wizja systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją

Załącznik nr 8 do OPZ
WIZJA SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO
ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ
Zarządzanie Dokumentami, Sprawami i Aktami
Ta strona została celowo pozostawiona pusta.
Strona 2 z 12
OTOCZENIE BIZNESOWE
Podstawowym narzędziem organizującym pracę administracji publicznej, na
każdym szczeblu, jest dokument1. Zarówno dokument tradycyjny – papierowy, jak i
dokument elektroniczny występują w różnorodnych formach. Pisma, notatki, umowy,
formularze wniosków, faktury, email, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i zapisy audio i
video oraz wiele innych, to wszystko przykłady dokumentów. Tak jak w każdej innej
domenie działalności człowieka również administracja publiczna w coraz większym
stopniu posługuje się dokumentami w postaci elektronicznej oraz korzysta z narzędzi i
mechanizmów wsparcia dostarczanych przez systemy i aplikacje teleinformatyczne.
Do statutowych zadań administracji publicznej należy obsługa/załatwianie spraw2
w relacji obywatel i urząd, przedsiębiorca urząd oraz urząd urząd. W trakcie załatwiania
sprawy powstają dokumenty, jako nośniki danych i informacji koniecznych do załatwienia
sprawy.
Załatwiane sprawy muszą być dokumentowane, tzn. utworzone akta sprawy3 muszą
być przechowywane i zabezpieczone we właściwym dla rodzaju sprawy okresie. Sposób i
okres przechowywania jest szczegółowo regulowany wieloma aktami prawnymi.
W ponad 30-to letniej historii aplikacji wspierających pracę organów administracji
zastały wyodrębnione trzy podstawowe zestawy narzędzi i mechanizmów odnoszących się
odpowiednio do:
 Zarządzania Dokumentami,
 Zarządzania Sprawami,
 Zarządzania Aktami.
1
Dokument – utrwalona informacja lub obiekt traktowane jako jednostka (PN ISO 15489-1:2001)
2
Sprawa — zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające
rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości (Rozporządzenie Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DZ.U. z 2011 r. Nr 14,
poz.167)
Sprawą - jest każde przedsięwzięcie, transakcja, usługa lub odpowiedź, która jest "otwierana" i "zamykana" w
pewnym okresie czasu, aby osiągnąć rozwiązanie problemu, roszczenia, żądania, wniosku, rozwoju lub innej
czynności złożonej. Może angażować wiele osób wewnątrz i na zewnątrz organizacji, pozostających w różnych
relacjach, jak również wiele dokumentów (za AIIM-Association for Information and Image Management)
3
Akta sprawy – informacja utworzona, przejmowana i utrzymywana jako dowód i informacja przez organizację
lub osobę zgodnie z zobowiązaniami prawnymi lub transakcjami biznesowymi (PN ISO 15489-1:2001)
Strona 3 z 12
W obszarze Zarządzania Dokumentami aplikacja powinna dostarczać narzędzia
i mechanizmy wspierające definiowanie, utworzenie i modyfikację, gromadzenie i
przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie oraz publikowanie dokumentów w wielu
formatach
i
na
różnych
nośnikach,
dla
możliwie
wszystkich
typów
i
rodzajów
dokumentów wykorzystywanych w codziennej pracy organów administracji publicznej.
Zarządzanie
Sprawami
angażuje
szeroki
zakres
funkcjonalności.
Do
najważniejszych należą miedzy innymi Zarządzanie Dokumentami, Zarządzanie Treścią,
Zarządzanie Procesami, Procedury Biznesowe, Umożliwienie i Zarządzanie Pracą Grupową
oraz Narzędzia Analityczne. Aplikacja musi wspierać prowadzącego sprawę, umożliwiając
mu gromadzenie wiedzy – informacji i kompetencji innych pracowników wewnątrz i na
zewnątrz organizacji – niezbędnej dla załatwienia sprawy. Dostarczać narzędzia do
wykorzystywania/przetwarzania wiedzy oraz dokumentowania wykonywanych czynności
tworząc akta sprawy. Zarządzanie Sprawami to nie tylko zarządzanie procesami.
Podstawowe różnice miedzy zarządzaniem sprawami a zarządzaniem procesami to:
o
Sekwencja czynności załatwienia sprawy jest bardziej nieprzewidywalna i
zależy bardziej od wiedzy i kompetencji urzędnika niż kontrolującego proces
sytemu czy strumienia procedur biznesowych.
o
Sprawy zawsze angażują urzędnika, podczas gdy zarządzanie procesem może
nie angażować osoby.
o
Sprawy zawsze angażują dokumenty - treść dokumentów – ponieważ na ich
podstawie
urzędnicy
podejmują
decyzje,
natomiast
proces
może
nie
czynności/działania
są
posługiwać się w ogóle dokumentami.
o
Urzędnicy
załatwiając
sprawę,
decydują
jakie
wymagane dla zakończenia/załatwienia sprawy. W procesie biznesowym,
system/oprogramowanie dyktuje, jakie czynności – zdefiniowane w modelu
procesu – należy wykonać.
o
Zarządzanie
sprawami
dostarcza
urzędnikowi
elastyczne
narzędzia
do
rozwiązywania powtarzalnych zadań biznesowych. Zarządzanie procesami
natomiast koncentruje się na zbudowaniu krok po kroku procedury rozwiązania
zadania.
o
W systemach zarządzania sprawami zadania biznesowe są rozwiązywane przez
urzędnika przy pomocy narzędzi i
Strona 4 z 12
czynności, które nie koniecznie są
zamodelowane. W zarządzaniu procesami rozwiązanie zadania ściśle realizuje
zamodelowaną sekwencję.
o
Po zamknięciu sprawy, akta sprawy są dalej dostępne. W razie potrzeby
sprawa może być powtórnie otwarta, jeżeli jest to wymagane.
Zarządzanie Aktami to dziedzina zarządzania odpowiedzialna za skuteczną i
systematyczną kontrolę wytwarzania, przyjmowania, zachowywania, użytkowania i
brakowania akt, w tym za procesy gromadzenia i zachowywania dowodów i informacji
prowadzenia działalności (w rozumieniu działalności biznesowej) w formie akt. Akta w
jednostkach administracji publicznej to nie tylko akta spraw. Wszelkie dokumenty
utworzone w urzędzie, przekazane do urzędu a mające wartość dowodowa prowadzonej
działalności, stają się aktami i z mocy regulacji musza myć przechowywane przez
określony czas oraz brakowane i niszczone zgodnie z właściwymi uregulowaniami
prawnymi4.
Jako dziedzina zarządzania, Zarządzanie Aktami – w szczególności elektronicznymi, jest
szczegółowo
opisana
najważniejszym
jest
przez
wiele
niewątpliwie
dokumentów
PN
ISO
15489
standaryzacyjnych,
Informacja
i
z
których
Dokumentacja
–
Zarządzanie Aktami opublikowany przez ISO już w roku 2001.
Bardzo ważnym i pomocnym dla budowy i wdrażania systemów zarządzania aktami jest
opracowana na zamówienie Komisji Europejskiej Specyfikacja Modułowych Wymagań dla
Systemów Zarządzania Aktami – MoReq20105, opublikowana w roku 2010. Specyfikacja
MoReq2010 ma być pełnym, z założenia dającym się przystosować i zastosować
(adaptowalnym
i
aplikowalnym)
zestawem
wymagań
dla
systemów
aktowych.
Specyfikacja proponuje usługowe podejście do budowy systemów zarządzania aktami,
definiując zestaw usług podstawowych. Usługi podstawowe mogą być wykorzystywane
przez różne typy systemów aktowych. Modułowa budowa i elastyczność definiowanych
usług podstawowych ma umożliwiać ich inkorporowanie do wysoce specjalizowanych i
dedykowanych aplikacji.
4
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją,
zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375)
5
http://moreq2010.eu/pdf/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf
Strona 5 z 12
Każdy nowo budowany i implementowany system teleinformatyczny wspomagający
zarządzanie w administracji publicznej powinien w jak najszerszym zakresie uwzględniać
specyfikację wymagań MoReq2010 przede wszystkim, jako bogate źródło doświadczeń
zgromadzonych i szeroko stosowanych i wykorzystywanych, nie tylko w systemach dla
administracji publicznej, ale również w sektorze prywatnym w Unii Europejskiej i nie
tylko. Buduje to znaczny potencjał dla interoperacyjności systemów zgodnych ze
specyfikacją MoReq2010. Systemy spełniające wymagania specyfikacji MoReq2010 nie
tyko
„rozumieją”
swoje
encje
i
procesy,
lecz
także
mogą
je
eksportować
zestandaryzowanym formacie zrozumiałym przez inny systemy zgodne z MoReq2010.
Strona 6 z 12
w
FUNKCJONALNOŚĆ
Cztery główne zestawy podstawowych wymaganych funkcjonalności odnoszą się
do
wymagań
wspomagania
funkcjonalnych
procesów
i
mogą
decyzyjnych,
stanowić
pierwszy
świadczenia
usług
etap
na
budowy
rzecz
sytemu
obywateli
i
przedsiębiorstw oraz wymiany informacji i dokumentów między jednostkami wszystkich
szczebli administracji publicznej. Są to:
 Repozytorium Treści
Centralne
Repozytorium
Treści
umożliwia
przechowywanie
i
udostępnianie
wszystkich gromadzonych typów i formatów treści, związków i relacji między
poszczególnymi pozycjami i stanowi fundament systemu zarządzania. Podstawowe
cechy i możliwości to:

Tworzone jest w oparciu o otwarte specyfikacje i standardy.

Definiowanie Treści – typów dokumentów, spraw, akt ich metadanych i
wzajemnych
relacji
(modelowanie).
Zestaw
narzędzi
umożliwiający
pracownikom merytorycznym – nie koniecznie informatykom – w sposób
zrozumiały
i
przystępny
dynamiczne
definiowanie
nowych
rodzajów
struktur i ich meta danych.

Pełno tekstowe indeksowanie treści repozytorium.

Organizacja treści w struktury folderów.

Przeglądanie
i
Wyszukiwanie
zawartości
repozytorium.
Dostępny,
przyjazny, graficzny mechanizm budowy, zapamiętywania i wielokrotnego
wykorzystywania kwerend repozytorium.

Nadawanie i odwoływanie uprawnień do dokumentów, spraw i akt oraz
konfigurowalny audyt dostępu. Powinno umożliwiać integrację obsługi
uwierzytelniania użytkowników z zewnętrznymi implementacjami usług
katalogowych.

Reguły oraz Operacje/Akcje. Ta funkcjonalność powinna umożliwiać
deklaratywne definiowanie wykonania operacji/akcji, wybranych spośród
Strona 7 z 12
zestawu dostępnych, na dodawanym, modyfikowanym lub usuwanym
do/w/z repozytorium dokumencie. Wystąpienie zdefiniowanego zdarzenia
powoduje automatyczne wykonanie operacji/akcji.

Import/export wybranych elementów lub całej treści repozytorium.
Powinien umożliwiać „kopiowanie” obszarów i ich zawartości z jednego
repozytorium do innego. To więcej niż proste kopiowanie dodatkowo
powinno przenosić wszystkie reguły, przypisane workflow, właściwości i
meta dane, odnoszące się do kopiowanego obszaru,

API
–
umożliwiające
funkcjonalności
oraz
szybkie
integrację
opracowanie
z
innymi
i
wdrożenie
aplikacjami.
nowych
Opcjonalnie
dostępność RESTful API – bazujących na HTTP interfejsów do zasobów
treści.

Implementacja zestawu usług repozytorium CMIS – Content Management
Interoperability Services. Umożliwia dostęp do zasobów treści w różnych
implementacjach repozytoriów, które implementują specyfikację CMIS.
 Zarządzanie Dokumentami
Zarządzanie
dokumentami
to
przede
wszystkim
obsługa
i
udostępnianie
dokumentów biurowych, ale także wykorzystywanie usług procesowych do
tworzenia,
opiniowania,
zatwierdzania
i
rozpowszechniania
dokumentów.
Podstawowe funkcjonalności to m.in.:

Generowanie unikalnych globalnych identyfikatorów gromadzonych
dokumentów.

Usługi biblioteczne – przechowywanie i udostępnianie dokumentów,
audyt,
wersjonowanie,
edytowania),
check-in
check-out
(dokument
(dokument
dostępny
dostępny
tylko
do
do
odczytu
i
odczytu).
Integracja z będącymi w masowym użytkowaniu pakietami aplikacji
biurowych.
Strona 8 z 12

Obsługa
edytowania
przechwytywania
metadanych,
metadanych
wraz
klasyfikacji,
tagowania,
z
dokumentu,
oryginałem
indeksowania.

Podgląd online dokumentów gromadzonych w repozytoriom bez względu
na format oryginału.

Zaawansowane wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów (zobacz
Repozytorium).

W pełni konfigurowalny mechanizm workflow wewnętrznych procesów
przetwarzania dokumentów.

Usługi
Transformowania.
Aplikacja
musi
zapewniać
mechanizmy
konwersji miedzy różnymi formatami dokumentów i plików. Powinna
również umożliwiać w miarę potrzeb definiowanie i dodawanie nowych
mechanizmów konwersji.

Usługi pracy grupowe – m.in. poczta elektroniczna, czat tekstowy i
głosowy, grupy dyskusyjne, wydzielona przestrzeń robocza, dokumenty
współdzielone, kalendarz i harmonogram grupowy, czy system przepływu
pracy.

API
–
mają
umożliwiać
szybkie
opracowanie
i
wdrożenie
nowych
operacji/akcji oraz innych funkcjonalności w miarę powstających potrzeb z
minimalnym nakładem czasu i środków finansowych.
 Zarządzanie Sprawami
Zebranie wszystkich niezbędnych dokumentów i obsługa – czasami wielu –
procesów do załatwienia sprawy, to zadanie złożone i czasochłonne. Narzędzia i
mechanizmy zarządzania sprawami mają to zadanie ułatwić i przyspieszyć jego
rozwiązanie. Do najważniejszych, które system zarządzania powinien dostarczyć,
poza wymaganymi przez repozytorium i aplikacje zarządzania dokumentami i
zarządzania aktami, należą:
Strona 9 z 12

Utworzenie i obsługa Zespołu: Musi wspierać organizowanie pracy
referenta sprawy, a także innych osób zaangażowanych w sprawę (tzw.
Zespół). Zespół nie jest zdefiniowany, a jednym z zadań referenta jest
identyfikacja osób, które są właściwe dla załatwienia/rozwiązania sprawy.

Utworzenie i obsługa Teczki (folderu): Podstawową i fundamentalną
koncepcją jest Teczka (folder) sprawy. W teczce gromadzone są wszystkie
informacje i artefakty, które mogą być wymagane przez referenta sprawy.
Nie ma predefiniowanego zbioru informacji; częścią pracy zespołu jest
zlokalizowanie
i
zebranie
informacji
niezbędnych
dla
sprawy
i
ich
umieszczenie w Teczce (folderze).

Cele: Aby załatwić sprawę, zespół porozumiewa się co do celów (zadań),
planowanych i istniejących harmonogramów wykonywania czynności dla
osiągnięcia celów. Żaden z celów nie jest ustalony: dowolny cel może być
zmieniony, dodany lub usunięty przez prowadzącego sprawę – referenta
sprawy.

Historia: System utrzymuje informacje o każdej zmianie dotyczącej
załatwianej sprawy.

Bezpieczeństwo: Referent sprawy kontroluje dostęp do teczki sprawy.

Komunikacja: System musi ułatwiać komunikację między członkami
zespołu za pośrednictwem wielu kanałów: telefon, e-mail, wiadomości
błyskawicznych, konferencji pulpitu i innych technologii.

Adaptacyjność:
wykorzystywać
Referent
struktury
sprawy
może
poprzednich
otwierając
spraw
poprzez
nową
jakąś
sprawę,
formę
kopiowania lub ponownego wykorzystania wcześniejszych spraw, bez
potrzeby żadnych specjalnych umiejętności – zwłaszcza informatycznych. Z
czasem referent spraw będzie mógł dostosować system do własnego stylu
pracy, bez konieczności pomocy jakiegokolwiek specjalisty.
Strona 10 z 12
 Zarządzanie Aktami
System
Zarządzania
Aktami
pomaga
przechwytywać,
przechowywać
oraz
kontrolować najważniejsze zasoby informacyjne jednostki. Większość z nich
zawarta jest w dokumentach wytworzonych lub/i przejętych przez jednostkę.
Zasoby
informacyjne,
które
jednostka
jest
zobowiązana
zabezpieczać
–
przechowywać w określonym przedziale czasu – są uregulowane odpowiednimi
przepisami.
Szczegółowy
systemów/aplikacji
zestaw
zawiera
wymagań
specyfikacja
funkcjonalnych
MoReq2010.
dla
tej
Specyfikacja
klasy
została
opracowana na zlecenie DLM Forum– organizacji zrzeszającej krajowe archiwa
państwowe krajów europejskich i sponsorowanej przez Komisje Europejską.
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych reprezentuje Polskę w DLM Forum.
Specyfikacja
wymienia
jako
podstawowe
następujące
usługi,
które
musi
implementować każdy system aktowy – system zarządzania aktami – zgodny ze
specyfikacją MoReq2010:

usługa użytkownika i grupy,

usługa roli,

usługa klasyfikacji,

usługa aktowa,

usługa metadanych,

usługa harmonogramowania brakowania,

usługa wstrzymania brakowania,

usługa wyszukiwania i raportowania, oraz

usługa eksportowania.
Każda z usługa, lub zespół usług, definiuje i obsługuje:

typy encji dla każdej encji zarządzanej przez usługę lub zestaw;

encje zarządzane przez usługę lub zestaw;

historię zdarzenia dla usługi lub zestawu;

listę kontroli dostępu,
i opcjonalnie:

metadane
kontekstowe
implementacji).
(rozszerzenia
metadanych
dla
danej
Każda usługa lub zestaw usług ma swoje metadane, historię zdarzeń, i listę
kontroli dostępu.
Strona 11 z 12
ZASTOSOWANE TECHNOLOGIE
 Otwarte Standardy,
 Otwarty kod źródłowy,
 Gotowość do implementacji w chmurze,
 Dostępne i udokumentowane RESTful API,
 Wbudowany mechanizm (silnik) Workflow/BPM (zgodny z BPMN 2.0),
 Praca Grupowa,
 CMIS – Content Management Interoperability Services – implementowany
przez repozytorium treści.
ARCHITEKTURA
 Aplikacja Web’owa - dostępna przez użytkowników w sieci Internet,
 Web-based klient – przeglądarka internetowa,
 Rozszerzalność/Rozbudowa (scriptable extension),
 Stosowanie standardów,
 Modułowość – modułowa struktura aplikacji znacznie ułatwia i obniża
koszty jej rozbudowy,
 Niezależność od środowiska - (system operacyjny, baza danych, etc.)
Strona 12 z 12