Opole, 22 grudnia 2014 r. SO.IV.431.11.2014.EC Wystąpienie

WOJEWODA OPOLSKI
Opole, 22 grudnia 2014 r.
SO.IV.431.11.2014.EC
Wystąpienie Pokontrolne
1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Urząd Gminy Reńska Wieś i Urząd
Stanu Cywilnego w Reńskiej Wsi, ul. Pawłowicka 1 , 47-208 Reńska Wieś.
2. Imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego: Marian Wojciechowski
Wójt Gminy Reńska Wieś od 13 grudnia 2010 roku, Kierownik Urzędu Stanu
Cywilnego z mocy prawa.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Reńskiej Wsi jest pani Teresa Jasiulek,
powołana Uchwałą Rady Gminy Reńska Wieś z dnia 4 czerwca 2008 r., znak
XIX/110/08.
3. Imiona, nazwiska i stanowiska służbowe kontrolerów:
Ewa Czarniecka – inspektor wojewódzki w Oddziale Ewidencji Ludności i Wyznań
Religijnych Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Opolskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Opolu – przewodniczący zespołu kontrolnego,
Sylwia Mielczarek – starszy inspektor w Oddziale Ewidencji Ludności i Wyznań
Religijnych Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Opolskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Opolu – członek zespołu.
4. Miejsce kontroli: Reńska Wieś, ul. Pawłowicka 1.
5. Termin kontroli: 1 grudnia 2014 r.
6. Zakres kontroli:
- prawidłowość stosowania przepisów ustawy szczegółowej:
a) weryfikacja przekazania informacji o dokonanej zmianie do właściwych organów –
art. 13 ustawy o zmianie imienia i nazwiska.
b) terminowość przekazywania informacji o dokonanych zmianach – art. 13 ust. 1 i 3
ustawy o zmianie imienia i nazwiska.
- prawidłowość przechowywania ksiąg stanu cywilnego i akt zbiorowych:
a) zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem
osób trzecich - § 22 ust. 1 rozporządzenia,
b) wyposażenie pomieszczenia, w którym są przechowywane księgi stanu cywilnego
w odpowiedni sprzęt p.poż oraz w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność
powietrza -§ 22 ust. 2 rozporządzenia.
- prawidłowość postępowania przy udostępnianiu danych z gminnego zboru
meldunkowego:
a) przestrzeganie zapisów art. 44h – art. 44i ustawy o ewidencji ludności i dowodach
osobistych oraz rozporządzeń.
- okres objęty kontrolą:
a) w zakresie terminowości wykonywania zadań zleconych gminom na podstawie
ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz udostępniania danych z gminnego zbioru
meldunkowego – od 1 stycznia 2014 r. do 30 września 2014 r.
b) w zakresie zabezpieczenia ksiąg stanu cywilnego - stan zabezpieczeń w dniu
kontroli.
7. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których
została oparta.
Ocena realizacji zadań w kontrolowanych zakresach jest pozytywna.
Dane osobowe udostępniane są prawidłowo, tj. na umotywowany wniosek.
Złożone wnioski w skontrolowanych przypadkach są zgodne z obowiązującymi
wzorem wniosku. Zawierają prawidłową podstawę prawną upoważniającą do
otrzymania danych, uzasadnienie potrzeby uzyskania danych oraz zostały wniesione
i podpisane przez osoby uprawnione lub upoważnione (przez osoby uprawnione) do
wystąpienia z wnioskiem.
15 wniosków złożyły instytucje, które zgodnie z ustawą z 10 kwietnia 1974 r.
o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze
zm.) są zwolnione z opłaty za udostępnianie danych.
W 5 przypadkach udzielono informacji podmiotom zobowiązanym do
uiszczenia opłaty za udostępnienie danych osobowych.
Skontrolowano 20 wniosków o znakach:
SO.5345.1.3.2014, SO.5345.1.4.2014, SO.5345.1.13.2014, SO.5345.1.15.2014,
SO.5345.1.20.2014, SO.5345.1.30.2014, SO.5345.1.36.2014, SO.5345.1.43.2014,
SO.5345.1.50.2014, SO.5345.1.56.2014, SO.5345.1.57.2014, SO.5345.1.65.2014,
SO.5345.1.66.2014, SO.5345.1.69.2014, SO.5345.1.76.2014, SO.5345.1.84.2014,
SO.5345.1.89.2014, SO.5345.1.92.2014, SO.5345.1.95.2014, SO.5345.1.97.2014.
Zadania z zakresu udostępniania danych z Gminnego Zbioru Meldunkowego
prowadzi Pani Teresa Jasiulek.
Podczas kontroli sprawdzono 2 decyzje wydane na podstawie ustawy
o zmianie imienia i nazwiska: z 23 stycznia 2014 r., USC.5355.1.2014 oraz z 11
września 2014 r., USC.5355.2.2014
Decyzje wydawane są z zachowaniem ustawowych terminów. Decyzje
przekazywano za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub odbierane osobiście przez
wnioskodawcę w Urzędzie Stanu Cywilnego. Decyzje o zmianie imion i nazwisk
przekazywane są do urzędów stanu cywilnego właściwych ze względu na miejsce
sporządzenia aktu urodzenia i małżeństwa wnioskodawcy, za zwrotnym
potwierdzeniem odbioru. Zgodnie z ustawą o zmianie imienia i nazwiska informacje
przekazywano do właściwego miejscowo organu gminy prowadzącego ewidencję
ludności oraz do organu, który wydał dowód osobisty wnioskodawcy.
Stwierdzono przekazywanie do organów zawiadomień o dokonanych
zmianach przed uprawomocnieniem się decyzji. Nie naraziło to jednak interesu
i praw stron.
W skontrolowanych sprawach prowadzonych na podstawie ustawy o zmianie
imienia i nazwiska w okresie objętym kontrolą nie stwierdzono istotnych uchybień.
Podczas kontroli zabezpieczeń pomieszczeń USC oraz sposobu przechowywania
ksiąg stanu cywilnego i akt zbiorowych do ksiąg stwierdzono, co następuje:
Pomieszczenia, w których przechowywane są księgi stanu cywilnego spełniają
w większości wymagania określone w § 22 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra SWiA
z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów
stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli,
przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów,
zaświadczeń i protokołów (Dz. U. nr 136, poz. 884 ze zmianami). W kwestii
niesprawnego higrometru i termometru, braku zamka w szafce oraz wypaczonych
ksiąg kierownik USC został pouczony o koniecznych zmianach.
Nie stwierdzono istotnych uchybień, co oznacza prawidłowe wykonanie zadań
w zakresie zabezpieczenia ksiąg stanu cywilnego przed zniszczeniem oraz
dostępem osób trzecich.
8. Do ustaleń kontroli nie zgłoszono zastrzeżeń.
9. Odstępuje się od przedstawienia zaleceń pokontrolnych.
Z up. Wojewody Opolskiego
Agnieszka Królikowska
Dyrektor Wydziału
Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców