg w Wydziale Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego.
8) Kierownik jednostki kontrolowanej:
Funkcję kierownika jednostki kontrolowanej – Komendanta Wojewódzkiego
Policji w Opolu (dalej: Komendant), w okresie objętym kontrolą, pełnili:
a) Do dnia 15 marca 2016 r.: nadinsp. Irena Doroszkiewicz – powołana na ww. stanowisko
z dniem 18 grudnia 2013 r.
b) Od dnia 16 marca 2016 r.: insp. Jacek Tomczak – p.o. Komendanta.
[Dowód: akta kontroli, s. 1-2 i 4]
Z dniem 24 maja 2016 r. na stanowisko Komendanta powołany został: insp. Jarosław Kaleta.
[Dowód: akta kontroli, s. 3]
9) Merytoryczny nadzór nad procedurą naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej
sprawuje Naczelnik Wydziału Kadr i Szkolenia KWP:
a) Do dnia 31 marca 2015 r.: mł. insp. Gabriela Brewka-Chudoba, mianowana na ww.
stanowisko w dniu 18 grudnia 2013 r.
b) Od dnia 1 kwietnia 2015 r.2 do nadal: podinsp. Renata Worek.
[Dowód: akta kontroli, s. 4]
1
2
j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 525 ze zm.
P.o. Naczelnika, a mianowana na to stanowisko od dnia 1 maja 2015 r.
Strona 1 z 7
II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została
oparta:
Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w okresie
od 1 stycznia 2015 r. do 29 kwietnia 2016 r. w KWP, pod kątem formalno-prawnym, ocenia się
pozytywnie z nieprawidłowościami3.
Powyższą ocenę oparto na wynikach badania kontrolnego, któremu poddano dokumentację
14 naborów4 (10 zewnętrznych i 4 wewnętrznych) ogłoszonych i przeprowadzonych w KWP
w okresie objętym kontrolą.
[Dowód: akta kontroli, s. 5-8]
Badaniu kontrolnemu poddano dokumentację naboru zewnętrznego nr5:
1) 166087 – na stanowisko starszego specjalisty ds. funduszy pomocowych w Zespole
ds. Funduszy Pomocowych.
2) 168150 – na stanowisko starszego inspektora ds. płac w Zespole Wydatków Osobowych
Wydziału Finansów.
3) 171209 – na stanowisko głównego specjalisty ds. nadzoru inwestycyjno-budowlanego
branży elektrycznej w Zespole ds. Inwestycji i Remontów Wydziału Zaopatrzenia.
4) 171713 – na stanowisko referenta ds. wprowadzania danych w Wydziale Ruchu Drogowego.
5) 173233 – na stanowisko starszego inspektora ds. płac w Zespole Wydatków Osobowych
Wydziału Finansów.
6) 175132 – na stanowisko głównego specjalisty ds. nadzoru inwestycyjno-remontowego
branży budowlanej w Zespole ds. Inwestycji i Remontów Wydziału Zaopatrzenia.
7) 175539 – na stanowisko inspektora ds. kancelaryjnych w Wydziale Kryminalnym.
8) 176157 – na stanowisko inspektora ds. analityczno-ocennych w Zespole Ogólnym Wydziału
Komunikacji Społecznej.
9) 177816 – na stanowisko specjalisty ds. osobowych w Zespole Spraw Osobowych Wydziału
Kadr i Szkolenia.
10) 179246 – na stanowisko starszego inspektora ds. eksploatacji i rozliczeń za media w Wydziale
Zaopatrzenia.
Badaniu kontrolnemu poddano dokumentację naboru wewnętrznego nr:
1) KS.1112.25.2015 – na stanowisko inspektora w Sekcji III Wydziału Techniki Operacyjnej.
2) KS.1112.1.2016 – na stanowisko specjalisty ds. nadzorczych i naprawczych urządzeń
zasilania awaryjnego, sieci teleinformatycznych oraz urządzeń telekomunikacyjnych
i telekomutacyjnych w Wydziale Łączności i Informatyki.
3) KS.1112.15.2016 – na stanowisko inspektora w Kancelarii Tajnej Wydziału Ochrony Informacji
Niejawnych.
4) KS.1112.16.2016 – na stanowisko starszego specjalisty ds. pozwolenia na broń w Wydziale
Postępowań Administracyjnych.
3
4
5
Służby kontrolne Wojewody Opolskiego stosują czterostopniową skalę ocen: pozytywna,
pozytywna z uchybieniami, pozytywna z nieprawidłowościami i negatywna.
Wylosowanych z ogólnej liczby 24 naborów. Skontrolowano więc 58 % spraw.
Wg numerów ogłoszeń nadanych przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów (dalej: KPRM).
Patrz: http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl/pls/serwis/app.new_wyniki_szukaj.
Strona 2 z 7
W wyniku przeprowadzonego badania spraw naborów zewnętrznych, kontrolujący
ustalił, co następuje:
1) Ogłoszenia o naborze zostały umieszczone – zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia
21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej6 (dalej: u.s.c.) – w: BIP KPRM.
Zgodnie z wyjaśnieniami Naczelnika Wydziału Kadr i Szkolenia KWP: „(…) wszystkie
ogłoszenia dot. naboru do służby cywilnej są publikowane w BIP KWP (…) w okresie od dnia
umieszczenia ogłoszenia do dnia upływu terminu składania dokumentów (...)”.
[Dowód: akta kontroli, s. 9-10]
Zaznaczenia wymaga, że z uwagi na fakt zakończenia badanych spraw, kontrolujący
nie miał możliwości zweryfikowania wypełnienia obowiązku umieszczania – w miejscu
powszechnie dostępnym w siedzibie KWP – ogłoszeń o naborze na wolne stanowiska
pracy, z postępowań poddanych kontroli.
2) Ogłoszenia o naborze zawierały informacje określone w art. 28 ust. 2 u.s.c., a więc:
a) Nazwę i adres urzędu.
b) Określenie stanowiska pracy.
c) Wymagania związane ze stanowiskiem pracy (w zakresie zgodności z opisem danego
stanowiska – patrz pkt 3) ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe.
d) Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy.
e) Informację o warunkach pracy na danym stanowisku pracy.
f) Informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik
zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji
zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.
g) Wskazanie wymaganych dokumentów.
h) Termin i miejsce składania dokumentów.
Kontrolujący stwierdził jednakże, w ogłoszeniu o naborze nr 177816, na stanowisko
specjalisty, nieprawidłowość polegającą na określeniu nieadekwatnego – do tego
stanowiska pracy – poziomu wymaganego wykształcenia (jako niezbędne wykształcenie
wpisano: wyższe). Zaznaczyć tu należy, że na stanowisko specjalisty – zgodnie z Tabelą IV
załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 2016 r.
w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni
służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz
szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom
korpusu służby cywilnej7 – wymagane jest wykształcenie średnie8.
[Dowód: akta kontroli, s. 64-68]
Zgodnie z wyjaśnieniami Naczelnika Wydziału Kadr i Szkolenia KWP: „(…) pomyłka ta
związana była z wdrażanymi zmianami w nazewnictwie etatu od dnia 01.04.2016 r. i nie
miała na celu wprowadzenia w błąd kandydatów (…)”.
[Dowód: akta kontroli, s. 77]
3) Wymagania niezbędne oraz dodatkowe ujęte w ogłoszeniach o naborze były zgodne
– co do zasady – z opisem danego stanowiska. Wymóg ten określa art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c.
Kontrolujący stwierdził następujące odstępstwa od powyższej zasady:
6
7
8
j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1111 ze zm.
Dz. U. z 2016 r. poz. 125.
Taki sam poziom wykształcenia na stanowisko specjalisty, był także określony we wcześniej
obowiązującym – uchylonym z dniem 2 lutego 2016 r. – rozporządzeniu Prezesa Rady
Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych,
wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej,
mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania
innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 211,
poz. 1630 ze zm.).
Strona 3 z 7
a) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 171209, w wymogach niezbędnych określono
m.in.: „Znajomość programu do kosztorysowania Norma. Podstawowa znajomość obsługi
programu Auto Cad, znajomość programu Microsoft Office Word i Microsoft Office Excel,
prawo jazdy kategorii B”. W ogłoszeniu o naborze nie podano powyższych wymogów
niezbędnych.
b) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 171713:
 jako wymóg niezbędny określono wykształcenie: „średnie ogólnokształcące”,
a w ogłoszeniu o naborze podano: „wykształcenie średnie”.
 jako wymóg dodatkowy określono: „szkolenie z obsługi programu KSIP – RD”,
a w ogłoszeniu o naborze podano: „umiejętność obsługi komputera”.
c) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 177816, jednym z wymogów dodatkowych
jest „znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym”, a w ogłoszeniu
o naborze nie sformułowano takiego wymogu.
[Dowód: akta kontroli, s. 21-29, 32-37, 64-72]
4) Termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniach o naborze, był zgodny
z postanowieniami art. 28 ust. 3 u.s.c., tj. nie krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia
o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej – 5 dni
od dnia opublikowania tego ogłoszenia w BIP KPRM.
5) Spełnianie przez kandydatów wymogów formalnych było dokumentowane w aktach naborów.
6) W toku naboru komisja wyłaniała najlepszych kandydatów w myśl art. 29a ust. 1 u.s.c.
7) Kontrolujący nie stwierdził zastosowania – w przypadku żadnego z badanych naborów –
dyspozycji art. 29a ust. 2 u.s.c., zgodnie z którą, jeżeli w urzędzie wskaźnik zatrudnienia
osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej
oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia
ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje
osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie najlepszych kandydatów.
8) Z przeprowadzonych naborów sporządzono protokoły. Zgodnie z art. 30 ust. 2 u.s.c.,
protokół z naboru zawiera:
a) Określenie stanowiska pracy, na które był przeprowadzany nabór, liczbę kandydatów
oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego
nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów wraz ze wskazaniem kandydatów
niepełnosprawnych, przedstawianych dyrektorowi generalnemu.
b) Liczbę nadesłanych ofert, w tym liczbę ofert niespełniających wymogów formalnych.
c) Informację o zastosowanych metodach i technikach naboru.
d) Uzasadnienie dokonanego wyboru.
e) Skład komisji przeprowadzającej nabór.
W trakcie analizy badanych protokołów pod kątem poprawności ich sporządzenia,
zastrzeżenia kontrolującego, wzbudziły następujące kwestie:
a) Nieokreślanie (we wszystkich badanych protokołach) miejsc zamieszkania – w rozumieniu
przepisów Kodeksu cywilnego – najlepszych kandydatów. Najczęściej w protokołach
zamieszczano pełne adresy kandydatów, co stoi w sprzeczności z art. 30 ust. 2 pkt 1 u.s.c.
[Dowód: akta kontroli, s. 14-16, 17-18, 30-31, 38-43,
44-46, 47-48, 53-55, 56-62, 73-74 i 82-84]
b) Zapis umieszczany w protokołach, o brzmieniu: „Komisja po przeanalizowaniu nadesłanych
materiałów wybrała … ofert osób spełniających wymagania formalne i zaprosiła je na kolejny
etap postępowania kwalifikacyjnego (...)”. W zakresie sformułowania dotyczącego
„wyboru ofert”, nie jest to zapis poprawny, bowiem każdy kandydat spełniający
Strona 4 z 7
wymagania formalne, winien mieć zapewniony udział w kolejnym etapie naboru.
Dotyczy to protokołu z naboru nr: 166087, 168150, 171713, 173233, 175132, 175539,
176157, 177816 i 179246.
[Dowód: akta kontroli, s. 14, 17, 38, 44, 47, 53, 59, 73 i 82]
c) Nieokreślanie wprost liczby ofert niespełniających wymogów formalnych. Liczbę tę
możemy otrzymać dopiero po odjęciu – od liczby nadesłanych ofert – liczby „wybranych
przez komisję ofert” osób spełniających wymogi formalne. Dotyczy to protokołu
z naboru nr: 166087, 168150, 171713, 173233, 175132, 175539, 176157,
177816 i 179246.
[Dowód: akta kontroli, s. 14, 17, 38, 44, 47, 53, 59, 73 i 82]
W powyższym kontekście (pkt b i c) podkreślić wypada, że w protokole należy używać
zwrotów (zapisów) nie budzących żadnych wątpliwości. To, ile ofert nie spełniło
wymogów formalnych, winno zostać podane wprost.
9) Zgodnie z art. 31 ust. 1 u.s.c., informacje o wynikach naborów były umieszczane
niezwłocznie po przeprowadzonym naborze – w: BIP KWP oraz BIP KPRM.
Zaznaczenia wymaga, że z uwagi na fakt zakończenia badanych spraw, kontrolujący
nie miał możliwości zweryfikowania wypełnienia obowiązku umieszczania – w miejscu
powszechnie dostępnym w siedzibie KWP – informacji o wynikach naborów, z postępowań
poddanych kontroli.
10) Informacje o wynikach naborów zawierały – co do zasady – elementy wyliczone w art. 31
ust. 2 u.s.c., tj.: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; imię i nazwisko
wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu
cywilnego.
Kontrolujący stwierdził odstępstwa od powyższej zasady, mające charakter uchybień;
mianowicie, informacje o wyniku naboru nr: 176157 i 177816, opublikowane w BIP KWP –
nie zawierają adresu KWP.
[Dowód: akta kontroli, s. 63 i 76]
Ponadto kontrolujący ujawnił w informacji o wyniku naboru nr 168150, opublikowanej
w BIP KWP, niewłaściwe imię i nazwisko wybranego kandydata.
[Dowód: akta kontroli, s. 19]
W myśl oświadczenia – odnoszącego się do powyższej nieprawidłowości – złożonego
przez Naczelnika Wydziału Kadr i Szkolenia KWP: „Przyczyna powstałego błędu leży
po stronie osoby wprowadzającej informację na BIP KWP (…), tj. po stronie pracownika
Wydziału Komunikacji Społecznej KWP (…)”.
[Dowód: akta kontroli, s. 20]
W wyniku przeprowadzonego badania spraw naborów wewnętrznych, kontrolujący
po analizie dokumentacji czterech naborów, w tym protokołów z naboru, nie wnosi uwag
formalno-prawnych, co do ich przeprowadzenia.
Uwagę kontrolującego zwróciły opisy stanowisk pracy, przedłożone do następujących
badanych naborów: 166087, 171713, 177816, 179246, KS.1112.15.2016, na których
w rubryce „nazwa stanowiska pracy” / „aktualne stanowisko pracy”, została dokonana
– pismem odręcznym – zmiana nazwy stanowiska (w niektórych przypadkach z podpisem
i pieczątką pracownika Wydziału Kadr i Szkolenia KWP). W analogiczny sposób dokonana
została zmiana nazwy „komórki organizacyjnej urzędu”, w opisie stanowiska pracy
do naboru nr 175539. W ocenie kontrolującego, niniejsze opisy stanowisk pracy powinny
zostać sporządzone na nowych formularzach.
[Dowód: akta kontroli, s. 11, 36, 69, 78, 93 i 49]
Strona 5 z 7
Ponadto w opisie stanowiska pracy do naboru nr: KS.1112.1.2016, w zakresie niezbędnego
wykształcenia, wpisano: „Zgodne z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia
16.01.2007 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych (…)”9. Z jednej strony, błąd
polega tu na niewpisaniu wprost o jakie wykształcenie chodzi. Z drugiej zaś strony, opis
stanowiska pracy należało w takim przypadku zaktualizować najpóźniej przed ogłoszeniem
naboru, tym bardziej, że ww. akt prawny – choć aktualny na dzień sporządzenia
przedmiotowego opisu stanowiska pracy (21 stycznia 2008 r.) – od 1 stycznia 2010 r.
już nie obowiązuje.
[Dowód: akta kontroli, s. 87-92]
III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości:
W wyniku kontroli ujawniono uchybienia i nieprawidłowości, polegające na:
1) Określeniu w ogłoszeniu o naborze, nieadekwatnego do stanowiska pracy, poziomu
wymaganego wykształcenia (1 przypadek).
2) Niezgodności między ogłoszeniem o naborze, a opisem danego stanowiska pracy,
w określeniu wymagań związanych ze stanowiskiem pracy (3 przypadki).
3) Nieokreśleniu w protokole z naboru, miejsc zamieszkania – w rozumieniu przepisów
Kodeksu cywilnego – najlepszych kandydatów. Najczęściej podawano pełne adresy
kandydatów (10 przypadków).
4) Stosowaniu w protokole z naboru niepoprawnych zapisów (9 przypadków).
5) Nieokreśleniu wprost, w protokole z naboru, liczby ofert niespełniających wymogów
formalnych (9 przypadków).
6) Niezamieszczeniu w informacji o wyniku naboru, jednego z jej obligatoryjnych elementów
– adresu urzędu (2 przypadki).
7) Zamieszczeniu w informacji o wyniku naboru, niewłaściwego imienia i nazwiska wybranego
kandydata (1 przypadek).
8) Niedysponowaniu aktualnym opisem stanowiska pracy (7 przypadków).
Przyczyną ujawnionych uchybień i nieprawidłowości był niewystarczający nadzór nad realizacją
kontrolowanego zadania.
Skutkiem stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości jest odstępstwo od stanu pożądanego,
w kontrolowanym zakresie.
IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej,
pod poz. nr 3/2016.
V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i
wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń:
Kierownik jednostki kontrolowanej, nie zgłosił zastrzeżeń do projektu wystąpienia
pokontrolnego.
VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia
funkcjonowania jednostki kontrolowanej:
nieprawidłowości
lub
usprawnienia
W związku z ustaleniami kontroli, zalecam zwiększenie nadzoru nad przeprowadzaniem
naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej oraz sporządzaniem i aktualizacją
opisów stanowisk pracy w służbie cywilnej.
VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji
przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości: nie dotyczy.
9
Dz. U. Nr 12, poz. 79.
Strona 6 z 7
VIII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli
w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o przekazanie
pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach
ich niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym
sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 14 dni od dnia otrzymania
niniejszego dokumentu.
IX. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej
(Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują
środki odwoławcze.
z up. Wojewody Opolskiego
Barbara Bieluszewska
Dyrektor
Wydziału Nadzoru i Kontroli
Strona 7 z 7