regulaminie

REGULAMIN
Ochrony danych osobowych
Wydany przez właściciela i administratora danych
tj. przez JOBHOUSE Sp. z o.o.
Styczeń2014
1. Podstawa prawna
Niniejszy regulamin ochrony danych osobowych został sporządzony na podstawie następujących
aktów prawnych:
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz.
926); Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. (Dz.
U. Nr 80, poz. 521 z póź. zm.) w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i
organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy teleinformatyczne służące do
przetwarzania danych osobowych; Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. Nr
128 poz. 1402).
1.
Celeniniejszegoregulaminu
1.1.
PrzedsiębiorstwoJobhouseSp.zo.o.zwanedalejJobhouse,pozyskujedaneosobowezgłaszających
siędoosóbwsposóblegalnytzn.jedyniezazgodąosoby,którejdanetedotycząigdyzezwalająjejnato
przepisyprawa.
1.2.
Jobhouse zobowiązuje się do starannego zabezpieczania pozyskanych danych osobowych, a także
wykorzystywania ich jedynie w celu, do którego zostało upoważnione przez osobę udostępniającą swoje
daneosobowenapisemnymoświadczeniu.
1.3. Celem niniejszego regulaminu jest określenie zasad ochrony danych osobowych, które
znajdują się w dyspozycji Jobhouse.
1.4. Regulamin ten określa także procedury stosowane do ochrony danych, informuje o prawach
dostępu do danych osobowych oraz wymienia pracowników firmy, którzy są odpowiedzialni za
właściwe przechowywanie zgromadzonych danych.
2.
Sposób pozyskiwania i cele wykorzystywania danych osobowych kandydatów do
pracy
2.1.
Celem pozyskiwania danych osobowych osób, których dane dotyczą jest przetwarzanie ich w
celach rekrutacji. Proces ten obejmuje m.in. takie czynności jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie,
opracowywanie,zmienianie,udostępnianieiusuwaniedanych.
Jobhouse Sp. z o. o.
al. Grunwaldzka 31
80-241 Gdańsk
Tel. 58 58 58 072
Fax 58 58 58 073
e-mail: [email protected]
www.jobhouse.pl
2.2.
Osoby, których dane dotyczą udostępniają Jobhouse własne dane osobowe w sposób
dobrowolny, na własny wniosek i wyrażając na to zgodę. JOBHOUSE nikogo nie zmusza do przekazania
danychosobowych,aniniewprowadzawbłądwceluichuzyskania.
2.3.
Osoby, których dane dotyczą udostępniają swoje dane osobowe w formie pisemnej na
wypełnionym kwestionariuszu dla kandydatów do pracy oraz osobiście, drogą pocztową, faxową,
telefonicznąlubelektronicznąwformieCV,listumotywacyjnegolubdanychteleadresowych.
2.4.
Jobhouse zobowiązuje się do starannego zabezpieczania pozyskanych danych osobowych, a
także wykorzystywania ich jedynie w celu, do którego została upoważniona przez osobę udostępniającą
swojedaneosobowe.
3.
Przetwarzaniedanych
3.1.
Osoby, których dane dotyczą udostępniają dane osobowe, które zawierają informacje dot.
imieniainazwiska,adresuzamieszkania,kontaktowychnumerówtelefonicznych,adresumailowego,daty
urodzenia, wykształcenia, dotychczasowego doświadczenia zawodowego, posiadanych kwalifikacji i
umiejętnościdodatkowychiinnychinformacji,któreuznajązaistotnewprocesierekrutacyjnym.
3.2.
Pozyskanedaneosobowesąadministrowaneiprzetwarzanezgodniezobowiązującymprawem.
3.3.
Jobhouse osobiście przetwarza posiadane dane osobowe jedynie w celach, do których zostało
upoważnione, a w szczególności nie udostępnia, nie sprzedaje, nie wypożycza ani nie dzierżawi
administrowanychdanychosobowychstronomtrzecim.
3.4.
Dostępdoadministrowanychdanychosobowychposiadająjedynieupoważnionedotegoosoby,
które zostały zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej w zakresie administrowanych przez
Jobhousedanychosobowych.
3.5.
Dane osobowe mogą zostać ujawnione osobom trzecim jedynie w celu, do którego Jobhouse
został upoważniony przez osoby, których dane dotyczą lub w celach określonych odrębnymi ustawami
organomiinstytucjomdotegouprawnionym.
3.6.
Osoby,którychdanedotycząposiadająprawodoinformacjiotym,ktozostałupoważnionydo
administrowania i korzystania z danych osobowych, posiadają prawo wglądu we własne dane osobowe,
możliwość ich modyfikacji lub uzupełniania, jak również prawo czasowego lub stałego wstrzymania
wykorzystywaniadanychlubdousunięciazzasobudanychJobhousezgodniezustawąoochroniedanych
osobowych.
3.7.
Zgromadzone w bazie danych informacje przechowywane są do momentu osiągnięcia celu
przetwarzania.
4.
Organizacjaitechnikazabezpieczaniadanychosobowych
Jobhouse Sp. z o. o.
al. Grunwaldzka 31
80-241 Gdańsk
Tel. 58 58 58 072
Fax 58 58 58 073
e-mail: [email protected]
www.jobhouse.pl
4.1.
Jobhouse jest właścicielem zasobu danych osobowych, administratorem danych oraz
administratorembezpieczeństwainformacji,októrymmowawniniejszymregulaminie.
4.2.
Administrator bezpieczeństwa informacji chroni dane osobowe w taki sposób, aby dane
osoboweniemogłybyćiniebyływykorzystywaniedocelówidziałańinnychniż,doktórychJobhousezostał
upoważnionyprzezosoby,którychdanedotyczą.
4.3.
Wceluwywiązaniasięzzadaniaochronydanychosobowychadministratordanychpodjąłszereg
działańorganizacyjnychitechnicznych,któremajązapewnićichbezpieczeństwo,awszczególności:
Ø
Dokonał fizycznego zabezpieczenia pomieszczeń, w których przetwarzane są dane
osobowe, które zabezpieczają przed udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym, zabraniem przez
osobęnieuprawnioną,uszkodzeniemlubzniszczeniem;
Ø
Zapewnił obsługę systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład,
służącychdoprzetwarzaniadanych,jedynieprzezupoważnionedotegoceluosoby
Ø
Zapewnił kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru
wprowadzone oraz komu są przekazywane, zwłaszcza, gdy przekazywane zostają za pomocą urządzeń do
teletransmisjidanych
Ø
Prowadzenieewidencjiosóbzatrudnionychprzyprzetwarzaniudanychosobowychoraz
poprzezzobowiązanietychżeosóbdozachowaniaichwtajemnicy,równieżpoustaniuzatrudnienia.
4.4.
Administrator bezpieczeństwa informacji wyznaczył osoby korzystające z zasobu danych
osobowych, które posiadają uprawnienia wglądu i przetwarzania danych osobowych zgodnie z ich
przeznaczeniem. Osoby te zostały przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych oraz zostały
zobowiązane pisemnie do zachowania w tajemnicy służbowej wszelkich informacji pozyskanych na tej
drodze.
4.5.
Administrator wprowadził systemy bezpieczeństwa na obszarze przetwarzania danych
osobowych. Należą do nich m.in. odpowiednie zabezpieczenia budynku i pomieszczeń, hasła
zabezpieczające otwarcie elektronicznej bazy danych osobowych, zapewnił blokady systemu poprzez
systematycznie aktualizowany program antywirusowy i blokujący przez internet dostęp osobom
niepożądanym, organizacja sprzętu technicznego w taki sposób, aby nikt niepożądany nie posiadał
możliwości wglądu w dane osobowe, zabezpieczenie danych osobowych w formie pisemnej poprzez
przechowywanieichwniedostępnychpomieszczeniach.
4.6.
Jobhouse regularnie wykonuje analizy poprawności działania wybranych rozwiązań
organizacyjnychitechnicznych.
5.
Słownik pojęć:
Jobhouse Sp. z o. o.
al. Grunwaldzka 31
80-241 Gdańsk
Tel. 58 58 58 072
Fax 58 58 58 073
e-mail: [email protected]
www.jobhouse.pl
AdministratorBezpieczeństwaInformacji-osobawyznaczonaprzezwłaścicielazasobudanych
Ø
osobowychodpowiedzialnazabezpieczeństwoprzetwarzanychdanychosobowych;
Właściciel zasobu danych osobowych - osoba, która nadaje prawa dostępu podległym
Ø
pracownikomdoprzetwarzaniadanychosobowych;
Korzystającyzzasobudanychosobowych-osoba,którazostałaupoważnionaprzezwłaściciela
Ø
zasobudanychosobowychdoprzetwarzaniadanegosposobudanychosobowych;
Obszar przetwarzania danych osobowych - budynki, pomieszczenia lub części pomieszczeń, w
Ø
którychsąprzetwarzanedaneosobowezarównowformiepapierowejorazteleinformatycznychsystemach
przetwarzania;
Przetwarzanie danych osobowych - jakiekolwiek operacje wykonane na danych osobowych,
Ø
takiejakzbieranie,utrwalanie,przechowywanie,opracowaniezmienianie,udostępnianieiusuwanie;
Usuwaniedanychosobowych-niszczeniedanychosobowychlubtakaichmodyfikacja,któranie
Ø
pozwalanaustalenietożsamościosoby,którejdanedotyczą;
Zbiórdanychosobowych-każdyposiadającystrukturęzestawdanychocharakterzeosobowym,
Ø
dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony czy
podzielonyfunkcjonalnie;
Ø
Dane osobowe - wszelkie informacje umożliwiające zidentyfikowanie osoby fizycznej.
Osobą możliwa do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub
pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka
specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne,
kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby,
jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań;
Ø
Zasób danych osobowych - wszystkie dane osobowe występujące zarówno w formie
elektronicznej jak i papierowej, w postaci zbiorów jak i w formie nieuporządkowanej, przetwarzane przez
komórkęorganizacyjnąwcelurealizacjijejzadań.
Jobhouse Sp. z o. o.
al. Grunwaldzka 31
80-241 Gdańsk
Tel. 58 58 58 072
Fax 58 58 58 073
e-mail: [email protected]
www.jobhouse.pl