REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w ZIELONEJ GÓRZE

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w ZIELONEJ GÓRZE
ul. Chmielna 13, 65-261 Zielona Góra, tel.: 068 329 19 00, fax: 068 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl; e-mail:[email protected]
Zielona Góra, 2011-12-07
RIO I-092/118/11
Pan
Jan Władysław Bieniasz
Burmistrz Łęknicy
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U.
z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 05.07.2011 r. do 28.10.2011 r.
kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Łęknica
o statusie miejskim za 2010 rok. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu
28.10.2011 r.
Zasadniczym celem kontroli była ocena realizacji budżetu, zgodności wewnętrznych
regulacji prawnych z obowiązującymi przepisami, prowadzenia rachunkowości i przestrzegania
przepisów o zamówieniach publicznych.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, przekazuję Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Uregulowania organizacyjno – prawne zawarte zostały w Statucie Gminy oraz Regulaminie
Organizacyjnym Urzędu.
Gmina Łęknica posiada 2.979 udziały w spółce Zakład Zagospodarowania Odpadów
Sp. z o. o. w Żarach na kwotę 148.950,00 zł, która nie znalazła odzwierciedlenia na koncie 030 1
długoterminowe aktywa finansowe. Powyższe było niezgodnie z opisem kont zawartym
w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę
poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Kontrola stwierdziła,
że udziały zostały zaksięgowane na koncie 810 - „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków
europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”, a następnie nieprawidłowo przeksięgowanie
w końcu roku obrotowego na konto 800 - „Fundusz jednostki”. Skarbnik Gminy wyjaśniła,
że nieprawidłowość powstała wskutek nieuwagi. W trakcie trwania kontroli powstały błąd został
skorygowany poprzez prawidłowe ujęcie udziałów na koncie 030.
Bankową obsługę budżetu Gminy Łęknica wykonuje Powszechna Kasa Oszczędności Bank
Polski S.A. z siedzibą w Warszawie, Regionalny Oddział Korporacyjny w Poznaniu Centrum
Korporacyjne w Zielonej Górze, na podstawie umowy rachunku bieżącego zawartej w dniu
22.07.2011 r. na okres od dnia 01.08.2011 r. do dnia 31.07.2014 r. Prognozowany koszt obsługi
bankowej w okresie obowiązywania umowy, nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości
kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
Kontrola stanu kasy Urzędu Miejskiego w Łęknicy wykazała, że stan gotówki w kasie
zgodny był ze sporządzonym raportem kasowym, a stan druków ścisłego zgodny z ewidencją.
W zakresie rozrachunków kontroli poddano prawidłowość funkcjonowania konta 201,
w szczególności rozrachunki z kontrahentami, którym w 2011 r. udzielone zostały zamówienia
publiczne, nie stwierdzając nieprawidłowości.
Obowiązująca w Urzędzie dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości, zawiera
elementy określone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.
Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) i jest aktualizowana, stosownie do art. 10 ust. 2
ustawy. Prowadzone są wszystkie wymagane księgi rachunkowe, o których mowa w art. 13 ust. 1
ustawy o rachunkowości, a ewidencja operacji gospodarczych następuje na kontach przewidzianych
w zakładowym planie kont.
Poddane kontroli dowody księgowe za okres od dnia 01.01.2010 r. do dnia 31.12.2010 r.
dotyczące dochodów w rozdziale 70005 § 0770 na kwotę 315.549,95 zł i rozdziale 75801 § 2920
na kwotę 2.046.951,00 zł oraz wydatków w rozdziale 60016 w wysokości 108.567,57 zł,
w rozdziale 75022 § 3030 w wysokości 118.245,00 zł i w rozdziale 75023 § 4410 w kwocie
9.232,54 zł zostały prawidłowo ujęte w ewidencji księgowej i spełniały wymagania określone
2
w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe dotyczące badanej próby dowodów
księgowych prowadzone są rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, w myśl art. 24 ustawy
o rachunkowości. Sprawozdania budżetowe od początku roku do dnia 31.12.2010 r. zostały
sporządzone w sposób czytelny, trwały, w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20,
poz. 103). Na podstawie próby dowodów księgowych, o których mowa powyżej stwierdzono,
że dane wykazane w rocznych sprawozdaniach z wykonania dochodów i wydatków budżetowych
są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do § 9 ust. 2 rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Uchwalony w dniu 17 grudnia 2009 r. budżet Gminy Łęknica na 2010 r., określał dochody
oraz wydatki w równej kwocie 9.062.263 zł. Ostatecznie Gmina wygenerowała dochody
w wysokości 10.676.132 zł, zaś wydatki zamknęły się kwotą 10.319.284 zł.
Dochody z tytułu subwencji zostały prawidłowo ujęte w ewidencji księgowej i wykazane
w sprawozdaniu
budżetowym.
W
zakresie
danych
dotyczących
naliczania
subwencji
nieprawidłowości nie stwierdzono.
W zakresie
realizacji
zadań
własnych
Gminy,
kontroli
poddano
prawidłowość
wykorzystania dotacji w dziale 854 – „ Edukacyjna opieka wychowawcza”, rozdziale 85415
„Pomoc materialna dla uczniów” na łączną kwotę 77.151 zł ustalając, że zostały one wykorzystane
zgodnie z przeznaczeniem, na dofinansowanie zakupu podręczników dla uczniów oraz stypendia
i zasiłki szkolne. Niewykorzystane kwoty zwrócono dysponentowi. Ponadto kontrolą objęto dotacje
w rozdziale 75478 w wysokości odpowiednio 86.000,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie
wydatków związanych z prowadzoną akcją przeciwpowodziową oraz w rozdziale 90078
w wysokości 20.000,00 zł na usuwanie skutków powodzi stwierdzając, że zostały wykorzystane
w całości i zgodnie z przeznaczeniem oraz rozliczone.
W toku kontroli stwierdzono, że w kolumnie „Dochody otrzymane” sprawozdania Rb-27S
za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2010 r. nieprawidłowo zostały wykazane w kwocie
równej dochodom wykazanym w kolumnie „Dochody wykonane”, w zakresie dotacji na zadania
własne, dotacji na zadania zlecone oraz kwoty udziałów we wpływach z podatku dochodowego od
osób fizycznych. W wyniku porównania ww. danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S
z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej stwierdzono różnice, które wyniosły odpowiednio
39.971,00 zł, 1.188,31 zł i 1.441,00 zł. Nierzetelne wykazanie kwot w powyższym zakresie było
niezgodne z § 3 ust. 3 pkt 4 oraz ust. 4 pkt 3 Instrukcji sporządzenia sprawozdań budżetowych
w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącą Załącznik nr 39
do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz § 9 ust. 1
3
ww. rozporządzenia, który stanowi, że kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać
sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
Burmistrz Łęknicy wyjaśnił, że powyższe nieprawidłowości wynikają z niedopatrzenia Skarbnika
Gminy. Korekta sprawozdania Rb-27S w tym zakresie została sporządzona i przekazana do
Regionalnej Izby Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 2 dni od stwierdzenia
nieprawidłowości, tj. w dniu 21.10.2011 r.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych kontrolą objęto
terminowość i prawidłowość składania deklaracji podatkowych, doręczeń decyzji podatkowych,
wpłat podatków oraz podejmowania czynności egzekucyjnych w zakresie podatku rolnego,
od nieruchomości, leśnego, od środków transportowych od osób fizycznych, prawnych i jednostek
organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. W toku kontroli stwierdzono, że kierownik
jednostki budżetowej - Zespołu Szkół Publicznych w Łęknicy nie dopełnił w 2010 r. obowiązku
złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości, niezgodnie z art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12
stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613
z późn. zm.). Organ podatkowy nie skorzystał z możliwości wynikającej z art. 274a ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.)
i nie wezwał podatnika do złożenia deklaracji. Osoba odpowiedzialna - J.C. - inspektor ds.
podatków i opłat w referacie finansowym wyjaśniła, że nieprawidłowość wynikła z mylnej
interpretacji przepisów. Ww. deklaracje za lata 2010 i 2011 zostały złożone w dniu 28.09.2011 r.
Decyzje w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego zostały doręczone
podatnikom w sposób umożliwiający zapłatę podatku w terminie. Stwierdzono 5 przypadków
( w tym 4 w podatku od nieruchomości i 1 w podatku od środków transportowych wobec osób
prawnych) zaniechania podjęcia przez organ podatkowy czynności zmierzających do zastosowania
środków egzekucyjnych, do czego zobowiązuje art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r.
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954
z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna – J.C. - inspektor ds. podatków i opłat w referacie finansowym
wyjaśniła, że nie podjęto czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych
z powodu niewielkiego przekroczenia terminu płatności i z uwagi na niewielkie kwoty zaległego
podatku.
Kontrolujący ujawnili 2 przypadki niezaliczenia przez organ podatkowy wpłaty
proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku,
w jakim w dniu wpłaty, pozostawała kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, co
było niezgodne z art. 55 ust. 2 Ordynacji podatkowej. Osoba odpowiedzialna - J.C. - inspektor ds.
podatków i opłat w referacie finansowym nieprawidłowość wyjaśniła przeoczeniem. W trakcie
4
trwania kontroli podatnicy wpłacili zaległe odsetki. Ponadto realizacja dochodów podatkowych nie
budzi zastrzeżeń.
Opłata targowa pobierana była w prawidłowej wysokości i rozliczana na podstawie
wykorzystanych kwitariuszy przychodowych K-103, z zachowaniem terminu płatności dla
inkasentów. Wynagrodzenie inkasentów za maj 2010 r. wypłacone zostało na podstawie listy płac
z dnia 28.05.2010 r., tj. przed zakończeniem miesiąca, przy czym wynagrodzenie inkasenta R.F.
zostało wypłacone w prawidłowej wysokości, stanowiącej 25 % kwoty zainkasowanej w całości
w maju 2010 r. Natomiast wynagrodzenie inkasenta M.K. stanowiło 25 % części zainkasowanych
kwot w kwietniu i maju 2010 r., nie obejmowało kwot zainkasowanych po 28.05.2010 r., które
zostały rozliczone do wynagrodzenia za czerwiec 2010 r. W związku z powyższym wynagrodzenie
inkasenta M.K. za maj 2010 r. zostało zaniżone o kwotę 235 zł. Powyższe naruszało zasady
określone w uchwale nr XXXV/200/2009 z dnia 20 listopada 2009 r. Rady Miejskiej w Łęknicy
w sprawie ustalenia wysokości opłaty targowej, zarządzenia poboru opłaty targowej w drodze
inkasa, wyznaczenia inkasentów i wysokości wynagrodzenia za inkaso oraz wyznaczenia terminu
płatności dla inkasentów. Osoba odpowiedzialna - A.R. - inspektor w referacie finansowym
wyjaśniła, że ww. nieprawidłowość nastąpiła w wyniku pomyłki.
W 2010 r. przeprowadzone zostały 4 transakcje sprzedaży nieruchomości niezbudowanych
w trybie przetargowym, jedna transakcja sprzedaży lokalu mieszkalnego w drodze przetargu, jedna
transakcja zbycia nieruchomości niezabudowanej na poprawę warunków zagospodarowania
nieruchomości przyległej stanowiącej własność kupujących oraz 4 transakcje sprzedaży lokali
mieszkalnych na rzecz najemców w drodze bezprzetargowej. Łączna wartość dochodów
ze sprzedaży nieruchomości wyniosła 315.549,95 zł. Kontrolujący stwierdzili, że w żadnym
ogłoszeniu o przetargu nie zostały zamieszczone informacje o zobowiązaniach, których
przedmiotem jest nieruchomość, co narusza § 13 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań
na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz.2108z późn. zm.), ponadto żaden z protokołów
z przetargu nie zawierał informacji o terminie przetargu, o obciążeniach nieruchomości,
o wyjaśnieniach i oświadczeniach złożonych przez oferentów oraz o cenie wywoławczej, co było
niezgodne z § 10 ust. 1 pkt 1, 3, 5 i 7 cyt. powyżej rozporządzenia. Osoba odpowiedzialna - E.J. inspektor
ds.
Gospodarki
Nieruchomościami
i
Rolnictwa
wyjaśniła
nieprawidłowości
przeoczeniem zobowiązując się do zawierania w ogłoszeniach i protokołach z przetargów
wszystkich informacji, o których mowa powyżej. Powyższe nieprawidłowości zostały stwierdzone
w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową
w Zielonej Górze w 2008 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Burmistrza Łęknicy
5
w dniu 09.12.2008 r. Prezes RIO wniósł o zamieszczanie w ogłoszeniach o przetargach informacji,
o których mowa w § 13 cyt. powyżej rozporządzenia, zaś w protokołach z przeprowadzonych
przetargów na zbycie nieruchomości wszystkich informacji, o których mowa w § 10 ww.
rozporządzenia. Tłumacząc przyczyny niewykonania wniosków pokontrolnych w tym zakresie
Burmistrz Łęknicy wyjaśnił, że zalecenia pokontrolne zostały omówione z wszystkimi
pracownikami
Urzędu,
a
pracownicy
zostali
zobowiązani
do
realizowania
wniosków
pokontrolnych. Burmistrz nadmienił, że z uwagi na niewykonanie wniosku przez pracownika,
zobowiązuje się do wzmożonego nadzoru nad świadczeniem pracy na tym stanowisku.
W przypadku sprzedaży 2 lokali mieszkalnych stwierdzono, że organizator przetargu
wyznaczył nabywcom trzydniowy termin zawarcia umowy sprzedaży, niezgodnie z art. 41 ust. 1
ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr
102, poz. 651 z późn. zm.), który stanowi, iż organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić
osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub
oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia
rozstrzygnięcia przetargu, przy czym wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia
doręczenia zawiadomienia. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej - E.J. - inspektor ds. Gospodarki
Nieruchomościami i Rolnictwa wynika, że nieprawidłowość powstała wskutek nieznajomości
przepisów w tym zakresie.
Kontroli poddano prawidłowość naliczania opłat z tytułu dzierżawy nieruchomości
na targowisku miejskim w Łęknicy. Dochody z dzierżawy gruntów pod targowiskiem w 2010 r.
wyniosły 3.597.332,52 zł. Kontrolujący ustalili, że w 2009 r. zawarte zostały 544 umowy
dzierżawy, w których przyjęto stawki z nieobowiązującej od dnia 01.01.2009 r. uchwały
nr 162/170/97 z dnia 18 marca 1997 r. ówczesnego Zarządu Miasta Łęknica w sprawie ustalenia
stawki bazowej czynszu dzierżawnego za grunty na terenie targowiska miejskiego w Łęknicy.
Były one niezgodne ze stawkami określonymi w obowiązującym od dnia 01.01.2009 r. do dnia
31.12.2009 r. zarządzeniu nr 205/2008 Burmistrza Łęknicy z dnia 22 grudnia 2008 r. w sprawie
ustalenia stawki czynszu dzierżawnego gruntu na targowisku miejskim w Łęknicy. Przy zawieraniu
tych umów nie wpłynęło w żadnym przypadku podanie o obniżenie stawki, o czym mowa
w § 1 pkt 1 uchwały nr 215/231/2002 z dnia 06 września 2002 r. ówczesnego Zarząd Miasta
Łęknica w sprawie określenia warunków negocjacji dotyczących obniżenia stawek za dzierżawę
gruntów na targowisku miejskim w Łęknicy. Każda z umów została podpisana przez dzierżawcę
i Burmistrza Łęknicy. Działania Burmistrza Łęknicy doprowadziły do ustalenia należności
jednostki samorządu terytorialnego w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia.
W konsekwencji doszło do uszczuplenia dochodów wyliczonych w okresie obowiązywania
6
ww. umów do dnia 30.09.2011 r. o łączną kwotę 4.254.559,50 zł, co stanowi 39,9 % dochodów
ogółem, wykonanych przez Gminę Łęknica w 2010 r. Działania takie stanowiły naruszenie
art. 254 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, w związku z art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy
z dnia 13 listopada
2003
r.
o
dochodach
jednostek
samorządu
terytorialnego
(tekst jedn. Dz. U. z 2010r. Nr 80, poz.526 z późn. zm.). Przepisy te stanowią, że w toku
wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego ustalanie, pobieranie i odprowadzanie
dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego następuje na zasadach i w terminach
wynikających z obowiązujących przepisów. Dochody z majątku gminy są źródłem dochodów
własnych. Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora
finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Burmistrz
Łęknicy wyjaśnił, że przyczyną nieprawidłowości był błąd pracownika wynikający z przeoczenia.
W zakresie realizacji wpływów z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów
alkoholowych w 2010 r. nie stwierdzono nieprawidłowości. Jednakże z dochodów uzyskanych
z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych niewykorzystana pozostała
kwota 40.561,99 zł. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że kwota ta zwiększyła nadwyżkę
budżetową. Powyższe działanie było niezgodne z art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r.
o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70,
poz. 473 z późn. zm.), który stanowi, że dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art.
18 lub art. 181 oraz dochody z opłat określonych w art. 111 wykorzystywane będą na realizację
gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz Gminnych
Programów, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu
narkomanii (Dz. U. Nr 179, poz. 1485) i nie mogą być przeznaczane na inne cele. Ponadto
powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli kompleksowej
przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w 2008 r. W wystąpieniu
pokontrolnym skierowanym do Burmistrza Łęknicy w dniu 09.12.2008 r. Prezes RIO wniósł
o wykorzystywanie dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie
na cele określone w art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
Burmistrz Łęknicy odpowiedzialny za niewykonanie wniosku pokontrolnego w tym zakresie
wyjaśnił, że poinformował Skarbnika Gminy o obowiązku realizacji zaleceń pokontrolnych,
uzasadniał ich niewykonanie niedostatecznym nadzorem nad pracą Skarbnika i jednocześnie
zobowiązał się dołożyć starań w zakresie ich realizacji.
Wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, w tym stawki wynagrodzenia zasadniczego
i dodatku funkcyjnego, ustalone zostały zgodnie z obowiązującymi przepisami, a składki
na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy za każdy miesiąc 2010 r. odprowadzane
7
były terminowo.
Polecenia wyjazdów służbowych wystawiane były przez osoby upoważnione, a rachunki
kosztów podróży były sprawdzane pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym.
Stwierdzono w 1 przypadku rozliczenie delegacji niezgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego.
Pracownik nr 8 odbył podróż do Trzebiela w dniu 21.09.2010 r., pomimo braku zlecenia delegacji
przez pracodawcę i rozliczył koszt podróży na kwotę 21,73 zł. Ponadto rachunek kosztów podróży
został przedstawiony do rozliczenia w dniu 12.10.2010 r., tj. 21 dni po zakończeniu podróży
służbowej, niezgodnie z § 8a ust.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących
pracownikowi zatrudnianemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Przepis ten stanowi,
że rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia
zakończenia podróży. Odpowiedzialność za brak nadzoru nad rozliczaniem delegacji ponosi
Skarbnik Gminy, dokonujący sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym. Skarbnik
Gminy wyjaśniła, że brak nadzoru wynikał z przeoczenia. Pozostali pracownicy rozliczali koszty
podróży służbowych prawidłowo.
Zwrot kosztów za jazdy lokalne następował po złożeniu pisemnych oświadczeń
pracowników o wykorzystaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu.
W wyniku weryfikacji informacji przedstawionych w oświadczeniach z danymi wynikającymi
z kart ewidencji czasu pracy stwierdzono, w jednym przypadku nieprawidłowości w obliczeniu
ryczałtu, czym naruszono § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.
w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów
służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm). Burmistrz wyjaśnił, że powyższa
nieprawidłowość nastąpiła w wyniku pomyłki .
Diety dla radnych wypłacone zostały we wszystkich miesiącach 2010 r. w prawidłowych
wysokościach. Jednakże pierwsza sesja Rady Miejskiej w Łęknicy z udziałem radnych nowej
kadencji, wybranych w wyborach, które odbyły się w dniu 21 listopada 2010 roku, została zwołana
w dniu 30 listopada 2010 r. Radni nowej kadencji pobrali więc diety za listopad 2010 r.
W listopadzie 2010 r. nie odbywały się sesje Rady Miejskiej ani posiedzenia komisji z udziałem
radnych poprzedniej kadencji. Radni poprzedniej kadencji nie pobrali diet za listopad 2010 r.,
co stoi w sprzeczności z postanowieniem § 1 uchwały nr X/45/2007 z dnia 17 sierpnia 2007 r. Rady
Miejskiej w Łęknicy, z którego wynika, że radnym przysługuje zryczałtowana miesięczna dieta,
przy czym Rada Miejska w Łęknicy nie uzależniła wypłaty diety od tego czy w danym miesiącu
8
będą się odbywały sesje bądź posiedzenia komisji. Z wyjaśnień Burmistrza Łęknicy wynika,
że zaniechanie wypłaty diet radnym kadencji 2006 – 2010 za miesiąc listopad 2010 r. w łącznej
wysokości 10.350 zł wynika z nieznajomości przepisów w tym zakresie. W dniu 6 września 2011 r.
Rada Miejska w Łęknicy podjęła uchwałę nr IX/62/2011 w sprawie zasad przyznawania
i wysokości diet radnych Rady Miejskiej w Łęknicy, która reguluje sposób obliczania diety
proporcjonalnie do rzeczywistego okresu sprawowania mandatu.
Wydatki budżetowe roku 2010, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, zostały
wykonane w terminie określonym w podjętej w tej sprawie uchwale Rady Miejskiej.
Gmina Łęknica w 2010 r. nie udzielała zamówień publicznych, zaś w I półroczu 2011 r.
przeprowadziła 7 postępowań o udzielenie zamówień publicznych, w wyniku których udzieliła
3 zamówień na roboty budowlane łącznej wartości 774.397,11 zł. Kontroli poddano wszystkie
postępowania. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na remont
ul. XX-lecia w Łęknicy, zamawiający nie dopełnił obowiązku niezwłocznego zamieszczenia
ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, określonego
w art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Opóźnienie w zamieszczeniu ogłoszenia
wyniosło 7 dni. Burmistrz wyjaśnił, że przekroczenie terminu wynikało z przeoczenia.
W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na budowę
wielofunkcyjnego boiska sportowego w Łęknicy na działce 381, ogłoszonym w dniu 13.05.2011 r.,
wpłynęło 11 ofert, z których za najkorzystniejszą i spełniającą warunki udziału w postępowaniu
zamawiający uznał ofertę nr 8 - HEMET Sp. z o. o. z Zielonej Góry za cenę 386.306,10 zł.
Zamówienia publicznego wykonawcy – HEMET Sp. z o. o. z Zielonej Góry udzielił w dniu
05.07.2011 r. Burmistrz Łęknicy na podstawie umowy nr 4/2011. W toku kontroli stwierdzono,
że w rozdziale 5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia – Wykaz oświadczeń i dokumentów
(…), zamawiający zażądał na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu złożenia
oświadczeń o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień
publicznych i o braku podstaw do wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo
zamówień publicznych oraz określił wzory i treść tych oświadczeń. Wybrany wykonawca, złożył
ww. oświadczenia, jednakże ich treść nie odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków
zamówienia. Zamawiający nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo
zamówień publicznych i nie wezwał wykonawcy do złożenia ww. oświadczeń o wymaganej treści.
Treść oferty nr 8 nie odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia i winna
zostać odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zaniechanie wyboru oferty najkorzystniejszej nr 5 - PANPRO SPORT Paweł Prokopczuk,
Marek Markowski Spółka Jawna stanowiło naruszenie art. 7 ust. 3 ustawy Prawo zamówień
9
publicznych. Z wyjaśnień Burmistrza Łęknicy wynika, że przyczyną powyższych nieprawidłowości
była nieuwaga i w konsekwencji błędna interpretacja treści złożonych oświadczeń.
Odnośnie dotacji dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych
stwierdzono, że po przeprowadzonym konkursie ofert Burmistrz zawarł w dniu 30.07.2010 r.
z Klubem Karate „Kontra” w Łęknicy umowę na realizację zadania od 02.08.2010 r. do 09.08.2010
r w zakresie ochrony i promocji zdrowia oraz przeciwdziałania patologiom społecznym poprzez
zapewnienie wypoczynku dla dzieci i młodzieży, a także upowszechnianie sportu w okresie wakacji
z uwzględnieniem programów i działań profilaktycznych w zakresie rozwiązywania problemów
uzależnień. Wielkość przyznanej dotacji wynosiła 4.000 zł. Podmiot wykorzystał dotację w całości
i zgodnie z przeznaczeniem.
W ramach porozumień Gmina Łęknica udzieliła pomocy finansowej Powiatowi Żarskiemu
w kwocie 5.525,00 zł, w związku z działaniem na rzecz realizacji projektu powszechnego
szczepienia przeciw wirusowi HPV, wywołującego raka szyjki macicy. Szczepienie obejmowało
13 uczennic, mieszkanek Gminy Łęknica. Powiat wykorzystał pomoc finansową w całości
i zgodnie z przeznaczeniem. Rozliczenie nastąpiło w terminie i na zasadach określonych w umowie.
Gmina Łęknica w 2010 r. nie zaciągała i nie wykazywała zobowiązań z tytułu kredytów ani
pożyczek, jak również nie udzielała poręczeń. Przychody budżetowe, w całości z nadwyżki z lat
ubiegłych, osiągnęły wartość 1.594.350,60 zł.
W zakresie prawnych form władania nieruchomościami ustalono, że samorządowy zakład
budżetowy – Miejski Zakład Komunalny w Łęknicy, nie ma uregulowanej formy władania
nieruchomościami, w których prowadzi działalność, w sposób określony w art. 51 ust. 1 i 2,
w związku z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Burmistrz wyjaśnił, że rozpoczął
przekazywanie nieruchomości w trwały zarząd na rzecz MZK, a termin zakończenia tego procesu
przewidywany jest na I półrocze 2012 r.
Burmistrz Łęknicy w terminie do dnia 31.03.2011 r. przedstawił Radzie Miejskiej w Łęknicy
informację o stanie mienia j.s.t. wg stanu na dzień 31.12.2010 r. zawierającą dane, o których mowa
w art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.
Ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych
i prawnych, jak również dokumentacja i rozliczenie inwentaryzacji składników majątkowych
Gminy nie budzą zastrzeżeń.
Podstawą gospodarki finansowej jednostek budżetowych w kontrolowanym okresie były
plany wydatków, zatwierdzone przez kierowników tych jednostek. Kierownicy jednostek nie
opracowali planu dochodów, co jest niezgodne z art. 11 ust. 3, w związku z art. 53 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych stanowiącymi, że podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej
10
jest plan dochodów i wydatków, zwany dalej „planem finansowym jednostki budżetowej”.
Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej „kierownikiem jednostki”, jest
odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Skarbnik Gminy wyjaśnił, że nie
wyegzekwowano od kierowników jednostek budżetowych obowiązku sporządzania planów
dochodów i wydatków przez przeoczenie.
Na podstawie planu wydatków i sprawozdania rocznego z wykonania planu wydatków
budżetowych kontrolujący ustalił, że Dyrektor Zespołu Szkół Publicznych w Łęknicy dokonał
wydatków powodujących przekroczenie kwot wydatków ustalonych w planie finansowym
jednostki: w rozdziale 80110 § 4010 o kwotę 6.779,13 zł, w rozdziale 80101 § 4010 o kwotę
2.500,94 zł, w rozdziale 80101 § 4110 o kwotę 516,43 zł, w rozdziale 80101 § 4120 o kwotę
786,31 zł, w rozdziale 80104 § 4110 o kwotę 352,88 zł, w rozdziale 80110 § 4110 o kwotę 444,06
zł oraz w rozdziale 85401 § 4010 o kwotę 2.486,29 zł, co stanowi naruszenie art. 254 pkt 3
i art. 44 ust.1 pkt 3 oraz art.52 ust.1 pkt 2 , w związku z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach
publicznych. Pismem znak: R.Fn.3251.1.2011 z dnia 14 marca 2011 r. Burmistrz Łęknicy
zawiadomił Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o popełnieniu czynu noszącego
znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych w Zespole Szkół Publicznych w Łęknicy,
którego dopuścił się Dyrektor Zespołu.
W terminie do dnia 20 stycznia 2011 r. organ prowadzący Zespołu Szkół Publicznych
w Łęknicy przeprowadził analizę poniesionych w poprzednim roku kalendarzowym wydatków
na wynagrodzenia nauczycieli w odniesieniu do wysokości średnich wynagrodzeń, o których mowa
w art. 30 ust. 3 oraz do średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli na poszczególnych
stopniach awansu zawodowego, zgodnie z art. 30a ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta
Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.). Burmistrz Łęknicy w dniu
18 stycznia 2011 r. sporządził sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli
na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w jednostce prowadzonej przez Gminę
za 2010 r. W Zespole w 2011 r. nie zachodziły przesłanki do wypłaty dodatków uzupełniających
dla nauczycieli.
W okresie od 27.06.2011 r. do 06.07.2011 r. pracownicy Urzędu Miejskiego w Łęknicy
przeprowadzili kontrolę w Miejskim Zakładzie Komunalnym w Łęknicy. Po przeprowadzonej
kontroli w dniu 20.10.2011 r. Burmistrz Łęknicy zawiadomił Rzecznika Dyscypliny Finansów
Publicznych o popełnieniu czynów noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów
publicznych w Miejskim Zakładzie Komunalnym w Łęknicy, których dopuścił się Dyrektor
Zakładu.
W zakresie rozliczeń Gminy Łęknica z samorządowymi osobami prawnymi nie wniesiono
11
zastrzeżeń.
Kontrolujący
ustalili,
iż
Burmistrz
Łęknicy
podejmował
działania
zmierzające
do zapewnienia funkcjonowania skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, o której stanowi
art. 68 w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), poprzez dokonanie identyfikacji ryzyka w odniesieniu
do celów i zadań, a następnie jego analizę, jak również samoocenę systemu kontroli zarządczej
przez osoby zarządzające i pracowników jednostki.
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych wnoszę o:
1. Ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych w jednostce budżetowej na właściwych kontach,
zgodnie z opisem kont zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128,
poz. 861).
2. Sporządzanie sprawozdań budżetowych rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym
i formalno-rachunkowym, zgodnie § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego
2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
3. Wykazywanie w kolumnie „Dochody otrzymane” sprawozdania z wykonania dochodów
budżetowych Rb-27S kwot udziałów we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych
oraz kwot dotacji celowych, które wpłynęły na rachunki bankowe jednostek samorządu
terytorialnego w okresie sprawozdawczym, stosownie do zasad określonych odpowiednio
w § 3 ust. 3 pkt 4 oraz § 3 ust. 4 pkt 3 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia
Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
4. Korzystanie z uprawnienia określonego w art. 274a §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) poprzez żądanie
złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwanie do jej złożenia, jeżeli
deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.
5. Zaliczanie wpłaty proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek
za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostawała kwota zaległości podatkowej do kwoty
odsetek za zwłokę, zgodnie z art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
6.Podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wobec
12
podatników uchylających się od wykonania obowiązku podatkowego, do czego zobowiązuje
art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
(tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.).
7.Wypłacanie wynagrodzenia inkasentom opłaty targowej zgodnie z zasadami określonymi
w uchwale nr XXXV/200/2009 z dnia 20 listopada 2009 r. Rady Miejskiej w Łęknicy w sprawie
ustalenia wysokości opłaty targowej, zarządzenia poboru opłaty targowej w drodze inkasa,
wyznaczenia inkasentów i wysokości wynagrodzenia za inkaso oraz wyznaczenia terminu płatności
dla inkasentów.
8. Zawiadomienie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia
umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni
od dnia rozstrzygnięcia przetargu, przy czym wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni
od dnia doręczenia zawiadomienia, o czym stanowi art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.
o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.).
9. Zamieszczanie w ogłoszeniach o przetargach na zbycie nieruchomości wszystkich informacji,
o których mowa w § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie
sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości
(Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.).
10. Zamieszczanie w protokołach z przeprowadzonych przetargów na zbycie nieruchomości
wszystkich informacji, o których mowa w § 10 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu
i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości.
11. Ustalanie, pobieranie i odprowadzanie dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego
na zasadach i w terminach wynikających z obowiązujących przepisów, zgodnie z art. 254 pkt 1
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
12. Wykorzystywanie dochodów z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art. 18 lub art. 181
oraz dochodów z opłat określonych w art. 111 wyłącznie na realizację gminnych programów
profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz Gminnych Programów, o których
mowa w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii
(Dz. U. Nr 179, poz. 1485), zgodnie z art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn.
zm.).
13. Rozliczanie kosztów podróży przez pracownika w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży,
zgodnie z § 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.
w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi
zatrudnianemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
13
służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).
14. Pomniejszanie kwoty ustalonego ryczałtu z tytułu kosztów używania samochodów osobowych
do celów służbowych o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika
w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub
innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem
do celów służbowych, zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca
2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania
do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
15. Wypłacanie diet radnym w wysokości obliczonej, zgodnie z zasadami określonymi
w obowiązującej w tym zakresie uchwale Rady Miejskiej w Łęknicy.
17. Zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych
niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej,
stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
18. Wzywanie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez
zamawiającego oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Prawo
zamówień publicznych albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia
i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy, do ich złożenia w wyznaczonym
terminie, stosownie do treści art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
19. Odrzucanie ofert wykonawców z przyczyn określonych w art. 89 ustawy Prawo zamówień
publicznych.
20. Udzielanie zamówienia publicznego wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami
ustawy, o czym stanowi art. 7 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
21.
Dokonywanie
wydatków
w
granicach
kwot
określonych
w
planie
finansowym,
z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem,
w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych
nakładów, o czym stanowi art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.
22. Wyegzekwowanie od kierowników jednostek budżetowych obowiązku sporządzania planu
dochodów i wydatków, zgodnie z art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
23. Rzetelne wykonywanie wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium
Izby.
14
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania,
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Rada Miejska w Łęknicy
2. RIO. II
3. aa.
15