Podstawy grafiki

EXCEL
Rozpoczynanie pracy z programem EXCEL
Program EXCEL to arkusz kalkulacyjny pakietu Office 2007. Stosowany jest do tworzenia, analizy,
zarządzania dokumentami zwanymi skoroszytami, które mogą zawierad dane tekstowe, tabele,
obliczenia, wykresy, dane list, książek adresowych i wiele innych.
Interfejs EXCEL
pocztą elektroniczną w postaci załącznika lub
formacie PDF.
Osoby, które korzystały z wcześniejszych wersji
programu zauważą zdecydowaną różnicę
w wyglądzie głównego okna programu.
Nie ma tu już „klasycznego” menu. Zobaczymy
nowe elementy takie jak: wstążka, pasek
narzędzi „Szybki start” oraz Przycisk pakiety
Office. Element wstążka zastępuje klasyczne
menu – zawiera polecenia i procedury
umieszczone na zakładkach.
Jednym z najbardziej istotnych elementów
programu jest Przycisk pakietu Office –
kliknięcie na tym przycisku pozwala na
wykonanie operacji związanych z edytowanym
plikiem. Rysunek 1 przedstawia wybraną opcję
Zapisz jako.... Występuje tu kilka możliwości
zapisu. Widoczne jest, na pierwszy rzut oka,
rozróżnienie zapisu w postaci Skoroszytu
programu Excel oraz Skoroszytu programu Excel
97-2003. Wynika to z innego mechanizmu
zapisywania plików w nowej wersji programu –
zapisywane pliki mają mniejszy rozmiar niż ich
„poprzednicy”. Jeśli chcemy, aby nasz
dokument odczytał użytkownik wcześniejszej
wersji musimy zapisad plik korzystając z opcji
Skoroszyt programu Excel 97-2003.
Wersja 2007 daje nam również możliwośd
zapisu
dokumentu
w
formacie
PDF
(publikowanie dokumentów w Internecie) –
wybieramy opcję zapisu: PDF lub XPS.
Inne elementy tego okna pozwalają na:
tworzenie nowego dokumentu, otwieranie
istniejącego,
zapisywanie
bieżącego,
drukowanie
dokumentu
(z wyborem
zainstalowanej drukarki), wysyłanie dokumentu
dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz
Rysunek 1
Kolejnym, ważnym elementem jest Pasek
narzędzi Szybki dostęp Rysunek 2. Pozwala on
na szybkie wykonanie podstawowych operacji:
zapis, odczyt, tworzenie nowego dokumentu,
itp.
Rysunek 2
Strona 1
EXCEL
Zaznaczenie lub odznaczenie elementu na
rozwijalnej liście powoduje dodanie lub
usunięcie wybranej opcji na pasku.
Zaznaczanie komórek
Jeśli chcemy zaznaczyd pojedynczą komórkę
należy po prostu przejśd do wybranej komórki
lub wprowadzid jej adres w polu adresu –
możemy wprowadzad dane.
Zaznaczanie ciągłego zakresu komórek.
Umieszczamy wskaźnik myszy w pierwszej
komórce zakresu (kształt kursora nie ulega
zmianie) i trzymając naciśnięty lewy klawisz
myszy przesuwamy do ostatniej komórki
zakresu (możemy w ten sposób zaznaczyd
komórki w obszarze wiersza, kolumny lub
wierszy i kolumn).
Zaznaczanie całego arkusza – ustawiamy
wskaźnik na prostokącie występującym
na połączeniu oznaczeo kolumn i wierszy
Rysunek 6
Rysunek 6 przedstawia zaznaczone komórki
w zakresie B3:D6.
Rysunek 3
i klikamy lewym klawiszem myszy.
Zaznaczenie kolumny – ustawiamy wskaźnik
na oznaczeniu kolumny
Rysunek 4
Zaznaczanie nieciągłego zakresu komórek.
Arkusz Excel pozwala na zaznaczenie komórek,
które nie są położone obok siebie – stanowią
obszar prostokątny. Podczas zaznaczania
poszczególnych obszarów należy przytrzymad
naciśnięty klawisz
Ctrl
(pierwszy obszar
zaznaczamy bez naciśniętego klawisza). Można
w ten sposób zaznaczad całe kolumny, wiersze,
obszary komórek lub pojedyncze komórki.
i klikamy lewym klawiszem myszy. Jeśli chcemy
zaznaczyd kilka kolumn położonych obok siebie
należy przytrzymad naciśnięty lewy klawisz
myszy i przesunąd wskaźnik do ostatniej
kolumny zakresu.
Zaznaczanie wiersza – ustawiamy wskaźnik
na numerze wiersza
Rysunek 5
i klikamy lewym klawisze myszy. Jeśli chcemy
zaznaczyd kilka wierszy postępujemy podobnie,
jak w przypadku kolumn.
dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz
Rysunek 7
Rysunek 7 przedstawia zaznaczony wiersz 2
(zaznaczamy go bez Ctrl ), kolumnę B, zakres
komórek D4:E6 oraz pojedynczą komórkę C8.
Tak zaznaczone komórki możemy jednocześnie
formatowad (określad tło, obramowanie, styl
danych w komórkach, itp.)
Strona 2
EXCEL
Właściwości arkusza
Adresowanie komórek
Innym sposobem zmiany szerokości jest
wprowadzenie wartości w okienku dialogowym
szerokośd kolumny
Każda
komórka
posiada
swój
adres
przedstawiony w postaci literowego oznaczenia
kolumny (może składad się z jednej lub kilku
liter) oraz numeru wiersza np. A1 lub ABC77
(między określeniem kolumny i numerem
wiersza nie może byd odstępu). Jeśli chcemy
przejśd do komórki o określonym adresie należy
wprowadzid go w polu adresu:
Rysunek 10
Rysunek 8
i nacisnąd klawisz ENTER
Każdej komórce lub zakresowi komórek można
nadad nazwę.
Dokonujemy tego w przedstawionym powyżej
rysunku w polu adresu (nazwa może byd
dowolnym ciągiem znaków bez odstępu).
Zmiana szerokości kolumny
W celu zmiany szerokości kolumny należy
ustawid wskaźnik myszy pomiędzy nazwami
kolumn Rysunek 9
Klikamy prawym klawiszem myszy na
oznaczeniu kolumny (Rysunek 10 przedstawia
wybraną kolumnę A) i wybieramy Szerokośd
kolumny. W otwartym okienku
Rysunek 11
wprowadzamy właściwą wartośd.
Możemy zmienid szerokośd kilku kolumn
jednocześnie – należy je wcześniej zaznaczyd.
Zmiana wysokości wiersza
Rysunek 9
naciskamy lewy klawisz myszy (pojawia się
przerywana linia) i zmieniamy szerokośd
(w „dymku”
otrzymujemy
informację
o aktualnej szerokości kolumny) – zwolnienie
klawisza akceptuje zmianę.
Podwójne kliknięcie w wyżej wskazanym
miejscu spowoduje dopasowanie szerokości
kolumny do najszerszego elementu.
dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz
W celu zmiany wysokości wiersza należy ustawid
wskaźnik myszy pomiędzy numerami kolejnych
wierszy (poniżej tego, który chcemy zmieniad)
Rysunek 12
i trzymając naciśnięty lewy klawisz myszy
zmieniamy wysokośd (w trakcie zmiany
widoczna jest pozioma przerywana linia
pokazująca wybraną wysokośd).
Strona 3
EXCEL
Wprowadzanie danych
Komórka może zawierad jedną lub kilka linii
tekstu, liczbę, datę, czas lub formułę, która daje
w wyniku jeden z tych typów danych.
Aby wprowadzid dane do komórki należy
wybrad żądaną komórkę i wykonad jedną
z następujących czynności:
Tekst – wpisz lub wklej tekst (Excel
umieszcza tekst po lewej stronie
komórki)
Liczba – wpisz liczbę (liczba
przenoszona jest domyślnie na prawą
stronę komórki), wprowadzając liczby
pamiętad należy o tym, że separatorem
części dziesiętnej jest przecinek, zatem
5,5 jest liczbą, natomiast 5.5 już liczbą
nie jest. Liczbą jest również zapis 2E5,
który należy interpretowad jako: 2·105,
czyli liczbę 200 000 – zapis ten
stosowany jest dla liczb bardzo dużych
(np. masa Ziemi) lub bardzo małych
(np. masa atomu).
Data – wpisz datę w rozpoznawalnym
formacie, takim jak „2008-10-01”,
„1 październik 2008” lub „1-paź-2008”.
Składniki daty muszą byd rozdzielone
odstępami lub myślnikami (-).
Czas – wpisz czas w rozpoznawalnym
formacie, takim jak „4:”, „4:07”,
„4:07:53”, „4:07 p”, „4pm”, „16:07”.
Składniki czasu muszą byd rozdzielone
dwukropkami (:). Gdy wprowadzany jest
czas 12-godzinny, taki jak 10:47 –
uznawany jest on jako godzina poranna.
Aby wprowadzid godzinę popołudniową
należy użyd zapisu 24-godzinnego lub
określenia p lub PM.
Formuły – każda formuła (obliczenia)
musi rozpocząd się znakiem równości,
zatem rozpoczynając obliczenia
naciskamy = , a następnie
wprowadzamy działanie używając
następujących operatorów
arytmetycznych:
dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz
+ - dodawanie,
– - odejmowanie,
* - mnożenie,
/ - dzielenie.
Symbole najwygodniej wybrad
z klawiatury numerycznej.
Excel zachowuje standardową kolejnośd
działao np. =2+5*2 da w wyniku 12, jeśli
chcemy zmienid kolejnośd działao
należy użyd nawiasów =(2+5)*2 daje 14.
Ważne: Excel, tak jak wszystkie
programy używa jedynie nawiasów
okrągłych, niedopuszczalne jest zatem
stosowanie, znanych z matematyki
nawiasów kwadratowych * ] lub
klamrowych , -, należy zastąpid je
nawiasami okrągłymi. W jednym
działaniu może wystąpid dowolna ilośd
par nawiasów.
Poza działaniami formuły mogą używad
wbudowanych funkcji – zostanie to
omówione w kolejnych rozdziałach.
Aby ukooczyd wprowadzanie danych w komórce
należy nacisnąd klawisz Enter lub wybrad inną
komórkę w arkuszu (edytowana komórka nie
może byd formatowana – aby formatowad
należy zakooczyd edycję).
Wskazówki
Jeżeli komórka pokazuje łaocuch
znaków # (#####), oznacza to, że liczba
w komórce jest za długa do
wyświetlenia. Aby wyświetlid liczbę
należy zwiększyd szerokośd kolumny.
Aby wpisad wiele linii tekstu, liczb, dat
lub godzin w komórce możesz wcisnąd
Alt + Enter , aby wprowadzid podział
linii pomiędzy każdą para linii.
Aby wprowadzid aktualną datę
w komórce wciśnij Ctrl + ; , aby
wprowadzid aktualny czas należy
nacisnąd Ctrl + Shift + ; .
Strona 4
EXCEL
Edycja danych
Poprawianie danych
Wykonujemy to w pasku edycji formuły. Jeśli
chcemy poprawid dane wybieramy komórkę
następnie ustawiamy kursor w punkcie
przeciągania (zmienia kształt na czarny
plusik – krzyżyk) i trzymając naciśnięty
lewy klawisz myszy „przeciągamy”
do żądanej wartości (kolejne liczby
pokazywane są w „dymku”)
Rysunek 13
Rysunek 13 przedstawia wybraną komórkę B1,
w której mamy wynik formuły obliczeniowej.
W celu zmiany klikamy w pasku edycji formuły
i wprowadzamy nowe dane – zatwierdzamy
klawiszem Enter .
Przenoszenie danych do innej komórki.
Wybieramy właściwą komórkę i ustawiamy
wskaźnik
myszy
na
dowolnym
boku
obramowania (kursor zmienia kształt na strzałki
skierowane
we
wszystkich
kierunkach)
i trzymając naciśnięty lewy klawisz myszy
przenosimy zawartośd komórki do innej
lokalizacji – zwalniamy klawisz myszy.
Jeśli przed zwolnieniem klawisza myszy
naciśniemy klawisz Ctrl nastąpi skopiowanie
zawartości komórki.
Wypełnianie komórek
Jeśli w zakresie komórek chcemy wprowadzid
kolejne wartości liczbowe, tekstowe, daty,
czasu, formuł, itp., należy wykonad jedną
z następujących czynności:
Kolejne liczby – w pierwszej komórce
np. A1 wprowadzamy pierwszą liczbę
np. 1, w następnej A2 – 2.
Zaznaczamy obie komórki, tak jak
przedstawia to rysunek,
Punkt
przeciągania
Rysunek 15
i zwalniamy klawisz myszy.
Jeśli wprowadzimy wartości np. 1 i 3 –
otrzymamy liczby nieparzyste, 2 i 5 –
kolejnymi wartościami będą 8,11,14,...
zmiana co 3. Podobnie możemy
wprowadzid regułę: Dz1, Dz2 –
otrzymamy następne wartości:
Dz3, Dz4,...
Innym sposobem wprowadzenia
kolejnych liczb jest wprowadzenie
w komórce liczby początkowej
i przeciągnięcie z naciśniętym klawiszem
Ctrl .
Dni tygodnia – w pierwszej komórce
wprowadzamy skrótową np. pn lub
pełną poniedziałek nazwę dowolnego
dnia tygodnia i przeciągamy (bez
wpisywania kolejnej wartości – Excel
posiada zdefiniowany właściwy ciąg)
Miesiące – podobnie, jak w przypadku
dni tygodnia wprowadzamy pełną lub
skrótową nazwę miesiąca i przeciągamy.
Daty – wpisujemy datę w komórce
(zgodnie z zasadami wprowadzania dat
lub naciskamy Ctrl + ; w celu
wprowadzenia bieżącej daty) i tak jak
w przypadku dni tygodnia lub miesięcy
– przeciągamy (kolejne daty ukazują się
w dymku podczas przeciągania).
Rysunek 14
dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz
Strona 5
EXCEL
Formatowanie zawartości komórek
Dane każdej komórki lub zakresu komórek
mogą byd dowolnie formatowane. W tym celu
należy wybrad komórkę lub zaznaczyd zakres
komórek – kliknąd prawym klawiszem myszy
i z menu wybrad Formatuj komórki... (skrót
klawiaturowy Crtrl + 1 ). Otwiera się okno,
w którym możemy dokonad zmian:
Rysunek 16
Jak widad na powyższym rysunku formatowanie
liczb obejmuje kilka kategorii. Formatując liczby
możemy określid ilośd miejsc dziesiętnych,
stosowanie separatora (duże liczby wyświetlane
są z odstępem między kolejnymi tysiącami
np. 4 000 000 000) – zwiększa to czytelnośd
liczby.
Dodatkowo
można
stosowad
formatowanie warunkowe (liczby ujemne
wyświetlane są w kolorze czerwonym).
Podobnie
można
formatowad
wartości
walutowe, daty, czasu, itd. Zawsze wybieramy
właściwy format z rozwijalnej listy.
Kolejna
karta
*Wyrównanie+
pozwala
na określenie położenia tekstu, elementów
komórki we właściwym miejscu. Możliwe jest
wyśrodkowanie pionowe i poziome, zawijanie
tekstu w komórce, dopasowanie tekstu do
wielkości komórki poprzez powiększenie lub
zmniejszenie czcionki, scalanie komórek,
dowolne obracanie tekstu, co przedstawia
Rysunek 17.
dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz
Rysunek 17
Elementy występujące w oknie są intuicyjne –
wykonanie każdej operacji jest niemalże
oczywiste. Mamy tu zmianę położenia pionową
i poziomą, zawijanie tekstu (wyświetlany jest
automatycznie w kilku wierszach komórki),
automatyczne zmniejszanie czcionki, scalanie
zaznaczonych komórek (aby wyłączyd scalanie
należy wskazad scalone komórki i odznaczyd
pole scalaj komórki). Zmiana kierunku
wyświetlania tekstu możliwa jest w okienku
Orientacja
należy
zmienid
położenie
czerwonego punktu lub wpisad wartośd kąta
w polu stopnie.
Styl obramowania komórek można zmienid
korzystając z karty *Obramowanie+.
Rysunek 18
Dobieramy tu styl, kolor, rysowana krawędź dla
wybranej komórki lub wcześniej zaznaczonego
zakresu
komórek.
Możemy
wybrad,
w ustawieniach
wstępnych,
zaznaczenie
konturu lub gdy mamy zaznaczony zakres
komórek również zaznaczenie wewnętrznych
krawędzi.
Strona 6