HermesEDI - Syriusz FAQ

HERMESEDI
System elektronicznej wymiany dokumentów
w systemie EDI/ECOD
wersja dokumentu 1.0
data wydania 2008.11.14
Syriusz sp. z o.o.
Rzeszów 2008
SPIS TREŚCI:
1. Przeznaczenie.............................................................................................................. 3
2. Schemat pracy ............................................................................................................ 3
3. Praca z systemem........................................................................................................ 5
3.1. Konfiguracja serwera HermesEDI ........................................................................... 5
3.2 Konfiguracja HermesNG .......................................................................................... 7
4. Dodawanie kontrahentów do systemu EDI .................................................................... 8
4.1. Dane kontrahenta.................................................................................................. 8
4.2. Dane kartoteki magazynowej ................................................................................. 9
5. Wystawianie dokumentów w HermesNG.......................................................................11
HermesEDI
str. 3
1. PRZEZNACZENIE
Oprogramowanie
HermesEDI
zostało
stworzone,
w
celu
zapewnienia,
przedsiębiorstwom wykorzystującym system HermesNG, dostępu do systemu elektronicznej
wymiany dokumentów, świadczonego w ramach EDI lub ECOD.
HermesEDI, umożliwia szybkie wdrożenie elektronicznej wymiany dokumentów
w przedsiębiorstwie oraz łatwe rozszerzanie o kolejnych kontrahentów, objętych EDI.
2. SCHEMAT PRACY
Oprogramowanie HermesEDI przeznaczone jest na komputery z systemem
operacyjnym Microsoft® Windows 98/XP/Vista®.
HermesEDI pracuje w trybie serwera i poza wprowadzeniem konfiguracji jest
praktycznie bezobsługowy.
Operator
EDI
kontrahenta
System
informatyczny
kontrahenta
Operator
EDI
Serwer systemu
HermesEDI
HermesNG
System HermesNG przedsiębiorstwa
HermesEDI
str. 4
HermesEDI podczas swojej pracy odpowiedzialny jest za dwa podstawowe zadania:
ƒ
Odbieranie dokumentów przychodzących, ich przetwarzanie i zapis w bazie
HermesNG
ƒ
Przetwarzanie dokumentów tworzonych w HermesNG i ich przygotowanie do
wysłania w systemie EDI
Praca
systemu
HermesEDI
jest
dla
użytkowników
HermesNG
praktycznie
„niewidoczna”. Po wdrożeniu systemu elektronicznej wymiany dokumentów, operatorzy
w HermesNG pracują jak dotychczas, nie dbając o odbieranie/wysyłanie wiadomości EDI –
serwer HermesEDI wykonuje wszystkie operacje automatycznie.
HermesEDI zapewnia obsługę dowolnego formatu, w jakim kontrahenci EDI
wymieniają dokumenty. Dzięki temu czas potrzebny na dopisanie kolejnych odbiorców,
wchodzących do systemu EDI, jest skrócony do minimum.
HermesEDI
str. 5
3. PRACA Z SYSTEMEM
Po uruchomieniu HermesEDI, aplikacja zgłasza się swoim widokiem głównym,
w którym widać stan pracy serwera.
okno główne HermesEDI
3.1. Konfiguracja serwera HermesEDI
Instalacja systemu HermesEDI przeprowadzana jest przez firmę Syriusz. Polega na
wgraniu oprogramowania oraz modyfikacji bazy danych HermesNG.
Konfiguracja samego serwera HermesEDI polega na wprowadzeniu lokalizacji bazy
danych oraz danych administratora, do którego będą wysyłane e-mail’e o wszelkich
nieprawidłowościach związanych z działaniem systemu.
W przypadku zmiany lokalizacji bazy danych systemu HermesNG, np. po rozpoczęciu
nowego roku obrachunkowego, należy pamiętać o wprowadzeniu nowej konfiguracji do
serwera HermesEDI.
HermesEDI
str. 6
BAZA DANYCH
Do prawidłowej pracy HermesEDI wymaga jest konfiguracja połączenia z bazą
danych HermesNG. Należy o niej pamiętać w przypadku zmian lokalizacji.
konfiguracja bazy danych
HermesEDI
str. 7
ADRESY EMAIL
Wszelkie informacje o nieprawidłowościach związanych z racą serwera, zapisywane są
w oknie głównym serwera oraz w pliku errlog.txt. Dodatkowo system samoczynnie wysyła
email powiadamiający do administratora systemu.
konfiguracja kont Email
Parametry: Adres serwera, Login, Nadawca, określają konto email’owe, z którego
zostanie wysłana wiadomość; parametr: Odbiorca decyduje o adresie na jaki wiadomość
trafi.
Domyślnie, kontem, z którego zostanie wysłana wiadomość, jest email udostępniony
przez firmę Syriusz, specjalnie na potrzeby serwera HermesEDI.
3.2 Konfiguracja HermesNG
Po instalacji serwera HermesEDI, nie są wymagane żadne dodatkowe czynności
konfiguracyjne w HermesNG.
HermesEDI
str. 8
4. DODAWANIE KONTRAHENTÓW DO SYSTEMU EDI
Aby rozpocząć wymianę dokumentów z kontrahentami w ramach systemu EDI,
w HermesNG, konieczne jest wypełnienie niezbędnych informacji w kartotece odbiorcy oraz
danych o pozycjach magazynowych.
4.1. Dane kontrahenta
Dane kontrahenta, na potrzeby EDI, wprowadza się w HermesNG, w opcji
Kontrahenci-> Aktualizacja-> Odbiorcy, po wciśnięciu klawisz BackSpace, należy przejść do
zakładki HEDI.
konfiguracja danych odbiorcy
Wypełnienie danych kontrahenta w zakładce EDI i potwierdzenie ich klawiszem
Zatwierdź, automatycznie dopisuje kontrahenta do systemu EDI.
Parametry:
ƒ
SYMBOLE DOK: należy wpisać typy dokumentów, jakie będą podlegać wymianie
w ramach EDI, np. gdy ZA to zamówienie, wpisanie ZA w parametrze, spowoduje
włączenie obsługi zamówień oraz rejestrowanie tych zamówień na dokumentach o
symbolu ZA; np. gdy FV to faktura vat, wpisanie FV, spowoduję włączenie wysyłania
faktur ale tylko tych z oznaczeniem FV,
HermesEDI
ƒ
str. 9
FORMAT: format danych, wg jakiego generowane i odbierane są dane w EDI –
każdy
kontrahent
może
mieć
swój,
indywidualny
format
przekazywanych
dokumentów,
ƒ
ŚCIEŻKA: lokalizacja folderu wymiany danych, do i z którego będą pobierane dane,
ƒ
ILN: ILN (identyfikator w systemie EDI) odbiorcy,
ƒ
MÓJ ILN: ILN przedsiębiorstwa, w którym działa HermesNG,
ƒ
MAGAZYN: oznaczenie magazynu, w którym będą rejestrowane zamówienia,
spływające z EDI,
ƒ
CODEBYBUYER: oznaczenie przedsiębiorstwa, jakie jest przypisane w systemie
informatycznym odbiorcy.
Szczególną uwagę należy zwrócić na parametr SYMBOLE DOK, podane w nim typy
dokumentów bezpośrednio wpływają na zakres wymienianych danych w ramach EDI.
4.2. Dane kartoteki magazynowej
Identyfikacja kartotek w systemie EDI odbywa się wg identyfikatorów towarów,
stosowanych przez stronę składającą zamówienie/odbierającą dok. rozchodu. Aby umożliwić
automatyczne przetwarzanie dokumentów z odbiorcą, należy w HermesNG wprowadzić
identyfikatory kartotek stosowane przez odbiorców.
HermesNG umożliwia wprowadzenie zewnętrznych oznaczeń kartotek dla:
ƒ
każdego odbiorcy indywidualnie,
ƒ
płatnika – odbiorcy dziedziczą oznaczenia,
ƒ
kontrahenta „uniwersalnego” oznaczonego HEDI.
Podczas
przetwarzania
zamówień,
system
HermesEDI,
identyfikuje
kartoteki
magazynowe w pierwszej kolejności wg oznaczeń odbiorcy, w przypadku braku, przechodzi
do oznaczeń płatnika, ostatecznie szuka wśród oznaczeń kontrahenta uniwersalnego HEDI.
Oprócz oznaczeń zewnętrznych odbiorców, zarejestrowanych w systemie, HermesEDI
rozpoznając kartotekę posiłkuje się dodatkowo kodem kreskowym artykułu. Jednak opieranie
się wyłącznie na kodzie kreskowym nie jest to rozwiązaniem zalecanym.
HermesEDI
str. 10
Identyfikatory zewnętrzne kartotek, stosowane przez odbiorców wprowadza się
w opcji Magazyn-> Kartoteka->
->Indeksy dostawców i odbiorców.
edycja zewnętrznego identyfikatora kartoteki magazynowej
Wprowadzając zewnętrzny identyfikator towaru, należy zwrócić uwagę, aby typ
kontrahenta wybrać jako ODBIORCA.
Jeżeli
podczas
przetwarzania
dokumentu
zamówienia,
system
HermesEDI,
nie rozpozna przesłanego identyfikatora towaru, do administratora zostanie wysłany email,
z powiadomieniem o brakujących danych. Treść email’a zawiera dane odbiorcy, nazwę
zamawianego towaru oraz zastosowany, nieznany identyfikator. Do momentu uzupełnienia
danych, zamówienie będzie w trybie oczekiwania, po ich wprowadzeniu, dokument
przetworzy się automatycznie.
HermesEDI
str. 11
5. WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW W HERMESNG
Przygotowanie dokumentów w HermesNG odbywa wg standardowych zasad i po
wdrożeniu HermesEDI, nowe mechanizmy są dla operatorów niezauważalne.
Jedyną różnicę można zauważyć podczas wystawiania dokumentów zbiorczych.
Standardowo, podczas instalacji systemu HermesEDI, do symboliki dodawany jest dokument
POTWIERDZENIE ODBIORU (domyślne PO – w przypadku zarezerwowania dla innego
dokumenty oznaczenie może być inne). Jest to dokument z klasy F – zwrotu od odbiorcy.
Każdy dokument wydania (WZ) jest w systemie potwierdzany przez odbiorcę dokumentem
PO – potwierdzenie odbioru. Na dokumencie PO rejestrowane są różnice między ilością
wydania na dokumencie WZ a ilością, jaka została przyjęta przez odbiorcę, np. na
dokumencie WZ wydano artykuł TOW1 w ilości 10szt, w wyniku uszkodzenia odbiorca przyjął
8szt, na dokumencie PO zostanie zaewidencjonowana ilość -2szt towaru TOW1.
Fakt powstania powiązanego z dokumentem wydania WZ, dokumentu PO, należy uwzględnić
podczas tworzenia dokumentu zbiorczego rozliczającego wydanie WZ. System HermesNG
automatycznie poinformuje operatora o istnieniu powiązanego dokumentu PO i zaproponuje
jego ujęcie w treści wystawianego dokumentu. W omawianym przypadku, w treści
dokumentu zbiorczego zostanie ujęta ilość 10szt oraz -2szt, co da 8szt.
Analizę dokumentów PO można wykonać wg standardowych mechanizmów analiz
zawartych w HermesNG.
HermesEDI
opracował: Maciej Dziedzic
str. 12