docRecepta na zdrowe finanse
download 
Reklamacja Transkrypt
Recepta na zdrowe finanse
Wdrożenie Hurtowni Danych i OPTICO w ZOZ MSWiA w Rzeszowie » Recepta na zdrowe finanse CASE STUDY Wdrożenie Hurtowni Danych i OPTICO w ZOZ MSWiA w Rzeszowie » Recepta na zdrowe finanse » ZOZ MSWiA w Rzeszowie W skład jednostki wchodzi szpital oraz przychodnie specjalistyczne i POZ w Rzeszowie i Krośnie. Usługi kompleksowej ochrony zdrowia z zakresu profilaktyki, leczenia i rehabilitacji, realizowane są w oparciu o działalność 6 oddziałów szpitalnych oraz 35 poradni specjalistycznych. Szpital w liczbach Zatrudnienie: około 400 osób Ilość placówek: 2 Ilość oddziałów: 6 Ilość łóżek: 146 Ilość poradni specjalistycznych: 35 Ilość pracowni diagnostycznych: 11 Ilość gabinetów rehabilitacji: 9 Ilość gabinetów lekarzy POZ: 8 CASE STUDY Zakład Opieki Zdrowotnej MSWiA w Rzeszowie został powołany do życia w kwietniu 1958 roku. Szpital należy do grupy placówek służby zdrowia podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji. Zdzisław Białowąs Dyrektor ZOZ MSWiA w Rzeszowie Mimo, iż szpitale, których organem założycielskim jest Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, nie mogą liczyć na dotacje w wysokościach porównywalnych do szpitali samorządowych, ZOZ MSWiA w Rzeszowie bardzo dobrze radzi sobie na rynku usług medycznych. Świadczą o tym liczne inwestycje mające na celu poprawę warunków leczenia i sprawowania opieki nad pacjentem, szkolenia dla wszystkich zatrudnionych pracowników oraz zdobyte w ostatnim czasie tytuły, tj. Gazela Biznesu 2010, Gepard Biznesu 2010, Diament Forbesa 2011. To ogromne wyróżnienie dla publicznego szpitala, nagrody te przyznawane są bowiem najlepiej zarządzanym przedsiębiorstwom, które dynamicznie zwiększają swoją wartość. „Od roku 1998 w szpitalu sukcesywnie wprowadzano wiele zmian, mających na celu jak najlepsze wykorzystanie posiadanych zasobów. Nie bez obaw dokonaliśmy zarówno zmiany profilu udzielanych świadczeń, jak i otworzyliśmy się na wszystkich pacjentów. W chwili obecnej zdecydowana większość leczonych to pacjenci pozaresortowi. Jesteśmy teraz ostrym szpitalem ogólnym o typowym miejskim charakterze i wydaje się, że dobrze uzupełniamy ofertę innych szpitali. Mimo, że jesteśmy stosunkowo małym szpitalem, to mamy znaczący pakiet usług w swoich specjalnościach.” ZOZ MSWiA w Rzeszowie ul. Krakowska 16, 35-111 Rzeszów tel. 17 864 33 12, fax 17 853 27 70 2 Wdrożenie Hurtowni Danych i OPTICO w ZOZ MSWiA w Rzeszowie » Recepta na zdrowe finanse ZOZ MSWiA w Rzeszowie od kilku lat konsekwentnie stawia na informatyzację jednostki. W roku 2005 zdecydowano się na wdrożenie oprogramowania klasy HIS, pozwalającego szczegółowo ewidencjonować udzielane świadczenia zdrowotne oraz zdarzenia gospodarcze. Wybór padł na pakiet InfoMedica, a jego wdrożenie powierzono firmie BMM. System usprawnił zarządzanie placówką, przyczynił się do lepszej organizacji procesu leczenia pacjentów, ale nie pozwalał w pełni przetwarzać zgromadzonych w nim danych. Raporty otrzymywane przez Dyrekcję pochodziły z różnych systemów dziedzinowych, były przygotowywane przez różne osoby i dostarczały informacji tylko z określonego obszaru tematycznego, przez co bywały niespójne i czasami zawierały błędy. Nie prezentowały pełnego obrazu funkcjonowania szpitala, a jedynie jego wąskie fragmenty. Raporty generowane z różnych modułów systemu informatycznego, tworzone były zgodnie z funkcjonalnościami tych modułów, w różnych formatach, co powodowało spore problemy przy łączeniu ich w jeden całościowy raport. - Nad przygotowywaniem interesujących nas raportów pra- cowały nieraz całe zespoły ludzi z różnych obszarów działalności szpitala, takich jak statystyka i rozliczenia, finanse i księgowość, kadry i płace. Ludzie ci jakkolwiek są specjalistami w swoich dziedzinach, to jednak posługują się różnym językiem i to właśnie bariera komunikacyjna była przyczyną sporej liczby błędów w raportach. Gdy okazywało się, że raporty zawierają błędy lub brakowało w nich informacji jakich oczekiwaliśmy, cały żmudny proces przygotowywania raportów rozpoczynał się od początku. Wydłużał się przez to czas oczekiwania na informacje potrzebne do podjęcia właściwych decyzji. Gdy nie było czasu, decyzje musieliśmy podejmować intuicyjnie, co wiązało się z dużym ryzykiem – CASE STUDY » Diagnoza dodaje Zdzisław Białowąs. - Brakowało przede wszystkim informacji umożliwiających ocenę rentowności poszczególnych działalności szpitala. Wiedza dotycząca rentowności ograniczała się tylko do tego, które oddziały przynoszą dochód, a które nie. Nie było natomiast wiadomo, na których świadczeniach w ramach oddziałów szpital zarabia, a na których traci oraz które koszty tych świadczeń są zoptymalizowane, a które wymagają optymalizacji – wspomina Zdzisław Białowąs, Dyrektor ZOZ MSWiA Konieczność angażowania wielu osób w proces tworzenia raportów, wpływała na wysokie koszty działania systemu raportowania i informowania kierownictwa. w Rzeszowie. Skuteczne zarządzanie placówką utrudniał również brak wiedzy na temat przyczyn problemów, na oddziałach charakteryzujących się słabszymi wynikami i tego, które jednostki organizacyjne, generujące koszty pośrednie, mogą być odpowiedzialne za ich problemy z rentownością. Raportowanie informacji, przede wszystkim o kosztach pośrednich, było bardzo trudne i pracochłonne. Istniała również obawa o wiarygodność dostarczanych danych. Ta zależy bowiem od zastosowanych kluczy podziałowych, które dobierane były w sposób intuicyjny, przez co jeden oddział „dostawał” więcej kosztów niż faktycznie wygenerował, a inny mniej. W efekcie mógł powstawać nieprawdziwy obraz szpitala, co utrudniało podejmowanie decyzji, którą działalność ograniczać, a w którą inwestować i rozwijać. 3 Wdrożenie Hurtowni Danych i OPTICO w ZOZ MSWiA w Rzeszowie » Recepta na zdrowe finanse Wobec wszystkich tych problemów z jakimi borykała się jednostka zaczęto od stworzenia własnej aplikacji, która nadal jest przydatna i rozwijana, ale prezentuje dane w sposób statyczny i w ograniczonym zakresie. Rosnąca ilość danych gromadzonych w systemach informatycznych i konieczność ich przetwarzania spowodowały, że w 2007 roku Dyrekcja szpitala podjęła decyzję o wdrożeniu nowego rozwiązania, które w łatwy i szybki sposób pozwalałoby tworzyć dowolne zestawienia i analizy, wykorzystując wszystkie istotne dane. - Spośród rozwiązań oferowanych na rynku wybraliśmy system OPTICO firmy BMM, z którą współpracowaliśmy już od kilku lat. W tym czasie dali się poznać jako wiarygodny i rzetelny wykonawca, dysponujący odpowiednią wiedzą, doświadczeniem oraz zespołem wdrożeniowców i konsultantów, gotowych sprostać trudnemu projektowi wdrożenia. Nie bez znaczenia był również fakt, że BMM, współpracując z kilkudziesięcioma szpitalami doskonale poznał ich bolączki oraz potrzeby. W naszym szpitalu potrafił zidentyfikować specyficzne wymagania, a następnie zbudować narzędzie które łączy rozwiązania dedykowane dla naszej placówki z dobrymi praktykami wypracowanymi w innych jednostkach – opowiada Zdzisław Białowąs. System analiz i raportowania dla ZOZ MSWiA w Rzeszowie zbudowany został w oparciu o mechanizm Hurtowni Danych, który umożliwia zebranie w jednym miejscu danych pochodzących z różnych źródeł występujących w szpitalu. W szczególności z różnego rodzaju arkuszy kalkulacyjnych, pojedynczych plików tekstowych, systemu finansowoksięgowego i innych systemów dziedzinowych dostarczających informacji na temat gospodarki materiałowej, hospitalizacji, badań i świadczeń wykonywanych pacjentom czy podanych leków. Ponadto stworzony został mechanizm, który pozwala w zależności od potrzeb, raz dziennie, raz na tydzień lub raz na miesiąc zasilać hurtownię danymi. Zdzisław Białowąs CASE STUDY » Recepta Dyrektor ZOZ MSWiA w Rzeszowie „Szpital od strony ekonomicznej to takie samo przedsiębiorstwo jak każde inne. To, że nie produkuje gwoździ czy śrubek jest oczywiste, ale jego produkt – najwyższej jakości usługi zdrowotne potrzebują do wytworzenia odpowiedniego personelu, sprzętu i infrastruktury tak samo jak w każdej innej firmie. Od początku działalności jako SP ZOZ postawiliśmy na informatyzację jednostki i obecnie jesteśmy (prawdopodobnie) najbardziej skomputeryzowanym szpitalem zarówno w województwie jak i w resorcie.” Zanim dokonano migracji wszystkich danych do jednej hurtowni, konieczne było przeprowadzenie procesu standaryzacji danych, polegającego na porządkowaniu słowników w systemach źródłowych oraz mapowaniu „starych” nazw jednostek organizacyjnych do „nowych”. Kluczowym wyzwaniem dla Dyrekcji szpitala była redukcja kosztów i optymalizacja wykorzystania posiadanych zasobów. Z tego względu w pierwszej kolejności zbudowany został model analityczny umożliwiający analizę kosztów, przychodów i wyników dla każdej działalności placówki. System OPTICO pozwala kadrze kierowniczej analizować dane kosztowe według ośrodków powstawania kosztów, 4 Wdrożenie Hurtowni Danych i OPTICO w ZOZ MSWiA w Rzeszowie » Recepta na zdrowe finanse Efekt wdrożenia Model analiz kosztowych umożliwia również szacowanie kosztów jednostkowych, takich jak średni koszt leczenia jednego pacjenta, koszt porady czy koszt jednego dnia hospitalizacji oraz analizę źródeł kosztów, czyli z jakich ośrodków usługowych, (pralnia, kuchnia, laboratorium, blok operacyjny, działy administracyjne itp.) pochodzą koszty pośrednie poszczególnych oddziałów i poradni. » Analiza kosztów, przychodów i wyników dla każdej działalności szpitala » Analiza kosztów jednostkowych » Analiza danych w aspekcie wielookresowym » Analiza trendów - Szpital MSWiA okazał się wymagającym – w dobrym tego » Analiza wielu centrów odpowiedzialności » Szeroki dostęp do wskaźników » Szacowanie rentowności prowadzonej działalności » Analiza wykonania kontraktów » Bieżąca analiza hospitalizacji » Analiza efektywności lekarzy z perspektywy kosztów zaordynowanych leków i zleconych badań diagnostycznych » Analiza kosztów leków podanych pacjentom » Analiza zleconych badań słowa znaczeniu – Klientem, świadomym swoich potrzeb i oczekiwań w stosunku do systemu. Gdy okazało się, że model kosztów sprawdził się, Dyrekcja jednostki zdecydowała się rozwijać system dokładając kolejne funkcjonalności. Dobra współpraca i komunikacja pomiędzy naszą firmą, a jednostką zaowocowała nie tylko udanym wdrożeniem rozwiązania, które spełniło oczekiwania Klienta, ale znacząco przyczyniła się do rozwoju samej aplikacji – opisuje Andrzej Ciupa, Dyrektor Wdrożeń i Serwisu BMM Sp. z o.o. Kolejnym obszarem analiz, w którym wykorzystano OPTICO, były leki. Celem Dyrekcji było obniżenie kosztów związanych z gospodarką lekami poprzez zwiększenie dyscypliny w zakresie zlecania i zużywania leków. Wdrożone funkcje systemu umożliwiły bardzo dokładną analizę leków podawanych pacjentom, zarówno w zakresie kosztów, jak i preferencji oraz sposobu ordynowania przez lekarza. Korzystając z modelu można określić w jaki sposób dany lekarz leczy konkretne jednostki chorobowe zarówno w sensie podawanych leków jak i ujęciu kosztowym oraz monitorować każdą decyzję lekarza i każde podanie leku. CASE STUDY w podziale na koszty bezpośrednie i pośrednie, stałe i zmienne czy też z perspektywy kosztów rodzajowych i szczegółowych. Analiza może odbywać się w aspekcie wielookresowym dając możliwość obserwacji trendów. Po lekach przyszła kolej na analizę kontraktów i udzielanych świadczeń. Dyrekcja szpitala zyskała narzędzie umożliwiające ocenę stopnia wykonania kontraktów i kontrolę nadwykonań. Model zawiera dane dotyczące hospitalizacji, dając możliwość dokładnej analizy pobytu pacjenta w szpitalu oraz jego rozliczenia. Z kolei funkcjonalności systemu OPTICO wdrożone w ZOZ MSWiA w Rzeszowie już w 2010 roku, pozwalają analizować ilości i koszty wykonywanych badań laboratoryjnych oraz ich wpływ na ogólne koszty leczenia. Może się to odbywać z różnych perspektyw, tj. całego szpitala, oddziału, lekarza, pacjenta, rodzaju badań, konkretnego badania czy jednostki chorobowej. Do uruchomienia tego modelu analiz konieczne było zintegrowanie systemu OPTICO z zewnętrznym systemem laboratoryjnym, bowiem w zakresie diagnostyki laboratoryjnej szpital korzysta z outsourcingu, zlecając badania zewnętrznemu podmiotowi. 5 Wdrożenie Hurtowni Danych i OPTICO w ZOZ MSWiA w Rzeszowie » Recepta na zdrowe finanse Dzięki podniesieniu spójności danych finansowych, zarządczych i statystycznych wzrosła wiarygodność raportowanych informacji. W czasie realizacji procesu standaryzacji danych wykryto i wyeliminowano wiele nieścisłości, dotyczących m.in. nazewnictwa poszczególnych jednostek organizacyjnych szpitala, planu kont czy kluczy podziałowych. Powodowały one błędy w raportach i tworzyły fałszywy obraz działalności placówki. Zbudowano również powiązania, które pozwoliły porównywać te same wielkości na przestrzeni kilku lat, pomimo tego, że ich nazwy w tym czasie wielokrotnie ulegały zmianom. W efekcie wdrożenia OPTICO doprowadzono do prawidłowego podziału kosztów bezpośrednich oraz udoskonalono podział kosztów pośrednich. System umożliwił również prawidłowe wyliczanie kosztów i wyników na poszczególnych działalnościach. stać uzyskane informacje, wyciągnąć odpowiednie wnioski i przekuć je w realne korzyści. W Szpitalu MSWiA w Rzeszowie udało się to zrobić m.in. w obszarze zarządzania kosztami, a widoczną korzyścią jest spadek kosztów bezpośrednich i pośrednich oddziałów o około 15% w stosunku do stanu sprzed wdrożenia. - Obserwowałem spadek kosztów tych jednostek organizacyjnych w kolejnych okresach, od momentu, kiedy dane o kosztach każdej jednostki były prezentowane na zebraniu ich kierownikom – wspomina Dyrektor ZOZ MSWiA w Rzeszowie. - Koszty, o których mowa to np. koszty leków, badań diagnostycznych, w tym laboratoryjnych, materiałów lub sprzętu jednorazowego użytku. Są one efektem zleceń poszczególnych lekarzy realizowanych w trakcie diagnostyki i terapii chorych. Zlecenia, zwłaszcza diagnostyki nie zawsze poprzedzane są szczegółową analizą potrzeb diagnostycznych, a często niestety polegają na przeglądzie wyników wielu zleconych badań w poszukiwaniu tych odbiegających od normy. Świadomość, że kierownik czy dyrektor ma możliwość analizy setek, a nawet tysięcy zleceń pod kątem ewentualnych błędów czy zbędnych powtórzeń, zmusza do większej dbałości i przemyślenia ich celowości. Sama refleksja, że nie ma zleceń niczyich, że wszystkie są identyfikowalne nie tylko co do zleceniobiorcy, ale również zleceniodawcy i nie mogą zginąć po drodze zmusza do samokontroli – opowiada CASE STUDY » Wynik Zdzisław Białowąs. - Dzięki wdrożeniu OPTICO skróceniu uległ czas oczekiwania na informację zarządczą. Za pomocą systemu możemy samodzielnie tworzyć dowolne zestawienia i raporty, nie angażując pracowników w proces żmudnego oraz czasochłonnego zbierania i przygotowywania danych. Wszelkie analizy otrzymujemy praktycznie natychmiast. Trafiają one od razu, bezpośrednio do zainteresowanych użytkowników – opisuje Zdzisław Białowąs. Porównując sposób przygotowywania raportów i nakład pracy, jaki był do tego potrzebny przed wdrożeniem systemu Dyrektor doszedł do interesujących wniosków. - Gdybym dziś nie miał OPTICO to ten zakres analiz i raportów, których używam do podejmowania decyzji wymagałby 2 dodatkowych osób do zbierania danych, ich przetwarzania i przygotowywania raportów. To oznacza, że bez tego systemu, albo nie miałbym na bieżąco analiz, albo miałbym wyższe koszty administracji o 2 etaty rocznie. Samo funkcjonowanie systemu i wykonywanie za jego pomocą najbardziej nawet zaawansowanych analiz nie wywołuje jednak jeszcze żadnych efektów. Trzeba umiejętnie wykorzy- 6 Wdrożenie Hurtowni Danych i OPTICO w ZOZ MSWiA w Rzeszowie » Recepta na zdrowe finanse Główne korzyści » finansowych, statystycznych i zarządczych - Otrzymaliśmy dodatkowe narzędzie kontroli i motywowa- nia kierowników do jeszcze skuteczniejszego zarządzania podległymi im jednostkami. W łatwy i szybki sposób możemy zweryfikować prawidłowość działań pracowników, poprzez szybką analizę od ogółu do szczegółu i możliwość zagłębiania się w analizowanych danych – opisuje Dyrektor Szpitala MSWiA w Rzeszowie. - Kiedy w końcowej fazie wdrożenia zdarzyło się, że dane nie były prezentowane kierownikom przez dłuższy czas, w kolejnych miesiącach widać było wzrosty kosztów o kilka - kilkanaście procent. Te kilkanaście procent to był powrót do starych przyzwyczajeń, kiedy koszty i ich poziom nie były tak szybko widoczne dla dyrekcji. Im szybciej po zdarzeniu jest się w stanie zaprezentować analizę jego efektów, tym większa jest szansa na utrwalenie prawidłowych zachowań – dodaje. Podniesienie spójności danych » Doprowadzenie do prawidłowego wyliczenia kosztów i wyników na działalnościach » Doprowadzenie do prawidłowego podziału kosztów bezpośrednich » Udoskonalenie podziału kosztów pośrednich » Przyśpieszenie analiz » Dostarczenie kadrze kierowniczej szybkiej informacji zwrotnej o efektach podejmowanych działań » Wzrost świadomości kadry kierowniczej w zakresie ich wpływu na wynik poprzez podejmowane decyzje i sposób działania » Wizualizacja wyników dla kadry kierowniczej CASE STUDY Wizualizacja danych ułatwia porównywanie wyników poszczególnych oddziałów i poradni oraz ich prezentację dla kadry kierowniczej, w tym ordynatorów oddziałów. W ten sposób budowana jest u pracowników świadomość w zakresie ich wpływu na wynik jednostki poprzez podejmowane decyzje i sposób działania. Trudno oczekiwać od systemu OPTICO, iż zastąpi menadżerów, bo to Dyrektor podejmował decyzje i prowadził rozmowy z kierownikami poszczególnych jednostek organizacyjnych, ale bez tego narzędzia nie byłoby danych niezbędnych do tego żeby rozmowy te były skuteczne. Ponadto system OPTICO umożliwił dyrekcji ZOZ analizę trendów, co ułatwiło proces prognozowania i planowania oraz pozwoliło wskazać w jakim kierunku jednostka powinna się rozwijać. Menedżerowie zyskali szerszy i szybszy dostęp do informacji zwrotnej o rezultatach podejmowanych działań. Z pomocą systemu OPTICO można bowiem w łatwy sposób zweryfikować słuszność zrealizowanych inwestycji i ocenić ich efekt, w postaci powstałych z tego tytułu oszczędności, bądź wzrostu ilości udzielonych świadczeń. 7 Wdrożenie Hurtowni Danych i OPTICO w ZOZ MSWiA w Rzeszowie » Recepta na zdrowe finanse » O firmie BMM Sp. z o.o. Posiadamy 13-letnie doświadczenie we wdrażaniu zintegrowanych systemów informatycznych w szpitalach. W tym czasie zrealizowaliśmy ponad 150 wdrożeń m.in. w ramach dużych projektów w ochronie zdrowia. Od rozpoczęcia naszej działalności budowaliśmy kompetencje wokół rachunkowości zarządczej, realizując wdrożenia rachunku kosztów w jednostkach ochrony zdrowia oraz szkolenia z tego zakresu skierowane przede wszystkim do kadry kierowniczej jednostek. Na bazie zdobytych doświadczeń opracowaliśmy pakiet usług Analizy EkonomicznoFinansowe, a następnie stworzyliśmy system OPTICO, przeznaczony do analiz i zbudowaliśmy pierwszą hurtownię danych dla Szpitala. W 2000 roku rozszerzyliśmy naszą działalność o szkolenia skierowane do kadr przedsiębiorstw i instytucji. Szkolenia BMM ukierunkowane są na zagadnienia związane z zarządzaniem, obowiązującym prawodawstwem i doskonaleniem umiejętności osobistych pracowników. Od kilku lat aktywnie działamy w kierunku edukacji polskich Project Managerów przygotowując ich do międzynarodowej certyfikacji IPMA oraz doradzając organizacjom w zakresie przekształcania tradycyjnej formy zarządzania w zarządzanie projektowe. Współpracujemy ze Stowarzyszeniem Project Management Polska oraz International Project Management Association, jak również z polskimi firmami aktywnie prowadzącymi działalność projektową. Oferta BMM Sp. z o.o. buduje swoją ofertę w oparciu o rozwiązania własne i firm partnerskich. Nasi partnerzy to wiodące firmy polskie i międzynarodowe. Dzięki tej współpracy rozwijamy naszą firmę, a naszym klientom oferujemy produkty dostosowane do ich potrzeb. Oferta informatyczna BMM obejmuje sprzedaż, kompleksową obsługę oraz konsultacje w zakresie: » zaawansowanych rozwiązań informatycznych, zapewniających kompleksową obsługę szpitali, przychodni i przedsiębiorstw zarządzających szpitalami » oprogramowania wspomagającego analizy, raportowanie, symulacje, budżetowanie, benchmarking, rachunek kosztów ABC i TD ABC » systemów wspomagających zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługę procesów kadrowo-płacowych » integracji i rozwoju systemów informatycznych » outsourcingu usług informatycznych » zarządzania projektami informatycznymi i tworzenia oprogramowania na zamówienie » zintegrowanych systemów informatycznych dla średnich i dużych przedsiębiorstw o różnym profilu działalności CASE STUDY BMM Sp. z o.o. jest polską, dynamicznie rozwijającą się spółką informatyczno – szkoleniową. Od 1995 roku współpracujemy z wymagającymi klientami instytucjonalnymi posiadającymi potrzeby w zakresie informatyzacji procesów biznesowych. W BMM dużą wagę przykładamy do jakości naszych działań, dlatego w 2006 roku wdrożyliśmy system zarządzania jakością. Certyfikat ISO 9001:2000, który otrzymaliśmy, potwierdził wiarygodność i solidność naszej współpracy z kontrahentami. Standardem, który wyróżnia nas na tle konkurencji, jest solidne badanie potrzeb naszych klientów, dzięki temu realizowany przez nas projekt informatyczny, doradczy lub szkoleniowy skutecznie zaspokaja oczekiwania zleceniodawców. BMM Sp. z o.o. ul. Przemysłowa 4a, 35-105 Rzeszów tel. 17 852 09 44, fax 17 853 54 40 www.bmm.com.pl 8
