Załącznik do uchwały nr 173 KM PO KL

Zał.1
Tabela rekomendacji z badania ewaluacyjnego, pn. „Samorząd terytorialny przyjazny
przedsiębiorcy - ocena poziomu obsługi przedsiębiorców”
Lp.
Wniosek
Rekomendacja
Adresat
Sposób wdrożenia
Status
Termin
realizacji
Klasyfikacja
31.12.2015
r.
rekomendacj
a operacyjna
Rekomendacje dotyczące okresu programowania EFS w latach 2014-2020
1.
Strony BIP samorządów są
bardzo zróżnicowane pod
względem rozkładu, wyglądu
i zawartości. W efekcie tego
przedsiębiorcy i inni klienci
korzystający z BIP-ów kilku
urzędów mogą mieć problem
z odnalezieniem pożądanych
treści, a nawet ze
orientowaniem się, że są na
stronie BIP.
Na biuletynach urzędów
często brakuje również
informacji o procedurze
realizacji poszczególnych
usług lub informacje te są
niepełne, w związku z czym
niektórzy niedoinformowani
klienci (np. na temat
koniecznych dokumentów)
są zmuszeni odbyć więcej
niż jedną wizytę w jednej
sprawie. (str. 47)
Należy upowszechnić wymogi
dotyczące jakości i zrozumiałości
treści portalu samorządowego BIP.
Informacje na stronach BIP należy
podawać prostym, poprawnym
językiem unikając wieloznaczności i
ograniczając stosowanie słów
trudnych, czy określeń branżowych.
Oprócz treści określonych wymogami
z ustawy o dostępie do informacji
publicznej i rozporządzeniu o BIP),
powinny się w nim znaleźć informacje
nt.:
 dane kontaktowe do osób
odpowiedzialnych za dane sprawy
(np. pytaj o podatki panią X pod
numerem)
 dane i adresy wydziałów
 przetargi, konkursy, konkursy na
zadana publiczne dla NGO,
naborach na stanowiska
 strategia rozwoju samorządu,
aktualny i planowany budżet
 informacja o radzie samorządu (w
tym oświadczenia majątkowe)
 przyjęte uchwały
 regulamin urzędu, statut
samorządu
 informacje o jednostkach
organizacyjnych i pomocniczych
 link do ESP
MAC
Upowszechnienie przez
organ centralny (MAC lub
jednostka podległa MAC)
zalecanych rozwiązań
dot. treści BIP,
opracowanych w
Standardzie minimum
świadczenia usług na
rzecz przedsiębiorstw
(funkcjonowania urzędu)
w ramach niniejszego
badania.
Mogłoby to się odbywać
poprzez zamieszczenie
na stronie www MAC, a
także w ramach
organizowanych dla
pracowników JST
konferencji i szkoleń.
rekomenda
cja do
wdrożenia
w całości
1
Lp.
2.
Wniosek
Zarówno w opinii środowisk
przedsiębiorców, jak i
samorządowców, wydanie
zestawu zaleceń
zawierającego standardy
minimum znacznie
poprawiłaby jakość
świadczonych usług oraz
ułatwiłaby organizację pracy
w urzędach. (str. 52)
Rozwiązaniem cieszącym
się uznaniem ze strony
przedsiębiorców jest
funkcjonowanie w urzędzie
dedykowanej komórki
(biura/wydziału), zajmującej
się obsługą inwestorów.
Propozycja powołania tego
typu komórek (formułowana
na etapie konsultacji
Standardu minimum) w
średnich i małych JST
spotkała się z dużym
zainteresowaniem lokalnych
przedsiębiorców,
formułujących dodatkowo
oczekiwania, ze działalność
tego typu komórek będzie
Rekomendacja
Adresat
Sposób wdrożenia
Status
 link do eUrzędu (jeśli jednostka go
posiada)
 w szczególności – pełne,
kompletne i regularnie
aktualizowane karty usług.
W każdym JST powinna również
zostać wskazana osoba
odpowiedzialne za okresowe
(optymalnie – kwartalne)
aktualizowanie treści BIP.
Rekomenduje się wprowadzenie
miękkich wytycznych na temat
standardów obsługi klientów
(standardu minimum). Taki dokument,
opracowany m.in. na podstawie
dobrych praktyk przedstawiający
najlepsze praktyki stosowane w
wyróżniających (cieszących się dobrą
opinią przedsiębiorców) urzędach
JST, powinien zawierać zarówno
wytyczne dotyczące obsługi klientów
biznesowych, jak i indywidualnych.
MAC
Opracowanie i
opublikowanie na
stronach www MAC
wytycznych na temat
standardów obsługi
klientów (standardu
minimum) o charakterze
miękkich wytycznych,
których wprowadzenie w
urzędach jest
rekomendowane przez
Ministerstwo Administracji
i Cyfryzacji. Spełnianie
przez JST minimalnych
standardów w zakresie:
 organizacji pracy;
 zarządzania
jednostką;
 logistyki i organizacji
przestrzeni;
 bezpieczeństwa IT i
technologii;
 współpracy z
przedsiębiorcami;
 informowania i działań
promocyjnych,
a także tworzenia w JST
rekomenda
cja do
wdrożenia
w całości
Termin
realizacji
Klasyfikacja
31.12.2020
r.
rekomendacj
a operacyjna
2
Lp.
Wniosek
Rekomendacja
Adresat
ukierunkowana także na
zainteresowane
inwestowaniem w JST małe i
średnie firmy, które często
nie maja zasobów
finansowych, by zapewnić
sobie zewnętrzne usługi
doradcze w zakresie
inwestycji. (str. 53)
3.
Realizacja procesu
elektronizacji powinna
dostarczyć przedsiębiorcom i
obywatelom kompletnych eusług – pozwalających na
załatwienie sprawy w całości
drogą elektroniczną.
Ponadto przedsięwzięcie
powinno być planowane przy
poszanowaniu środków
publicznych w sposób
możliwie najefektywniejszy
finansowo. (str. 37) W
związku z rekomendacją
dotyczącą elektronizacji w
pierwszej kolejności usług
ustandaryzowanych, o
W ramach środków Programu
Operacyjnego WER, Działanie 2.18,
typy operacji Wdrażanie w
administracji publicznej
rozwiązań poprawiających
efektywność zarządzania usługami
dziedzinowymi w obszarach istotnych
dla prowadzenia działalności
gospodarczej: podatki i opłaty lokalne,
zarządzanie nieruchomościami, w
szczególności w zakresie
gospodarowania lokalami
użytkowanymi – dofinansowanie w
szczególności powinno uwzględniać
możliwość wprowadzania w JST
systemów back-office, takich jak:
systemu informatycznego klasy ERP,
systemu finansowo-księgowego,
MAC
Sposób wdrożenia
dedykowanych
komórek/wydziałów
zajmujących się obsługą
inwestora (jako standard
optimum dla JST
posiadających ofertę
inwestycyjną)
powinno być również
promowane w ramach
organizowanych dla
pracowników JST
konferencji i szkoleń, w
tym – realizowanych w
ramach projektów ze
środków UE perspektywy
2014-2020 (publikacja
mogłaby wówczas być
rozpowszechniana w
formie materiałów
konferencyjnych lub
szkoleniowych).
Zamieszczenie w
dokumentacji
konkursowej wyboru
projektów do
dofinansowania w
ramach Działania 2.18
POWER kryterium
komplementarności
projektów (np. w ten
sposób, by pozyskaniu
środków na wdrożenie
systemu dziedzinowego
obsługującego pewien
obszar usług
świadczonych przez JST,
towarzyszyło
udostępnienie przez JST
co najmniej jednej usługi
Status
rekomenda
cja do
wdrożenia
w całości
Termin
realizacji
Klasyfikacja
31.12.2020
r.
rekomendacj
a operacyjna
3
Lp.
4.
Wniosek
Rekomendacja
charakterze cyklicznym,
masowych (powszechne, np.
obowiązek składania
deklaracji w obszarze
podatków i opłat lokalnych),
konieczne jest w tym
zakresie zapewnienie
funkcjonowania w urzędzie
rozwiązań wewnętrznych
(tzw. elektronicznych
systemów back office), które
zapewniają dostępność
usług w pełni elektronicznych
dla klientów na zewnątrz.
(str. 72; 93) Najlepsze efekty
przynosi połączenie realizacji
projektu (lub projektów)
systemowego z
konkursowymi, co łącznie
zapewnia zarówno
oczekiwane przez
przedsiębiorców
ujednolicenie standardów,
jak i umożliwia jednostkom
małym, o niskim poziomie
rozwoju instytucjonalnego
(pod warunkiem ich
„premiowania” w kryteriach
dostępu w trybie
konkursowym wyboru
projektów Działania 2.18
POWER), uzupełnianie
braków i zaspokajanie
najpilniejszych potrzeb,
zidentyfikowanych w danej
jednostce. (str. 94)
systemu logistycznego.
Systemy dziedzinowe (np. finansowoksięgowe) poprawiają funkcjonowanie
pojedynczych komórek
organizacyjnych, natomiast systemy
ERP (w tym systemy logistyczne,
systemy EZD) poprawiają
funkcjonowanie całego urzędu w
szczególności poprzez: usprawnienie
i przyspieszenie komunikacji,
możliwość kontroli nadzorczej nad
pracownikami oraz zmniejszenie
ryzyka popełnienia błędów.
Niska popularność e-usług
administracyjnych wynika
Oprócz obecnie prowadzonych
ogólnopolskich kampanii
Adresat
Sposób wdrożenia
Status
Termin
realizacji
Klasyfikacja
rekomenda
cja do
31.12.2020
r.
rekomendacj
a operacyjna
z tego obszaru na
platformie ePUAP2).
Ponadto w kryteriach
wyboru projektów
konkursowych,
premiowana powinna być
ich realizacja w
partnerstwach JST – taka
forma daje możliwość
uzyskania efektu synergii.
Zalecane jest także
zamieszczenie w
dokumentacji
konkursowej wyboru
projektów do
dofinansowania w
ramach Działania 2.18
POWER, kryterium
ułatwiającego pozyskanie
środków przez urzędy
małe, zwłaszcza gminne
(gminy wiejskie i miejskowiejskie). Mniejszy wpływ
na ocenę beneficjenta
powinno mieć natomiast
doświadczenie w
realizacji innych
projektów – takie
kryterium przyczynia się
do negatywnego zjawiska
pogłębiana się
rozwarstwienia
samorządów w
kontekście uzyskiwania
środków.
MAC
Wprowadzenie w
zapisach dokumentacji
4
Lp.
Wniosek
Rekomendacja
m.in. z braku wiedzy wśród
przedsiębiorców nt.
możliwości ich realizacji
elektronicznie; towarzyszy
temu także niski poziom ich
wiedzy na temat
wykorzystywania w tym celu
możliwości uwierzytelniania
za pomocą profilu
zaufanego. (str. 89; 99-100)
informacyjnych, informacji na temat
dostępnych e-usług w danej JST
powinni dostarczać sami urzędnicy,
informując klientów o możliwości
realizacji usługi w sposób
elektroniczny podczas ich wizyty w
urzędzie. Ze względu na niski poziom
wiedzy nt. profilu zaufanego,
urzędnicy powinni także uzupełniać te
informacje o wskazówki dot.
możliwości korzystania z profilu
zaufanego w celu realizacji usług
administracyjnych oraz informować w
jaki sposób ustanowić profil zaufany
(np. pomóc wypełnić wniosek,
poinformować w jakim najbliższym
urzędzie można go uzyskać).
Adresat
Sposób wdrożenia
Status
konkursowych Działania
2.18 POWER obowiązku
informowania klientów
JST przez urzędników nt.
możliwości realizacji
dostępnych w danej JST
e-usług administracyjnych
oraz nt. sposobu
uzyskiwania profilu
zaufanego - udzielenie
wsparcia dla beneficjenta
uwarunkowane byłoby od
podjęcia przez
pracowników JST działań
informacyjnopromocyjnych dot.
dostępnych e –usług i
profilu zaufanego.
wdrożenia
w całości
Termin
realizacji
Klasyfikacja
5