(CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE1))2) z wykonania zadania publicznego I

SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE1))2)
z wykonania zadania publicznego
I-sze Ślężańskie Mistrzostwa Judo Dzieci Powiatu Wrocławskiego
(tytuł zadania publicznego)
w okresie od 22.08.2011r do 30.11.2011r
określonego w umowie nr SP.EKS.524-0065/002/2011
zawartej w dniu 28.07.2011R pomiędzy
Powiat Wrocławski reprezentowany przez Zarząd Powiatu Wrocławskiego
(nazwa Zleceniodawcy)
a Uczniowski Klub Sportowy DOJO SOBÓTKA z siedzibą w Sobótce, ul. Świdnicka 20A,
55-050 Sobótka, nr KRS 0000374811
(nazwa Zleceniobiorcy/(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub
ewidencji3))
Data złożenia sprawozdania4)
15.12.2011r
1
Część I. Sprawozdanie merytoryczne
1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze
określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego.
Na realizację zadania składały się następujące cele:
1. Popularyzacja i upowszechnianie aktywnego trybu życia poprzez organizowanie zajęć
sportowo – rekreacyjnych.
2. Kształtowanie i rozbudzania w dzieciach i młodzieży zamiłowania do sportu.
3. Nauka i doskonalenie umiejętności, zasad i form walki judo.
4. Współuczestniczenie w turniejach, zawodach sportowych.
5. Organizacja imprez sportowych, zarówno na szczeblu lokalnym, ponad regionalnym jak i
międzynarodowym.
6. Promowanie sztuki walki jaką jest JUDO
7. Promowanie regionu Dolnego Śląska w oparciu o tereny Gminy Sobótka.
Realizacja zadania publicznego przyczyniła się w pełni do osiągnięcia zakładanych celów. Dzięki
realizacji powyższego zadania osiągnęliśmy znaczny sukces związany z propagowaniem
zdrowego stylu życia bezpośrednio wśród odbiorców zadania – uczestników, ale także wśród
znacznej rzeszy widzów oraz uczestników pośrednich – rodziców, najbliższej rodziny, którzy podjęli
praktykę upowszechniania zdrowego i aktywnego trybu życia, poprzez czynne uprawianie sportu
np.: gimnastyka aerobowa, bieganie, sporty walki.
2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów,
o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania
określone w części III pkt 9 oferty.5)
2
Poszczególne
działania
w
zakresie Terminy realizacji Zleceniobiorca(-y) lub inny podmiot,
realizowanego zadania publicznego wraz z poszczególnych
który
krótkim opisem wykonania zadania
w zakresie realizowanego zadania
działań
wykonywał
działanie
publicznego
1. Powołanie zespołu odpowiedzialnego
za realizację zadania. Podział
odpowiedzialności, funkcji i zadań dla
poszczególnych osób.
2. Przygotowanie wniosku o objęcie
patronatem imprezy przez Starostę
Powiatu Wrocławskiego – odstąpiliśmy
od patronatu na rzecz zaproszenia
przesłanego do Starosty Powiatu
Wrocławskiego.
3. Opracowanie, druk i kolportaż
plakatów, informacja internetowa.
4. Podpisanie umów związanych z
realizacja zadania. Podpisanych
zostało 13 porozumień z
wolontariuszami oraz 6 umów cywilno
-prawnych na prowadzenie działań w
trakcie trwania imprezy.
5. Organizacja imprezy
6. Opracowanie sprawozdania z realizacji
zadania publicznego
30.08..2011r
30.08.2011r
06. –
15.09.2011r
18.09.2011r
UKS JUDO SOBÓTKA
Powyższe zadania realizowane były
przez zespół mało doświadczonych
w tym zakresie osób, które z
pełnym zaangażowaniem
poświęciły się, aby wszystkie
zadania zostały zrealizowane
zgodnie z zaangażowaniami. Wśród
uczestników zespołu znaleźli się
rodzice, osoby fizyczne, członkowie
stowarzyszenia oraz młodzi
wolontariusze. Zadanie zostało
zrealizowane zgodnie ze
wcześniejszymi założeniami.
Poszczególne zadania
zrealizowane swatały zgodnie z
harmonogramem.
18.09.2011r
30.11 –
10.12..2011r
3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania
wpłynęło na jego wykonanie
Nie dotyczy
4. Opis osiągniętych rezultatów
3
Organizacja tego typu zajęć sportowych odnosi znaczący sukces poprzez rozbudzenie wśród
mieszkańców naszej Gminy zamiłowania do aktywnego spędzania wolnego czasu. Być może w
tym gronie uczestników pojawią się nowe talenty, które swoją działalnością sportowa będą
promować ideę sportu oraz nasz Powiat. Organizacja Mistrzostw o zasięgu powiatowym wywarła
znaczny wpływ na promocję Powiatu, a w szczególności na promocję naszego Klubu oraz sztuk
walki. Poprzez udział w tych rywalizacjach uczestnicy nawiązywali bliższe kontakty z innymi
klubami. Poprzez współzawodnictwo osiągnęliśmy znaczną motywację dzieci do dalszego
uprawiania sportu, naukę rywalizacji, dążenia do celu oraz zdrowego stylu życia.
Wśród osiągniętych twardych rezultatów: możemy wyróżnić:
Zakup medali – 200 szt.
Zakup pucharów – 12 szt.
Zakup dyplomów – 200 szt.
Druk plakatów – 100 szt.
Zakup maty treningowej – 20m²
W ramach realizowanego zadania zakupionych zostało 20m² maty treningowej, która w znacznej
mierze ułatwiła i usprawniła przebieg rozgrywek. Równocześnie zadanie mogło być realizowane
na czterech matach treningowych, a nie jak wcześniej zakładano na dwóch. Zakładane rezultaty w
pełni wspomogły realizację powyższego zadania. W chwili obecnej umożliwia nam realizację
bieżących działań klubu poprzez możliwość rozszerzenia grup ćwiczeniowych i podniesienia
jakości realizowanych działań.
Biorąc pod uwagę znaczne zainteresowanie uczestników naszą imprezą (przerastającą nasze
oczekiwania ilość uczestników oraz widzów), pragnęlibyśmy kontynuować ideę tej imprezy
tworząc z niej imprezę cykliczną. Główną bolączką jednak jest brak własnych finansów, które w
możliwie dobry sposób wpłynęłyby na prawidłową realizację i przebieg imprezy. Pozyskane przez
nas dotychczas fundusze od sponsorów, darowizn i składek członkowski pochłaniana są przez
koszty związane z prowadzeniem zajęć w bieżącej działalności klubu (wynagrodzenie trenera,
koszty najmu Hali, wyjazdy na zawody itp.), związku z czym niezbędne staje się pozyskiwanie
dofinansowania w ramach otwartych konkursów ofert oraz sponsorów. Z naszej strony będziemy
starać się także o pozyskanie dofinansowania ze środków Unii Europejskiej.
5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania6)
W turnieju udział wzięło 180 uczestników z .......... klubów popularyzujących sztuki walki
JUDO.
Adresatami realizowanego zadania publicznego są dziewczęta i chłopcy w następujących grupach
wiekowych: dzieci młodsze z roczników 2001-2005, dzieci starsze z roczników 1999-2000 razem
ok. 200 osób. Opiekunowie, trenerzy oraz cała społeczność, która kocha zdrowy styl życia, chętnie
uczestniczy w zawodach sportowych, kibice, rodzice oraz wszyscy, którzy w sposób pośredni czy
bezpośredni powiązani są ze sportem.
Zadanie publiczne pn.” I-sze Ślężańskie Mistrzostwa JUDO Dzieci Powiatu Wrocławskiego”
realizowane będzie na terenie Miasta i Gminy Sobótka, w Hala Sportowej przy Gimnazjum
Gminnym im. Piotra Włostowica, Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Sobótce
1. Rozesłanie zaproszeń do Klubów JUDO działających na terenie powiatu Wrocławskiego.
2. Organizacja akcji promocyjnej realizowanych działań związanych z organizacją I-szych
Ślężańskich Mistrzostw JUDO Powiatu Wrocławskiego
3. Wniosek o objęcie patronatem imprezy przez Starostę powiatu Wrocławskiego.
4. Przygotowania merytoryczne i techniczne do organizacji Turnieju.
5. Organizacja Mistrzostw Powiatu Wrocławskiego.
6. Przeprowadzenie rozgrywek.
4
7. Rozliczenie i przygotowanie sprawozdania z przeprowadzonych działań.
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków
1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł)
5
I
z tego pokryty
z wkładu
osobowego,
w tym pracy
społecznej
członków
i świadczeń
wolontariuszy
z tego pokryty z dotacji
z tego z
finansowych
środków
własnych,
środków
z innych
źródeł, w
tym wpłat i
opłat
adresatów
zadania
publicznego
Bieżący okres sprawozdawczy - za okres
realizacji zadania publicznego (w zł)
koszt całkowity
z tego pokryty
z wkładu
osobowego,
w tym pracy
społecznej
członków
i świadczeń
wolontariuszy
z tego z pokryty dotacji
z tego
pokryty z
finansowych
środków
własnych,
środków
z innych
źródeł, w
tym wpłat i
opłat
adresatów
zadania
publicznego
7)
Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł)
koszt całkowity
Całość zadania zgodnie z umową (w zł)
z tego pokryty z dotacji
Rodzaj kosztów
koszt całkowity
Lp.
z tego z
finansowych
środków
własnych,
środków
z innych
źródeł, w
tym wpłat i
opłat
adresatów
zadania
publicznego
z tego pokryty
z wkładu
osobowego,
w tym pracy
społecznej
członków
i świadczeń
wolontariuszy
Koszty
merytoryczne
(z uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione przez
UKS DOJO
SOBÓTKA
1) Zakup medali
2) Zakup
pucharów
3) Zakup napojów
4) zakup art.
Spożywczych
5) przygotowanie
identyfikatorów
6) zakup
dyplomów
7) najem maty
treningowej
II
Koszty obsługi
zadania
publicznego, w tym
koszty
administracyjne
(z uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione przez
UKS DOJO
SOBÓTKA
1) wynagrodzenie
opieka medyczna
– 2 osoby
2) wynagrodzenie
sędziowie – 4
osoby
3) wynagrodzenie
spiker – 1 osoba
4) obsługa
finansowa
5) obsługa prawna
6) obsługa
wolontariuszy
10 x 10h x 7 zł
III
Inne koszty, w tym
koszty wyposażenia
i promocji
(z uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione przez
UKS DOJO
SOBÓTKA
1) opracowanie i
druk plakatów
2) zakup 20m²
maty treningowej
IV
Ogółem
6
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania
Źródło finansowania
Całość zadania
Bieżący okres
(zgodnie z umową)
sprawozdawczy – za okres realizacji zadania
zł
%
zł
%
Koszty pokryte z dotacji:
Z tego z odsetek
bankowych od dotacji
Koszty pokryte
ze środków finansowych
własnych:
Koszty pokryte ze środków
finansowych z innych
źródeł (ogółem):
Z tego:
Z wpłat i opłat adresatów
zadania publicznego:
Z finansowych środków
z innych źródeł
publicznych
(w szczególności: dotacji
z budżetu państwa lub
budżetów jednostek
samorządu terytorialnego,
funduszy celowych,
środków z funduszy
strukturalnych:
Z pozostałych źródeł:
Koszty pokryte z wkładu
osobowego
(w tym świadczeń
wolontariuszy, pracy
społecznej członków)
Ogółem:
100%
100%
7
Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków:
W związku z realizacją zadania związanego z umową nie uniknęliśmy dodatkowych
wydatków, które wykazaliśmy jako wkład własny osobowy w ofercie, a w ostateczności
ponieśliśmy jego koszt związany z obsługą prawną realizacji umowy oraz obsługą finansową.
Wydatki te stały się niezbędne w związku z prowadzeniem pełnej obsługi księgowej – pełna
księgowość oraz współpracy z Kancelarią Radcy Prawnego, który przygotowywał umowy i
porozumienia. Pozyskaliśmy jednocześnie wolontariuszy, którzy wsparli nasze bieżące
działania podjęte w tym zakresie. Dodatkowo ponieśliśmy koszt wynajmu Hali na realizację
imprezy. Łącznie koszty te opiewały na sumę: 1 256,03 zł.
3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek
bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym
W związku z realizacją umowy uzyskaliśmy przychody w wysokości: 6,60 odsetki bankowe.
4. Zestawienie faktur (rachunków)9)
Lp. Numer
Numer
Data
Nazwa
Kwota Z tego
Z tego ze
Data
dokumentu
pozycji
wystawienia
kosztu
(zł)
ze środków
środków
zapłaty
księgowego
kosztorysu
dokumentu
pochodzących
finansowych
(zgodnie
księgowego
z dotacji (zł)
własnych,
z częścią II.1
środków
– rozliczenie
z innych źródeł
ze względu
w tym wpłat i
na rodzaj
opłat adresatów
kosztów)
zadania
publicznego
(zł)
Część III. Dodatkowe informacje
..............................................................
..............................................................
8
..............................................................
..............................................................
..............................................................
Załączniki:10)
1. ............................................................
2. ............................................................
3. ............................................................
Oświadczam(-y), że:
1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów);
2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem
prawnym i faktycznym;
3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach
umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.)11);
4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie
poniesione;
5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym
z gromadzeniem,
przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do
systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia
zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r.
Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).
(pieczęć(-cie) Zleceniobiorcy/(-ów)12))
......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
(podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli
w imieniu Zleceniobiorcy(-ów)
Poświadczenie złożenia sprawozdania4)
9
Adnotacje urzędowe4)
______________
POUCZENIE
Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres
Zleceniodawcy.
Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu
elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), za poświadczeniem przedłożenia
Zleceniodawcy lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego.
1)
Niepotrzebne skreślić.
Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie.
3)
Podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji.
4)
Wypełnia Zleceniodawca.
5)
Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym
w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich
planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich
realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji.
6)
Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 9.
7)
Wypełniać tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy
wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem.
8)
W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich kosztach.
9)
Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać:
numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części
została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna być
opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24
kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz zawierać sporządzony w sposób
trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było
przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być
podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu,
o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy.
Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi
przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy.
W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur
(rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę.
10)
Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji
zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych
ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia
odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika
obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r.
Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).
11)
Stosuje się, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. – Prawo zamówień publicznych.
12)
Wypełniać, jeśli Zleceniobiorca(-y) posługuje(-ą) się pieczęcią.
2)
10